Ibirubá 2010
PAULO LUCIMAR SEIBEL
SISTEMA DE ENSINO PRESENCIAL CONECTADO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO BACHARELADO
GESTÃO DE SUPERMERCADOS COM ERP Desafios e Oportunidades
(Estudo de Caso: XYZ Supermercados)
Ibirubá 2010
GESTÃO DE SUPERMERCADOS COM ERP Desafios e Oportunidades
(Estudo de Caso: XYZ Supermercados)
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Norte do Paraná - UNOPAR, como requisito parcial para a obtenção do título de Bacharelado em Administração. Tutor Orientador: Vanessa Pazinato Professor Supervisor: Dorival Magnus Júnior
PAULO LUCIMAR SEIBEL
Londrina, _____de ___________de 20___.
Dedico este trabalho aos meus pais Perfílio
Seibel (in memoriam) e Anita Bohrer Seibel (in
memoriam) os quais dedicaram suas vidas com
muito amor, trabalho e suor para que nunca me
faltasse alimento, saúde e educação. Aos meus
irmãos que até hoje, mesmo não estando perto,
ainda se preocupam por mim.
AGRADECIMENTOS
A todas as amizades que até o momento tive a oportunidade de
fazer, pois a cada amizade que fazemos nos ajuda a sermos um pouco mais
humanos.
A todos que um dia me deram uma oportunidade de trabalho, pois o
trabalho dignifica o Ser Humano.
Aos professores e a Instituição da UNOPAR por ter empreendido
esse projeto de Universidade que oportuniza a formação a tantas pessoas como eu.
A Tutora de Sala Vanessa Pazinato que nos acompanhou com
dedicação e paciência nesses quatros anos e a Direção e Funcionários do Polo da
UNOPAR – Ibirubá, RS.
A empresa de desenvolvimento de sistemas MEB Sistemas Ltda.
desenvolvedora do sistema Sysmo pela liberação do software para apoio na
execução desse trabalho.
E a todos que até o momento me propiciaram a oportunidade de
crescer, seja criando obstáculos ou dando oportunidades, pois até mesmo os
obstáculos nos ensinam a crescer, o meu muito obrigado.
“Saber a verdade, Querer o bem, Amar o belo e Fazer o que é Justo. Porque a verdade, o bem, o belo e o justo são inseparáveis, de tal forma que aquele que sabe a verdade não pode deixar de querer o bem, amá-lo porque é belo e fazê-lo porque é justo.” (Eliphas Levi, 1810 – 1875).
SEIBEL, Paulo Lucimar. Gestão de Supermercados com ERP: Desafios e Oportunidades (Estudo de Caso: Regional Supermercados). 2010. Número total de folhas. Trabalho de Conclusão de Curso (Administração - Bacharelado) – Centro de Ciências Empresariais e Sociais Aplicadas, Universidade Norte do Paraná, Ibirubá, 2010.
RESUMO
O estudo teve como objetivo apresentar os desafios e oportunidades que a implantação de um software ERP proporciona ao setor varejista de supermercados. A automatização é uma realidade que cada dia se faz mais necessária para dar apoio à gestão eficiente de qualquer empreendimento empresarial. Para isso, adotou-se uma abordagem empírico-teórica orientada para um Estudo de Caso com a finalidade de poder apresentar conceitos e técnicas de administração relacionadas ao ramo varejista de supermercados. O estudo tomou como base a rede de supermercados XYZ Supermercados, fundada em 1984 pela iniciativa empreendedora de Alberto. No início era apenas um mini—mercado na avenida principal da cidade de Vitória, RS. O atendimento realizado pelo proprietário e um auxiliar que atendia na parte de carnes. O foco era a oferta de carnes com cortes personalizados de acordo com os pedidos dos clientes. Dai o nome inicial de Supermercado das Carnes. Três anos depois o empreendimento foi transferido para instalações maiores, agora na rua 03 de setembro. Em 1988 Alberto abre a segunda loja na rua Maio, adotando o conceito de loja de vizinhança. Oferecendo um atendimento diferenciado, crédito fácil e preços baixos a empresa continuo crescendo. Em 1999 abriu a terceira loja em Vitorino, RS e em 2003 a quarta loja em Salem, RS. A partir de 2003 foi alterado o contrato social e a empresa passou a denominar-se XYZ Supermercados como forma de identificar a empresa com toda os municípios onde possui lojas além dos municípios vizinhos onde conquistou clientes que se deslocam até suas lojas em busca de bom atendimento, preço e qualidade. Em 2005 pressionado pela necessidade de obter maior controle das atividades administrativas a empresa contrata um colaborador para dar inicio a um processo de controle integrado dos estoques, compras e vendas das lojas. O primeiro passo sugerido foi a troca do software por um sistema ERP que oferece condições de interligar e integrar as quatro lojas. Durante um ano e meio foram analisados diversos pacotes de software até que finalmente a empresa optou pela adoção do sistema de ERP Sysmo desenvolvido pela empresa Sysmo Sistemas Ltda. de São Miguel do Oeste – SC. A escolha foi feita após constatar, em visita a outros supermercados da região que a empresa possui vários cliente supermercadista na região que confirmaram a qualidade e a garantia dos serviços prestados. A adoção e implantação de um software ERP requer um planejamento e um cuidado especial pois é uma parceria de longo prazo que demanda tempo e recursos e quando mal analisado acaba gerando frustações para as empresas. A finalidade desse estudo é apresentar as funcionalidades do ERP Sysmo focado para a gestão de supermercado.
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 – Hierarquia das Necessidades Humanas ..... Erro! Indicador não definido.
SUMÁRIO
Referências ............................................................................................................. 68
1. Capítulo I (Introdução)
1.1. Introdução ao Tema e Justificativa da Pesquisa ................................. 15 1.2. Objetivos .............................................................................................. 16 1.3. Metodologia .......................................................................................... 17 1.3.1. Delimitação do Estudo .......................................................................... 17 1.3.2. Técnica, Análise e Interpretação dos Dados ........................................ 18 1.4. Caracterização da Organização em Estudo ......................................... 19
2. Capítulo II (Referencial Teórico)
2.1. Evolução do ERP (Enterprise Resources Planning) ............................. 25
3. Capítulo III (A Gestão de Supermercado com ERP)
3.1. Gestão de Estoques ............................................................................... 36 3.1.1. Cadastro e Classificação dos Produtos .................................................. 39 3.1.2. Movimentação Diária .............................................................................. 53 3.1.3. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ................................................................. 63
4. Capítulo IV (Análises, Conclusões, Limitações e Recomendações) 4.1 Conclusões .................................................................................................. 67
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1. CAPÍTULO I (INTRODUÇÃO)
A gestão de Supermercados tem passado por um processo de
profissionalização da administração forçada pelo aumento da concorrência e pela
diminuição das margens de lucros. Com a consolidação do Plano Real os
Supermercados se viram obrigado a rever a forma como administravam seus
negócios. Com margens mais apertadas era necessário reduzir os altos índices de
perdas causadas por roubos, avarias, deterioração e manuseio inadequado dos
produtos. Além disso, a prática de manter altos estoques, na época da inflação, foi
substituída por estratégias de compras mais racionais e focadas nos produtos de
alto giro. A informatização, primeiramente dos pontos de vendas (PDVs) e depois da
retaguarda foi o primeiro passo rumo à modernização do setor. Num segundo
momento era necessário integrar as informações de vendas, compras, financeiro,
logística e de pessoal para que os gestores pudessem ter uma visão consolidada de
todos os processos da empresa. É a partir dessa nova realidade que os Sistemas de
Gestão Empresarial – Enterprise Resources Planning (ERP) passa a fazer parte do
vocabulário no dia a dia do setor supermercadista.
Segundo Haberkorn (2003, p. 44): “A sigla ERP chegou ao Brasil em
meados da década de 90 quando aqui aportaram as empresas estrangeiras do
setor”. O ERP é a evolução dos sistemas de softwares de controle de estoques,
finanças, materiais e produção surgidos na década de 60 nos EUA.
A proposta desse trabalho é apresentar passo a passo o processo
de implantação de um software ERP em uma pequena rede de supermercados,
desde o processo de escolha do software até a fase de mudança de cultura
necessária para a utilização plena de todas as potencialidades que a tecnologia dos
Sistemas de Gestão Empresarial (ERP) oferece.
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1.1. Introdução ao Tema e Justificativa da Pesquisa
A rápida evolução da tecnologia da informação com o aumento da
capacidade de processamento dos computadores e o surgimento de novas técnicas
de programação e ferramentas de desenvolvimento de software aliadas a
disseminação do conhecimento propiciado pela internet fez surgir uma grande oferta
de programas para as mais diferentes área e necessidades humanas. Se na década
de 80 a dificuldade era encontrar um software que atendesse a todas as
necessidades de registro de informações de uma empresa, hoje o aumento da oferta
de programas disponíveis torna a decisão, de qual programa adotar, muito mais
técnica e demorada. Isto porque a complexidade e a diversidade dos programas, a
necessidade de se conhecer as reais necessidades atuais e futuras da empresa, os
custos de aquisição, implantação e manutenção e o ciclo estimado de vida das
tecnologias são fatores essenciais ao sucesso ou fracasso de um projeto de
implantação de um ERP.
É com os olhos voltados para questões como: escolha do software
adequado as reais necessidades atuais e futuras de uma pequena rede de
supermercados; critérios de escolha, tecnologias disponíveis, processos internos de
gestão no ramo de supermercados, que apresento a proposta de trabalho: Gestão
de Supermercados com ERP – Desafios e Oportunidades.
O trabalho será fundamentado em um Estudo de Caso baseado na
experiência vivenciada pelo autor, que atua na área de TI da empresa Regional
Supermercados, e foi responsável pela implantação do software ERP Sysmo. O ERP
Sysmo é um software focado exclusivamente para a área de Gestão de pequenas e
médias empresas de supermercados e atacadistas do ramo de alimentos.
Atualmente com mais de 670 clientes em todo o Brasil o ERP Sysmo apresenta
módulos integrados de Gestão de Estoques, Logística, Finanças, Contabilidade e
Fiscal, CRM e Controle Patrimonial possibilitando a apresentação de um estudo
contributivo para o aperfeiçoamento da gestão profissional dos pequenos e médios
supermercados.
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1.2. Objetivos
3.1 OBJETIVO GERAL
• Apresentar um Estudo de Caso envolvendo a escolha e
implantação de um software de Sistema de Gestão Empresarial
(ERP) apresentando inicialmente um apanhado geral da evolução
histórica das tecnologias de informação bem como do surgimento e
crescimento das lojas de autosserviço de alimentos
(Supermercados) no Brasil. As necessidades atuais e futuras de
informação do setor e as práticas de administração adotadas pelas
pequenas e médias lojas e redes de supermercados. As
dificuldades, desafios e oportunidades que os softwares ERP
oferecem á modernização da administração dessas empresas.
