ISI KANDUNGAN
MUKA SURAT
A PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB 1. LATAR BELAKANG UNIT AUDIT DALAM 1 2. VISI DAN MISI AUDIT DALAM 1 3. FUNGSI AUDIT DALAM 2 4. OBJEKTIF UNIT AUDIT DALAM 2 5. OBJEKTIF KUALITI AUDIT DALAM 3 6. TUGAS DAN SKOP KERJA 4 7. AUTORITI BAGI JURUAUDIT DALAM 7 8. PELAKSANAAN KERJA-KERJA AUDIT 9
B KOD ETIKA 1. PENGENALAN 10 2. PRINSIP 10 2.1 Kepercayaan dan Keobjektifan 11 2.2 Profesionalisme 11 2.3 Kewibawaan 12 2.4 Disiplin Diri 13 2.5 Kerahsiaan 13 2.6 Tingkah Laku 14 2.7 Urus Tadbir Yang Baik (Good Governance) 14
C PELAKSANAAN AUDIT 1. CORAK KERJA 16 1.1 Kawalan Dalaman 16 1.2 Tadbir Urus 17 2. RANCANGAN AUDIT TAHUNAN 17 3. MEMORANDUM PERANCANGAN AUDIT (MPA) / AUDIT
PLANNING MEMORANDUM (APM) 19
3.1 Pertimbangan Perancangan 19 3.2 Objektif Tugasan Audit 19 3.3 Skop Tugasan Audit 20 3.4 Pembahagian Sumber Tugasan Audit 20 3.5 Program Tugasan Audit 20 4. PROSES AUDITAN 20 4.1 Permulaan Audit (Engagement) 20 4.2 Mesyuarat Pembukaan 21 4.3 Kerja Lapangan 21 4.4 Penyediaan Laporan Audit 22 4.5 Mesyuarat Penutupan 23 4.6 Susulan Audit 23
D DOKUMENTASI AUDIT 1. PENGENALAN 25 2. FAIL KERTAS KERJA AUDIT 25 3. PRINSIP FAIL KERTAS KERJA AUDIT 25 4. JENIS FAIL KERTAS KERJA 28 4.1 Fail Tetap 28 4.2 Fail Semasa 28
E LAMPIRAN
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
1 / 29
A. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB
1. LATAR BELAKANG UNIT AUDIT DALAM
Unit Audit Dalam telah diluluskan penubuhannya pada 16 Julai 2001
melalui keputusan Mesyuarat Lembaga Pengarah Bil. 2 Tahun 2001. Unit
ini mula dianggotai pada 01 Ogos 2001 yang bertindak menjalankan
pemeriksaan audit dan penilaian bebas terhadap sistem pengurusan
kewangan, aktiviti-aktiviti atau program dan operasi di Universiti. Unit ini
akan melapor dan bertanggungjawab terus kepada Jawatankuasa Audit
dan hal-hal atau urusan yang berkaitan dengan pentadbiran adalah di
bawah kuasa Naib Canselor.
Bagi tujuan meningkatkan akauntabiliti Universiti, Jawatankuasa Audit
telah ditubuhkan pada 10 Mei 2001 seperti diputuskan dalam Mesyuarat
Lembaga Pengarah Bil. 1 Tahun 2001. Fungsi Jawatankuasa Audit antara
lain adalah mengkaji rancangan aktiviti Unit Audit Dalam serta laporan
audit dalam dan luar. Selain itu, ianya juga memperakukan tindakan-
tindakan susulan yang perlu kepada Lembaga Pengarah Universiti.
Carta Autoriti dan Carta Organisasi Unit Audit Dalam adalah seperti di
Lampiran 1.
2. VISI DAN MISI AUDIT DALAM
VISI:
Sebagai sumber rujukan utama kepada pihak Universiti dalam
memperolehi tuntutan kepada kawalan terbaik dalam pengurusan
kewangan, operasi dan pentadbiran.
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
2 / 29
MISI:
Membantu pihak pengurusan Universiti meningkatkan akauntabiliti serta
kawalan pengurusan risiko yang melibatkan kewangan, organisasi,
operasi serta pematuhan undang-undang dan peraturan melalui
penyemakan dan penilaian serta mengesyorkan langkah-langkah
penambahbaikan dan pembetulan jika perlu.
3. FUNGSI AUDIT DALAM
Audit Dalaman adalah kawalan pengurusan yang berfungsi memberi
perlindungan terhadap kepentingan Universiti melalui auditan dan
penilaian bebas terhadap aktiviti-aktiviti di Universiti. Memberikan laporan
dengan syor-syor yang bertujuan untuk membaiki dan mempertingkatkan
tahap kecekapan dan keberkesanan kawalan dalaman pengurusan
kewangan, operasi serta aktiviti-aktiviti Universiti yang dijalankan.
4. OBJEKTIF UNIT AUDIT DALAM
4.1 Menentukan tatacara pengurusan dan sistem kawalan dalaman
kewangan dan operasi adalah wujud lagi berkesan serta mematuhi
undang-undang, peraturan, prosedur, dasar dan polisi yang
ditetapkan.
4.2 Menentukan pengurusan perolehan, penyelenggaraan dan
pelupusan aset Universiti dibuat dengan cekap, berekonomi dan
mematuhi peraturan, prosedur-prosedur dan garis panduan yang
ditetapkan.
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
3 / 29
4.3 Memastikan perancangan, pelaksanaan dan pemantauan aktiviti-
aktiviti / projek dan program-program Universiti dilaksanakan
dengan cekap, berhemah dan mencapai matlamat yang ditetapkan.
4.4 Memastikan sistem maklumat berkomputer dapat berfungsi dengan
cekap dan berkesan serta mempunyai kawalan dalaman yang
mencukupi.
5. OBJEKTIF KUALITI AUDIT DALAM
5.1 Memberi perkhidmatan audit yang profesional berserta cekap, adil
dan mesra berlandaskan standard dan kod etika Audit Dalam
UTHM.
5.2 Melaksanakan analytical review terhadap Penyata Kewangan
Universiti untuk tempoh enam (6) bulan kedudukan kewangan bagi
tujuan melaporkan kedudukan dan prestasi kewangan Universiti
kepada pihak Jawatankuasa Audit Universiti.
5.3 Melaksanakan Audit Pengurusan Kewangan di semua PTj
sepertimana dalam Rancangan Audit Tahunan bagi memastikan
suasana kawalan sewajarnya wujud dalam pengurusan kewangan,
operasi dan pentadbiran di Universiti.
5.4 Melaksanakan Audit Pengurusan terhadap aktiviti / program
Universiti sepertimana dalam Rancangan Audit Tahunan bagi
memastikan ianya dilaksanakan dengan cekap dan berkesan serta
tiada pembaziran.
5.5 Melaksanakan Audit ICT sepertimana dalam Rancangan Audit
Tahunan bagi memastikan sistem dapat berfungsi dengan cekap
dan berkesan serta mempunyai kawalan dalaman yang mencukupi.
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
4 / 29
5.6 Menyiapkan Laporan Audit dalam tempoh tiga (3) minggu selepas
kerja-kerja pengauditan selesai.
5.7 Membentangkan Laporan Audit ke Jawatankuasa Audit Universiti
sekurang-kurangnya 4 kali setahun bagi memastikan tindakan
segera diambil terhadap setiap kelemahan dan kesalahan
pengurusan kewangan agar kes-kes kesalahan yang berulang
menurun sekurang-kurangnya 80% di masa hadapan.
6. TUGAS DAN SKOP KERJA
6.1 Mengkaji dan menilai semula organisasi dalam tempoh tertentu
untuk mengetahui sama ada fungsi perancangan, penyeliaan,
arahan dan pengawalan berdasarkan dasar, arahan dan peraturan
telah dipatuhi serta berkesan supaya ianya dapat melahirkan mutu
perkhidmatan yang cemerlang, cekap dan berkesan.
