KELOMPOK 4 Paramita Annastasia K Dita Ayu Wastika Sari Ni Putu Elly Rai Kartika Kadek Sumaheni Ratnaningsih
SISTEM PENYIMPANAN
ARSIP
PENGERTIANSistem yang digunakan pada penyimpanan warkat agar dapat memberi kemudahan dalam tata cara penyimpanan dan kemudahan penemuan warkat yang sudah di simpan dapat dilakukan dengan cepat bila mana warkat tersebut sewaktu-waktu di butuhkan.
SISTEM ABJADSISTEM GEOGRAFIS ( Wilayah / Kota )
SISTEM SUBJEKSISTEM NUMERIK ( Angka )
SISTEM KRONOLOGIS ( Tanggal )
Sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad, umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi,nama tempat, nama benda dan subjek masalah.
PENGERTIAN
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan.
PENGERTIAN
SISTEM GEOGRAFIS DIKELOLA MNURUT 3 TINGKATAN :
Nama Negara Wilayah Administrasi Negara Wilayah Administrasi Khusus
PENGERTIANCara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
1) Sistem Subjek Murni2) Sistem Subjek Numerik ( Subjek Berkode
)
CONTOH URUTAN ABJAD KAMUS :
BonusCutiGajiHukumanKesehatanKesejahteraanKeuangan, dll
CONTOH URUTAN ABJAD ENSIKLOPEDIS : Keuangan
KreditPajak
PersonaliaKesejahteraan
BonusCutiGajiKesehatanKoperasiPensiun
MutasiHukumanPangkatPengangkatan
CONTOH DAFTAR SUBJEK BERKODE :
000 Umum020 Peralatan
021 Alat tulis022 Mesin kantor
100 Pemerintahan110 Pemerintahan pusat
111 Presiden112 Wakil presiden
190 Hubungan luar negeri191 Perwakilan asing195 PBB
DAFTAR KLASIFIKASIa) Daftar klasifikasi standar
Daftar klasifikasi yang telah ditetapkan secara nasional maupun internasional
Contohb) Daftar klasifikasi buatan sendiri
Daftar klasifikasi yg dbuat sendiri untuk keperluan penyimpanan arsip yang mempergunakan sistem subjek, cara yang terbaik adalah mempergunakan daftar klasifikasi sendiri.
Contoh pembagian kelas DDC ( Dewey Decimal Classification )/UDC ( Universal Decimals Classification ) :
000 Umum
100 Filsafat
200 Agama
300 Ilmu sosial
400 Bahasa
500 Ilmu murni
600 Ilmu terapan
700 Kesenian
800 Kesusastraan
900 Sejarah dan ilmu bumi
Notasi DDC adalah angka desimal. Kelas utama dibagi 10 kelas kedua ( divisi ), kelas kedua dibagi lagi 10 kelas ketiga ( seksi ).
Contoh :
600 Ilmu terapan,
630 Pertanian,
631 Teknik dan alat pertanian,
631.3 Alat pertanian,
631.31 Mesin pengerjaan tanah,
631.312 Bajak.
PADA SISTEM NOMOR TERDAPAT 3 UNSUR :
File UtamaIndeksBuku Nomor
FILE UTAMASurat masuk dan keluar dari satu koresponden yang belum lima lembar disimpan dalam file abjad ( file campuran yang berisi map campuran ). Yang sudah mencapai 5 dipindah ke map individu dan disimpan di file nomor
INDEKSSuatu alat bantu untuk mengetahui nomor file yang disusun secara alfabetis sehingga mudah dalam pencarian. Setiap koresponden atau nama memiliki kartu indeks, untuk file kartu maka setiap nama akan dibuatkan kartu indeksnya.
BUKU NOMOR
Buku yang berisi nomor koresponden ( nama ) dalam file. Apabila koresponden masih sedikit, sebagai alat bantu mengetahui nomor, bila sudah banyak, menggunakan indeks.
CONTOH HALAMAN BUKU NOMOR :TANGGAL INDEKS NAMA NOMOR
FILE
12-1-86 Benny Tengker 200
10-2-86 Yayasan Trubus Ind. 201
3-3-86 PT. Trakindo Utama 202
7-3-86 ASMI Extension 203
9-3-86 Sekretariat ASEAN 204
11-5-86 LEIDA MUIN 205
20-6-86 PT. Astra Motor Internasional
206
PENYIMPANAN SISTEM NOMOR Map Gantung Map Ordner Kotak
SUSUNAN PENYIMPANANSusunan Berurutan
Contoh : Kartu nomor 27451, 27452,-…6 terletak
pada laci 27000-an bila satu laci berisi 1000 kartu.Susunan Terminal Digit
Contoh : Kartu 027451, berarti berada di laci 51,
guide II no.74, urutan ketiga ; 00,01,02 berarti kartu didepannya : 017451 dan dibelakangnya 037451.
Susunan Middle DigitContoh :
Kartu 027451, berarti berada pada laci no.74, guide 02, urutan ke-51
PENGERTIANSistem penyimpanan arsip yang disimpan berdasarkan kronologi waktu, yaitu tanggal, bulan dan tahun surat /warkat tersebut dikeluarkan pada umumnya sering digunakan pada penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima ( untuk surat masuk ) dan tanggal surat dikirim ( untuk surat keluar ).
FILE TINDAK LANJUT ( FOLLOW-UP FILE )
Suatu file yang disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi : harian, mingguan, bulanan dan tahunan.
KESIMPULANJadi dalam sistem pengarsipan ada 5 macam cara pengaturan atau teknik penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Yaitu dengan memakai :
Sistem Abjad ( Alphabetical Filling System ) Sistem Perihal ( Pokok Isi Surat ) Sistem Nomor Sistem Geografis / Wilayah. Sistem Tanggal ( Chronologis )
Masing-masing sistem dapat digunakan sesuai dengan jenis warkat / surat.
TERIMA KASIH