©Boston – Paris – Hong Kong – Singapour – Bangalore – Dubaï
L’ECM, première étape
de la transformation
digitale des entreprises
Mardi 27 juin 2017
Présenté par :
27/06/2017
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L’ECM, première étape de la transformation digitale des entreprises
Webinar, 27 Juin 2017
Nicolas Bürki, Vice-President and Market Leader, ECM
© CXP
Agenda
1) Introduction
2) Transformation numérique: L’Entreprise Content Management: un
projet prioritaire pour la numérisation de l’entreprise
3) Maturité de l’ECM dans l’entreprise: Périmètre de déploiement
4) Composition de la solution ECM & Cloud
5) Bilan - Retour d’ expérience
92017
© CXP
A propos de CXP Group
102017
© CXP
Offres clés Practices
Analytics
& Data
Management
Cloud &
Infrastructure
Services
Digital
Customer
Experience
& IoTEnterprise
Applications
& Related
Services
Information
Security
Données(dépenses IT,
tendances
marché)
Analyses(marché, techno,
livres blancs)
Comparatifs(produits, éditeurs
de logiciel, ESN)
Conseil stratégie
& marché(pour les éditeurs de
logiciel et ESN)
Conseil IT(pour les entreprises
utilisatrices, ETI et
grands comptes)
Evénements(conférences,
salons, séminaires,
webinars)Recherche
Conseil
Evénements
Notre offre
Ateliers
2017 11
© CXP
Introduction - Périmètre flux documentaires (ECM)
122017
Auto-Classification
ECMProgiciels TiercesERP, CRM, RH, …Input
Mgmt.
GED
Collaboration
Archive
WCM
BPM/ Wrkflw
DAM
E-mail Mgmt.
Output Mgmt.
Recherche Transverse
Case Mgmt.
Multi-Devices
Multi-Canaux
Analytique
sCloud / SaaS
Applications Métiers
Flux documentaires
© CXP
Introduction - Échantillon
13
Quel est l’effectif de votre entreprise ?
2%
26%
19%
21%
12%
20%
< 500 500 - 999 1 000 - 2499 2 500 - 4 999 5 000 - 9 999 >10 000
• Les petites entreprises, moins de 500 employés ne se sentent pas concernées.
• Equilibre entre les différents secteurs d'activité : industries, Banque, Secteur public..
Quel est le secteur d’activité de votre entreprise ?
10%
3%
3%
6%
6%
6%
9%
10%
13%
16%
16%
Autres services
Utilities
Tourisme, restauration
Transport
Telecoms
Distribution
Secteur public
Conseil et services…
Banque, Assurance
Edition de logiciels
Industrie
© CXP
Introduction - Échantillon
142017
Quel est votre rôle concernant la gestion documentaire et
les flux documentaires ?
5%
6%
9%
12%
22%
45%
L’évolution de la plateforme ECM/GED fait partie de mes responsabilités
La gestion des projects ECM fait partie de mesresponsabilités
L’optimisation des processus documentaires fait partie de mes responsabilités
Garantir la qualité des processusdocumentaires fait partie de mes
responsabilités
La transformation des processusdocumentaires fait partie de mes
responsabilités
La plateforme ECM /GED fait partie de mesresponsabilités
Quel est votre fonction?
1%
2%
2%
4%
5%
5%
6%
11%
17%
18%
29%
Autre Directeur / Responsable…
Directeur commercial /…
Directeur / Responsable logistique
Directeur / Responsable achats
DRH / Responsable RH
Directeur / Responsable qualité
DAF / Responsable administratif…
Chef de projet informatique
Directeur stratégie digitale
Direction générale
DSI / Responsable informatique
• Majoritairement des répondants très seniors (directeur ou responsable) représentant 89% des personnes
interviewées
• Les répondants à l’enquête sont des personnes en charge des processus documentaires et donc directement
partie prenantes dans le projet ECM.
© CXP2016 15
L’Entreprise Content Management: un projet
prioritaire pour la numérisation de l’entreprise
© CXP
L ’entreprise et la transformation numérique
Depuis quand votre entreprise s’est-elle engagée dans sa transformation numérique ?
16
• La transformation numérique des entreprises
françaises est en marche. La plupart des chantiers
ont été lancés quelques années auparavant.
• Uniquement 8% des entreprises ont lancé cette
année leur transformation numérique.