6.2 Menentukan tatacara dan sistem kawalan dalaman pengurusan
kewangan dan operasi adalah wujud dan berkesan:
6.2.1 Mengkaji keupayaan mewujudkan struktur pengurusan,
penyediaan aliran dan proses kerja, penyeliaan secara
berterusan yang dijalankan oleh pihak pengurusan.
6.2.2 Mengkaji ketepatan dan kesahihan maklumat dengan
menentukan:-
a) Sama ada akaun-akaun dan rekod-rekod kewangan
dan laporan aktiviti / program diselenggara dengan
lengkap dan kemas kini serta mengandungi maklumat
yang tepat dan boleh dipercayai,
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
5 / 29
b) Kawalan-kawalan dalaman dalam penyimpanan rekod
dan pelaporan adalah mencukupi dan berkesan.
6.3 Menilai dan menentukan sejauh mana dasar, polisi-polisi,
rancangan, prosedur undang-undang, kaedah dan tatacara
pengurusan hasil dan perbelanjaan telah dipatuhi.
6.4 Menentukan sejauh mana aset Universiti diakaun, dilindungi dan
diselenggara dengan sempurna supaya mengelak daripada
kerugian dan kehilangan yang disebabkan kecurian, kebakaran,
aktiviti-aktiviti yang salah atau haram dan pendedahan semulajadi
yang merosakkan.
6.5 Menilai penjimatan, kecekapan dan keberkesanan dalam
penggunaan sumber-sumber Universiti dengan mengenal pasti
keadaan-keadaan di mana:-
a) Urusan-urusan yang membazir dan tidak menambah nilai
(non-added value)
b) Kerja-kerja tidak produktif
c) Pengurusan kakitangan yang berlebihan atau terkurang
d) Kemudahan dan peralatan tidak digunakan sepenuhnya
6.6 Memastikan aktiviti-aktiviti atau projek-projek dan program-program
Universiti dari aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan
telah dilaksanakan dengan cekap, berhemah dan berkesan dalam
mencapai objektif yang telah ditetapkan.
6.7 Memastikan perancangan, pembangunan dan pelaksanaan sistem
pengurusan berasaskan komputer mempunyai ciri-ciri kawalan, ciri-
ciri ketepatan dan keupayaan merekod dokumentasi supaya sistem
yang beroperasi berupaya membantu Universiti mencapai
matlamat dan objektif.
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
6 / 29
6.8 Memastikan setiap perancangan, keputusan dan tindakan oleh
pihak pengurusan yang melibatkan kepentingan Universiti telah
mengambil kira pandangan audit.
6.9 Mengemukakan Rancangan Audit Tahunan dan program audit
kepada Jawatankuasa Audit untuk pertimbangan dan kelulusan.
a) Ketua Audit Dalam bertanggungjawab menyedia dan
mengemukakan Rancangan Audit Tahunan, perancangan
belanjawan dan sumber manusia (man-days) seperti di
Lampiran 2 kepada JKA sekurang-kurangnya sekali setahun
untuk semakan dan kelulusan.
b) Jadual Rancangan Audit Tahunan hendaklah disediakan
berasaskan keutamaan audit universe menggunakan
kaedah berasaskan risiko termasuk input daripada
Pengurusan Universiti dan JKA.
c) Sebarang perubahan yang ketara daripada jadual yang telah
diluluskan perlu dimaklumkan kepada JKA dan Pengurusan
UTHM menerusi laporan status semasa aktiviti secara
berkala.
6.10 Menyediakan Laporan Audit selepas selesai sesuatu pengauditan.
Laporan ini akan diedarkan kepada mereka yang berkaitan
termasuk Pengurusan UTHM untuk makluman, pertimbangan,
tindakan pembetulan dan penambahbaikan.
6.11 Mengemukakan dan membentangkan Laporan secara berkala
kepada Jawatankuasa Audit yang meliputi perkara-perkara berikut:-
a) Mengemukakan laporan terhadap penemuan audit yang
penting serta syor dan pandangan untuk pembaikan atau
peningkatan dan menambah nilai.
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
7 / 29
b) Tindakan susulan telah diambil di atas penemuan-penemuan
audit yang penting.
c) Peningkatan keberkesanan dan kelicinan operasi, hasil
daripada tindakan audit.
d) Penyelaras Audit Dalam dan Audit Luar untuk mengelak
pertindihan.
e) Perancangan kerja-kerja audit.
f) Halangan-halangan yang dihadapi dalam melaksanakan
auditan.
7.0 AUTORITI BAGI JURUAUDIT DALAM
Autoriti adalah penting bagi membolehkan Juruaudit Dalam melaksanakan
tugas dengan cekap dan berkesan dan ianya perlu diberi keprihatinan
oleh pihak yang berkenaan:
7.1 Pihak berkuasa Universiti memberi kuasa kepada Juruaudit Dalam
untuk menjalankan apa-apa siasatan pemeriksaan atau
pengauditan bagi pihaknya dan melaporkan tentang siasatan
pemeriksaan atau pengauditan tersebut.
7.2 Pihak Juruaudit Dalam boleh meminta mana-mana pegawai
Universiti memberikan apa-apa penjelasan dan keterangan yang
dikehendaki untuk membolehkannya melaksanakan kewajipan-
kewajipan dengan wajar dan saksama.
7.3 Tiap-tiap pegawai Universiti yang diminta memberi penjelasan dan
keterangan adalah bertanggungjawab untuk memberi kerjasama
yang mantap dan meyakinkan pihak Juruaudit Dalam.
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
8 / 29
7.4 Pihak Juruaudit Dalam boleh mendapatkan nasihat dan panduan
daripada seseorang pegawai atau mana-mana pakar-rujuk
mengenai perkara-perkara yang meliputi bidang atau skop yang
diaudit.
7.5 Jika pada bila-bila masa ternyata kepada pihak Juruaudit Dalam
bahawa apa-apa luar aturan yang serius telah berlaku dalam
perakaunan, penjagaan wang awam, aset, stor dan pengurusan
lain-lain sumber-sumber di bawah auditannya, dia hendaklah
dengan serta merta membawa perkara itu kepada pengetahuan
Naib Canselor dan Jawatankuasa Audit Universiti.
7.6 Pihak Juruaudit Dalam, dalam apa-apa laporan yang dikemukakan,
boleh membuat syor dan boleh secara umum mengulas tentang
semua perkara berhubung dengan akaun-akaun, wang, aset, stor,
pengurusan sumber-sumber lain dan sebagainya.
7.7 Pihak Juruaudit Dalam hendaklah bebas sepenuhnya untuk
melaksanakan tugas-tugas berikut:
a) Mengkaji dan menilai kesempurnaan amalan, pemakaian
dan penggunaan prinsip perakaunan dan kawalannya yang
berkesan pada kos yang munasabah.
b) Menentukan setakat mana polisi-polisi, rancangan,
prosedur, undang-undang dan peraturan telah dipatuhi.
c) Memastikan semua aset Universiti diakaun, dikawal, dijaga,
dilupus dengan sistematik dan sempurna.
d) Menilai keberkesanan, kecekapan, efisien, ekonomi ke atas
penggunaan sumber-sumber.
e) Menilai tahap pencapaian objektif dan matlamat pengurusan
ke atas program dan aktiviti fakulti / jabatan / unit seperti
yang dirancangkan.
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
9 / 29
8.0 PELAKSANAAN KERJA-KERJA AUDIT
Kerja-kerja audit hendaklah terdiri daripada perancangan, pemeriksaan,
penilaian maklumat, pelaporan hasil auditan dan tindakan susulan.
8.1 Kerja-kerja audit mestilah dirancang dengan teliti dan secukupnya.
8.2 Kaedah-kaedah yang sesuai hendaklah ditentukan bagi setiap
audit atau kaji semula bagi membolehkan pencapaian objektifnya.
