MANUAL PROSEDUR KERJA
1GFMAS
JABATAN AKAUNTAN NEGARA
MALAYSIA
MODUL
LMS –External Loan
(LMS EL)
KEMASKINI PADA SEPTEMBER 2017
KERAJAAN MALAYSIA
MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS
MODUL GENERAL LEDGER, FUND
MANAGEMENT, CONTROLLING (GLFMCO)
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER, FUND MANAGEMENT, CONTROLLING (GLFMCO)
SENARAI ISI KANDUNGAN
BIL.
NO. RUJUKAN
DOKUMEN
TAJUK DOKUMEN
MUKA SURAT
1
SINGKATAN
SINGKATAN MPK 1GFMAS
1-4
2
MPK FM 01
PROSES WARAN AM - BUKU ANGGARAN PERBELANJAAN
5-9
3
MPK FM 02
PROSES WARAN AM – KEMASKINI PERUNTUKAN
10-14
4
MPK FM 03
PROSES WARAN PERUNTUKAN ASAL – F1, F2 DAN F3
15-20
5
MPK FM 04
PROSES WARAN PERUNTUKAN KECIL – F4 DAN F5
21-26
6
MPK FM 05
PROSES WARAN PERUNTUKAN KECIL – F6
27-30
7
MPK FM 06
PROSES WARAN PERUNTUKAN KOSONG – F0
31-33
8
MPK FM 07
PROSES BATAL WARAN AM/PERUNTUKAN KECIL
34-37
9
MPK FM 08
PENYELENGGARAAN KOD PERAKAUNAN – PROGRAM/AKTIVITI/PROJEK
38-41
10
MPK GL 01
PENYELENGGARAAN KOD PERAKAUNAN – KOD AKAUN
42-46
11
MPK GL 02
BAUCAR JURNAL MELALUI PORTAL 1GFMAS
47-53
12
MPK GL 03
BAUCAR JURNAL MANUAL
54-61
13
MPK GL 04
BAUCAR JURNAL MELALUI SAP GUI
62-64
BIL.
NO. RUJUKAN
DOKUMEN
TAJUK DOKUMEN
MUKA SURAT
14
MPK GL 05
BAUCAR JURNAL INTEGRASI
65-67
15
MPK-CO 01
PENYELENGGARAAN KOD PERAKAUNAN – KOD PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)
68-73
SINGKATAN MPK 1GFMAS (dikemaskini seperti pada 17 November 2017)
BIL SINGKATAN (dalam Bahasa Melayu/ Bahasa Inggeris)
NAMA PENUH
1 ABT Akaun Belum Terima
2 ABC Activity- Based Costing
3 ADP/ AUC Aset Dalam Pembinaan (Asset Under Construction )
4 ANM Akauntan Negara Malaysia
5 AOPejabat Perakaunan (Bahagian Akaun Kementerian / JANM
Negeri/Cawangan)
6 APArahan Pembayaran / Authorised Personnel/ Arahan Perbendaharaan
(redundant)
7 APG Arahan Potongan Gaji
8 APK / SIArahan Pengurangan Kuantiti Bekalan dan Perkhidmatan (Stop
Instruction)
9 APP Pengguna Aplikasi
10 AR Account Receivable
11 BA Bahagian Akaun Kementerian
12 BB Baucar Bayaran
13 BKP Bahagian Khidmat Perunding, Jabatan Akauntan Negara Malaysia
14 BNM Bank Negara Malaysia
15 BP Business Partner
16 BPAD Bahagian Pengurusan Audit Dalam, Jabatan Akauntan Negara Malaysia
17 BPOPABahagian Perkhidmatan Operasi Pusat dan Agensi, Jabatan Akauntan
Negara Malaysia
18 BPOPPBahagian Pengurusan Operasi Pejabat Perakaunan,Jabatan Akauntan
Negara Malaysia
19 BPPPBahagian Pembangunan Perakaunan dan Pengurusan, Jabatan Akauntan
Negara Malaysia
20 BPTMBahagian Pengurusan Teknologi Maklumat, Jabatan Akauntan Negara
Malaysia
21 BPD Borang Pergerakan Dokumen
22 BW/ BI Business Warehouse / Business Intelligence
23 BWTDBahagian Pengurusan Wang Tak Dituntut,Jabatan Akauntan Negara
Malaysia
24 CA Certificate Authority
25 CAA Carta Akaun Akruan
26 CM Cash Management
1
BIL SINGKATAN (dalam Bahasa Melayu/ Bahasa Inggeris)
NAMA PENUH
27 CoGSTRCertificate under the Goods and Service Tax (Relief) Order 2014 – Sijil
Pelepasan GST
28 CPC Certificate Of Practical Completion
29 CTL Cek Tak Laku
30 DO Nota Pesanan Penghantaran (Delivery Order)
31 DTB Dekstop Banking
32 EC Laporan Penyata Pendapatan
33 ECC Enterprise Central Component
34 Ee Kumpulan Pekerja (Employee Group)
35 EeSubgroup Sub Kumpulan Pekerja (Employee Subgroup)
36 EFT Electronic Fund Transfer
37 EG Electronic Government
38 eP ePerolehan
39 GPKI Government Public Key Infrastructure
40 GTS Government Travel System
41 HCM Human Capital Management
42 HO Ibu Pejabat
43 HR Human Resource
44 HRMIS Human Resource Management Information System
45 iAInnovation Associates Consulting Sdn Bhd. Juga dikenali sebagai
System Integrator (SI).
46 ICU Unit Penyelarasan Pelaksanaan, JPM
47 IPN Institut Perakaunan Negara , Jabatan Akauntan Negara Malaysia
48 IT Infotype
49 Jab Jabatan
50 JANM Neg/Caw Jabatan Akauntan Negara Malaysia
51 JANM Neg/Caw Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri / Cawangan
52 JKKPP Jawatankuasa Kerja Perakaunan Pengurusan
53 JKP Jawatankuasa Pemandu
54 JKPPA Jawatankuasa Pelaksanaan Perakaunan Akruan Kementerian
55 JSM Job Schedule Management
56 KA Ketua Akauntan
57 Kem Kementerian
58 KEW. 8 Borang Penyata Perubahan Gaji
59 KEW. 320 / SG20 Borang Perubahan Gaji
60 KEW310E Borang Wujud /Batal /Kemaskini Akaun Pukal
61 KEW310 Borang Wujud Akaun Pukal
62 KEW311 Borang Kemaskini Akaun Pukal
63 KGT Kenaikan Gaji Tahunan
64 KnowA Knowledge Article
65 KP Kad Pengenalan
66 KWSP Kumpulan Wang Simpanan Pekerja
67 LA AO Local Admin - Pejabat Perakaunan
2
BIL SINGKATAN (dalam Bahasa Melayu/ Bahasa Inggeris)
NAMA PENUH
68 LHDN Lembaga Hasil Dalam Negeri
69 LoA Limit of Amount
70 LPC Sijil Gaji Akhir
71 LTH Laporan Terimaan Harian / Lembaga Tabung Haji (redundant)
72 LUH Laporan Urusniaga Harian
73 MM Material Management
74 MP Manual Pengguna 1GFMAS
75 MPKA Mesyuarat Pengarah dan Ketua Akauntan
76 MyCost Sistem Pengkosan Kerajaan Persekutuan
77 NPB / GRNNota Penerimaan Bekalan dan Perkhidmatan (Goods/Services Received
Notes )
78 NPP / FRN Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (Fulfillment Receipt Notes)
79 OTC One Time Customer
80 PAT Penutupan Akhir Tahun
81 PBH Penyata Bank Harian
82 PC Pusat Pembayaran (Pay Centre )
83 PCB Potongan Cukai Berjadual
84 Penyedia Pegawai diberi kuasa sebagai Penyedia
85 Peraku l Pegawai diberi kuasa sebagai Peraku I
86 Peraku ll Pegawai diberi kuasa sebagai Peraku II
87 PERKESO Pertubuhan Keselamatan Sosial
88 PK/ PO Pesanan Kerajaan Bekalan dan Perkhidmatan (Purchase Order )
89 PP Pejabat Pemungut
90 PPPAPasukan Pelaksanaan Perakaunan Akruan, Jabatan Akauntan Negara
Malaysia
91 Pre DME Pre Data Medium Exchange
3
BIL SINGKATAN (dalam Bahasa Melayu/ Bahasa Inggeris)
NAMA PENUH
92 PTJ Pusat Tanggungjawab
93 RA Registration Authority
94 SA Sub Admin
95 SAP System Application and Product
96 SAPGUI SAP Graphical User Interface
97 SBP Sistem Bayaran Pukal
98 SFTP Secured File Transfer Protocol
99 SOLMAN Solution Manager
100 SPA Sistem Pengurusan Aset
101 SST Surat Setuju Terima
102 TK/ COTanggungan Kontrak Kerajaan Bekalan dan Perkhidmatan (Contract
Order)
103 TK (K) / CW Tanggungan Kontrak Kerajaan Kerja (Contract Work Order)
104 TP1 Personal Tax Waive Able Claims
105 TT Telegraphic Transfer
106 USB Universal Serial Bus
107 VO Perubahan Tanggungan Kontrak
108 WebI Web Intelligence
109 WO Inden Kerja / Pesanan Kerja (Work Order )
110 WJP Wang Jaminan Pelaksanaan
111 WPUA Waran Perjalanan Udara Awam
112 1GFMAS 1 Government Financial Management and Accounting System
113 1SPLN 1 Sistem Perakaunan Luar Negeri
4
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN AM – BUKU ANGGARAN PERBELANJAAN
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 01 MUKA SURAT : 1/5
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk memproses Waran Am (anggaran perbelanjaan)
yang telah diluluskan Parlimen.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh BPOPA bagi memproses anggaran perbelanjaan yang boleh
dilaksanakan melalui kaedah berikut:
2.1 Integrasi
2.2 Muatnaik secara manual
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA JENIS URUSNIAGA
PENERANGAN
1. MyResults Aplikasi MyResults dibangunkan oleh Kementerian Kewangan bagi tujuan penyediaan bajet dan pemantauan prestasi perbelanjaan.
2. Integrasi Proses yang melibatkan dua sistem berlainan dan berkomunikasi secara atas talian.
3. Waran Am Buku Bajet
FA Waran yang dinyatakan dalam Buku Anggaran Perbelanjaan asal yang diluluskan oleh Parlimen.
4. Waran Am Batal FI Waran yang dikeluarkan bagi membatalkan Waran Am yang telah diproses.
55
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN AM – BUKU ANGGARAN PERBELANJAAN
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 01 MUKA SURAT : 2/5
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
(A) INTEGRASI
Terima notifikasi penghantaran
Waran Am daripada MyResults.
Semak ketepatan maklumat Waran
Am di sistem dengan Buku
Anggaran Perbelanjaan.
i. Jika tepat, buat perakuan I.
ii. Jika tidak tepat, isi ruangan
catatan kuiri untuk makluman
MyResults bagi tindakan
pembetulan.
Semak ketepatan maklumat Waran
Am di sistem dengan Buku
Anggaran Perbelanjaan.
i. Jika tepat, buat perakuan II.
ii. Jika tidak tepat, isi ruangan
catatan kuiri untuk makluman
MyResults bagi tindakan
pembetulan.
Peraku I
BPOPA
Peraku I
BPOPA
Peraku II
BPOPA
MULA
Terima notifikasi
penghantaran
Waran Am
Semak ketepatan
maklumat
Tepat? Peraku I
Kuiri
TAMAT
Semak ketepatan
maklumat
Ya
Tidak
Tepat? Peraku II
Kuiri
Ya
Tidak
TAMAT
A
66
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN AM – BUKU ANGGARAN PERBELANJAAN
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 01 MUKA SURAT : 3/5
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
4.
5.
Cetak Laporan Baki Belanjawan.
Rujuk Manual Latihan GL-45115
Laporan Baki Belanjawan, Baki
Peruntukan dan Baki Siling.
Semak Laporan Baki Belanjawan
dengan Buku Anggaran
Perbelanjaan. Sekiranya terdapat
kesilapan, Waran Am FA perlu
dibatalkan menggunakan Waran
Am FI Rujuk Manual Latihan FM-
25109 Daftar Waram Am Batal (FI)
dan maklumkan kepada MyResults
untuk penghantaran semula.
