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DEPARTAMENTO DE SALUD OFICINA CENTRAL DE ASUNTOS DEL SIDA Y ENFERMEDADES TRANSMISIBLES
PROGRAMA RYAN WHITE PARTE B/ADAP
Manual de Entrada de Datos Sistema CAREWare
Nivel Básico
Unidad de Evaluación, Planificación y Mejoramiento de Calidad Octubre, 2015
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Tabla de contenido
Introducción ............................................................................................................................................... 3
I. Sistema de Información CAREWare ....................................................................................................... 4
II. ¿Cómo me conecto a CAREWare? ........................................................................................................ 8
A. Conexión a CAREWare desde una red local (Local Area Network)………………………………………………………8
B. Conexión de VPN (VPN Connection)………………………………………………………………………………………..………11
III. Añadir un Paciente ............................................................................................................................. 13
¿Qué ocurre si el cliente está en la base de datos?..................................................................................16
IV. Buscar un Paciente……………………………………………………………………………………………………………………..…19
V. Editar un Paciente ………………………………………………………………………………………………………………………...22
VI. Registrar Servicios en CAREWare………………………………………………………………………….………………………24
VII. Referidos en CAREWARE……………………………………………………………………………………………………………..28
VIII. Registrar Información Clínica en CAREWare………………………………………………………………………………..36
¿Existe otra forma de registrar la información clínica en CAREWare ?...................………………….40
¿Cómo registrar los medicamentos en CAREWare?....................................................................42
¿Cómo registrar la información anual del paciente?...................................................................47
IX. Registro de citas de los pacientes en CAREWare................................................................................51
X. Medidas de Calidad en CAREWare.......................................................................................................55
Apéndice I Definición de Campos en CAREWare
Apéndice II Hoja de Encuentro para Ejercicios
Apéndice III Hoja de Encuentro (en blanco)
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Introducción
El objetivo de este manual es ilustrar, de forma sencilla, clara y precisa, las posibles
formas de utilizar el programa CAREWARE. Debido a la capacidad de personalizar la base
datos a partir de las necesidades de la agencia que lo utilice, es importante que la información
que verá a continuación la discuta con el administrador del sistema en su agencia o red de
proveedores. La finalidad del documento es compartir las experiencias con el programa con la
mayor cantidad de usuarios posibles. Al final del documento encontrará una dirección
electrónica para dirigir cualquier sugerencia sobre el contenido del manual y sobre el
CAREWARE.
Si necesita mayor información sobre el CAREWare puede encontrar información en la
página de internet de HRSA (www.hab.hrsa.org) y buscar CAREWare. En esta página
encontrará mucha información además de manuales sobre temas adicionales que no son
tocados en este manual.
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I. Sistema de Información CAREWare
El Sistema CAREWare es un programa escalable y gratuito, provisto por la “Health
Resources and Services Administratio” para administrar los servicios provistos a agencias
subvencionadas por la ley Ryan White. El Sistema CAREWare fue presentado en el
“Grantee Meeting” del 2000 y su uso ha ido en aumento desde entonces. Para el 2015, más
de 800 agencias subvencionadas por la Ley Ryan White lo utilizan en 48 estados de Estados
Unidos, Puerto Rico y las Islas Vírgenes.
El programa CAREWare, se implementó en el Depto. De Salud de Puerto Rico en el
2009, permitiendo a los proveedores del estado y agencias coordinadoras tener de forma
electrónica la información sobre los servicios que ofrecen por cliente, además de información
demográfica de los recipientes de dichos servicios. Este programa es una herramienta
esencial que logra aglomerar en un banco de datos central la información de los pacientes
servidos en las clínicas del estado (CPTET) y Agencias Coordinadoras en Puerto Rico.
Los componentes básicos del CAREWare estos son:
Cliente (Client Tier)- es lo que usted tendrá frente en su computadora (lo que vez en la
pantalla). El cliente es lo que permite al usuario enviar o solicitar información a la base
de datos.