8.3 Maklumat yang mencukupi mestilah dikumpul, dianalisis dan
ditafsirkan dengan betul dan seterusnya didokumentasikan untuk
menyokong kesimpulan audit.
8.4 Hasil audit hendaklah dilaporkan dengan secukupnya serta
lengkap.
8.5 Laporan audit hendaklah disusuli bagi memastikan ianya telah
diberi pertimbangan dan tindakan sewajarnya.
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
10 / 29
B. KOD ETIKA
1. PENGENALAN
1.1 Tujuan Kod Etika adalah untuk menggalakkan satu budaya yang
beretika dalam profesion audit dalam.
1.2 Audit dalam merupakan satu fungsi bebas yang memberi kepastian
dan khidmat perundingan secara objektif untuk menambah nilai
dan meningkatkan tahap operasi sesebuah organisasi. Ia
membantu sesebuah organisasi mencapai matlamatnya melalui
satu pendekatan yang sistematik dan berdisplin untuk menilai dan
memperbaiki keberkesanan kawalan dan proses tadbir urus.
1.3 Kod etika adalah perlu dan sesuai untuk profesion audit dalam di
mana Juruaudit Dalam, diamanahkan memberi kepastian yang
objektif berkaitan dengan kawalan dan tadbir urus. Kod Etika
merangkumi definisi audit dalam seperti tersebut di atas dan dua
komponen penting lagi seperti berikut:
a) prinsip yang relevan kepada profesion Juruaudit Dalam UTHM
dan amalan audit dalam; dan
b) peraturan tingkah laku yang menerangkan norma kelakuan
yang diharapkan daripada Juruaudit Dalam UTHM. Peraturan
ini membantu menginterpretasikan prinsip dalam bentuk amalan
dan bertujuan sebagai panduan tingkah laku beretika kepada
Juruaudit Dalam UTHM.
2. PRINSIP
Juruaudit Dalam UTHM diharapkan menggunakan dan mempertahankan
prinsip-prinsip berikut:
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
11 / 29
2.1 Kepercayaan dan Keobjektifan
a) Juruaudit Dalam UTHM hendaklah meyakinkan semua pihak
bahawa mereka boleh dipercayai dalam melaksanakan
kewajipan pengauditan.
b) Juruaudit Dalam UTHM mestilah mempunyai tahap integriti
yang tinggi dan nilai-nilai kejujuran, keikhlasan dan
keluhuran dalam semua urusan supaya penilaian dan
pandangan audit diterima dan diyakini pada semua
peringkat pengurusan.
c) Juruaudit Dalam UTHM dibenarkan memberi nasihat atau
khidmat bantuan dan nasihat yang tidak boleh bercanggah
dengan peraturan Universiti dan mengelak dari
perbincangan dan mempersoal / mengkritik polisi kerajaan.
d) Juruaudit Dalam UTHM tidak boleh menggunakan
kedudukan rasminya untuk kepentingan peribadi serta
mengkompromi kepentingan dan kebebasannya sebagai
Juruaudit Dalam. Perhubungan yang boleh menimbulkan
risiko dan keraguan terhadap integriti dan kebebasannya
hendaklah dielakkan.
2.2 Profesionalisme
a) Juruaudit Dalam UTHM bertanggungjawab untuk
berkelakuan secara profesional pada setiap masa dan
mengekalkan standard profesional yang tinggi dalam
menjalankan tugas dan melaporkan penemuan audit.
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
12 / 29
b) Juruaudit Dalam UTHM juga hendaklah bebas, adil dan
saksama dalam menjalankan kewajipan mereka tanpa ada
unsur-unsur kepentingan peribadi serta pengaruh daripada
pihak luar. Pendapat beliau adalah berasaskan bukti sahih
yang diperolehi melalui kaedah-kaedah pengauditan yang
profesional.
c) Menggunakan hemat yang munasabah bagi mendapatkan
cukup fakta sebagai bukti bagi menyokong kesimpulan yang
diperolehi dan dalam membuat laporan hendaklah
mendedahkan fakta-fakta penting yang diketahui.
2.3 Kewibawaan
a) Juruaudit Dalam UTHM perlu mengamalkan due
professional care dalam menjalankan tugas dan penyediaan
laporan audit. Beliau perlu mengetahui dan mematuhi
standard pengauditan dan perakaunan serta prosedur
pengurusan kewangan.
b) Juruaudit Dalam UTHM perlu peka dan mengikuti
perkembangan serta perubahan semasa dalam piawaian
pengauditan, perakaunan, pengurusan dan teknologi
maklumat, bertujuan untuk meningkatkan tahap kompetensi
dalam bidang pengauditan.
c) Juruaudit Dalam UTHM hendaklah berusaha meningkatkan
kemahiran dan pengetahuan secara berterusan selaras
dengan keperluan dan perkembangan semasa.
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
13 / 29
2.4 Disiplin Diri
a) Juruaudit Dalam UTHM perlu mempunyai tahap disiplin diri
yang tinggi bagi mencerminkan keperibadian sebagai
seorang yang profesional. Penerapan nilai-nilai murni pada
diri dengan mengamalkan budaya bersyukur,
bertanggungjawab, bersabar dan bersederhana serta
menghindarkan diri daripada perilaku yang boleh
menjejaskan imej dan nama baik profesion audit.
b) Juruaudit Dalam UTHM perlu mematuhi arahan-arahan
kerajaan untuk penjawat awam seperti arahan-arahan
pentadbiran serta etika berpakaian, prosedur, protokol dan
juga perlu mengaplikasikan prinsip-prinsip yang terkandung
dalam Rukun Negara apabila bergaul dan berurusan.
2.5 Kerahsiaan
a) Juruaudit Dalam UTHM tidak boleh mendedahkan semua
maklumat yang diperolehi hasil daripada pengauditan yang
dijalankan kepada mana-mana pihak yang tidak berkaitan
sama ada secara lisan atau bertulis kecuali atas arahan
Pihak Berkuasa Universiti. Semua sumber maklumat yang
diperolehi hendaklah dikendalikan dengan penuh
kerahsiaan.
b) Juruaudit Dalam UTHM perlu berhati-hati dalam
menggunakan maklumat yang telah diperolehi semasa
melaksanakan tugas-tugas dan tidak menggunakan
maklumat terperingkat untuk sebarang faedah
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
14 / 29
persendirian atau dengan cara apa sekalipun yang diketahui
akan menjejaskan kepentingan dan nama baik Universiti.
2.6 Tingkah Laku
a) Juruaudit Dalam UTHM mempunyai tanggungjawab untuk
mematuhi standard tingkah laku yang mulia, bersih dan
amanah dalam perhubungannya dengan auditi. Bagi
mengekalkan keyakinan auditi, tingkah laku ini hendaklah
sentiasa terkawal dan utuh.
b) Keutuhan memerlukan Juruaudit Dalam UTHM menghayati
prinsip keadilan dan kebenaran. Ia juga menuntut Juruaudit
Dalaman berpegang kepada prinsip objektiviti, mematuhi
standard tingkah laku profesional, membuat keputusan
berasaskan prinsip profesional dalam menjalankan tugas.
c) Juruaudit Dalam UTHM adalah dilarang sama sekali
daripada melibatkan diri dalam aktiviti-aktiviti yang
bercanggah dengan peraturan Kerajaan dan boleh
mendatangkan kesan negatif kepada Unit Audit Dalam,
UTHM dan negara.
2.7 Urus Tadbir Yang Baik (Good Governance)
a) Juruaudit Dalam UTHM perlu mematuhi keperluan dan
ketetapan yang digariskan dalam International Professional
Practice Framework (IPPF) melalui penyediaan dokumen-
dokumen berkaitan dan pelaksanaan amalan Atribute and
Performance Standard yang digariskan dalam IPPF.
