Captulo Lima, Per Congreso Internacional de Direccin de Proyectos PMI TOUR CONO SUR 2014
CONGRESO INTERNACIONAL
DE DIRECCION DE PROYECTOS
Como Gerenciar exitosamente equipos
remotos y multiculturales en un mundo cada
vez ms globalizado Lecciones aprendidas
Carlos Palomino
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Agenda
1. Introduccin / Resumen
2. Que es el Equipo Virtual / Tipos
3. Beneficios y Desventajas
4. Casos Prcticos
5. Competencias Lder / Integrantes
6. Las Comunicaciones / La Confianza
7. Modelo de Gestin para Equipos Virtuales
8. Resumen y Conclusiones
9. Informacin de Contacto
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Introduccin
Equipo Virtual
Equipo Tradicional Negocios
Empresas
Tecnologa
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Que es Equipo Virtual
Un grupo de personas
que trabaja en forma interdependiente
con un propsito compartido,
mas all las fronteras del espacio,
el tiempo y los lmites organizacionales
usando las tecnologas de la informacin y
la comunicacin para interactuar
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Beneficios y Desventajas
Habilidades disponibles a nivel Global.
Balanceo entre vida Personal y Trabajo.
El da de trabajo se extiende a las 24 hrs.
Nuevas tecnologas para comunicarse
Ahorros en viajes, menor contaminacin
Cambio sustancial de la forma de Trabajar
Problemas para entenderse por Chat y Mail
Diferencia de idiomas.
Coordinar reuniones con husos horarios
Difcil el contacto al momento
Comunicacin ms lenta.
Menor interaccin.
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Tipos Equipos Virtuales
7,436 Branches
50 million
Customers
18,192 ATMs
584 Billion
Assets
Parallel Teams Work, Functional
Teams
Project development
teams
Service
Teams
Managment Teams
Action Teams
Networked Teams
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Caso Practico
Propuesta de Transformacin y Consolidacin
de los Centros de Datos Regional
Colombia
Ecuador
Per
Chile
Argentina (*)
Espaa
Alcal (P)
JC (S)
USA Miami
Capital Tower
Zona Franca
Carretas (P)
Manuel Montt
Barracas
108 Aps1459+21 Srvs
63 Aps275+60 Srvs
135 Aps417+372 Srvs
138 Aps262+620 Srvs
24 Aps103+4 Srvs
Celta (P)Morato (S)
Lince (P)Monterrico (S)
Apoquindo (P)San Martin (S)
Propuesta Tcnico Econmica
Plazo de tres Semanas
Equipo Virtual especialistas de 7 pases
Pasar los procesos de aprobacin Regionales
Presentacin Virtual de la Propuesta al cliente
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Developers Team
Se asigno
un Lder con
Experiencia
En
proyectos
virtuales
Lder define
La Comunicacin,
Roles
Responsabilidades
Plan de Accin
Horarios
En paralelo llamadas
Individuales a los
miembros, para
conocerlos mejor
generar confianza
Adelanto Agenda
Reuniones
Crear discusin
interna
Ventaja,
Todos hablan Espaol
Culturas muy similares
Diferencia 6 horas
Desventaja
Mucha presin comercial
Trabajo en sus pases adicional
Revisin del
documento
Tcnico /
Econmico
Cambio al
Alcance x Cliente
Cambio de
Miembros
Generar
Confianza
motivacin
Aprobacin Propuesta
Work functional
Team
Parallel
Team Managment
Team
Sustentacin Propuesta
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7,436 Branches
50 million
Customers
18,192 ATMs
584 Billion
Assets
Caso Practico
Desarrollo Aplicacin Core- Central Deposito
Valores
Director Comercial
Director Tecnologa
Director Fabrica
Analista Funcional
Lder Tcnico
Gerente Proyecto
ONSITE
Peru OFFSHORE
India
Aplicacin basada en SOA
Pueda ejecutarse sobre cualquier S.O.
Plazo entrega 18 meses
Empresa con Experiencia con esta Tecnologa
OFFSITE
USA
Consultores con experiencia en este negocio
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Developers Team
Se asigno
un Lder con
Experiencia
proyectos en
Sitio
Lder India define
La Comunicacin,
Roles
Responsabilidades
Plan de Accin
Horarios
En paralelo llamadas
Individuales a los
miembros va Skype
Apoyado con chat
Adelanto Agenda
Reuniones
Crear discusin
interna
Anlisis
Diseo
Programacin
Pruebas
Cambio al
Alcance x Cliente
Cambio de
Miembros
Generar
Confianza
Motivacin
Visita anual
Director
Pruebas Cliente
Work functional
Team
Parallel
Team
Entrega Solucin
Ventaja,
Consultores Funcionales Exper
Consultores Tcnicos Experiencia
Avances al da siguiente
Desventaja
Diferencia de 11.5 horas
Idioma Ingles - Cliente
Culturas distintas
Manejar Relacion
Action
Team
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Las siete competencias de un Lder Virtual
LIDER
PRODUCIR
RESULTADOS
FACILITADOR
SER EJEMPLO SER
SPONSOR
ANALISTA
DE NEGOCIOS
ENTRENADOR
Es Potenciar las
energas y el
entusiasmo,
es decir,
motivar para que las
cosas sucedan.