Penyedia
BPOPA
Pegawai
BPOPA
A
Cetak Laporan
Baki Belanjawan
Semak
Tepat?
Batalkan Waran
Am FA &
maklumkan
MyResults
TAMAT
Tidak
Ya
77
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN AM – BUKU ANGGARAN PERBELANJAAN
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 01 MUKA SURAT : 4/5
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
4.
(B) MUATNAIK SECARA
MANUAL
Terima fail anggaran perbelanjaan
secara softcopy dari Bahagian
Belanjawan Kementerian
Kewangan dan muatnaik ke dalam
sistem.
Lakukan larian ujian dan semak
ketepatan maklumat Waran Am di
sistem dengan Buku Anggaran
Perbelanjaan.
i. Jika tepat, lakukan larian
sebenar.
ii. Jika tidak tepat, maklumkan
kepada Bahagian Belanjawan
Kementerian Kewangan untuk
tindakan pembetulan.
Cetak Laporan Baki Belanjawan.
Rujuk Manual Latihan GL-45115
Laporan Baki Belanjawan, Baki
Peruntukan dan Baki Siling.
Semak Laporan Baki Belanjawan
dengan Buku Anggaran
Perbelanjaan. Sekiranya terdapat
kesilapan, Waran Am FA perlu
dibatalkan menggunakan Waran
Am FI Rujuk Manual Latihan FM-
25109 Daftar Waram Am Batal (FI)
dan muat naik semula.
Pegawai
BPOPA
Pegawai
BPOPA
Pegawai
BPOPA
Pegawai
BPOPA
MULA
Terima fail
Muat naik
Larian ujian dan
semak
Semak
Maklumkan
Bahagian
Belanjawan
Larian sebenar
TAMAT
Larian sebenar
Cetak
Tepat?
Batal Waran AM
FA dan muat naik
semula
TAMAT
Ya
Tidak
Semak
Tidak
88
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN AM – BUKU ANGGARAN PERBELANJAAN
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 01 MUKA SURAT : 5/5
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
5.0 NOTA PENTING
5.1 Sila pastikan maklumat Waran Am telah diterima daripada MyResults tidak lewat daripada
30 November setiap tahun.
5.2 Proses ini perlu dilengkapkan sebelum 1 Januari tahun berikutnya.
5.3 Maklumat Waran Am akan dikemaskini secara auto ke MyResults selepas Perakuan II
dilaksanakan.
5.4 Jika terdapat keperluan untuk membatalkan waran, sila rujuk MPK FM 07.
6.0 LAMPIRAN
Tiada
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 Buku Anggaran Perbelanjaan Persekutuan yang diluluskan Parlimen.
7.2 Manual Latihan 1GFMAS.
99
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN AM – KEMASKINI PERUNTUKAN
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 02 MUKA SURAT : 1/5
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk memproses Waran Am berdasarkan kelulusan
Kementerian Kewangan atau Pegawai Pengawal.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh BPOPA bagi mengemaskini maklumat Waran Am seperti berikut :
2.1 Waran Am - Asal
2.2 Waran Am - Khas
2.3 Waran Am - Tambah
2.4 Waran Am - Pindah / Viremen
2.5 Waran Am - Sekat
2.6 Waran Am - Tarik Sekat
2.7 Waran Am - Luar Jangka
2.8 Waran Am - Batal
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA JENIS URUSNIAGA
PENERANGAN
1. Waran Am Asal FB Waran yang dikeluarkan oleh Kementerian
Kewangan bagi Program/ Aktiviti, Projek atau
Objek Am baru yang mana tiada peruntukan
dalam Buku Anggaran Perbelanjaan asal yang
diluluskan oleh Parlimen.
2. Waran Am Khas FC Waran yang dikeluarkan khas oleh Kementerian
Kewangan untuk menampung perbelanjaan
tambahan di bawah Vot T.
3. Waran Am Tambah FD Waran yang dikeluarkan oleh Kementerian
Kewangan bagi Program/ Aktiviti, Projek atau
Objek Am sebagai tambahan kepada peruntukan
dalam Buku Anggaran Perbelanjaan asal yang
diluluskan oleh Parlimen.
1010
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN AM – KEMASKINI PERUNTUKAN
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 02 MUKA SURAT : 2/5
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
BIL. TERMA JENIS URUSNIAGA
PENERANGAN
4. Waran Am Pindah/ Viremen FE Waran yang dikeluarkan bagi memindahkan
peruntukan :
i. Di antara objek am dalam aktiviti yang
sama;
ii. Di antara aktiviti dalam program yang sama;
iii. Di antara program ; atau
iv. Di antara projek dalam vot yang sama di
bawah cara pembiayaan yang sama.
Kuasa membuat pindah peruntukan adalah
tertakluk kepada pekeliling yang sedang
berkuatkuasa.
5. Waran Am Sekat FF Waran yang dikeluarkan oleh Kementerian
Kewangan untuk menyekat perbelanjaan di
bawah sesuatu Program/ Aktiviti, Projek atau
Objek Am.
6. Waran Am Tarik Sekat FG Waran yang dikeluarkan oleh Kementerian
Kewangan untuk melepaskan sekatan
perbelanjaan yang telah dibuat melalui Waran
Am Sekat (FF). Amaun Waran Am Tarik Sekat
(FG) tidak boleh melebihi Waran Am Sekat (FF).
7. Waran Am Luar Jangka FH Waran yang dikeluarkan oleh Kementerian
Kewangan untuk menampung perbelanjaan
segera yang tidak dapat dijangka dan
perbelanjaan ini tidak diperuntukkan pada
awalnya dalam Buku Anggaran Perbelanjaan.
8. Waran Am Batal FI Waran yang dikeluarkan bagi membatalkan
waran yang telah diproses.
1111
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN AM – KEMASKINI PERUNTUKAN
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 02 MUKA SURAT : 3/5
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
Terima dan semak waran yang
diterima daripada Kementerian
Kewangan / Kementerian.
i. Jika maklumat tepat, kunci
masuk maklumat waran.
Rujuk Manual Latihan FM-
21102/ 21103/ 21104/ 21105
Daftar Waran Am
ii. Jika maklumat tidak tepat,
kuiri dan kembalikan dokumen
kepada Kementerian
Kewangan / Kementerian.
Semak dokumen dan maklumat
yang dikunci masuk.
i. Jika maklumat tepat, buat
Perakuan I. Rujuk Manual
Latihan FM-21102/ 21103/
21104/ 21105 Daftar Waran
Am
ii. Jika maklumat tidak tepat,
kuiri dokumen. Rujuk Manual
Latihan FM-21102/ 21103/
21104/ 21105 Daftar Waran
Am
Penyedia
BPOPA
Peraku I
BPOPA
MULA
Terima dan
semak waran
Tepat?Kunci masuk
maklumat waran
Kuiri dan
kembalikan
dokumen kepada
MOF
Semak
TAMAT
Tepat? Peraku I
Kuiri
TAMAT
Ya
Tidak
Ya
Tidak
A
1212
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN AM – KEMASKINI PERUNTUKAN
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 02 MUKA SURAT : 4/5
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
3.
4.
5.
Semak dokumen dan maklumat
yang dikunci masuk.
i. Jika maklumat tepat, buat
Perakuan II. Rujuk Manual
Latihan FM-21102/ 21103/
21104/ 21105 Daftar Waran
Am
ii. Jika maklumat tidak tepat,
kuiri dokumen. Rujuk Manual
Latihan FM-21102/ 21103/
21104/ 21105 Daftar Waran
Am
Pastikan waran peruntukan
berstatus 80 (Telah di “Post”).
Cetak waran peruntukan atau
simpan dalam format PDF.
Semak maklumat peruntukan di
Laporan Baki Belanjawan.
Peraku II
BPOPA
Penyedia
BPOPA
Penyedia
BPOPA
Semak
Tepat? Peraku II
Kuiri
TAMAT
Pastikan telah di
“Post”
Cetak / Simpan
format PDF
Semak
A
Ya
Tidak
TAMAT
1313
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN AM – KEMASKINI PERUNTUKAN
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 02 MUKA SURAT : 5/5
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
5.0 NOTA PENTING
5.1 Jika terdapat keperluan untuk membatalkan waran, sila rujuk MPK FM 07.
6.0 LAMPIRAN
Tiada
7.0 RUJUKAN/ PEKELILING
6.1 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP) PB 2.5 - Pindah Peruntukan Perbelanjaan
Pembangunan Tahunan.
6.2 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP) PB 2.6 – Pindah Peruntukan Perbelanjaan Mengurus.
1414
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN PERUNTUKAN ASAL - F1, F2 DAN F3
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 03 MUKA SURAT : 1/6
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk memproses Waran Peruntukan Asal melalui jenis
urusniaga F1, F2 dan F3.
2.0 SKOP
Prosedur ini diguna pakai oleh Bahagian Kewangan Kementerian bagi memproses agihan Waran
Peruntukan kepada PTJ Tier 1 berdasarkan peruntukan yang telah diluluskan.
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA JENIS URUSNIAGA
PENERANGAN
1. PTJ Tier 1 Penerima Waran Peruntukan peringkat pertama
daripada Bahagian Kewangan Kementerian.
2. PTJ Tier 2 Penerima Waran Peruntukan Kecil peringkat
kedua daripada PTJ Tier 1.
3. Waran Am Buku Bajet FA Waran yang dinyatakan dalam Buku Anggaran
Perbelanjaan asal yang diluluskan oleh Parlimen.
4. Waran Am Asal FB Waran yang dikeluarkan oleh Kementerian
Kewangan bagi Program/ Aktiviti, Projek atau
Objek Am baru yang mana tiada peruntukan
dalam Buku Anggaran Perbelanjaan asal yang
diluluskan oleh Parlimen.
5. Waran Am Khas FC Waran yang dikeluarkan khas oleh Kementerian
Kewangan untuk menampung perbelanjaan
tambahan di bawah Vot T.
6. Waran Am Tambah FD Waran yang dikeluarkan oleh Kementerian
Kewangan bagi Program/ Aktiviti, Projek atau
Objek Am sebagai tambahan kepada peruntukan
dalam Buku Anggaran Perbelanjaan asal yang
diluluskan oleh Parlimen.
1515
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN PERUNTUKAN ASAL - F1, F2 DAN F3
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 03 MUKA SURAT : 2/6
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
BIL. TERMA JENIS URUSNIAGA
PENERANGAN
7. Waran Am Sekat FF Waran yang dikeluarkan oleh Kementerian
Kewangan untuk menyekat perbelanjaan di
bawah sesuatu Program/ Aktiviti, Projek atau
Objek Am.
8. Waran Peruntukan – Asal
F1 Digunakan oleh Bahagian Kewangan
Kementerian untuk membuat agihan kepada PTJ
Tier 1 seperti berikut:
i. Agihan peruntukan asal berdasarkan Buku
Anggaran Perbelanjaan.
ii. Agihan peruntukan tambahan yang
dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan
bagi Program/ Aktiviti, Projek atau Objek Am
baru yang mana tiada peruntukan dalam
Buku Anggaran Perbelanjaan asal.
Waran ini hanya boleh dikemaskini selepas
Waran Am – Buku Bajet (FA), Waran Am - Asal
(FB) dan Waran Am – Khas (FC) dikemaskini di
1GFMAS oleh BPOPA.
9. Waran Peruntukan – Tambah
(Asal)
F2 Digunakan oleh Bahagian Kewangan
Kementerian untuk membuat agihan kepada PTJ
Tier 1 bagi peruntukan tambahan yang
dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan bagi
Program/ Aktiviti, Projek atau Objek Am sedia
ada dalam Buku Anggaran Perbelanjaan asal.
Waran ini hanya boleh dikemaskini selepas
Waran Am – Tambah (FD) dikemaskini di
1GFMAS oleh BPOPA.
