LA CONDUZIONE DEI GRUPPI E LA GESTIONE
DELLE RIUNIONI
Venerdì 4 novembre 2016 – Villa Convordia
Barbara Vettorato
“S’impara soltanto divertendosi.
L’arte di insegnare non è altro che l’arte di svegliare la curiosità delle anime giovani per poi soddisfarla; e la
curiosità è viva solo nelle anime felici.
Le cognizioni fatte entrare per forza nella mente, la occludono e la soffocano.
Per digerire il sapere, bisogna averlo divorato con appetito”.
(Anatole France)
Barbara Vettorato
OBIETTIVI:
•Acquisire le conoscenze necessarie per gestire e condurre in modo efficace ed efficiente un gruppo di
lavoro
•Imparare a gestire le emozioni e le obiezioni in gruppo
•Sperimentare alcune dinamiche di gruppo
• Apprendere tecniche efficaci di gestione delle riunioni
Barbara Vettorato
In una fredda giornata d’inverno un gruppo di porcospini si rifugia in una grotta e per proteggersi dal freddo si stringono vicini. Ben presto però sentono le spine reciproche e il dolore li
costringe ad allontanarsi l’uno dall’altro. Quando poi il bisogno di riscaldarsi li porta di nuovo ad avvicinarsi si pungono di nuovo. Ripetono più volte questi tentativi,
sbalottati avanti e indietro tra due mali, finchè non trovano quella moderata distanza reciproca che rappresenta la
migliore posizione, quella giusta distanza che consente loro di scaldarsi e nello stresso tempo di non farsi male
reciprocamente.
Schopenhauer
Barbara Vettorato
MISSIONE DEL
CONDUTTORE DI GRUPPO
• Far emergere il meglio
che c’è in ogni persona
presente
• Aiutare a “tirar fuori” le
risorse, le competenze, le
potenzialità dei
partecipanti
Barbara Vettorato
CHI E’ IL CONDUTTORE DI
GRUPPO?
RIEDUCATORE
• Cognitivo
• Emotivo
• Comportamentale
Barbara Vettorato
INGREDIENTI ESSENZIALI
DI UN BUON CONDUTTORE
• ETICA (rispetto per l’uomo)
•LOGICA (ordine, metodo, preparazione)
• PASSIONE (sentimento, emozioni, affetti, custode del clima)
Barbara Vettorato
Decide gli scenari di possibilità in cui operare:
tempo, luogo, durata,
livello culturale dei
partecipanti, mezzi e
sussidi didattici, obiettivi,
accordi.
IL CONDUTTORE SCENOGRAFO
Barbara Vettorato
Il Luogo
• Luminosità
• Disposizione tavoli
• Acustica
• Qualità e funzionalità degli
strumenti
• Materiali didattici
IL CONDUTTORE SCENOGRAFO
Barbara Vettorato
Il Tempo
• Durata degli incontri
• Rispetto orari
• Pause
IL CONDUTTORE SCENOGRAFO
Barbara Vettorato
IL CONDUTTORE SCENOGRAFO
I Partecipanti
• Il numero (pari o dispari?)
• Numeroso o ridotto
• Preparazione culturale dei
partecipanti
• Età
• Maschi o femmine
•Temperamento
• AtteseBarbara Vettorato
IL CONDUTTORE REGISTA
• Preparazione
argomenti/contenuti
• Preparazione
esercitazioni/dimostrazioni/
esemplificazioni
• Preparazione
aforismi/metafore
Barbara Vettorato
IL CONDUTTORE ATTORE
• Recita al meglio la sua parte;
• Conduzione efficace, elegante,
sensibile
• Sceglie uno stile
• E’ attento alla comunicazione
verbale, non verbale e
paraverbale
Barbara Vettorato
LA COMUNICAZIONE CONSAPEVOLE
Tutti comunicano, ma quanti sono quelli che lo fanno CONSAPEVOLMENTE?
Che cosa voglio dire esattamente?