Intermediario (Bussines tier)- Este elemento es lo que permite que la información
fluya de su terminal (cliente) a la base de datos (Data tier)
Base de datos (Data Tier)- Esto es la base de datos en sí. La misma se encuentra
remota en un servidor o en la misma computadora (localhost)
Una vez identificado los componentes básicos del sistema CAREWare es importante
que consulte con su administrador de CAREWare la forma en que su cliente (client tier) se
conecta con la base de datos (data tier). Dependiendo la forma en que se realice esa
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conexión el proceso de conexión (login) podría ser diferente (como veremos más adelante en
la sección ¿Cómo me conecto a CAREWare?).
Como cualquier sistema de información, CAREWare depende de que nos aseguremos
que los datos requeridos estén acorde con los estándares de calidad que el sistema requiere.
Debemos asegurarnos de visitar todas las pantallas que el sistema requiere según el tipo de
servicios que ofrezcamos. A continuación una imagen de la pantalla de un cliente en
CAREWare.
Cuando vemos la imagen podemos ver que la información del paciente está contenida
en diferentes Tab, (Ver Imagen). Cada uno de ellos contiene información diferente sobre el
paciente. Dependiendo el tipo de agencia y los servicios que usted ofrece, debe completar
diferentes Tabs. La Tabla 1 resume cada tabs y que información contiene cada uno de ellos:
Tabs de Información del Cliente
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Todo usuario de CAREWare del Depto. De Salud tiene que
completar en su totalidad la información que aparece en los Tabs
Demographic, Service y Annual Review sin importar el tipo de
proveedor de servicio (Agencia Coordinadora o Centro Clínico).
Para más información sobre los campos que componen dichos Tabs ver Apéndice I Definición
de Campos en CAREWare.
Tabla A
Resumen de Información en CAREWare
Nombre del Tab Variables que lo componen Comentario
Demographic
DOB
Información importante para identificar al paciente.
Adress
Ethnicity
Race
HIV Status
HIV Risk Factor
Case Note
Client ID
Name
Last Name
URN
Active or inactive
Enrollment Status
Enrollment Date
Case Closed Date
Deceased Date
Gender
Drug Services NDC Esto solo lo verán los usuarios de los CPTETs y en estos campos se recogen los medicamentos que
fueron despachados a los beneficiarios del programa ADAP.
Drug
Service
Received Services Es aquí donde se registran los servicios que se ofrecieron al paciente. Add Services
Annual Review
Federal Poverty Level
En este espacio se coloca toda la información sobre el seguro médico del paciente asi como su
ingreso y el tipo de vivienda. Mental Health
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Substance Abuse
HIV Primary Care
Insurance
Housing Arrangement
Risk Counseling
Referral Internal Módulo de referido de CAREWAre.
External
Encounter
Medication
Donde se registra la información clínica del paciente.
Labs
Vital Sign
Inmunization
Custom Tabs Información de cada Agencia Información de cada agencia.
Scheduler
Add Visit Donde se registran las próximas visitas del paciente. Edit Visit
Performance Measure Performance Measure
Nos indica si el paciente cumple o no con las distintas medidas de calidad.
Importante: Cabe señalar que hay unos Tabs que tienen que ser completados
por todos los usuarios independiente el servicio y tipo de agencia. Esta
información es requisito de todos, no olvide llenarla.
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II. ¿Cómo me conecto a CAREWare?
Para propósito de este manual, existen dos formas de conexión
entre el cliente de CAREWare y la base de datos. Una es cuando el
usuario es parte de una red local (local área network) y cuando el
usuario esta fuera de una red local. Dependiendo en el tipo de
agencia o centro clínico en que labore la conexión a CAREWare
cambiará. Los usuarios de CAREWare que laboran en alguna de los Centros para el
Tratamiento de Enfermedades Transmisibles (CPTET) están dentro de la red local del Depto
de Salud por lo que se conectarán a CAREWare luego de que se accedan a su cuenta de
usuario del Depto. de Salud. No necesitan de un procedimiento adicional para conectarse a
CAREWare. Por el otro lado los usuarios de CAREWare que laboran en Agencias de Apoyo
subvencionadas por el Programa Ryan White parte B, necesitan un proceso diferente llamado
Conexión de VPN (VPN Conection) para poder utilizar el CAREWare.