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
15 / 29
b) Juruaudit Dalam UTHM perlu mengamalkan urus tadbir yang
baik dalam pelaksanaan audit dan melakukan Quality
Assurance and Improvement Programme yang digariskan
dalam IIAM Standards seperti berikut:-
i) penilaian kendiri (internal assessment) yang berterusan
dan berkala,
ii) peer review antara Universiti Awam yang dilaksanakan
oleh Biro Pemantapan Kualiti; dan
iii) penilaian luaran (external assessment) oleh IIAM.
c) Juruaudit Dalam UTHM perlu memastikan garis panduan
penyediaan QAR yang meliputi dokumentasi pentadbiran
dan pelaksanaan aktiviti audit dalaman menepati standard
yang ditetapkan dalam IPPF merangkumi 4 aspek utama
iaitu governan, staf, pengurusan dan proses.
d) Juruaudit Dalam UTHM bertanggungjawab mematuhi segala
proses kawalan kualiti yang digariskan dalam Manual Audit,
Unit Audit Dalam UTHM bagi menghasilkan pelaporan audit
yang berkualiti dan memenuhi Standard Pengauditan
Antarabangsa.
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
16 / 29
C. PELAKSANAAN AUDIT
1. CORAK KERJA
Aktiviti audit dalam menilai dan menyumbangkan kepada
penambahbaikan sistem kawalan dan tadbir urus.
1.1 Kawalan Dalaman
Aktiviti audit dalam hendaklah membantu organisasi dalam
menyelenggara kawalan yang berkesan dengan menilai
keberkesanan dan kecekapan serta menggalakkan
penambahbaikan yang berterusan.
a) Aktiviti audit dalam hendaklah menilai kesempurnaan dan
keberkesanan kawalan berkaitan dengan sistem-sistem
tadbir urus, operasi dan maklumat organisasi. Ini harus
termasuk:
i) kebolehpercayaan dan integriti maklumat kewangan dan
operasi;
ii) keberkesanan dan kecekapan operasi;
iii) perlindungan aset; dan
iv) pematuhan kepada segala dasar, undang-undang,
peraturan dan arahan yang berkuatkuasa.
b) Juruaudit hendaklah menentukan setakat mana matlamat
utama dan objektif bagi program serta operasi telah
ditetapkan supaya selaras dengan keperluan organisasi.
c) Juruaudit hendaklah mengkaji semula operasi dan program
untuk menentukan setakat mana pencapaiannya.
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
17 / 29
Pencapaian tersebut hendaklah konsisten dengan matlamat
utama dan objektif yang ditetapkan. Kajian semula ini dapat
menentukan sama ada operasi dan program dilaksanakan
seperti yang dihasratkan.
d) Kriteria yang mencukupi diperlukan untuk menilai kawalan.
Juruaudit hendaklah menentukan setakat mana pihak
pengurusan telah menetapkan kriteria yang mencukupi
untuk memastikan objektif dan matlamat utama telah pun
tercapai.
1.2 Tadbir Urus
a) Aktiviti audit dalam hendaklah menyumbangkan kepada
proses tadbir urus organisasi dengan menilai dan
memperbaiki proses ini melalui mana:
i) nilai dan matlamat utama ditetapkan dan
dikomunikasikan;
ii) pencapaian matlamat utama dipantau;
iii) akauntabiliti terjamin; dan
iv) nilai dilindungi.
b) Juruaudit hendaklah mengkaji semula operasi dan program
supaya selaras dengan matlamat utama organisasi.
2.0 RANCANGAN AUDIT TAHUNAN
2.1 Ketua Audit Dalam akan menyediakan jadual rancangan audit
iaitu Rancangan Audit Tahunan. Tajuk audit yang dirancang
dipilih boleh dikaitkan dengan Pusat Tanggungjawab atau entiti
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
18 / 29
yang tertentu atau ke atas proses atau aktiviti yang dijalankan
oleh beberapa PTj atau entiti.
2.2 Rancangan audit yang disediakan adalah menggunakan
pendekatan berasaskan risiko. Unit Audit Dalam menganalisa
risiko terhadap 11 aktiviti utama dengan mengambil kira situasi
atau suasana dan kedudukan pentadbiran serta kewangan di
UTHM. Aktiviti utama / auditable area yang telah dikenal pasti iaitu
penjanaan pendapatan, penyelidikan, pengurusan pelajar,
penerbitan, pengurusan ICT, perolehan, pengurusan kontrak,
pengurusan sumber manusia, pengurusan aset dan fasiliti,
pengurusan akademik dan perancangan strategik.
2.3 Penyediaan RBIA ini berdasarkan kepada 4 risk factors dalam
pengauditan dengan diberikan jumlah weightage tertentu meliputi
aspek strategik (20%), operasi (30%), kewangan (30%) dan
pematuhan (20%).
2.4 Penentuan tahap risiko pula ditentukan dari segi impact dan
likelihood ianya berlaku di mana kedudukan risikonya dapat dikenal
pasti sepertimana di Risk Matrix sama ada low, moderate, high
atau very high.
2.5 Rancangan Audit Tahunan disediakan secara tahunan oleh Ketua
Audit Dalam dan kemudian akan dibentangkan di Mesyuarat
Jawatankuasa Audit untuk kelulusan. Rancangan Audit yang telah
diluluskan akan dilaksanakan pada tahun kewangan berikutnya.
Unit Audit Dalam boleh membuat lain-lain audit di luar rancangan
yang telah diluluskan mengikut pertimbangan Ketua Audit Dalam
atau atas permintaan pihak pengurusan tertinggi atau Naib
Canselor. Namun begitu, ianya perlu terlebih dahulu mendapat
kelulusan daripada Jawatankuasa Audit.
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
19 / 29
3.0 MEMORANDUM PERANCANGAN AUDIT (MPA) / AUDIT PLANNING
MEMORANDUM (APM)
Juruaudit hendaklah menyediakan dan merekod satu rancangan untuk
setiap tugasan audit.
3.1 Pertimbangan Perancangan
Dalam merancang tugasan audit, juruaudit hendaklah
menimbangkan:
a) Objektif aktiviti yang akan dikaji dan sejauh mana aktiviti itu
berkesan dan efisien.
b) Kesempurnaan dan keberkesanan sistem kawalan bagi
sesuatu aktiviti dibanding dengan rangka kerja atau model
kawalan yang relevan; dan
c) Peluang untuk melakukan penambahbaikan yang signifikan
terhadap sistem kawalan sesuatu aktiviti.
3.2 Objektif Tugasan Audit
Objektif tugasan audit hendaklah menyentuh tentang risiko,
kawalan dan proses tadbir urus berhubung dengan aktiviti yang
dikaji semula. Semasa merancang tugasan audit, juruaudit
hendaklah mengenal pasti dan menilai risiko yang relevan kepada
aktiviti yang dikaji semula. Objektif tugasan audit hendaklah
mencerminkan hasil penilaian risiko.
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
20 / 29
3.3 Skop Tugasan Audit
Skop yang ditetapkan hendaklah mencukupi untuk memenuhi
objektif tugasan audit. Antara lain, ia hendaklah mengambil kira
sistem, rekod, staf dan aset yang relevan.
3.4 Pembahagian Sumber Tugasan Audit
Juruaudit hendaklah menentukan sumber yang sesuai untuk
mencapai objektif tugasan audit. Tenaga kerja hendaklah
berasaskan penilaian ke atas corak dan kompleksiti setiap tugasan
audit, kekangan masa dan sumber yang sedia ada.
3.5 Program Tugasan Audit
Juruaudit hendaklah menyediakan program kerja untuk mencapai
objektif tugasan audit. Program kerja yang telah diluluskan perlu
menetapkan prosedur untuk mengenal pasti, menganalisis, menilai
dan merekod maklumat yang diperolehi semasa pelaksanaan
tugasan audit.
