MODUL Administrasi Kepegawaian
Untuk SMK/MAK
Bidang Studi Administrasi Kepegawaian
Disusun Berdasarkan:
Kurikulum 2013
LUTFI FATMASARI
Penerbit CV. SAMUDRA PRODUCTION
Administrasi Kepegawaian
SMK/MAK
Penerbit
CV. Samudra Production
Cetakan Pertama, November 2017
Penyususn
Lutfi Fatmasari
Editor
Reza Alwirdatus S.
Layout dan desain
Lutfi Kurniasari
Deasainer Sampul
Lutfi Fatmasari
Administrasi Kepegawaian
Untuk SMK/MAK
Buku Pegangan Guru
Hak cipta dilindungi Undang-Undang
Sanksi Pelanggaran Pasal 72 Tentang
Perubahan atau Undang-Undang
Nomer 12 Tahun 1987 Pasal 44 tentang
Hak Cipta:
1. Barang siapa dengan sengaja dan
tanpa hak melakukan perbuatan
sebagaimana dimaksuddalam pasal
2 ayat (1) atau pasal 49 ayat (1)dan
ayat (2) dipidana penjara masing-
masingpaling sedkit 1 bulan dan
atau denda palingsedikit Rp
1.000.000, atau pidana
penjarapaling lama 7 tahun dan
atau denda palingbanyak Rp
5.000.000.000.
“Barang siapa dengan sengaja menyiarkan,
memamerkan, mengerdakan, atau menjual
kepada umum suatu pciptaan atau barang
hasil pelanggaran hak cipta atau hak
terkait, sebagaimana dimaksudkan dalam
ayat (1) dipidana dengan pidana penjara
paling lama 5 tahun dan atau denda paling
banyak Rp 500.00.”
Administrasi Kepegawaian| i
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas karunia
danhidayah-Nya, hingga penulis dapat menyusun modul untuk Bidang Keahlian
Perkantoran, khususnya Program Keahlian Administrasi Kepegawaian.
Kehadiran SMK sekarang ini semakin didambakan masyarakat, khususnya
masyarakat yang terlibat langsung dengan dunia kerja. Dengan Syarat bahwa
lulusan pendidikan kejuruan memang mempunyai kualifikasi sebagai (calon) tenaga
kerja yang memiliki keterampilan tertentu sesuai dengan bidang keahliannya.
Modul ini membahas tentang pengetahuan serta ketrampilan untuk siswa
program keahlian Perkantoran. Modul ini berupa kompetensi kerja yang sesuai
Kompetensi Inti (KI), yang merupakan standar ukuran Keimanan (Ruhani),
pengetahuan (knowledge), ketrampilan (skill) dan etika (abilities) untuk bidang
bidang profesi yang telah disepakati.
Tujuan penulis modul ini adalah untuk menunjang proses pembelajaran bagi
guru SMK/MAK Bidang Keahlian Perkantoran. Penyusunan modul initelah
disesuaikan dengan Kurikulum 2013.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantudalam meyelesaikan modul ini. Penulis menyadari bahwa modul ini belum
sempurna. Oleh karena itu, saran dan kritik yang bersifat membangun sangat
diharapkan.
Malang,24 November 2017
Penulis
Administrasi Kepegawaian| ii
DAFTAR ISI
Daftar Isi ii
Daftar Lampiran iii
Peta Kedudukan Modul iv
BAB I PENDAHULUAN
A. Deskripsi Singkat 1
B. Prasyarat 1
C. Petunjuk Pengguanaan Modul 1
D. Tujuan Pembelajaran 2
E. KI dan KD 2
F. Materi Pembelajaran 3
G. Info Pendukung 3
BAB II PEMBELAJARAN
A. Tujuan Pembelajaran 4
B. Uraian Materi 4
C. Rangkuman 8
D. Latihan 10
BAB III EVALUASI
A. Kemampuan Kognitif 11
B. Kemampuan Psikomotorik 17
C. Kemampuan Afektif 20
BAB IV PENUTUP
A. Tindak Lanjut 30
B. Harapan 30
C. Daftar Pustaka 30
Administrasi Kepegawaian| iii
DAFTAR LAMPIRAN
Kunci Jawaban Soal Latihan
Kunci Jawaban Tes Formatif
Administrasi Kepegawaian| iv
PETA KEDUDUKAN MODUL
Administrasi Kepegawaian
3.1 Mengemukakan formasi dan pengadaan
pegawai
3.2 Mengemukakan cara penanganan
pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian
3.3 Mengidentifikasi pangkat dan jabatan pegawai
3.4 Mengemukakan penilaian pelaksanaan
pekerjaan
Administrasi Kepegawaian| 1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Diskripsi Singkat Modul ini berjudul “Formasi dan Pengadaan Pegawai” yang isinya memuat
tentang prinsip-prinsip penyusunan formasi, sistem penyusunan informasi dan faktor-
faktor penyususnan formasi.