A. Conexión a CAREWare desde una red local (Local Area Network).
Los usuarios de los CPTET corresponden a este tipo de conexión. Si el CAREWare será
utilizado en una red local (Local Area Conection), como se utiliza en los CPTET, sólo con
activar el menú Inicial (Start Manu) y seleccionar el programa del menú de Programas
(Program) le bastará para conectarse a CAREWare. También si tiene el atajo (Shortcut)
de CAREWare en la pantalla principal (Desktop), con solo pulsar sobre el tendrá acceso al
programa. Si ésta es la forma en que el CAREware será utilizado estos son los pasos a
seguir para conectarse (login):
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Importante: Recuerde no confundir su nombre de usuario (username) de su
conexión a su PC con el nombre de usuario de CAREWare. El administrador(a)
de CAREWare le puede asignar un nuevo “username” y “password” de
CAREWare mas no así el “username” de su PC.
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B. Conexión de VPN (VPN Conection)
Si el usuario de CAREWare labora en una Agencias de Apoyo subvencionadas por el
Programa Ryan White parte B, utilizará este método de conexión. El VPN (Virtual Private
Network), es una tecnología de red que permite una extensión de la red local sobre una
red pública o no controlada, como por ejemplo internet. Es importante que su
administrador de red le provee con un “username” y “password” para esta conexión. Es
importante que tenga acceso a Internet y que el mismo sea uno dependiente (Reliable) y
rápido (por lo menor de 100Mbps).
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Inmediatamente pulse el botón de “connect” en el VPN espere a que se realice la
conexión con el servidor externo. Si la conexión se estableció le indicará que la misma
está conectada, de lo contrario debe de consultar a su administrador de sistemas. Luego
que se establece la comunicación se realizan los mismos pasos que se realizan cuando
se conecta en una red local (local area conection)
Importante: Recuerde no confundir su nombre de usuario (username) de su
conexión de VPN con el nombre de usuario de CAREWare. El
administrador(a) de CAREWare le puede asignar un nuevo “username” y
“password” de CAREWare mas no así el “username” de VPN.
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III. Añadir un Paciente
Añadir un cliente CAREWare es una de las funciones básicas en el programa. El
primer paso es conectarse al programa. El segundo es presionar el botón de add client en el
programa. Inmediatamente aparecerá una pantalla en donde usted colocará el nombre,
género y fecha de nacimiento. Es importante que en el nombre y apellido no utilice caracteres
especiales (acentos, ñ u otros). Es importante que la fecha de nacimiento del cliente esté en
el formato inglés (mes/día /año). No todo usuario puede tener el privilegio de añadir un cliente
al programa. Es importante que consulte con el administrador del sistema CAREWare si
usted tiene el privilegio o no.
¿Qué no debemos hacer al crear un expediente?
▪ No debemos utilizar la fecha de nacimiento en un formato DD/MM/YYYY.
▪ No debemos utilizar acentos ni ñ ni cualquier otro carácter.
▪ Debemos escribir todo en mayúsculas para efectos de uniformidad de la información a administrar.
▪ Evitar estimar la fecha de nacimiento.
▪ Si el participante tiene dos apellidos son dos apellidos y no uno.
▪ Del participante tener un segundo nombre, este debe de ser incluido.
Importante: “Se recomienda que todo expediente sea validado en sistema
por medio de los documentos de elegibilidad. Esto nos permitirá de forma
precisa validar su autenticidad”
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1er paso
conectarse a
CAREWare
2do paso:
Presione el
botón que lee
“Add Client”
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3er paso: Información
del paciente y
presionar botón que
lee “add client”
PANTALLA DE
INFORMACION
DEL PACIENTE
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¿Qué ocurre si el cliente está en la base de datos?
