MANUAL DE ORGANIZAÇÃO
OUTUBRO/2006
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MANUAL DE ORGANIZAÇÃO_________________________________________________________________________
ÍNDICE
Documento de Referência 03
Histórico 04
Objetivo da FUNASA 05
Conceitos 06 e 07
Objetivos do Manual de Organização:
• De Informação 07
• De Racionalização Estrutural e Funcional 07 e 08
Proposições para alteração do Manual 08
Aprovação do Manual de Organização 08
Siglário 09
Organograma Geral 10
Competências dos Órgãos:
• Conselho Deliberativo 11 e 12
• Conselho Fiscal 13
• Superintendência 14 e 15
• Diretoria de Seguridade 16
• Coordenação de Seguridade 17
• Diretoria Administrativa-Financeira 18 e 19
• Coordenação Administrativa-Financeira 20 e 21
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MANUAL DE ORGANIZAÇÃO da Fundação SAELPA de Seguridade Social – FUNASA, elaborado de acordo com o seu Novo Estatuto, aprovado pela
Superintendência Nacional de Previdência Complementar, através da Portaria nº 57, de 14 de junho de 2005.
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HISTÓRICO
A Fundação SAELPA de Seguridade Social – FUNASA, designada Instituição, foi
criada através da Portaria nº 3.949, do Ministério da Previdência e Assistência
Social, datada de 25 de fevereiro de 1987, cujo Estatuto, foi aprovado com base
no artigo 37 da Lei nº 6.435 de 15 de julho de 1977.
É uma entidade fechada de previdência complementar, constituída sob a forma de
Fundação pela Sociedade Anônima de Eletrificação da Paraíba – SAELPA, a
qual, é sua Patrocinadora Fundadora.
A FUNASA é regida por seu Estatuto e demais atos que forem aprovados pelos
órgãos competentes de sua administração, observados, os planos previdenciais
que administra e seus respectivos regulamentos. Sua natureza não poderá ser
alterada, nem suprimidos seus objetivos primordiais. Tem prazo de duração
indeterminado.
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OBJETIVO DA FUNASA
• Administrar e executar os planos de benefícios de caráter previdencial em
favor dos seus participantes e respectivos beneficiários.
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CONCEITOS
Para facilitar a compreensão do usuário, apresentamos alguns Conceitos que integram o conteúdo de um Manual de Organização.
Estrutura Organizacional – é um conjunto de funções, suas inter-relações e os níveis hierárquicos existentes, que integram uma Empresa ou qualquer outra modalidade de Sistema Social, e que devem ser formalizados.
Departamentalização – é a descentralização de funções, integradas por tarefas afins, de modo a formar novos órgãos na estrutura orgânica. Poderá ocorrer, tanto no sentido vertical quanto no sentido horizontal da estrutura.
Organogramação – é um gráfico representativo da estrutura formal da Organização com o objetivo de demonstrar graficamente:
• A divisão do trabalho, mediante o fracionamento da Organização em unidades de direção, conselhos, Coordenadorias, etc.;
• A relação superior-subordinado, o que deixa implícito os procedimentos relativos à delegação de autoridade e responsabilidade;
• O trabalho desenvolvido pelas frações organizacionais;
• Permitir a análise organizacional.
Atividade – é o conjunto de operações inter-relacionadas, orientadas para o cumprimento de uma ou mais metas da organização ou de seus subsistemas. A identificação de atividade visa permitir a separação da organização em elementos relativamente independentes que possam ser compreendidos, analisados e avaliados.
Atividades de Direção – constituem o conjunto de esforços desenvolvidos nos níveis hierárquicos superiores da organização, visando determinar os objetivos da organização e promover sua realização, através de acionamento de recursos humanos, financeiros e materiais;
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Atividades Fins ou Substantivas – são aquelas que constituem o conjunto de esforços, quer de estudo, quer de execução, visando realizar os fins a que se propõe a organização;
Atividades Meios ou Adjetivas – são aquelas que constituem o conjunto de esforços, quer de estudo, quer de execução, visando apoiar ou facilitar a realização dos fins a que se propõe a organização;
Manual de Organização – é um instrumento que instrui e formaliza a Estrutura Organizacional, assegurando a necessária coordenação e entrosamento entre os diferentes órgãos que a compõem. O Manual deve espelhar a situação estrutural da Organização.
