Hoofdlijn ontwerp Intake, Plaatsing en Zorg
Versie 0.8, 14 maart 2013Arjan Jonker/Jan Floris
1
De opdracht voor vanmiddag
• Komen tot een hoofdlijn procesontwerp voor:• Intake & plaatsing• Zorg
•Waarbij…• We niet kijken hoe het nu exact werkt in A’dam en Flevoland
• Komen tot een standaardisatie en uniformering (conform de project-opdracht)
• Komen tot een ontwerp dat kan worden ondersteund door EduArte
2
Uitgangspunten (1)
Intake-processen:• Focus op trefzeker plaatsen, succesfactoren zijn: motivatie en beroepsbeeld student• Passend onderwijs• Conform het rode boekje heeft elke student altijd een intakegesprek• Intakeprocessen kunnen doorlopen tot in de eerste onderwijs periode (eerste 10
weken)
3
Uitgangspunten (2)
Zorg-processen:• De focus ligt op het realiseren van extra zorgbegeleiding van de studenten• De uitvoering van Zorgtrajecten start pas als de bekostiging geregeld is (subsidie gemeente
dan wel BRON-inschrijving)
Overige uitgangspunten:• Registratie van verantwoording (uren,gelden) vallen buiten scope EduArte• Verantwoordelijkheid voor processen ligt bij functionarissen, niet bij teams• Processen moeten passen in EduArte
4
Hoofdlijn proces-ontwerp: twee hoofdstromen
5
Intake & plaatsing
Aanmelding door
student
Uitvoeren en rapporteren
Aanmelden toetsen
Van aanmelding tot plaatsing
Testen & assesments
Verlenen Zorg
Zorg coördinatie
MBO-college
Loop Baan Begeleiding
Verlenen Zorg
Van aanmelding tot plaatsing
6
3B.SpeciaIistische intake
1.Aan-melding
4.Plaatsing
Van aanmelding tot plaatsing
Aanmeldingen
Plaatsing op opleidingAfwijzing
5.LBB
3A.Intake door team
2. Plannen intake
1. Aanmelden
Wat Verant Werk Omschrijving
Melden belangstelling
Student Student Student meldt zich aan via bestaande formulieren of één van de websites
Registratie aanmelding en bevestiging
BSZ BSZ Alle aanmeldingen worden gecontroleerd (historie en BSN-check) en geregistreerd. De student ontvangt een bevestiging en een formulier voor aanvullende info (obv checklist): generieke + opleidingsspecifieke info.
Verwerken aanmeldings-formulier
BSZ BSZ De aanvullende informatie wordt geregistreerd.
Plaatsing op wachtlijst
Opleidings-manager
BSZ Eventueel wordt de student op een wachtlijst geplaatst. BSZ communiceert dit.
Voorlichting (optioneel)
Opleidings-manager
Team Groepsgewijze voorlichting waarbij eventueel ook een motivatiecheck plaats vindt. Deze processtap verschilt per opleiding
7
2. Plannen IntakeWat Verant Werk Omschrijving
Beoordelen aanmeldingen, maken indeling naar rood en groen
Opleidings manager
Team Maken indeling (obv beschikbare info): Groen = intake door teamRood = specialistische intake (Entree, Zorg,…). In geval van Beperkingen en Topsport wordt altijd een specialistische intake gedaan.
Bepalen af te nemen testen
Opleidings manager
Intakers Bepalen welke testen afgenomen moeten worden, dit kan verschillen per opleiding.
Beschikbaarheid aangeven
Intakers Intakers Via de email/agenda geven intakers hun beschikbaarheid aan bij BSZ
Inplannen gesprekken en testen voor Team en specialisten
Opleidings manager
BSZ Op basis van aanmeldgegevens, soort intake, benodigde testen en beschikbaarheid intakers wordt een planning gemaakt en wordt de student uitgenodigd voor een intakegesprek en eventuele testen
Uitnodigen student voor intakegesprek en eventueel tests/ assessment
Opleidings manager
BSZ Brief aan student (met begeleidende info en intake-fml en afspraak voor eventuele toets)Email aan intakers 8
3A. Intake door Team
Wat Verant Werk Omschrijving
Maken intake-mapje BSZ BSZ Voor elke intake wordt een intake-mapje gemaakt met aanwezige documenten en checklist voor het gesprek
Doorspreken intake-formulier en aanvullen gegevens
Opleidings manager
Student + intaker
Intaker loopt aan de hand van het intake-formulier door alle gegevens van de student, vraagt door en vult gegevens aan.
