Marielle Delhom Tr1 2006-2007
Introduction au bases de données
Access
Marielle Delhom Tr2 2006-2007
Plan
I - Prise en main d'Access
II - Les tables
III - Les requêtes
IV - Les formulaires
V - Les états
Marielle Delhom Tr3 2006-2007
I - Prise en main d'Access
– Lancer Access
– Quitter Access
– Ouvrir une base de données existante
– Créer une nouvelle base de données
– Copier une base de données sur disquette
– L'écran d'Access
– Les 7 objets de base de Access
Marielle Delhom Tr4 2006-2007
Lancer Access (1)
� Allumez votre ordinateur
� Dans le menu Démarrer sur l'Option Programme, cliquez sur l'icône d'Access
(ou allez dans l'option Microsoft Office)
Marielle Delhom Tr5 2006-2007
Lancer Access (2)
� Une fenêtre s'ouvre, elle permet d'ouvrir une de vos bases existantes ou d'en
créer une nouvelle
Marielle Delhom Tr6 2006-2007
Quitter Access
� Enregistrez votre travail
� Dans le menu Fichier, cliquez sur Quitter
Marielle Delhom Tr7 2006-2007
Ouvrir une base de données existante (1)
1/ Après avoir lancé Access (si la base que vous voulez ouvrir est affichée)
Après avoir sélectionné
la base, cliquez su OK
Marielle Delhom Tr8 2006-2007
Ouvrir une base de données existante (2)
1/ Après avoir lancé Access (si la base que vous voulez ouvrir n'est pas affichée)
Après avoir sélectionné
Autres fichiers,
cliquez su OK
Marielle Delhom Tr9 2006-2007
Ouvrir une base de données existante (3)
2/ Après en avoir fermé une autre (1ère possibilité)
Marielle Delhom Tr10 2006-2007
Ouvrir une base de données existante (4)
2/ Après en avoir fermé une autre (2ème possibilité)
Cliquez sur cette
icône
Marielle Delhom Tr11 2006-2007
Créer une nouvelle base de données (1)
� Principe
– Dans Access, une base de données est l'ensemble de tous les éléments permettant
de gérer des fichiers (ou tables) généralement liés (Clients, Fournisseurs, etc.).
– Sur le disque dur, une base de données représente un seul document, un seul
fichier se terminant par MDB (Microsoft DataBase)
Ex. : Clients.mdb.
Marielle Delhom Tr12 2006-2007
Créer une nouvelle base de données (2)
� Pour créer une base de données (1ère possibilité):
• Cliquez sur le menu Fichier, puis sur l'option Nouvelle base de données.
• Cliquez sur l'icône "Base de données" (sauf si vous souhaitez vous inspirer
de modèles livrés avec Access, qu'il faut chercher dans l'onglet Bases de
données).
• Tapez le nom de votre base de données.
• Cliquez sur le bouton Créer.
La fenêtre de base de données, qui est le noyau de votre application, apparaît
alors.
Marielle Delhom Tr13 2006-2007
Créer une nouvelle base de données (3)
� Pour créer une base de données (2ème possibilité):
– lors du démarrage d'Access
Marielle Delhom Tr14 2006-2007
Créer une nouvelle base de données (4)
� Pour créer une base de données (3ème possibilité):
– lors du lancement d'Access en utilisant l'Assistant
Marielle Delhom Tr15 2006-2007
Créer une nouvelle base de données (5)
� Pour créer une base de données (3ème possibilité - suite):
Structures de
Bases de données
prédéfinies
Marielle Delhom Tr16 2006-2007
Copier une base de données sur disquette
� Opération peu utilisée (une base de données donne de meilleures performances
sur un disque dur).
� Si vous souhaitez copier une base de données sur disquettes (pour la transférer
sur un autre ordinateur par exemple) :
– Démarrez l'Explorateur Windows
– Glissez le fichier MDB (ex. : Clients.mdb) depuis le disque dur sur l'icône de la
disquette.
Marielle Delhom Tr17 2006-2007
L'écran d'AccessBarre de Titre, indique
le nom du logiciel
utilisé
Barre de Menu, donne
accès à toutes les
commandes d'Access
La barre d'outils est composée
des icônes qui sont des raccourcis
permettant d'exécuter une action
(enregistrement, impression,…)
sans passer par les menus.