8%
34%
58%
Moins d' 1 an 1 an à 2 ans Plus de 2 ans13%
41%
46%
0%
29%
71%
Moins d' 1 an
1 an à 2 ans
Plus de 2 ans
>10'000 effectifs
500-999 effectifs
• Les grands-comptes ont bien entrepris la
transformation numérique depuis des années, seul le
« mid-market » (les entreprises de 500-999
collaborateurs) montrent un retard dans la de la
transformation numérique.
© CXP
Transformation numérique – Impact gestion et flux documentaires
17
Quel est l’impact de la transformation numérique de votre entreprise sur votre gestion et flux documentaire ?
• Les projets ECM sont au cœur de la
transformation numérique. Les projets ECM
seront encore des projets prioritaires au cours
des 12 prochains mois.
1%
2%
8%
39%
50%
2%
4%
17%
47%
30%
Sans impact
Faible
Assez important
Important
Majeur
Aujourd’hui
Dans les 12 mois à venir
500 -999 collaborateurs
3%
3%
13%
15%
69%
3%
5%
15%
62%
18%
Sansimpact
Faible
Assezimportant
Important
Majeur
• Dans les prochains 12 mois, l’impact de la
transformation numérique sur les entreprises de
500 à 999 collaborateurs sera plus important que
l’impact sur les grands comptes par exemple.
Toutes tailles d’entreprises
© CXP
Transformation numérique – Les processus impactés
Quels sont les processus impactés (ou à venir) par la transformation numérique dans votre entreprise ?
18
• Le processus client est le processus clé dans la transformation numérique (actuellement) et également le seul processus
pour lequel une majorité des entreprises vont investir dans les 12 mois à venir.
• L’impact sur les autres processus est plutôt visible d’ici 1 à 2 ans (y compris le processus services généraux qui indiquent
une recherche d’efficacité dans le processus administratifs de l’entreprise)
22%
23%
25%
27%
27%
28%
30%
31%
33%
36%
52%
1%
3%
3%
3%
1%
2%
1%
2%
2%
1%
20%
33%
38%
42%
39%
41%
40%
38%
32%
36%
38%
19%
28%
26%
18%
20%
21%
19%
22%
19%
20%
17%
8%
9%
8%
6%
7%
7%
10%
7%
11%
7%
7%
1%
3%
2%
3%
1%
2%
1%
1%
5%
3%
2%
1%
Processus métier (au sein d’un seul service/direction)
Processus RH
Bureautique
Processus de production
Processus achat
Processus qualité/procédure
Processus finances
Processus services généraux
Processus réglementaire
Processus fournisseurs
Processus clients
Aujourd’hui < 1 an 1 à 2 ans 2 à 5 ans > 5 ans Pas prévu
© CXP
Transformation numérique - Conclusions
• Les entreprises françaises ont démarré en grande majorité la transformation numérique depuis plusieurs années.
• Les projets ECM sont en cœur de la transformation numérique et y vont même devenir plus important dans les 12 mois à venir.
• Le processus client est le processus clé dans la transformation numérique (actuellement) et également le seul processus pour lequel une majorité des entreprise vont investir dans les 12 mois à venir.
• Les grands-comptes sont les entreprises qui sont le plus avancé dans leur transformation numérique notamment comparé aux entreprises du « mid-market » qui vont rattraper leur retard dans les 12 mois à venir.
• L’impact sur les autres processus est plutôt visible d’ici 1 à 2 ans (y compris le processus services généraux qui indiquent une recherche d’efficacité dans le processus administratifs de l’entreprise)
19
© CXP2016 20
Maturité de l’ECM dans l’entreprise
Périmètre de déploiement (blocs fonctionnels et
processus)
© CXP
Quelle intégration avec les applications métiers ?
212017
Quels sont les processus requérants une intégration entre l’ECM et les applications métiers ?
40%
45%
46%
47%
48%
48%
50%
58%
58%
58%
68%
53%
47%
43%
42%
41%
39%
43%
36%
37%
34%
28%
8%
8%
11%
12%
11%
12%
6%
6%
5%
8%
4%
Processus services généraux
Processus finances
Processus métier (au sein d’un seul service/direction)
Processus réglementaire
Bureautique
Processus qualité/procédure
Processus RH
Processus achat
Processus fournisseurs
Processus de production
Processus clients
Déjà intégré / projet en cours Prévu < 2 ans Prévu dans 2 à 5 ans
© CXP
Intégrer l’ECM avec les applications Métiers
222017
Quelles sont les fonctionnalités ECM qui sont intégrées / utilisées (ou à venir) avec vos applications métiers (ex. vos
applicatifs de gestion) ?