10. Waran Peruntukan – Tarik
(Asal)
F3 Situasi 1 – Disekat oleh Kementerian Kewangan
Digunakan oleh Bahagian Kewangan
Kementerian selepas menerima salinan Waran
Am Sekat daripada Kementerian Kewangan. Sila
pastikan Waran Peruntukan – Kecil Tarik (F5)
dikemaskini dahulu diikuti dengan Waran
1616
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN PERUNTUKAN ASAL - F1, F2 DAN F3
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 03 MUKA SURAT : 3/6
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
BIL. TERMA JENIS URUSNIAGA
PENERANGAN
Peruntukan – Tarik (Asal) (F3) untuk
membolehkan Waran Am - Sekat (FF) diproses
oleh BPOPA.
Situasi 2 – Ditarik oleh Pegawai Pengawal
Digunakan oleh Bahagian Kewangan
Kementerian untuk menarik balik Waran
Peruntukan – Asal (F1) dan Waran Peruntukan –
Tambah (Asal) (F2) yang telah diagihkan kepada
PTJ Tier 1 dengan tujuan untuk diagihkan
kepada PTJ Tier 1 yang lain. Sila pastikan baki
peruntukan adalah mencukupi.
Sekiranya PTJ Tier 1 telah mengagihkan Waran
Peruntukan – Asal (F1) dan Waran Peruntukan –
Tambah (Asal) (F2) yang diterima kepada PTJ
Tier 2 menggunakan Waran Peruntukan – Kecil
(F4), Bahagian Kewangan Kementerian
hendaklah memastikan PTJ Tier 1 memproses
Waran Peruntukan – Kecil Tarik (F5) terlebih
dahulu sebelum Waran Peruntukan – Tarik
(Asal) (F3) boleh disediakan.
11. Waran Peruntukan – Kecil
F4 Digunakan oleh PTJ Tier 1 untuk membuat
agihan Waran Peruntukan – Asal (F1), Waran
Peruntukan – Tambah (Asal) (F2), dan Waran
Peruntukan – Tarik (Asal) (F3) yang diterima
kepada PTJ Tier 2. PTJ Tier 1 perlu memastikan
baki peruntukan adalah mencukupi.
PTJ Tier 2 perlu membuat Akuan Terima dan
semak Laporan Kedudukan Vot untuk
memastikan peruntukan telah dikemaskini.
1717
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN PERUNTUKAN ASAL - F1, F2 DAN F3
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 03 MUKA SURAT : 4/6
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
BIL. TERMA JENIS URUSNIAGA
PENERANGAN
12. Waran Peruntukan – Kecil Tarik
F5 Digunakan oleh PTJ Tier 1 untuk menarik balik
peruntukan yang telah diagihkan kepada PTJ
Tier 2 melalui Waran Peruntukan – Kecil (F4).
PTJ Tier 1 perlu memastikan baki peruntukan
PTJ Tier 2 adalah mencukupi sebelum Waran
Peruntukan – Kecil Tarik (F5) diproses.
PTJ Tier 2 perlu membuat Akuan Terima dan
semak Laporan Kedudukan Vot untuk
memastikan peruntukan telah dikemaskini.
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
4.
Terima Surat Waran Am, Waran
Am Tambahan atau salinan Waran
Am Sekat.
Buat agihan peruntukan kepada
PTJ Tier 1.
Kunci masuk maklumat Waran
Peruntukan. Rujuk Manual Latihan
FM-24111/ 24112/ 24113
Semak dokumen dan maklumat
yang dikunci masuk.
i. Jika maklumat tepat, buat
Perakuan I.
ii. Jika maklumat tidak tepat,
kuiri dokumen. Rujuk Manual
Latihan FM-24118 Kuiri dan
Pembetulan Waran
Peruntukan.
Bahagian Kewangan
Kementerian
Bahagian Kewangan
Kementerian
Penyedia
Bahagian Kewangan
Kementerian
Peraku I
Bahagian Kewangan
Kementerian
MULA
Terima Surat/
Salinan Waran
Buat agihan
peruntukan
Kunci masuk
maklumat Waran
Peruntukan
Semak
Tepat? Peraku I
Kuiri
TAMAT
A
Ya
Tidak
1818
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN PERUNTUKAN ASAL - F1, F2 DAN F3
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 03 MUKA SURAT : 5/6
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
5.
6.
7.
Semak dokumen dan maklumat
yang dikunci masuk.
i. Jika maklumat tepat, buat
Perakuan II.
iii. Jika maklumat tidak tepat,
kuiri dokumen. Rujuk Manual
Latihan FM-24118 Kuiri dan
Pembetulan Waran
Peruntukan.
Pastikan waran peruntukan
berstatus 80 (Telah di “Post”).
Cetak Waran Peruntukan atau
simpan dalam format PDF dan
maklumkan kepada PTJ Tier 1.
Semak maklumat peruntukan yang
diterima di Laporan Kedudukan
Vot.
i. Sekiranya peruntukan telah
dikemaskini, perbelanjaan
boleh dilakukan atau
diagihkan kepada PTJ Tier 2.
ii. Sekiranya peruntukan tidak
dikemaskini, sila hubungi
Bahagian Kewangan
Kementerian.
Peraku II
Bahagian Kewangan
Kementerian
Penyedia
Bahagian Kewangan
Kementerian
PTJ Tier 1
Semak
Tepat? Peraku II
Kuiri
TAMAT
Pastikan telah
di”Post”
Cetak/ Simpan
dalam format PDF
&maklumkan
kepada PTJ Tier
1
Semak
Telah
dikemaskini?
Boleh belanja/
agihkankepada
PTJ Tier 2
Hubungi
Bahagian
Kewangan
Kementerian
TAMAT
A
Ya
Tidak
Ya
Tidak
1919
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN PERUNTUKAN ASAL - F1, F2 DAN F3
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 03 MUKA SURAT : 6/6
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
5.0 NOTA PENTING
5.1 Jika terdapat keperluan untuk membatalkan waran, sila rujuk MPK FM 07
6.0 LAMPIRAN
Tiada
7.0 RUJUKAN/ PEKELILING
7.1 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP) PB 2.5 – Pindah Peruntukan Perbelanjaan
Pembangunan Tahunan.
7.2 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP) PB 2.6 – Pindah Peruntukan Perbelanjaan Mengurus.
2020
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN PERUNTUKAN KECIL – F4 DAN F5
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 04 MUKA SURAT : 1/6
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk memproses Waran Peruntukan Kecil melalui kod
urusniaga F4 dan F5.
2.0 SKOP
Prosedur ini diguna pakai oleh PTJ Tier 1 bagi memproses agihan Waran Peruntukan Kecil kepada
PTJ Tier 2 berdasarkan peruntukan yang telah diluluskan. Prosedur ini juga terpakai sekiranya
terdapat keperluan untuk PTJ Tier 2 mengagihkan peruntukan kepada PTJ lain dan seterusnya.
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA JENIS URUSNIAGA
PENERANGAN
1. PTJ Tier 1 Penerima Waran Peruntukan peringkat pertama
daripada Bahagian Kewangan Kementerian.
2. PTJ Tier 2 Penerima Waran Peruntukan Kecil peringkat
kedua daripada PTJ Tier 1.
3. Waran Peruntukan – Asal
F1 Digunakan oleh Bahagian Kewangan
Kementerian untuk membuat agihan kepada PTJ
Tier 1 seperti berikut:
i. Agihan peruntukan asal berdasarkan Buku
Anggaran Perbelanjaan.
ii. Agihan peruntukan tambahan yang
dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan
bagi Program/ Aktiviti, Projek atau Objek Am
baru yang mana tiada peruntukan dalam
Buku Anggaran Perbelanjaan asal.
Waran ini hanya boleh dikemaskini selepas
Waran Am – Buku Bajet (FA), Waran Am - Asal
(FB) dan Waran Am – Khas (FC) dikemaskini di
1GFMAS.
2121
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN PERUNTUKAN KECIL – F4 DAN F5
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 04 MUKA SURAT : 2/6
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
BIL. TERMA JENIS URUSNIAGA
PENERANGAN
4. Waran Peruntukan – Tambah
(Asal)
F2 Digunakan oleh Bahagian Kewangan
Kementerian untuk membuat agihan kepada PTJ
Tier 1 bagi peruntukan tambahan yang
dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan bagi
Program/ Aktiviti, Projek atau Objek Am sedia
ada dalam Buku Anggaran Perbelanjaan asal.
Waran ini hanya boleh dikemaskini selepas
Waran Am – Tambah (FD) dikemaskini di
1GFMAS.
5. Waran Peruntukan – Tarik
(Asal)
F3 Situasi 1 – Disekat oleh Kementerian Kewangan
Digunakan oleh Bahagian Kewangan
Kementerian selepas menerima salinan Waran
Am Sekat daripada Kementerian Kewangan. Sila
pastikan Waran Peruntukan – Kecil Tarik (F5)
dikemaskini dahulu diikuti dengan Waran
Peruntukan – Tarik (Asal) (F3) untuk
membolehkan Waran Am - Sekat (FF) diproses
oleh BPOPA.
Situasi 2 – Ditarik oleh Pegawai Pengawal
Digunakan oleh Bahagian Kewangan
Kementerian untuk menarik balik Waran
Peruntukan – Asal (F1) dan Waran Peruntukan –
Tambah (Asal) (F2) yang telah diagihkan kepada
PTJ Tier 1 dengan tujuan untuk diagihkan
kepada PTJ Tier 1 yang lain. Sila pastikan baki
peruntukan adalah mencukupi.
Sekiranya PTJ Tier 1 telah mengagihkan Waran
Peruntukan – Asal (F1) dan Waran Peruntukan –
Tambah (Asal) (F2) yang diterima kepada PTJ
Tier 2 menggunakan Waran Peruntukan – Kecil
(F4), Bahagian Kewangan Kementerian
hendaklah memastikan PTJ Tier 1 memproses
Waran Peruntukan – Kecil Tarik (F5) terlebih
2222
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN PERUNTUKAN KECIL – F4 DAN F5
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 04 MUKA SURAT : 3/6
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
BIL. TERMA JENIS URUSNIAGA
PENERANGAN
dahulu sebelum Waran Peruntukan – Tarik
(Asal) (F3) boleh disediakan.
6. Waran Peruntukan – Kecil
F4 Digunakan oleh PTJ Tier 1 untuk membuat
agihan Waran Peruntukan – Asal (F1), Waran
Peruntukan – Tambah (Asal) (F2), dan Waran
Peruntukan – Tarik (Asal) (F3) kepada PTJ Tier
2. PTJ Tier 1 perlu memastikan baki peruntukan
adalah mencukupi.
PTJ Tier 2 perlu membuat Akuan Terima dan
semak Laporan Kedudukan Vot untuk
memastikan peruntukan telah dikemaskini.
7. Waran Peruntukan – Kecil Tarik
F5 Digunakan oleh PTJ Tier 1 untuk menarik balik
peruntukan yang telah diagihkan kepada PTJ
Tier 2 melalui Waran Peruntukan – Kecil (F4).
PTJ Tier 1 perlu memastikan baki peruntukan
PTJ Tier 2 adalah mencukupi sebelum Waran
Peruntukan – Kecil Tarik (F5) diproses.
PTJ Tier 2 perlu membuat Akuan Terima dan
semak Laporan Kedudukan Vot untuk
memastikan peruntukan telah dikemaskini.
2323
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN PERUNTUKAN KECIL – F4 DAN F5
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 04 MUKA SURAT : 4/6
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
4.
Buat agihan peruntukan kepada
PTJ Tier 2.
Kunci masuk maklumat Waran
Peruntukan. Rujuk Manual Latihan
FM-24114 dan FM-24115 Daftar
Waran Peruntukan Kecil
Semak dokumen dan maklumat
yang dikunci masuk.
i. Jika maklumat tepat, buat
Perakuan I.
ii. Jika maklumat tidak tepat, kuiri
dokumen. Rujuk Manual
Latihan FM-24118 Kuiri dan
Pembetulan Waran
Peruntukan.
Semak dokumen dan maklumat
yang dikunci masuk.
i. Jika maklumat tepat, buat
Perakuan II.
ii. Jika maklumat tidak tepat, kuiri
dokumen.