4.0 PROSES AUDITAN
4.1 Permulaan Audit (Engagement)
Sesuatu pengauditan bermula dengan surat pelaksanaan audit
(engagement letter). Ketua Pusat Tanggungjawab yang akan
diaudit akan dimaklumkan secara bertulis sebelum sesuatu
pengauditan dimulakan. Walau bagaimanapun, ini adalah tidak
terpakai untuk audit penyiasatan / khas atau pemeriksaan
mengejut.
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
21 / 29
4.2 Mesyuarat Pembukaan
a) Mesyuarat pembukaan diadakan dengan pihak
Pengurusan PTj yang telah dipilih untuk diaudit. Mesyuarat
adalah untuk membincangkan tujuan, objektif dan skop
audit yang akan dijalankan termasuk tarikh mula audit dan
jangkaan tarikh tamat.
b) Mesyuarat ini juga boleh membincangkan maklum balas
daripada auditi sekiranya terdapat perkara-perkara yang
difikirkan perlu diberi perhatian atau kemungkinan terdapat
kelemahan ke atas kawalan dalaman sedia ada.
Format Agenda Perbincangan adalah seperti di Lampiran
3.
4.3 Kerja Lapangan
a) Kerja lapangan akan cuba mendapatkan bukti-bukti
pengauditan untuk memenuhi objektif pengauditan yang
telah dikenal pasti. Kerja lapangan akan dilakukan oleh
kumpulan Juruaudit yang terdiri daripada Juruaudit (Ketua
Kumpulan) dan dibantu oleh Penolong Juruaudit dan
Pembantu Akauntan. Komposisi kumpulan Juruaudit
tertakluk kepada keluasan skop dan juga kompleksiti
pengauditan yang akan dilakukan.
b) Kerja lapangan akan membuat pengesahan ke atas kawalan
dalaman yang telah diwujudkan melalui ujian transaksi ke
atas dokumen sokongan yang dipilih secara rawak,
pemerhatian dan juga perbincangan dengan staf utama.
c) Sekiranya terdapat penemuan yang kritikal dan perlu diambil
tindakan segera, hasil pemerhatian akan dibincangkan
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
22 / 29
bersama wakil pengurusan auditi yang bertanggungjawab.
Jika terdapat pecah amanah ianya perlu dilaporkan segera
kepada Naib Canselor.
4.4 Penyediaan Laporan Audit
a) Laporan audit merupakan kesimpulan ke atas kerja-kerja
pengauditan yang telah dijalankan dan menunjukkan
penemuan-penemuan audit yang perlu diambil perhatian
berserta bukti-bukti yang menyokong penemuan tersebut.
Laporan ini juga akan menyatakan syor dan cadangan
penambahbaikan.
b) Laporan Penuh ini akan dihantar kepada Ketua PTj
supaya dapat memberikan maklum balas terhadap teguran
atau isu yang dibangkitkan.
c) Ringkasan Eksekutif akan disediakan dan bersama-sama
laporan penuh akan dibentangkan dalam Mesyuarat Exit
yang dipengerusikan oleh Naib Canselor dan turut dihadiri
sama oleh Ketua PTj dan staf yang berkaitan.
d) Hasil dari keputusan Mesyuarat Exit dan maklum balas
tersebut akan diambil kira dalam Laporan Akhir bagi tujuan
untuk dibentangkan ke Mesyuarat Jawatankuasa Audit.
Salinan Laporan Akhir akan diedarkan ke PTj yang
berkaitan.
e) Sekiranya berlaku sebarang kesilapan atau ketinggalan
(error or omission) di dalam laporan audit yang telah
dikemukakan kepada pihak yang menerima laporan, sebaik
sahaja kesilapan atau ketinggalan itu ditemui atau dikenal
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
23 / 29
pasti, Unit Audit Dalam akan memaklumkan kesilapan atau
ketinggalan berkenaan melalui surat kepada pihak
berkenaan. Pembetulan akan dibuat dan penggantian
laporan baru hanya pada muka surat yang berkaitan.
4.5 Mesyuarat Penutupan
a) Mesyuarat Pra-Pembentangan Laporan Audit (Pre-Exit)
diadakan selepas selesai sesuatu pengauditan dan
membincangkan hasil penemuan audit yang telah ditemui
sepanjang pengauditan dijalankan.
b) Satu Mesyuarat Penutupan (Exit) dijalankan di mana akan
dipengerusikan oleh Naib Canselor dan dihadiri oleh Ketua
Audit Dalam, staf audit yang terlibat, Ketua Pusat
Tanggungjawab yang berkaitan, Bendahari, Penasihat
Undang-undang dan lain-lain pegawai yang berkaitan
dengan pengauditan tersebut.
c) Mesyuarat Exit memberikan peluang untuk menyelesaikan
persoalan-persoalan ke atas isu dibangkitkan dan juga
untuk mendapatkan kepastian sebelum Laporan Akhir
disediakan.
d) Hasil perbincangan diminitkan dan diedarkan kepada ahli
mesyuarat dan pihak yang berkenaan.
4.6 Susulan Audit a) Semua penemuan audit yang memerlukan tindakan
pembetulan dan tindakan penambahbaikan yang telah
dipersetujui untuk dilaksanakan perlu dibuat susulan. Ini
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
24 / 29
bagi memastikan pengurusan auditi telah mengambil
tindakan ke atas semua isu yang telah dibangkitkan.
b) Semakan ini perlu dilaksanakan sejurus selepas tarikh atau
tempoh akhir mengambil tindakan yang telah dipersetujui
oleh pengurusan auditi dalam Mesyuarat Exit dan
Mesyuarat Jawatankuasa Audit.
c) Juruaudit akan menilai keberkesanan tindakan yang telah
diambil oleh auditi. Jika perkara tersebut tidak dibuat
dengan betul seperti mana yang sepatutnya dan bukan
atas alasan kekangan sumber atau ketidaksesuaian
tindakan yang diambil atau lain-lain perkara di luar
jangkaan, maka ianya akan dilaporkan semula ke
Jawatankuasa Audit.
d) Hasil laporan audit susulan akan dikemukakan kepada
Ketua Pusat Tanggungjawab yang berkaitan. Ketua Audit
Dalam akan menyediakan laporan perkara-perkara yang
masih belum diambil tindakan untuk dibentangkan ke
Mesyuarat Jawatankuasa Audit. Laporan ini akan
menyenaraikan isu yang belum diambil tindakan dan
cadangan penambahbaikan yang perlu diambil tindakan
oleh pihak auditi.
Prosedur terperinci dan carta alir mengenai pelaksanaan audit
adalah seperti di Lampiran 4.
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
25 / 29
D. DOKUMENTASI AUDIT 1. PENGENALAN
Dokumentasi adalah satu kaedah komunikasi di dalam Unit Audit Dalam
dan di antara Unit tersebut dengan pihak lain. Ia juga merupakan rekod
bukti kerja yang dijalankan dan penemuan audit bagi menyokong
kesimpulan dan syor audit. Rujukan silang dan indeks adalah mustahak
bagi memudahkan rujukan dokumentasi.
2. FAIL KERTAS KERJA AUDIT
Fail kertas kerja audit perlu digunakan untuk:
a) merekod objektif, skop pengauditan dan aktiviti audit;
b) menggalak pendekatan yang berkaedah terhadap kerja dan
membantu Juruaudit menyusun kerjanya;
c) menyokong kesimpulan Juruaudit;
d) membolehkan Juruaudit dan Ketua Audit Dalam untuk menyemak
semula kesempurnaan sesuatu audit dan standard kerja; dan
e) memberi maklumat bagi pengauditan lanjut.