OBJETIVOS DO MANUAL DE ORGANIZAÇÃO:
De Informação
• Definir e fazer conhecer as competências de cada órgão e as devidas relações com os demais órgãos da organização;
• Manter a direção da organização informada sobre a sua estrutura organizacional;
• Fazer conhecer a todos os titulares, sua posição relativa à estrutura organizacional;
• Proporcionar meios para um inter-relacionamento dinâmico entre os diversos órgãos;
• Facilitar a integração dos titulares dos órgãos;
• Facilitar a delegação de autoridade.
De Racionalização Estrutural e Funcional
• Analisar a estrutura e competências vigentes;
• Projetar e elaborar novas estruturas e competências, mostrando as alterações;
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• Traduzir os objetivos e as diretrizes básicas da organização em competências específicas;
• Definir claramente as áreas de responsabilidades e relações funcionais entre os diversos órgãos, de modo a evitar duplicidade e omissões.
PROPOSIÇÕES PARA ALTERAÇÃO DO MANUAL:
As proposições para criação, extinção ou reformulação de órgãos, independentemente do nível, devem ser encaminhadas pelas Diretorias interessadas, por escrito, à Superintendência.
APROVAÇÃO DO MANUAL DE ORGANIZAÇÃO:
A aprovação de toda e qualquer alteração na estrutura organizacional e nas atribuições dos órgãos da Fundação é de competência da sua Diretoria Executiva.
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SIGLÁRIO
SIGLAS ÓRGÃO PAGINAÇÃO
CD CONSELHO DELIBERATIVO 11 e 12
CF CONSELHO FISCAL 13
SUP SUPERINTENDÊNCIA 14 e 15
DSE DIRETORIA DE SEGURIDADE 16
CSE COORDENAÇÃO DE SEGURIDADE 17
DAF DIRETORIA ADMINISTRATIVA-FINANCEIRA 18 e 19
CAF COORDENAÇÃO ADMINISTRATIVA-FINANCEIRA 20 e 21
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ORGANOGRAMA GERAL
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CONSELHODELIBERATIVO
10 CD
CONSELHO FISCAL
20 CF
SUPERINTENDÊNCIA
30 SUP
DIRETORIA ADMINISTRATIVAFINANCEIRA
40 DSE
DIRETORIA DESEGURIDADE
50 DAF
COORDENAÇÃODE SEGURIDADE
41 CSE
COORDENAÇÃOADMINISTRATIVA-FINANCEIRA
51 CAF
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COMPETÊNCIAS DOS ÓRGÃOS
• Deliberar sobre a reformulação do Estatuto da Fundação em conformidade com o que está definido no mesmo.
• Deliberar sobre o orçamento-programa e suas eventuais alterações;
• Deliberar sobre os planos de custeio e programas de aplicação dos patrimônios dos planos previdenciais;
• Deliberar sobre a implantação e extinção de planos previdenciais;
• Deliberar sobre o Relatório Anual de Atividades e a prestação de contas do exercício, após a devida apreciação do Conselho Fiscal;
• Deliberar sobre a admissão de novos patrocinadores, ouvido o órgão regulador e fiscalizador;
• Deliberar sobre a alienação de bens imóveis, constituição de ônus ou direitos reais sobre os mesmos, edificação em terrenos vinculados ao patrimônio dos planos previdenciais e outros assuntos correlatos que lhe sejam submetidos;
• Decidir sobre a aceitação de doações com ou sem encargos;
• Deliberar sobre as normas básicas de administração de pessoal;
• Deliberar sobre os planos e programas, anuais e plurianuais, normas e critérios gerais e outros atos julgados necessários à administração da Fundação;
• Deliberar sobre a extinção da FUNASA e destinação dos patrimônios de seus planos previdenciais, observado os mandamentos legais e o disposto no respectivo Estatuto;
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ÓRGÃO: CONSELHO DELIBERATIVOSigla: CDC.A.R. 10
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• Deliberar sobre a instituição de comissão com o objetivo de conduzir as eleições dos membros dos Conselhos Deliberativo e Fiscal.
