GESTÃO DE FICHEIROS 2003
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ÍNDICE
Pág.I. Instalação do Software 2
II. Selecção de Empresas / Manutenção de Empresas 5
III. Criação da Base de Dados (Clientes, Fornecedores e Pessoal) 9
IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários) 13
V. Anexo A - Menu do Aplicativo 23
VI. Anexo B – Glossário 27
Manual do aplicativo GESTÃO DE FICHEIROS 2003
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Para instalar o software Gestão de Ficheiros 2003 deverá seguir os 5 passos a seguir indicados:
1) Antes de iniciar a instalação do software, recomenda-se que feche todas as aplicações do seu Computador (ex.: Word, Outlook, Internet Explorer, etc.).
2) Introduza o CD do software Gestão de Ficheiros 2003 no leitor de CDs e aguarde o arranque automático do programa de instalação (Nota: caso não inicie automaticamente, deverá executar o programa SETUP.EXE no CD).
3) Seleccione o idioma de configuração Português (standard) e clique em OK.
I. Instalação do Software
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4) Seleccione o botão Seguinte para os ecrãs i), ii), iii), iv) e v):
i) ii)
iii) iv)
I. Instalação do Software
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Seleccione Seguinte e aguarde
A partir deste momento, já pode utilizar o software Gestão de Ficheiros 2003
5) Configuração concluída, seleccione Terminar
v)
I. Instalação do Software
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II. Selecção de Empresas / Manutenção de Empresas
1) No menu Selecção de Empresas, seleccione a opção Manutenção de Empresas.
O software Gestão de Ficheiros 2003 permite a gestão de uma base de dados com informação dos clientes, fornecedores e pessoal para uma ou mais empresas. Antes de poder utilizar essa base de dados, deverá definir, através do menu selecção de empresas, cada uma das empresas para as quais pretende manter informação relativa a clientes, fornecedores e pessoal.
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i) Seleccione o botão Inserir
ii) Preencha a Designação da Empresa.
ATENÇÃO:Só deverá preencher o campo de Identificação de Entidade Credora se a empresa tiver aderido ao Sistema de Débitos Directos (SDD).
iii) Seleccione o botão OK.
Inserir Nova Empresa
II. Selecção de Empresas / Manutenção de Empresas
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ii) Seleccione o botão Alterar
Alterar dados da Empresa
iii) Preencha a Designação da Empresa.
ATENÇÂO:Só deverá preencher o campo de Identificação de Entidade Credora quando se tratar de uma empresa aderente ao Sistema de Débitos Directos (SDD).
iv) Seleccione o botão OK.
i) Seleccione a Empresa
Altere os dados da Empresa
II. Selecção de Empresas / Manutenção de Empresas
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ii) Seleccione o botão Eliminar
Eliminar Empresa
i) Seleccione a Empresa
ATENÇÃO:
Este processo é irreversível !Ao eliminar uma empresa está a apagar todos os registos das tabelas de fornecedores, clientes e pessoal que estejam relacionados com essa empresa.
II. Selecção de Empresas / Manutenção de Empresas
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III. Criação da Base de Dados (Clientes, Fornecedores e Pessoal)
O software Gestão de Ficheiros 2003 permite a gestão de uma base de dados com informação dos clientes, fornecedores e pessoal para cada uma das empresas definidas no menu selecção de empresas.
Existem duas formas de criar a Bases de Dados:
- na barra de menus, seleccionar Gestão Base Dados, escolhendo a opção Clientes, Fornecedores ou Pessoal
ou; - clicar directamente nos quadrados com as letras C, F ou P que se encontram
logo por baixo de Gestão Base Dados
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i) Seleccione o botão Inserir
Inserir Registos
iii) Para finalizar, seleccione o botão OK
ii) Introduza os dados do registo
No menu Gestão Base Dados, escolha a tabela que pretende utilizar (Clientes, Fornecedores ou Pessoal)
III. Criação da Base de Dados (Clientes, Fornecedores e Pessoal)
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ii) Seleccione o botão Alterar
Alterar Registos
iv) Para finalizar, seleccione o botão OK
iii) Altere os dados do registo
i) Seleccione o registo
No menu Gestão Base Dados, escolha a tabela que pretende utilizar (Clientes, Fornecedores ou Pessoal)
III. Criação da Base de Dados (Clientes, Fornecedores e Pessoal)
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ii) Seleccione o botão Eliminar
Eliminar Registos
i) Seleccione o registo
No menu Gestão Base Dados, escolha a tabela que pretende utilizar (Clientes, Fornecedores ou Pessoal)
iii) Confirme a eliminação do registo
ATENÇÃO:
Este processo é irreversível !
III. Criação da Base de Dados (Clientes, Fornecedores e Pessoal)
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Existem duas formas para criar Ficheiros PS2:
- na barra de menus, seleccionar Criação Ficheiros PS2 e escolher a opção pretendida (Pagamento a Fornecedores, Cobranças ou Salários)
IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)
ou; - clicar directamente nos quadrados com as letras F, C ou S que se encontram
logo por baixo de Criação Ficheiros PS2
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i) Seleccione o botão Inserir
iii) Seleccione o botão OK para gravar o registo.
ii) Seleccione um registo da sua base de dados clicando sobre “?” ou preencha os dados do registo.
Inserir Registos
IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)
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ii) Seleccione o botão Alterar
v) Para finalizar, seleccione o botão Gravar
iii) Altere os dados do registo
Alterar Registos
i) Seleccione o registo
IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)
iv) Seleccione o botão OK
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ii) Seleccione o botão Eliminar
iii) Para finalizar, seleccione o botão Eliminar
i) Seleccione o registo
Eliminar Registos
ATENÇÃO:
Este processo é irreversível !
IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)
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i) Seleccione o botão Gravar para gravar o ficheiro.
Gravar o Ficheiro
ii) Indique a conta ordenante e a data de processamento do ficheiro.
iii) Seleccione o botão OK.
IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)
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iv) Seleccione o botão OK para aceitar o local recomendado ou o botão Browse para gravar noutro local.
Gravar o Ficheiro
Escolha agora o local onde pretende gravar o ficheiro PS2.
v) Caso pretenda, poderá imprimir um relatório com a listagem de todos os registos do ficheiro e indicação da conta ordenante, data de processamento, número total de registos e importância total.
IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)
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Enviar o Ficheiro
Uma vez criado o ficheiro PS2, deverá fazer o seu envio para o Banco.
i. Para enviar os ficheiros PS2 a partir do aplicativo Gestão de Ficheiros 2003, seleccione a opção Pagamentos/Cobranças no menu managerland.
NOTA: Esta opção requer a existência de uma ligação à Internet activa.
IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)
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Enviar o Ficheiro
Após seleccionar a opção do menu anterior, será redireccionado para a página do portal managerland (www.millenniumbcp.com).
ii. Seleccione a opção Pagamento/Cobrança.
IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)
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Enviar o Ficheiro
iii. Identifique-se com o seu código de utilizador, password e respectivo certificado digital.
IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)
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Enviar o Ficheiro
iv. Preencha os dados relativos ao ficheiro a enviar e seleccione o ficheiro através do botão Browse (Procurar).
v. Seleccione o botão “Executar”
vi. Por último, valide a sua instrução introduzindo a sua password quando for solicitado.
IV. Criação de Ficheiros PS2 (Pagamento a Fornecedores, Cobranças e Salários)
ATENÇÃO:
O processamento do ficheiro enviado deverá ser posteriormente autorizado em Autorizações -> Operações Pendentes.
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Manut. FicheirosPermite editar ficheiros PS2 de “Pagamento a Fornecedores”, “Cobranças” e “Salários”, assim como efectuar a sua validação (em termos de estrutura e coerência de dados)
Gestão Base DadosPossibilita a inserção/alteração/eliminação de registos numa base de dados com informação de fornecedores, clientes e pessoal para cada uma das empresas definidas no menu Selecção de Empresas.
V. Anexo A - Menu do Aplicativo
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Criação Ficheiros PS2Criação de ficheiros PS2 de Pagamento a Fornecedores, Cobranças e de Salários com recurso à informação de fornecedores, clientes e pessoal existente na base de dados criada através do menu Gestão Base Dados ou através da introdução manual de dados.
Conversor PS2Ferramenta que permite a conversão de um ficheiro de texto que obedeça a uma determinada estrutura num ficheiro PS2.Esta conversão só será possível se o ficheiro de origem contiver a informação mínima necessária para a criação de um ficheiro PS2.
Selecção de EmpresasInserção/Alteração/Eliminação de empresas às quais serão associadas bases de dados com informação relativa a fornecedores, clientes e pessoal.
Transf. Base DadosFuncionalidade que permite a importação de informação residente em bases de dados utilizadas em versões anteriores do software Gestão de Ficheiros 2003.
V. Anexo A - Menu do Aplicativo
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Manut. de ContasPermite a gestão de uma base de dados com informação das contas de depósito à ordem associadas à empresa activa. Quando estiver a criar um ficheiro PS2, o utilizador poderá optar por escolher desta lista a conta que pretende associar ao ficheiro.
EANPermite a gestão de ficheiros EAN. O EAN é o ficheiro utilizado para a conversão de Autorizações de Débito em Conta (ADC´s) não normalizadas (provenientes de outros sistemas de cobrança), em ADC’s normalizadas do Sistema de Débitos Directos. É igualmente utilizado para a criação de ADC’s truncadas e cancelamento das mesmas.
V. Anexo A - Menu do Aplicativo
RADPermite a consulta de ficheiros RAD. O RAD é o ficheiro onde se encontram registados todas as activações/cancelamentos e alterações de Autorizações de Débito em Conta associadas a uma determinada entidade credora.
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SDD ReferênciasCom esta opção, é possível, com base num ficheiro de referências não normalizadas, criar, quase na integra, o ficheiro EAN (Envio de Autorizações Normalizadas), mediante a conversão de referências não normalizadas em normalizadas. Para o ficheiro EAN ficar concluído torna-se apenas necessário adicionar para cada devedor o Número de Identificação Bancária (NIB) e o Sistema de Origem da Referência.
ManagerlandLigação à área de empresas do portal Millennium bcp (www.millenniumbcp.com) para o envio e recepção de ficheiros PS2, EAN e RAD.
V. Anexo A - Menu do Aplicativo
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• EAN - ficheiro utilizado para a conversão de Autorizações de Débito em Conta (ADC´s) não normalizadas (provenientes de outros sistemas de cobrança), em ADC’s normalizadas do Sistema de Débitos Directos. É igualmente utilizado para a criação de ADC’s truncadas e cancelamento das mesmas.
• PS2 - Formato de ficheiro criado pela Associação Portuguesa de Bancos para efectuar pagamentos e cobranças no sistema bancário.
• RAD - O RAD é o ficheiro onde se encontram registados todas as activações/cancelamentos e alterações de Autorizações de Débito em Conta associadas a uma determinada entidade credora
• SDD - Sistema de Débitos Directos. Este sistema permite através do envio de um único ficheiro para o banco de apoio, efectuar cobranças em qualquer banco nacional.
VI. Anexo B - Glossário