3. PRINSIP FAIL KERTAS KERJA AUDIT
3.1 Berikut adalah prinsip umum berkaitan dengan Fail Kertas Kerja
Audit.
a) Konsistensi dan Keseragaman
Setiap dokumentasi audit perlu konsisten dan seragam, dari
segi format, amalan dan prosedur. Keseragaman memberi
pemahaman yang jelas serta kesinambungan, meningkatkan
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
26 / 29
kecekapan dalam penyediaan dan semakan semula kerja
serta membantu mengagihkan tugas. Bagaimanapun,
penggunaan format kertas kerja yang standard tidak
seharusnya menghadkan pendekatan yang diterima pakai
oleh Juruaudit.
b) Ketepatan dan Penjadualan Masa
Kegagalan untuk menyimpan rekod audit yang tepat akan
menjejaskan nilai pengauditan. Rekod perlu menunjukkan
dengan tepat apa yang perlu dibuat, apa kesimpulan yang
dicapai dan sebabnya, serta bagaimana ia memenuhi
objektif audit. Kertas kerja hendaklah disediakan pada setiap
pengauditan.
c) Kejelasan dan Kepadatan
Bahasa dan format perlu dalam bentuk yang membolehkan
pembaca mudah memahami maksud maklumat yang
disampaikan dengan jelas.
d) Kesempurnaan
Kertas kerja hendaklah cukup terperinci untuk menunjukkan
tindakan yang telah diambil dari mula hingga akhir supaya
setiap langkah dalam pengauditan dapat dikenal pasti dan
difahami.
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
27 / 29
e) Pengarangan dan Penyeliaan
Nama penyedia dan tarikh penyediaan setiap dokumen audit
hendaklah dicatat. Ruang juga hendaklah disediakan untuk
merekod semakan semula oleh penyelia.
f) Penyusunan
Kertas kerja audit perlu disusun supaya membolehkan
proses logikal pemikiran atau tindakan susulan diambil.
Indeks dan rujukan silang hendaklah digunakan untuk
memudahkan rujukan kepada kertas kerja.
g) Semakan Semula
Dokumentasi perlu disemak semula oleh penyelia dan
semakan semula tersebut perlu direkodkan dengan jelasnya.
Penyelia hendaklah memastikan dokumentasi adalah
mencukupi bagi memenuhi objektif audit serta pendapat dan
kesimpulan disokong oleh rekod mengenai bukti audit.
h) Kerahsiaan dan Keselamatan
Juruaudit perlu memberi perhatian yang khusus mengenai
kerahsiaan dan keselamatan dokumentasi serta memastikan
selenggaraannya mengikut Akta Rahsia Rasmi 1972 dan
peraturan Kerajaan yang lain.
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
28 / 29
4. JENIS FAIL KERTAS KERJA
4.1 Fail Tetap
Fail tetap mengandungi maklumat / dokumen yang relevan dan
surat-menyurat dan laporan audit yang lalu. Kandungannya perlu
disemak semula pada permulaan setiap pengauditan bagi tujuan
rujukan isu dan masalah bagi tujuan rujukan dan pengesahan audit
yang akan dilaksanakan. Kandungannya boleh meliputi:
a) Akta / Enakmen, dasar-dasar, peraturan-peraturan dan
prosedur-prosedur;
b) carta-carta organisasi;
c) deskripsi fungsi-fungsi;
d) senarai jabatan / bahagian / unit;
e) salinan dokumen-dokumen dan minit mesyuarat ;
f) laporan-laporan audit yang lalu, laporan audit susulan untuk
rujukan pengauditan; dan
g) laporan-laporan lain mengenai PTj yang berkaitan.
4.2 Fail Semasa
Fail Semasa mengandungi maklumat / dokumen yang spesifik dan
relevan dengan sesuatu pengauditan yang dijalankan. Salinan
dokumen mungkin diperolehi daripada fail tetap. Kandungannya
adalah meliputi perkara berikut:
a) Laporan Audit;
b) Penemuan Audit Terdahulu;
MANUAL AUDIT DALAM
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
Unit Audit Dalam UTHM No. Semakan : 2 / 5 Mei 2015 No. Semakan : 3 / 5 April 2018
29 / 29
c) Pelan Pelaksanaan Audit;
d) Analisis Audit;
e) Surat / Borang;
f) Peraturan / Garis panduan;
g) Dokumen Sokongan dan Bukti Audit;
Indeks Fail Kertas Kerja Audit adalah seperti di Lampiran 5.
Lampiran 1
CARTA AUTORITI
Unit Audit Dalam
Jawatankuasa
Audit
Lembaga Pengarah Universiti
Canselor
Naib Canselor
CARTA ORGANISASI
SEKSYEN PENTADBIRAN
ROSLAN BIN MD. TAHA
KETUA AUDIT DALAM - W52
SEKSYEN AUDIT KEWANGAN
JURUAUDIT KANAN - W44
JURUAUDIT - W41
SEKSYEN AUDIT PENGURUSAN
NORLINDA BT. JAMAL
NORADZUANA BT. SAMIRAN
PENOLONG JURUAUDIT KANAN – W32
PEMBANTU AKAUNTAN KANAN
-W22
PEMBANTU AKAUNTAN - W19
PEMBANTU TADBIR (P/O) KANAN -
N22
PENOLONG JURUAUDIT KANAN – W32
PENOLONG JURUAUDIT KANAN – W32
NOREEN BT. SUKIMIN
NORIZAN BT. OTHMAN
MUSLIMAH BT. MUSTAJAB
MARHALIM BIN MARINO
RIZAL BIN HASHIM
YASMIN BT. BAJURI
PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT KANAN - F44
SAHIZAN BIN MOHD SAGI
SEKSYEN AUDIT ICT & KHAS
NORHIDAYAH BT. MOKHTAR
JURUAUDIT - W41 JURUAUDIT - W41
PEMBANTU TADBIR (P/O) - N19
AZLIN BT. ABD WAHAB
PEMBANTU AKAUNTAN KANAN -
W22
Lampiran 2
JADUAL PENGIRAAN (MAN-DAYS) PELAKSANAAN PROGRAM AUDIT TAHUN _______
Aktiviti Bulan Hari
Bekerja Peruntukan Kewangan
Tindakan J F M A M J J O S O N D
1. PENTADBIRAN
1.1 Rancangan Program Audit Tahunan
3
Mengikut keperluan
W52, F44, W44, W41, W32, W22,
W19, N22 dan N19
1.2 Rancangan Audit (APM) dan Overview
10
1.3 Laporan Audit Dalam dan Kertas Kerja
10
1.4 Mesyuarat Exit Meeting dan Jawatankuasa Audit
11
1.5 Program Latihan Staf 7
1.6 Lain-lain Mesyuarat / Tugasan Adhoc Dalam & Luar Universiti
12
Jumlah 53
Aktiviti Bulan Hari
Bekerja Peruntukan Kewangan
Tindakan J F M A M J J O S O N D
2. AUDIT PENGURUSAN / KEWANGAN / ICT DAN KHAS
a. Auditan _____________
Mengikut keperluan
W52, F44, W44, W41, W32,
W22 dan W19
b. Auditan _____________
c. Auditan _____________
d. Auditan _____________
Jumlah 160
Nota : Bilangan auditan adalah tertakluk kepada keputusan Jawatankuasa Audit UTHM
Aktiviti Bulan Hari
Bekerja Peruntukan Kewangan
Tindakan J F M A M J J O S O N D
3. AUDIT SUSULAN - PENGURUSAN / KEWANGAN / ICT DAN KHAS
a. Auditan _____________
Mengikut keperluan
W52, F44, W44, W41, W32,
W22 dan W19
b. Auditan _____________
c. Auditan _____________
d. Auditan _____________
e. Auditan _____________
Jumlah 10
Nota : Bilangan auditan adalah mengikut jumlah pengauditan yang telah dijalankan. RINGKASAN HARI BEKERJA (MAN-DAYS) :- HARI BEKERJA : 265 Hari
CUTI UMUM : (14 Hari)
CUTI REHAT : (20 Hari)
CUTI SAKIT : ( 8 Hari)
-------------
223 Hari
=======
TUGAS AUDITAN & SUSULAN : 170 Hari
TUGAS PENTADBIRAN : 53 Hari
-------------- 223 Hari
========
Lampiran 3
AGENDA PERBINCANGAN
AUDIT ENTRANCE
PERKARA :
PTJ :
TARIKH/ HARI :
TEMPAT :
A. PENDAHULUAN
Penerangan tentang Objektif Auditan / Skop Auditan / Tempoh Auditan / Proses Auditan
BIL. PERKARA CATATAN / MAKLUMAN
1 Objektif Auditan
2 Skop Auditan
3 Tempoh Auditan (Jangkaan)
4 Proses Auditan
B. ELEMEN KAWALAN YANG DISEMAK
Penerangan tentang aspek-aspek kawalan yang akan diaudit.
