INSTRUCTIVO
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Fecha de actualización:
20/04/2013 REGISTRO EN SAP VENTAS DE CONTADO
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Cecilia Vargas Méndez Fernando Jaimes Edimer Morales
Gerente gestión organizacional Gerente de TIC Contador General
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1. OBJETIVO
Describir las actividades a realizar el registro en SAP de las operaciones de ventas de contado.
2. ALCANCE
Este documento aplica para el registro en SAP de todas las ventas de contado de todas las
agencias y puntos de venta.
Inicia con el registro de pedido, incluye la elaboración de la factura para los clientes de
contado y termina con el registro y compensación del pago y el cuadre de caja diario para las
ventas a clientes esporádicos, Incluye las actividades que se deben hacer en SAP con la
información proveniente de SERVIPUNTO y de EASY SALES.
3. DEFINICIONES
CLIENTE ESPORADICO: Es el código deudor asignado a cada sede (vitrina) en SAP para registrar
todas las ventas de contado el cual permite en cada transacción registrar datos básicos del
cliente que efectúa la compra.
EASY SALES: Aplicativo para la automatización de la fuerza de ventas, utilizado en la línea de
lubricantes para las visitas y toma de pedidos de clientes.
INTERFAZ: parte de un programa que permite el flujo de información entre un usuario y la
aplicación, o entre la aplicación y otros programas o periféricos. Esa parte de un programa está
constituida por un conjunto de comandos y métodos que permiten estas intercomunicaciones
SERVIPUNTO: Aplicativo utilizado para el registro y control de todas las operaciones de las
Estaciones de servicio (EDS).
4. CONDICIONES GENERALES
a. Lo descrito en el presente documento solo aplica a clientes con condición de pago C000.
b. Todas las ventas de contado registradas al código esporádico de la agencia, deberán ser
pagadas en efectivo o por datafono el mismo día de su realización.
c. No está permitido cambiar cheques, aunque éstos sean para el pago de ventas de
contado, es decir, cuando el cliente entrega un cheque por un valor superior y se le debe
dar dinero de cambio.
d. En todas las ventas de contado, en la transacción VA01, en el campo “No.acc.Iva” el
número de cédula o nit del cliente se debe repetir el último dígito; (Obligatorio) ya que es
una validación del sistema para que se alimente la tablas de Medios Magnéticos. La factura
saldrá con la identificación correcta de la persona.
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e. Todos los códigos deudores de ventas de contado (esporádicos) están asociados a la
cuenta contable 1105050199 “Caja Ingresos Deudores esporádicos”, este registro es
transitorio y no afecta la caja general de la sede, por ende cada cajero deberá al finalizar el
día, asegurarse que la caja esporádica quede en cero (0), compensando este rubro e
ingresando las ventas de contado al código contable de caja general asignado a cada
agencia; de esta manera los dineros de las ventas de contado harán parte de su cuadre de
caja tanto físico como del sistema; es importante que todos los recursos queden en caja al
finalizar la jornada.
Para el caso de las EDS las ventas de contado se compensaron del código esporádico a la
caja general de cada EDS en los cortes establecidos de cuadre de caja actual, es decir, en
los cierres de turno ya establecidos.
Para el caso del centro de lubricación de Ibagué, como este está vinculado a la división
IB01, por su estructura los recaudos de ventas podrán ser ingresados a la caja general de la
EDS Plus Ibagué, por tanto al momento de la compensación el encargado de la caja de la
EDS ingresará estos recursos a su caja general, haciéndolos parte de su cuadre de caja
tanto físico como del sistema.
Es necesario como se mencionó anteriormente que el rubro de caja esporádico quede
cuadrado, no obstante si al cierre del día se presenta algún nuevo recaudo posterior al
cierre de cuadre de caja diario, este deberá compensarse el día siguiente, pero el
encargado de caja debe dejar estos recursos en su caja física y no en poder del área de
ventas.
f. En el caso del centro de lubricación de Neiva, la facturación y el recaudo se hará por parte
del auxiliar de servicio al cliente y al finalizar la jornada de la mañana y tarde realizará
entrega del dinero de las ventas junto con la facturación al cajero de la agencia soportado
por el reporte ZR_CONTADO. Lógicamente al final de la tarde, al total del reporte de ventas,
restará el valor ya entregado al medio dia.
g. A cada agencia o punto de venta se asignará un código deudor a ser utilizado de manera
exclusiva para la misma. En la siguiente tabla de muestra el códigos asignado a cada
agencia.