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Integrantes del Equipo Virtual
Seguros de si mismos
Independientes. Proactivos.
Buscar activamente la
comunicacin con sus
compaeros.
Dispuesto a trabajar con
diferentes culturas.
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Interaccin con el Equipo
Combinar audio con otros recursos grficos.
No exigir consenso en el momento
y permitir la discusin
Democratizar la participacin.
any thing else?
Algn comentario adicional
Usar lenguaje simple para
explicar problemas
complejos. Atraso de 2
semanas
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Diferentes Culturas
Entender y hacerse Entender.
Entender las culturas, religin
y hbitos. Crear la atmsfera de Equipo.
Tomar ventajas a partir de las maneras
diferentes de pensar
Crear pautas de trabajo y
asegurarse que todos las
conocen.
Ahorita lo hago Mexico
Just Do it - USA
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Organizar Equipos Virtuales
Oficializar el lanzamiento del equipo Establecer Objetivos, Roles y
Responsabilidades.
Definir las reglas de juego, como nos
vamos a comunicar y con qu frecuencia.
Proveer procesos claros
Definir las tcnicas para la Resolucin
de Conflictos y para la Toma de
Decisiones.
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Las Comunicaciones
Contestar los mails por mas obvias que
parezcan las respuestas.
Incluir emoticones para aadir matices
y sentimiento a texto electrnico.
Tener la foto del contacto clara
y actualizada.
Realizar videoconferencias
peridicas, individuales y grupales.
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Construir Confianza a la Distancia
Comunicar en forma abierta y frecuente.
Mostrar tica en el negocio.
Decir lo que har y haga visible sus acciones
Desde el principio marcar las pautas para las interacciones futuras
Mantener las confidencias que le realizan.
Cuidar su lenguaje.
Crear un espacio social para el equipo.
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Celebracin del xito
Realizar Teleconferencias donde estn
todos presentes.
Reconocer detalles de la labor conjunta
para lograr xito.
Enviar presentes tangibles
va encomienda.
Enviar mails de reconocimiento
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Uso de la Tecnologa Correcta
La mejor solucin, no es siempre la
mas cara.
Elegir la tecnologa de acuerdo al
servicio que se proveer.
Determinar que software va a necesitar
antes de determinar el hardware que va
a utilizar.
Proveer equipos de comunicaciones
confiables. (telfono, banda ancha,
webcam).
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Uso de recursos Compartidos
Usar aplicaciones colaborativas
Entrenar al equipo para trabajar con
recursos compartidos.
Realizar Backup peridicamente.
No usar nombres confusos para
nombrar los archivos.
Tener normas definidas para el uso de
espacios comunes.
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Modelo de Gestin de Proyectos a distancia,
para Equipos de Trabajo Virtuales.
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Modelo de Gestin de Proyectos a distancia,
para Equipos de Trabajo Virtuales.
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1. Establecer una visin comn en el grupo.
2. Claramente definir roles y responsabilidades.
3. Saber establecer una buena relacin con las personas sin estar
cara a cara.
4. Lograr que el grupo trabaje con autonoma propia.
5. Entender los diferentes ambientes de trabajo que se presenten
Resumen - Factores de xito
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Resumen - Factores de xito
6. Saber seleccionar y utilizar las nuevas tecnologas.
7. Asegurar la accesibilidad y disponibilidad de los datos para todo el equipo.
8. Establecer contacto cara a cara dentro de los tres meses
10. Establecer una cultura del reconocimiento.
9. Establecer una fuerte identidad de grupo
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Resumen - Factores de Fracaso 1. Falta de confianza
2. Falta de un plan claro y detallado de comunicaciones.
3. Dificultad para poder comunicarse con personas de otras culturas.
4. Falta de Feedback y Coaching.
5. Demoras en la resolucin de conflictos
6. Falta de la tecnologa adecuada para comunicarse.
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Resumen - Factores de Fracaso
7. Instrucciones controvertidas y confusas.
8. Falta de educacin y compartimento de ideas y lecciones aprendidas.
9. Falta de autonoma para la toma de decisiones.
10. Proveer Feedback por correo
11. No estar disponible.
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Conclusiones
El desafo de los negocios Globales es coordinar equipos a la distancia
y capacitarse para manejar relaciones Interpersonales.
Se necesitan nuevas estrategias y tcnicas de administracin.
Un lder virtual debe tener un buen conocimiento del uso de tecnologa
para usar sta en beneficio del Equipo. Pero debe saber que la
tecnologa sola no es Suficiente
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Nombre: Carlos Palomino Jorge
Compaa: Hewlett Packard Peru
Telfono: 9866 38601
Email: [email protected]