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Apresentação de uma análise sobre o processo de escolha de um
software de ERP dimensionado a real necessidade da empresa;
• Funcionalidades de um ERP;
• Elaboração de um Plano Diretor de Informática;
• Análise do software de Gestão ERP Sysmo;
• Processo de Gestão de Estoques e Compras em Supermercados;
• Processo de Gestão de Logística;
• Processo de Gestão de Vendas;
• Processo de Gestão Financeira e Contábil.
• Novas tendências de Gestão e tecnologias para Supermercados
o CRM – Customer Relationship Management;
o Comércio On-line – e-commerce;
o ECR - Efficient Consumer Response.
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4 METODOLOGIA
A metodologia adotada foi a de Estudo de Caso, adotando a
característica geral de pesquisa qualitativa.
Segundo Rodrigo (2008, p. 3 e 4):
Os estudos de caso objetivam a descoberta: o investigador se manterá atento a novos elementos que poderão surgir, buscando novas respostas e novas indagações no desenvolvimento do seu trabalho.
• Os estudos de caso enfatizam a interpretação contextual: para melhor compreender a manifestação geral de um problema, deve-se relacionar as ações, os comportamentos e as interações das pessoas envolvidas com a problemática da situação a que estão ligadas.
• Os estudos de caso têm por objetivo retratar a realidade de forma completa e profunda: o pesquisador enfatiza a complexidade da situação procurando revelar a multiplicidade de fatos que a envolvem e a determinam.
• Os estudos de caso usam várias fontes de informação: o pesquisador recorre a uma variedade de dados, coletados em diferentes momentos, em situações variadas e com uma variedade de tipos de informantes.
• Os estudos de caso revelam experiência vicária e permitem generalizações naturalísticas: o pesquisador procura relatar as suas experiências durante o estudo de modo que o leitor possa fazer as suas generalizações naturalísticas, por meio da indagação: o que eu posso (ou não) aplicar deste caso na minha situação?
• Os estudos de caso tentam representar os diferentes pontos de vista presentes em uma situação social: a realidade pode ser vista sob diferentes perspectivas, não havendo uma única que seja a verdadeira. Assim, o pesquisador vai procurar trazer essas diferentes visões e opiniões a respeito da situação em questão e colocar também a sua posição.
• Os relatos do estudo de caso utilizam uma linguagem e uma forma mais acessível do que os outros relatórios de pesquisa, ou seja, os resultados de um estudo de caso podem ser conhecidos por diversas maneiras: a escrita, a comunicação oral, registros em vídeo, fotografias, desenhos, slides, discussões etc. Os relatos escritos apresentam, em geral, um estilo informal, narrativo, ilustrado por fi guras de linguagem, citações, exemplos e descrições.
4.1 DELIMITAÇÃO DO ESTUDO
• O estudo foi realizado nas dependências da rede de lojas XYZ
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Supermercados, com sede na cidade de Vitória, RS.
• Através do levantamento de informações referentes à implantação e
operacionalização do software ERP Sysmo nas quatro lojas da
empresa Regional Supermercados.
4.2 TÉCNICA, ANÁLISE E INTREPRETAÇÃO DE DADOS
• Documentação direta e indireta;
• Entrevista com a direção da empresa e funcionários;
• Revisão literária sobre o assunto;
• Observação direta no local de trabalho;
• Participação do autor em atividades ligadas a pesquisa na empresa
modelo.
• Análise e coleta de dados estatísticos referentes ao assunto, na
empresa e, em literatura especializada.
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5. CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO EM ESTUDO
Nome da Empresa: XYZ Supermercados
Razão Social: Alberto Santarém
Forma Jurídica: Empresário Individual
Natureza da empresa: Comércio Varejista
Ramo de atividade principal: Supermercado
Localização: são 4 lojas:
Loja 1 – Matriz
Rua 03 de setembro, 741 – Centro / Vitória – RS
Loja 2 – Maio
Rua Maio, 3443 – Bairro Feliz / Vitória – RS
Loja 3 – Vitorino
Rua 15 de Setembro, 12 – Centro / Vitorino – RS
Loja 4 – Salem
Av. Santo , 671- Centro / Salem – RS
Diretor Proprietário: Alberto
Ramo de atividade: Comércio Varejista de Bebidas e Alimentos – Supermercado
Recursos Humanos: A empresa não possui área de RH própria. As contratações
são realizadas, conforme a necessidade, pelos gerentes de lojas. A parte de
documentação legal e folha de salários estão à carga de uma empresa de
contabilidade terceirizada. Também não há um planejamento formal de treinamentos
e qualificação de pessoal. Em geral procura-se contratar as pessoas que já possuem
algum conhecimento do setor e os detalhes são aprendidos no dia a dia do trabalho
através da troca de experiência com colegas mais velhos.
Números de colaboradores: A empresa conta com aproximadamente 150 a 160
funcionários distribuídos em 4 lojas.
Categoria de Profissionais que atuam na empresa: Em geral a maioria são
pessoas com formação primária ou de nível médio. Pessoas com nível superior
somente as que prestam serviços terceirizados como: contabilidade; setor de TI;
assessoria jurídica.
Divisão técnica de trabalho: Os trabalhos são divididos por setores e funções:
1) Setor de Padaria
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a) Confeiteiras e Padeiros
b) Atendentes de balcão
2) Setor de Caixas
a) Operadoras de Caixas (PDVs)
b) Empacotadores mercadorias
c) Fiscal de Caixa
3) Setor de Estoques
a) Estoquista
b) Recepção e conferência de mercadorias
c) Repositores de gôndolas
4) Setor de Carnes
a) Atendentes de cortes de carnes (Açougueiros)
5) Setor Crédito e Cobrança
a) Crediarista
6) Setor de Compras
a) Comprador
7) Gerente de Loja
8) Setor de TI
9) Entregadores de Compras
10) Setor de Limpeza
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Organograma da empresa:
Produtos e Serviços desenvolvidos pela empresa: No Regional Supermercados
são comercializados as seguintes linhas de produtos:
• Carnes;
• Padaria e Confeitaria
• Frutas, Legumes e Verduras;
• Bebidas;
• Produtos de Higiene Pessoal
• Produtos de limpeza doméstica
• Mercearia (arroz, feijão, açúcar, massas; enlatados; bolachas; etc.);
• Bazar (Panelas; Pratos; copos; talheres; baixelas; etc.);
• Pets Shop (alimentos para animais estimação)
• Papelaria (material escolar)
Diretor Proprietário
Departamento TI
Serviços Terceirizados
Contabilidade e RH
Gerente Loja
Espumoso
Gerente Loja Mauá
Gerente Loja Matriz
Gerente Loja Tapera
Padaria
Entregas
Açougue
Caixas
Padaria
Entregas
Açougue
Caixas
Padaria
Entregas
Açougue
Caixas
Padaria
Entregas
Açougue
Caixas
Comprador Frutas
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Em média são em torno de 5.000 itens comercializados por mês. Dentro desses
itens, uns 10% são considerados de “alto giro”. São produtos como arroz, feijão,
azeite, pães, leite; produtos de limpeza (sabão em pó; detergentes); bebidas
(cervejas; refrigerantes); legumes (tomate; batata inglesa); frutas (maçã; mamão;
banana). Sobre esses produtos é dada maior atenção para evitar falta (ruptura).
Cadeia de Suprimentos: A empresa possui relações comerciais com
aproximadamente 150 fornecedores de alimentos, bebidas, produtos de higiene e
limpeza, bazar, papelaria, bombonieres e alimentos para animais de estimação. Na
área de indústria os principais fornecedores diretos são:
• Perdigão S/A;
• Sadia S/A;
• Parmalat
• Aurora;
• Unilever.
Principais distribuidores de atacado:
• Destro Atacados;
• Nilo Tozzo Distribuidor;
• Tozzo Alimentos;
• Makrodal;
• Casci Distribuidor Bebidas;
Histórico da empresa:
Julho de 1984. No inicio Supermercado das Carnes, pequeno estabelecimento que
iniciou comercializando uma restrita linha de gêneros alimentícios. Com o passar dos
anos foi evoluindo e a necessidade de ampliar as instalações para melhor atender
os clientes e comunidade se fez presente. A partir daí, surgiram metas e as
instalações da matriz, localizada na Rua 3 de setembro foram ampliadas.
O Nascimento das filiais
Em 1988, nasceu a primeira filial, localizada na Rua Maio, uma área que atualmente
abriga mais de 1000m2, distribuído em açougue, padaria, fiambreria, fruteira,
gêneros alimentícios e uma equipe de funcionários prontos para bem servir a
18
comunidade em geral.
Em 1999, abriu as portas a segunda filial, desta vez na cidade de Vitorino, criando
oficialmente a Rede XYZ de Supermercados. Uma loja com infra-estrutura completa
de supermercados, capaz de sanar as necessidades daquela comunidade,
oferecendo serviços e produtos de qualidade. Dando seguimento ao trabalho sério e
dedicado com visão empreendedora, em dezembro de 2003, inaugurou a quarta loja
na cidade de Salem, com mais de 1200m2, igualando-se a matriz, com padaria,
açougue, fiambreria, fruteira, bazar, higiene, perfumaria, e um amplo
estacionamento. Em julho do corrente ano, completaram-se 23 anos de trabalho e
dedicação, que resultaram na credibilidade e confiança, promovendo o crescimento
da comunidade local e regional, gerando desta forma emprego, renda, satisfação e
comprometimento nas localidades em que atua. Hoje a empresa é administrada pela
família Santarém. Em Vitorino, quem administra a loja é Alene Santarém. Em Salem,
Casemiro Santarém. Em Vitória, na loja da rua Maio, Maldonado Santarém e na
matriz o diretor proprietário Alberto Santarém.1
Em maio de 2008 a empresa abriu a sua quinta loja na cidade de Cacaoe, RS. O
empreendimento foi totalmente viabilizado parte com recursos próprios e parte com
crédito de curto prazo obtido junto aos fornecedores. Havia uma expectativa de um
bom faturamento, pois até aquele momento Cacaoe contava apenas com um
supermercado de porte médio em uma cidade com aproximadamente 20.000
habitantes. Seu principal concorrente era o supermercado Agroforte de propriedade
da Cooperativa Agroforte. Os primeiros 5 meses foram ótimos, mas a partir daí o
concorrente local passou a reduzir os preços – que até então eram altos, para a
média da região – não tendo, o XYZ Supermercados, a partir daí, condições
financeiras para acompanhar a baixa de preços. A queda nas vendas foi mais de
50% o que obrigou a empresa a vender a loja em junho de 2009, após um ano de
amargos prejuízos. A demora e a resistência inicial da família Santarém em vender a
loja acabaram atingindo financeiramente às outras quatro lojas que descapitalizadas
passaram a atrasar as obrigações com fornecedores e consequentemente deixando
faltar produtos nas prateleiras. Isso resultou numa perda de 30% da clientela.