Agencia Código deudor
Observaciones
Yamaha – Neiva 20000007 Ventas contado, llantas, lubricantes código esporádico
Repuestos – Neiva
20000205 20000206 20000207 20000208
- Mecánico - Mecánico - Asesor Rptos - Mecánico
Utilizar el que corresponda al mecánico que hace la venta
Tejar – Neiva 20000016
Plus – Neiva 20000060 20000196
Líquidos y Canastilla Gas
Ibagué – Plus 20000050 20000195
Líquidos y Canastilla Gas
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Ibagué – Suzuki Repuestos
20000220
Dorada 20000000
Florencia 20000005
Villavicencio 20000008
Yopal 20000009
Mosquera 20000221
Suzuki – Cr 30 Repuestos
20000212
Bucaramanga 20000209
Cúcuta 20000211
Valledupar 20000210
Serviteca Neiva 20000041
h. El responsable de facturación deberá tener especial cuidado en el caso de la serviteca o
de repuestos, que la venta quede registrada al asesor que efectivamente la realizo,
cambiando en la transacción VA01(pedido) pasar a INTERLOCUTOR COMERCIAL el código
del asesor que corresponda.
i. En el caso del taller de repuestos: se deberá utilizar el código del mecánico que realiza la
venta, tal como se describió en el literal (h) de éste documento.
j. En el caso de las ventas de motocicletas, se debe solicitar la creación del cliente a la oficina
principal de Ibagué por el helpdesk, éste quedará creado con condición de pago C000
(Contado) con la diferencia que la clase de pedido a utilizar será el ZCON, de tal manera
que una vez registrado el pedido quedará liberado y listo para ser facturado.
k. Los clientes con condición de pago de contado (C000) al momento de la facturación
deberá utilizarse la clase de pedido ZCON, el sistema llevara el valor de la venta a la cuenta
contable de cartera a la cual este asociado el cliente y dependiendo el producto a facturar
(ej. Cartera motos, cartera Lubes), en este caso la cancelación o pago del cliente deberá
registrarse por la transacción F-28 y compensarse a la factura correspondiente.
l. Para todos los casos en los cuales se requiera manejar un anticipo a favor del cliente, se
deberá tramitar la creación del cliente a través del área de cartera. Es decir, no se podrá
manejar anticipos con códigos esporádicos (inician por 20000xxx).
m. Es responsabilidad del Cajero de la agencia generar y comparar el reporte de las ventas de
contado del día (transacción ZR_CONTADO “REPORTE VENTAS CONTADO EFECTIVO”) contra
las facturas cuyo valor ha sido recibido de su parte, esto con el fin de verificar en todo
momento y evitar un descuadre por ej. Por ventas crédito registradas de contado o ventas
realizadas y recaudadas que no hayan llegado a sus manos.
n. Estas facturas de contado de igual manera se reflejarán en el reporte ZDIAN que debe
generar diariamente cada sede.
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o. Las facturas en la línea de motos deben quedar firmadas a pesar de ser facturas de ventas
de contado y no quedar ningún saldo pendiente con Casamotor, en las demás líneas no se
exigirá la firma por cuanto el pago ya está recibido por parte de Casamotor.
p. Para la facturación y despacho de los pedidos generados en easy sales, una vez el pedido
es registrado en SAP mediante la interfaz, el procedimiento aplicable es el P2 “Distribución
de lubricantes”, es decir, el procedimiento no sufre ningún cambio para efectos de la
facturación y despacho.
q. En el caso de las EDS el sistema de manera automática toma la información de servipunto y
genera el proceso PEDIDO- FACTURA- ENTREGA, de tal manera que una vez actualizada la
información ésta se verá reflejada en la cuenta contable de caja esporádica, y lo único que
se hará es la compensación del pago mediante la transacción ZPCONT o por la F-28.
r. Los clientes contado de EDS que requieran ship y por lo tanto tengan un código deudor,
deberán ser creados como tal a través del área de cartera, realizando la solicitud a través
del helpdesk, suministrando la información requerida.
s. Con la nueva clase de pedido, el sistema obviará la verificación de cupo de crédito y la
revisión de cartera.
t. La copia de la factura que queda en Bodega deberá llevar el sello de entregado y
archivarse en orden consecutivo y cronológico, separadas por mes.
u. Es claro que para el caso de ventas de contado aplica el concepto de devolución o
anulación siempre y cuando la factura aún no está compensada, es decir, que el cliente no
la ha cancelado.
5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD TAREAS RESPONSABLE
REGISTRO /
DOC.