Uitvoeren cq doorverwijzen naar test en/of assessment
Opleidings manager
Intaker Indien afgesproken cq nodig wordt een student doorverwezen voor een test of assessment
Schrijven samenvatting en advies
Opleidings manager
Intaker De intaker schrijft een samenvatting (zie fml samenvatting intake) en schrijft een advies. Eventueel wordt doorverwezen naar specialistische intake.
Registreren gegevens BSZ BSZ Het intakedossier gaat naar BSZ. BSZ vult in EduArte de gegevens aan.
9
3B. Specialistische intake
Wat Verant Werk Omschrijving
Maken intake-mapje BSZ BSZ Voor elke intake wordt een intake-mapje gemaakt met aanwezige documenten en checklist
Doorspreken intake-fml en aanvullen gegevens
Opleidings manager
Student + specialist
Specialist loopt aan de hand van het fml door alle gegevens van de student.De specialist legt gegevens tijdens intakegesprek vast op het fml.
Uitvoeren ca doorverwijzen naar test en/of assessment
Opleidings manager
specialist Indien afgesproken cq nodig wordt een student doorverwezen voor een test of assessment
Schrijven samenvatting , advies en begeleidingsplan
Opleidings manager
specialist De specialist schrijft een samenvatting, een advies en begeleidingsplan over plaatsing en zorg.
Registreren gegevens BSZ BSZ Het intakedossier gaat naar BSZ. BSZ vult in EduArte de gegevens aan.
10
4. Plaatsing
Wat Verant Werk Omschrijving
Nemen besluit bij “groene” kandidaten
Opleidings-manager
Team of plaatsings-commissie
Obv dossier (inclusief testen) en advies wordt een besluit tot plaatsing genomen, cq doorverwijzing (terug naar intake !) of een afmelding.
Nemen besluit bij “rode” kandidaten
Opleidings-manager
Specialist of plaatsings-commissie
Obv dossier (inclusief testen) en advies wordt een besluit tot plaatsing genomen, cq doorverwijzing (terug naar intake !) of een afmelding.
Informeren student Opl Mngr BSZ De student wordt geïnformeerd over besluit
Afronden plaatsing BSZ BSZ Nadat aan alle administratieve vereisten is voldaan, is de student definitief ingeschreven
Toewijzen aan groep en LBB
Opl Mngr BSZ en team Student wordt gekoppeld aan een groep en een LBB
Maken OOK BSZ BSZ Voor geplaatste studenten wordt een OOK gemaakt, status student wordt door BSZ op Definitief gezet (na tekening OOK)
11
5. LoopBaan Begeleiding (“groene” kandidaten)
Wat Verantw Wie Omschrijving
LoopBaanBegeleiding LBB Student en LBB
De LBB spreekt de aan hem/haar toegewezen studenten
Eventuele doorverwijzing naar zorgcoördinator
LBB LBB Als de LBB constateert dat een student aanvullende Zorg nodig heeft, dan meldt de LBB dit aan de zorgcoördinator van het team.
12
Testen & assesments
13
3.Rapporteren uitslag
2. Uitvoeren1.Aanmelden
toetsen
Testen en Assesment
1. Aanmelden voor test (periode-nul testen)
Wat Verant Werk Omschrijving
Bepalen af te nemen test
Opleidings manager
Team Bepalen dat een potentiële student een toets of assesment moet afleggen (zie bijlage voor lijstje).
Inplannen en uitnodigen test
Opleidings manager
BSZ Inplannen test en melden aan de student en de testbegeleider
14
Soort Voorbeelden Opmerking
Generieke intake testen Taal/rekenen, Educatie meter,….
In OC als onderwijsproduct onder Periode-Nul
Opleidings specifieke intake testen
Fitness (defensie), … In OC als onderwijsproduct onder Periode-Nul
Specialistische intake testen In OC als onderwijsproduct
2. Uitvoeren test
Wat Verant Werk Omschrijving
Uitvoeren test Tester Student De student voert de geplande test conform afspraken uit.
