Universidad de Santiago de Chile
Facultad de Administración y Economía
Ingeniería Comercial
Incorporación de TIC’s “Tecnoestructura”
Integrantes:
Flor Aguirre
Aurora Becerra
Claudia Hernández
Profesor : Hernaldo Zamora Cátedra : Aplicaciones
Computacionales III Fecha : 02/12/2008
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Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
INDICE
Introducción ............................................................................................................................. 3
Presentación de la Empresa ...................................................................................................... 5
Análisis SEPTA ........................................................................................................................ 10
Entorno Social ............................................................................................................................... 10
Entorno Económico ....................................................................................................................... 11
Entorno Político-Legal ................................................................................................................... 12
Entorno Tecnológico ..................................................................................................................... 15
Entorno Ambiental ........................................................................................................................ 16
Conclusión Análisis SEPTA ............................................................................................................. 17
Análisis FODA ......................................................................................................................... 19
Problemáticas a la que se enfrenta Tecnoestructura ................................................................ 20
Desarrollo de Marco Teórico ................................................................................................... 25
Integración de Tecnología a la Empresa ....................................................................................... 25
Alternativas genertales de TIC’s .................................................................................................... 25
Integración de Tecnología específica en Transtecnia ................................................................... 28
Confección de Presupuesto ............................................................................................... 28
Facturación ....................................................................................................................... 30
Planificación de Tareas ........................................................................................................... 41
Cuadro de Actividades ................................................................................................................... 41
Carta Gantt .................................................................................................................................... 42
Diagrama de Recursos ................................................................................................................... 42
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Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
INTRODUCCION
Durante los últimos años nuestro país ha experimentado un rápido proceso de
crecimiento económico, el cual ha obedecido a una serie de factores, tales como, un sólido
manejo macroeconómico, elevadas niveles de inversión, oportunidades de apertura
económica e integración comercial y del perfeccionamiento del marco regulatorio de los
mercados.
Sin embargo, creemos que la consolidación de esta tendencia va más allá de la continuidad
de estas políticas, ya que también depende de la capacidad de las empresas e instituciones
económicas de nuestro país, las que idealmente deben desarrollar nuevas capacidades que
posibiliten ampliar la competitividad de estas y en general de nuestro país, aprovechando
las oportunidades existentes.
Dentro de estas capacidades, vemos la oportunidad que tienen pequeñas empresas como
Tecnoestructura para potenciarse en el mercado, pudiendo mejorar sus índices de
competitividad frente a otras organizaciones. Esta es una pequeña empresa nacional que
presta servicios de confección de infraestructuras a empresas constructoras contratistas de
mayor envergadura, en las cuales realiza obras de estructuras metálicas medianas, cercos, etc.
A través de distintas investigaciones hemos podido detectar ciertas oportunidades de
mejora de las actividades y los sistemas que la empresa realiza actualmente respecto de las
áreas de finanzas, operaciones y del ámbito administrativo.
Así mismo, dado que el crecimiento sostenible y el desarrollo económico le dan la
oportunidad a Chile de absorber y difundir nuevas Tecnologías de Información, hemos de
presentar en el siguiente informe el análisis de sistemas de información que representarán
una mejora sustantiva en la empresa, posibilitando a corto plazo la acumulación de nuevas
ventajas competitivas sobre las que ya ha adquirido, basadas en más conocimiento e
innovación, reducción de costos y automatización, entre otros. Estos procesos traerán
consigo una serie de cambios que afectarán al sistema económico de Tecnoestructura en
todos sus aspectos, desde la manera de organizarse internamente hasta el funcionamiento en
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Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
los mercados nacionales y la interacción con sus clientes, proveedores y entidades
relacionadas.
Específicamente, el informe contiene la presentación de alternativas de proyectos y propuestas de
valor para que la empresa en cuestión implemente nuevos sistemas de flujos de información, para
lo cual presentamos detalles acerca de la empresa, sus actuales procesos, necesidades de esta,
características de los sistemas que se ofrecen en el mercado, ventajas y desventajas de estos, etc.
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Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
PRESENTACION DE LA EMPRESA
Historia:
Tecnoestructura, comenzó sus actividades
hace 12 años y está dedicada principalmente a la
realización de servicios menores de estructuras
metálicas.
Es una microempresa familiar, la cual tiene una
dotación de personal aproximada de 5 personas,
la que varía según el tipo de obra que se realice.
Hoy en día Tecnoestructura presta servicios más
amplios a empresas constructoras contratistas, en las cuales realiza obras de estructuras metálicas
medianas, cercos, entre otras. Esta empresa se ha ido desarrollando gracias al espíritu
emprendedor de su dueño y en la actualidad obtiene ventas de alrededor de 30 millones anuales,
lo que la sitúa como una microempresa.
Identificación de la Empresa
Nombre de la empresa: TECNOESTRUCTURA
Origen: Nacional
Dueño: Sr. Luis Aguirre Ascencio
Estructura Jurídica: Empresario Individual
Rut: 11.753.743-9
Rubro: Estructuras metálicas
Año de Inicio de Actividades: 1996
Dotación de personal: 5-6 personas (variable según el tipo de obra)
Objeto social: Prestar servicios de construcción de estructuras metálicas
medianas, Diseño; Cálculo y Construcción de Estructuras de Hormigón Armado, Metal y Madera
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Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
Dirección: Pasaje Jasón # 1555, Maipú, Región Metropolitana
Teléfono: 5 390 760
Mail de Contacto: [email protected]
Leyes y normativas de Interés para la empresa:
Decreto Ley N° 830, sobre Código Tributario
Ley sobre impuesto a la Renta
Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios
Ley de subcontratación
Visión de Tecnoestructura
Contribuir a entregar el mejor servicio global en las construcciones, principalmente en la
estructura metálica. Asegurando la competitividad de la empresa mediante el servicio de calidad,
económico y confiable.
Misión de Tecnoestructura
Ser un actor relevante a nivel regional en la creación, implementación e instalación de
estructuras metálicas, seguras y eficientes para las empresas, comercios e industrias, brindando
un servicio de excelencia a nuestros clientes, una rentabilidad atractiva a nuestra empresa y
oportunidades de desarrollo a nuestros trabajadores y colaboradores.
Estructura Organizacional
Al ser una microempresa su estructura es muy sencilla, en la que el dueño es
principalmente todos los cargos superiores, esto es el toma las decisiones de compra, venta,
contratación etc. Además de actuar como relacionador público (gestiona las reuniones para
presentar presupuestos y los presenta), luego viene una secretaria quien se encarga de temas
administrativos básicos, como contestar teléfonos, llevar básicamente la contabilidad, realizar los
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Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
pagos previsionales, etc. Y por último se encuentra la mano de obra, que son maestros que
realizan el trabajo operativo, como soldadores, estucadores etc.
Ventas Anuales
Son de alrededor de 30 millones anuales, teniendo periodos en el año en el que las
demanda de este tipo de servicio aumenta como en el verano, su participación de mercado al ser
una microempresa es menor, ya que se dedica principalmente a los trabajos que las grandes
empresas constructoras no realizan, comparte participación con otras pequeñas y medianas
empresas que se detallarán más adelante.
Descripción del Cliente actual
Geográficamente se atiende principalmente y casi exclusivamente a la región
Metropolitana de Chile.
A empresas del rubro de la construcción Mercados Agrícola, Construcción, Industrial. Atacando
acuciosamente al nicho de mercado que está desatendido por las grandes empresas
constructoras, es decir, prestar servicios que dichas empresas no prestan, , por otro lado parte
importante de la cartera de clientes son precisamente estas mismas empresas denominadas
“grandes constructoras” quienes buscan a Tecnoestructuras como prestador de servicios,
Por otro lado se encuentran los clientes denominados “particulares” a los cuales ese les ha ido
atribuyendo más importancia paulatinamente.
Dueño
Secretaria Operarios
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Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
Cartera de clientes “grandes empresas constructoras” como son, DESCO, PRECON, SALFA, las
cuales representan aproximadamente un 70% de las entradas anuales, el otro 30% está
representado por otro grupo de clientes que son principalmente clientes particulares con algún
proyecto en particular, que varían ampliamente en montos y días necesarios a trabajar en ellos.