Atualmente, após a venda da loja de Cacaoe, a empresa vem tentando se recuperar,
1 Texto extraído do Informativo XYZ Supermercados, edição nº 73 Junho 2008.
19
porém no curto prazo ainda apresenta problemas de falta de capital de giro, falta de
pessoal qualificado e deficiências internas no tocante a controles administrativos
financeiros.
Política Ambiental da Empresa: A empresa aos poucos está conscientizando-se
da necessidade de adotar ações que contribuam para a diminuição dos gastos de
energia e água. Recentemente foi implantado um sistema de controle eletrônico de
luzes que desliga as luzes automaticamente nos ambientes escuros que não
possuem movimentação de pessoas. Além disso, nos depósitos, a partir das 18:00
(horário de inverno) as luzes são desligadas automaticamente. Também a coleta
diária de lixo realizado por empresa terceirizada. Papelões e outros tipos de papeis
são armazenados e mensamente recolhidos por uma empresa recicladora. Restos
de descartes de frutas e verduras são separados e encaminhados para reciclagem e
aproveitamento na adubação orgânica em uma pequena propriedade rural do Sr.
Alberto Santarém.
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2. CAPÍTULO II (REFERENCIAL TEÓRICO)
Conceitualmente podemos definir um ERP – Enterprise Resources
Planning como um conjunto de programas integrados para a Gestão Empresarial.
Segundo Haberkorn (2003, p. 44) “a sigla ERP chegou ao Brasil em meados da
década de 90 quando aqui aportaram as empresas estrangeiras do setor”.
Poderíamos perguntar então: - Mas antes da década de 90 não havia sistemas de
informação informatizados disponíveis para uso nas atividades empresariais? Havia.
Na verdade os primeiros programas de computador voltados para as atividades
empresariais surgiram bem anteriormente, já na década de 60. Ainda segundo
Haberkorn (2003): “Há de se lembrar que uma das primeiras grandes aplicações
comerciais, ainda na época dos mainframes, em 1960, foi um sistema denominado
MRP I – Material Requirement Planning [...], que basicamente calcula a necessidade
de compra de matérias-primas e produção de componentes a partir de previsão de
vendas e de uma situação de estoque”. Mas então qual a diferença entre os atuais
ERPs e os sistemas MRP da década de 60? É a forma como os processos da
empresa são integrados. Quem teve a oportunidade de trabalhar com os primeiros
programas de computador, nas empresas, na década de 80 até meados dos anos
90 (falando em termos de Brasil), lembra-se que muitas das atividades como, por
exemplo: elaboração da folha de pagamento; fechamento dos livros fiscais; emissão
de um DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício) requeriam várias operações
separadas. Isso porque para cada uma das atividades acima elencadas havia um
programa separado. O que havia na verdade eram módulos de programas
desenvolvidos separadamente para cada uma dessas e outras atividades. Os
programas mais sofisticados até permitiam que se exportassem, em forma de
arquivo, as informações de um módulo de programa e se importasse o arquivo
posteriormente no outro programa. Mas isso causava retrabalhos. Muitas empresas
daquela época ao adquirir um ou mais computadores (que eram caros e possuíam
baixa capacidade de processamento), criavam um departamento aparte, chamado
de CPD (Centro de Processamento de Dados), e continuavam fazendo a maioria das
rotinas administrativas, manualmente, em formulários de papel. No final de cada dia,
semanalmente, quinzenal ou final do mês, as informações em calhamaços de papeis
eram enviados ao CPD para serem digitados. Depois de virar algumas noites,
21
regado à base de café, o(s) digitador (es) terminavam o serviço de inserção dos
dados no sistema e chega a hora, esperada pelos gerentes e ou diretores da
empresa, de lerem os relatórios impressos em barulhentas impressoras matriciais.
Abaixo, duas charges publicadas por McClelland & Gruman (1996, p. 9 e 293),
ilustram de forma descontraída a realidade daquela época:
Fonte: McClelland & Gruman (1996, p. 9).
22
Fonte: McClelland & Gruman (1996, p. 293).
Além da falta de integração dos programas também havia as restrições à quantidade
de dados ou na forma como os dados deveriam ser inseridos no sistema. Um caso
corriqueiro era a questão da quantidade de caracteres que os campos de
informações permitiam inserir. Se desejasse, por exemplo, digitar a data: 24/05/1988
teria que digitar na forma reduzida dd/mm/aa (24/05/88). Isso se dava devido à
restrição da capacidade de memória dos computadores. Sem desejarmos nos
aprofundar em detalhes técnicos sobre hardware, vale a pena lembrar, de acordo
com Bezerra (2000, p. 84), que:
Lançado em 1981, o primeiro microcomputador foi projetado pela IBM que o batizou com o nome de PC, Personal Computer (Computador Pessoal). Utilizava o processador 8088 de 4,77 MHz; de 8 bits de dados, largura da palavra de 16 bits, endereçava até 1 MB.
Traduzindo isso em linguagem simples: Mega-hertz (MHz) é a velocidade com que o
computador processa as informações por segundo. Isso significa que o computador
conseguia processar 4.770.000 (quatro milhões, setecentos e setenta mil instruções
por segundo). Os computadores atuais, mais comuns, de uso pessoal conseguem
processar de 1,8 GHz a 4 GHz. Isso significa 4 mil vezes mais capacidade de
processamento que o antigo PC. Além disso, a capacidade de memória (reter
informações enquanto está ligado) e a capacidade de armazenar informações em
disco também aumentaram em milhares de vezes. Isso tudo, permitiu desenvolver
programas cada vez mais complexos. Outro fator limitante da capacidade de
desenvolvimento de programas das primeiras décadas, além da capacidade física
dos computadores, era as linguagens de programação e técnicas de programação
existentes.
Computadores não entendem palavras, como nós humanos. Tudo que um
computador faz é reagir a sequencia de sinais elétricos que circulam através de seus
circuitos de uma forma previamente ordenada. O que vimos na tela do computador
são impulsos elétricos que incidem um uma matriz de cristal líquido formando cores
e imagens. É a chamada linguagem de máquina ou linguagem binária. Um circuito
ligado é representado pelo numero 1; um circuito desligado é representado pelo
número 0 (zero). Por mera curiosidade, vamos escrever em linguagem de máquina
os números de 1 a 10:
23
Notação Decimal Notação Binária
1 1
2 10
3 11
4 100
5 101
6 110
7 111
8 1000
9 1001
10 1010
Fonte: do autor.
Isso é tudo o que o computador entende: uma sequência de instruções formadas
pelos números 1 (um) e 0 (zero). Se eu desejasse escrever a data de hoje:
04062010 (sem as barras de separação), em linguagem de máquina, ficaria dessa
forma: 1111011111101100111010. Para resolver esse problema, é que surgiram as
chamadas linguagens de programação que são conjuntos de instruções escritas em
linguagem humana e que depois são convertidas por um sistema chamado
compilador que transforma as instruções escritas em linguagem binária (ou
linguagem de máquina). Quando encontramos no Windows aqueles arquivos que
terminam com a extensão *.exe, estamos diante de um programa que foi convertido
(ou compilado) para linguagem de máquina. Esquematicamente funciona assim:
Linguagem de Programação (Antigas: Fortran; Cobol; C; Basic; Algol; Pascal) (Atuais: Visual Basic; Visual C; C#; Delphi; Java)
Compilador (Converte a linguagem de programação para linguagem
de máquina)
Linguagem de Máquina (O programa compilado para código Binário)
Processador do computador (O processador lê as instruções compiladas e executa
as ações)
24
Fonte: do autor.
Além dos computadores terem poucos recursos, as linguagens de programação, até
inícios dos anos 90 eram bastante limitadas em recursos. Criar uma simples tela
para o cadastro dos dados de um cliente exigia longas horas de digitação de
instruções pelo programador. Isto tornava o trabalho de programação difícil e
demorado. As instruções eram escritas de uma forma chamada estruturada, de tal
maneira que uma vez iniciado o processo de execução de uma rotina o programa
tinha que ir até o final daquela instrução para podermos passar para outra tarefa. Se
você estivesse digitando, por exemplo, uma Nota Fiscal de venda e precisasse fazer
um cadastro de um cliente que estava com pressa de ser atendido, só tinha uma
alternativa (para não perder o cliente): cancelar a nota e voltar a digitar mais tarde.
O primeiro sistema operacional lançado pela Microsoft: MS DOS era um sistema
operacional de 16 bits o que não permitia ao computador executar mais que 64
kilobytes de instruções de cada vez. A revolução da programação começou a partir
dos anos 90 quando a Microsoft lançou o sistema operacional Windows.
Primeiramente o Windows 95, depois o Windows 98 até a versão atual do Windows
7. É que junto com o Windows 95, já com telas gráficas, que permitia abrir mais de
um programa de cada vez, surge a chamada Programação Orientada a Objetos. O
que é isso?
Antes, nas linguagens de programação estruturadas, o programador sentava a
frente do computador e tinha que escrever todas as instruções do zero, digitando
palavra por palavra, cada instrução. Com a Programação Orientada a Objetos –
POO, começou-se a dividir o programa em pequenas partes (códigos). Assim, o
computador só precisa executar uma pequena parte das instruções de cada vez.
Para entenderem melhor vou comparar a leitura de um pequeno trecho de um livro: -
imagine que você tenha um livro de 150 páginas e você desejasse ler somente a
página 50. Na antiga forma de programar (linguagem estruturada) você teria que ler
todas as páginas desde o início até chegar à página 50. Na Programação Orientada
a Objetos você só precisa consultar o índice e ir direto à página que deseja ler. Você
pode pular da página 50 para digamos a página 88 sem nenhum problema. Sei que
para um entendido em programação pode parecer boba essa comparação, mais é
25
uma forma bem simples de entender a diferença. Além disso, as ferramentas de
programação evoluíram facilitando a vida dos programadores que agora conseguem
desenvolver programas sofisticados e complexos que conseguem executar diversas
operações simultaneamente. Assim chegamos aos atuais sistemas de gestão
comercial chamados de ERP. Na verdade, um ERP é um conjunto de programas,
como aqueles programas antigos que ficavam separados, e que agora podem ser
executados simultaneamente.
Segundo Netto (2010):
Para começarmos a entender o ERP, é importante sabermos que ele não possui nenhuma ligação direta com a sua sigla. Esqueça a palavra planejamento, ele não faz isso, e esqueça a palavra recurso, um termo descartável. Mas lembre-se da parte empresarial. Ele serve para integrar todos os departamentos e funções de uma companhia em um simples sistema de computador que pode servir a todas necessidades particulares de cada uma das diferentes seções.