Setelah mempelajari modul ini, diharapkan siswa mampu menganalisis
kebutuhan pegawai dan bagaimana pengadaan pegawai dilakukaan. Sehingga hal
tersebut dapat menjadi wawasan tambahan yang bermaanfaat bagi siswa Sekolah
Menengah Kejuruan (SMK) jurusan Administrasi Perkantoran.
B. Prasyarat Sebelum mempelajari materi formasi dan pengadaan pegawai, diharapkan
siswa sudah memiliki gambaran terkait materi tersebut. Hal ini supaya mendukung
kelancaran berjalanya proses pembelajar. Dengan cara guru memberitahukan materi
apa yang selanjutnya akan dibahas oleh guru dikelas, sehingga siswa dapat
mempersiapkan dirinya untuk menerima materi tersebut dan dapat menimbulkan
interaksi antara guru dan siswa dikelas ketika proses pembelajaran berlangsung.
C. Petunjuk Penggunaan Modul
a. Untuk peserta didik:
1. Petunjuk umum:
a. Bacalah modul dengan seksama terutama bagian instruksi.
b.Pahami tujuan Anda mempelajari modul, sasaran yang diharapkan,
tingkat penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.
c. Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur.
d.Laporkan kemajuan Anda kepada guru/instruktur sebelum Anda
melanjutkan ke modul selanjutnya.
2. Anda diperbolehkan bertanya kepada guru/Instruktur jika dianggap perlu.
3. Usahakan dapat menyelesaikan setiap modul lebih cepat dari waktu yang
ditetapkan.
4. Jika terdapat bagian yang belum Anda pahami, cobalah terlebih dahulu
mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang
sama, sebelum Anda bertanya kepada guru. Apabila diperlukan, Anda
dapat mencari tahu jawaban dari sumber lain.
5. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 80%, jika tingkat
penguasaan Anda kurang dari 80%, pelajari materi atau bagian bahan ajar
yang belum Anda kuasai atau mintalah saran dari guru. Ikuti ketentuan
yang berlaku dalam setiap modul sebelum Anda melanjutkan ke bagian
lain atau ke bahan ajar berikutnya.
Administrasi Kepegawaian| 2
b. Untuk pendidik:
1. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi modul dan mempunyai daftar
bagian modul yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan
penjelasan atau jawaban yang diperlukan.
2. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta
didik dan sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat
disarankan kepada peserta didik.
3. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap
saat.
4. Sebelum memberikan veririfikasi keberhasilan peserta didik, pendidik
harus mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan
pertanyaan atau tes yang telah dipersiapkan sebelumnya.
5. Modul yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan.
D. Tujuan Pembelajaran
Dengan mendengarkan penjelasan, membaca, berdiskusi dengan teman dan
tanya jawab siswa diharapkan mampu:
1. Mengemukakan formasi dan pengadaan pegawai
2. Mengidentifikasi formasi dan pengadaan pegawai
E. KI dan KD
1. Kompetensi Inti
KI1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI2: Mengahayati dan mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab,
peduli (gotong-royong, kerjasama, toleran), santun, responsive dan proaktif
dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai
permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan
alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam
pergaulan dunia.
KI3: Memahami, menerapkan, menganalisis pengetahuan faktual, konseptual,
prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan,
teknologi, seni, budaya dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan,
kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait dengan fenomena dan
kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang
spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.
KI4: Menalar, mengolah, dan menyajikan dalam ranah konkret dan ranah abstrak
terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara
mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.
2. Kompetensi Dasar
3.1 Mengemukakan formasi dan pengadaan pegawai
3.1.1 Formasi dan pengadaan pegawai
Administrasi Kepegawaian| 3
4.1 Mengidentifikasi formasi dan pengadaan pegwai
4.1.1 Identifikasi formasi dan pengadaan pegawai
F. Materi Pembelajaran 1. Prinsip-prinsip penyusunan formasi
2. Sistem penyusunan formasi
3. Faktor-faktor penyusunan formasi
4. Analisis kebutuhan pegawai
5. Pengandaan pegawai
G. Info Pendukung Pada tahun sebelum-sebelumnya perusahaan dalam melakukan pengadaan pegawai
masih menggunakan sistem manual. Sering kali dalam proses pengadaan pegawai
secara manual tersebut menglami kendala, seperti maraknya praktik nepotisme. Oleh
karena itu di tahun 2017 ini, dalam pemerintahan Presiden Joko Widodo
diberlakukanya sistem rekrutan PNS dari manual menjadi komputerisasi. Hal ini
dimaksudkan agar menghasilkan aparatur negara yang profesional, memiliki nilai
dasar, etika profesi, bebas dari intervensi politik, serta bersih dari praktik korupsi,
kolusi, dan nepotisme.