Il est possible de personnaliser cette
barre (menu Affichage, Option
Barre d'outils - personnaliser)
Barre d'état, elle donne des
indications sur le travail en
cours pendant les traitements
longs
Marielle Delhom Tr18 2006-2007
Les 7 objets de base d'Access (1)
� Lorsque l'on construit une base de données Access, on manipule 7
concepts (ou objets) de base.
Marielle Delhom Tr19 2006-2007
Les 7 objets de base d'Access (2)
� Les tables
Une table permet de stocker des informations dans une base de données, au fur et
à mesure de leur saisie.
– Elle est composée de champs (ex. : Nom, Prénom, Adresse, Code
postal, Ville).
– Chaque ligne de la table représente un client, un produit... et s'appelle un
enregistrement.
– En principe, une table ne doit pas comporter de champ calculé.
Exemple : une table Produits contiendrait les champs Référence,
Désignation, Prix Hors Taxes, Taux de TVA, mais pas le champ Prix
TTC qui est le résultat de Prix Hors Taxes * (1 + Taux de TVA).
Marielle Delhom Tr20 2006-2007
Les 7 objets de base d'Access (3)
� Les tables (suite)
– Une base de données peut se limiter à une table ou au contraire
en comporter plusieurs qui peuvent être liées les unes aux autres.
– Lorsque plusieurs tables sont liées, vous devez également définir
leurs relations. Les relations sont aussi une notion fondamentale
d'Access, mais ne font pas l'objet d'un onglet dans la fenêtre de
base de données.
Marielle Delhom Tr21 2006-2007
Les 7 objets de base d'Access (4)
� Les requêtes
Une requête sert à exploiter les données contenues dans les tables.
– Elle permet, entre autres :
• de trier des données
• d'extraire des données par critères
• de produire des calculs
– Une requête peut également servir de base à :
• un formulaire
• un état
• une liste déroulante
Marielle Delhom Tr22 2006-2007
Les 7 objets de base d'Access (5)
� Les Formulaires
Un formulaire est un écran de saisie, qui permet d'entrer des
informations dans une table.
– Il est conseillé de saisir les données via un formulaire et non directement dans la
table.
– En effet, le formulaire permet une interface plus simple et conviviale (listes
déroulantes, boutons de commande, couleurs) et un meilleur contrôle de la saisie.
Marielle Delhom Tr23 2006-2007
Les 7 objets de base d'Access (6)
� Les Etats
L'état permet l'impression de données.
Il est proche du formulaire, mais comporte des techniques
spécifiques à l'impression.
En clair : dès que vous pensez Imprimante, pensez Etat.
Marielle Delhom Tr24 2006-2007
Les 7 objets de base d'Access (7)
� Les pages
Une page d'accès aux données est un type spécial de page Web créé
pour consulter et utiliser des données d'Internet ou d'un
intranet (données stockées dans une base de données Microsoft
Access ou une base de données Microsoft SQL Server).
La page d'accès aux données peut également inclure des données
d'autres sources telles que Microsoft Excel.
Marielle Delhom Tr25 2006-2007
Les 7 objets de base d'Access (8)
� Les macros
Une macro-commande est une instruction qui permet d'automatiser des
traitements répétitifs (ouvrir un formulaire, une table, fermer un formulaire...).
Malgré leur simplicité de programmation, les macro-commandes sont à éviter :
elles ne sont pas paramétrables, ne gèrent pas les erreurs, et sont peu évolutives. Si
vous avez besoin de programmation, pensez plutôt aux modules.
Marielle Delhom Tr26 2006-2007
Les 7 objets de base d'Access (9)
� Les modules
Un module est un ensemble de fonctions écrites dans un langage de
programmation : Visual Basic, destinées à l'automatisation de traitements.
Les modules sont plus puissants mais également plus complexes que les macro-
commandes, et permettent de construire des applications complètes à partir
d'Access.
Marielle Delhom Tr27 2006-2007
Plan
I - Prise en main d'Access
II - Les tables
III - Les requêtes
IV - Les formulaires
V - Les états
Marielle Delhom Tr28 2006-2007
Introduction
� Une table est un ensemble de données structurées
� Cette structure repose sur un élément fondamental : le champ
� Chaque champ d ’une table caractérise un renseignement spécifique (ex : Nom
du client)
� L ’ensemble des champs renseignés constitue un enregistrement.