Aparecerán dos opciones que debe evaluar según la información que
usted tenga a la mano del cliente:
Opción 1: Si este es el paciente que usted quiere añadir
Opción 2: Si este no es el paciente que usted quiere añadir
Es importante que se limite la posibilidad de duplicar pacientes en el programa.
Ejemplo:
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Estas son las
opciones que
debe escoger:
Presione aquí
para ver más
información del
paciente
Opción 1 Opción 2
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Ejercicio 1: Utilice la siguiente información para añadir un paciente al sistema
CAREWare (Ambiente de Prueba). Nombre: JUAN, Apellido: DEL PUEBLO,
Género: Masculino, Fecha de Nacimiento: 10/10/1970.
Importante: Luego de concluir el proceso de añadir al paciente a CAREWare
pasamos al módulo de “demopgraphics”a ingresar toda la data demográfica y
al Tab de “Annual Review” para actualizar o añadir información sobre seguros
médicos, tipo de proveedor, nivel de pobreza, entre otros. Esta información
tiene que ser completada por todos los usuarios, independiente el servicio y
tipo de agencia. Esta información es requisito de todos, no olvide llenarla.
PANTALLA DE
INFORMACION
DEL PACIENTE
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IV. Buscar un Paciente
Buscar un cliente es una de las opciones básicas en el sistema CAREWare. Para
buscar un Paciente en CAREWare, en el menú inicial presione el botón del “find client”
(Siempre consulte con su administrador de sistema si usted tiene este privilegio). Coloque el
nombre, apellidos, o client id del paciente que desea encontrar. Debido a la capacidad de
personalizar el programa, puede que usted tenga a la mano otras variables para hacer la
búsqueda como por ejemplo núm. de expediente, nombre de manejador de casos, etc. El
programa generará una lista con todos los posibles resultados. Seleccione el que usted
entienda que es el adecuado y presione el botón “details”. Esto traerá el expediente del
paciente a la pantalla para que pueda trabajar sobre el mismo.
Botón de
búsqueda del
Paciente
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Nombre del paciente
ficticio que vamos a
buscar
Lista de posibles
pacientes
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Ejercicio 2: Buscar un paciente en el sistema CAREWare. Buscará al paciente
Juan Del Pueblo en el ambiente de prueba. Luego añadir dirección ficticia (Calle
Disneyland casa Mickey Mouse, San Juan, Puerto Rico, 99999.
Importante: Cuando haga una busqueda de un paciente recuerde no marcar el
recuadro para que aparescan en pantalla “todos los casos”, no tan
solo los que estan activos.
Pantalla del
Paciente
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V. Editar un Paciente
Usted puede editar información en cualquiera de las pantallas (Tabs) del CAREWare,
siempre que tenga los privilegios para hacerlo. Consulte a su administrador del sistema para
más información sobre los privilegios que usted tiene como usuario en el CAREWare.
1. Identifique al paciente (busque el paciente en el sistema)
2. Sombree la dirección del cliente.
3. Luego borre (delete) la información.
4. Coloque el cursor en el blanco donde se encontraba la información de la dirección
del cliente y escriba la nueva dirección.
5. Al terminar de escribir la información la misma será almacenada cuando se cierre el
expediente del cliente.
Nombre del paciente
ficticio que vamos a
buscar
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Ejercicio 3: Editar la dirección de un cliente En el ejemplo se editará la dirección
del cliente. Se borrará la información sobre la dirección y se añadirá otra. (Juan
del Pueblo en el ambiente de prueba)
Importante: “Recuerde no dejar ningún campo sin información, especialmente
los relacionadas a la Raza, Riesgo de VIH, Fecha de VIH, Enrollement Status y
Vital Status”.
Dirección del
paciente ficticio
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VI. Registrar Servicios en CAREWare
Para propósitos de este manual, Registrar Servicios se refiere al proceso por el cual
los usuarios anotan en CAREWare los servicios ofrecidos a los pacientes elegibles. Además
de servicios, podemos registrar información clínica (laboratorios, medicamentos, vacunas,
entre otras). Este “Tab” nos permite añadir, borrar o editar servicios. En el “Tab” de servicios
es donde se registran las unidades de servicios por categoría, costo total de la unidad,
nombre del proveedor que ofrece el servicio y cualquier función “customizada” que ayude a
detallar más información sobre el paciente en el sistema. También nos permite ver los
servicios recibidos por los pacientes en toda la red de proveedores, permitiendo así identificar
si está duplicando servicios de la misma categoría en otros proveedores.