38%
45%
45%
46%
49%
51%
52%
52%
63%
72%
53%
48%
49%
46%
44%
42%
36%
40%
31%
26%
9%
8%
6%
8%
7%
6%
11%
8%
6%
2%
Case Management (Workflow dynamique)
Gestion des processus
Reconnaissance automatique de documents (RAD)…
Extranet / Gestion des contenus Web (WCM)
Solution collaborative
Workflow statique
Archivage électronique
E-mail Management
Gestion de documents (GED)
Acquisition/Numérisation de documents (Input…
Déjà intégré / projet en cours Prévu < 2 ans Prévu dans 2 à 5 ans
© CXP
Projet ECM - Les fonctionnalités déployées (2014 vs. 2017)
23
Les fonctionnalités entrant dans le périmètre de l’ECM déployées et comparées avec l’enquête ECM menée en 2014
80%
79%
79%
78%
75%
68%
31%
66%
33%
46%
42%
12%
E-mail Management
Gestion de documents (GED)
Acquisition/Numérisation dedocuments (Input management
basique)
Gestion des processus
Archivage électronique
Case Management (Workflowdynamique)
2014 Fonction déjà déployéeau niveau entreprise etdépartemental
2017 Fonction déjà déployéeau niveau entreprise etdépartemental
+56%
+46%
+49%
© CXP
Les flux documentaires
24
Avez-vous implémenté des flux documentaires transverses dans votre entreprise (ex. des flux documentaires
entrants, sortants ou internes requérant l’interaction des collaborateurs de différent(e)s services/directions) ?
• La majorité des entreprise ont implémenté des flux transverses et presque la moitié de ceux qui ne
l’ont pas encore fait sont en train de les mettre en place.
29%
71%
Non Oui
18%
18%
21%
44%
Nous avons d’autres priorités
Nous n’avons pas trouvés des solutions
pour ce type de besoin
Ce n’est pas un besoin identifié
Un projet est prévu ou encours
© CXP
Les flux documentaires – Les déclencheurs
25
Quels ont été les déclencheurs pour la mise en place des flux transverse ?
• La transformation numérique et la dématérialisation sont les premiers déclencheurs de la mise en
place des flux de documents. Ceci indique qu’une majorité des entreprises ont des réflexions
stratégiques à 360° et ne se focalisent plus sur un simple processus (comme le processus clients).
19%
21%
30%
34%
38%
38%
43%
49%
54%
55%
Recherche d’avantages …
Réduction de coûts
Refonte ou extension du SI
Recherche d’efficacité
Innovation et proposition de…
Transformation des processus…
Conformité réglementaire
Démarche qualité
Dématérialisation (flux entrant,…
Transformation numériques de …
© CXP
Les flux documentaires – les objectifs primaires
26
Quels sont les objectifs principaux de la mise en place des flux transverses ?
• L’efficacité, la traçabilité et la réduction des temps de traitements sont les principaux objectifs de la
mise en place des flux documentaires. Ceci démontre, à nouveau, une approche globale de
l’entreprise et non une approche isolée (ex. expérience client, extension des processus).
3%
4%
4%
11%
11%
13%
15%
25%
61%
6%
24%
31%
9%
9%
25%
41%
17%
11%
22%
18%
36%
23%
9%
28%
18%
25%
9%
22%
30%
13%
30%
37%
15%
15%
20%
10%
47%
24%
16%
27%
34%
19%
10%
13%
9%
Suppression des systèmes documentaires de type « file…
Extension des processus vers l’extérieur de l’entreprise …
Amélioration du parcours et de l’expérience client
Transversalités entre les silos fonctionnels et…
Gestion des risques
Réduction de coûts
Réduction des temps de traitement
Traçabilité des opérations
Performances opérationnelles
1er objectif 2ème objectif 3ème objectif 4ème objectif 5ème objectif
© CXP
Conclusion - Projet ECM niveau de maturité
27
Niveau d’efficacité
Accès unifié et intuitif
• Agrégation des contenus• Recherche globale• Personnalisation
• Workflow de contribution• Taxonomie / Métadonnées
Collaboration - Application/Data Integration
• Accès commun aux applications
• Collaboration (espace projets)
On débute:• Intégration d’applications• Processus métiers
Transaction – Automatisation /intégration des processus
• Workflow dynamique (Case Management)• Dématérialisation
• Processus métier• Processus transverses• Processus externes
Majorité
des entreprises
© CXP
Conclusion - Projet ECM niveau de maturité
• La chaîne de capture (acquisition/numérisation, le stockage des
documents (GED et archivage) et le routage (Workflow) – propose les
fonctionnalités les plus intégrées dans les applications métiers.