Principales Clientes:
1. DESCO: Empresa constructora. A lo largo de los años DESCO ha construido obras
en prácticamente todas las regiones del país, - desde la primera región del norte de Chile,
realizando la ampliación de la Central Hidroeléctrica de Chapiquiña, en Arica, hasta la localidad de
Porvenir -. Ha tenido como mandantes, entre otros al Ministerio de Obras Públicas, el Serviu,
Codelco, Enap, Endesa, Compañías Mineras, Industrias y numerosas personas jurídicas y naturales.
Puertos, Industrias, Puentes, tramos del Metro de Santiago, Iglesias, Edificios Residenciales,
Conjuntos Habitacionales, Oficinas, Urbanizaciones, Edificios Corporativos e Institucionales,
Recintos Hospitalarios, Colegios, Hoteles se encuentran en la larga lista de obras que la empresa
ha desarrollado a través del tiempo.
2. PRECON: empresa Constructora, realiza obras industriales (Planta Watt´s Lo
Espejo, Bodega Despacho Papel CMPC, Talleres Puerto San Antonio Emporchi, entre otros),
Establecimientos educacionales y deportivos (Escuela Industrial de Nuñoa, Hogar de Menores
Cordam, Gimnasio Bowling Salón de Actos Estadio Israelita, Colegio San Benito, entre otras),
centros empresariales, comerciales y de distribución (Centro Empresarial Flex Center II,
Multiahorro La Florida Obra Gruesa, entre otras), obras de edificación (Oficinas Planta Poliéster
Sumar, Ampliación Centro Nuclear de La Reina, Oficinas Administrativas Comando Logístico FACH,
entre otras) y obras civiles de infraestructura y especiales (Estación Satelital Longovilo I y II,
Blindaje reactor nuclear La Reina, entre otros).
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Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
3. SALFACORP: Actualmente SalfaCorp conforma uno de los mayores grupos de
empresas chilenas ligado al sector de la construcción liderando los mercados de Obras Civiles y
Montajes Industriales, participando en las obras más importantes del país. Tras la fusión con
Inmobiliaria Aconcagua, anunciada en septiembre de 2007, SalfaCorp se convirtió en el mayor
grupo de empresas chilenas ligado al sector inmobiliario y de la construcción. La unión de ambas
compañías contempla más de 65 proyectos inmobiliarios en desarrollo; 80 obras de construcción y
montaje; terrenos disponibles por 2.300.000 metros cuadrados; y un enorme potencial de
desarrollo tanto para los profesionales, como para los negocios futuros.
4. TECSA: Constructora Tecsa lleva casi 60 años aportando al desarrollo del país. Son
más de 1.000 obras concretadas las que respaldan la excelencia de servicios. Cientos de obras en
Edificación, Infraestructura, Industria, Comercio y Minería (Costanera Norte, TPI Quintero-Copec).
5. BESALCO: Construcción Obras Civiles, Estaciones La Granja Santa Julia, San Ramón,
Interestaciones Asociadas y Recintos Técnicos Complementarios, Proyecto 2 Tramos M-N, Línea 4,
Construcción Obras Civiles estaciones Grecia y Los Orientales y túneles Interestación, entre otras.)
6. BPYC: Bassi Proyectos y Construcción Ltda. dedicada a la Construcción y
reparación de edificios, casas, etc. Constructora BPC Ltda. Ingresa al mercado de la construcción
en el año 1992, distinguiéndose de inmediato por la calidad de sus obras y la seriedad con que
cumple sus compromisos, tanto en el aspecto
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Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
ANALISIS SEPTA
Entorno Social
La variable social es una variable muy importante en el análisis externo de la empresa,
vemos que es una variable importante ya que actualmente las tendencias en el sector industrial de
la construcción le permiten a la empresa encontrar nuevas oportunidades de desarrollo. Estas
tendencias vienen dadas por los cambios culturales que se están dando en la población, por
ejemplo tenemos que existe un aumento en la construcción de ampliaciones en hogares, en
general se aprecia un aumento en el nivel de la actividad en el sector construcción, explicado
principalmente por las variaciones positivas de dos de los subsectores que lo componen; la
edificación no habitacional y obras de ingeniería. En la edificación no habitacional se aprecia un
aumento en la cantidad de metros cuadrados edificados, los cuales son destinados en mayor
proporción a actividades relacionadas con el sector comercio. También vemos que el aumento en
estos subsectores se da principalmente en la región metropolitana, donde la empresa atiende sus
mayores demandas.
Los cambios en los requerimientos que están exigiendo las empresas y personas clientes de
Tecnoestructura son una mayor preocupación por la inversión en mejoras en sus construcciones,
en sus instalaciones comerciales; y/o el hecho también tan simple como para una empresa
constructora contar con un sistema de seguridad que resguarde el trabajo de sus obreros, como la
creación de cercos para cubrir las áreas de trabajo.
Vemos asimismo que dentro de las variables sociales que incrementen el requerimiento de la
empresa está el aumento de la delincuencia que se ha presentado en el país, lo que le ha
permitido a la empresa tener mayores demandas por instalaciones de mejores sistema de
seguridad en los hogares y mejores obras de estructuras metálicas en las empresas.
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Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
Entorno Económico
El ambiente económico se encuentra altamente revolucionado con la crisis subprime, la
que se desato en Septiembre con la quiebra de importantes bancos de EEUU. Pero qué es la crisis
subprime. 1La crisis subprime tiene su origen en Estados Unidos y se relaciona con los problemas
de pago de créditos hipotecarios entregados a personas de alto riesgo. Por tratarse de créditos
con mayor riesgo, el interés asociado es más elevado que en los préstamos personales y las
comisiones de los bancos y entidades financieras son considerablemente mayores.
Y como el mercado financiero norteamericano es altamente sofisticado y la deuda hipotecaria
puede ser objeto de venta y transacción mediante compra de bonos o títulos de crédito, estas
hipotecas subprime podían ser retiradas del pasivo del balance de la sociedad concesionaria
transferidas a fondos de inversión o planes de pensiones.
El problema surgió cuando las entidades financieras desconocieron realmente el riesgo asumido y
cuando se confió en que la sola plusvalía de la propiedad era garantía del pago de los
compromisos adquiridos.
La crisis hipotecaria de este año se desató cuando los inversionistas lograron identificar señales de
alarma: el alza progresiva de la tasa de interés impuesta por la Reserva Federal y el
consiguiente aumento de las cuotas de estos créditos hicieron aumentar la tasa de morosidad y el
nivel de ejecuciones (o, dicho de otro modo, “embargo”).
Pero que tiene que ver esto con nuestro país y específicamente con la construcción, la respuesta
es muy simple, todo. El sector de la construcción en Chile es un sector muy fuerte y sensible,
cuando la economía sufre perturbaciones es uno de los primeros sectores que se ve afectado, de
este modo se reduce la demanda de viviendas por ejemplo, y se han paralizado grandes
construcciones a la espera que la situación mejore. La economía deja de crecer o crece a menores
tasas de las esperadas. Aumenta el desempleo y las empresas realizan ajustes en sus costos. Por
otro lado se puede visualizar como los bancos chilenos flexibilizan las condiciones de los créditos
1 http://www.economiaynegocios.cl/especiales/subprime2007/subprime.html
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Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
hipotecarios con el fin de reactivar el sector de la construcción, como lo hizo recientemente el
banco del Estado y a lo cual se espera que otros bancos sigan su ejemplo.
Económicamente el panorama para la empresa es inestable, y aun quedan consecuencias de la
crisis por sentir por lo que se torno aun más incierto.
2Las economías emergentes como Chile que entraron en este ciclo global de ajuste con cuentas
externas y fiscales ordenadas, bajos niveles de vulnerabilidad financiera, flexibilidad cambiaria y
con un menor grado de acople a economías desarrolladas, han tenido espacio para implementar,
en algún grado, políticas monetarias y fiscales contracíclicas. En todo caso, la posible relajación de
la política monetaria en estos países ha estado limitada por el alto nivel que aún mantiene la
inflación en varios de ellos.
