Enkelt-effektivt-engagerat!Stockholm [email protected]
Insiderflöden –arbetsprocesser runt beställningar från när och fjärran
Bakgrund till KB-ansökan
• Lånecentralerna hanterade stora mängder beställningar
• SAGA-systemet (KIB) med teknikstöd fanns redan inom delar av universitets-och högskolebiblioteksvärlden
• Umeå UB - en förstudie 2010 angående hantering/ hämtning av media med hjälp av handdatorer bl a
2
Deltagare i projektet
• Umeå universitetsbibliotek (samordning, projektledning)
• Informations- och lånecentralerna i samverkan, ILS– Malmö, Stockholm och
Umeå• Internationella biblioteket IB • Sveriges depåbibliotek
3
• Ansökan– Kartläggning av fjärrlåne-
och medieströmmar – en kvalitetssäkring
• Fick 349 000 Skr för 2012• + egeninsats för ILS • Tidsåtgång ca 7 månader för
projektledaren ½-tid
Till KB – avd för nationell samverkan
4
Syfte
• Syftet är att ta fram en modell för kartläggning av arbetsflöden och låneströmmar inom området fjärrlån- och medieförsörjning. Utgångspunkten skall vara ur ett användarperspektiv och modellen skall vara tillämpbar för både små och stora bibliotek.
5
ILS Malmö och ILS Stockholm
• Holmquist, JanCentraler i ett nytt
bibliotekslandskap (Dnr 109- KB 1263-2011)…
beslut om nedläggning av ILS Malmö och ILS Stockholm 2013
6
Styrgruppsbeslut
• ”Region Skånes fjärrlånehämtningar via Malmö stadsbibliotek”
• ”Länsbiblioteket Stockholm / Arbetsprocesser från beställning till fjärrutlån”
• ”Umeå/Umeåregionen / Reservationshantering av innestående media”
• IB kartlade sina egna fjärrlån7
Arbetsmetoder inom varje deltagande organisation• Bilda arbetsgrupper om 3-5
personer• Utse en kontaktperson inom
gruppen (ska ha kontakt med/rapportera till projektledare och styrgruppsrepresentant)
• Seminarium med projektledaren, gå igenom ansökan och KBs beslut + diskutera arbetssätt inom gruppen
8
Arbetsmetoder inom varje deltagande organisation (forts)
• Börja skissa på arbetsprocesserna (som text)
• Börja skissa desamma på en ritning
• Diskutera/rita i gruppen tills alla är överens om hur arbetsprocesserna ser ut idag
• Skicka den till projektledaren för en första bedömning/analys
9
120413
120426
Malin GillbergMargareta NyströmLena AK PerssonAgneta Alm Kellander
10
11
Internationella biblioteket 120329
Svante HenkelMats EkmanJunko SödermanAnna Berg
12
Internationella Biblioteket / Arbetsprocesser från beställning till fjärrutlån 120410 (förslag) rev 120605 + 120703
BOOK IT PLOCKlappar
2ggr/dagLIBRIS
Varje emE-POSTVarje em
TELEFONCa 9-16löpande
BREV/FAXVarje em
Finns
plockas
Ställs på utlåningshyllan
Lånas ut och skickas till länets
bibl enl sändningslista
Lånas ut dagligen till
övriga Sverige
Gula plastlådor/ Sv Bibl.transp
*Med B-post <2kg*Med Företags-
paket i övrigt
Finns påhämtbibl
Återlämnas så reservationen
slår till
Finns inte/0 hylla,
0bestånd mm
I depositionSom enstaka
Lån (6v lånetid)
*skicka krav*gör reservation
Meddela fjärrbiblioteket
Finns inte/utlånad
Remittera i LIBRIS
Internremiss SSB
INLÅN via utlandet
Letas igen av ny personal
hittas Hittas inte
Beläggafortlöpande
ILC1 telenr
Öppna biblioteket2 telenr- 1nr/plan
Skriver beställningen på särskilld blankett
Till språkansvarig
E-postVarje em
Reservera
Inköpsförslag till IB
Åter till beställaren pga ej inköp; slutsåld; nej till
utlandslån, vill ej betala utl; neg svar från utl. mm
13
T ex Länsbiblioteket Stockholm 120330
Britt Löfdahl Lena DalqvistAnnika Lissenko Marie-Louise Sturk Leena Wathén
Efter första mötet med projektledaren
14
Länsbiblioteket Stockholm 2012 april
Efter några träffar
15
Slutgiltig version
16
Anders Olsson
Ulrika Sjölin
Åsa Grubbström
Birgit Lindgren
17
18
Litteraturstudie angående arbetsflödesprocesser
Projektledaren har gått igenom följande:• Web of Science• Academic Search Elite• JSTORE• Library, Information Science & Technology
Abstracts • Nordiskt BDI-index• DIVA• Artikelsök• BBL, DIK-forum, • Ikoner, Google
19
Frågor?
Kartläggning av fjärrlåne- och medieströmmar– en kvalitetssäkring
http://www.kb.se/bibliotek/Projektbidrag2/avslutade/Avslutade-projekt-2013/#Kartläggning
ProjektrapportDnr: 51-KB 954-2011
Beslutsnr: Natsam 2012:03
20