Los servicios en CAREWare están identificados con las siglas de la categoría de servicio
de HRSA a la que corresponden como por ejemplo:
MCM\\Medical Case Management
MH\\Mental Health services
HE\\Health Education
OS\\Service Outreach
Cada servicio es definido según las categorías de HRSA y tienen que estar acorde con los
estándares de cuidado que también define HRSA. Para ver las definiciones de cada
subservicio financiado por el Programa Ryan White Parte B, ver Apéndice I Definición de
Campos en CAREWare.
Importante: Debemos evaluar, al registrar servicios prestados, que los
mismos no estén siendo ofrecidos por otra Clínica o Proveedor de
Servicios. “
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Los pasos para registrar los servicios son los siguientes:
1. Primero debe conectarse al sistema.
2. Busque e identifique al paciente al que quiere registrar los servicios.
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3. Luego en la pantalla del paciente identifique el Tab de “service” y pulse el botón
de “new service”. Coloque la fecha y seleccione el servicio correspondiente.
Seleccione
las opcione
según
corresponda
Nombre del
paciente
Botón para
añadir
servicios
Botón de
Guardar
(Save)
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Ejercicio 4: Añada al paciente ficticio de prueba una entrevista inicial del
Manejador de Caso. Utilice el Apéndice I Definición de Campos en CAREWare
para ver qué servicio corresponde y cuáles serán las unidades de servicio
requeridas.
Importante: “La pantalla de servicios nos permite identificar qué servicios
reciben nuestros pacientes en otras agencias que estén dentro de la red de
CAREWare, pero no podemos borrar o editar servicios ofrecidos por otros
proveedores”
Servicio
Registrado
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VII. Referidos en CAREWARE
Una de las herramientas más importantes que el CAREWare les ofrece a los usuarios
es la capacidad de realizar referidos de clientes a servicios dentro de la red de proveedores
que utilice el sistema CAREWare.
Para registrar los referidos en CAREWare se utilizarán las siguientes cuatro Definiciones
/Status de referidos:
Completed “completado”: Se utilizará Completed cuando un referido es “completado”
cuando el participante recibe el servicio solicitado
Pending “pendiente a ser completado”: Un referido “pendiente” es un referido que no ha
sido completado. Mientras este referido este pendiente a completarse es
responsabilidad de quien genera el referido dar seguimiento al mismo. Si el referido no
puede ser completado, debe cambiar el estatus del mismo a “Lost to follow”.
Lost to follow up “no pudo ser completado”: Esta etiqueta se utilizará cuando un
referido que está pendiente no puede ser completado dentro de los tres meses de
haber sido referido/creado. Las razones para utilizar esta etiqueta son: 1. Porque no se
puede contactar el paciente, 2. El paciente no quiso aceptar el servicio referido, y 3. La
agencia donde se refiere al paciente no pudo ofrecer el mismo.
Rejected “denegado”: Se utilizará cuando el servicio es denegado por la agencia que lo
proveerá. Esto se debe a que el paciente no cumple con criterios específicos de
elegibilidad para recibir el servicio.
En el CAREWare existen dos tipos de referidos a servicios:
Dentro de la red de servicios: Estos se refiere a los servicios provistos por
proveedores que compartan una misma red y que por tanto se conectan a la misma
base de datos.
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Fuera de la red de servicios: El CAREWare puede mantener un historial de los
referidos realizados a proveedores fuera de la red de servicios del programa Ryan
White Parte B. Tenga en mente que dichos “referidos” son solo un historial y que
dependen de que usted actualice el mismo, es decir cuando se completó o no.