REFERENC
PUNTOS DE VENTA (CLIENTES QUE RETIRAN EL PRODUCTO DE NUESTRAS BODEGAS)
Ingresar el
pedido
Ingresa a SAP transacción VA01, registra el pedido
usando la clase de pedido ZCON y el código
esporádico de la ciudad, el sistema le mostrará una
pantalla en la que deberá registrar los datos del
cliente teniendo especial cuidado con lo definido en
el numeral 4 (d) de las condiciones generales.
Nota: En caso que el cliente posea código se ingresa
y el sistema cargará los datos del cliente.
Auxiliar de
servicio al
cliente / Jefe
de Bodega
Pedido Sap
Generar
Factura
Elabora factura por la transacción VF01, llamando el
pedido generado.
La factura se genera en 3 copias que se distribuyen
de la siguiente manera:
Original para el cliente
Copia 1. Para consecutivo de bodega ZDIAN.
Copia 2. Para movimiento diario de caja.
Jefe de
Bodega Factura (2)
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ACTIVIDAD TAREAS RESPONSABLE
REGISTRO /
DOC.
REFERENC
Entrega la factura con todas las copias al cliente y le
indica que pase a caja a cancelar.
Recibir y
registrar el
pago
Informa al cliente el valor a pagar, recibe y verifica
el dinero, entrega cambio si aplica.
Registra el pago mediante la transacción ZPCONT,
llamando la factura a cancelar, coloca sello de
“CANCELADO”. Devuelve facturas al cliente (original
y copia 1) y le informa que puede pasar a bodega
para la entrega del producto. El sistema genera un
recibo de caja con el consecutivo de la agencia,
éste número debe anotarse en la factura de venta y
anexarla a la planilla de caja en reemplazo del
recibo (no es necesario imprimirlo).
Cajero
Factura con
sello
“CANCELADO”.
Registrar
entrega de
mercancía y
entregar
producto
Recibe facturas al cliente verifica que tengan sello
de “CANCELADO”, Registra en SAP mediante la
transacción VL01N la entrega de mercancía,
teniendo especial cuidado de registrar el
transportador que hará la entrega del producto al
cliente, coloca sello de “ENTREGADO” en las dos
copias y devuelve al cliente el original de la factura.
Guarda su copia para su consecutivo.
Anota en la factura el número del documento o
recibo de caja generado por el sistema.
Nota: El hecho de colocar el sello, una vez registrada la
entrega en SAP es muy importante para el control de
inventarios.
Jefe de
Bodega /
Asesor de
repuestos
Factura con
sello
“ENTREGADO”
Generar
reporte
Ingresa por la transacción ZR_CONTADO, genera
reporte del día, de su división, compara información
del reporte contra las facturas canceladas. En caso
de diferencia, aclara la situación con el Jefe de
Bodega. Adjunta reporte y facturas al movimiento
diario.
Cajero
Reporte
Ventas
contado
Movimiento
diario de caja
A la planilla del movimiento diario de caja se
adjunta en el orden del consecutivo la factura a la
cual corresponde el recaudo.
VENTAS A CLIENTES CONTADO DIFERENTES AL ESPORADICO A QUIENES SE LES DESPACHA EL PRODUCTO
Ingresar el
pedido
Ingresa a SAP transacción VA01, registra el pedido
usando la clase de pedido ZCON y el código del
cliente.
Auxiliar de
servicio al
cliente / Jefe
de Bodega
Pedido SAP
Elaborar
documento
de entrega
Genera en SAP por la transacción VL01N la entrega
de mercancía del pedido generado.
Jefe de
Bodega /
Asesor
comercial de
repuestos
Entrega SAP
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ACTIVIDAD TAREAS RESPONSABLE
REGISTRO /
DOC.
REFERENC
Generar
Factura
Elabora factura por la transacción VF01, llamando el
pedido generado.
La factura se genera en 3 copias que se distribuyen
de la siguiente manera:
Original para cobranza
Copia 1. Para consecutivo de bodega ZDIAN.
Copia 2. Para el cliente junto con el producto.
Jefe de
Bodega Factura (2)
Despachar y
Entrega
producto al
cliente
Entrega producto al cliente, coloca sello de
“ENTREGADO” en todas las copias y hace firmar del
cliente. Entrega una copia al cliente y separa
facturas originales y copias.
Entrega original – cobranza al cajero para
monitorear el pago.
Jefe fe
Bodega /
conductor.
Factura
firmada x el
cliente
Generar
reporte
Ingresa por la transacción ZR_CONTADO, genera
reporte del día, compara información del reporte
contra las facturas entregadas por el Jefe de
Bodega, confirma que estén completas.