Ex : dans une table Client, un enregistrement contient des renseignements
concernant un client donné.
� Tous les enregistrements d ’une table comportent les mêmes renseignements
Marielle Delhom Tr29 2006-2007
Introduction
Champs
Enregistrements
Marielle Delhom Tr30 2006-2007
Création d'une table (1)
� Dans la fenêtre Base de Données, en ayant préalablement
sélectionné l‘objet Table : trois possibilités .
Marielle Delhom Tr31 2006-2007
Création d'une table (3)
Utilisez les options suivantes :
� Mode Création : pour définir la structure d ’une table sans l ’aide d ’un
Assistant.
� Mode Assistant : pour définir la structure d ’une table avec l ’aide d ’un
Assistant (propose des tables et des champs prédéfinis).
� Créer une table en entrant des données (Feuille de Données): si vous
souhaitez exploiter tout de suite une table pour saisir des données sans définir
précisément sa structure.
Marielle Delhom Tr32 2006-2007
Notez, que pour avoir une table
correcte, vous devez modifier
les noms et les types des champs
Création d'une table (4)
� Si vous choisissez le mode Création de table en entrant des données, Access
affiche une table vide composée de 10 champs et de 22 enregistrements, de façon
à vous placer dans un environnement de tableur (type Excel):
�
Marielle Delhom Tr33 2006-2007
Création d'une table (5)
� Autre méthode (mode Création) :
Marielle Delhom Tr34 2006-2007
Création d'une table (6)
� Une nouvelle fenêtre s'affiche :
1 -Vous allez saisir
le nom de vos champs
(1 à 64 caractères)
Création de la
table Clientèle
2 -Définissez ensuite les
types des champs
3 - Donnez une
description
des champs (facultatif)
4 - Définissez les
propriétés des champs
(facultatif)
Marielle Delhom Tr35 2006-2007
Création d'une table (7)
� Types des champs (colonne Type de données)
Texte : caractère alphanumérique (lettre et/ou chiffre), la longueur du champ texte
est limitée à 255 caractères.
Mémo : caractère alphanumérique, la longueur du champ texte est limitée à 65535
caractères.
Numérique : nombres avec ou sans décimales
Date/Heure : dates ou heures (Access contrôle la validité des dates ou heures
saisies).
Monétaire : valeurs présentées au format monétaire (exemple : 2 500,50 F)
Marielle Delhom Tr36 2006-2007
Création d'une table (8)
� Types des champs (colonne Type de données)
NuméroAuto : valeur numérique incrémentée automatiquement lors de la saisie
de chaque nouvel enregistrement.
Oui/Non : Champ booléen. Seule deux données sont autorisées pour ce champ :
Oui ou Non.
Exemple : un champ Réglé permet de savoir si une facture a été réglée
Objet OLE : ce type de champ est utilisé pour insérer dans une table des objets
issus d ’autres application de Windows (tel qu'une feuille de calcul
Microsoft Excel, un document Microsoft Word, des graphiques, des sons …).
Marielle Delhom Tr37 2006-2007
Création d'une table (9)
� Types des champs (colonne Type de données)
Lien hypertexte : ce type de champ contient du texte utilisé comme adresse de
lien hypertexte (ex : une adresse de site WEB).
Liste de choix : lance un Assistant afin de créer un champ qui permette de
sélectionner la valeur à appliquer au champ à partir des données d ’un champ
d ’une autre table ou d ’une liste
Marielle Delhom Tr38 2006-2007
Création d'une table (10)
� Clé primaire d ’une table
– Une clé primaire permet d ’identifier de manière unique un enregistrement (ex:
NuméroClient)
– Access indexe automatiquement les enregistrements sur la clé primaire
– Access interdit l ’ajout d ’enregistrement ayant même clé qu ’un enregistrement
existant
– Une clé primaire est unique et sa saisie est obligatoire
Marielle Delhom Tr39 2006-2007
Création d'une table (11)
� Pour définir la clé primaire d ’une table, cliquez sur la ligne correspondante
puis cliquez sur
� Pour créer une clé primaire composite (composée de plusieurs champs),
sélectionnez les champs en maintenant la touche enfoncée puis cliquez sur Ctrl
Marielle Delhom Tr40 2006-2007
Création d'une table (12)
� Propriétés des champs : pour définir les propriétés de chaque champs, cliquez
sur la ligne correspondant au champs puis remplissez le partie inférieure de la
fenêtre
Marielle Delhom Tr41 2006-2007
Création d'une table (13)
� Propriétés des champs
Taille du champ : fixe la taille maximum du champ.