É um grande desafio construir um único programa de software que supra as necessidades do departamento financeiro, assim como dos trabalhadores de recursos humanos e também do depósito e é isso que o ERP faz. Cada um desses departamentos, tipicamente, possuem seu próprio sistema de computador, cada um aperfeiçoado para cada necessidade, para a forma de trabalho de cada departamento. O ERP combina todos eles juntos em um só programa de software integrado que trabalha com um banco de dados
2 comum. Dessa forma, os vários departamentos podem mais facilmente dividir informações e se comunicar entre si.
Podemos dizer que o banco de dados é o coração de um sistema ERP. Todas as
informações que uma empresa insere e processa dentro de um programa ERP ficam
armazenadas em um ou mais banco de dados. Perini (2010 apud Laudon e Laudon,
2001, p. 258), banco de dados é “uma coleção de dados organizados para servir a
muitas aplicações de forma eficiente através da centralização dos dados e da
minimização de dados redundantes”. Há dois conceitos importantes na definição dos
autores acima citados:
a) Centralização dos dados;
Centralização dos dados significa que todas aquelas informações que a
empresa gera: informações de vendas; compras; financeiras; de controle de
estoques; patrimoniais; contábeis; fiscais etc. estarão reunidas em um único
lugar e de forma organizada. Isso agiliza o acesso instantâneo as
2 Netto (2020. Grifo nosso).
26
informações de qualquer parte da empresa por um computador, pela internet,
por um Palm Top ou até mesmo pelo celular.
b) Minimização de dados redundante.
Significa que as informações são digitadas, ou inseridas no sistema por qualquer
outro meio (como scanners pela leitura de código de barras ou coletores de
dados), uma única vez e ficam disponíveis para todos que tenham autorização
para acessá-las. Cadastro de Clientes; cadastro de Fornecedores; cadastro de
Produtos; informações de vendas; informações de compras etc. são
armazenadas uma única vez e ficam disponíveis para as diversas áreas que
necessitarem destas informações.
Existem no mercado, hoje, diversas tipos de bancos de dados. Um banco de
dados é um programa aplicativo desenvolvido por uma empresa ou grupo de
pessoas (como é o caso dos softwares livres) que permite armazenar os mais
diversos tipos de informações: textos; imagens; sons; números. Os antigos
sistemas de banco de dados eram programas simples que apenas armazenavam
(gravavam em arquivo, em um computador) as informações. Os atuais bancos de
dados vão muito além. Possuem recursos que permitem armazenar, processar e
recuperar as informações armazenadas das mais diversas formas.
Ramos (2006, p. 8, 9), comenta que:
Armazenar informações organizadas e recuperá-las sem faltar pedaço sempre que necessário. Dita assim, a missão dos bancos de dados parece simples, trivial. Não deixa de ser verdade para as tecnologias atuais, que disfarçam a complexidade do processamento e do gerenciamento de dados com interfaces gráficas e assistentes. Mas no princípio, lidar com base de dados era coisa cabeluda, encarada por mainframes.
Battisti (2005, p. XVI) afirma que:
O uso da Tecnologia da Informação – TI – como suporte às atividades diárias de empresas e indivíduos é uma realidade inquestionável. Desde atividades como um simples Cadastro de Clientes até operações mais complexas como o controle de atividades industriais estão sendo controladas e mesmo executadas com o suporte de sistemas de TI cada vez mais avançados. O que mais nos impressiona, ou
27
assusta, é o ritmo com que as mudanças vêm acontecendo nos últimos anos. Talvez o que realmente nos apavora é que não sabemos qual será o ritmo das mudanças para os próximos anos; a única certeza que temos é que o ritmo das mudanças será ainda maior.
Dentro deste cenário, em que a TI desempenha um papel fundamental, é que aumenta, a cada dia, a utilização de Sistemas Gerenciadores de Banco de Dados Relacionais – SGBDR. Não existe aplicação que não dependa de dados, os quais são armazenados e manipulados com o auxílio de um SGBDR. Ao consultar, por exemplo, o site da Receita Federal (www.receita.fazenda.gov.br) e verificar se a sua Restituição do Imposto de Renda está no próximo lote, o amigo leitor irá utilizar um sistema que consulta um Banco de Dados. Ao consultar um CEP no site dos Correios, você também irá utilizar informações armazenadas em um Banco de Dados. Poderíamos preencher páginas e páginas com exemplos de aplicações baseadas em bancos de dados, pelo simples motivo de que toda e qualquer aplicação é baseada em um banco de dados. O mais difícil seria encontrar alguns exemplos de sistemas que não dependam de um Banco de Dados.
Além disso, os sistemas de Banco de Dados devem ser capazes de garantir a segurança da informação, garantindo pré-requisitos básicos de segurança, tais como: Integridade, Confidencialidade e Disponibilidade. Afinal de contas você quer ter certeza de que o sistema de um site de comércio eletrônico é seguro, antes de digitar o número do seu cartão de crédito.
Integridade significa que as informações que forem inseridas no banco de dados não
podem ser alteradas acidentalmente, sem explicação; sem que alguém que tenha
autorização e ou acesso as informações as altere. Confidencialidade significa que as
informações devem estar disponíveis apenas a quem tenha acesso autorizado. O
banco de dados deve prover meios para que se criem regras que controlem a
inserção, exclusão e alteração das informações no sistema somente por quem tiver
autorização. E disponibilidade significa que as informações devem poder ser
recuperadas, extraídas do banco de dados, através de um sistema, de forma fácil e
rápida.
Voltando ao conceito de ERP podemos dizer que um sistema ERP é formado por um
conjunto de programas (módulos) integrados e um ou mais banco de dados que
armazenam as informações de forma centralizada.
Para entender melhor veja a ilustração, a seguir. Nela nós temos um esquema
simulando um sistema integrado de informações de uma empresa. Os diversos
departamentos: contabilidade, vendas, diretoria, compras e estoques, todas
28
interligadas através de uma rede interna, da empresa, a um computador principal
onde fica instalado o Servidor de Bando de Dados.
Figura: 01 Fonte: do autor
Esse tipo de sistema recebe o nome de “arquitetura Cliente x Servidor” porque o
programa aplicativo fica separado da base de dados. Toda vez que a pessoa abre o
aplicativo em seu computador o aplicativo vai através da rede, seja local, ou via
internet, no caso de uma filial e se conecta com o sistema de banco de dados
trazendo as informações solicitadas. Centenas de pessoas podem estar acessando
o Bando de Dados simultaneamente e à medida que as informações vão sendo
processadas estarão disponíveis aos usuários de acordo com as regras previamente
cadastradas pelo administrador do sistema. Digamos que o funcionário Y do
departamento de vendas enrosque no fio de tomada de seu computador e o
29
desligue. Os demais setores continuarão usando o sistema normalmente e nem
perceberão o acidente ocorrido. A única coisa, que poderia parar todo o sistema é se
o Servidor de Banco de dados for desligado. Para isso é importante que o local onde
o Servidor de Banco de dados esteja instalado, seja seguro e isolado e conte com
um sistema de proteção contra quedas de energias e outros possíveis acidentes.
A proposta desse trabalho é apresentar um estudo de caso envolvendo uma
empresa do ramo de varejo de alimentos (Supermercado) onde foi implantado um
sistema ERP. Começando pela escolha do sistema mais adequado as condições e
necessidades da empresa, passando pelo processo de implantação e integração
das quatro lojas, até o momento atual.
Creio que o tema contribuirá para outras empresas do mesmo ramo que estejam em
faze de mudança para um sistema ERP possam tomar uma melhor decisão. A
implantação de um sistema de ERP demanda investimentos, tempo e
comprometimento de todas as partes envolvidas para o sucesso do projeto. Embora
o trabalho seja desenvolvido baseando-se em um software de ERP específico:
Sysmo S1 que foi o escolhido pela empresa estudada, existem no mercado brasileiro
dezenas de outras empresas que fornecem software ERP. Tudo vai depender de
uma série de fatores como:
• Disponibilidade de recursos da empresa;
• Necessidades atuais e futuras;
• Nível atual de informatização da empresa;
• Cultura da empresa;
• Região onde a empresa está inserida;
Porém tirando essas variáveis particulares que mudam de empresa para empresa,
há um conjunto de critério que podem e devem ser adotados por todos no processo
de escolha do software ERP. Isso será apresentado no trabalho final do TCC.
Também serão apresentados todos os recursos que o software ERP Sysmo
apresenta, relacionando e exemplificando com os temas estudados dentro do curso
de administração. Temas como:
30
• Gestão de Estoques;
• Gestão de Compras;
• Cálculos e previsões de demandas de produtos;
• Fluxo de caixa;
• Demonstrativos de Resultados;
• Elaboração de Plano de Contas.
Para termos uma noção da importância do setor supermercadista na economia
brasileira, serão apresentados a seguir alguns dados divulgados pela Associação
Brasileira de Supermercados – ABRAS referente ao ano de 20063:
Os números do autosserviço brasileiro
Vendas estáveis em 2006:
• Faturamento do setor em 2006: R$ 124,1 bilhões.
• Este valor representou, sobre o valor de faturamento de 2005, R$ 118,5
bilhões, crescimento nominal de 4,8% e crescimento real de 0,6%.
• Participação do setor no PIB foi de 5,3%. O Produto Interno Bruto do País, em
2006, totalizou R$ 2,322 trilhões segundo IBGE.
Empregos gerados:
• Número total de funcionários no autosserviço em 2006, chegou a 838.047.
• O crescimento do números de empregos gerados foi de 4,6%. Em 2005, o
total de postos de trabalho foi de 800.922.
Setor remodela lojas e mostra expansão de área de vendas:
• Número de lojas em 2006: 73.695 unidades.
• Aumento de 1,1% em relação a 2005, quando o setor somava 72.884
estabelecimentos.
• Número de check-outs ao final de 2006: 175.621. Crescimento de 3,6% em
relação a 2005, quando havia 169.583 check-outs no setor.
3 REVISTA SuperHiper. Ranking Abras 2007. O tamanho do autosserviço brasileiro. São Paulo: ABRAS, 2007. Ano 33, n. 375, Maio – 2007. p.35.
31
3. Capítulo III (A Gestão de Supermercados com ERP)
3.1 Gestão de Estoques
Dentre as diversas atividades desenvolvidas diariamente em um supermercado a
administração dos Estoques é uma das mais importantes para o sucesso do
resultado final do exercício. A falta ou excesso de produtos estocados tem impacto
direto no desempenho do mesmo. Segundo Dias (2004, p. 19):
“A função da administração de estoques é maximizar o efeito lubrificante no feedback de vendas e o ajuste do planejamento da produção. Simultâneamente, deve minimizar o capital investido em estoques, pois ele é caro e aumenta continuamente, uma vez que o custo financeiro aumenta. (...). Para a gerência financeira, a minimização dos estoques é uma das metas prioritárias.
O objetivo, portanto, é otimizar o investimento, aumentando o uso eficiente dos meios financeiros, minimizando as necessidades de capital investido em estoques.”