PTJ Tier 1
Penyedia
PTJ Tier 1
Peraku I
PTJ Tier 1
Peraku II
PTJ Tier 1
MULA
Agih peruntukan
Kunci masuk
Waran
Peruntukan
Semak
Tepat? Peraku I
Kuiri
TAMAT
Semak
Tepat? Peraku II
Kuiri
TAMAT
A
Ya
Tidak
Ya
Tidak
2424
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN PERUNTUKAN KECIL – F4 DAN F5
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 04 MUKA SURAT : 5/6
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
5.
6.
7.
Pastikan waran peruntukan
berstatus 40 (Telah Peraku II).
Cetak Waran Peruntukan atau
simpan dalam format PDF dan
maklumkan kepada PTJ Tier 2.
Buat Akuan Terima dan pastikan
dokumen berstatus 80 (Telah di
“Post”).
Semak maklumat peruntukan yang
diterima di Laporan Kedudukan
Vot.
i. Sekiranya peruntukan telah
dikemaskini, perbelanjaan
boleh dilakukan.
ii. Sekiranya peruntukan tidak
dikemaskini, sila laporkan ke
SOLMAN.
Penyedia
PTJ Tier 1
Peraku II
PTJ Tier 2
Penyedia
PTJ Tier 2
Pastikan waran
peruntukan
berstatus 40
Cetak/ Simpan
dalam format
PDF, maklumkan
kepada PTJ Tier
2
Akuan Terima &
pastikantelah di
“Post”
Semak
A
Dikemaskini?Perbelanjaan
boleh dilakukan
Laporkan ke
SOLMANTAMAT
Ya
TIdak
2525
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN PERUNTUKAN KECIL – F4 DAN F5
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 04 MUKA SURAT : 6/6
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
5.0 NOTA PENTING
5.1 Jika terdapat keperluan untuk membatalkan waran, sila rujuk MPK FM 07
6.0 LAMPIRAN
Tiada
7.0 RUJUKAN/ PEKELILING
7.1 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP) PB 2.5 – Pindah Peruntukan Perbelanjaan
Pembangunan Tahunan.
7.2 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP) PB 2.6 – Pindah Peruntukan Perbelanjaan Mengurus.
2626
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN PERUNTUKAN KECIL – F6
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 05 MUKA SURAT : 1/4
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk memproses Waran Peruntukan Kecil - Pindah/
Viremen melalui kod urusniaga F6.
2.0 SKOP
Prosedur ini diguna pakai oleh PTJ Tier 1, PTJ Tier 2, dan seterusnya bagi memproses pindahan/
viremen di antara Sub Aktiviti atau Objek Sebagai yang tidak menjejaskan peruntukan di peringkat
Waran Am.
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA JENIS URUSNIAGA
PENERANGAN
1. PTJ Tier 1 Penerima Waran Peruntukan peringkat pertama
daripada Bahagian Kewangan Kementerian.
2. PTJ Tier 2 Penerima Waran Peruntukan Kecil peringkat
kedua daripada PTJ Tier 1.
3. Waran Peruntukan – Pindah/
Viremen
F6 Digunakan oleh PTJ Tier 1 dan PTJ Tier 2 untuk
membuat ;
i. Pindahan antara Objek Sebagai di bawah
Objek Am dan Sub Aktiviti yang sama.
ii. Pindahan antara sub aktiviti yang lain di
bawah Program/ Aktiviti dan Objek Am yang
sama.
Pindahan hendaklah tidak menjejaskan
peruntukan di peringkat Waran Am.
2727
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN PERUNTUKAN KECIL – F6
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 05 MUKA SURAT : 2/4
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
Terima kelulusan pindahan/
viremen.
Kunci masuk maklumat Waran
Peruntukan. Rujuk Manual Latihan
FM-24116 Daftar Waran
Peruntukan – Pindah/ Virement
(F6)
Semak dokumen dan maklumat
yang dikunci masuk.
i. Jika maklumat tepat, buat
Perakuan I.
ii. Jika maklumat tidak tepat,
kuiri dokumen. Rujuk Manual
Latihan FM-24118 Kuiri dan
Pembetulan Waran
Peruntukan.
PTJ Tier 1/
PTJ Tier 2
Penyedia
PTJ Tier 1/
PTJ Tier 2
Peraku I
PTJ Tier 1/
PTJ Tier 2
MULA
Terima kelulusan
Kunci masuk
maklumat
Semak
Tepat? Peraku I
Kuiri
TAMAT
Ya
Tidak
A
2828
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN PERUNTUKAN KECIL – F6
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 05 MUKA SURAT : 3/4
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
4.
5.
6.
Semak dokumen dan maklumat
yang dikunci masuk.
i. Jika maklumat tepat, buat
Perakuan II
iii. Jika maklumat tidak tepat,
kuiri dokumen. Rujuk Manual
Latihan FM-24118 Kuiri dan
Pembetulan Waran
Peruntukan.
Pastikan waran peruntukan
berstatus 80 (Telah di “Post”).
Cetak Waran Peruntukan atau
simpan dalam format PDF.
Semak maklumat peruntukan yang
diterima di Laporan Kedudukan
Vot.
i. Sekiranya peruntukan telah
dikemaskini, perbelanjaan
boleh dilakukan.
ii. Sekiranya peruntukan tidak
dikemaskini, sila laporkan ke
SOLMAN.
Peraku II
PTJ Tier 1/
PTJ Tier 2
Penyedia
PTJ Tier 1/
PTJ Tier 2
Penyedia
PTJ Tier 1/
PTJ Tier 2
Semak
Tepat? Peraku II
Kuiri
TAMAT
Ya
Tidak
Pastikan telah
di”Post”, cetak/
simpan dalam
format PDF
Dikemaskini? Boleh dibelanja
Laporkan ke
SOLMAN
TAMAT
Semak
Ya
Tidak
A
2929
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN PERUNTUKAN KECIL – F6
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 05 MUKA SURAT : 4/4
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
5.0 NOTA PENTING
5.1 Jika terdapat keperluan untuk membatalkan waran, sila rujuk MPK FM 07
6.0 LAMPIRAN
Tiada
7.0 RUJUKAN/ PEKELILING
7.1 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP) PB 2.5 – Pindah Peruntukan Perbelanjaan Pembangunan
Tahunan.
7.2 1 Pekeliling Perbendaharaan (1PP) PB 2.6 – Pindah Peruntukan Perbelanjaan Mengurus.
3030
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN PERUNTUKAN KOSONG – F0
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 06 MUKA SURAT : 1/3
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk memproses Waran Peruntukan Kosong (F0).
2.0 SKOP
Prosedur ini diguna pakai oleh PTJ bagi mewujudkan Waran Peruntukan Kosong (F0) untuk
membolehkan bayaran gaji dan pukal yang belum menerima peruntukan pada awal tahun
diproses.
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA JENIS URUSNIAGA
PENERANGAN
1. Waran Peruntukan - Kosong F0 Digunakan untuk mewujudkan sesuatu Program/
Aktiviti, Projek dan Objek Sebagai di dalam
sistem bagi membolehkan perbelanjaan
dilakukan. Waran ini dibenarkan bagi
pembayaran gaji dan pukal yang belum
menerima peruntukan pada awal tahun.
3131
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN PERUNTUKAN KOSONG – F0
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 06 MUKA SURAT : 2/3
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Terima laporan ralat dari sistem
gaji atau pukal.
Kenalpasti Program/ Aktiviti, Projek
dan Objek Sebagai yang berkaitan.
Kunci masuk maklumat Waran
Peruntukan. Rujuk Manual Latihan
FM-24110 Daftar Waran
Peruntukan Kosong (F0).
Semak dokumen dan maklumat
yang dikunci masuk.
i. Jika maklumat tepat, buat
Perakuan I.
ii. Jika maklumat tidak tepat, kuiri
dokumen.
Semak dokumen dan maklumat
yang dikunci masuk.
i. Jika maklumat tepat, buat
Perakuan II.
ii. Jika maklumat tidak tepat, kuiri
dokumen.
Pastikan waran peruntukan
berstatus 80 (Telah di “Post”).
Cetak Waran Peruntukan atau
simpan dalam format PDF.
PTJ
PTJ
Penyedia
(PTJ)
Peraku I
(PTJ)
Peraku II
(PTJ)
Penyedia
(PTJ)
MULA
Terima laporan
ralat
Kenalpasti
Program/ Aktiviti,
Projek& Objek
Sebagai
Kunci masuk
maklumat Waran
Peruntukan
Semak
Tepat? Peraku I
Kuiri
TAMAT
Semak
Tepat? Peraku II
Kuiri
TAMAT
Pastikan telah di
“Post”, cetak/
simpan dalam
format PDF
Ya
Tidak
Ya
Tidak
3232
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES WARAN PERUNTUKAN KOSONG – F0
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 06 MUKA SURAT : 3/3
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
5.0 NOTA PENTING
Tiada
6.0 LAMPIRAN
Tiada
7.0 RUJUKAN/ PEKELILING
Tiada
3333
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES BATAL WARAN AM/ PERUNTUKAN KECIL
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 07 MUKA SURAT : 1/4
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk membatalkan waran yang telah diproses.
2.0 SKOP
Prosedur ini diguna pakai oleh BPOPA, Bahagian Kewangan Kementerian, PTJ Tier 1, PTJ Tier 2
dan seterusnya bagi membatalkan waran peruntukan yang telah diproses.
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA JENIS URUSNIAGA
PENERANGAN
1. Waran Am Batal FI Waran yang dikeluarkan bagi membatalkan
Waran Am yang telah diproses
2. Waran Peruntukan Kecil - Batal F7 Digunakan untuk membatalkan Waran
Peruntukan Kecil yang telah diproses.
3. PTJ Tier 1 Penerima Waran Peruntukan peringkat pertama
daripada Bahagian Kewangan Kementerian.
4. PTJ Tier 2 Penerima Waran Peruntukan Kecil peringkat
kedua daripada PTJ Tier 1.
3434
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES BATAL WARAN AM/ PERUNTUKAN KECIL
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 07 MUKA SURAT : 2/4
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
Kenalpasti dan kunci masuk
nombor rujukan dan nombor
dokumen kawalan waran
peruntukan yang hendak
dibatalkan. Rujuk Manual Latihan
FM-24117 Daftar Waran
Peruntukan – Batal (F7) atau FM-
25109 Daftar Waran Am Batal (FI)
Semak dan pastikan maklumat
yang dipaparkan adalah betul dan
berkaitan.
Semak dokumen dan maklumat
yang dikunci masuk.
i. Jika maklumat tepat, buat
Perakuan I.
ii. Jika maklumat tidak tepat, kuiri
dokumen. Rujuk Manual
Latihan FM-24118 Kuiri dan
Pembetulan Waran
Peruntukan.
Penyedia
PTJ
Penyedia
PTJ
Peraku I
PTJ
MULA
Kenalpasti &
kunci masuk no.
rujukan & no.
dokumen kawalan
Semak
Tepat? Peraku I
Kuiri
TAMAT
Ya
Tidak
A
3535
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES BATAL WARAN AM/ PERUNTUKAN KECIL
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 07 MUKA SURAT : 3/4
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
4.
5.
6.
Semak dokumen dan maklumat
yang dikunci masuk.
i. Jika maklumat tepat, buat
Perakuan II dan pastikan
dokumen berstatus 80 (Telah
di “Post”) atau berstatus 40
(Lulus/Perakuan II) bagi
dokumen yang memerlukan
Akuan Terima.
ii. Jika maklumat tidak tepat, kuiri
dokumen.
Proses 5 hanya untuk
membatalkan Waran Peruntukan
Kecil (F4) dan Waran Peruntukan -
Kecil Tarik (F5) sahaja
Semak maklumat yang
dipaparkan. Jika maklumat tepat,
buat “Akuan Terima” dan pastikan
dokumen berstatus 80 (Telah di
“Post”). Jika maklumat tidak tepat,
kuiri dokumen dan pastikan
dokumen berstatus 42 (Kuiri oleh
Akuan Terima).
Pastikan waran peruntukan
berstatus 80 (Telah di “Post”).
Cetak Waran Peruntukan atau
simpan dalam format PDF.
Peraku II
PTJ
Peraku II
PTJ Akuan Terima
Penyedia
PTJ/ PTJ Akuan
Terima
Semak
Tepat?
