PLANEJAMENTOAÇÕES DE
RELACIONAMENTO
AÇÕES DE RELACIONAMENTOEstratégias
• Selecionar os eventos e pontos de concentração com maior circulação do público alvo da empresa/marca.
• Disponibilizar atrativos para esse público, como brindes e serviços.
• Explorar a identidade visual da empresa – cores e logotipo – fazendo com que o local chame a atenção dos públicos em potencial;
• Treinar a equipe para atender o público alvo;
• Divulgar os canais de comunicação abertos pela empresa – site e telefone;
• Distribuir material gráfico atraente, sobre a empresa;
• Cadastrar prospects;
• Divulgar eventos, ações promovidas pela organização;
• Divulgar no site as datas e locais dos eventos que terão a participação da empresa.
PLANO DE AÇÃO
PLANO DE AÇÃOIDENTIFICAÇÃO DO
EVENTO/LOCAL
PLANEJAMENTO
EXECUÇÃO
AVALIAÇÃO
IDENTIFICAÇÃO DO LOCAL
IDENTIFICAÇÃO DO LOCAL
IDENTIFICAÇÃO DO EVENTO
• Data e hora do evento;
• Local onde o evento será realizado;
• Espaço destinado a empresa (visitar previamente);
• Verificar quando o estande deverá ser montado (data e horário);
• Tema ou área de estudo do evento;
• Característica do evento: palestra, feira, congresso, reunião etc.;
• Listar os recursos de infraestrutura disponíveis.
• Relacionar nome e contato(celular; e-mail) dos organizadores do evento;
• Identificação dos meios onde o evento está sendo divulgado;
• Identificação da característica dos públicos do evento ou que frequentam o local.
TÉCNICA: Reunião com os organizadores do evento. Reunião com a equipe envolvida.
FORMULÁRIO DE IDENTIFICAÇÃO DO EVENTO/LOCAL
Nome do Evento
_______________________________________________________
Tema do Evento
_________________________________________________________________
Local
_______________________________________________________
Endereço
_________________________________________________________________
Datas
De ____/____/____ a ____/____/____
Horários de Funcionamento
Das ____ h ____ às ____ h ____
Aberto ao Público
( ) SIM ( ) NÃO
Gratuito
( ) SIM ( ) NÃO VALOR:_____________
Observações
_______________________________________________________________________________
Responsáveis
1. Nome
_______________________________
Cargo
__________________
Fone
________________
____________________________
2. Nome
_______________________________
Cargo
__________________
Fone
________________
____________________________
Características do espaço
Área:
____________m²
( ) Coberta
( ) Aberta
Localização do Estande
_______________________________________________________________________
Infra-estrutura Disponível
( ) Eletricidade
( ) Banheiros
( ) Telefone
( ) Internet
( ) Copa
( ) Alimentação
( ) Segurança ( ) Projetor ( ) Microfone/Audio
( ) ___________________________________________________
Previsão de Público
______________________________________________
Previsão de Atendimentos
_____________________________________________________________________
FERRAMENTA: Formulário de Identificação do Evento/Local
PLANEJAMENTO
PLANEJAMENTO
2. QUEM PARTICIPARÁ DO EVENTO?
• Definir o coordenador da ação;• Verificar quem está mais apto para prestar o atendimento;• Escala de funcionários;•Promover treinamento da equipe.
1. COMO SERÁ NOSSA PARTICIPAÇÃO? O QUE VAMOS OFERECER?
• Estrutura e decoração (enfeites de mesa, móveis, lona-pirâmide, estande);• Definir e listar os materiais promocionais (banners, folders, brindes, cartazes, jornal, tapetes);• Definir e listar os materiais de suporte (mesa, cadeiras, papel, caneta, computador, projetor, copos, xícaras, colheres, açúcar, adoçante, lixo, geladeira, formulários de associação, fichas de cadastro); •Atrativos (café, chá, água, balas, bolachas, chocolate);• Ações e Serviços (promotores, apresentação de coral, responsabilidade social, tira-dúvidas, alongamento, palestras).
TÉCNICA: Reunião com a equipe envolvida no evento. Analisar eventos anteriores.
PLANEJAMENTO
5. CRONOGRAMA
• Elaborar cronograma definindo os prazos de cada atividade.
3. PROVIDÊNCIAS
• Transporte dos materiais;• Montagem do estande;• Transporte e alimentação da equipe;• Determinar logística de reposição de materiais;• Avaliar riscos (chuva, falta de luz);• Cobertura fotográfica e/ou de vídeo;• Enviar ofícios instituições públicas (Brigada, EPTC, Bombeiros etc);• Verificar necessidade de apoio médico;• Elaborar lista de contatos de todos os envolvidos no evento;• Elaborar check-list de atividades.