Administrasi Kepegawaian| 4
BAB II
PEMBELAJARAN
A. Tujuan Pembelajaran
Dengan mendengarkan penjelasan, membaca, berdiskusi dengan teman dan
tanya jawab siswa diharapkan mampu:
1. Mengemukakan formasi dan pengadaan pegawai
2. Mengidentifikasi formasi dan pengadaan pegawai
B. Uraian Materi
1. Prinsip-Prinsip Penyusunan Formasi Pegawai
Kebutuhan pegawai baik di perusahaan swasta maupun di lingkungan Dinas
Pemerintahan akan selalu bertambah seiring berkembangnya institusi yang
menaungi. Perkembangan perusahaan/institusi ini tak pelak membutuhkan pegawai
baru yang mengisi unit bagian yang semakin
banyak. Untuk merekrut pegawai baru, ada
beberapa hal yang harus dicermati mengenai
analisis analisis kebutuhan pegawai.
a. Jenis Pekerjaan
Jenis pekerjaan adalah macam-macam
pekerjaan yang harus dilakukan oleh
suatu satuan organisasi dalam
melaksanakan tugas pokoknya, misalnya
pekerjaan pengetikan, pemeriksaan
perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain.
b. Sifat Pekerjaan
Sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi,
yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan
pekerjaan itu. Ada pekerjaan-pekerjaan yang cukup dilaksanakan selama jam
kerja saja.
c. Perkiraan Beban Kerja
dalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka
waktu tertentu.
d. Perkiraan Kapasitas Pegawai
Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu
jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja dan
prakiraan kapasitas kerja diperlukan untuk masing-masing jenis pekerjaan.
e. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat,
Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu organisasi harus
ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per unit
organisasi. Penentuan susunan pangkat merupakan satu syarat mutlak untuk
dipelihara dengan baik dalam suatu organisasi.
Administrasi Kepegawaian| 5
f. Analisis Jabatan
Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk
mengetahui secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan
oleh suatu unit organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya secara
berdayaguna, berhasilguna, dan berkesinambungan. Analisis jabatan adalah
suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi
tentang jabatan.
g. Prinsip pelaksanaan pekerjaan
Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam menentukan
formasi pegawai. Misalnya, apabila pekerjaan membersihkan ruangan atau
merawat pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang
bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk pekerjaan-pekerjaan itu,
akan tetapi kalau pekerjaan membersihkan ruangan dan merawat pekarangan
diborongkan kepada pihak ketiga, maka tidak perlu mengangkat pegawai
untuk pekerjaan itu.
h. Peralatan yang tersedia
Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan
akan tersedia dalam menyelesaikan pekerjaan
sesuai tugas pokok akan mempengaruhi jumlah
dan mutu pegawai yang diperlukan. Pada
umumnya makin tinggi mutu peralatan kerja
yang ada dan tersedia dalam jumlah yang
memadai akan mengurangi jumlah pegawai yang diperlukan.
i. Kemampuan Keuangan Negara/ Daerah
Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang selalu harus
diperhatikan dalam penentuan formasi Pegawai NegeriSipil. Walaupun
penyusunan formasi telah sejauh mungkin ditetapkan berdasarkan analisis
kebutuhan pegawai seperti diuraikan terdahulu, akan tetapi apabila
kemampuan keuangan negara masih terbatas, maka penyusunan formasi tetap
harus didasarkan kemampuan keuangan negara yang tersedia. Meskipun
formasi telah disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan dan
analisis kebutuhan, realisasinya tetap disesuaikan dengan kemampuan
anggaran yang tersedia.
2. Sistem Penyusunan Formasi Pegawai
Sistem penyusunan formasi dapat digunakan system sama dan system ruang
ligkup. Sistem sama merupakan system yang menentukan jumlah dan kualitas
pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan besar
kecilnya beban kerja.
Sedangkan system ruang lingkup merupakan suatu system yang menetukan
jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang
dibebankan kepada suatu organisasi.
Dalam menghitung formasi, banyak metode yang dapat dipergunakan.
Namun demikian, dalam pedoman ini disajikan metoda yang sederhana yang
Administrasi Kepegawaian| 6
memungkinkan dapat memberi kemudahan bagi instasi menggunakannya. Metoda
yang dipilih adalah metoda beban kerja yang diidentifikasi dari :
Hasil kerja
Objek kerja
Peralatan kerja
Tugas per tugas jabatan
Dalam penyusunan formasi hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip sebagai
berikut:
1. Setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban kerjanya.
2. Setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya mutasi
atau promosi dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang
lowong.