• Julgar em instância superior os recursos interpostos aos atos da Diretoria-Executiva ou dos diretores, sobre matéria administrativa;
• Reformar os regulamentos dos planos previdenciais, por proposta da Diretoria Executiva ou de pelo menos 2/3 (dois terços) de seus membros, sujeitando-os à aprovação do MPS;
• Deliberar sobre os assuntos omissos do Estatuto e dos regulamentos de planos previdenciais da Fundação;
• Lavrar em livro de atas os resultados dos trabalhos do colegiado.
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• Examinar e aprovar os balancetes da Fundação;
• Emitir pareceres sobre o balanço anual da Fundação, bem como sobre as contas e demais aspectos econômico-financeiros dos atos da Diretoria executiva;
• Examinar, a qualquer época, os livros contábeis e documentos da Fundação;
• Lavrar em livro de atas e pareceres o resultado dos exames procedidos;
• Apresentar, ao Conselho Deliberativo, pareceres sobre os negócios e as operações sociais do exercício, com base nas demonstrações contábeis e atuariais e as contas da Diretoria-Executiva;
• Emitir relatórios semestrais sobre os controles internos, contemplando os exames efetuados, inclusive, sobre a aderência da gestão dos recursos garantidores dos planos de benefícios às normas em vigor e à política de investimentos, a aderência das premissas e hipóteses atuariais e a execução orçamentária;
• Emitir relatórios semestrais com recomendações a respeito de eventuais deficiências com o estabelecimento de cronograma de saneamento das mesmas, quando for o caso.
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ÓRGÃO: CONSELHO FISCALSigla: CFC.A.R. 20
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COMPOSIÇÃO:
ÓRGÃO SIGLA C.A.R.Superintendência SUP 30Diretoria de Seguridade DSE 40Diretoria Administrativa Financeira DAF 50
ATRIBUIÇÕES:
• Dirigir e coordenar os trabalhos da Diretoria-Executiva;
• Representar a FUNASA, ativa passiva, judicial e extrajudicialmente, podendo nomear, por prazo determinado, procuradores, prepostos ou delegados, mediante aprovação da Diretoria-Executiva;
• Representar a FUNASA em convênios, contratos, acordos e demais documentos, firmando-os em nome dela, bem como movimentar, juntamente com outro diretor, os recursos da Fundação;
• Gerir a política de pessoal da Fundação;
• Convocar e presidir as reuniões da Diretoria-Executiva, bem como convocar reuniões extraordinárias do Conselho Deliberativo;
• Responder pela contratação e prestação de serviços terceirizados da Fundação;
• Propor à Diretoria-Executiva a designação dos chefes dos órgãos técnicos e administrativos da Fundação, assim como dos seus agentes e representantes;
• Fiscalizar e supervisionar a administração da Fundação;
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ÓRGÃO: SUPERINTENDÊNCIASigla: SUPC.AR. 30
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• Responder pelas informações prestadas sobre os assuntos da Fundação;
• Cumprir e fazer cumprir o Estatuto Social, normas e regulamentos da Fundação.
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ÓRGÃO: DIRETORIA DE SEGURIDADESigla: DSEC.AR. 40
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COMPOSIÇÃO:
ÓRGÃO SIGLA C.A.R.Coordenação de Seguridade CSE 41
ATRIBUIÇÕES:
• Gerir o planejamento e a execução das atividades da Fundação, no setor previdencial;
• Responder pelas normas do setor previdencial;
• Responder pelos planos de ampliação do programa previdencial, bem como os planos de benefícios dos programas previdenciais da Fundação;
• Aprovar a inscrição de participantes e beneficiários e supervisionar a organização e a atualização dos respectivos cadastros;
• Responder pelo controle de autenticidade das condições de inscrição e de concessão de benefícios previdenciais;
• Responder pela organização das folhas de pagamento de benefícios;
• Responder pelo bem-estar da população participante e beneficiária, bem como pela divulgação de informações referentes ao plano previdencial;
• Cumprir e fazer cumprir o Estatuto Social, normas e regulamentos da Fundação.