Peraku II
(Pastikan
berstatus 80/40).
Untuk batal F4 &
F5, buat
“AkuanTerima”
(Pastikan
berstatus 80)Kuiri
Untuk F4 & F5,
pastikan berstatus
42
TAMAT
Ya
Tidak
A
Pastikan
berstatus 80
Cetak/ Simpan
dalam format PDF
3636
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS FUND MANAGEMENT (FM)
TAJUK : PROSES BATAL WARAN AM/ PERUNTUKAN KECIL
RUJUKAN DOKUMEN: MPK FM 07 MUKA SURAT : 4/4
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
5.0 NOTA PENTING
Tiada
6.0 LAMPIRAN
Tiada
7.0 RUJUKAN/ PEKELILING
Tiada
3737
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : PENYELENGGARAAN KOD PERAKAUNAN – PROGRAM/ AKTIVITI/ PROJEK
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- FM 08 MUKA SURAT : 1/4
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk mewujud, meminda dan membatalkan Kod
Program/ Aktiviti/ Projek.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh BPOPA untuk mengemaskini Kod Program/ Aktiviti/ Projek bagi
permohonan yang diterima daripada Kementerian.
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA PENERANGAN
1. Kod Program/ Aktiviti Merujuk kepada Program/ Aktiviti dan Sub-Aktiviti Kementerian.
2. Kod Projek Merujuk kepada kod projek Kementerian yang merangkumi
butiran projek, setia, sub-setia dan cara pembiayaan.
3838
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : PENYELENGGARAAN KOD PERAKAUNAN – PROGRAM/ AKTIVITI/ PROJEK
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- FM 08 MUKA SURAT : 2/4
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
Terima :
i. Permohonan Sub-Aktiviti
daripada Kementerian ;
atau
ii. Waran Luar Jangka
daripada Kementerian
Kewangan bagi
pengwujudan Kod Program/
Aktiviti/ Projek; atau
iii. Senarai Kod Projek
daripada ICU; atau
iv. Notice Of Change daripada
EPU
Semak permohonan.
(i) Jika maklumat lengkap, kunci
masuk permohonan melalui
SAP GUI di kod transaksi
ZUGL104 (Penyelenggaraan
Program/ Aktiviti dan Projek/
Setia/ Subsetia).
(ii) Jika tidak lengkap, kuiri pihak
berkaitan.
Pastikan kod yang telah
dikemaskini dipancarkan ke server
HCM di kod transaksi WE05.
i. Jika berjaya, status akan
berwarna hijau.
ii. Jika tidak berjaya, status akan
berwarna merah. Pancar
semula di kod transaksi BD87.
Penyedia
(BPOPA)
Penyedia
(BPOPA)
Penyedia
(BPOPA)
MULA
Terima
permohonan Kod
Program/ Aktiviti,
Waran Luar
Jangka, Senarai
Kod Projek, atau
NOC
Semak
permohonan
Maklumat
lengkap?
Kunci masuk di
SAP GUI
Ya
Kuiri
Tidak
TAMAT
Pastikan kod
berjaya dipancar
ke server HCM
Berjaya?Status berwarna
hijau
Status berwarna
merah
Ya
Tidak
Pancar semula di
T-code BD87
TAMAT
A
3939
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : PENYELENGGARAAN KOD PERAKAUNAN – PROGRAM/ AKTIVITI/ PROJEK
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- FM 08 MUKA SURAT : 3/4
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
4.
5.
6.
Semak status penghantaran Kod
Program/ Aktiviti/ Projek di server
webmethod.
i. Jika berjaya, status delivered.
ii. Jika tidak berjaya, status failed.
Sila laporkan aduan melalui
SOLMAN.
Kemukakan surat makluman
kepada pihak terlibat berhubung
pengemaskinian kod.
Pastikan Perihal Lengkap Data
Induk yang telah diwujudkan
dikemaskini di kod transaksi
ZGLM002 (Jadual Perihal
Lengkap Data Induk) .
Penyedia
(BPOPA)
Penyedia
(BPOPA)
Penyedia
(BPOPA)
Semak status
penghantaran di
server
webmethod
A
Berjaya? Status delivered
Status failed
Ya
Tidak
Laporkan aduan
melalui SOLMAN
TAMAT
Kemukakan surat
makluman
Pastikan Perihal
Lengkap Data
Induk dikemaskini
di T-code
ZGLM002
TAMAT
4040
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : PENYELENGGARAAN KOD PERAKAUNAN – PROGRAM/ AKTIVITI/ PROJEK
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- FM 08 MUKA SURAT : 4/4
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
5.0 NOTA PENTING
5.1 Pastikan Kod Program/ Aktiviti/ Projek yang diwujudkan mematuhi kawalan profil yang
ditetapkan.
6.0 LAMPIRAN
6.1 Borang Kod Program/ Aktiviti – JAN/ MD 005A
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 Manual Prosedur Kod Perakaunan (MPKP)
7.2 Manual Latihan 1GFMAS
4141
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : PENYELENGGARAAN KOD PERAKAUNAN - KOD AKAUN
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- GL 01 MUKA SURAT : 1/5
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk mewujud, meminda dan membatalkan Kod Akaun.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh BPOPA untuk mengemaskini Kod Akaun bagi permohonan yang
diterima daripada Kementerian.
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA PENERANGAN
1. Kod Akaun Merujuk kepada Kod Carta Akaun Akruan (CAA) yang
dikeluarkan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia.
2. Kod Dana Digunakan untuk mengenalpasti sumber dana sama ada
daripada :
i. Dana Am (G000 - Hasil, Deposit dan Pinjaman); atau
ii. Dana Amanah
a) EXXX (Kumpulan Wang Amanah Kerajaan); atau
b) LXXX (Kumpulan Wang Amanah Awam).
3. Commitment Item Digunakan untuk mengawal perbelanjaan vot atau amanah
bagi setiap aktiviti Kementerian.
4242
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : PENYELENGGARAAN KOD PERAKAUNAN - KOD AKAUN
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- GL 01 MUKA SURAT : 2/5
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
Terima permohonan Kod Akaun
daripada Kementerian dan
kemukakan kepada seksyen
berkaitan untuk perakuan.
Semak permohonan.
(i) Jika maklumat lengkap,
buat perakuan dan
lengkapkan Borang Input
Kod Akaun (Kod Amanah
dan Objek Lanjut) dan
kemukakan kepada SPPP
(ii) Jika tidak lengkap, kuiri
Kementerian.
SPPP
(BPOPA)
SPDP, SPA, SPP,
SPPP
(BPOPA)
MULA
Terima
permohonan
Kemukakan
kepada seksyen
berkaitan
untukperakuan
Semak
permohonan
Lengkap? Perakuan
Lengkapkan
Borang Input Kod
Akaun
Kuiri Kementerian
TAMAT
Kemukakan
kepada SPPP
A
Ya
Tidak
4343
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : PENYELENGGARAAN KOD PERAKAUNAN - KOD AKAUN
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- GL 01 MUKA SURAT : 3/5
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
3.
4.
5.
6.
Terima borang permohonan yang
telah diperakukan oleh Seksyen
berkaitan.
Semak Commitment Item di kod
transaksi FMCIA (Edit
Commitment Item).
(i) Jika Commitment Item telah
wujud, terus ke Langkah 5.
(ii) Jika Commitment Item
belum wujud, kemaskini
maklumat Commitment Item
di kod transaksi FMCIA.
Teruskan ke Langkah 5
untuk proses seterusnya.
Kunci masuk butiran Kod Akaun
di kod transaksi FS00 (Edit G/L
Account Centrally).
Wujud Kod Dana bagi
permohonan Kod Akaun Amanah
baharu di kod transaksi FM5I
(Create Fund).
SPPP
(BPOPA)
SPPP
(BPOPA)
SPPP
(BPOPA)
SPPP
(BPOPA)
SPPP terima
borang
permohonan
Wujud?
Kunci masuk
butiran Kod
Akaun di T-code
FS00
Kemaskini
maklumat
Commitment Item
A
Ya
Tidak
Semak
Commitment Item
di T-code FMCIA
B
Wujudkan Kod
Dana di Y-code
FM5I
4444
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : PENYELENGGARAAN KOD PERAKAUNAN - KOD AKAUN
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- GL 01 MUKA SURAT : 4/5
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
7.
8.
9.
Wujud / kemaskini Kod Akaun
berdasarkan kelas dalam
Financial Statement Version
(FSV) di kod transaksi FSE3 dan
maklumkan unit BW BPTM
berhubung tambahan item dalam
FSV.
Pastikan kod yang telah
dikemaskini dipancarkan ke
server HCM di kod transaksi
WE05.
i. Jika berjaya, status akan
berwarna hijau.
ii. Jika tidak berjaya, status akan
berwarna merah. Pancar
semula di kod transaksi BD87.
Semak status penghantaran Kod
Akaun di server webmethod.
i. Jika berjaya, status delivered.
ii. Jika tidak berjaya, status
failed. Sila laporkan aduan
melalui SOLMAN.
SPPP (BPOPA)/
BPTM
SPPP
(BPOPA)
SPPP
(BPOPA)
Pastikan
dikemaskini di
server HCM di
Tcode WE05
Berjaya? Status berwarna
hijau
Status berwarna
merah
B
Ya
Tidak
Semak status
penghantaran di
server
webmethod
Pancar semula di
T-code BD87
Berjaya? Status delivered
Status failed
C
Ya
Tidak
Lapor aduan ke
SOLMAN
Wujud/ Kemaskini
Kod Akaun dalam
FSV di T-code
FSE3
Maklumkan unit
BW BPTM
4545
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : PENYELENGGARAAN KOD PERAKAUNAN - KOD AKAUN
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- GL 01 MUKA SURAT : 5/5
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
10.
11.
Kemukakan surat makluman
kepada Kementerian terlibat
berhubung pengemaskinian kod.
Pastikan Perihal Lengkap Data
Induk yang telah diwujudkan dan
dikemaskini di kod transaksi
ZGLM002 (Jadual Perihal
Lengkap Data Induk) . Semakan
hendaklah dibuat pada hari
bekerja berikutnya.
SPPP
(BPOPA)
SPPP
(BPOPA)
Kemukakan surat
makluman
kepada
Kementerian
Pastikan telah
dikemaskini di T-
code ZGLM002
C
Semak pada hari
bekerja
berikutnya
TAMAT
5.0 NOTA PENTING
5.1 Pastikan Kod Akaun yang diwujudkan mematuhi kawalan profil yang ditetapkan.
6.0 LAMPIRAN
6.1 Borang Input Kod Akaun (Kod Amanah dan Objek Lanjut)
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 Manual Prosedur Kod Perakaunan (MPKP)
7.2 Manual Latihan 1GFMAS
7.3 Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Carta Akaun Akruan (CAA)
7.4 1 Pekeliling Perbendaharaan – PS 1.1 Kod Belanja dan Hasil
4646
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : BAUCAR JURNAL MELALUI PORTAL 1GFMAS
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- GL 02 MUKA SURAT : 1/7
KELUARAN : 1.0 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk memperakaunkan pelarasan melalui baucar jurnal
di portal.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Pejabat Perakaunan dan PTJ untuk membuat pelarasan bagi akaun
yang tiada subsidiari. Pelarasan dibuat di portal bagi baucar jurnal seperti berikut :
2.1 Baucar Jurnal Biasa (S1)
2.2 Baucar Jurnal Antara PTJ (S2)
2.3 Baucar Jurnal Pejabat Perakaunan (S4)
2.4 Baucar Jurnal Pelarasan Antara Entiti (S5)
2.5 Baucar Jurnal Antara Pejabat Perakaunan (S7)
2.6 Baucar Jurnal Pelarasan Lejar (S8)
2.7 Baucar Jurnal Batal (S9)
2.8 Baucar Jurnal Pelarasan Bank (SB)
2.9 Baucar Jurnal Siling (SD)
2.10 Baucar Jurnal Luar Jangka (SE)
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA JENIS
U/NIAGA
PENERANGAN
1. Baucar Jurnal Biasa S1 Kod Kump. PTJ & PTJ Menyedia mesti sama dengan Kod
Kump. PTJ & PTJ Membayar.