3. Selain beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah pegawai
juga tidak berubah.
3. .Faktor-faktor Penyusunan Formasi
Faktor-faktor penyusunan Formasi pegawai Faktor yang mempengaruhi
penempatan formasi diatur dalam pasal 2 peraturan pemerintah nomor 5 tahun
1976.
4. Analisa Kebutuhan Pegawai
Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk
mengetahui secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh
suatu unit organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna,
berhasilguna, dan berkesinambungan. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan
mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan.
Analisis jabatan meliputi:
1. Uraian jabatan atau uraian pekerjaan, yaitu informasi yang lengkap
tentang tugas dan berbagai aspek lain dari suatu jabatan atau pekerjaan.
2. Kualifikasi atau syarat-syarat jabatan, yaitu keterangan mengenai syarat-
syarat yang diperlukan oleh seorang pegawai untuk dapat melakukan
tugas tertentu misalnya pendidikan tertentu,
3. Peta jabatan, yaitu susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan
fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari
tingkat yang paling rendah sampai dengan yang paling tinggi dan jenis
jabatan fungsional serta jumlah yang diperlukan.
Selain prinsip-prinsip diatas ada beberapa hal lain yang mesti dicermati
dalam penyusunan formasi pegawai, yakni:
1. Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat yang diperlukan dalam
suatu satuan organisasi negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok
dalam jangka waktu tertentu.
2. Persediaan pegawai adalah jumlah PNS yang dimiliki saat ini.
Persediaan pegawai disebut juga dengan Bezetting.
Administrasi Kepegawaian| 7
3. Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang dilakukan secara logic,
teratur, dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas
pegawai yang diperlukan. Analisis kebutuhan pegawai dilakukan agar
pegawai memiliki pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara nyata
terlihat sumbangan tenaganya terhadap pencapaian misi organisasi atau
program yang telah ditetapkan.
4. Standar kemampuan Rata-rata pegawai adalah standar kemampuan yang
menunjukkan ukuran enerji rata-rata yang diberikan seorang pegawai
atau sekelompok pegawai untuk memperoleh satu satuan hasil. Standar
kemampuan rata-rata pegawai disebut standar prestasi rata-rata pegawai.
5. Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang
harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu.
5. Pengadaan Pegawai
Apabila suatu perusahaan memerlukan tenaga kerja baru, maka akan
diusahakan untuk menarik atau mencari tenaga yang di harapkan dapat
melaksanakan tugas dengan baik. Langkah ini sebenarnya merupakn langkah
kedua, sedangkan langkah pertama ialah menentukan keadaan dan sifat pekerjaan
yang lowong serta keadaan dan sifat atau kecakapan orang/tenaga kerja yang
diharapkan sanggup melakukan pekerjaan itu. Dengan demikian, dapat dikatakan
bahwa sesungguhnya pencarian atau penarikan tenaga kerja di lakukan setelah
diketahui kualifikasi yang harus dimiliki tenaga kerja yang akan dicari, antara lain
menyangkut pengetahuan, pengalaman, kepribadiannya dan sebagainya.
Namun sebelum mencari pegawai baru ada beberapa hal yang harus
diperhatikan baik untuk instansi pemerintah, maupun swasta, hal ini meliputi;
prinsip-prinsip penyusunan formasi, sistem penyusunan formasi, analisa jabatan,
sampai pada anggaran/budget yang tersedia, kesemua itu harus dicermati dengan
baik.
Agar pelaksanaan pengadaan pegawai
kantor berjalan lancar, maka pelaksanaanya harus
berdasarkan prosedur yang ada. Adapun langkah-
langkahnya sebagai berikut:
1. Menetapkan perencanaan kebijakan
kepegawaian, sehingga menghasilkan
penggolongan pekerjaan, analisa
pekerjaan, gambaran pekerjaan dan
rincian pekerjaan.
2. Menentukan penarikan pegawai dari
sumber-sumber tenaga kerja, baik intern maupun ekstern.
3. Membuat pengumuman lowongan pekerjaan, analisis pekerjaan,
gambaran pekerjaan dan perincian pekerjaan.
4. Penerimaan surat lamaran pekerjaan dari calon tenaga kerja.
5. Mengadakan seleksi atau penyaringan administrasi dari surat lamaran
yang masuk
Administrasi Kepegawaian| 8
6. Menentukan diterima tidaknya lamaran kerja (dipilih yang memenuhi
persyaratan).
7. Menyiapkan segala perangkat seleksi (baik soal, pedoman penilaian
maupun standar kelulusan)
8. Melakukan pemanggilan bagi calon yang memenuhi syarat untuk
mengikuti tes atau ujian.
9. Mengadakan seleksi pegawai, berupa tes lisan, tertuis, intelegensi,
psikotes, dan kesehatan jasmani.