A. Referidos Dentro de la red de CAREWare
1. Primero debe conectarse al sistema.
Importante: “Si quiere tener más información sobre referidos en CAREWare
puedes utilizar la “Guía Módulo de Referidos en CAREWare” que aparece en
esta dirección: http://www.salud.gov.pr/Pages/Home.aspx en el área
Personas Viviendo con VIH/Programa Ryan White Parte B.
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2. Busque e identifique al paciente al que quiere registrar los servicios.
3. Luego en la pantalla del paciente identifique el Tab de “Referral”.
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4. Seleccionar el Tipo de Referido (Interno/Externo)
Tab de
Referidos
Presionar
aquí para
activar el
referido
Tipo de
referido
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Complete la
información del
referido y
presione Save
Así aparecerá
su referido
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Así se ve la pantalla a
quién usted envía el
referido
Para completar
el referido pulse
aquí
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Importante: El usuario que realiza el referido puede ir a verificar el estatus
del mismo buscando al paciente y ver en el Tab de referido si el mismo se
completó y en qué fecha. Verifique siempre que sus referidos se completen,
es responsabilidad de usted también que se completen los mismos.
B. Referidos Fuera de la Red de CAREWare
El proceso es similar al referido dentro de la red. Comuníquese con su administrador de
sistema para que actualice la lista de centros u organizaciones a las que puede referir. Es
importante que complete los referidos según se ofrezcan los servicios. Seguirá el mismo
proceso antes descrito con la excepción que marcará “external” en vez de “internal”. Para
editar el referido y completar el mismo debe ir a la pantalla del cliente, seleccionar el tab de
referido y luego pulsar la opción de editar el referido.
Para completar
el referido pulse
aquí
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Recuerde que en este caso el referido no llega a ningún destinatario
por lo que usted debe completar el mismo cuando el servicio referido
se ofrezca (ver imágenes sobre referido Interno).
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VIII. Registrar Información Clínica en CAREWare
La importancia de registrar la información clínica del paciente, de forma manual o
electrónica, surge del contacto entre el profesional de la salud y el paciente. La información
clínica es valiosa desde el punto de vista clínico porque muestra la historia de padecimientos,
tratamientos del paciente y su situación actual, por lo que se convierte en una herramienta
fundamental para el proveedor de servicios de salud. Dicha información ayuda a determinar
pasos a seguir en el tratamiento de las condiciones de salud del paciente. El “Tab” clínico o
“Encounters”, según CAREWare, es donde se registran todas las variables clínicas del
paciente. Además la información que se registra en este “Tab”es utilizada por HRSA para el
cumplimiento de las medidas de calidad o “Performance Measures”. El “Tab” consiste de 9
sub formas (tabs adicionales) que resumen la información clínica del paciente. (Para ver cada
una de ellas y una descripción de las mismas ver Apéndice I Definición de Campos en
CAREWare). En cada una de ellas se entra la información de la misma forma, utilizando el
botón “Rapid Entry”.
Para registrar los datos en este “Tab” usted deberá hacer lo siguiente:
Paso 1 Conectarse a CAREWare y buscar el participante.
Paso 2 Oprimir el tab de “Encounter” y seleccione la sub forma en donde desea
registrar la información.
Paso 3 Seleccionar el botón “Rapid Entry” y seleccionar tipo de laboratorio, fecha del
mismo y resultado.
Importante: “Todos los “Tab” clínicos ofrecen información valiosa a los
manejadores de datos y personal de servicio, además de ser una
herramientas de monitoreo de información.”
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Paso 1
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Paso 2
Sub Forma
de
Laboratorios
Laboratorios previamente registrados
Botón de
Rapid
Entry
Pantalla del Paciente y Encounters Tab
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Paso 3
Importante: “Recuerde colocar el valor del resultado sin no registre ningún
laboratorio sin su resultado. Además recuerde salvar (Save) el registro del
laboratorio”
Presione Add para que
pueda seleccionar que
laboratorio registrará
Información
del
Laboratorio Botón
de Save
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¿Existe otra forma de registrar la información clínica en
CAREWare?