BIL. PERKARA CATATAN / MAKLUMAN
1
2
C. KEPERLUAN PIHAK AUDIT
BIL. PERKARA CATATAN / MAKLUMAN
1 Ruang yang bersesuaian bagi memudahkan kerja-kerja auditan.
2 Nama pegawai yang akan membantu atau diberi tanggungjawab membantu pihak audit sepanjang pelaksanaan kerja-kerja auditan.
i) Nama : ______________________________
No. Tel:
ii) Nama : ______________________________
No. Tel:
iii) Nama : ______________________________
No Tel:
iv) Nama : ______________________________
No Tel:
v) Nama : ______________________________
No Tel :
3 Dokumen-dokumen yang diperlukan sepanjang proses auditan dijalankan adalah seperti di Lampiran.
4 Lawatan / pemeriksaan fizikal terhadap lokasi penyimpanan dokumen sulit.
D. LAIN-LAIN HAL
BIL. PERKARA CATATAN / MAKLUMAN
1 Tindakan penambahbaikan atau elemen kawalan dalaman yang telah diwujudkan oleh pihak auditi selepas teguran audit sebelum ini.
2 Masalah-masalah semasa yang dihadapi oleh pihak auditi yang boleh menjejaskan / menimbulkan masalah dalam melancarkan lagi aktiviti pengurusan kewangan di PTj.
E. CADANGAN / PANDANGAN PIHAK AUDITI BERKENAAN AUDITAN INI (JIKA
ADA)
______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________
Pengesahan Pihak Audit
Tandatangan : _______________________________
Nama : _______________________________
Jawatan : _______________________________
Tarikh : _______________________________
Pengesahan PTj
Tandatangan : _______________________________
Nama : _______________________________
Jawatan : _______________________________
Tarikh : _______________________________
Lampiran 4
PROSEDUR PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN DI UTHM
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini disediakan untuk menjelaskan proses tindakan dalam pelaksanaan Audit di Pusat Tanggungjawab oleh Unit Audit Dalam.
2.0 SKOP
Prosedur ini diguna pakai oleh Unit Audit Dalam bagi mengendalikan aktiviti audit kewangan, audit pengurusan dan audit sistem maklumat berkomputer di Pusat Tanggungjawab.
3.0 TERMINOLOGI / DEFINISI
3.1 UAD - Unit Audit Dalam 3.2 JKA - Jawatankuasa Audit Universiti 3.3 KAD - Ketua Audit Dalam 3.4 LPU - Lembaga Pengarah Universiti 3.5 PTj - Pusat Tanggungjawab 3.6 Auditi - Pejabat / Fakulti / Pusat / Bahagian yang diaudit 3.7 PTM - Pegawai Teknologi Maklumat 3.8 JA - Juruaudit 3.9 Pen. J - Penolong Juruaudit 4.0 Pem. A - Pembantu Akauntan 4.1 PT (P/O) - Pembantu Tadbir (Perkeranian & Operasi)
4.0 TANGGUNGJAWAB
4.1 Unit Audit Dalam bertanggungjawab untuk :
Menentukan tatacara pengurusan dan sistem kawalan dalaman kewangan organisasi dan operasi wujud lagi berkesan dan memastikan pematuhan dasar, arahan, undang-undang serta peraturan yang telah ditetapkan.
Memastikan aktiviti, projek dan program universiti dari aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan telah dilaksanakan dengan cekap, berkesan dan berhemah serta mencapai matlamat yang ditetapkan.
Mengeluarkan laporan-laporan yang bebas, objektif dan tepat dengan syor untuk tujuan pembaikan peningkatan dan penambah nilai untuk dikemukakan kepada Naib Canselor dan Jawatankuasa Audit.
4.2 Jawatankuasa Audit bertanggungjawab untuk:
Mengkaji keberkesanan dan kemampuan sistem pengawalan dari dalam oleh Juruaudit Dalam bagi meningkatkan akauntabiliti dan amalan tadbir urus berkesan dalam pengurusan organisasi.
Mengkaji laporan daripada Juruaudit Dalam dan Juruaudit Luar berhubung dengan maklumat prestasi secara kuantitatif dan kualitatif berhubung aktiviti yang tertakluk kepada auditan dan lain-lain perkara yang melibatkan tanggungjawab untuk diperakukan tindakan susulan kepada Lembaga Pengarah.
5.0 PROSEDUR TERPERINCI
Bil. Tindakan Pelaksana
5.1 Mengenal pasti PTj / aktiviti sasaran untuk diaudit berasaskan tahap risiko, jangka masa selepas kali terakhir diaudit, arahan atau cadangan Naib Canselor atau aduan-aduan yang diterima.
KAD
5.2 Menyediakan Draf Rancangan Audit Tahunan mengandungi
butiran PTj yang diaudit, jangka masa dan kos serta pegawai pelaksana terlibat.
KAD / PTM / JA / Pen. J
5.3 Membentangkan Draf Rancangan Audit ke Mesyuarat JKA untuk
diluluskan. KAD
5.4 Meluluskan Rancangan Audit Tahunan. JKA
5.5 Meminda Draf Rancangan Audit Tahunan sekiranya terdapat ubah suai
atau pandangan daripada JKA. PTM / JA /
Pen. J
5.6 Menyediakan Memorandum Perancangan Audit (MPA) yang mencukupi dan mengandungi perkara-perkara berikut:
Menentukan objektif audit
Menentukan skop audit
Menyediakan Line of Inquiry (LOI)
Menetapkan Jadual Pelaksanaan Audit
Menentukan bilangan staf yang terlibat
Merangka panduan mengaudit berserta kaedah penyemakan dan pemeriksaan
KAD / PTM / JA / Pen. J / Pem. A
5.7 Mengadakan perbincangan dengan staf Unit Audit Dalam yang terlibat. KAD / PTM /
JA / Pen. J / Pem. A
5.8 Membuka fail auditan serta menyedia dan mengeluarkan surat pelaksanaan
audit (engagement letter) selewat-lewatnya 24 jam sebelum audit dilaksanakan.
PT (P/O)
5.9 Mengadakan mesyuarat pembukaan (audit entrance) dengan pihak
auditi iaitu Ketua PTj / wakilnya berserta staf PTj yang terlibat untuk menerangkan tujuan audit, skop serta elemen-elemen yang akan diaudit.
Agenda Perbincangan
Borang Kehadiran
KAD / PTM / JA / Pen. J / Pem. A
5.10 Melaksanakan auditan kewangan, pengurusan atau ICT & Khas
berdasarkan Rancangan Audit Tahunan dan MPA yang telah diluluskan. KAD / PTM /
JA / Pen. J / Pem. A
5.11 Merekod pemerhatian dan penemuan audit serta menyimpan bukti audit
untuk tujuan laporan dan kertas kerja audit. PTM / JA /
Pen. J / Pem. A
5.12 Menyelia kerja-kerja auditan semasa auditan dijalankan sama ada
menepati skop dan objektif auditan dijalankan. KAD / PTM /
JA
Bil. Tindakan Pelaksana
5.13 Mengadakan perbincangan pra penutupan audit selepas selesai auditan dijalankan bagi memaklumkan hasil penemuan dan kemudian akan mengambil kira sebarang ulasan dalam penyediaan draf laporan audit.