Syarat bagi pelarasan menggunakan Baucar Jurnal S1 adalah
seperti berikut :
Pegawai Pengawal Dipertanggung yang sama; dan
Vot/ Dana yang sama.
4747
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : BAUCAR JURNAL MELALUI PORTAL 1GFMAS
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- GL 02 MUKA SURAT : 2/7
KELUARAN : 1.0 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
BIL. TERMA JENIS
U/NIAGA
PENERANGAN
2. Baucar Jurnal Antara
PTJ
S2 Digunakan untuk melaraskan transasksi bagi dua (2) Kod
Kump. PTJ & PTJ Membayar bagi Pejabat Perakaunan yang
sama. Kod Kump. PTJ & PTJ Menyedia merupakan salah
satu Kod Kump. PTJ & PTJ Membayar.
Syarat bagi pelarasan menggunakan Baucar Jurnal S2 adalah
seperti berikut :
Pegawai Pengawal Dipertanggung yang sama; dan
Vot/ Dana yang sama.
PTJ Membayar yang bukan Penyedia jurnal perlu
membuat Akuan Terima selepas Baucar Jurnal diperaku II
oleh PTJ Menyedia.
3. Baucar Jurnal
Pejabat Perakaunan
S4 Digunakan untuk pelarasan yang disediakan oleh Pejabat
Perakaunan sahaja bagi PTJ Membayar di bawah seliaannya.
Pelarasan boleh melibatkan beberapa Pegawai Pengawal
Dipertanggung, Vot/Dana dan PTJ Membayar.
4. Baucar Jurnal Antara
Entiti
S5 Kod Kump. PTJ & PTJ Membayar boleh sama atau berbeza
dengan Kod Kump. PTJ & PTJ Menyedia dalam Pejabat
Perakaunan yang sama.
Pelarasan boleh melibatkan beberapa Pegawai Pengawal
Dipertanggung, Vot/Dana dan PTJ Membayar.
5. Baucar Jurnal Antara
Pejabat Perakaunan
S7 Digunakan untuk melaraskan transasksi bagi dua (2) Kod
Kump. PTJ & PTJ Membayar bagi Pejabat Perakaunan yang
berbeza. Kod Kump. PTJ & PTJ Menyedia merupakan salah
satu Kod Kump. PTJ & PTJ Membayar.
Syarat bagi pelarasan menggunakan Baucar Jurnal S7 adalah
seperti berikut :
Pegawai Pengawal Dipertanggung yang sama; dan
Vot/ Dana yang sama.
PTJ Membayar yang bukan Penyedia jurnal perlu
membuat Akuan Terima selepas Baucar Jurnal diperaku II
4848
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : BAUCAR JURNAL MELALUI PORTAL 1GFMAS
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- GL 02 MUKA SURAT : 3/7
KELUARAN : 1.0 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
BIL. TERMA JENIS
U/NIAGA
PENERANGAN
oleh PTJ Menyedia.
6. Baucar Jurnal
Pelarasan Lejar
S8 Kod Kump. PTJ & PTJ Menyedia mesti sama dengan Kod
Kump. PTJ & PTJ Membayar.
Digunakan untuk pelarasan transasksi akruan bagi Pegawai
Pengawal Dipertanggung, Vot/Dana dan Kod Kump. PTJ &
PTJ Membayar yang sama.
Pelarasan ini akan mengemaskini transaksi di Lejar Akruan
sahaja. Contoh pelarasan ialah Penjejasan Nilai.
7. Baucar Jurnal Batal S9 Digunakan untuk membatalkan baucar jurnal bagi jenis
urusniaga S4, S5, SB, SD dan SE yang telah berstatus 80
(Telah di “Post”).
Pembatalan Baucar Jurnal S1, S2, S7 dan S8 tidak boleh
menggunakan Baucar Jurnal S9. Jurnal pelarasan perlu dibuat
menggunakan jenis urusniaga yang sama.
8. Baucar Jurnal
Pelarasan Bank
SB Digunakan untuk pelarasan di peringkat Pegawai Pengawal
Dipertanggung atau Vot/Dana yang sama dan berbeza. Salah
satu baris caj mesti terdiri daripada kod akaun bank
(A011XXXX) yang dibenarkan. Melibatkan Bank Agensi di
bawah (A0118100) dan Panjar Unit (A0117801) sahaja.
9. Baucar Jurnal Siling SD Kod Kump. PTJ & PTJ Menyedia mesti sama dengan Kod
Kump. PTJ & PTJ Membayar.
Digunakan untuk pindahan antara Kumpulan Wang serta
mewujudkan dan melaraskan siling Akaun Amanah di bawah
Seksyen 10 seperti berikut :
suntikan modal bagi akaun amanah baru
meningkatkan/ mengurangkan siling akaun amanah
meningkatkan baki akaun amanah sebagai terimaan
kepada amanah
4949
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : BAUCAR JURNAL MELALUI PORTAL 1GFMAS
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- GL 02 MUKA SURAT : 4/7
KELUARAN : 1.0 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
BIL. TERMA JENIS
U/NIAGA
PENERANGAN
10. Baucar Jurnal Luar
Jangka
SE Digunakan untuk melaraskan Akaun Kumpulan Wang Luar
Jangka.
Kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggungkan terhad kepada
satu kod sahaja.
Baucar Jurnal ini hanya digunakan oleh BPOPA sahaja.
5050
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : BAUCAR JURNAL MELALUI PORTAL 1GFMAS
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- GL 02 MUKA SURAT : 5/7
KELUARAN : 1.0 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
Kunci masuk/ kemaskini maklumat
baucar jurnal melalui Portal
1GFMAS dan hantar kepada
Peraku 1. Pastikan dokumen
berstatus 10 (Hantar).
Semak maklumat yang telah
dikunci masuk beserta dokumen
sokongan. Jika maklumat lengkap,
buat Perakuan I dan pastikan
dokumen berstatus 20 (Sah/
Perakuan I). Jika tidak lengkap,
kuiri dokumen dan pastikan
dokumen berstatus 22 (Kuiri oleh
Pengesah/Perakuan I).
Semak maklumat yang telah
dikunci masuk oleh PTJ. Jika
maklumat lengkap, klik butang
“Semak oleh Pejabat Perakaunan”
dan pastikan dokumen berstatus
30 (Semak oleh Pejabat
Perakaunan). Jika tidak lengkap,
kuiri dokumen pastikan dokumen
berstatus 32 (Kuiri oleh Pejabat
Perakaunan).
Penyedia
(PTJ)
Peraku I
(PTJ)
Penyemak
(AO)
MULA
Kunci masuk BJ,
hantar (pastikan
berstatus 10)
Semak
Maklumat
lengkap?
Peraku I
(Pastikan
berstatus 20)
Kuiri (Pastikan
berstatus 22)
TAMAT
AO Semak
Maklumat
lengkap?
Klil “Semak oleh
AO” (pastikan
berstatus 30)
Kuiri (Pastikan
berstatus 32)
TAMAT
A
Ya
Tidak
Ya
Tidak
5151
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : BAUCAR JURNAL MELALUI PORTAL 1GFMAS
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- GL 02 MUKA SURAT : 6/7
KELUARAN : 1.0 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
4.
5.
6.
Semak maklumat yang telah
dikunci masuk beserta dokumen
sokongan. Jika maklumat lengkap,
buat Perakuan II dan pastikan
dokumen berstatus 80 (Telah di
“Post”) atau berstatus 40
(Lulus/Perakuan II) bagi dokumen
yang memerlukan Akuan Terima.
Jika tidak lengkap, kuiri dokumen
dan pastikan dokumen berstatus
42 (Kuiri oleh Pelulus/Perakuan II).
Proses 5 hanya untuk Baucar
Jurnal antara PTJ (S2) dan Baucar
Jurnal Antara Pejabat Perakaunan
(S7)
Semak maklumat di Baucar
Jurnal. Jika maklumat tepat, klik
“Akuan Terima” dan pastikan
dokumen berstatus 80 (Telah di
“Post”). Jika maklumat tidak tepat,
kuiri dokumen dan pastikan
dokumen berstatus 52 (Kuiri oleh
Akuan Terima).
Proses 6 hanya untuk Baucar
Jurnal antara PTJ (S2) dan Baucar
Jurnal Antara Pejabat Perakaunan
(S7) bagi PTJ Akuan Terima
Manual
Pastikan Baucar Jurnal yang telah
lengkap diproses dan berstatus 80
(Telah di “Post”) dicetak dan
diserahkan kepada PTJ untuk
mendapatkan Akuan Terima
daripada PTJ berkenaan.
Peraku II
(PTJ)
Peraku II
( PTJ Perakuan
Terima)
Penyedia
( PTJ )
Semak
Maklumat
lengkap?
Peraku II
(Pastikan
berstatus 80/ 40)
Kuiri (Pastikan
berstatus 42)
TAMAT
A
Ya
TidakBJ S2/S7: Klik
“Akuan Terima”
(Pastikan
berstatus 80)
BJ S2/S7: Kuiri
(Pastikan
berstatus 52)
Cetak/ Simpan
dalam format PDF
& serah kepada
PTJ untuk
AkuanTerima
Pastikan BJ
berstatus 80,
cetak/ simpan
dalam format PDF
5252
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : BAUCAR JURNAL MELALUI PORTAL 1GFMAS
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- GL 02 MUKA SURAT : 7/7
KELUARAN : 1.0 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
7.
Pastikan Baucar Jurnal yang telah
lengkap diproses dan berstatus 80
(Telah di “Post”). Cetak Baucar
Jurnal atau simpan softcopy dalam
format PDF.
Penyedia
( PTJ )
5.0 NOTA PENTING
5.1 PTJ Menyedia perlu mendapatkan pengesahan dan kebenaran daripada PTJ lain yang
terlibat dengan sesuatu pelarasan sebelum membuat Baucar Jurnal antara PTJ (S2) dan
Baucar Jurnal Antara Pejabat Perakaunan (S7). PTJ Menyedia juga perlu memastikan
akuan terima dibuat melalui 1GFMAS.
5.2 Perihal Baucar Jurnal hendaklah dinyatakan dengan jelas dan terperinci bagi membantu
Pejabat Perakaunan menyemak dan memahami tujuan dan keperluan pelarasan tersebut.
Perihal yang tidak jelas akan menyebabkan Baucar Jurnal tersebut akan dikuiri oleh
Pejabat Perakaunan.
5.3 Baucar Jurnal ini digunakan bagi tujuan melaraskan dokumen diperingkat Lejar Am
sahaja. Pelarasan yang melibatkan subsidiari perlu dilakukan di modul yang berkenaan.
5.4 AO perlu menyemak dan memastikan Baucar Jurnal S7 yang berstatus 80 (Telah di
“Post”) berjaya menjana Baucar Jurnal I2 secara automatik. Sekiranya Baucar Jurnal I2
gagal dijana, Laporan Lejar Akaun Pejabat Perakaunan tidak seimbang.
6.0 LAMPIRAN
6.1 Dokumen Kewangan Baucar Jurnal (KEW 306E – Pin. 1/2016)
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Perbendaharaan (1PP), Surat Pekeliling Akauntan
Negara Malaysia (SPANM) dan lain-lain arahan yang berkuat kuasa.
7.2 Manual Latihan 1GFMAS
5353
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : BAUCAR JURNAL MANUAL
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- GL 03 MUKA SURAT : 1/8
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk memperakaunkan pelarasan melalui baucar jurnal
secara manual.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh PTJ dan Pejabat Perakaunan untuk membuat pelarasan bagi akaun
yang tiada subsidiari. Pelarasan dibuat di portal bagi baucar jurnal seperti berikut :
2.1 Baucar Jurnal Biasa (S1)
2.2 Baucar Jurnal Antara PTJ (S2)
2.3 Baucar Jurnal Pejabat Perakaunan (S4)
2.4 Baucar Jurnal PelarasanAntara Entiti (S5)
2.5 Baucar Jurnal Antara Pejabat Perakaunan (S7)
2.6 Baucar Jurnal Pelarasan Lejar (S8)
2.7 Baucar Jurnal Batal (S9)
2.8 Baucar Jurnal Pelarasan Bank (SB)
2.9 Baucar Jurnal Siling (SD)
2.10 Baucar Jurnal Luar Jangka (SE)
5454
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : BAUCAR JURNAL MANUAL
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- GL 03 MUKA SURAT : 2/8
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA JENIS
U/NIAGA
PENERANGAN
1. Baucar Jurnal Biasa S1 Kod Kump. PTJ & PTJ Menyedia mesti sama dengan Kod Kump.
PTJ & PTJ Membayar.
