Közigazgatási technológiaÜgyiratkezelés
Ügyiratkezelés 800 éves múltra tekint vissza a
magyar ügyiratkezelés
Első önálló ügyiratkezelési szabályzat (1790)
Három funkció:1. Törvényességi, védelmi funkció2. Folyamatszabályozás3. Ellenőrzés
Ügyiratkezelés1. Törvényességi, védelmi funkció
szabályok, iratok megőrzése iratok hozzáférési rendjére vonatkozó
előírások valamennyi közigazgatási szinten
egyaránt érvényesülnek
2. Folyamatszabályozás ügyiratokkal végzett munkarendjének
szabályozása
3. Ellenőrzés ügyirathátralékról, illetve
eredményességről kaphatunk információt.
ÜgyiratkezelésÖsszegezve: Az ügyiratkezelés azon technikai
cselekmények összessége, amely biztosítja az iratok törvényes védelmét, szabályozza az iratokkal végzett műveletek rendjét és alkalmas a hatósági munka mennyiségi és minőségi paramétereinek ellenőrzésére.
Ügyiratkezelési rendszerek1. Tematikus ügyintézési rendszer
Tartalom szerinti ügyintézés Akkor alkalmazható, ha az adott
szervezet feladati tárgy szerint jól elkülöníthetők, azok tartalma hosszú időn keresztül stabil marad.
2. Kronologikus Időrendbeli ügyintézés Feladatok sokfélék, az ügyek tárgyának
meghatározása bizonytalan, a feladatrendszer nehezen áttekinthető
Ügyiratkezelés szervezete
Típusai:1. centralizált
ügyintézőnkénti 5000-6000 / év ügyiratforgalomig mindenképpen
valamennyi belső egységnek az iratait az ügyiratkezelésre szakosodott központi iktató irodában kezelik
2. decentralizált alkalmazásakor valamennyi belső szervezeti
egység maga végzi saját iratainak kezelését 3. vegyes rendszerű
akkor alkalmazzák, ha valamilyen oknál fogva valamelyik szervezeti egységet nem lehet a központi iktatásba bevonni
Ügyiratkezelés technológiája
1. Kézi (manuális) technológia iktatókönyv használatára épül iratok nyilvántartásba vételkor sorszámot vagy
tárgykódszámot kapnak iktatókönyvbe feljegyzik az iratra jellemző
ismérveket és az ügyintézés menetére vonatkozó fontos információkat (érkezési időpont, határidő, irattári keltezés, stb.)
munkaállomások közötti mozgást nyilvántartókönyvekben szerepeltetik, bizonylatolják
2. Számítógépes technológia jelenleg a manuális folyamatok gépesítését
jelenti Magyarországon
Iratvédelem Az iratvédelem alapszabálya: a közhitelű
nyilvántartásba foglalt tényeket ellenkező bizonyításig igaznak kell elfogadnia a hatóságoknak.
Érkezés illetve keletkezés alapján iktatás Iktató bélyegző használata (hivatal neve,
érkezés időpontja, azonosító kódszám) Iktatókönyv hitelesítése Javítás megfelelő módon! Elektronikus iratvédelem számítógépes
technológia alkalmazása esetén
Ügyiratkezelés folyamataI. Nyilvántartásba vétel
1. Érkezés érkezhet állampolgártól, jogi személytől keletkezhet hivatalból
2. Postabontás
3. Kezdőirat-utóirat létezik-e előzménye (előirata) az
ügyiratnak? ha kezdőiratról van szó, akkor szignálni kell ha utóirat akkor ki kell keresni a határidős
nyilvántartásból az előzményt és össze kell fűzni azzal
Ügyiratkezelés folyamata4. Szignálás
előadó kijelölése munkaszervezési funkció munkamegosztás
5. Iktatás a kezdő irat iktatása a következő szabad
sorszámra ezen rögzítjük az érkezés időpontját, a beküldő
nevét, az irat tárgyát, jellegét és esetleges kezelési feljegyzések
6. Mutatózás iktatás után az ügyiratok tárgymutatókönyvben
való bevezetése ABC sorrendben tartalmazza az egyes iratok
tárgyszövegeit
Ügyiratkezelés folyamata7. Előadói ív megnyitása
megismétli az ügyirat legfontosabb iktatási adatait (sorszám, érkezési időpont, ügyintéző neve, határidő)
ebből adódóan iratazonosításra alkalmas ügyirat-kezelési, ügyviteli utasításokat is
tartalmazhat
II. Ügyintézés szakasza8. Tervezet tisztázása (ügyir. szabályzat)
szakigazgatási szerv neve, címe egyéb elérhetőség (fax, telefon) ügyintéző valamint kiadmányozó neve ügyirat tárgya, mellékletek száma
Ügyiratkezelés folyamata9. Kiadmányozás
olyan formai szabályok összessége, melyek azt igazolják, hogy az irat a jogszabály által feljogosított hivatalos szervtől származik
felelősség megállapításánál van döntő jelentősége
a kiadmányozó viseli a hibás döntés munkajogi, esetleg büntetőjogi következményeit
10. Postázás
11. Határidős nyilvántartás közbenső intézkedések határidejét
tartalmazza
Ügyiratkezelés folyamataIII. Ügyiratkezelés az ügy lezárása után
11. Kézi irattár ügyiratokra általában 2 évig van szükség így két évig a kézi irattárba kerülnek
elhelyezésre
12. Központi irattár két évnél régebbi keletű iratokat az iktató és
segédkönyvekkel együtt a központi irattárba kell elhelyezni
13. Iratok selejtezése megőrzés 2-75 évig a selejtezési kódszámtól
függően
14. Mikrofilm az irattárban
IrodalomforrásAlmássy Gy. – Csúth S.:A közigazgatási szervezéstan és technológia. BKÁE, Budapest. 2001.
Köszönöm figyelmüket!