De este modo, la revisión del escenario externo da cuenta de un crecimiento mundial de 2,3% en
el 2009 y 3,2% en el 2010, ambas cifras bastante inferiores a lo que se proyectó en el escenario
base del IPoM de septiembre: 3,7 y 4,4%, respectivamente.
Dado este panorama, se espera que el crecimiento de la economía chilena se ubique en un rango
entre 2 y 3% el 2009, esto es aproximadamente 1,5 puntos porcentuales por debajo de lo previsto
en septiembre entre 4 y 4,5%. Hacia el 2010, en el escenario más probable, se espera un repunte
en el crecimiento de la actividad.
Estas proyecciones representan una amenaza para el sector industrial.
Entorno Político - Legal La adversa coyuntura económica de los últimos años ha provocado una desaceleración del
flujo de inversión, el que adicionalmente se ha visto afectado por diversos cambios legislativos y
regulatorios.
Como sabemos, en nuestro país las actividades industriales se encuentran fuertemente reguladas,
en el caso de la construcción, las obras de edificación se encuentran pródigamente reguladas por
2 Información obtenida del informe de política monetaria (actualizado) del Banco Central de Chile.
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Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
distintas leyes y normativas, por lo cual están afectas a una amplia gama de controles, permisos y
certificaciones ante distintos organismos, y en particular las Direcciones de Obras Municipales, el
Instituto de Construcción y la Cámara Chilena de la Construcción.
En Chile, las responsabilidades de los distintos participantes en un Proyecto de Construcción están
contenidas en la Ley General de Urbanismo y Construcciones (D.F.L. 458-1976, MINVU y Ley
19.472 de 1996) -y su Reglamento Ordenanza General de Urbanismo y Construcciones-, la cual en
lo sustancial establece, en su artículo 18, la responsabilidad del promotor o propietario primer
vendedor por todos los daños y perjuicios que provengan de fallas o defectos en la obra, sea
durante su ejecución o después de terminada -con un plazo de prescripción de 5 años contados
desde la recepción definitiva de la obra-, sin perjuicio de su derecho a repetir en contra de quienes
sean los verdaderos responsables de las fallas o defectos de construcción que dieron origen a los
daños y perjuicios.
Los proyectos de infraestructura están sometidos a una variada y profusa tramitación regulada por
diversos organismos (públicos y privados). Los trámites que normalmente se encuentran sobre la
ruta crítica dependen del tipo de proyecto, tanto según tamaño del mismo (mientras más grande
es el proyecto tiene más exigencias) como de su complejidad, así mismo son tomadas en cuenta
factores según los tiempos que toma la gestión de proyecto, cuales son los organismos
responsables y el plazo legal que existe para su ejecución, o el plazo estimado como razonable
para ello, etc.
Por otro lado encontramos otras leyes y normativas que son de interés para organizaciones como
la que presentamos en este informe.
Decreto Ley N° 830, sobre Código Tributario
Ley sobre impuesto a la Renta
Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios
Ley de subcontratación
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Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
Además como consecuencia de la mayor incidencia relativa en la calidad final de los proyectos se
sugiere la utilización de modelos como lo establecido en las normas internacionales ISO 9000,
referidas a sistemas de calidad.
En el caso del constructor de la obra, la ley le impone la obligatoriedad de velar porque en la
construcción se adopten medidas en relación al tema de la calidad, de tal forma que ella se
ejecute conforme a las normas de la Ley General de Urbanismo y Construcciones y de la
Ordenanza General, debiendo una vez terminada la obra informar las medidas adoptadas y
demostrar documentalmente que se han adoptado. De acuerdo a esto, y dado el hecho de
encontrarnos en situación contractual lo que corresponde es desarrollar un sistema de
Aseguramiento de Calidad de acuerdo a las normas aplicables en dichos casos, ya sea ISO 9001 o
bien ISO 9002, según ciertos factores a analizar en cada caso particular, los cuales determinarán
finalmente el modelo más adecuado a las necesidades del contrato. A diferencia del caso del
promotor o propietario primer vendedor, el modelo a implementar por el constructor permitirá
dar confianza a aquél (aseguramiento externo de la calidad) de que el producto suministrado
cumple con los requisitos preestablecidos. Respecto de los documentos necesarios para sustentar
el sistema de Aseguramiento de Calidad (en situación contractual), se utiliza el Manual de Calidad,
de Aseguramiento de Calidad, etc.
Por otra parte, los constructores serán responsables por las fallas, errores o defectos en la
construcción, incluyendo las obras ejecutadas por subcontratistas y el uso de materiales o insumos
defectuosos, sin perjuicio de las acciones legales que puedan interponer a su vez en contra de los
proveedores, fabricantes y subcontratistas.
Por último, y en referencia a disposiciones legales, cabe destacar lo establecido en el artículo 143
de la citada ley, en cuanto a la obligatoriedad del constructor de la obra de adoptar medidas de
aseguramiento y control de calidad para que ésta se ejecute conforme a las normas legales
correspondientes, y se ajuste a los planos y especificaciones del proyecto.
Además, una vez terminada la obra, dicho profesional deberá informar las medidas adoptadas y
demostrar documentalmente que éstas se han aplicado.
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Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
Entorno Tecnológico
La incorporación de nuevas tecnologías al área de construcción es un factor muy
importante, producto de los mejoramientos por ejemplo de los materiales o de nuevas formas de
realizar los procesos, así como otros cambios tecnológicos que se producen y de los cuales la
empresa debería tener permanente conocimiento, para mantenerse vigente en el mercado y
poder competir.
Por ejemplo; 3en la actualidad la ciencia en base al conocimiento que se tiene de los materiales
que nos brinda la naturaleza. Está aprendiendo -basada en inmensos avances en el terreno de la
física y la química- a combinarlos de formas jamás antes vistas, para venir a crear novedades
aplicables prácticamente a cualquier rubro de construcción que se piense; desde una casa hasta
una nave espacial, desde una computadora hasta un automóvil.
A través del complejo estudio de las distintas propiedades físico químicas, algunos científicos -
ciento por ciento geniales y originales- están logrando diseñar materiales totalmente novedosos;
como ser: plásticos que conducen perfectamente la electricidad, materiales cerámicos que
resisten las más elevadas temperaturas, aceros que son capaces de auto-repararse.
También por ejemplo la incorporación de formas en las que la nanotecnología puede aportar
mejoras a la construcción de carreteras, puentes y edificios.
La aplicación de la nanotecnología en las carreteras y la construcción hará posible identificar y
reparar de forma automática, sin intervención humana, brechas y agujeros en el asfalto o en el
hormigón, y fabricar señales de tráfico que se limpian a sí mismas. Se utiliza la nanotecnología
para fabricar acero y hormigón más fuertes. También para la seguridad vial. Por ejemplo en
algunos sitios de los Estados Unidos se han colocado nano sensores para vigilar el estado de sus
puentes y detectar cualquier anomalía o riesgo.
3 http://www.tecnositio.com/materiales/
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Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
Además de los avances tecnológicos propios del sector, también hay cambios tecnológicos muy
importantes que trasciende el sector en el que se encuentre la empresa y que si se incorporan
adecuadamente a la empresa puede significar una ventaja competitiva para la empresa. Como por
ejemplo la utilización de sistemas automatizados para la contabilización, la administración de las
bases de datos de clientes etc.
En base a estas y otras tecnologías este factor es muy importante puesto que la empresa deberá
constantemente informándose acerca de las innovaciones en materiales de construcción o nuevas
formas de realizar las actividades por ejemplo, de tal forma de poder cumplir con las exigencias
del mercado.
Entorno Ambiental:
Cada día adquiere mayor importancia el tema del cuidado, respeto y la responsabilidad de
las empresas con el medio ambiente. Para el sector industrial de Tecnoestructura la variable
ambiental adquiere también importancia ya que al trabajar con materiales de construcción se
está inmerso en la preocupación del reciclaje y la reutilización de sus materiales de construcción y
demolición, trabajando conscientemente en pos de las dificultades medioambientales que están
insertas las personas.