4. ORÇAMENTO
• Elaborar orçamento a partir das definições dos recursos humanos e materiais e da lista de providências.
FERRAMENTA 1: Lista de Recursos – Utilizada na reunião de planejamento
Recurso Quantidade Responsável Observações
Folder 500 Criar e produzir – Solicitar p/ agência
Brindes 50 Criar e produzir – Solicitar p/ agência
Jornal 100 Para todo o evento
Água 10 Garrafas/dia
Café (Açúcar/Adoçante) 2 Térmicas/dia
Cadeiras
Copos/xícaras/colheres
Banner + porta-banner
Computador
Bloco de Notas
Canetas
Palestra
Apresentação em PPT
FERRAMENTA 2: Check List– Planejamento e acompanhamento das atividades.
Providência/Atividades Responsável Estatus Prazo
Criar e Produzir folder Já solicitado para a agência, aguardando criação e orçamento 20/05
Separar brindes Já separados e prontos para levar para o evento 20/05
Separar exemplares da revista
Elaboração e envio Relase – Imprensa Ok 21/05
Transporte dos materiais e do estande
Acomodações e alimentação equipe
Fotógrafo
Ofício Polícia Militar
Cadeiras, Móveis
Visita ao ao local
Verificar datashow, áudio, vídeo
FERRAMENTA 3: Orçamento – Planejamento e acompanhamento das atividades.
Recurso Quantidade Observações Valor
Folders 500 R$
Brindes
Água
Transporte Materiais
Alimentação Funcionários
Acomodação Funcionários
Diária de promotores
FERRAMENTA 4: Cronograma – Planejamento e acompanhamento das atividades.
EXECUÇÃO
EXECUÇÃO
ATUALIZAÇÃO DO CRONOGRAMA
• Acompanhar as atividades do cronograma e fazer ajustes caso necessário.• Marcar as datas anteriores e posteriores às estimadas com cores diferentes.
ATUALIZAÇÃO DO CHECK LIST
• O coordenador da ação deverá acompanhar o andamento das atividades e atualizar o status das tarefas. • Acompanhamento da equipe.
TÉCNICA: Monitoramento das atividades e atualização de documentos
ATUALIZAÇÃO DO ORÇAMENTO
• Monitorar os custos e os prazos de pagamento.• Arquivar as notas fiscais e recibos dos gastos.
ACOMPANHAMENTO DAS ATIVIDADES ANTES, DURANTE E DEPOIS DO ENVENTO
• É importante que o coordenador esteja informado sobre o andamento das atividades para prever riscos e auxiliar a equipe a resolver os problemas.
AVALIAÇÃO
AVALIAÇÃO
A Participação da Organização
• Quantos atendimentos nós realmente fizemos? Quantos atendimentos planejamos?• Quantas vendas/negócios nós realmente fizemos? Quantas associações nós planejamos?• Quais os principais pontos positivos? Onde acertamos? (Materiais, equipe, decoração, atrativos etc.)• Quais os principais pontos negativos? Onde erramos? (Materiais, equipe, decoração, atrativos etc.)
O Evento
• O evento em si atingiu nossas expectativas em relação à participação do público e ao perfil dos freqüentadores?• O evento foi bem organizado? Os responsáveis cumpriram o acordo?• Existiram problemas de infra-estrutura e de organização? Quais?• De maneira geral o suporte dado pelos organizadores foi adequado?
TÉCNICA: Reunião de avaliação e arquivamento de materiais (dossiê do evento).
Conclusões Gerais
• Participaremos de novas edições desse evento? • Nossas expectativas foram atingidas?• O que poderemos melhorar para os próximos eventos?
SÍNTESE
IDENTIFICAÇÃO DO EVENTO/LOCAL
PLANEJAMENTO EXECUÇÃO AVALIAÇÃO
FICHA DE IDENTIFICAÇÃO DO
EVENTO
LISTA DE RECURSOS
CHECK LISTPROVIDENCIAS E
ATIVIDADES
ORÇAMENTO
CRONOGRAMA
MONITORAMENTODAS ATIVIDADES
ATUALIZAÇÃO DEDOCUMENTOS
ARQUIVAMENTO DE NOTAS E MATERIAIS
REUNIÃO COM OS ENEVOLVIDOS
MONTAGEM DODOSSIÊ DO EVENTO
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