Qual è il modo migliore per dirlo?
E’ il momento giusto?
Che impressione voglio dare di me?
Qual è il modo migliore per riuscirci?
Quali effetti sta provocando la mia comunicazione sul mio interlocutore?
Che sensazioni sto suscitando in lui? Che cosa mi dice il suo atteggiamento?
Quali sono le sue reazioni?
Barbara Vettorato
I VEICOLI DELLA COMUNICAZIONE
C. VERBALE:la parola (orale o scritta)
C. PARA-VERBALE:l’uso della voce
VOLUME, TONO, RITMO, PAUSE, INFLESSIONI DIALETTALI
C. NON VERBALE:LA GESTUALITA’: mimica facciale, braccia, gambe, corpo
GLI OGGETTI: vestito, ornamenti, strumenti utilizzati
Barbara Vettorato
I VEICOLI DELLA COMUNICAZIONE
C. VERBALE: 7%
C. PARA-VERBALE: 35%
C. NON VERBALE: 55%
Se quello che vogliamo dire è 100
• quello che diciamo è 70
• quello che viene ascoltato è 40
• quello che viene recepito è 20
• quello che viene ricordato è 10
Barbara Vettorato
I primi 2 ASSIOMI DELLA COMUNICAZIONE
1. NON SI PUO’ NON COMUNICARE
2. OGNI COMUNICAZIONE HA UN ASPETTO
DI CONTENUTO ED UN ASPETTO DI
RELAZIONE, IN MODO CHE IL SECONDO
CLASSIFICHI IL PRIMO: SI PARLA, QUINDI,
DI “METACOMUNICAZIONE”Barbara Vettorato
L’INTRODUZIONE DEI LAVORI:
“Buongiorno gruppo!!!”
Attenzione ai
riti iniziali,
personalizza
il tuo saluto!!
Barbara Vettorato
P.A.M.O.R.
IL VOSTRO CONTRATTO FORMATIVO CON I
PARTECIPANTI
PER INIZIARE:
• Creare curiosità, motivazione, entusiasmo
• Invitare alla partecipazione, allo scambio di
opinioni, di conoscenze, impressioni
• Portare l’attenzione sul tempo che trascorrerete
assieme: sarà interessante, stimolante
Barbara Vettorato
PRESENTAZIONE
Dare spazio alla propria presentazione e a quella
dei partecipanti, instaurando un rapporto con
ciascuno, attraverso domande su aspettative,
obiettivi, competenze, ecc…
Barbara Vettorato
ASPETTATIVE
Chiedere ai partecipanti le aspettative per
ridimensionarle, per precisarle, per dire
quelle che potrà soddisfare o meno
Barbara Vettorato
METODO
“La mente non ha bisogno, come un vaso, di essere riempita, ma piuttosto, come legna, di una scintilla che l’accenda e vi infonda l’impulso della ricerca e un amore ardente per la verità”
PlutarcoBarbara Vettorato
OBIETTIVI
E’ importante precisare, esplicitare con
chiarezza gli obiettivi che si intende raggiungere
con la collaborazione di tutti.
Barbara Vettorato
OBIETTIVI
• Specifici
• Misurabili
• Attuabili
• Realistici
• Timed (pianificati nei tempi)
Barbara Vettorato
REGOLE
• Stabilire ed enunciare le regole, perché il gruppo di lavoro sia efficace ed
efficiente;
•Prescrizioni (orari, sede, composizione dei sottogruppi);
•Interdizioni e divieti (non si usa il cellulare, non si fuma in aula, ecc..);
•Raccomandazioni (puntualità, rispetto reciproco, ascolto, ecc..)
Barbara Vettorato
L’ARTE DI ASCOLTARE
Il discorso è un gioco che associa chi parla e chi ascolta nella lotta contro le forze della confusione.
Se entrambi non fanno uno sforzo, la comunicazione interpersonale è senza speranza.
Norbert Weiner
Dio ci ha dato due orecchie ma una sola bocca.