Haverá sempre um conflito de interesse entre os departamentos financeiros, de
vendas e de compras conforme podemos visualizar no quadro abaixo:
Quadro 3.1.xx Conflitos interdepartamentais, quanto a estoques.
Depto. de Compras Depto. Financeiro
Matéria-prima
(Alto Estoque)
Desconto sobre as quantidades a
serem compradas
Capital investido
Juros perdidos
Depto. de Produção Depto. Financeiro
Matéria-prima
(Alto Estoque)
Nenhum risco de falta de material.
Grandes lotes de fabricação
Maior risco de perdas e obsolescência
Aumento do custo de armazenagem
Depto. de Vendas Depto. Financeiro
Produto acabado
(Alto Estoque)
Entregas rápidas
Boa imagem, melhores vendas
Capital investido
Maior custo de armazenagem
Fonte: Dias (2004, p. 19)
O XYZ Supermercado movimenta mensalmente uma média de 6 mil a 7 mil itens por
loja. A loja de Salem e a loja matriz em Vitória possuem depósitos que permitem
32
manter um estoque extra além dos produtos expostos normalmente na área de
venda (gôndolas). A loja de Vitorino e a loja da rua Maio (Vitória) são reabastecidas
diariamente pelos depósitos da loja matriz e de Salem pois possuem espaço limitado
de estocagem para apenas dois ou três dias no máximo de vendas.
Um dos problemas encontrado para um eficiente controle de estoques em
supermercado é a grande quantidade de itens de diversos tamanhos e embalagens
que entram diariamente nas lojas. Além disso a indústria de alimentos costuma
lançar quase que mensalmente novos itens e linhas de produtos como forma de
atrair consumidores em um mercado de consumo altamente disputado.
Até a época da implantação do software ERP Sysmo o XYZ Supermercados tinha
dificuldade de controlar a entrada de mercadorias em suas loja. Havia um problema
constante de produtos não cadastrados o que causa transtornos aos clientes quando
passavam nos PDVs. Para contornar o problema costumava-se passar o item não
cadastrado no sistema, como “produto troco”4. A falha no cadastramento de
mercadorias devia-se ao fato de que a empresa não tinha nenhum sistema
padronizado de compras e cadastramento de produtos. As compras eram feitas
verbalmente pelo comprador da loja quando da visita do vendedor. Quando a
mercadoria chegava ao depósito alguns dias depois, o pessoal responsável pelo
recebimento fazia a conferencia visual das mesmas e confrontava a quantidade
física com a quantidade informada no corpo da nota fiscal e pronto. Como o sistema
antigo não facilitava o registro de entrada das notas fiscais não era efetuado o
lançamento das compras para controle de estoque. Assim os produtos acabavam
indo para as gôndolas sem terem sido previamente cadastrados. Além disso para
cadastrar produtos costumava-se separar um item de cada caixa recebida para que
uma pessoa posteriormente providenciasse o cadastro. Isso gerava erros e
morosidade no processo de cadastramento de mercadorias.
Com a adoção do ERP Sysmo foi adotado uma nova metodologia para realização
4 Nota autor: “produto troco” foi a forma encontrada pelo supermercado para contornar a falha de produtos não cadastrados no sistema. Para isso cadastra-se um item genérico denominado “produto troco” no cadastro de produtos e quando um cliente apresenta um produto não cadastrado ao passar no PDV a operadora de Caixa registra o item como “produto troco”. Embora incorreto e até ilegal do ponto de vista Fiscal era a forma encontrada pela empresa para contornar a falha.
33
dos pedidos de compra e cadastramento de produtos. O ERP Sysmo dentro do
módulo de Gestão de Estoques possui todo um controle de compras que permite ao
comprador realizar o registro das compras no momento em que negocia com o
fornecedor e dessa forma possibilita verificar se o produto novo que está sendo
comprado já está ou não cadastrado no sistema. Além disso, o sistema permite criar
uma relação entre o produto e os fornecedores para que ao ser efetuado a entrada
da nota fiscal de compra a pessoa responsável pela digitação dos dados da NF
consiga lançar o item correto apenas informando o código do fornecedor constante
na NF. Isso evita erro de trocar um produto por outro na digitação, fato comum de
acontecer quando se possuí um cadastro muito grande de itens com nomes
semelhantes como podemos observar pela imagem abaixo de uma tela de consulta
do programa:
Figura 01
Fonte: ERP Sysmo vs. 2.16.14.6
Todo o processo de controle de estoques começa por um eficiente e bem elaborado
sistema de cadastramento e classificação dos itens, controle e conferência no
recebimento, organização no depósito e registro correto na saída nos PDVs. Para
entendermos a importância de todo esse processo começaremos por analisar o
cadastro e classificação dos produtos. Como implantar uma metodologia de
cadastramento, a classificação dos produtos no sistema, o que são produtos
similares e associados, definição dos níveis adequados de estoque (estoque mínimo
e máximo) e a classificação ABC dos produtos.
3.1.1 Cadastro
34
3.1.1.1 Cadastro e Classificação dos Produtos
Com tantos produtos para controlar e a imensidade de produtos similares (com as
mesmas características de rótulo, embalagem) somente um bem elaborado cadastro
permitirá o registro e controle correto dos itens comprados e vendidos dentro de
cada loja. O ERP Sysmo apresenta uma série de opções de registro de informações
na tela de cadastro de produtos que permitem ao supermercadista fazer o
acompanhamento dos diversos produtos vendidos durante todo o seu ciclo, desde a
compra até a venda ao consumidor final. Começamos pelo cadastro de produtos.
Figura 02
Fonte: ERP Sysmo vs. 2.16.14.6
Observando a tela de Cadastro de Produtos encontramos diversas informações:
Código: pode ser criado automaticamente pelo sistema ou manualmente pelo
usuário e serve para identificar o produto no cadastro interno da empresa. Cada
produto só pode ter um código e o sistema não aceita dois códigos iguais.
Código de barra: o código de barra é um sistema de numeração padronizado e
35
adotado mundialmente. Cada código de barra é único não existindo dois códigos
iguais. No Brasil a entidade responsável pelo controle e credenciamento das
empresas que necessitam codificar seus produtos com códigos de barra é a GS1
Brasil.5
Descrição: campo destinado a descrição detalhada do produto. Segundo a ECR
Brasil6 para possibilitar a análise de desempenho de categorias, subcategorias,
marcas, etc., é preciso que o Cadastro de Cada Produto contenha sua
classificação completa, como no exemplo abaixo:
Cadastro Completo do Produto
Amaciante de Roupas Comfort Natural 500 ml
Departamento: Não Alimentar
Setor: Limpeza
Categoria: Lavagem de Roupas
Subcategoria: Pós-lavagem de Roupas
Grupo: Amaciantes
Subgrupo: Amaciantes 500 ml
Descrição do Produto: Amaciante de Roupas Comfort Natural 500 ml
A padronização da nomenclatura dos produtos evita problemas na hora de realizar
uma consulta pelo nome do produto no sistema. Isso porque os sistemas de consulta
dos bancos de dados utiliza o recurso de busca em ordem alfabética e numérica
crescente ou decrescente. Imagine dois refrigerantes cadastrados cada um da
seguinte forma:
• Refrg Pepsi Cola Lata 350 ml
• Refrigerante Pepsi Cola Light Lata 350 ml
Quando for digitar no sistema de busca a palavra “Refrig***” ou “Refri***” ou ainda
5 Para entender como funciona o sistema de codificação com código de barras visite o site : http://www.gs1brasil.org.br 6 ECR BRASIL. Campanha para Reduzir Rupturas em R$ 1 Bilhão. Como identificar e cadastrar produtos em sua empresa. 2008. n. 2. Disponível em: http://www.ecrbrasil.com.br Acessado em 05/11/2008.
36
“Refriger”, nos três casos o sistema listará somente os produtos que iniciam com a
palavra informada, porém o produto Refrg Pepsi Cola Lata 350 ml ficará de fora da
lista. Esses falta de padronização lógica no cadastramento da descrição dos
produtos gera confusão principalmente nos PDVs quando a operadora necessita
procurar um produto pelo nome devido a falha na leitura do código de barra do
produto.
Descrição reduzida: campo destinado a cadastrar um nome reduzido para o produto.
O nome informado nesse campo é o que será impresso no Cupom Fiscal de venda
pela ECF no PDV7
Descrição Promocional: server para utilizar um nome diferenciado, se desejar, para
destacar o produto em promoção do produto com preço normal.
A seguir temos os campos: Departamento, Categoria, Subcategoria, Segmento e
Subsegmento que permitem criar uma classificação estruturada dos produtos
disponíveis no estoque. Além de problemas de nomenclatura inadequado no
cadastro de produtos, também foi constatado uma falta de critério de classificação
das mercadorias no antigo cadastro que existia anteriormente no Regional
Supermercados. O sistema antigo era descentralizado, e cada loja possuía uma
base de dados diferente e o cadastramentos dos itens era feito na própria loja pelos
funcionários. Quando da integração do sistema muitos produtos não puderam ser
importados para a nova base de dados obrigando o recadastramento manual. Além
disso houve, no início do processo, uma resistência principalmente do pessoal de
atendimento dos setores (departamentos) de Padaria, Açougue e Hortifrútis. O que
acontecia era que cada loja tinha seus códigos de produtos e o mesmo pão,
vendido, por exemplo, na loja A tinha um código e, na loja B outro código. Na
integração das lojas e centralização das informações em um único banco de dados
passou-se a adotar um único Cadastro de Produtos para todas as lojas. Isso
também acontecia com o Cadastro de Clientes. Mas com o tempo as pessoas
perceberam o benefício de um cadastro centralizado. Embora até o momento, 5
7 Devido a limitação de espaço das bobinas de papel utilizadas nos Equipamentos Emissor de Cupom Fiscal (ECF) o número máximo de caracteres permitidos para descrição do produto fica limitado a 20 caracteres. Nota Autor.
37
anos após a implantação do sistema ERP ainda existam problemas de produtos mal
cadastrados ou classificados em Departamentos ou Categorias incorretas.
A ECR Brasil tem desenvolvido um trabalho de conscientização do setor
supermercadista sobre a importância da padronização dos Cadastros de Produtos e
o Gerenciamento por Categoria como forma de aumentar a eficiência da gestão de
estoques e a redução do número de rupturas8. Abaixo uma lista publicada pela ECR
Brasil com a sugestão de 18 itens (além de 6 opcionais) que devem compor o
cadastro de produtos e que é útil para a indústria e o varejo.
Figura xxx
Fonte: Revista Supermercado Moderno, Ano 39. Nº 1, p. 36. Janeiro de 2008.