10. Memeriksa hasil tes dan sekaligus menentukan rangking serta jumlah
calon yang lulus.
11. Memanggil calon pegawai yang lulus untuk mengikuti masa percobaan.
12. Mengangkat pegawai dengan Surat Keputusan dalam status masa
percobaan.
13. Calon pegawai mengikuti orientasi masa percobaan.
14. Melakukan penilaian selama calon mengikuti orientasi.
15. Menentukan lulus tidaknya masa orientasi.
16. Membuat Surat Keputusan pengangkatan pegawai berstatus pegawai
tetap.
17. Menempatkan pegawai pada jenjang jabatan tertentu dengan tugass,
wewenang dan tanggung jawab.
18. Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap pegawai, agar para
pegawai berkembang dan betah bekerja di perusahaan.
C. Rangkuman Materi
1. Untuk merekrut pegawai baru, ada beberapa hal yang harus dicermati mengenai
analisis analisis kebutuhan pegawai.
a. Jenis Pekerjaan
b. Sifat Pekerjaan
c. Perkiraan Beban Kerja
d. Perkiraan Kapasitas Pegawai
e. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat,
f. Analisis Jabatan
g. Prinsip pelaksanaan pekerjaan
h. Peralatan yang tersedia
i. Kemampuan Keuangan Negara/ Daerah
2. Sistem penyusunan formasi dapat digunakan system sama dan system ruang
ligkup. Sistem sama merupakan system yang menentukan jumlah dan kualitas
pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan besar
kecilnya beban kerja.Sedangkan system ruang lingkup merupakan suatu system
yang menetukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat dan beban
kerja yang dibebankan kepada suatu organisasi.
3. Faktor-faktor penyusunan Formasi pegawai Faktor yang mempengaruhi
penempatan formasi diatur dalam pasal 2 peraturan pemerintah nomor 5 tahun
1976.
4. Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk
mengetahui secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh
suatu unit organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna,
Administrasi Kepegawaian| 9
berhasilguna, dan berkesinambungan. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan
mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan.
5. Apabila suatu perusahaan memerlukan tenaga kerja baru, maka akan diusahakan
untuk menarik atau mencari tenaga yang di harapkan dapat melaksanakan tugas
dengan baik.Agar pelaksanaan pengadaan pegawai kantor berjalan lancar, maka
pelaksanaanya harus berdasarkan prosedur yang ada.
Administrasi Kepegawaian| 10
D. Latihan Soal
Jawablah pertanyaan berikut dengan jawaban yang tepat dan benar!
1. Dalam perkembangan perusahaan/institusi saat ini dalam merekrut pegawai baru
ada beberapa hal yang perlu di perhaikan, menurut Anda hal apa sajakah yang
perlu diperhatikan perusahaan dalam merekrut pegawai baru?
2. Jelaskan menurut pendapat Anda mengapa sifat pekerjaan menjadi salah satu hal
yang perlu diperhatikan oleh perusahaan/institusi dalam memenuhi kebutuhan
pegawai baru?
3. Apa saja metode-metode yang dapat digunakan dalam menghitung formasi?
4. Selain memperhatikan prinsip-prinsip penyusunan formasi, sistem penyusunan
formasi, analisa jabatan, sampai pada anggaran/budget yang tersedia, hal apakah
yang perlu diperhatikan oleh perusahaan/institusi supaya pengadaan pegawai
berlajan lancar?
5. Jelaskan cara memperoleh analisi kebutuhan pegawai?
Administrasi Kepegawaian| 11
BAB III
EVALUASI
A. Kemampuan Kognitif
Pilihan Ganda
Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan cara memberi tanda (x) pada
huruf a, b, c, d atau e pada lembar jawaban yang tersedia!
1. Di bawah ini termasuk faktor-faktor penyusunan formasi pegawai, kecuali...
a. Jenis pekerjaan
b. Sifat pekerjaan
c. Bentuk pekerjaan
d. Peralatan yang tersedia
e. Perkiraan beban kerja dan kemampuan
2. Telah terdaftar sebagai pencari kerja yang dibuktikan dengan Kartu tanda pencari
kerja dari Departemen/Dinas Tenaga Kerja setempat, merupakan...
a. Persyaratan dan kelengkapan berkas yang harus dipenuhi pelamar kerja
b. Persyaratan dan kelengkapan berkas yang harus dipenuhi dalam pengangkatan
pegawai
c. Persyaratan dan kelengkapan berkas yang harus dipenuhi pegawai dalam
mengundurkan diri dari perusahaan
d. Persyaratan dan kelengkapan berkas yang harus dipenuhi perusahaan dalam
mencari calon pegawai
e. Persyaratan dan kelengkapan berkas yang harus dipenuhi pegawai untuk
kenaikan pangkat
3. Dalam menghitung formasi, banyak metode yang dapat dipergunakan. Namun
demikian, dalam pedoman ini disajikan metoda yang sederhana yang memungkinkan
dapat memberi kemudahan bagi instasi menggunakannya. Metoda yang dipilih adalah
metoda beban kerja yang diidentifikasi dari, kecuali...