Dans les prochains 2 ans, le focus sur cette chaîne sera le recherche
d’efficacité via l’automatisation (RAD/LAD) et le case management
• Le case management sera une clé dans les deux prochaines
années pour palier aux ruptures des processus
• D’ici 1 an, environ 90% des entreprises prévoit d’avoir déployer
l’intégralité des fonctionnalités ECM.
28
© CXP2016 29
Focus: composition de la solution ECM & Cloud
© CXP
Bilan - Le nombre de fournisseurs retenus
Combien de fournisseurs différents avez-vous pour couvrir les fonctions déjà déployées dans votre organisation ECM ?
30
• La taille d’entreprise n’a pas un impact direct sur
le nombre de fournisseurs retenus.
• Seuls 14% des répondants ont retenu une
solution intégrée.
• 1 à 3 fournisseurs pour 62% des répondants, ce
qui reflète les consolidations menées dans ce
domaine au cours de ces dernières années
• Cette enquête met en évidence qu’une solution
ECM reste encore un projet d’intégration, plus
que la mise en place d’une simple solution.
14%
21%
28%
20%
7%
11%
1 2 3 4 5 Plus de 5
Nombre de fournisseurs
© CXP
Bilan - Le nombre de fournisseurs retenus
31
Envisagez-vous de migrer tous vos contenus et applications de votre organisation ECM vers un seul fournisseur ?
27%
56%
17%OUI à court terme
OUI à moyen terme
NON ce n'est pasprévu
• La consolidation/rationalisation des solutions pour construire son système ECM
reste une priorité pour les entreprises ayant plus de 3 fournisseurs .
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
OUI à court terme OUI à moyen terme NON ce n'est pasprévu
Convergence vers un seul fournisseur
Si j'ai 2 ou 3 fournisseurs Si j'ai +3 fournisseurs
© CXP
Déployer ou non la solution ECM sur une plateforme Cloud ?
32
Avez déployé votre solution ECM en mode cloud / SaaS ?
• Le Cloud rejoint le CRM et la RH parmi les solutions
qui sont peuvent être externalisées. Plus d’un tiers
des solutions ECM choisies sont en mode Cloud
• Croissance modérée dans les 12 à 18 mois (11%)
• Non ou pas encore = seulement 19%, un beau
succès du Cloud / Saas !
8%
11%
44%
37%
Non
Prévu dans 12-18 mois
Partiellement
Oui, intégralement
• Les entreprises qui déploient 4 ou plus de
solutions pour leur ECM , utilisent le plus souvent
le Cloud / mode SaaS.
13%
15%
52%
21%
6%
8%
33%
53%
Non
Prévu dans 12-18 mois
Partiellement
Oui, intégralement
4 solutions ou plus (N=49) 1 à 2 solutions (N=48)
© CXP
Déployer ou non l’application ECM sur une solution mobile ?
Quels types de fonctionnalités ECM sont accessibles en mode mobile ?
33
• Les solutions de validation et d’approbation de documents en situation de mobilité vont se généraliser au
cours des prochaines années selon plusieurs axes / processus : processus client via l’accès Extranet,
solutions Métier pour les pour le personnel sur le terrain , autres employés en situation de mobilité.
28%
29%
32%
42%
44%
49%
42%
36%
21%
16%
13%
16%
6%
4%
10%
5%
1%
1%
3%
1%
Applications métiers basé sur la solution ECM
Validation/approbation des documents (Workflow)
Accès à l’Extranet
Recherche et visualisation des documents
Application mobile déjà déployée Projet en cours
A déployer à l’horizon d’1 an A déployer à l’horizon de 3 ans
© CXP
Périmètre ECM- Conclusions
• Une généralisation de l’usage mobile pour les employés mais
également pour les clients.
• Un taux d’utilisation en mode Cloud / SaaS assez important (et ceci
pour toutes tailles d’entreprise) et notamment pour des solutions
verticales nécessitant l’interaction entre plusieurs utilisateurs.
• Le nombre de solutions ECM déployées impacte directement le
taux d’usage du cloud / SaaS.
342017
© CXP2016 35
Bilan
Retour d’ expérience
© CXP
Bilan - Les directions métiers moteurs sur le sujet de l’ECM
36
Quel département de l’entreprise a pris l’initiative de la mise en place de la solution ?