Alcuni dicono che è perché voleva che passassimo il doppio del tempo ad ascoltare invece che a parlare.
Altri sostengono che è perché sapeva che ascoltare è due volte più difficile che parlare.
AnonimoBarbara Vettorato
ASCOLTARE - SENTIRE
Davanti ad un giudice saggio furono portati due litiganti. Il giudice ascoltò il primo con grande concentrazione e attenzione e disse “hai ragione”. Poi ascoltò il secondo litigante “hai ragione” disse anche a lui. Allora si alzò uno del pubblico “eccellenza, non possono avere ragione entrambi” esclamò. Il giudice ci pensò sopra un attimo e poi disse, serafico “Hai ragione anche tu!”
Barbara Vettorato
CHE COSA SIGNIFICA ALLORA ASCOLTARE?
Ascoltare significa:
raccogliere informazioni da chi parla, astenendosi dal giudicare e assumendo un atteggiamento empatico;
dimostrare attenzione a chi parla in modo da incoraggiare la continuazione della comunicazione;
intervenire con osservazioni limitanti ma incoraggianti, portando un po’ più avanti l’idea del nostro interlocutore.
Barbara Vettorato
PERCHE’ NON SIAMO DEI BUONI ASCOLTATORI?
Come ascoltatori manchiamo di capacità d’ascolto per molte ragioni, alcune personale, altre più o meno universali che hanno a che fare con le esperienze infantili, l’educazione, le inibizioni psicologiche e le modalità di socializzazione.
Ecco alcuni messaggi verbali che molte persone ricevono da bambini e che possono influenzare:
• non discutere con me stai zitto e ascolta
• stai in silenzio i bambini si dovrebbero vedere ma non sentire
• non interrompere i grandi sei troppo piccolo per capire
• non sai di cosa stai parlando guardami quando ti parloBarbara Vettorato
LE DIFFICOLTA’ DELL’ASCOLTO
Sono poche le persone che si rendono conto che hanno dei problemi nell’ascolto.
Infatti quante volte sentiamo le seguenti affermazioni:
“Ho la tendenza a preoccuparmi eccessivamente di come mi vedono gli altri”;
“Non lascio finire il mio interlocutore, l’interrompo sempre”;
“La mia mente divaga, rivolgendosi a cose che ritengo più importanti”;
“A volte smetto di ascoltare quando m’interesso più dell’aspetto fisico dell’interlocutore che di quello che dice”;
“Penso in anticipo a quello che dovrò dire”;
“ Sono così impegnato a cercare di sembrare interessato a quello che l’altra persona sta dicendo che non ascolto nemmeno le parole”;
“ Giudico il mio interlocutore e il mio ascolto dipende da questo giudizio”.Barbara Vettorato
BARRIERE DELL’ASCOLTO
Sentire quello che si vuole sentire
I preconcetti
Terminologia negativa
Aspetti emotivi
Barriere fisiche
Barriere semantiche
L’esperienza
Distrazioni esterne
Discrepanza tra comunicazione verbale e non verbale
Barbara Vettorato
ASCOLTARE =
uscire dall’egocentrismo e porsi nei panni dell’altro
MEZZO per aumentare l’efficacia della comunicazione e FINE PRIMARIO DELLA COMUNICAZIONE
EGOCENTRISMO VS. DECENTRAMENTO COMUNICATIVO
Barbara Vettorato
Cosa intende realmente dire la persona che sta parlando? Dove vuole andare a parare?
Come si sente interiormente? Quali sensazioni ed emozioni sta provando?
Avrò davvero capito ciò che voleva dirmi?
Quanto e cosa avrà capito di quello che io volevo dirgli?
DOMANDE UTILI
Barbara Vettorato
Ascoltare in maniera attiva significa fare un uso consapevole della vista (osservare) e talvolta anche degli altri apparati sensoriali
(annusare, toccare, ecc..).