Administrasi Kepegawaian| 12
a. Hasil kerja
b. Objek kerja
c. Peralatan kerja
d. Tugas per tugas jabatan
e. Hasil observasi
4. Berapakah jumlah sistem penyusunan formasi yang dapat digunakan...
a. 2 sistem
b. 3 sistem
c. 4 sistem
d. 5 sistem
e. 6 sistem
5. Suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang
jabatan, merupkan pengertian dari...
a. Sistem penyususnan formasi
b. Pengadaan pegawai
c. Analisis jabatan
d. Sifat jabatan
e. Jenis pekerjaan
6. Perhatikan pernyataan dibawah ini!
1. Membuat pengumuman lowongan pekerjaan, analisis pekerjaan, gambaran
pekerjaan dan perincian pekerjaan.
2. Menetapkan perencanaan kebijakan kepegawaian, sehingga menghasilkan
penggolongan pekerjaan, analisa pekerjaan, gambaran pekerjaan dan rincian
pekerjaan.
3. Penerimaan surat lamaran pekerjaan dari calon tenaga kerja.
4. Mengadakan seleksi atau penyaringan administrasi dari surat lamaran yang
masuk
5. Menentukan penarikan pegawai dari sumber-sumber tenaga kerja, baik intern
maupun ekstern.
Urutan langkah-langkap prosedur pengadaan pegawai baru yang benar adalah.. .
a. 2, 5, 1, 3, 4
b. 2, 5, 3, 4, 1
c. 1, 2, 3, 4, 5
d. 1, 3, 2, 4, 5
e. 5, 1, 2, 3, 4
7. Dibawah ini yang bukan termasuk langkah-langkah prosedur pengadaan pegawai baru
adalah.. .
Administrasi Kepegawaian| 13
a. Menetapkan perencanaan kebijakan kepegawaian
b. Menentukan penarikan pegawai dari sumber-sumber tenaga kerja, baik intern
maupun ekstern
c. Membuat pengumuman lowongan pekerjaan, analisis pekerjaan, gambaran
pekerjaan dan perincian pekerjaan
d. Penerimaan surat lamaran pekerjaan dari calon tenaga kerja
e. Menerima calon penerima kerja secara langsung
8. Informasi yang lengkap tentang tugas dan berbagai aspek lain dari suatu jabatan atau
pekerjaan. Merupkan pengertian dari.. .
a. Uraian jabatan
b. Kualifikasi atau syarat-syarat jabatan
c. Peta jabatan
d. Konsep jabatan
e. Syarat jabatan
9. Dibawah ini manakah yang menjadi pengertian dari peta jabatan.. .
a. Informasi yang lengkap tentang tugas dan berbagai aspek lain dari suatu
jabatan atau pekerjaan.
b. Keterangan mengenai syarat-syarat yang diperlukan oleh seorang pegawai
untuk dapat melakukan tugas tertentu misalnya pendidikan tertentu,
c. Susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional yang tergambar
dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah sampai
dengan yang paling tinggi dan jenis jabatan fungsional serta jumlah yang
diperlukan.
d. Informasi mengenai langkah-langkah pengadaan pegawai
e. Prosedur pengadaan pegawai
10. Berapakah jumlah langkah-langkah yang harus dilakukan perusahaan/institusi dalam
melakukan pengadaan pegawai yang sesui prosedur.. .
a. 16 langkah
b. 17 langkah
c. 18 langkah
d. 19 langkah
e. 20 langkah
Administrasi Kepegawaian| 14
Esaay
Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan tepat dan jelas!
1. Jelaskan 5 prinsip-prinsip penyusunan formasi dengan menggunakan bahasamu
sendiri!
2. Sebutkan dan jelaskan 3 analisis jabatan menggunakan bahsamu sendiri!
3. Sebutkan dan jelaskan sistem penyususnan formasi!
4. Menurut pendapat Anda apakah yang dimaksud dengan pengadaan
pegawai?Jelaskan!
5. Jelaskan secara singkat pendapat Anda bagaimana prosedur pengadaan pegawai
yang harus dilakukan oleh perusahaan, sehingga berjalan dengan lancar!