Syarat bagi pelarasan menggunakan Baucar Jurnal S1 adalah
seperti berikut :
Pegawai Pengawal Dipertanggung yang sama; dan
Vot/ Dana yang sama.
2. Baucar Jurnal Antara
PTJ
S2 Digunakan untuk melaraskan transasksi bagi dua (2) Kod Kump.
PTJ & PTJ Membayar bagi Pejabat Perakaunan yang sama. Kod
Kump. PTJ & PTJ Menyedia merupakan salah satu Kod Kump. PTJ
& PTJ Membayar.
Syarat bagi pelarasan menggunakan Baucar Jurnal S2 adalah
seperti berikut :
Pegawai Pengawal Dipertanggung yang sama; dan
Vot/ Dana yang sama.
PTJ Membayar yang bukan Penyedia jurnal perlu membuat
Akuan Terima selepas Baucar Jurnal diperaku II oleh PTJ
Menyedia.
3. Baucar Jurnal Pejabat
Perakaunan
S4 Digunakan untuk pelarasan yang disediakan oleh Pejabat
Perakaunan sahaja bagi PTJ Membayar di bawah seliaannya.
Pelarasan boleh melibatkan beberapa Pegawai Pengawal
Dipertanggung, Vot/Dana dan PTJ Membayar.
4. Baucar Jurnal Antara
Entiti
S5 Kod Kump. PTJ & PTJ Membayar boleh sama atau berbeza
dengan Kod Kump. PTJ & PTJ Menyedia dalam Pejabat
Perakaunan yang sama.
Pelarasan boleh melibatkan beberapa Pegawai Pengawal
Dipertanggung, Vot/Dana dan PTJ Membayar.
5555
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : BAUCAR JURNAL MANUAL
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- GL 03 MUKA SURAT : 3/8
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
BIL. TERMA JENIS
U/NIAGA
PENERANGAN
5. Baucar Jurnal Antara
Pejabat Perakaunan
S7 Digunakan untuk melaraskan transasksi bagi dua (2) Kod Kump.
PTJ & PTJ Membayar bagi Pejabat Perakaunan yang berbeza. Kod
Kump. PTJ & PTJ Menyedia merupakan salah satu Kod Kump. PTJ
& PTJ Membayar.
Syarat bagi pelarasan menggunakan Baucar Jurnal S7 adalah
seperti berikut :
Pegawai Pengawal Dipertanggung yang sama; dan
Vot/ Dana yang sama.
PTJ Membayar yang bukan Penyedia jurnal perlu membuat
Akuan Terima selepas Baucar Jurnal diperaku II oleh PTJ
Menyedia.
6. Baucar Jurnal
Pelarasan Lejar
S8 Kod Kump. PTJ & PTJ Menyedia mesti sama dengan Kod Kump.
PTJ & PTJ Membayar.
Digunakan untuk pelarasan transasksi akruan bagi Pegawai
Pengawal Dipertanggung, Vot/Dana dan Kod Kump. PTJ & PTJ
Membayar yang sama.
Pelarasan ini akan mengemaskini transaksi di Lejar Akruan sahaja.
Contoh pelarasan ialah Penjejasan Nilai.
7. Baucar Jurnal Batal S9 Digunakan untuk membatalkan baucar jurnal bagi jenis urusniaga
S4, S5, SB, SD dan SE yang telah berstatus 80 (Telah di “Post”).
Pembatalan Baucar Jurnal S1, S2, S7 dan S8 tidak boleh
menggunakan Baucar Jurnal S9. Jurnal pelarasan perlu dibuat
menggunakan jenis urusniaga yang sama.
8. Baucar Jurnal
Pelarasan Bank
SB Digunakan untuk pelarasan di peringkat Pegawai Pengawal
Dipertanggung atau Vot/Dana yang sama dan berbeza. Salah satu
baris caj mesti terdiri daripada kod akaun bank (A011XXXX) yang
dibenarkan. Melibatkan Bank Agensi di bawah (A0118100) dan
Panjar Unit (A0117801) sahaja.
9. Baucar Jurnal Siling SD Kod Kump. PTJ & PTJ Menyedia mesti sama dengan Kod Kump.
5656
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : BAUCAR JURNAL MANUAL
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- GL 03 MUKA SURAT : 4/8
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
BIL. TERMA JENIS
U/NIAGA
PENERANGAN
PTJ & PTJ Membayar.
Digunakan untuk pindahan antara Kumpulan Wang serta
mewujudkan dan melaraskan siling Akaun Amanah di bawah
Seksyen 10 seperti berikut :
suntikan modal bagi akaun amanah baru
meningkatkan/ mengurangkan siling akaun amanah
meningkatkan baki akaun amanah sebagai terimaan kepada
amanah
10. Baucar Jurnal Luar
Jangka
SE Digunakan untuk melaraskan Akaun Kumpulan Wang Luar Jangka.
Kod Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggungkan terhad kepada satu
kod sahaja.
Baucar Jurnal ini hanya digunakan oleh BPOPA sahaja.
5757
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : BAUCAR JURNAL MANUAL
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- GL 03 MUKA SURAT : 5/8
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
Sedia Baucar Jurnal manual
beserta dokumen lengkap dan
hantar kepada AO.
Kunci masuk/ kemaskini maklumat
baucar jurnal melalui Portal
1GFMAS dan hantar kepada
Peraku I. Pastikan dokumen
berstatus 10 (Hantar).
Semak maklumat yang telah
dikunci masuk beserta dokumen
sokongan. Jika maklumat lengkap,
sahkan dokumen dan pastikan
dokumen berstatus 20 (Sah/
Perakuan I). Jika tidak lengkap,
kuiri dokumen dan pastikan
dokumen berstatus 22 (Kuiri oleh
Pengesah/Perakuan I).
PTJ
Penyedia
(AO)
Pengesah
(AO)
MULA
Sedia BJ manual,
hantar kepada AO
Kunci masuk BJ,
hantar kepada
Peraku I (pastikan
berstatus 10)
Maklumat
lengkap?
Sah (Pastikan
berstatus 20)
Kuiri (Pastikan
berstatus 22)
TAMAT
Ya
Tidak
Semak
A
5858
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : BAUCAR JURNAL MANUAL
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- GL 03 MUKA SURAT : 6/8
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
4.
5.
Semak maklumat yang telah
dikunci masuk beserta dokumen
sokongan. Jika maklumat lengkap,
lulus dokumen dan pastikan
dokumen berstatus 80 (Telah di
“Post”) atau berstatus 40
(Lulus/Perakuan II) bagi dokumen
yang memerlukan Akuan Terima.
Jika tidak lengkap, kuiri dokumen
dan pastikan dokumen berstatus
42 (Kuiri oleh Pelulus/Perakuan II).
Proses 5 hanya untuk Baucar
Jurnal antara PTJ (S2) dan Baucar
Jurnal Antara Pejabat Perakaunan
(S7) bagi PTJ Akuan Terima
Elektronik
Semak maklumat di Baucar Jurnal.
Jika maklumat tepat, klik “Akuan
Terima” dan pastikan dokumen
berstatus 80 (Telah di “Post”). Jika
maklumat tidak tepat, kuiri
dokumen dan pastikan dokumen
berstatus 52 (Kuiri oleh Akuan
Terima) .
Pelulus
(AO)
Peraku II
( PTJ Perakuan
Terima)
Semak
Maklumat
lengkap?
Lulus (Pastikan
berstatus 80/40)
Kuiri (Pastikan
berstatus 42)
TAMAT
A
Ya
TidakBJ S2/S7: Klik
“Akuan Terima”
(Pastikan
berstatus 80)
BJ S2/S7: Kuiri
(Pastikan
berstatus 52)
Cetak & serah
kepada PTJ untuk
AkuanTerima
Manual
5959
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : BAUCAR JURNAL MANUAL
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- GL 03 MUKA SURAT : 7/8
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
6.
Proses 6 hanya untuk Baucar
Jurnal antara PTJ (S2) dan Baucar
Jurnal Antara Pejabat Perakaunan
(S7) bagi PTJ Akuan Terima
Manual
Pastikan Baucar Jurnal yang telah
lengkap diproses dan berstatus 80
(Telah di “Post”) dicetak dan
diserahkan kepada PTJ Akuan
Terima Manual.
Penyedia
( AO )
5.0 NOTA PENTING
5.1 PTJ Menyedia perlu mendapatkan pengesahan dan kebenaran daripada PTJ lain yang
terlibat dengan sesuatu pelarasan sebelum membuat Baucar Jurnal antara PTJ (S2) dan
Baucar Jurnal Antara Pejabat Perakaunan (S7).
5.2 Dokumen sokongan hendaklah dilengkapkan dan disertakan bersama dengan baucar
jurnal manual.
5.3 Perihal Baucar Jurnal hendaklah dinyatakan dengan jelas dan terperinci bagi membantu
Pejabat Perakaunan menyemak dan memahami tujuan dan keperluan pelarasan tersebut.
Perihal yang tidak jelas akan menyebabkan Baucar Jurnal tersebut akan dikuiri oleh
Pejabat Perakaunan.
5.4 Baucar Jurnal ini digunakan bagi tujuan melaraskan dokumen diperingkat Lejar Am
sahaja. Pelarasan yang melibatkan subsidiari perlu dilakukan di modul yang berkenaan.
5.5 AO perlu menyemak dan memastikan Baucar Jurnal S7 yang berstatus 80 (Telah di
“Post”) berjaya menjana Baucar Jurnal I2 secara automatik. Sekiranya Baucar Jurnal I2
gagal dijana, Laporan Lejar Akaun Pejabat Perakaunan tidak seimbang.
6060
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : BAUCAR JURNAL MANUAL
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- GL 03 MUKA SURAT : 8/8
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
6.0 LAMPIRAN
6.1 Dokumen Kewangan Baucar Jurnal (KEW 306E – Pin. 1/2016)
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Perbendaharaan (1PP), Surat Pekeliling Akauntan
Negara Malaysia (SPANM) dan lain-lain arahan yang berkuat kuasa.
7.2 Manual Latihan 1GFMAS
6161
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : BAUCAR JURNAL MELALUI SAP GUI
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- GL 04 MUKA SURAT : 1/3
KELUARAN : 1.0 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk memperakaunkan pelarasan melalui baucar jurnal
di SAP GUI.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Pejabat Perakaunan sahaja untuk membuat pelarasan bagi akaun
yang tiada subsidiari. Pelarasan dibuat di SAP GUI bagi baucar jurnal seperti berikut :
2.1 Baucar Jurnal Pelarasan Akhir Tahun (SA)
2.2 Baucar Jurnal Clearing (SC)
2.3 Baucar Jurnal Khas (SK)
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA JENIS
U/NIAGA
PENERANGAN
1. Baucar Jurnal Khas SK Digunakan untuk pelarasan diperingkat Lejar Am
sahaja dalam Pejabat Perakaunan yang sama.
2. Baucar Jurnal Agensi
Luar
S3 Digunakan untuk merekodkan transaksi dari sistem
luar yang berintegrasi dengan 1GFMAS. Transaksi
dikemaskini secara automatik.
6262
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : BAUCAR JURNAL MELALUI SAP GUI
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- GL 04 MUKA SURAT : 2/3
KELUARAN : 1.0 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
Kunci masuk baucar jurnal di kod
transaksi FB50 dan klik ‘Park’.
Semak maklumat yang telah
dikunci masuk dengan dokumen
sokongan di kod transaksi FBV0.
i. Jika maklumat lengkap, klik
‘Post’ dan catat Nombor
Dokumen SAP pada dokumen
sokongan.
ii. Jika maklumat tidak tepat,
kemaskini dan ulang langkah
2(i).