Cajero
Reporte
Ventas
contado
Recibir y
registrar el
pago
Recibe del cliente y/o conductor, verifica el dinero,
entrega cambio si aplica, elabora recibo oficial de
caja por la transacción F-28 compensa pago con la
factura correspondiente y la adjunta a la copia azul
del movimiento de caja.
Cajero Recibo de
caja
Verificar pago
facturas
contado
Con base en el reporte generado y las copias de las
facturas que aún están en su poder, verifica con el
conductor el pago de la misma, en caso de duda
consulta directamente con el cliente.
Cajero
Reporte
ventas
contado
FACTURACION DE MOTOS
Solicitar
creación del
cliente
Solicita por el helpdesk al área de cartera la
creación del cliente, ya no es necesario informar el
valor de la moto a comprar.
Este cliente quedará creado con condición de pago
de contado y amarrado al asesor que realizó la
venta.
Asesor
comercial Helpdesk
Ingresar el
pedido
Una vez confirmada la creación del cliente con un
código 300XXXX, se ingresa el pedido por la
transacción VA01. Teniendo especial cuidado de
registrar la clase de pedido ZCON, de ésta manera el
sistema dejará liberado el pedido de manera
inmediata. El pedido deberá ingresarse por el valor
de la moto únicamente.
Asesor
comercial Pedido SAP
Generar
Factura
Elabora factura por la transacción VF01, llamando el
pedido generado.
La factura se genera en 2 copias que se distribuyen
de la siguiente manera:
Original para el cliente
Asesor
comercial
responsable
de facturar
Factura (2)
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REGISTRO /
DOC.
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Copia 1. Para consecutivo de bodega ZDIAN.
Entrega la factura con todas las copias al cliente y le
indica que pase a caja a cancelar.
En una copia de la factura registra el valor total a
pagar por el cliente.
Recibir y
registrar el
pago
Verifica y/o confirma con el asesor comercial el valor
total a pagar incluyendo el valor de los tramites y
soat (cuando aplique)
Informa al cliente el valor a pagar, recibe y verifica
el dinero, entrega cambio si aplica.
Si le queda anticipo a favor del cliente, genera la
solicitud de anticipo por la transacción F-37.
Registra el pago mediante la transacción F-28,
compensa la solicitud de anticipo y la factura de la
moto, es decir, quedará el anticipo a favor del
cliente por el valor de los trámites y soat, coloca sello
de “CANCELADO”. Devuelve facturas al cliente
(original y copia 1) y le informa que puede pasar a
bodega para la entrega de la moto.
Imprime el recibo de caja, entrega una copia al
cliente y guarda la otra para el movimiento diario de
caja.
Emite el soat (cuando es comprado por casamotor).
Cajero
Factura con
sello
“CANCELADO”.
Realizar la
entrega de la
moto
Gestiona proceso de alistamiento de la moto.
Si el cliente no compra el soat por casamotor, le
informa para que lo tramite.
Diligencia check list para la entrega F131 “control de
entrega de motos a clientes”
Diligencia documentos de garantía.
Realiza entrega de la moto al cliente.
Asesor
comercial.
FACTURACION A CLIENTES CONTADO (CON CODIGO) Y CON LOS CUALES SE MANEJA ANTICIPO
(CEMENTO especialmente)
Solicitar
creación del
cliente
Solicita por el helpdesk al área de cartera la
creación del cliente, Este cliente quedará creado
con condición de pago de contado y amarrado al
asesor que realizó la venta.
Asesor
comercial Helpdesk
Ingresar el
pedido
Una vez confirmada la creación del cliente con un
código 300XXXX, se ingresa el pedido por la
transacción VA01. Teniendo especial cuidado de
registrar la clase de pedido ZCON, de ésta manera el
sistema dejará liberado el pedido de manera
inmediata. El pedido deberá ingresarse por el valor
de la moto únicamente.
Asesor
comercial Pedido SAP
Registro del
anticipo
Registra la solicitud del anticipo a favor del cliente
por la transacción F-37.
Registra el pago mediante la transacción F-28,
compensa la solicitud de anticipo. Es decir, quedará
Cajero
agencia
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REGISTRO /
DOC.
REFERENC
el anticipo a favor del cliente por el valor
cancelado. Entrega recibo de caja al cliente con
firma y sello de recibido, deja la copia para el
movimiento diario de caja.
Entregar
productos
A medida que va realizando entregas sobre el
pedido, se genera la entrega mediante la
transacción VL01N afectando el pedido por las
cantidades efectivamente entregadas.
Jefe de
bodega
Generar
Factura
Elabora factura por la transacción VF01, llamando la
entrega generada.