Administrasi Kepegawaian| 15
Kriteria Penskoran Instrumen Kognitif
1. Pilihan Ganda
Total Skor Jawaban Benar Pilihan Ganda = 10
2. Uraian
No. Skor Maksimal Kriteria Jawaban Skor
1 20 Menjelaskan 5 prinsip-prinsip penyusunan
formasi dengan sangat lengkap
20
Menjelaskan 5 prinsip-prinsip penyusunan
formasi dengan lengkap
16
Menjelaskan 5 prinsip-prinsip penyusunan
formasi dengan cukup lengkap
12
Menjelaskan 5 prinsip-prinsip penyusunan
formasi dengan kurang lengkap
8
Menjelaskan 5 prinsip-prinsip penyusunan
formasi dengan tidak lengkap
4
2 20 Menyebutkan dan menjelaskan 3 analisis
jabatandengan sangat lengkap
20
Menyebutkan dan menjelaskan 3 analisis
jabatandengan lengkap
16
Menyebutkan dan menjelaskan 3 analisis
jabatandengan cukup lengkap
12
Menyebutkan dan menjelaskan 3 analisis
jabatandengan kurang lengkap
8
Menyebutkan dan menjelaskan 3 analisis
jabatandengan tidak lengkap
4
3 10 Menyebutkan dan menjelaskan sistem
penyusunan formasidengan sangat lengkap
10
Menyebutkan dan menjelaskan sistem
penyusunan formasidengan lengkap
8
Menyebutkan dan menjelaskan sistem
penyusunan formasidengan cukup lengkap
6
Menyebutkan dan menjelaskan sistem
penyusunan formasi dengan kurang lengkap
4
Menyebutkan dan menjelaskan sistem
penyusunan formasi dengan tidak lengkap
2
4 20 Menjelaskan pengadaan pegawai dengan
sangat lengkap
10
Menjelaskan pengadaan pegawai dengan
lengkap
8
Menjelaskan pengadaan pegawai dengan
cukup lengkap
6
Administrasi Kepegawaian| 16
Menjelaskan pengadaan pegawai dengan
kurang lengkap
4
Menjelaskan pengadaan pegawai dengan
tidak lengkap
2
5 20 Menjelaskan prosedur pengadaan pegawai
dengan sangat lengkap
10
Menjelaskan prosedur pengadaan pegawai
dengan lengkap
8
Menjelaskan prosedur pengadaan pegawai
dengan cukup lengkap
6
Menjelaskan prosedur pengadaan pegawai
dengan kurang lengkap
4
Menjelaskan prosedur pengadaan pegawai
dengan tidak lengkap
2
Nilai Akhir = Soal Pilihan Ganda + Soal Uraian
Administrasi Kepegawaian| 17
B. Kemampuan Psikomotorik
Petunjuk praktik
1. Berkelompoklah dengan teman kalian terdiri dari 6
anak tiap kelompok dengan cara menghitung acak
2. Setiap kelompok menganalisa masalah yang ada di
setudi kasus dan memberikan tanggapan sekaligus
solusinya
3. Setiap kelompok memberikan perwakilan
kelompoknya untuk mengemukakan hasil diskusi
kelompoknya
4. Pengerjaan praktik dilakukan secara bersama atau berkelompok
5. Waktu pengerjaan 30 meneit
6. Apabila ada yang belum jelas segera tanyakan ke guru
Bahan dan alat
1. Materi terkait studi kasus yang akan dianalisis
2. Kertas folio
3. Studi kasus
Langkah-langkah
1. Siapkan alat yang digunakan berupa kertas folio
2. Siapkan materi atau informasi yang diperlukan dalam diskusi
3. Mengidentifikasi masalah
4. Menentukan teori yang sesuia dengan masalah
5. Menentukan solusinya
6. Menyimpulkan dan memperesentasikan hasil diskusi kelompok
STUDI
KASUS
Dalam waktu dekat ini perusahaan Antik akan melakukan
pengadaan pegawai. Terdapat beberapa calon pegawai yang
melamar ke perusahaan Antik diantaranya Rita dan temannya
Hani. Setelah proses perekrutan selesai, diumumkan bahwa
Rita diterima sebagai sekertaris diperusahaan Antik. Hal itu
membuat banyak pertanyaan bagi para pelamar kerja lainya.
Karena adanya dugaan bahwa Rita dapat menjabat menjadi
sekertaris karena perusahaan Antik adalah perusahaan milik
paman Rita. Selang beberapa bulan kemudian Rita terbukti
tidak kompeten terhadap pekerjaanya. Dari kasus tersebut
analisislah kesalahan yang terjadi dalam perekrutan pegawai
yang diakukan oleh perusahaan Antik. Kemudian berikan
tanggapan, prosedur atau langkah-langkah seperti apa yang
seharausnya dilakukan oleh perusahaan Antik supaya tidak
mengalami kesalahan yang sama.