Rientrano nel concetto di ascolto anche tutte quelle strategie attive attraverso cui possiamo migliorare il contatto e la sintonia con l’altro e ottenere da lui ulteriori informazioni per comprenderlo
meglio
L’ASCOLTO ATTIVO
Barbara Vettorato
1. Manifestare interesse
STRATEGIE PER UN ASCOLTO ATTIVO
- Tenere contatto visivo;
- Usare il linguaggio del corpo;
- Non interrompere;
- Ridurre al minimo le distrazioni
Barbara Vettorato
2. Richieste di informazione
STRATEGIE PER UN ASCOLTO ATTIVO
- Invito ad iniziare (mi racconti un po’, cosa ne pensa, ecc..);
- Domande aperte e non difficili;
- Invito ad approfondire;
- Incoraggiamento (ah, sì? Già, però …)
Barbara Vettorato
3. Segnali di comprensione, di intesa:
STRATEGIE PER UN ASCOLTO ATTIVO
- Parafrasare il contenuto;
- Riassumere;
- Riflettere i sentimenti dell’interlocutore (ho l’impressione che.. Mi sembra che lei provi…. Lei
deve proprio….)
Barbara Vettorato
Dal greco empatheia (sentire dentro)
L’ASCOLTO DEGLI STATI EMOTIVI MEDIANTE L’EMPATIA
È un sentire l’altro senza confonderlo col sé: processo volontario e consapevole in cui, dopo
aver sospeso ogni giudizio morale, ci si immedesima nell’altro, ci si mette nei suoi panni, si avvertono eventuali risonanze con le proprie
emozioni, mantenendo però la necessaria lucidità e la consapevolezza dei confini tra la
propria identità e quella dell’altro.Barbara Vettorato
EMPATIA MATURA
Esperienza di condivisione emotiva abbinata ad una raffinata mediazione cognitiva.
Abbinamento tra compassione, comprensione e non identificazione= “conditio sine qua non “ per
comprendere davvero i vissuti dell’altro
Barbara Vettorato
L’ASCOLTATORE EMPATICO
Esprime la massima concentrazione
Spegne il dialogo interno
E’ sinceramente interessato e partecipe
Dà segnali di ascolto
Ascolta non solo con le orecchie, ma anche con gli occhi. E’ un eccellente osservatore
Rispetta le pause e non teme il silenzio
Sospende il giudizio
Coglie le “espressioni chiave”
Cerca di vedere le cose dal punto di vista dell’altroBarbara Vettorato
COMPITI DELL’ANIMATORE CENTRATI SUI PARTECIPANTI
1) BLOCCARE APPELLI DI CAMBIAMENTO
Bloccare tutti gli interventi propri e altrui che tentano
di costringere qualcuno a cambiare dominando, giudicando…
Barbara Vettorato
EVITARE APPELLI AL CAMBIAMENTO CHE TENTANO DI MANOVRARE GLI ALTRI:
La valutazione (“Ma tu sbagli… Hai torto,,, che stupidaggine…”);
Dare ordini (“Calmati … Devi essere…. Sarebbe meglio se cambiassi…”);
Aiutare, consolare (“Non essere così triste, non te la prendere troppo, …”);
Psicologizzare (“Tu hai un problema di autostima…., Non pensi affatto quello che dici… prova a capire da dove deriva questo atteggiamento..”).
Barbara Vettorato
COMPITI DELL’ANIMATORE CENTRATI SUI PARTECIPANTI
4) INTEGRARE COLORO CHE STANNO ZITTI
Barbara Vettorato
GESTIRE I CONFLITTI
I conflitti vanno considerati come
occasioni importanti per il processo
decisionale e la crescita personale dei membri
del gruppo
Barbara Vettorato
GESTIONE DELLE ANSIE E OBIEZIONI DEL GRUPPO
Il conduttore è anche un gestore delle ansie
presenti nel gruppo e un rieducatore di emozioni,
sensazioni, pensieri.