Penyedia
(AO)
Peraku II
(AO)
MULA
Kunci masuk BJ
Klik’Park’
Maklumat
lengkap?Klik ‘Post’
KemaskiniCatat Nombor
Dokumen SAP
Semak
Ya
Tidak
TAMAT
6363
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : BAUCAR JURNAL MELALUI SAP GUI
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- GL 04 MUKA SURAT : 3/3
KELUARAN : 1.0 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
5.0 NOTA PENTING
5.1 PTJ Menyedia perlu mendapatkan pengesahan dan kebenaran daripada PTJ lain yang
terlibat dengan sesuatu pelarasan sebelum membuat Baucar Jurnal antara PTJ (S2) dan
Baucar Jurnal Antara Pejabat Perakaunan (S7). PTJ Menyedia juga perlu memastikan
akuan terima dibuat melalui 1GFMAS.
5.2 Perihal Baucar Jurnal hendaklah dinyatakan dengan jelas dan terperinci bagi membantu
Pejabat Perakaunan menyemak dan memahami tujuan dan keperluan pelarasan tersebut.
Perihal yang tidak jelas akan menyebabkan Baucar Jurnal tersebut akan dikuiri oleh
Pejabat Perakaunan.
5.3 Baucar Jurnal ini digunakan bagi tujuan melaraskan dokumen diperingkat Lejar Am
sahaja. Pelarasan yang melibatkan subsidiari perlu dilakukan di modul yang berkenaan.
5.4 Pejabat Perakaunan perlu menyemak dan memastikan Baucar Jurnal S7 yang berstatus
80 (Telah di “Post”) berjaya menjana Baucar Jurnal I2 secara automatik. Sekiranya
Baucar Jurnal I2 gagal dijana, Laporan Lejar Akaun Pejabat Perakaunan tidak seimbang.
6.0 LAMPIRAN
6.1 Dokumen Kewangan Baucar Jurnal (KEW 306E – Pin. 1/2016)
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Perbendaharaan (1PP), Surat Pekeliling Akauntan
Negara Malaysia (SPANM) dan lain-lain arahan yang berkuat kuasa.
7.2 Manual Latihan 1GFMAS
6464
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : BAUCAR JURNAL INTEGRASI
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- GL 05 MUKA SURAT : 1/3
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk memperakaunkan transaksi sistem di luar
1GFMAS secara automatik melalui integrasi.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Pejabat Perakaunan untuk memperakaunkan transaksi yang dibuat
melalui sistem luar.
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA JENIS
U/NIAGA
PENERANGAN
1. Baucar Jurnal Agensi
Luar
S3 Digunakan untuk merekodkan transaksi dari sistem luar yang
berintegrasi dengan 1GFMAS. Transaksi dikemaskini secara
automatik.
6565
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : BAUCAR JURNAL INTEGRASI
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- GL 05 MUKA SURAT : 2/3
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
Terima notifikasi penghantaran
Baucar Jurnal Agensi Luar
daripada webmethod.
Semak status penghantaran di kod
transaksi AL11.
(i) Sekiranya status berjaya post,
dapatkan Nombor Dokumen
Kawalan dan pastikan wujud
di kod transaksi FB03.
(ii) Sekiranya tidak berjaya post,
ambil tindakan berdasarkan
ralat yang dipaparkan dan
terus ke langkah 3.
Hantar semula fail Baucar Jurnal
Agensi Luar (S3) secara integrasi.
(i) Sekiranya berjaya ulangi
langkah 2 (i).
(ii) Sekiranya gagal ulangi
langkah 2 (ii) atau
perakaunkan transaksi
tersebut menggunakan Baucar
Jurnal Pejabat Perakaunan
(S4).
Pejabat Perakaunan
Pejabat Perakaunan
Pejabat Perakaunan /
Agensi
Agensi
MULA
Terima notifikasi
Semak status
Berjaya ‘post’?
Dapatkan Nombor
Dokumen
Kawalan
Pastikan wujud di
T-code FB03
Ambil tindakan
berdasarkan ralat
Hantar semula BJ
S3 secara
integrasi
Berjaya?
TAMAT
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Perakaunkan
menggunakan BJ
S4
6666
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS GENERAL LEDGER (GL)
TAJUK : BAUCAR JURNAL INTEGRASI
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- GL 05 MUKA SURAT : 3/3
KELUARAN : 1 PINDAAN : 0 TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
5.0 NOTA PENTING
5.1 Pejabat Perakaunan dan Agensi boleh menyemak status dokumen S3 melalui portal
1GFMAS sekiranya dokumen berjaya dipost dengan status 80.
6.0 LAMPIRAN
6.1 Dokumen Kewangan Baucar Jurnal (KEW 306E – Pin. 1/2016)
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
7.1 Arahan Perbendaharaan, Pekeliling Perbendaharaan (1PP), Surat Pekeliling Akauntan
Negara Malaysia (SPANM) dan lain-lain arahan yang berkuat kuasa.
7.2 Manual Latihan 1GFMAS
6767
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS CONTROLLING (CO)
TAJUK : PENYELENGGARAAN KOD PERAKAUNAN – KOD PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- CO 01 MUKA SURAT : 1/6
KELUARAN : 1 PINDAAN : TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan memberi panduan untuk mengemaskini Kod Pusat Tanggungjawab
menggunakan Portal 1GFMAS.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh BPOPA bagi mewujud, meminda dan membatalkan Kod Pusat
Tanggungjawab berdasarkan permohonan daripada Kementerian / Jabatan.
3.0 TERMINOLOGI
BIL. TERMA PENERANGAN
1. Kod PTJ Merangkumi kod PTJ Pemegang Waran, PTJ Menyedia, PTJ
Dipertanggungkan, PTJ Membayar dan Pusat Kos.
2. PTJ Pemegang Waran Merupakan PTJ yang menerima waran peruntukan sebagai kebenaran
untuk berbelanja.
3. PTJ Menyedia Merupakan PTJ yang menyediakan dokumen kewangan.
4. PTJ Dipertanggungkan Merupakan PTJ pengeluar waran atau pemungut yang dicatat di baris caj.
5. PTJ Membayar Merupakan PTJ yang membuat bayaran.
6. Pusat Kos Merupakan PTJ yang tidak menerima waran peruntukan.
6868
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS CONTROLLING (CO)
TAJUK : PENYELENGGARAAN KOD PERAKAUNAN – KOD PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- CO 01 MUKA SURAT : 2/6
KELUARAN : 1 PINDAAN : TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
1.
2.
3.
Terima borang permohonan dari
Kementerian untuk mewujud,
meminda / membatalkan kod PTJ.
Kunci masuk permohonan.
(i) Jika kod PTJ yang dimohon telah
wujud, maklumkan Kementerian
untuk memohon kod PTJ baru
dan kembalikan dokumen
(ii) Jika kod PTJ belum wujud,
kemaskini maklumat
permohonan melalui Portal
1GFMAS dan hantar kepada
Pengesah. Pastikan dokumen
berstatus 10 (Hantar). Rujuk
Manual Latihan CO-11103
Pewujudan Kumpulan PTJ &
PTJ – Waran Peruntukan dan
Baris Caj.
Semak maklumat yang telah dikunci
masuk beserta dokumen sokongan.
Jika maklumat lengkap, buat
Pengesahan dan pastikan dokumen
berstatus 20 (Sah/ Perakuan I). Jika
tidak lengkap, kuiri dokumen dan
pastikan dokumen berstatus 22 (Kuiri
oleh Pengesah/Perakuan I).
Penyedia
BPOPA
Penyedia
BPOPA
Pengesah
BPOPA
MULA
Terima borang
permohonan
Kunci masuk
permohonan
Kod PTJ
wujud?
Maklumkan
Kementerian
untuk mohon kod
PTJ baru
Kembalikan
dokumen
TAMAT
Kemaskini
permohonan di
Portal 1GFMAS
Hantar kepada
Pengesah
(Pastikan
berstatus 10)
Ya
Tidak
A
6969
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS CONTROLLING (CO)
TAJUK : PENYELENGGARAAN KOD PERAKAUNAN – KOD PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- CO 01 MUKA SURAT : 3/6
KELUARAN : 1 PINDAAN : TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
4.
5.
6.
Semak maklumat yang telah dikunci
masuk beserta dokumen sokongan.
Jika maklumat lengkap, luluskan
dokumen dan pastikan dokumen
berstatus 80 (Telah di “Post”). Jika
tidak lengkap, kuiri dokumen dan
pastikan dokumen berstatus 42 (Kuiri
oleh Pelulus/Perakuan II).
Semak Laporan Data Induk
menggunakan SAP GUI 1GFMAS di
kod transaksi ZRGL016. Rujuk
Manual Latihan GL-45112 Laporan
Data Induk (Standard SAP). Pastikan
kod yang dikemaskini wujud dalam
Laporan ini. Sekiranya tiada, sila
laporkan melalui SOLMAN.
Pastikan kod yang telah dikemaskini
dipancarkan ke server HCM di kod
transaksi WE05.
i. Jika berjaya, status akan berwarna
hijau.
ii. Jika tidak berjaya, status akan
berwarna merah. Pancar semula di
kod transaksi BD87.
Pelulus
BPOPA
Penyedia
(BPOPA)
Penyedia
BPOPA
Semak maklumat
Maklumat
lengkap?
Pengesahan
(Pastikan
berstatus 20)
Kuiri (Pastikan
berstatus 22)
TAMAT
A
Ya
Tidak
Semak maklumat
Maklumat
lengkap?
Lulus (Pastikan
berstatus 80)
Kuiri (Pastikan
berstatus 42)
TAMAT
Ya
Tidak
B
7070
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS CONTROLLING (CO)
TAJUK : PENYELENGGARAAN KOD PERAKAUNAN – KOD PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- CO 01 MUKA SURAT : 4/6
KELUARAN : 1 PINDAAN : TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
7.
Semak status penghantaran Kod
Akaun di server webmethod.
i. Jika berjaya, status delivered.
ii. Jika tidak berjaya, status failed.
Sila laporkan aduan melalui
SOLMAN.
Penyedia
BPOPA
Semak Laporan
Data Induk
Kod wujud?Pastikan dipancar
ke server HCM
Laporkan melalui
SOLMAN
B
Ya
Tidak
Berjaya?Status berwarna
hijau
Status berwarna
merah
C
Ya
Tidak
Pancar semula di
T-code BD87
TAMAT
7171
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS CONTROLLING (CO)
TAJUK : PENYELENGGARAAN KOD PERAKAUNAN – KOD PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- CO 01 MUKA SURAT : 5/6
KELUARAN : 1 PINDAAN : TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
8.
9.
Kemukakan surat makluman kepada
Kementerian terlibat berhubung
pengemaskinian kod.
Pastikan Perihal Lengkap Data Induk
yang telah diwujudkan dikemaskini di
kod transaksi ZGLM002 (Jadual
Perihal Lengkap Data Induk) .
Penyedia
BPOPA
Penyedia
BPOPA
Semak status
penghantaran di
server
webmethod
Status failed
C
Laporkan melalui
SOLMAN
TAMAT
Berjaya? Status delivered
Ya
Tidak
Kemukakan surat
makluman
kepada
Kementerian
PastikanPerihal
Lengkap Data
Induk dikemaskini
di T-code
ZGLM002
TAMAT
7272
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
PROSEDUR KERJA 1GFMAS CONTROLLING (CO)
TAJUK : PENYELENGGARAAN KOD PERAKAUNAN – KOD PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)
RUJUKAN DOKUMEN: MPK- CO 01 MUKA SURAT : 6/6
KELUARAN : 1 PINDAAN : TARIKH KEMASKINI: 1 DISEMBER 2017
5.0 NOTA PENTING
5.1 Pastikan kod PTJ yang diwujudkan mematuhi kawalan profil yang ditetapkan.
6.0 LAMPIRAN
6.1 Senarai Kawalan Profil Kementerian/ Jabatan
6.2 Borang Kod Pusat Tanggungjawab/ Pusat Kos – JAN/ MD 004A
7.0 RUJUKAN / PEKELILING
Tiada
7373