La factura se genera en 2 copias que se distribuyen
de la siguiente manera:
Original para el cliente
Copia 1. Para consecutivo de bodega ZDIAN.
Coloca sello de ENTREGADO a todas las copias y
entrega la original al cliente.
Informa al cajero de la agencia para que compense
la factura contra el anticipo.
Jefe de
bodega Factura (2)
Compensar
factura
Compensa mediante la transacción F-32 la factura
contra el anticipo del cliente. Cajero
agencia
Registro
compensaci
ón SAP
6. DOCUMENTOS Y REGISTROS ASOCIADOS
P2 Distribución de lubricantes
ZR_CONTADO “Reporte ventas contado”
Anexo 1. Transacciones SAP
7. CAMBIOS CON RESPECTO A LA VERSION ANTERIOR
No aplica por ser la versión 1.
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ANEXO 1. I31 “TRANSACCIONES SAP”
Lo primero que debemos tener en cuenta es: A qué clase de cliente le vamos a realizar la
venta, si a un cliente esporádico o a un cliente ya creado?
PROCESO DE VENTA – CLIENTE ESPORADICO
1. CREAR PEDIDO
La clase de Documento Venta de Contado- Efectivo es ZCON
Ingrese a la Transacción VA01 y registre los datos del el área de ventas a trabajar, presione
Enter.
En el campo SOLICITANTE registre el código deudor que corresponda a la agencia y el sector
(línea) a la cual pertenece el producto a vender.
Ejemplo vamos a utilizar el cliente de venta contado manual 20000050
El sistema mostrará la siguiente pantalla:
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Nota IMPORTANTE:
La identificación se debe escribir con el último dígito repetido; (Obligatorio) ya que es una
validación del sistema para que se alimente las tablas de Medios Magnéticos. La factura saldrá
con la identificación exacta de la persona.
Una vez completos los datos (Referencia y cantidad) del pedido se guarda dando clic en el
icono (Guardar) de la barra superior.
En la parte inferior izquierda el sistema muestra el número de pedido creado así:
2. GENERAR FACTURA:
Ingrese a la Transacción. VF01: El sistema por defecto cargará el número del pedido generado
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Se da grabar y se genera el número de factura en la parte inferior izquierda de la pantalla así:
La factura será impresa a media carta y se direccionará a la impresora del puesto de trabajo
del cajero de la agencia.
En el caso de ser un cliente contado (C000) diferente al código esporádico, la factura saldrá
impresa en hoja completa en el formato usado para ventas a crédito.
3. PAGO.
Ingrese a la Transacción ZPCONT y digite el número de Factura a cancelar, el sistema muestra la
siguiente pantalla. Ejecute dando enter en reloj.
Una vez grabado el pago, el sistema muestra el log y confirma el documento contable
generado.
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De esta manera la factura queda compensada con el pago realizado.
4. REPORTE DE CONTROL
Mediante la transacción ZR_CONTADO, es posible generar el reporte de ventas de contado –
Efectivo, éste se puede utilizar como documento de soporte conciliatorio de las ventas de
contado del día o como reporte para auditar o realizar arqueos.
Se puede seleccionar los datos por cualquiera de los parámetros de entrada. Para este reporte
es importante que el usuario que realiza la Transacción esté actualizado en la tabla maestra de
datos de control y que la clase de pedido sea ZCON.
Este reporte puede ser exportado a Excel o impreso desde SAP.
Para generarlo ingrese los siguientes parámetros: (CAMBIAR ESTE PANTALLAZO PARA QUE
QUEDEN TODOS LOS PARAMETROS) que sale oficina de ventas
El sistema genera el siguiente reporte
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DEVOLUCION
1. PEDIDO DE DEVOLUCIÓN
Ingrese a la VA01 Utilice Clase de Documento ZDEC y registre el número de factura a la cual
se va a realizar la devolución:
Al grabar se genera el número de solicitud de devolución y se muestra en parte inferior izquierda
de la pantalla así:
2. CREAR FACTURA. (NOTA DEVOLUCION)
Ingrese a la Transacción VF01, registre el número de solicitud de devolución y presione ENTER en
ícono de grabar
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Al grabar se genera el número de la devolución
PROCESO VENTA - CLIENTE CONTADO DIFERENTE A CODIGO ESPORADICO
Las actividades descritas anteriormente se ejecutan en el siguiente orden:
1. REGISTRAR PEDIDO - Transacción VA01. Siempre clase de Documento ZCON
2. GENERAR ENTREGA DE MERCANCIA – Transacción VL01.
3. GENERAR FACTURA Transacción. VF01 para generar la factura:
4. REGISTRAR PAGOS – F-28