La empresa por lo tanto está consciente que el trabajar con materiales metálicos, no debe
afectar el medio ambiente de contaminación, y para esto los materiales que no los utiliza los
vende a una empresa encargada de reciclar metales, actuando responsablemente por el tema
ambiental, disminuyendo así la contaminación de desechos industriales.
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Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
Conclusión del análisis SEPTA
El análisis del entorno nos permite tener una visión más amplia para identificar el
atractivo de la industria en donde se encuentra inserta la empresa. Las variables analizadas nos
permiten tener una visión de cómo se comportara el sector de la construcción y como la empresa
deberá hacer frente a las diversas exigencias que se presenten en el mercado, como también
deberá hacer frente a las conductas que presenten sus principales competidores.
Vemos que dentro del análisis económico, la empresa se encuentra afecta a las variaciones
presentes globalmente, dado principalmente por la crisis Subprime, en donde el sector de la
construcción se ve grandemente afectado, ya que es un sector sensible que afecta los índices de
demandas en las viviendas.
Es por esto que la empresa debe estar en constante búsqueda de cómo poder seguir en la
industria participando competitivamente, logrando sobrepasar las adversidades que se puedan ir
generando, que provoquen inestabilidad en el sector.
Vemos que para la empresa es de gran importancia incorporar tecnologías de información, ya que
como sabemos crea valor a la empresa a través de una gestión integrada de su cadena de valor. La
empresa debe superar la visión que hasta el momento limitada presenta de incorporar nuevas
tecnologías de información, en donde quizás la empresa ve que implementar un nuevo sistema de
información le permitirá reducir parte de sus costos en un corto plazo, pero no toma un serio peso
de la real valor que le puede generar a futuro. También podemos agregar y resaltar la importancia
que tiene la información y su mejora tecnológica tomándola como un elemento clave para la
obtención de ventajas competitivas sostenibles a través de la coordinación de las actividades de
presupuesto y sistema de contabilización.
La incorporación de nuevas tecnologías al área de la construcción le permite a la empresa mejorar
sus procesos de producción, también debe estar al día en los nuevos avances tecnológicos de los
materiales de construcción que utiliza la empresa, estando al tanto de los requerimientos que se
presenten en el mercado y de cómo también la competencia está reaccionando a éstas exigencias.
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Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
La importancia de generar ventajas competitivas utilizando de buena forma la tecnología de
información le permite a la organización aumentar la eficiencia en sus procesos administrativos,
mejorando la capacidad que tenga la empresa para hacer frente a sus problemas, ya que
utilizando un proceso de información tecnológico le permitirá mejorar su capacidad para resolver
sus problemas, como también obtener soluciones más rápidamente.
Así también la empresa estará más preparada para el futuro, ya que incorporar nuevas tecnologías
le permitirá marcar un antes y después en la organización, en el futuro tendrá una base de
información rica, que podrá utilizar para tomar nuevas decisiones estratégicas a favor de la
empresa, mejorando su forma de hacer negocio.
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Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
ANALISIS FODA
Factor Clave de éxito Fortaleza Oportunidad Debilidad Amenaza TI
Acceso a Clientes Relación directa y
estrecha con clientes
Acceso a gran cantidad de
clientes potenciales
Baja utilización de
correos masivos
Escasa presencia en
internet
Pérdida en la
participación de
mercado
Internet
Teléfono
Relación con los
clientes
Clientes antiguos y
conocidos
Responder a nuevos
requerimientos y
necesidades de los clientes
Pocos servicios y
transacciones en línea
Pérdida de clientes
antiguos
Imposibilidad de
obtener nuevos
clientes
CRM
Procesos Internos
Procesos
relativamente
estándar
Reducción de costos
Eficiencia
Deficiencia en los
procesos actuales
(falta de
automatización)
Pérdida de
competividad
Facturas
electrónicas
Excel avanzado
Integración de
información de las
áreas
Pocas áreas
Conocimiento de
todos los procesos
internos
Aprovechamiento de la
sinergia
Acceso a información en
tiempo real
Mejorar e integrar los
procesos de negocios
Base de datos con
gran cantidad de
errores
Incompatibilidad
entre áreas
Fugas de
información
Duplicidad
Red interna
(LAN)
EIS
Capacitación de
personal
Reducir los costos de
capacitación
Capacitaciones masivas
Aumentar la
productividad
Cultura no acorde con
los nuevos métodos
Personal Obsoleto
Bajo capital
humano
E-learning
Control de gestión
Número reducido
de personal
Procesos simples
Visualización más clara y
oportuna de desviaciones
Desconocimiento
de beneficios de
control de gestión
Administración de
baja capacidad
Baja consecución
de metas
Mayores márgenes
de ineficiencias
Sistema de
control de
gestión
Acceso al sistema
financiero
Mejorar acceso al sistema
financiero
Información de baja
calidad
Imposibilidad para
conseguir créditos
Tasas de interés
elevadas
Sistema
contable
Productividad Operaciones y
procesos simples Aumentar la productividad
No existen mediciones
de productividad
Competidores más
productivos
Sistema de
producción
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Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
Problemáticas a las que se enfrenta Tecnoestructura
A continuación se analizarán a grandes rasgos los problemas centrales de la empresa, de
las cuales se le buscara solución a problemas administrativos, los cuales serán detallados y
analizados con mayor profundidad.
Se pudieron observar problemas tales como:
Problemas Financieros
Necesidad de recursos para financiar las inversiones, mejoras y renovaciones, pero al ser un
microempresa se ve enfrentada a dificultades para acceder a los recursos, por falta de
información, por los riesgos asociados, o por poca accesibilidad al mercado financiero.
Generalmente los créditos a los que pueden acceder son sólo de corto plazo se justifica por la
naturaleza misma de los negocios que éstas emprenden, el costo de estos créditos es más alto
por la mala calidad de información que generan las microempresas, es decir, son más
riesgosas, y esto se deriva en el cobro de mayores primas por riesgo.
Problemas Operacionales
o Publicidad: no es posible generar campañas de alto costo.
o Mercado objetivo limitado: debido a las características propias de estas empresas
no abarcan mercados más allá de la región donde se encuentran establecidos.
o Tamaño: Dificultad para alcanzar economías de escala y economías de ámbito.
o Limitaciones para competir en licitaciones de gran tamaño.
Problemas de Administración
Falta de información para la toma decisiones, pérdida de clientes, inversiones innecesarias,
baja productividad, etc.
La innovación se ve restringida por aspectos presupuestarios y por limitaciones al acceso de
fuentes de información, imposibilitando el desarrollo de tecnología y la adopción de nuevos
métodos de producción y de manejo de información.
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Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
Tecnoestructura es una microempresa, que tiene sus procesos administrativos poco o
nulamente automatizados, no utiliza los recursos disponibles, intentaremos solucionar dos
problemas siguientes:
Primero referente al Presupuesto, el cual es rudimentariamente realizado en Excel.
Como lo muestra la siguiente imagen
La realización del presupuesto es del siguiente modo:
1. Ingresa la solicitud de presupuesto, la cual puede ser vía telefónica o por correo
electrónico.
2. Se cotiza materiales y demás necesarios para la obra.
22
Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
3. Se ingresan los datos a la hoja de Excel
4. Se realizan los cálculos, sin la utilización de un formulas muy avanzadas, si no que se crean
las necesarias en el momento.
5. Se envía el presupuesto de forma impresa o vía correo.
Desventajas del Sistema
No existe automatización, por lo que el tiempo en realizar el presupuesto es de
alrededor de 1 hora ( esto se refiere al ingreso de los datos a la hoja de Excel, y el
cálculo)
Baja seguridad, ya que el envió es en una hoja de Excel la cual puede ser modificada.
Inadecuada presentación (imagen) del presupuesto.
Diagrama de Flujo
Solicitud de Presupuesto
Cotización de materiales
Ingreso de datos
a la factura
Cálculos
Envío de presupuesto
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Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
Segundo, el Sistema de Facturación física (básicamente manual), para lo cual
incorporaremos alguna tecnología.