Format : permet pour les champs de type numérique ou de type date de définir un
format d ’affichage de la valeur contenue dans le champ.
Décimales : permet de spécifier le nombre de décimales utilisées par
Microsoft Access pour afficher les nombres.
Masque de saisie : c ’est un contrôle de la saisie de l ’utilisateur. Il est à la fois
une aide et un garde-fou. Il existe un générateur de masque de saisie, qui est activé
par
au bout de la ligne Masque de saisie.
Marielle Delhom Tr42 2006-2007
Création d'une table (14)
� Propriétés des champs
Valeur par défaut : valeur qui apparaît automatiquement dans le champ à chaque
ajout d ’un enregistrement.
La valeur par défaut peut être une expression, précédée de = (ex : = Date())
Il existe un générateur d ’expression, qui est activé par , au bout de la ligne
Valeur par défaut.
Marielle Delhom Tr43 2006-2007
Création d'une table (15)
� Propriétés des champs
Valide si : permet de spécifier des conditions s'appliquant un champ. Lorsque des
données ne répondent pas aux conditions fixées par le paramétrage Valide Si sont
tapées, vous pouvez spécifier le message à afficher à l'utilisateur en définissant la
propriété Message Si Erreur du champ.
Il existe un générateur d ’expression, qui est activé par , au bout de la ligne
Valide Si.
Exemple : <>0 Valeur doit être différente de 0
0 ou >60 Valeur 0 ou supérieure à 60
Comme "C???" Commence par C et comporte quatre lettres
>#25/12/1990# Postérieur au 25/12/90
>Date() Postérieur à la date du jour
<=[Montant]/10 Inférieure ou égale à 10% du champ Montant
Marielle Delhom Tr44 2006-2007
Création d'une table (16)
� Propriétés des champs
Null Interdit: permet d'obliger la saisie du champ. Cette propriété mise à Oui
oblige la saisie.
Chaîne vide autorisée : Cette propriété est souvent couplée avec le Null interdit.
Mise à Non, elle empêche l'utilisateur de feinter le Null interdit en saisissant un
espace
Marielle Delhom Tr45 2006-2007
Création d'une table (17)
� Propriétés des champs
Indéxé : les index servent à accélérer la recherche dans les tables, mais ils peuvent
ralentir le temps de réponse de la modification de données ; il ne faut indexer un
champs que si vous recherchez fréquemment des valeurs dans ce champ.
– La clé primaire d'une table est automatiquement indexée par Access
– La création d'index est réservée aux champs de type Texte, Numérique, Monétaire
et Date/Heure
Marielle Delhom Tr46 2006-2007
Enregistrement d ’une table
Cliquez ici pour enregistrer
la structure de votre table
Marielle Delhom Tr47 2006-2007
Suppression d ’une table
�Après avoir sélectionné la table à supprimer, dans le menu Edition, cliquez sur
Supprimer
Marielle Delhom Tr48 2006-2007
Modification de la structure d ’une table (1)
Marielle Delhom Tr49 2006-2007
Gestion des enregistrements
Pour modifier, supprimer ou ajouter des enregistrements, Access propose
plusieurs objets :
• Les tables en mode Feuille de données
• Les requêtes en mode Feuille de données (plus tard)
• Les formulaires en mode Formulaire (plus tard)
.
Marielle Delhom Tr50 2006-2007
Gestion des enregistrements en mode feuille de données
(1)
� Accéder à la feuille de données d'une table
Dans la fenêtre Base de données, sélectionnez la table à mettre à jour et cliquez
sur
Marielle Delhom Tr51 2006-2007
Gestion des enregistrements en mode feuille de données
(2)
La feuille de données suivante apparaît :
�Les données de chaque champ apparaissent dans des colonnes, chaque
enregistrement occupe une ligne .
�La fenêtre peut être manipulée comme n’importe quelle fenêtre de Windows : vous
pouvez la déplacer, la dimensionner, la réduire en icône, faire défiler son contenu
grâce aux flèches et curseur de défilement.
�La commande " Quadrillage visible " ( ) de la barre d’outils " mise en
forme " permet d’afficher ou de cacher le quadrillage de la feuille de données.