Usted puede crear un encuentro “Create an Encounter Visit” en CAREWare. Presione
el botón “Create Encounter” y podrá activar todos las subformas del “Tab” “Encounter” para
una misma fecha. Recuerde que con esta opción TODOS los laboratorios, signos vitales,
vacunas, medicamentos y notas que registre tendrán la misma fecha de realizada. Además al
utilizar esta opción el sistema le pedirá que registre un subservicio con la fecha de la
información que intenta registrar.
Botón de
Create
Encounte
Fecha del
Encuentro
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Ejercicio 5: Busque el Paciente de Prueba, y registre (todos usando el método de
registro Rapid Entry) los siguientes datos: CD4-01/01/2014=400, Viral Load-
01/01/2015=75, Influenza Vaccine-03/04/2015, Sífilis-04/05/2015=Negative.
Se puede registrar
directamente el valor del
laboratorio, vacuna o
medicamento con una
misma fecha
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¿Cómo registrar los medicamentos en CAREWare?
El tratamiento con medicamentos es fundamental para que el virus del VIH
no se siga reproduciendo en el cuerpo. Con un buen tratamiento se puede
evitar que el paciente desarrolle enfermedades "oportunistas", aprovechando la disminución
de las defensas en el cuerpo. Por tanto el registrar los medicamentos correctamente en
CAREWare puede ser una herramienta para el personal clínico a la hora de evaluar el
progreso y la recuperación de la salud del paciente. En CAREWare se deben registrar todos
los medicamentos que el paciente está tomando, para su condición de VIH pero como para
otras condiciones.
Para registrar los datos en el “TAB” “Medication” usted deberá hacer lo siguiente:
1. Conectarse a CAREWare y buscar el participante.
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Pantalla del Paciente y Encounters Tab
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2. Oprimir el tab de “Encounter” y seleccionar “Medication”
3. Seleccionar “Rapid Entry” y seleccionar tipo de terapia con su indicación y
presionar “Start”.
Medication
Tab
Botón de Start
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Seleccione los
ingredientes del
medicamento
Seleccione la
fecha en que
comienza el uso
del medicamento
Presentación
del
Medicamento
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Ejercicio 6: En el ambiente de prueba, registre al paciente Juan del Pueblo, el
siguiente medicamento: Medication=Dapsone: Indication= OI Prophylaxis, OI
=Pneumocystis carinii pneumonia (PCP), Capsules, Unit=1, Strength= 400,
Frecuencie=BID, Start Date 05/01/2015.
Importante: “No olvide en el inicio definir la indicación, “Opportunistic
Infection” (OI) si es PCP o MAC o el tipo de terapia antirretroviral. De no
definir ésta correctamente, el sistema nos dará resultados de incumplimiento
en los “Performance Measures”.
Medicamento
Registrado en
CAREWare
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¿Cómo registrar la información anual del paciente?
En este “TAB” se recoge la información relacionada al seguro médico
del paciente, su ingreso y el tipo de vivienda que posee. El “TAB” de
“Annual Review” debe de ser actualizado por lo menos dos veces al año (cada 6 meses) y es
responsabilidad del manejador de casos el completarlo (para ver definiciones de los campos a
ser utilizados ver Apéndice I Definición de Campos en CAREWare). Este “TAB” requiere al
menos un subservicio para que el mismo esté disponible. La información que se debe
registrar, está en su mayoría en la entrevista inicial que realiza el manejador de caso.
Pasos para registrar la información:
1. Conectarse a CAREWare y buscar el participante.
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Tab de
Annual
Review
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2. Seleccionar el tipo de información que desea registrar y colocar la misma y guardar
la misma.
Información sobre
el seguro médico
del paciente
Información
de seguro
médico
registrado
Botón de
guardar la
información
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Ejercicio 7: Registrar en el ambiente de prueba al paciente ficticio, Juan del
Pueblo los siguiente: Seguro Médico=Reforma, Ingreso=$0, Composición
Familiar=1, Vivienda=permanente. Utilice las definiciones que aparecen en el
Apéndice I Definición de Campos en CAREWare.