Tecnoestructura RUT N° 11.753.743-9
Pasaje Jasón # 1555, Maipú, Región Metropolitana 5390760
Nombre:
Nº de Factura: C.I.F. Nº:
Dirección:
Fecha:
Ciudad:
OBRA:
Cantidad Descripción TOTAL
BASE IMPONIBLE -
IVA 19% -
TOTAL -
24
Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
Proceso de facturación
Luego de aceptado el presupuesto y tomados los acuerdos necesarios, se ejecuta la obra el
proceso de facturación es el siguiente
1. Obtención de Facturas impresas. Debidamente timbradas por el servicio de
impuestos internos
2. Obtención de datos del cliente.
3. Rellenado de las facturas manualmente.
4. Entrega de factura.
Desventajas
Los costos de facturación manual son más elevados que la facturación electrónica.
Además hay que considerar de igual forma que con la facturación manual no
registran los datos esenciales de la factura como la obra, el monto facturado, el
cliente, etc. Datos que podrían ser muy útiles para futuros servicios.
Se corre el riesgo de perder alguna factura o de que el tiempo las deteriore.
Obtención de facturas
Obtención de datos de cliente
Completar facturas
Entrega de factura
25
Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
Desarrollo Marco teórico
Integración de Tecnología a la empresa
Con los avances tecnológicos existentes hoy en día es necesario que las organizaciones se
encuentren integrando tecnologías de forma continua para ser cada vez más competitivas.
Existe una amplia gama de procesos que permiten un “valor agregado” a la organización,
mejorando su situación actual y que pueden ser percibidos por el entorno; por sus clientes y
proveedores, como mejoras en la eficiencia de los procesos, lo que a su vez puede ver mejorado
los niveles de ventas, maximizar la utilidad de la empresa y aumentar sus tasas de productividad
general hacia niveles óptimos, etc.
Específicamente, los recursos y las opciones no son muchas cuando dentro de nuestra economía
nos referimos a las conocidas Pequeñas y Medianas Empresas, denominadas más comúnmente
como PYMEs. En este tipo de organizaciones es común encontrar que el manejo de la información
no es el más adecuado, pues cada área la procesa a nivel local, no existen bases de datos
comunes, ni procedimientos automatizados para compartir éstos datos, por lo que la presencia de
errores como duplicidad, inconsistencia omisiones, entre otros, es bastante habitual, y por lo tanto
la probabilidad de tomar decisiones incorrectas es alta, produciendo retrasos en los procesos,
aumento de costos, llegando incluso a la perdida de negocios rentables por el solo hecho de no
tener un adecuado apoyo al momento de decidir.
Alternativas generales de TIC’s
Para evitar estos problemas, encontramos que hoy en día existen una gran cantidad de
alternativas que le permiten a la empresa en cuestión satisfacer sus necesidades en cuanto a lo
que a Tecnologías de Información se refiere, como por ejemplo, a través de la utilización de un
software específico para la empresa, cuyo diseño e implementación se realizan a la medida de los
requerimientos de las empresas. También encontramos el uso de aplicaciones estándar para las
PYMEs, los cuáles son softwares que están pre hecho por empresas especializadas en el tema, así
26
Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
como la implementación de Internet y sus derivados como solución tecnológica para las
empresas.
En el primer caso, el software específico es realizado en base al conocimiento que tiene el
empresario PYME de su propia empresa a través de la experiencia. Su conocimiento le permite
tener una visión detallada de cómo debe funcionar la empresa, lo que le permite tener una visión
más clara de cuáles son los procesos que pueden automatizase mediante el uso de Tecnologías de
Información y Comunicación para así mejorar la eficiencia de los procedimientos que realiza la
empresa. Esto también le proporcionará la seguridad al empresario PYME de que la solución a sus
problemas con el uso de TICs se resolverán siguiendo, respetando y adaptándose a la forma como
él quiere que se realicen las funciones, y como quiere que se obtenga la información para el
control y la gestión.
Es importante hacer notar que el uso de esta alternativa se consideraría siempre que la posibilidad
de adquirir un software estándar en el mercado implicará un desembolso mucho mayor que hacer
el software a la medida para la empresa.
La segunda alternativa puede justificarse por dos razones: Las empresas de mayor tamaño,
especialmente las clasificadas como medianas y grandes, se encuentran en la madurez de su ciclo
de vida, consolidándose en los mercados, por lo que la eficiencia y automatización de la
producción ya ha sido una variable considerada y solucionada. La problemática pasa ahora por la
necesidad de integrar sus departamentos, mejorar la gestión y control de la información, organizar
los procesos internos como consecuencia del crecimiento en las ventas o mayor participación de
mercado, repercutiendo con ello, en un mayor movimiento en los diversos departamentos. Este
tipo de problemáticas son comunes para este tipo de empresas que se encuentran en situaciones
similares, por lo que cada una de ella son consideradas por las empresas desarrolladoras de
software, las cuáles ofrecen soluciones inmediatas y con posibilidades de adaptación, lo que
permite obtener las mejoras necesarias para lograr la eficiencia y mejorar el control y la gestión de
la información.
En cuanto a la alternativa de implementar la Internet como solución tecnológica, esta responde en
su gran mayoría a una necesidad comunicacional e informativa, con un claro objetivo comercial, lo
que permite que la Internet sea el nexo entre la empresa y sus Clientes/Proveedores. Además de
27
Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
ello, Internet es muy importante para comunicar la información entre las sucursales y la casa
matriz de una empresa usando para ello, por ejemplo, el correo electrónico, que permite una
comunicación rápida e instantánea lo que sirve para obtener respuestas rápidas y en los
momentos necesarios. Además tiene la ventaja de que en él se puede enviar gran cantidad de
información desde un punto a otro.
Si bien habitualmente el empresario PYME ve a estas alternativas recién mencionadas como la
solución a sus problemas, muchas veces desconoce la necesidad, exigencia e importancia de que
estas requieren de un hardware idóneo, compatible y capaz de soportarlas, como además, de la
necesidad de implementar sistemas de redes, principalmente si su objetivo es centralizar o
integrar la información.
Como podemos ver, estas tres alternativas descritas necesitan primero que todo que la empresa
se encuentre dispuesta a realizar inversiones en los siguientes recursos que hemos definido como
básicos para el desarrollo de tecnologías de información al interior de la misma:
Presencia de PC
Conexión a Internet
Conocer el manejo y saber utilizar recursos disponibles para el desarrollo de actividades
comerciales y administrativas.
Estos recursos son la base para que las Tecnologías de Información en la empresa sean un gran
aporte en las diferentes labores administrativas que realiza la empresa, permitiéndole automatizar
cada una de las tareas que realiza, optimizando la utilización de los distintos recursos disponibles,
realizar sus principales operaciones en forma rápida y eficaz, mediante la utilización del correo
electrónico, banca electrónica, relaciones con los proveedores, programación de los procesos
productivos, controles administrativos a través del computador y haciendo uso de la
interconectividad, etc.
28
Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
Integración de Tecnología especifica en Tecnoestructura
Como hemos revisado con anterioridad, Tecnoestructura es una microempresa, que tiene
sus procesos administrativos muy poco automatizados, desaprovechando los recursos y
potenciales disponibles. Es por esto que a continuación son presentados los sistemas que sin duda
significarían mejoras al interior de esta organización, cuyas soluciones están dadas por los
problemas descritos anteriormente.
1. Confección del Presupuesto.
Actualmente el presupuesto es realizado rudimentariamente en el programa Excel de
Microsoft Office, es decir, este es confeccionado por una persona que ingresa de forma manual
todos y cada uno de los datos.
¿Qué es Excel?
Excel fue originalmente escrito para la Apple Macintosh de 512k en 1984-1985. Excel es
una de las primeras planillas de cálculo en utilizar una interfaz gráfica con menús desplegables y la
capacidad de clickear utilizando un puntero. Anteriormente se consideraba, que la planilla de
cálculo Excel era para mucha gente más fácil que usar que el comando de interfaz de línea de
los productos de PC-DOS.
Descripción del Programa
Un archivo de Microsoft Excel consta de un libro que contiene una o más hojas. Una hoja
es como una hoja grande de contabilidad, con filas y columnas que se cruzan para formar celdas
que guardan datos. Los datos pueden ser números o texto que pueden introducir fórmulas que
calculan valores basados en referencias a otros números del libro.