Definir a estrutura do Cadastro de Produtos é fator essencial para definir
8 Quando o cliente procura uma mercadoria na prateleira do supermercado e não a encontra, diz-se que ocorreu uma ruptura. A ruptura pode ocorrer por diversos fatores: a) a mercadoria existe fisicamente na loja, mas não está exposta ao cliente; b) a mercadoria existe e está exposta porém é imprópria para o consumo pois está com prazo de validade vencido ou está danificada; c) a
38
estrategicamente o nível de sortimento de mercadorias que se deseja adotar.
Abaixo, temos o exemplo de uma possível classificação dos Departamentos e
Categorias. Essa classificação pode variar de empresa para empresa, tudo
dependendo da forma como se deseja gerenciar as diversas categorias de produtos.
Figura xx
Organograma Cadastro de Produtos
Açougue
Bazar
Bomboniere
Bebidas
Construçãoe Reforma
Hortifruti
Laticínios
Limpeza
Mercearia
Padaria
Panificação
Pet Shop
Produtos Beleza
ProdutosHigiene Pessoal
Tabacose Cigarros
Departamentos
Fonte: autor
mercadoria está em falta no estoque.
39
Figura xx
Organograma Classificação de Mercadorias
Assoalhos
Calçados
Móveis
CategoriaCeras
Bambona
CategoriaDesinfetantes
Banbona
Bloco Sanitário
Detergentes
Sabões Líquidos
CategoriaDetergentes
Aço
Antiaderentes
Multiuso
CategoriaEsponjas
Aerosol
Elétricos
Iscas
Pó
Refis
Repelentes
Vaporizadores
CategoriaInseticidas
Fornos
Multiuso
Pisos
Tapetes
Vidros
CategoriaLimpadores
Lustra Móveis
Polidores
CategoriaLustradores
Sabões Líquido
Sabões em Barra
Sabões em Pó
CategoriaSabões
Sacos de Algodão
Sacos Plásticos
CategoriaSacaria
DepartamentoLimpeza
Fonte: autor
3.1.1.1.1 Gerenciamento por Categoria
O Gerenciamento por Categoria é um conceito defendido pelos estudiosos do
consumo no varejo e divulgado pela ECR Brasil. Segundo esse conceito:
“O Gerenciamento por Categoria é uma ferramenta de gestão cujos benifícios são reconhecidos por varejista, fornecedores e consumidores em todo o mundo. Na última década, ele foi responsável por significativas mudanças nos ponto-de-venda de lojas dos mais variados formatos.
Em essência o GC oferece soluções para as necessidades do consumidor agrupando os produtos por afinidade de uso, ou categoria.
Por exemplo: os produtos de uso na lavanderia podem ser agrupados em uma categoria denominada “cuidados com as roupas”. Assim, em um mesmo espaço de venda, estarão todos os produtos para lavar (sabão em barra, sabão em pó, amaciante, baldes, escovas etc.), secar (varais, pregadores etc.), passar (tábuas de passar, ferro elétrico) e guardar roupas (cabides, protetores plásticos, sachês perfumados, anti-mofo, antitraças etc.).
É evidente que a definição da categoria, ou seja, a definição de um grupo de produtos que os consumidores percebem com inter-relacionados e/ou substituíveis
40
entre si na satisfação de suas necessidades, resulta no grupo de produtos que deverão compor esse espaço de venda. É importante salientar que essa definição baseia-se no gosto e na necessidade do cliente (shopper).
O sortimento da loja, portanto, depende de seu tamanho e formato, das soluções (categorias) que pretende oferecer e do papel da categoria na loja.” (ECR Brasil, 2007).
O Gerenciamento por Categoria trabalha com o conceito de funcionalidade dos
produtos. A ideia é disponibilizar para o cliente em um único espaço todos os
produtos relacionados a uma determinada necessidade. Por exemplo: cuidados com
o bebê; desjejum matinal. Cada loja, dentro de sua realidade (espaço físico
disponível, layout da loja, mix de produtos que deseja ofertar) e também em função
do perfil sociodemográfico e estilo de vida de seus clientes procurará adequar as
suas estratégias de sortimento das categorias de forma a atender a clientela.
Assim, segundo a ECR Brasil, as categorias podem desempenhar quatro papéis:
Quadro xxx: papéis de categorias
Categoria Papel da Categoria
Destino
Categoria pela qual a loja é lembrada como o melhor local para adquiri-la. Isto não significa necessariamente oferecê-lo pelo menor preço, mas ter o melhor valor percebido, composto pelo sortimento, preço, ambientação e serviço.
Rotina
Categorias que determinam o varejista como a loja preferida pelo fornecimento de valor consistente e competitivo no atendimento das necessidades de rotina/estocagem do consumidor.
Ocasional/Sazonal
Categorias que reforçam a imagem do varejista como loja completa pelo fornecimento do valor adequado ao consumidor-alvo no atendimento de suas necessidades para compras sazonais (Páscoa, Natal, verão, etc.).
Conveniência
Categorias que reforçam a imagem do varejista como loja completa pelo fornecimento do valor adequado ao consumidor-alvo no atendimento de suas necessidades de reposição planejadas ou não-planejadas.
Fonte: adaptado do Manual de Gerenciamento por Categoria. ECR Brasil. 2007. p. 11 e 12.
Fazer um adequado planejamento do layout da loja de forma a facilitar a circulação
do cliente e a melhor exposição das mercadorias é um fator importante dentro do
conceito de Gerenciamento por Categorias. Para que esse planejamento da
exposição dos produtos seja feita de forma ideal é necessário conhecer a forma
41
como o cliente decide a sua escolha na hora da compra. O processo como o cliente
decide entre o produto A ou B é chamada de árvore de decisão. Vejamos uma
sequência de possíveis escolhas (decisões) que um cliente toma ao escolher um
desodorante na gôndola da loja. Observe a figura abaixo.
Figura xxx
Fonte: Manual de Gerenciamento por Categoria. ECR Brasil. 2007. p. 30.
Baseados nos conceitos de Gerenciamento por Categoria e buscando conhecer os
hábitos de consumo do cliente e o processo de decisão do shopper na hora da
compra é possível montar a estrutura do Cadastro de Produtos e o sortimento de
cada Categoria. É através do desempenho dos produtos dentro das diversas
categorias, subcategorias, segmentos e marcas que poderá ser tomadas as
decisões de gerenciamento dos níveis de estoques, de manter ou excluir, comprar
mais ou menos de determinado produto.
Segundo a ECR Brasil (2007), a estrutura de mercadorias:
“É a ferramenta do varejo que define estratégicamente o sortimento de cada categoria. A estrutura do mercado, assim como o gerenciamento por categorias, é evolutiva, não-estática, ou seja, pode mudar a cada revisão de acordo com as movimentações de mercado. Por exemplo: observa-se que a subcategoria
42
‘aerosol’ está evoluindo mais do que ‘spray’. Dessa maneira, na próxima revisão, pode-se diminuir o sortimento de spray e aumentar o de aerosol.”
3.1.1.2 Produtos Similares e Associados
3.1.1.2.1 Similares
Produtos similares são aqueles produtos que varia apenas alguma característica
físicas tais como: sabor; fragrância, etc. Exemplo de produtos que possuem
similares: sabonetes, desodorantes, sabões em pó, detergentes, xampus, creme
dental, sucos prontos, iogurtes, entre outros. Abaixo uma foto de uma gôndola onde
podemos ver várias opções do mesmo sabão em pó.
Figura xx. Fonte: Revista Supermercado Moderno. Agosto, 2006. p. 24. Observando a foto, percebemos que o sabão em pó Omo possui 4 embalagens com
cores diferentes, embora a quantidade de produto em cada embalagem seja a
mesma. Cada embalagem possui o seu código de barra e registro separado no
Cadastro de Produto do sistema, porém na hora da compra o custo é o mesmo.
Normalmente o preço de venda também será o mesmo para as 4 tipos de
43
embalagem. É uma estratégia de marketing para conquistar o cliente. O problema
para o supermercado está na hora de alterar o preço dos produtos no sistema. Ficar
alterando item a item rouba tempo e atrasa o serviço dos repositores e remarcadores
de preços. Para facilitar esse trabalho o sistema ERP oferece a opção de associação
de um produto com outro de tal forma que ao alterar o preço ou custo de um o
sistema altere automaticamente toda a linha de produtos similares.
Na tela a seguir podemos ver um exemplo do produto SABONETE ALBANY SUAVE
BAMBU 90G e seus similares associados no sistema:
Figura xx. Cadastro Produtos. Fonte: Sysmo.
Na primeira figura acima temos a tela de Cadastro de Produtos onde podemos ver o
cadastro do item SABONETE ALBANY SUAVE BAMBU 90G. Logo abaixo podemos
ver várias outras opções:
- Cód. Barras
- Cód. Referência
- Similares
- Associados
44
- Fornecedores
- Informações nutricionais
- Simular preço
- Tipos de Suprimentos
Ao se clicar na opção “Similares” aparece a seguinte tela:
Figura xx. Cadastro Produtos Similares. Fonte: Sysmo.
Nessa tela pode ver o primeiro produto SABONETE ALBANY SUAVE BAMBU 90G e
logo abaixo o segundo produto: 2 – Similar: SABONETE ALBANY SUAVE
HAMAMELIS 90 G. O sistema oferece as seguintes opções de atualização:
a) Atualizar custo e preço do item 1 e atualizar o custo e preço do item 2;
b) Atualizar Custo, mas não atualizar preço do item 1 e atualizar custo e preço
do item 2;
c) Não atualizar custo e preço do item 1 mas atualizar custo e preço do item 2;
d) Atualizar custo do item 1 e atualizar custo do item 2 mas não atualizar os
preços dos dois itens;
E assim sucessivamente. No caso dos custos, o sistema atualizará cada vez que
houver uma alteração dos custos informados pelo setor /departamento de Compras
através da efetivação de um Pedido de Compra ou lançamento de uma Nota Fiscal
de Compra. O preço será alterado toda vez que houver a alteração no preço de
45
venda de um dos itens. Esse recurso além de agilizar a precificação de dezenas de
produtos similares com apenas um clique de botão, garantirá uma maior
consistência de preços entre os produtos similares evitando que um mesmo produto
que varie apenas a fragrância, como é o caso do sabonete usado como exemplo,
venha a ter diferentes preços na hora de vender. Coisa muito comum de acontecer
quando se utiliza o sistema de precificação manual. Utilizar dois preços para um
mesmo item, não apenas causa uma impressão desfavorável, da loja, perante o
cliente como pode acarretar prejuízo caso um dos itens tiver com preço abaixo das
margens almejadas pela empresa. Mais a frente falaremos de como o sistema
permite controlar para que não ocorra de se precificar um produto abaixo ou acima
de uma determinada margem de lucro estipulada.
Na tela seguinte podemos ver a relação de todos os produtos similares associados
ao produto SABONETE ALBANY SUAVE BAMBU 90G:
Figura xx. Consulta Produtos Similares. Fonte: Sysmo.
Esse era um dos problemas enfrentados pelo Regional Supermercados antes da
implantação do sistema ERP. Um serviço que gastava um dia inteiro, atualmente é
feito em menos de uma hora.