• Les métiers sont à la tête des initiatives ECM ce qui démontre une maturité dans le domaine
• En 2ème position la Direction Générale souligne le souci de recherche d’efficacité dans les entreprises. Les projets
ECM sont des projets transverses d’entreprise qui affectent directement la performance de l’entreprise.
• La DSI est uniquement à l’origine d’ ¼ des projets ECM.
1%
3%
3%
5%
5%
6%
6%
8%
10%
25%
29%
Direction qualité
Direction juridique
Direction achats
Direction marketing
Direction RH
Direction commerciale
Direction production
Direction métier
Direction financière
Direction générale
DSI
29%
46%
25%
DSI Directions métiersDirection générale
© CXP
Bilan - Les directions métiers moteurs sur le sujet de l’ECM (2014 vs. 2017)
37
Quel département de l’entreprise a pris l’initiative de la mise en place de la solution (2014 vs. 2017)?
• Depuis 2014, une transition importante s’est enclenchée de la DSI vers les directions
métiers (-28% pour la DSI, et +26% pour les directions métiers), ou, autrement dit, les
directions métiers sont 2 fois plus à l’initiative des projets ECM en 2017 qu’en 2014.
29%
46%
25%
57%
20%
23%
DSI
Directions métiers
Direction générale
2014
2017
© CXP
Bilan – Les challenges
38
Quels freins ou difficultés avez-vous rencontrés dans votre projet ECM / flux documentaires ?
• Vu le nombre des solutions à intégrer - les solutions ECM et les applications tierces/métiers – le grand challenge
à relever dans la mise en ouvre de flux documentaires et de la gestion documentaire portent sur la complexité
d’intégration des différentes solutions et disponibilité des bonnes compétences au bon moment.
• D’autres challenges tels que la collaboration métier/DSI, le silotage des contenue, la lisibilité/connaissance du
marché, et le manque d’ accompagnement persistent dans au moins 30% des cas
17%
19%
22%
29%
31%
31%
32%
33%
46%
56%
Absence de vision 360° du SI à long terme
Difficulté à mobiliser les budget
Outil trop lourd à mettre en œuvre
Le manque d’implication de la direction générale
Manque d’accompagnement au changement
Offre de marché peu lisible
La gestion en silo des contenus
Collaboration métier / DSI insuffisante
Manque de compétences internes
La complexité d’intégration
© CXP
Bilan – Objectifs atteints?
39
Les objectifs de votre projet ECM ont-ils été atteints ?
38%
39%
41%
43%
44%
44%
44%
46%
48%
34%
33%
41%
39%
41%
11%
8%
21%
20%
9%
12%
10%
5%
5%
4%
5%
6%
5%
5%
Traçabilité des opérations
Réduction de coûts
Réduction des temps de traitement
Extension des processus vers l’extérieur de l’entreprise (ex clients, fournisseurs, partenaires, etc.)
Performances opérationnelles
Transversalités entre les silos fonctionnels etinformatiques
Amélioration du parcours et de l’expérience client
Très satisfait ou Totalement satisfait Satisfait Insatisfait Très insatisfait ou Totalement insatisfait
© CXP
Conclusions
• La transformation numérique est en marche, seul le « mid-market » est un peu à la traine.
• Le processus client est au cœur de la transformation numérique et est également le seul processus dans lequel des investissement vont être faits dans les 12 mois à venir
• La cloud / SaaS est devenu le choix primaire comme mode de déploiement pour plus d’un tiers (37%) des entreprises. Les entreprise ayant 4 ou plus de solutions sont y encore plus favorable à 53%
• De plus en plus les métiers sont à l’origine des initiatives ECM, ils ont aujourd’hui majoritaire à 46% avec une croissance de plus de 100% depuis 2014 (et l’implication de la DSI se voit réduit de 50%)
• Le déploiement /usage des solutions ECM à atteint une bonne maturité en terme de
• déploiement fonctionnel: Un taux important des différentes bloc fonctionnels déployés et d’ici 1 an, 90% des entreprises vont avoir déployé les blocs fonctionnels majeurs
• Responsabilité basculé vers les métiers
• d’approche stratégique: La vue 360° comparé à une vue isolée sur un processus spécifique
• Néanmoins, des projets d’optimisation se profilent pour une automatisation plus accrue
• Mise en place de case management
• LAD / RAD
• Consolidation des solutions ECM déployées pour réduire le nombre de fournisseurs
• Intégration continue de l’ECM avec des applications tierces/métiers
40
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42
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