La hoja de Microsoft Excel tiene una longitud de 16.384 filas y un ancho de 256 columnas.
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Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
Ventajas y características principales
Es un programa de fácil manejo y muy potente, se realizan buenos trabajos, como puede ser
una factura o bien nóminas o también llevar un control de los apuntes del banco, llevar las
comisiones, los pagos, etc.
Los cálculos en este programa no son comparables porque mientras no se especifique lo
contrario son exactos - en Excel son muy precisos.
Excel incorpora un potente instrumento "El Solver". Este instrumento hace lo que los
técnicos llaman "optimización": calcular el mejor valor de una función sometida a unas
restricciones -o a ninguna-. Se pueden introducir muchas restricciones y la velocidad con las
que calcula las soluciones es asombrosa.
Una de las posibilidades de Excel es la de presentar los datos de forma estética: puedes
ponerles varios tipos de bordes, usar varios tipos de letra...
Puede utilizar hojas para almacenar datos numéricos
Utilizar las órdenes y herramientas de Microsoft Excel para ejecutar cálculos con sus datos.
Puede ordenar, reorganizar, analizar y presentar sus datos fácilmente utilizando
las prestaciones de Microsoft Excel, como son la copia, el desplazamiento, la ordenación, la
consolidación, la representación gráfica y las tablas dinámicas.
Puede en Excel sumar filas y columnas.
Puede crear fórmulas para realizar cálculos tan simples como sumar los valores de dos celdas,
o tan complejos como encontrar la desviación de un valor concreto con respecto a un
conjunto de valores.
La utilización de las casillas del Excel para realizar evaluaciones de una misma función con
diferentes valores, es una de las características principales de este herramienta
En Excel podemos insertar y/o eliminar celdas, filas y columnas, diferente si trabajamos
manualmente, ya que tendríamos que realizar el trabajo casi completo nuevamente si
necesitaremos una fila o una columna.
Podemos crear gráficos. Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de
cálculo facilitando de esta manera su interpretación. A la hora de crear un gráfico, Excel
dispone de un asistente que nos guiará en la creación de éste. Puede crear gráficos de dos
formas: en la misma hoja que sus datos o en una hoja de gráfico aparte en el mismo libro de
trabajo.
30
Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
La idea en general consiste en automatizar este presupuesto enlazándolo a bases de datos
de los clientes de donde se puedan obtener los datos repetitivos, además agregarle opciones de
formulario que permitan una mejor utilización de este
2. Facturación.
El Sistema de Facturación actual de Tecnoestructura es básicamente manual, por lo que la
incorporación de la tecnología adecuada permitirá a la empresa mejorar sustancialmente este
proceso administrativo. La idea entonces, es que la empresa incorpore un sistema de Facturación
Electrónica, a fin de que pueda posicionarse en nuestro país en la liga de las organizaciones más
competitivas en materia digital.
Este proyecto implica la realización acciones como investigar de que se trata el sistema, cuales son
las ventajas y desventajas de este, que regulaciones exige el Estado e instituciones a fines, cuales
son las opciones que ofrece el mercado, programas de incentivo existentes del gobierno y
privados, etc.
Comenzaremos por responder a la primera de estas inquietudes acerca de que se trata este
sistema.
La Factura Electrónica
Hoy en día sabemos que la Factura es uno de los documentos tributarios más comunes en
el mercado, y es de gran importancia para el Servicio de Impuestos Internos (SII) ya que cada
transacción afecta a impuesto, realizada entre dos agentes, debe ser respaldada por una factura o
un documento de similares características, por lo tanto, el proceso de facturación, principalmente
en aquellas empresas con alto número de transacciones, es un proceso que implica costos
financieros y operativos considerables. El ahorro de estos costos es la principal razón del porque el
SII y el gobierno han impulsado el proyecto de la Factura Electrónica.
Por tanto La Factura Electrónica es sin duda una de las TICs avanzadas más importantes del
momento, esto principalmente porque significará una fuerte contribución al desarrollo económico
de Chile, además de ser considerada como un proyecto clave dentro de la Agenda Pro
31
Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
Crecimiento, y el más importante del Gobierno Electrónico en lo referente a la Agenda Digital. Este
proyecto apunta principalmente al ahorro de estos costos financieros y operativos asociados al
proceso de facturación, los que podrán destinarse a procesos productivos. Según estima la Cámara
de Comercio de Santiago, estos ahorros podrían alcanzar los US$ 300 millones, lo que representa
un 0.5% del PIB y un tercio de la inversión anual en Tecnologías de Información. Todo esto sin
contar los gastos de preimpresión en papel especial, autorización y timbraje ante el SII, emisión de
3 copias, ensobrado, despacho, registro, seguimiento al pago, almacenamiento físico, etc.
En una primera etapa se espera que las principales ventajas del nuevo sistema estén asociadas
directamente con los costos de la facturación, pero también podría dar comienzo a la creación de
nuevos negocios y a la modernización de los procesos administrativos, logísticos y de negocio de la
empresa.
Específicamente la Factura Electrónica es la representación informática de un Documento
Tributario Electrónico (DTE) y que reemplaza al documento físico, pero con idéntico valor legal. Es
la respuesta a la convicción de un gran ahorro de costos producto de la automatización del
proceso de facturación, además de mejoras en el proceso de negocio del contribuyente y facilitar
el desarrollo del comercio electrónico.
La factura electrónicas uno de los proyectos centrales en el ámbito de simplificación tributaria de
la Agenda Pro Crecimiento que el Gobierno viene impulsando con organizaciones empresariales.
Después de su exitosa puesta en marcha, el Servicio de Impuestos Internos se encuentra muy
comprometido en masificar el uso de la factura electrónica, recordemos que esta una de las
principales iniciativas propuestas en la Agenda Digital.
La tecnología de firma digital permite en la actualidad que se intercambien documentos
electrónicos con la plena confianza de los usuarios, acerca de la identidad de los emisores y la
integridad de los datos que contienen. La promulgación de la ley de firma digital permite que la
factura, así como otros actos y contratos firmados por este mecanismo, sean legalmente válidos y
tengan el mismo efecto que los celebrados por escrito. La promulgación de esta ley está
enmarcada dentro de la estrategia del Gobierno de posicionar al país en la vanguardia de la nueva
economía.
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Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
En Septiembre de 2003 el Servicio de Impuestos Internos declaró abierto el proceso de
masificación de la factura electrónica para todos los contribuyentes. A partir de ese momento, los
contribuyentes pueden postular y certificarse como emisores y receptores de factura electrónica a
través de Internet y obtener la resolución del SII que los autoriza a operar con documentos
tributarios electrónicos.
Análisis de Costos de las Facturas
La importancia para nuestra empresa en análisis y también para las grandes empresas,
viene dada por el ahorro que significa la implementación de este sistema, el cual se hace más
evidente en empresas con un alto volumen de facturación, el cual se estima, por la Cámara de
Comercio de Santiago en un tercio del valor actual por documento, sin contar los ahorros
obtenidos por una mejor administración de la información y el aumento de la seguridad.
Como podemos ver, a continuación presentamos dos cuadros que nos permitirán comparar la
incidencia en los costos que significa pasar de la utilización de facturas físicas a facturas
electrónicas, en base a la información recabada desde la Cámara de Comercio de Santiago.
Cuadro N˚1: Costo de facturación por contribuyente por Factura Física
N° FACTURAS EMITIDAS 8 100 500 1.000 10.000 296.000
Costo Impresión DT 90480 24570 9555 5897 914 46
Costo Timbraje 866 419 195 80 24 2
Procesamiento 197107 44064 14868 8604 1256 78
Despacho Físico 300672 85050 34020 22861 4269 383
Almacenamiento Físico 160080 45713 16814 10584 1651 86
Perdida de Papeles Valorados 1428 1428 1428 1428 8566 57
COSTO TOTAL 750633 201784 76880 49454 8970 652
33
Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
Cuadro N˚2: Costo de facturación por contribuyente por Factura Electrónica
N° FACTURAS EMITIDAS 8 100 500 1.000 10.000 296.000
Costo Impresión DTE 50112 13860 5250 3266 510 26
Procesamiento 147830 33453 11151 6453 942 65
Despacho Físico 211584 53865 19950 11491 2003 135
Conexión a Internet 691 636 608 508 70 16
Almacenamiento electrónico 24469 9044 3938 2552 395 24
COSTO TOTAL 434686 110858 40897 24270 3920 265
Finalmente, en base a la información recogida por ambos cuadros podemos ver que según
el número de facturas emitidas efectivamente si existe una diferencia sustancial para la empresa,
lo cual se traduce en un ahorro de los costos si utiliza el sistema de Facturación Electrónica, que se
incrementa cuando aumenta el número de facturas emitidas.