46
3.1.1.2.2 Associados
Outro problema comum no controle de estoques em supermercados refere-se
aqueles produtos que podem ser vendidos em caixa ou em unidade. É o caso das
cervejas e refrigerantes em lata.
Pegamos o exemplo da cerveja em lata: CERVEJA BRAHMA EXTRA LATA 350 ML.
Esse produto vem em fardos de 12 unidades (latas) de 350 ml com um código de
barra no fardo e também pode ser vendida por unidade. A lata de 350 ml possui um
código de barra diferente do código de barra do fardo. Observe na tabela abaixo:
Produto Código Barra Tipo Quantidade
Cerveja Brahma Extra lata 350 ml 7891149030507 Lata 1 unidade
Cerveja Brahma Extra cx.12 350 ml 7891149102068 Fardo 12 unidades
Tabela xx. Fonte: autor.
Esquema de Compra, Venda e Controle de Estoque (Produto Associado):
Fonte: autor Normalmente o produto é comprado em fardos de 12 unidades. E pode ser vendido
NF Fornecedor
50 Fardos
Cerveja Brahma Extra cx 12 350 ml
Setor Compras
Estoque
Cadastro Produtos
Fardo 12 UN
Lata 1 UN
Setor Vendas
Controle Estoque
Entrada NF Compra
47
tanto em fardo de 12 como em latinha (unidade). Quando é dada entrada da nota
fiscal de compra o sistema converte os fardos em unidades. Quando é passado um
fardo no caixa, o sistema identifica que o fardo é um produto associado e converte
para unidades, baixando as unidades do controle de estoque. O controle de entrada
e saída será sempre feito em unidades.
Abaixo podemos ver a tela de Cadastro de Produtos Associados:
Figura XX – Fonte: Sysmo
Principal
Quando adquirido novo estoque, na digitação da Nota Fiscal de Entrada a
quantidade será adicionada ao produto principal, o custo unitário será gravado no
produto principal e no produto associado será utilizado o custo unitário multiplicado
pela quantidade do associado.
Todas as alterações referentes a estoque e custos serão controladas pelo produto
principal
Associado
As vendas do produto associado serão adicionadas as suas estatísticas e as
estatísticas do produto principal.
A entrada em estoque somente poderá ser informada pelo produto principal.
Esse sistema facilita o controle de entrada e saída de produtos que são comprados
48
em caixa e podem ser vendidos tanto em caixa como em unidades.
3.1.2 Movimentação Diária
Manter um controle eficiente das entradas e saídas de mercadorias (Movimentação
Diária) é crucial para uma boa gestão dos estoques. Erros de registro na entrada ou
saída de mercadorias dificultam e induzem a erros tanto na hora de fazer a
reposição (compra) como na hora de avaliar o desempenho (giro, margem de lucro,
rentabilidade) dos produtos vendidos.
Antes da adoção do sistema ERP as lojas do XYZ Supermercados não davam
entrada nas Notas Fiscais. Isso é não havia controle estatístico das entradas de
produtos. Apenas cadastrava-se o produto para poder registrar as vendas nos PDVs.
Além disso havia o problema de produtos não cadastrados. Isso porque o sistema de
compras era feito verbalmente entre o comprador da loja e o vendedor. As indústria
de alimentos lançam novos produtos mensalmente. Muitas vezes é o mesmo
produto apenas com alguma variação na embalagem, quantidade, sabor, aroma, etc.
Só que com isso o código de barra do produto também muda. Como o pedido era
feito verbalmente, o supermercado só percebia que o produto não estava cadastrado
no sistema depois que o mesmo já tinha entrada na loja. Frequentemente, por falta
de espaço nos depósitos ou porque esta faltando produto na prateleira, as caixas de
produtos recebidos são imediatamente abertos e expostos para venda. Não dava
tempo, e nem tem como devido ao grande volume de produtos que é recebido
diariamente, de se conferir cada produto recebido para ver se estava cadastrado ou
não. Essa falha só era detectada na hora de etiquetar o produto com o preço ou
quando o cliente passava com ele no caixa e o sistema acusava “produto não
encontrado”. O motivo de não darem entrada em estoque das mercadorias era
porque no sistema antigo, para lançar os itens da Nota Fiscal tinha que procurar o
item pelo nome ou saber de memória o código interno do produto. Procurar um
produto pelo nome não dava certo devido ao fato que o nome que vem na Nota
Fiscal do fornecedor nem sempre é igual ou confere com a descrição utilizada pelo
supermercado em seu Cadastro de Produtos interno. Isso provoca erros de
lançamento.
Para contornar esse problema, os atuais sistemas ERP proveem um recurso que
49
permite criar um relacionamento entre o código interno, do produto, utilizado pela
empresa e o código que vem na Nota Fiscal do fornecedor. É o que se costuma
chamar de “amarrar o produto ao fornecedor”. Esse procedimento deve ser feito
quando o produto for cadastrado no sistema. Para isso é necessário que o vendedor
informe todos os dados do novo produto, incluindo o seu “código de referência”.
Abaixo podemos ver a tela de cadastro do “código de referência” que nada mais é
que relacionar o código interno do produto ao código do fornecedor para que a
pessoa que for dar entrada nas notas fiscais possa informar qual produto está dando
entrada apenas digitando o “código de referência” constante na Nota Fiscal de
compra. Isso agiliza o processo de lançamento de Notas Fiscais e elimina os erros
de registro de entrada dos produtos no estoque.
Figura xx – Cadastro Código de Referência. Fonte: Sysmo
Na tela acima podemos ver o produto, código 57054: SABAO EM PÓ OMO
COMFORT CLASSIC 500 G, é comprado do fornecedor, código 113038: MENON
COMERCIO E REPRESENTAÇÕES LTDA. O código de referência 126969 é o
código do produto no cadastro do fornecedor. É esse código que virá informado na
Nota Fiscal de compra. Assim ao dar entrada da Nota Fiscal a pessoa responsável
pela digitação terá apenas que informar o código 126969 e o sistema
automaticamente trará na tela de Nota Fiscal de Entrada o produto correto. Porém
ainda existe o problema da possibilidade do produto ter entrada na loja sem estar
previamente cadastrado no sistema. Como resolver esse problema?
Para eliminar o problema da entrada na loja de produtos não cadastrado foi sugerido
50
a direção do XYZ Supermercados que passassem a adotar o procedimento de
digitação dos pedidos pelo setor de compras no momento da compra. O ERP Sysmo
possui um sistema completo de Gestão de Compras que permite ao comprador
digitar o pedido de compra no mesmo instante em que efetua a negociação com o
fornecedor. Dessa forma, ele perceberá imediatamente quando um produto ofertado
pelo vendedor ainda não está cadastrado no sistema e providenciará o seu
cadastramento no ato da compra. Com isso ao chegar o produto na loja e o setor de
recebimento der entrada física do mesmo no estoque, ele já estará cadastrado no
sistema. Bastando apenas efetuar o registro das quantidades no sistema ERP.
Abaixo podemos ver a tela de “Negociação”. Através dela o comprador possui todas
as informações sobre o produto que está negociando, na hora da compra, com o
fornecedor.
Figura xx – Negociação. Fonte: Sysmo 3.1.2.1 Digitação e Emissão de Notas Fiscais
Agora vamos analisar o sistema de entrada de Notas Fiscais. O sistema permite
importar os pedidos de compra o que diminui o tempo de digitação dos itens da nota
fiscal. Além de trazer informações financeiras referentes ao Pedido de Compra tais
51
como: Formas de pagamento acordado; prazos, descontos ou acréscimos
financeiros, bonificações, etc.
Figura XX – Nota Fiscal Entrada (adicional). Fonte: Sysmo Na primeira tela podemos ver o campo “Chave da NF-e”. Esse campo permite
informar o código da “chave de acesso da NF-e”. A Nota Fiscal eletrônica é a nova
sistemática adotada pela Receita Federal e Secretarias de Fazenda dos Estados
para autorização e emissão de Notas Fiscais pelo contribuinte. Com a adoção da
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) todas as Notas Fiscais emitidas pelas empresas
obrigadas a emissão de NF-e ficam registradas nos servidores da Receita Federal e
podem ser importadas para o sistema do contribuinte adquirente da(s)
mercadoria(s). Ao emitir a NF-e o fornecedor deve enviar imediatamente uma cópia
do arquivo XML9 ao cliente (comprador) dos produtos. Com isso o cliente, no caso o
Supermercado poderá importar e lançar a NF-e em seu sistema antes mesmo que
as mercadorias fisicamente entrem em suas lojas. Esse processo agiliza a
confrontação prévia dos dados da Nota Fiscal emitida pelo fornecedor com os dados
do Pedido de Compra. Antecipando-se assim, o setor de compras, a possíveis erros,
9 Trataremos mais detalhadamente sobre NF-e no item 3.1.2.2 Nota Fiscal Eletrônica
52
falhas ou divergências em relação ao Pedido de Compra. Mais a frente falar mais
detalhadamente sobre a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
Figura xx – DANFE (Documento Auxiliar Nota Fiscal Eletrônica). Fonte: autor Na figura acima podemos ver um DANFE da NF-e a “chave de acesso da NF-e”. Ao
informar esse código o sistema fará a importação do arquivo XML (para isso é
necessário que o arquivo XML esteja disponível para importação e salvo em um
diretório previamente configurado no sistema).
Após a importação o sistema disponibilizará a tela de “Importação da NF-e” onde
será possível fazer a conferência e validação dos dados informados no arquivo XML
da NF-e. Se houver algum produto da NF-e que ainda não possua cadastro no
sistema ERP o mesmo informará que o produto não está cadastrado, permitindo seu
cadastramento através das informações disponíveis na NF-e. Além disso, é possível
importa várias NF-e simultaneamente. Após a importação e validação das
informações as NF-e poderão ser salvas no sistema sem que seja dada entrada das
quantidades no Estoque ou os valores no Financeiro. Assim quando os produtos
chegarem na loja para descarga as NF-e já extarão previamente lançados no
sistema, bastando apenas confirma-las após a entrada física das mercadorias no
estoque. Esse processo agiliza enormemente o processo de conferência e digitação
das Notas Fiscais de compra para a empresa.
53
Figura xx – Importação da NF-e. Fonte: Sysmo Na tela seguinte podemos ver os dados financeiros da compra. Esses dados
importados do Pedido de Compra ou informados manualmente no momento
importação da NF-e (a NF-e não traz esses dados de forma completa sendo
necessário informa-los manualmente) irão integrar ao Financeiro – Contas a Pagar
os valores da Compra.
