Lessilosd’informa/ondanslesorganisa/onsPrésenta*onaucongrèsdel’AAQ
Juin2016Marie-ClaireDufresne
Plandelaprésenta*on1-Introduc*on
1.1Contexte1.2Enjeux1.3Défini*onsreliées
2-Théoriessurlessilosd’informa*on2.1Avantagesetinconvénients2.2Barrièresàlacentralisa*ondesinforma*ons
3-Exemplesdedéveloppementdesilos4-Conclusion
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1-Introduc*onUnpari:
• Susciterlaréflexionsurledéveloppementdesilosd’informa*ondansnosorganisa*ons
• Aulieuderésumerdesno*onsreconnueseténoncéesdansdesouvragesspécialisés
Objec*f:• Réfléchirauxinterac*onsentrelesdécisions
prisesenges*ondel’informa*onetlesforcesquiconduisentàlacréa*ondesilosd’informa*on
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1.1Lecontexte• Lesannées1980amènentl’explosiondel’informa*on.
Depuis,l’augmenta*onetl’importancedel’informa*oncroitdefaçonexponen*elle.
• Lesannées90consolidentce\eévolu*onavecle
recoursmassifàl’informa*que,Internetetlecourriel.
• S’ajoutentlesintranetsetsystèmesdeges*onélectroniquedesdocuments(GED)quiperme\entdestructurerlesdocumentsélectroniques,offrirdifférentesfonc*onnalitésetfaciliterl’accèsàl’informa*on.
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1.1Lecontexte(lasuite)
• Lafacilitédecréerdesdocumentsélectroniquesdonneunrôleenges*ondocumentaireàlaplupartdesemployésàtouslesniveauxdelapyramideorganisa*onnelle.*1
• Latâchecléricaledesges*onnairesdedocuments,aveclesupportpapier,se
transforme.Elleprendunrôletechnologiqueplusimportantaveclages*ondesdocumentsélectroniques,parfoisavecdesou*lsdeGED.Cecicréeuncontactdirectavecuneimportantepar*edesemployés.Cerôleaccruaerel’a\en*on.
• LaGED,structuréedefaçoncorpora*ve,viseàréduirelessilosdépartementaux.Maisestparfoisenopposi*onavecleréflexedecréerdesapplica*onspourrépondreàdesbesoinsdocumentaires.
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1.2-Lesenjeux• Malgrélespossibilitésdisponibles,lacentralisa*onde
l’informa*ondemeureundéficonstant.Dessilossontparfoisdéveloppéspourunbesoindocumentairealorsquel’ou*ldeGEDenplacepourraitêtreu*lisé.Ceciconfrontelesu*lisateursàdemul*plessilosd’informa*on.
• Quellessontlesforcesenprésenceetleurmo*va*onpourlacréa*ondesilos?
• Commentpourraient-ellesêtrecontrounéesaubénéficedesorganisa*ons?
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1.3-Défini*onsu*les• Ges/onélectroniquedesdocuments(GED):Procédéinforma*sé
visantàorganiseretgérerdesinforma*onsetdesdocumentsélectroniques.(Wikipedia)
• Basededonnéesrela/onnelles:Basededonnéescomprenantdesrela*onsdynamiquesentredifférentsobjetscontenusdansdestablesàdeuxdimensionsappelésrela*ons.(Wikipedia)
• Silod’informa/on:Référantauxsilosenagriculture:structuresver*caleshermé*quesetnoncommunicantes.Amènentdesorganisa*onsver*calementstructuréesautourdetâchesetdefonc*onspeuadaptéesaupartagedeconnaissances.
Existetantauniveautechnologiquequ’humain.*27
2-Silosd’informa*on–Lathéorie
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Existencedemul*plessilos Plateformecorpora*veintégrée
*3
2.1Ash(2005),Mohamed&al(2004)*4–Avantagesdessilos
• Unsilodéveloppépourungrouperestreintfavoriselesen*mentd’appartenance.
• Unsilofacilitel’accessibilitéetlages*ondelasécurité.Lastructurehermé*queassureunespaceprivé.
• Offredesou*lsfacilesd’u*lisa*on.• Undéfiendécoule:perme\relacommunica*onentrelesvasesclosdéveloppés.Descommunautésdepra*que,groupesdetravailoupersonnedésignéepeuventminimiserceproblème.
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2.2Gardiner(2011)*5-Probléma/quesdessilos
• Systèmedéveloppépourlesbesoinsd’uneunitéd’affairesoud’unprojetprécis,exposeàlamul*plica*ondessilos.
• Sontappliquéspardépartementcequientraîneladuplica*ondestâches,despoli*ques,desprocessus,delasécuritéetdel’entre*endessilos.
• Redondance->difficultésàrechercherl’informa*onetàl’u*liser.
• Plusilyena,plusilestdifficiled’assurerlasécuritédel’informa*onquipeutêtredupliquéeettransférée.Uneinforma*onjugéeconfiden*elledansunsilopeutdeveniraccessibleunefoisdansunautresilo.
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2.3Créerunsiloouu*liserl’ou*ldeGED?Lessilosd’informa*onsontparfoisrequispourdesapplica*onsqui:• Regroupentplusieursfonc*ons.• Répondentàdelargesbesoinsetcommuniquentparfoisavecd’autres
applica*ons:ex.:ERP(SAP)etCRM.Restentdessiloscarontleurpropreinterface,tablesdedonnées,sécurité,super-u*lisateurs,etc.
• Répondentauxbesoinsdebasesdedonnéesrela*onnellesoudesécuritétrèssophis*quésquinepeuventprisenchargefacilementavecunou*ldeGED.