En el siguiente cuadro podemos ver la diferencia relativa que existe entre los costos totales que
significa la utilización de cada sistema.
Cuadro N˚3: Comparación de Costos entre Sistemas de Facturación
N° FACTURAS EMITIDAS 8 100 500 1.000 10.000 296.000
Costo Total F. Física 750633 201784 76880 49454 8970 652
Costo Total F. Electrónica 434686 110858 40897 24270 3920 265
AHORRO DE COSTOS 42.1% 45.1% 46.8% 50.9% 56.3% 59.3%
34
Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
Implementación del Sistema de Facturación Electrónica Por otro lado, debemos definir como se relaciona la implementación de este sistema con
la plataforma pública, determinando los requerimientos específicos de la ley, es decir, de acuerdo
al volumen de transacciones manejadas, tanto de emisión como de recepción de este tipo de
documentación digital, con el propósito de hacer más fácil para la empresa todo el proceso, según
lo establecido por el SII, quienes son los responsables de brindar dicha plataforma, ofreciendo un
espacio para que la empresa contribuyentes puedan en forma gratuita facturar y recibir
directamente la documentación de terceros en su sitio web institucional. Para llevar a cabo esto,
encontramos que el primer desafío planteado en este sentido apunta a establecer un sistema con
acceso de calidad a la red, para lo cual la empresa debe invertir en tecnología, específicamente
equipo físico (computadores) y acceso a internet y en segundo lugar es necesaria la formación del
capital humano, instruido para el manejo de la tecnología digital.
Una vez implementado el sistema de facturación electrónica, y que la empresa cuente con los
certificados digitales y la autorización del SII, el empresario está capacitado para solicitar los folios
autorizados por el SII para emitir sus facturas electrónicamente. Por lo tanto, previo a la
generación de un documento tributario electrónico es preciso que la empresa obtenga, desde el
sitio Web del SII, un rango de folios autorizados para los documentos que generará en forma
electrónica. El SII adjuntará a cada rango autorizado un “código de autorización” asociado a ese
rango de folios, que será utilizado para la obtención del timbre electrónico que aparecerá en el
documento como un código de barras 2D.
Al generarse el documento debe ser firmado por la persona autorizada en la empresa ante el SII
para hacerlo, luego se le debe enviar una copia electrónica del documento al receptor y se enviará
automáticamente otra copia al SII, por lo que en caso de duda el receptor podrá verificar
directamente en www.sii.cl su autenticidad.
Si el receptor no cuenta con el sistema de recepción de facturas electrónicas, o se despachan
mercaderías de un lugar a otro, se debe utilizar una copia impresa en papel corriente, la cual, el
receptor estará obligada a almacenar.
35
Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
Mensualmente la empresa deberá enviar información de los libros de compra y de venta, de
acuerdo al formato establecido por el SII. Esta información de los libros de compra y venta deberá
incluir la totalidad de los documentos emitidos y recibidos, tanto electrónicos como manuales.
Toda corrección de una factura válidamente emitida debe ser realizada vía Notas de Crédito o de
Débito electrónicas.
Es importante señalar que existen opciones de carácter público para llevar a cabo esta tarea, como
son los programas enfocados al ámbito de la capacitación, donde en los últimos años los montos y
coberturas de la franquicia tributaria SENCE para capacitación digital han aumentado
significativamente, así como capacitaciones en TIC’s vía FONCAP y ChileCalifica.
La importancia radica en otorgar al personal herramientas necesarias para desarrollarse en la
empresa respecto estas nuevas tecnologías, consiguiendo de este modo aumentar la rentabilidad
de las inversiones realizadas por la empresa en este sentido.
Legislación Electrónica
Respecto al uso de este recurso, este se encuentra amparado bajo el marco jurídico de la
Ley de Documento y Firma Electrónica, y también por las anteriormente promulgadas Ley de
Delitos Informáticos y la Ley de Protección de la Vida Privada, que difunden el uso confiable de
plataformas electrónicas e incentivan su uso y masificación entre las organizaciones. Respecto a
las Pymes, tiene un impacto directo sobre el Título ejecutivo de la Factura Electrónica
Cabe destacar que si la empresa Tecnoestructura comienza a utilizar este sistema de facturación
electrónica podrá acceder al sistema de Factoring Electrónico (e-factoring), que le permitirá a su
vez aumentar su competitividad, al ser una nueva opción de financiamiento para éstas.
Softwares tecnológicos
Respecto al desarrollo de este sistema, la implementación dependerá de la adquisición de
un software en especial. Actualmente existen muchos tipos de aplicaciones disponibles en el
mercado, cada una con características distintas.
36
Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
Generalmente para estos softwares, la licencia es cancelada sólo una vez y no se incurren en
costos adicionales para desarrollar la aplicación del sistema en la empresa. La principal desventaja
es que se debe escoger una aplicación que se adecué a las características de la empresa,
principalmente a su proceso de facturación; además del hecho de que se estará ligado al soporte
que entregue el creador, por lo tanto también es importante estudiar la confiabilidad que este
ofrezca.
Los siguientes son ejemplos de algunas de esas aplicaciones que están disponibles para pequeñas
empresas como es el caso de Tecnoestructura.
“Factures” creado por E-CertChile, es un software de administración de DTEs, desarrollado
sobre tecnología Microsoft. Su costo oscila entre las UF 100 y las UF 700.
Transtecnia S.A. ofrece un software llamado “E-Safe” el que puede recibir y enviar facturas
electrónicas, controlar los libros de Compras y Ventas y cuenta con aplicaciones que
realizan la contabilidad inmediata. El costo del software, que incluye una garantía de
adecuación a cambios tributarios, es de $40.000 mensual, más $295.000 por los servicios
de instalación.
C&C NET Ltda. creó Extensible Cash, esta solución automatiza la operación de las
empresas, mediante un mecanismo de generación automático de DTEs, dando la
oportunidad de incorporar funcionalidades para la integración en línea con otras empresas
o medios de pago electrónico, entre otras.
DTE Plus fue creada por Azurian. Es una herramienta multiplataforma, lo que le permite
adaptarse a cualquier arquitectura; acepta altos volúmenes de documentos electrónicos
sólo incrementado su hardware, y está integrada por componentes que pueden ser
reutilizados para actividades críticas.
Una alternativa adicional es la posibilidad de que la empresa desarrolle su propio
software. Pero para este caso queda desestimado puesto que al interior de la empresa no existe
capital humano capaz de desarrollar una herramienta de esta tecnología.
37
Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
Por otro lado, existe la posibilidad de que la empresa presente sus inquietudes a alguna
empresa dedicada a desarrollar este tipo de programas, permitiendo crear y utilizar un programa
de Facturación Electrónica según las necesidades específicas de la empresa. La desventaja es el
desconocimiento y falta de información respecto de los costos que este proceso involucra.
De igual manera existe la posibilidad de que la empresa externalice el proceso de facturación
(Outsourcing), actualmente las soluciones que se ofrecen son a través de planes adecuados para la
empresa, en términos de números de documentos que emita y reciba. Generalmente el soporte
del sistema es un portal en Internet, y los precios dependen del número de documentos emitidos.
Un ejemplo es el caso de E-CertChile, con su producto “Facture Service”, cuyo costo promedio por
DTE enviado y recibido es de $50. También encontramos a Telefónica CTC Chile, a través de un
portal especialmente diseñado para las PYMEs ofrece este servicio de outsoursing; los planes, van
desde las UF 0,25 ($4.230 aproximadamente), incluyendo el certificado digital.