Essa é a característica marcante de um sistema ERP. A integração das informações
entre os diversos setores e departamentos da empresa. Dessa forma, ao lançar uma
Nota Fiscal o sistema automaticamente registrará os dados financeiros. Se for a
vista debitará a conta Caixa no sistema de Contabilidade, se for a prazo registrará no
Contas a Pagar a débito da empresa e a crédito do Fornecedor. Ao mesmo tempo a
quantidade física das mercadorias será lançada no respectivo controle de estoque
(Cardex) de cada produto, individualmente os valores e atualizará os custos. Fara o
lançamento dos registros de ICMS, PIS e COFINS para os Livros Fiscais
atualizando as informações referentes aos Débitos e Créditos da empresa para com
o Fisco. O que permite um melhor planejamento da Gestão de Tributos por parte da
54
empresa.
Figura XX – Nota Fiscal de Entrada (Contas a pagar). Fonte: Sysmo
Na tela seguinte temos as informações referentes aos impostos:
Figura XX – Nota Fiscal de Entrada (Cálculo do imposto). Fonte: Sysmo Nessa tela são informados os descontos, acréscimos financeiros, bonificações, base
de cálculo do ICMS, valor do ICMS, e todas as informações financeiras que
comporão os custos dos produtos comprados.
A seguir passamos para a tela de digitação dos itens da Nota Fiscal. Esse
procedimento apenas será necessário se a Nota Fiscal de compra for digitada
manualmente. Caso tenha sido feito a importação prévia da NF-e bastará apenas
confirmar a efetivação da Nota Fiscal após o recebimento físico dos produtos.
55
Figura XX – Nota Fiscal de Entrada (Itens). Fonte: Sysmo Nessa tela podemos ver o campo “Referência” comentado na página 54 sobre o
“Cadastro do Código de Referência”. Uma vez realizada a vinculação (ou amarração
do produto x fornecedor) o sistema buscará automaticamente o produto correto
bastando para isso informar o código do produto no fornecedor disponível na Nota
Fiscal de compra. Além disso, caso o produto já tenha sido comprado anteriormente
o sistema trará os seguintes dados informados na última entrada: classificação
tributária do produto (CST); código fiscal da operação (CFOP); unidade de medida
utilizada na compra anterior (se foi em unidades; caixas; kg, etc) e o valor percentual
do ICMS, IPI e Substituição Tributária. Esse recurso diminui a probabilidade de erros
no lançamento das Notas Fiscais.
Figura XX – Cadastro das Prestações. Fonte: Sysmo
56
Ao finalizar a entra da Nota Fiscal, caso a compra seja a prazo o sistema abrirá a
tela acima “Cadastro das Prestações” onde poderão ser ajustados as datas e valores
de cada parcela, individualmente caso o sistema não o tenha feito corretamente.
Isso ocorre em alguns caso quando a compra é feita para pagamentos em intervalos
de dias entre o faturamento da Nota Fiscal e o pagamento de cada parcela. Tipo:
a) Prazo: Entrada + 28 e 30 dias;
b) Prazo: 3x (15, 28 e 30 dias);
c) Prazo: 4x (15, 28, 30 e 45 dias).
E assim sucessivamente. Às vezes o fornecedor altera um dia a mais ou a menor no
prazo concedido para que a data de vencimento coincida com um dia da semana
válido (excluindo sábados, domingos e feriados). Dai a necessidade de se ajustar as
datas de vencimento no sistema para que as datas informadas no Contas a Pagar
fiquem registrados corretamente.
Figura XX – Faturamento de Preços. Fonte: Sysmo
Depois de finalizadas todas as operações da Nota Fiscal de compra o sistema
permitirá (caso esteja habilitado nos parâmetros do sistema) o faturamento
(alteração) de preços dos produtos lançados. Agilizando a precificação dos produtos.
Esse tipo de recurso é útil quando a loja não dispõe de uma pessoa exclusivamente
57
para o gerenciamento de preços (função comumente conhecida como “Precificador”
nas lojas de maior porte). Dessa forma a mesma pessoa que faz o registro das
entradas de mercadorias no sistema poderá também fazer as alterações de preços.
Com isso a empresa ganha tempo e diminui custos com pessoal. Para que essa
metodologia de trabalho funcione de forma eficiente é importante que se tenha
cadastro no sistema (Cadastro de Produtos) as margens de lucro e o custo
operacional que se deseja utilizar. Com essas informações disponíveis o sistema
calculará corretamente a sugestão de preço bastando apenas à pessoa confirmar.
Diagrama do funcionamento e integração do sistema de compras, faturamento,
contas a pagar, estoque e registros livros fiscal:
Diagrama Fluxo informações Sistema Movimentação Diária de Mercadorias. Fonte: autor.
Controle Estoque
Setor de Compras
Entrada NF-e
Contas a Pagar
Livros Fiscais
Caixa
NF-e Fornecedor
Fornecedor
Pedidos Compra
Gestão Financeira Fluxo de Caixa
Faturamento Preço Venda
58
3.1.2.2 Nota Fiscal Eletrônica A Nota Fiscal Eletrônica é a nova sistemática de emissão de notas fiscais que
substitui o antigo sistema de emissão de notas fiscais em formulários de papel.
Segundo definições da Secretaria da Receita Federal do Brasil:
Nota fiscal eletrônica (NF-e) é "um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes".
É um instituto oficial de fiscalização tributária, em vigor desde o dia 15 de setembro de 2006, e que substitui a nota fiscal impressa modelos 1 e 1A, havendo a previsão de estender a substituição a outros modelos de notas fiscais.
Ou seja: todos os registros de notas fiscais passarão a ser armazenadas em um
banco de dados em formato digital. Para isso será necessário que a empresa esteja
autorizada pelo fisco a emitir a NF-e e que seu software esteja homologado pela
Receita para emissão da NF-e. Abaixo, esquema de funcionamento do sistema
integrado de emissão e consulta da NF-e.
Figura XX – Esquema funcionamento NF-e
59
Abaixo, o modelo de um DANF (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). O
DANF em si, não é a Nota Fiscal. É apenas uma cópia do documento digital que
serve para transporte das mercadorias até o destino final. A Nota Fiscal, ou seja, o
documento legal é o arquivo digital que estará armazenado nos sistemas da Receita
Federal o qual terá validade legal perante o Fisco.
Figura XX – DANF. Fonte: Receita Federal
Para que fosse possível integrar os diversos sistemas usados por cada empresa em
particular com os sistemas da Receita Federal e das Secretarias de Fazenda dos
Estados foi necessário criar uma padronização do arquivo digital que será emitido.
Dessa forma evitam-se problemas de importação e exportação das informações
60
entre os diversos sistemas particulares e o Fisco e garante-se a consistência,
integridade das informações. Para isso foi adotado a linguagem XML como padrão
para geração do arquivo.
A linguagem XML é uma linguagem de programação desenvolvida pelas entidades
responsáveis pelo gerenciamento da rede mundial de internet com a finalidade de
permitir a troca de informações entre os diversos sistemas que operam na rede
mundial independente do programa usado. Para isso ela utiliza um sistema
padronizado de codificação das informações que permite a qual empresa de
software adaptar seu sistema para que possa ler as informações produzidas por um
arquivo XML.
Abaixo um pequeno trecho de um código de um arquivo XML:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> <!-- PL_006g versao com inclusão de novos CFOP e CST do PIS/COFINS 24/06/2010--> <!-- PL_006f versao com alteração do NCM para aceitar zeros, CST do ICMSST, vTodDed do grupo da cana 09/05/2010 --> <!-- PL_006f correção da definição e da lista de valores válidos para alguns campos - vide NT 2010/003 para maiores detalhes - 31/05/2010 --> <!-- PL_006f correção do tipo básico utilizado para os campos de quantidade, elimição dos CFOP de transportes do TCFOP e criação de TCFOPTransp com CFOP de transportes 31/05/2010 --> <!-- PL_006e versao com alteração do tipo dhCont para forcar a data no formato AAAA-MM-DDTHH:MM:SS 15/03/2010 --> <!-- PL_006d versao com correcao do NCM, nSerie, nCano e eliminacao do key constraint do nfeProc 10/03/2010 --> <!-- PL_006c versao com correcoes 30/12/2009 --> <!-- PL_006 versao com correcoes 08/12/2009 --> <!-- versao com alteracoes do tipo token, valida a partir de 03/11/08- PL_005b--> <!-- versao com atualizacao na UFCons e cPais emi - 21/12/2008--> <xs:schema xmlns:ds="http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#" xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" xmlns="http://www.portalfiscal.inf.br/nfe" targetNamespace="http://www.portalfiscal.inf.br/nfe" elementFormDefault="qualified" attributeFormDefault="unqualified"> <xs:import namespace="http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#" schemaLocation="xmldsig-core-schema_v1.01.xsd"/> <xs:include schemaLocation="tiposBasico_v1.03.xsd"/> <xs:complexType name="TNFe"> <xs:annotation> <xs:documentation>Tipo Nota Fiscal Eletrônica // v2.0</xs:documentation> </xs:annotation> <xs:sequence> <xs:element name="infNFe">
Esse é um pequeno trecho das instruções do arquivo XML que são geradas pelo
61
sistema toda fez que for emitida uma NF-e. Essas informações são repassadas para
o sistema da Receita Federal que fará a validação das informações e emitirá a
autenticação e geração de uma chave (código numérico) único que ficará registrado
em seu sistema. Esse registro é que será a NF-e.
Os benefícios da NF-e:
Figura xx – Benefícios da Nota Fiscal Eletrônica. Fonte: Portal Nota Fiscal Eletrônica Informações detalhadas sobre o projeto da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) estão disponíveis no site: http://www.nfe.fazenda.gov.br
Um detalhe importante a ser observado em relação à Nota Fiscal Eletrônica é a
necessidade das empresas começarem a dar uma atenção maior a gestão e
controle de estoques uma vez que a partir da NF-e todas as informações sobre
entradas e saídas de mercadorias estarão disponíveis ao Fisco, produto a produto e
de forma detalhada. Dessa forma as informações prestadas referentes aos créditos
e débitos Fiscais, estoque final de mercadorias no fechamento do período fiscal
deverá bater com as informações de compras e vendas informadas anteriormente a
Receita.
62
1 CONCLUSÃO
Os sistemas ERPs proporcionam a integração dos diversos setores
da empresa reduzindo o número de processos envolvidos no registro das diversas
informações geradas pelas atividades no dia a dia da empresa. Além disso com a
consolidação das informações proporcionam uma quantidade maior de informações
ao gestores do negócio que passam a tomar suas decisões baseados em
julgamentos apoiados em critérios racionais e reais.
A implantação inicial de um sistema ERP demanda tempo e custos e
deve ser feito de forma planejada para que não comprometa o andamento das
atividades da empresa. Além disso, é necessário o comprometimento e empenho da
alta direção para que o projeto tenha sucesso. Resistência tendem a surgir nos
diversos setores da empresa e muitas pessoas com medo de perderem status ou
poder tenderão consciente ou inconscientemente a boicotar o sucesso da sua
implantação.
63
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