Marielle Delhom Tr52 2006-2007
Gestion des enregistrements en mode feuille de données
(3)
Cliquer ici pour sélectionner toute la feuille de données
Cliquer ici pour sélectionner la ligne
Cliquer ici pour sélectionner la colonne
Accède au premier enregistrement
Accède à l'enregistrement précédant
Faire un double clic pour préciser le
numéro d'enregistrement à atteindre
Accède à l'enregistrement suivant Accède au dernier enregistrement
Accède à un nouvel enregistrement
Marielle Delhom Tr53 2006-2007
Gestion des enregistrements en mode feuille de données
(4)
� Saisie d'un enregistrement
– Accédez à la dernière ligne de la Feuille de données.
– Renseignez chaque champ de l’enregistrement et validez ; respectez le
type de données autorisé pour le champ ainsi que sa longueur.
– Pour annuler les valeurs saisies, avant de valider, tapez sur la touche
– Avant de quitter le mode Feuille de données pensez à enregistrer.
� Modification d'un enregistrement
Pour modifier un enregistrement, allez directement sur le champ à modifier
de l'enregistrement correspondant, modifiez le, validez et pensez à
enregistrer.
Echap
Marielle Delhom Tr54 2006-2007
Gestion des enregistrements en mode feuille de données
(5)
�Suppression d'un enregistrement
• Sélectionnez le ou les enregistrements à supprimer.
• Choisissez la commande " Suppression " du menu " Edition "
Ou
• Cliquez sur la touche
• Cliquez sur " OK " pour confirmer la suppression des enregistrements
sélectionnés.
La suppression est irréversible. Une fois la suppression confirmée, les
enregistrements sont définitivement perdus.
Suppr
Marielle Delhom Tr55 2006-2007
Gestion des enregistrements en mode feuille de données
(6)
� Recherche d'une donnée ou remplacement
• Choisissez la commande " Rechercher " du menu " Edition "
Ou
• Cliquez sur
Marielle Delhom Tr56 2006-2007
Gestion des enregistrements en mode feuille de données
(10)
� Trier les enregistrements
• Sélectionnez la ou les colonnes correspondantes aux champs sur lesquels vous
désirez trier les enregistrements.
• Sélectionnez la commande " Tri " du menu " Enregistrements "
• Choisissez la commande " Croissant " du sous menu ou cliquez sur
pour effectuer un tri croissant (de A à Z et de 1 à 9).
• Choisissez la commande " Décroissant " du sous menu ou cliquez sur
pour effectuer un tri décroissant (de Z à A et de 9 à 1).
Marielle Delhom Tr57 2006-2007
Gestion des enregistrements en mode feuille de données
(11)
� Impression
• Affichez la feuille de données de la table et modifiez, si besoin est, la mise en
forme selon la présentation escomptée.
• Effectuez une pré-visualisation de la table en utilisant la commande " Aperçu
avant impression " du menu " Fichier ".
Ou
• Cliquez sur .
• Si la présentation vous convient, lancez l’impression à partir de la commande "
Imprimer " du menu " Fichier " ou du bouton
• .
Marielle Delhom Tr58 2006-2007
Plan
I - Prise en main d'Access
II - Les tables
III - Les requêtes
IV - Les formulaires
V - Les états
Marielle Delhom Tr59 2006-2007
Introduction
Les formulaires permettent de manipuler les données de façon conviviale (plus
ergonomique que le mode feuille de données) et sûre (contrôles, obligations,...).
Ils autorisent aussi l’édition des données, et nous permettent de combiner :
• des données provenant de différentes tables,
• des graphiques, des valeurs sélectionnées à partir de listes,
• des totaux calculés, des champs calculés utilisant des fonctions
mathématiques.
Les formulaires peuvent être fondés sur une table, une requête sélection ou sur
plusieurs tables indépendantes en utilisant des sous formulaires.
Marielle Delhom Tr60 2006-2007
Création d'un formulaire (1)
� A partir de la fenêtre Base de Données, après avoir sélectionné l'onglet
Formulaire, cliquez sur Créer un Formulaire à l’aide de l’Assistant
Marielle Delhom Tr61 2006-2007
Création d'un formulaire (2)
La fenêtre suivante apparaît :
Marielle Delhom Tr62 2006-2007
L'assistant Formulaire