La principal ventaja de esta alternativa es que el outsourcing implica un medio de economía
significativo, donde cifras empresariales demuestran ahorros de hasta un 50% en inversión
tecnológica, pero con esta alternativa, al igual que con la adquisición de un software de aplicación,
es muy importante el respaldo y soporte técnico posterior ofrecido por el proveedor, ante
requerimientos de modificación o de actualización de la solución, además de la seguridad que
ofrezca en términos de continuidad del servicio y de confidencialidad de la información de la
empresa.
Como mencionamos con anterioridad, es pertinente establecer cuáles son las opciones que el
gobierno de nuestro país ofrece. En este sentido encontramos que la Cámara de Comercio de
Santiago ofrece financiamiento a través del cofinanciamiento de proyectos en las siguientes áreas:
Comercialización y Ventas
Operación y Logística
Finanzas y Contabilidad
Gestión de Calidad – ISO 9000
38
Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
Este cofinanciamiento es posible utilizarlo para financiar proyectos asociados al nuevo sistema de
facturación electrónico.
Por último el SII también pondrá a disposición de las PYMEs una aplicación básica y gratuita,
similar al proceso de declaración de renta, ingresando al sitio Web del SII (www.sii.cl).
Análisis de Ventajas y Desventajas del Sistema
Sin duda la implementación de este nuevo sistema traerá muchos y muy variados
beneficios que provienen principalmente del aumento en eficiencia que se logra producto de
disminuciones de costos y mayor rapidez de procesamiento de información. Estos son algunos de
los principales beneficios de la E-factura:
La simplificación y agilización de los procesos de facturación y pago a través de una gestión
informatizada de los documentos. A mayor proporción de facturas emitidas
electrónicamente, se obtiene mayor simplicidad de procesamiento. El archivo que
contiene las facturas enviadas puede ser visto rápidamente, impreso cuando sea necesario
y usado como plantillas para nuevos documentos. Además se mejoran los tiempos de
búsqueda de los documentos.
Se producen ahorros en costos operacionales (papel, impresión y timbraje de la factura,
despacho y envío de las mismas; además de su almacenamiento). Bajo el nuevo sistema se
pueden evitar muchos gastos innecesarios, en los cuales hoy una empresa debe incurrir,
tales como los relacionados con la impresión no en papel corriente y sino en papel
prefoliado, el envío de los documentos, ya que es posible la facturación a distancia, o
facturación remota, debido a que bastará con un mail para hacer llegar el documento al
cliente que se encuentra a miles de kilómetros de distancia. Además se podrán percibir
ahorros en tiempo de manejo de los documentos electrónicos.
El nuevo sistema mejora la comunicación entre clientes, proveedores y SII. Esto le permite
a la empresa enriquecer el servicio al cliente y originarles ahorros de costos relevantes,
relacionados con el manejo de los documentos y confiabilidad de estos. Además se
produce un enriquecimiento de la imagen de la empresa, ya que el procesar las facturas y
enviarlas electrónicamente otorga una imagen moderna. Con respecto a la relación que se
establecerá con el SII, ocurrirán dos cosas, la primera de ellas es que se simplificará la
39
Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
declaración y pago de impuestos, y la segunda, es que aumentará el nivel de fiscalización,
al respaldar digitalmente todas las acciones de los contribuyentes.
Se reducen los errores en el proceso de facturación, principalmente los asociados a la
digitación, porque el lenguaje estándar de las facturas electrónicas incorpora la capacidad
de utilizar información contenida en otras para generar una nueva, esto se denomina
“función de upload” que permite que las empresas usen este medio para modificar y/o
preaprobar facturas emitidas, haciendo innecesaria la digitación repetitiva.
Se reduce el riesgos de fraude por la indebida utilización de los documentos, ya que se les
pueden verificar, a través de la pagina Web del SII, las 24 hrs. del día. Además de
aumentar la confidencialidad de los documentos durante todo el proceso, evitando robos
y la falsificación.
La FE, al enviar automáticamente una copia al SII al momento de generar el documento,
evitará la evasión tributaria, concepto por el cual el Estado espera recibir alrededor de US$
800.
Además de que se mejora el resguardo de la información, principalmente por el hecho de
que los DTEs, al ser un medio digital, pueden ser fácilmente guardados en un disquete, CD,
memoria de un computador o cualquier otra forma de almacenamiento digital.
Debido a que con el nuevo sistema ya no será necesario mantener físicamente una copia
de la factura por lo menos durante 6 años, sino sólo mantener el registro electrónico de
estos, se producirá una liberación de espacio físico de almacenamiento.
Se eliminan los trámites físicos con el SII, como timbraje, ahora, trámites como este se
realizarán (por la persona autorizada) a través de Internet desde cualquier lugar.
El sistema permite anticipar registros de documentos de compra.
Estos DTEs evitan pérdidas del IVA crédito fiscal por documentos recibidos y extraviados,
además se debe evita multas por eventuales pérdidas de documentos timbrados sin
emitir.
40
Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
Como podemos ver, la factura electrónica traerá consigo múltiples ventajas para la empresa, los
clientes y el SII, pero como todo, también traerá costos. Los costos más relevantes están
relacionados con:
En Procesamiento: se requerirá de la generación o adquisición del Sistema de Generación
de Documentos Tributarios Electrónicos (software) y actualización o adquisición de un
Sistema Contable para poder operar el sistema.
En Redes: Para asegurar el correcto funcionamiento y la continuidad del servicio será
necesario tener una conexión estable y de buena calidad a Internet, Certificados Digitales,
Adquisición o actualización de red interna, si es necesario.
En Almacenamiento Físico: A pesar de que físicamente es más fácil guardar un documento
digital, este también requiere de ciertos cuidados y cierta capacidad de la infraestructura
computacional, además, de una buena administración de datos, esto hará necesario que
se pague por este servicio a un externo (outsourcing) o bien la empresa decida invertir en
su propio medio de almacenamiento.
En implementación: será necesario la adecuación de los actuales sistemas de facturación,
inclusive es posible que se deban modificar los procedimientos a seguir por cada área
involucrada. Además se debe tener en cuenta los costos, monetarios y en tiempo,
asociados a la adquisición del software o servicio, o al desarrollo del mismo.
En Aceptación: Si bien el nuevo sistema producirá grandes beneficios, es lógico pensar que
en un principio exista dificultad en la aceptación de los documentos impresos sin el timbre
de cuño del SII, principalmente más por una costumbre asociada, que por un
desconocimiento de su validez.
41
Incorporación de TIC’s en Tecnoestructura
PLANIFICACION DE TAREAS
Con el fin de llevar a cabo de manera organizada la investigación y realización de la
propuesta de valor a la empresa, hemos desarrollado la planificación de tareas a través de un
cuadro de actividades, con sus respectivas fechas y personas responsables.
Además más adelante presentamos la planificación de tareas a través la representación de estas
actividades en un diagrama a modo de Carta Gantt y un Diagrama de Recursos durante los meses
de Noviembre y Diciembre 2008.
Cuadro de Actividades
TAREA INICIO TERMINO RESPONSABLE
Recopilar información 24-11-2008 26-11-2008 Aurora Becerra
Entrevista Dueño 26-11-2008 27-11-2008 Claudia Hernández
Análisis de información 27-11-2008 28-11-2008 Flor Aguirre
Búsqueda de tecnologías 28-11-2008 29-11-2008 Claudia Hernández
Elaboración de la propuesta 01-12-2008 04-12-2008 Aurora Becerra
Presentar Propuesta a la empresa 04-12-2008 05-12-2008 Flor Aguirre
Resolver dudas y afinar detalles 05-12-2008 06-12-2008 Flor Aguirre
Compra de los implementos
Necesarios
08-12-2008 11-12-2008 Aurora Becerra Flor
Claudia Hernández
Flor Aguirre
Instalación de los instrumentos 11-12-2008 13-12-2008 Flor Aguirre
Capacitación 15-12-2008 20-12-2008 Aurora Becerra
Claudia Hernández
Control ( Retroalimentación) 15-12-2008 26-12-2008 Flor Aguirre
Carta Gantt
Diagrama de Recursos
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