Importante: “Siempre que tenga dudas sobre alguna definición o variable en
el sistema CAREWare, utilice el Apéndice I Definición de Campos en
CAREWare como referencia. Nunca deje El “TÄB” de “Annual Review” en
blanco”.
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IX. Registro de citas de los pacientes en CAREWare.
El sistema CAREWare cuenta con la capacidad de crear un calendario de citas para los
pacientes. Este “calendario” es una herramienta sencilla y útil para todo el personal clínico.
Su uso es sencillo y es una herramienta importante para el manejador de casos, pues brinda
la posibilidad de dar seguimiento electrónico a las citas del paciente y de esta forma se puede
asegurar que se cumplan con las mismas según calendarizadas.
Los pasos a seguir son los siguientes:
1. Conectarse a CAREWare y buscar el participante.
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2. Buscar el “TAB” de “Scheduler” (citas) y marcar “Client Use scheduler”
TAB de citas
en
CAREWare
Si no marca
esto no puede
añadir la cita
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3. Presione “Add” y añada la fecha y el servicio a coordinar, luego guarde el mismo.
Botón de
“add”
Información
sobre la cita
coordinada
Cita registrada
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Ejercicio 8 Registrar en el ambiente de prueba al paciente ficticio, Juan del
Pueblo la siguiente cita de servicio: Fecha de Cita=10/31/2015, Hora=8:00am,
Servicio=Visita de seguimiento de MCM. Utilice las definiciones que aparecen
en el Apéndice I Definición de Campos en CAREWare.
Importante: “Recuerde siempre marcar para que
pueda calendarizar la cita del paciente”
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X. Medidas de Calidad en CAREWare
Las medidas de Calidad son parámetros creados por HRSA para garantizar que los
proveedores de servicios clínicos de VIH subvencionados con fondos Ryan White (sin
importar su título) cumplan con las guías y estándares de cuidado clínico para pacientes
VIH/SIDA. Además pretenden ser una herramienta que permita el análisis de las brechas,
acceso y calidad del cuidado médico en pacientes recipientes de servicios Ryan White. Estas
medidas hacen énfasis en aspectos importantes en el cuidado médico del paciente VIH/SIDA
y han sido alineadas y evaluadas en todo su rigor por equipos especializados en los temas de
calidad y el cuidado del paciente VIH positivo. La importancia de incluir en el sistema
CAREWare un “TAB” de medidas de calidad es que sirva de herramienta al proveedor de
servicios, que en el momento de trabajar un expediente, se revise para que se tomen
acciones correctivas ,por ejemplo, coordinación de citas, referidos, laboratorios, vacunas y
otros. El “Tab” de Performance Measures por cliente en CAREWare es fácil de utilizar no
requiere ningún permiso especial para que el usuario tenga acceso al mismo.
Importante: “Si quiere más información sobre las medidas de calidad puede
visitar esta página de internet de HRSA sobre el tema:
http://hab.hrsa.gov/deliverhivaidscare/habperformmeasures.html . Además
puede visitar el National Quatily Center : http://nationalqualitycenter.org/ o al
Target Center: https://careacttarget.org/ “
Para utilizar el “TAB” de Performance Measures, busque el expediente del paciente y
busque el “TAB” al final de la pantalla, a mano derecha de su pantalla (al lado del TAB
Scheduler). Recuerde que la fecha que seleccione será el punto de partida para que el
sistema comience a evaluar si el paciente cumplo o no cumple con la medida. Además el
“TAB” es programable por lo que no todas las medidas aparecerán en el mismo, solo mostrará
aquellas medidas seleccionadas y programadas por el Administrador del Sistema. Consulte
con su comité de calidad y administrador de sistema CAREWare para más información sobre
las medidas que aparecen en sus sistemas.
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Importante: “Para saber que significa cada símbolo en el resultado de la
evaluación de las medidas de calidad refiérase al Apéndice I Definición de
Campos en CAREWare”.
Medidas de
Calidad y
resultado de
la evaluación
TAB de Medidas
de Calidad
Fecha de partida para
evaluación de la