Barbara Vettorato
Il gruppo deve diventare un luogo protetto, in cui le
emozioni e le confidenze possono essere espresse senza mascheramenti, in un clima di
fiducia
Barbara Vettorato
GESTIRE GLI INEVITABILI
CONFLITTI
ansie
aggressività
prepotenzasmania di
protagonismo
invidie
Barbara Vettorato
COMPORTAMENTI CHE RENDONO
MANIFESTI I CONFLITTI
• Contraddizioni esplicite;
• Divergenze cognitive, valoriali, culturali;
• Attribuzioni diverse o fini opposti;
• Valutazioni critiche;
• Espressioni di sentimenti di inferiorità/superiorità;
• Fenomeni di maleducazione
Barbara Vettorato
COMPORTAMENTI DEL CONDUTTORE
1. Sedare fin da subito il conflitto per riportare un clima di
solidale collaborazione
2. Ricentrare l’attenzione sull’apprendimento;
3. Non reagire con lo stesso comportamento
4. Non farsi coinvolgere, non personalizzare mai gli
attacchi
5. Se l’attacco è rivolto al conduttore aiutare sempre a
distinguere il comportamento dalla persona
6. Ricercare e far cogliere dietro l’aggressione l’intenzione
positiva o la richiesta implicita Barbara Vettorato
EVITARE I CONFLITTI RISPETTANDO
LE REGOLE DI COOPERAZIONE
1. Regola della quantità: il conduttore deve dare un contributo
informativo sufficiente. Contributi ed interventi calibrati, chiari e
completi, senza ridondanze né esagerazioni
2. Regola della qualità: deve essere veritiero e credibile, dire ciò
che reputa essere vero, senza elaborare e manipolare le conoscenze
3. Regola della pertinenza: deve rimanere nel tema della trattazione
senza troppe divagazioni o fughe in avanti, indietro
4. Regole del modo: deve essere chiaro e preciso, scegliendo parole
e frasi facilmente comprensibili dai partecipanti.
Barbara Vettorato
RIASSUMENDO
Come gestire i conflitti:
1. Evitare di stimolarli rispettando le regole di
cooperazione e cortesia;
2. Mantenere alto il prestigio di ogni persona che
interviene anche se ha criticato o denigrato il conduttore
o il suo operato. Cercare le sue intenzioni positive, i
suoi bisogni nascosti e il grado di condivisione da parte
di altri componenti del gruppo
3. Non consentire a nessun partecipante di offendere un
altro partecipanteBarbara Vettorato
4. Se sorge un conflitto su un tema marginale o non
pertinente, non coglierlo, lasciarlo cadere, fare la verifica
di pertinenza e rimandarlo a un altro contesto, dare
pienamente ragione all’interlocutore e continuare i lavori
ricordando gli impegni importanti;
5. Se sorge un conflitto su un tema importante individuare
gli errori logici presenti nel ragionamento del
partecipante, le emozioni limitanti e recuperare la
ragione e le emozioni evolutive;
6. Se attaccati personalmente riportare l’attenzione sui
contenuti e sugli obiettivi del corso.
Barbara Vettorato
ALTRE TECNICHE PER SMORZARE
CONFLITTI:
• Prima di tutto calmarsi;
• Dimostrare la propria disponibilità a risolvere la
situazione parlando del problema;
• Esporre il proprio punto di vista, in un linguaggio
neutrale e non con toni polemici;
• Collaborare per trovare una soluzione accettabile da
entrambe le parti facendosi aiutare dal gruppo
Barbara Vettorato
• Ascoltare in modo attivo: valutare con senso critico e
sviluppare la creatività, formulando delle alternative
(mettere da parte la soluzione più ovvia e trovatene
altre);
• Non giudicate le idee quando nascono: nessuno deve
avere paura di esprimere le proprie idee;
• Non avere paura di essere inadeguato: un
atteggiamento di inferiorità è tanto dannoso al gruppo
quanto quello di superiorità;
• Saper rinunciare alle proprie opinioni se ne emergono
delle migliori.
Barbara Vettorato