Touslesbesoinsdocumentairesdevraientêtreregroupésdansl’ou*ldeGED*qui:• Estleplusappropriéepourgéreretpartagerlesdocuments.• Devientuneinterfacecommune,connuedetous,avecenginderecherchequi
centralisel’accèsauxinforma*ons,auxtâchesetauxprocessusreliés.*Dont:Alfresco,Docubase,Documentum,Filenet,OpenText,OracleContentManagement,SharePoint,SyGed,Ul*ma.
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2.4Barrièresaupartagedel’informa*on*6
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Barrières: Obstacles:1-Techniques Ou*l(sidonnéesrela*onnelles,forma*onpourl’u*lisa*onengénéral)
Sécurité(trèscomplexe)
2-Comportementales Aetude(peuouvertauchangement)
Mo*va*on(vouloirdécider,aererl’a\en*on,par*ciperàunprojet)
Âgeetculture(aisanceavectechnologie,préserverlesrestric*onsd’accès)
3-Decommunica*on Rela*onsinterpersonnelles(individualisme,communica*onpasassezcibléeetinefficace)
Incompréhensionmutuelle(règledu80%20%,situa*onsantérieures,adhésionauxdécisionscorpora*ves)
Suivent2exemplesdedéveloppementdesilos,sansréférenceàuneentrepriseenpar+culier
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Ex. 1 Systèmes/Ges/ondesdocumentsdesanalystesTIdeSAP
Ex. 1 Constats–Ges/ondesdocumentsdesanalystesTIdeSAP
Aprèsl’adop*ondel’ou*ldeGED:• Efficacesaufpourlesdoc.laisséssurleM:.Pertedetempsderecherche.Aprèsl’adop*ondeSAP-Solman:• Bienmaiscertainscroientqu’onauraitpugarderl’ou*ldeGED.Barrièretechnique:Aucune,maisrapprochelesujetducontenant.Plusdelibertépourdévelopperleurproprestructuresansconsulterlesautresanalystes.Barrièrecomportementale:• Peudeconsidéra*onsurlesavantagesdelacentralisa*ondel’informa*onni
desanalystesTInideladirec*onquiaccepteleprojetpourcemoduledeSAP• DécisiontouchantlaGes*ondocumentairesansmêmeaviserlesresponsables.
Barrièredecommunica/on:• Unepersonneseuleproposedecréercesiloquiserau*lisépar4analystespuis
qui\el’entreprisequelquestempsaprès.• Légèreincompa*bilitéentrecertainsmembresduprojetquigardentle
contrôle.
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Ex. 2 Systèmes / Gestion des documents de déplacements
Ex. 2 Constats / Gestion des documents de déplacements Barrièretechnique:OuipourlecontenudansunExcel+macrosàtransférerdansuneBDrela*onnelle.Nonpourlesmilliersdedocumentsquiauraientpuêtredansl’ou*ldeGEDavecliensversl’applica*on.Auraitpermisauxautresunitésd’accéderauxdocumentsetsimplifiélaprogramma*ondel’applica*on.Barrièrecomportementale:• Leclients’enremetauxTIpourdécideroùseronthébergéslesdocuments.• Membresduprojetdécidentdelesverserdanslanouvelleapplica*onaulieude
l’ou*ldeGED.Cemalgrélesexplica*onsdelaGes*ondocumentaireetlestestsposi*fsdefaisabilité.
• Lacomplexitédel’applica*on,dontlasécuritéestsousévaluéeparleprojet.Roulementsdeprogrammeurs,PMremplacéetleprojetlivréavecduretard.
Barrièredecommunica/on:• Légèreincompa*bilitéentrecertainsmembresquigardentlecontrôleduprojet• Ges*ondocumentaireconsultéemaisjusteaudébutpourlespossibilités.
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Conclusion• Dessilossontparfoiscréésmêmes’ilsauraientpuêtreévités.Lebesoinneprésentant
pasdebarrièretechnologiqueetunou*lcorpora*fdeGEDdisponible.• CommentlaGes*ondocumentairepeut-elleavoirunemeilleureinfluencesurles
décisionsprisesconcernantlages*ondesfonc*onsdocumentaires?• CommentlesTI,dontunepar*edumé*erestdedévelopperdesapplica*ons,peuvent-ils
prendred’avantageencomptel’importanced’éviterlessilosd’informa*on?
Quelquespistes:• Revenirrégulièrementsurlavisiondel’ou*ldeGED:plateformecorpora*vepourle
partagedesdocumentsetdel’informa*on.• U*lisertouteslestribunespourrappelerlesbénéficesdelacentralisa*on
del’informa*on.• Démontrerleadershipetprofessionnalismepourdonnerdupoids
aucaractèreu*leetpayantd’unesaineges*ondesdocuments.17
Ques*onsetcommentairesRéférences:*1:Marcoux,Yvesetal.,Cadredereferencegouv…,GRDS,EBSI,U.deMontréal,2004,p.14*2:Mohamed&al.(2004)*3:h\ps://www.google.ca/search?q=silos+d'informa*on&biw*4:Ash,Jerry,2005b.,SilosandBeyond.InsideKnowledge9,3:1-3*5:Gardiner,Ma\hew.2011.WillthecloudCauseRemergence…,CloudSecurityA.Industry.*6:Cromity,Jamal&DeStricker.2011.SiloPersistence.NewReviewofInf.Networking16:
167Dufresne,M-C,Gra\onÉ.,Réduirelessilosd’informa*on,Revuearchives,2016,vol.h\p://www.blogplm.com/2013/07/16/les-risques-de-l-informa*on-en-silos/h\p://www.olats.org/schoffer/archives/definfo.htmh\p://csbapp.uncw.edu/mis213/10/10-3.html
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