KAD / PTM / JA / Pen. J / Pem. A
5.14 Menyediakan kertas kerja dan draf Laporan Audit hasil dari auditan yang
dijalankan yang mengandungi maklumat penemuan audit, penilaian serta pandangan dan syor / cadangan.
KAD / PTM / JA / Pen. J / Pem. A
5.15 Menyemak draf Laporan Audit berserta dokumen sokongan dan membuat
penyelarasan serta pindaan. KAD / PTM / JA
5.16 Mengemukakan surat berserta Laporan Audit kepada auditi untuk ulasan. PT (P/O)
5.17 Mengadakan Exit Meeting yang dianggotai oleh:
Naib Canselor
Bendahari
Penasihat Undang-undang
Ketua Audit Dalam
Staf Audit Dalam yang terlibat
Ketua Jabatan Auditi / wakil / staf auditi
KAD / PTM / JA / Pen. J
5.18 Mencatat minit Exit Meeting. Pen. J
5.19 Menyediakan Laporan Audit (akhir) berdasarkan keputusan mesyuarat. PTM / JA / Pen. J
/ Pem. A
5.20 Mengedarkan minit mesyuarat dan Laporan Akhir (auditi) kepada:
Naib Canselor
Bendahari
Penasihat Undang-undang
Auditi
Fail Tetap
Fail Semasa
PT (P/O)
5.21 Membentangkan Laporan Audit (Akhir) dalam mesyuarat JKA dan
meminitkan keputusan mesyuarat. Ahli mesyuarat JKA terdiri daripada:
Pengerusi – Ahli LPU yang dilantik oleh LPU
Ahli (2 orang) – Ahli LPU yang dilantik oleh LPU
Ahli (seorang) – mana-mana orang yang dilantik oleh LPU
Setiausaha – Ketua Audit Dalam
KAD / JA / Pen. J
5.22 Mengedarkan petikan minit Mesyuarat Jawatankuasa Audit kepada PTj
yang terlibat untuk tindakan sewajarnya. KAD /
Pen. J
5.23 Menyedia dan mengemukakan laporan Mesyuarat Jawatankuasa Audit untuk dibentangkan kepada Lembaga Pengarah Universiti.
KAD
5.24 Melaksanakan susulan audit untuk memastikan pembetulan dilaksanakan
mengikut keputusan Mesyuarat JKA (rujuk proses kerja pelaksanaan susulan audit).
PTM / JA / Pen. J / Pem. A
5.25 Mencatatkan penemuan ke Laporan Audit Susulan dan mengemukakan
kepada pihak auditi. PTM / JA / Pen. J
/ Pem. A / PT (P/O)
5.26 Membentangkan isu daripada Laporan Audit Susulan yang masih tidak
diambil tindakan oleh auditi kepada Jawatankuasa Audit untuk tindakan tegas.
KAD / JA / Pen. J
6.0 RUJUKAN
6.1 Piagam Audit
6.2 Terma Rujukan Jawatankuasa Audit
6.3 Manual Audit
CARTA ALIR PELAKSANAAN AUDIT
Mula
Kenal pasti PTj / aktiviti
sasaran untuk diaudit.
Sedia Draf Rancangan Audit Tahunan
Bentang Draf Rancangan Audit ke Mesyuarat JKA
Audit
Lulus?
Sedia Memorandum Perancangan Audit (MPA)
Berbincang dengan staf mengenai auditan yang akan
dijalankan
Sedia & keluarkan Surat Pelaksanaan Audit
Buat mesyuarat pembukaan
Ubah suai dan pinda mengikut keperluan JKA
Ya
Tidak
Rekod penemuan dan bukti audit
A
Selia kerja-kerja auditan semasa auditan dijalankan
Buat perbincangan Pra Penutupan Audit
Laksanakan auditan
Sediakan Draf Laporan Audit hasil auditan yang dijalankan
Semak Draf Laporan Audit
Kemas kini Draf Laporan Audit & buat Laporan Audit (akhir)
Mengadakan Exit Meeting bersama auditi
Bentang Laporan Audit (akhir) dalam Mesyuarat JKA
Edar minit mesyuarat dan Laporan Akhir kepada auditi
Edar minit mesyuarat kepada Ahli JKA & cabutan minit kepada auditi
Kemukakan laporan mesyuarat JKA kepada LPU untuk
diperakukan
Buat Audit Susulan
Kemukakan Laporan Audit Susulan kepada auditi
Lulus? Ubah suai mengikut
keperluan KAD Ya
Tidak
Tamat
Tindakan diambil?
Ya
Tidak
A
Bentang di Mesyuarat JKA
Tamat
Lampiran 5
INDEKS FAIL KERTAS KERJA AUDIT UNIT AUDIT DALAM UTHM
PTJ :
TAJUK AUDITAN :
TARIKH AUDITAN :
SEKSYEN AUDIT :
PASUKAN AUDIT
:
INDEKS PERKARA NO RUJUKAN
DI KERTAS KERJA AUDIT
NO RUJUKAN
DI LAPORAN AUDIT
A LAPORAN AUDIT
A1
Draf Laporan Audit
1. Semakan Pertama
2. Semakan Kedua
A1 (1)
A1 (2)
A2 Laporan Penuh A2
A3 Ringkasan Eksekutif A3
A4 Laporan Akhir A4
B PENEMUAN AUDIT TERDAHULU
B1 Laporan Akhir B1
B2 Laporan Audit Susulan B2
B3 Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Audit B3
C PELAN PELAKSANAAN AUDIT
C1 Memorandum Perancangan Audit (MPA) C1
C2 Butiran Pelaksanaan Audit (Time Sheet) C2
C3
Entrance / Initial Conference
1. Agenda Perbincangan Audit Entrance
2. Borang Kehadiran
C3
C4 Pre Exit Conference
1. Nota Perbincangan Pre-Exit Audit
2. Borang Kehadiran
3. Borang Soal Selidik Kepuasan
Pelanggan
C4 (1)
C4 (2)
C4 (3)
C5 Maklum Balas Bertulis Auditi C5
C6
Mesyuarat Exit
1. Minit Mesyuarat
2. Borang Kehadiran
C6 (1)
C6 (2)
C7
Mesyuarat Jawatankuasa Audit
1. Ringkasan Laporan Audit Dalam (MJKA)
2. Petikan Minit Mesyuarat
C7 (1)
C7 (2)
D ANALISIS AUDIT
D1 Data Induk Dari Sistem
D2 Data Induk Dari Auditi
D3 Analisa Data Dari ACL / Excel / dll
E SURAT / BORANG
E1 Surat Audit Pembukaan
E2 Surat / Borang Peminjaman Dokumen
E3 Surat Edaran Laporan Audit
E4 Surat Panggilan “Exit Meeting”
E5 Surat Edaran Minit “Exit Meeting”
E6 Surat Pemeriksaan Fizikal / Lawatan Tapak
E7 Surat Kepada Pihak Ketiga
E8 Surat Audit Susulan
E9 Surat ke KPM bagi Laporan Auditan ke Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM)
F PERATURAN / GARIS PANDUAN
F1
F2
F3
G SENARAI SEMAK (BUTIRAN PELAKSANAAN AUDIT), DOKUMEN SOKONGAN & BUKTI AUDIT
SENARAI SEMAK AUDITAN ____________
Disediakan oleh : …………………………………………………….
Disemak oleh : …………………………………………………….
Nama : Nama : Jawatan : Jawatan : Disahkan oleh : …………………………………………………….
Diluluskan oleh : ……………………………………………………….
Nama : Nama : Jawatan : Jawatan :