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ÓRGÃO: COORDENAÇÃO DE SEGURIDADESigla: CSEC.A.R. 41
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ATRIBUIÇÕES:
• Desenvolver as atividades referentes ao setor previdencial;
• Auxiliar na elaboração dos planos de ampliação do programa previdencial e os planos de benefícios dos programas previdenciais da Fundação;
• Inscrever participantes e beneficiários, mantendo atualizados os respectivos cadastros,
• Elaborar as folhas de pagamento de benefícios;
• Propiciar o bem-estar dos participantes, ativos e assistidos;
• Efetuar a divulgação de informações referentes ao plano previdencial;
• Elaborar relatórios gerenciais de acompanhamento da evolução quantitativa dos participantes da FUNASA;
• Prestar informações, quando solicitadas pela Diretoria Executiva, referentes às atividades de Seguridade da Fundação;
• Acompanhar e divulgar para a Diretoria Executiva as alterações na legislação previdenciária que possam afetar as obrigações previdenciárias e as atividades desenvolvidas pela Fundação;
• Providenciar a elaboração de cálculos para o processo de concessão de benefícios previdenciais de acordo com os respectivos regulamentos;
• Cumprir e Estatuto, normas e regulamentos da Fundação.
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ÓRGÃO: DIRETORIA ADMINISTRATIVA -FINANCEIRASigla: DAFC.A.R. 50
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COMPOSIÇÃO
ÓRGÃO SIGLA C.A.R.Coordenação Administrativa-Financeira CAF 51
ATRIBUIÇÕES:
• Planejar e orientar a execução das atividades financeiras e de administração geral da Fundação;
• Responder pela organização e atualização dos registros e a escrituração contábil da Fundação, bem como pela sua execução orçamentária;
• Responder pelos valores patrimoniais dos planos previdenciais da Fundação;
• Responder pelo funcionamento das carteiras de empréstimos, bem como pelo funcionamento dos sistemas de investimentos da Fundação;
• Promover as investigações econométricas indispensáveis à elaboração dos planos de custeio e dos programas de aplicação dos patrimônios dos planos previdenciais;
• Responder pelo registro e controle dos cargos e funções pertencentes ao quadro de pessoal da Fundação;
• Supervisionar a elaboração da folha de pagamento dos empregados da Fundação;
• Promover a lavratura e divulgação dos atos relativos a pessoal na Fundação;
• Responder pela administração de materiais;
• Responder pelo bom funcionamento das atividades de expediente, arquivo, serviços gerais e transportes da Fundação;
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• Cumprir e fazer cumprir o Estatuto Social, normas e regulamentos da Fundação.
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ÓRGÃO: COORDENAÇÃO ADMINISTRATIVA-FINANCEIRASigla: CAFC.A.R. 51
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ATRIBUIÇÕES:
• Manter atualizados os registros referentes aos cargos e funções do pessoal da Fundação;
• Elaborar a folha de pagamento dos empregados da Fundação;
• Efetuar o controle dos planos de compras e de estoques de materiais da Fundação;
• Providenciar a execução das atividades de expediente, arquivo, serviços gerais e transportes da Fundação;
• Prestar informações, quando solicitadas pela Diretoria-Executiva, referentes às atividades de Administração geral da Fundação;
• Realizar os pagamentos para o cumprimento das obrigações financeiras da Entidade;
• Responder pela administração dos recursos disponíveis do fundo fixo;
• Efetuar os registros e a escrituração contábil e Fiscal da Fundação, mantendo-os atualizados;
• Controlar os sistemas de investimentos, conforme o programa de aplicação dos patrimônios, definido na política de investimentos da Fundação;
• Efetuar investigações econométricas para a elaboração dos planos de custeio e dos programas de aplicação dos patrimônios dos planos previdenciais;
• Divulgar informações referentes à evolução econômico-financeira da Fundação;
• Prestar informações, quando solicitada pela Diretoria-Executiva sobre a formação, conservação, mutação e produtividade dos patrimônios dos planos previdenciais da Fundação;
• Acompanhar e auxiliar na elaboração do orçamento anual da Fundação;
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• Acompanhar e auxiliar na política de investimento da Fundação;
• Controlar e acompanhar todos os contratos firmados entre a Fundação e Terceiros;
• Cumprir o Estatuto, normas e regulamentos da Fundação, bem como a legislação pertinente à previdência privada.
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