15
3. Rapporteren
Wat Verantw Werk Omschrijving
Rapporteren resultaten
Opleidings- manager
Intaker De intaker zorgt voor verdere verwerking van de resultaten
Terugkoppelen resultaat aan opdrachtgever
Opleidings- manager
Intaker De intaker koppelt het resultaat terug aan de opdrachtgever.
Toevoegen aan het dossier
Opleidings- manager
Intaker Toevoegen toetsresultaten aan het dossier van de student
16
Van zorgcoordinatie tot zorguitvoering
17
1.Zorg coordinatie
Van aanmelding
tot uitvoering
3A.Specialistische Zorg
door ROC2.Bepalen Zorg inzet door ROC
3B.Zorg door
externen
4.Afronding traject
Aanmelding voor Zorg
Verleende Zorg
1. Zorgcoördinatie
Wat Verant Werk Omschrijving
Inzetten pluscoach
Opleidings- manager
Plus-coördinator
De Pluscoördinator wijst pluscoach toe om het schoolsucces te vergroten.
UItvoeren pluscoaching
Plus-coördinator
Pluscoach De Pluscoach geeft extra onderwijsondersteuning aan de student ter verbetering van de leerprestaties.
Zorgaanvraag Opleidings- manager
LBB Een LBB constateert dat er Zorg nodig is voor een student en vraagt dit aan bij de zorgcoördinator van het team
Beoordelen zorgaanvraag
Opleidings- manager
Zorg- coördinator
De zorgcoördinator beoordeelt de zorgvraag van de LBB. Als er extra Zorg nodig is dan verwijst de zorgcoördinator door naar het ZorgPunt (LEC/MP). 18
2. Bepalen zorg inzet
Wat Verantw Werk Omschrijving
Doorverwijzing uit het intakeproces
Opleidings- manager
Intaker cq Specialist
Vanuit de intake kan een student worden aangemeld voor Zorg
Doorverwijzing vanuit het onderwijsproces
Opleidings- manager
Zorg coördinator
Elk onderwijsteam heeft een zorg coördinator. Deze kan een student doorverwijzen naar het ZorgPunt
Beoordeling zorgaanvraag
Manager ZorgPunt
MedewerkerZorgPunt
Op basis van de (digitale) aanmelding en het dossier van de student beoordeelt de manager ZorgPunt de vervolgstappen
Koppelen aan zorgtraject
Manager ZorgPunt
MedewerkerZorgPunt
De student wordt aan een behandeltraject gekoppeld. Ook de uitvoerend specialist wordt gekoppeld.
19
3A. Uitvoeren Specialistische Zorg
Wat Verantw Werk Omschrijving
Uitvoeren specialistische Zorg
Manager ZorgPunt
Specialisten ROC
Bijhouden voortgang per traject
Afronden specialistische Zorg
Manager ZorgPunt
Specialisten ROC
Afronden van een traject
Doorverwijzen Opleidings- manager
Manager ZorgPunt
Eventueel doorverwijzen naar een volgend zorgtraject dan wel externe zorginstantie
20
3B. Uitvoeren Zorg door Externen
Wat Verantw Werk Omschrijving
Afspreken Externe Zorg
Manager ZorgPunt
Medewerker ZorgPunt
Afspreken/contracteren van een extern zorgtraject, briefen van de zorgverlener.
Uitvoeren Externe Zorg
Medewerker ZorgPunt
Externe instanties
Uitvoeren extern zorgtraject en bijhouden en bewaken voortgang per traject
Afronden Externe Zorg
Medewerker ZorgPunt
Externe instanties
Afsluiten van een traject, rapporteren aan de medewerker ZorgPunt en, indien nodig, aan het ZAT-team
21
4. Afronding traject
Wat Verantw Werk Omschrijving
Opmaken balans Manager ZorgPunt
Zorg-coördinator
Op basis van de resultaten van het zorgtraject de balans opmaken en een advies uitbrengen.
Besluitvorming Opleidings-manager
Opleidings-manager en het team
Besluiten tot afronden van het zorgtraject, starten van een nieuw Zorgtraject of het beëindiging van de studieloopbaan.
Terugkoppelen keuze
Opleidings-manager
Manager ZorgPunt
Terugkoppelen over besluitvorming
22