Administrasi Kepegawaian| 18
LEMBAR OBSERVASI
TES PRAKTIK PENYELESAIAN STUDI KASUS
ADMINISTRASI PERKANTORAN
No Komponen/Sub Komponen Penilaian Skor Pencapaian
Kompetensi
5 4 3 2 1
I Persiapan Kerja
1.1 Materi disisapkan dengan rapi dan lengkap
1.2 Bahan dan alat disiapkan sesuai dengan materi
1.3 Hadir tepat waktu
Skor Komponen Persiapan
II Proses (Sistematika & Cara Kerja)
1.1 Mengidentifikasi masalah:
1.2 Memeberikan solusi
1.3 Mencantukan teori yang tepat
1.4 Memberikan kesimpulan
1.5 Mempresentasikan hasil diskusi
Skor Komponen Proses Kinerja
III Hasil Kerja
3.1 Meleporkan hasil diskusi
3.2 Mempresentasikan hasil diskusi
Skor Komponen Hasil Kinerja
IV Sikap Kerja
4.1 Ketelitian dalam mengidentifikasi masalah
4.2 Kerapian dan kelengkapan dalam penyelesaian
masalah
Skor Komponen Sikap Kinerja
V Waktu
5.1 Persiapan kerja
5.2 Pelaksanaan kerja
5.3 Penyelesaian kerja
Skor Komponen Waktu Kinerja
Keterangan:Skor masing-masing komponen penilaian ditetapkan berdasarkan perolehan
SKOR RATA-RATA dari sub komponen penilaian.
Administrasi Kepegawaian| 19
Perhitungan nilai praktik:
Presentase Bobot Komponen Penilaian Nilai
Praktik
(NP)
Persiapan Proses Hasil Sikap
Kerja
Waktu NK
Bobot 10 40 30 10 10
Skor
Komponen
Skor
Maksimum
15 25 10 10 15
NK
NK = SK/SM x Bobot
Keterangan:
Bobot diisi dengan presentase setiap komponen. Besarnya presentase dari setiap
komponen ditetapkan secara proposional sesuai dengan karakteristisk keahlian
NK = Nilai Komponan, perkalian dari bobot dengan skor komponen
NP = penjumlahan dari hasil perhitungan nilai komponen
Administrasi Kepegawaian| 20
C. Kemampuan Afektif
LEMBAR PENILAIAN TEMAN SEJAWAT
A. Petunujuk
1. Lembar penilaian sikap sosial diisi oleh siswa lain untuk menilai sikap soaial teman dalam satu kelompok maupun satu
bangku.
2. Pastikan Saudara berpasangan minimal dengan satu teman.
3. Bacalah pernyataan yang terdapat dalam kolom dan teliti.
4. Jawablah dengan jujur sesuai dengan sikap sosial yang teman saudara miliki dengan tanda (√) pada kolom skor
(3/2/1)ndengan kriteria sebagai berikut:
Setuju : 3
Kurang setuju : 2
Tidak setuju : 1
B. Identitas
Nama Siswa yang Dinilai : Nama Siswa yang Menilai :
Kelas : Kelas :
No. Absen : Absen :
Tanggal :
Administrasi Kepegawaian| 21
LEMBAR PENILAIAN TEMAN SEJAWAT (PEER ASSESMENT)
No Kriteria Sikap
Sosial Pernyataan Skor
1. Jujur 1. Teman saya mengerjakan tugas dengan baik dan sesuai petunjuk
2. Teman saya memberikan kesimpulan sesuai dengan hasil diskusi bersama
3 2 1
2. Disisplin 1. Teman saya mengumpulkan tugas sesuai dengan tepat waktu
2. Teman saya mengerjakan tugas sesuai dengan aturan
3. Tanggugjawab 1. Teman saya menyelesaikan tugas dengan mandiri
2. Teman saya dapat mengulangi mengerjakan kembali apa yang sudah ia kerjakan
4. Peduli 1. Teman saya membantu teman saat bingung mengerjakan tugas
2. Teman saya saat melakuka pengerjaan tugas tidak mengganggu kelompok lain
5. Santun 1. Teman saya menghormati teman yang lain
2. Teman saya memberi salam kepada teman yang lain
6. Toleran 1. Teman saya menghargai pendapat teman lain
2. Teman saya menghormati perbedaan sikap antar teman
7. Gotong-royong 1. Teman saya terlibat aktif dalam mengerjakan tugas kelompok
2. Teman saya bersedia melakukan tugas yang ia terima yang sudah disepakati
8. Kerjasama 1. Teman saya selalu memberikan pendapatnya dalam kerja kelompok
2. Teman saya dapat menyatukan pendapat yang berbeda dalam kelompok
9. Cinta damai 1. Teman saya tidak berdepat dengan teman yang berlebihan saat diskusi
2. Teman saya dapat menerima perbedaan pendapat dalam kelompok
10. Responsif 1. Teman saya memiliki minat yang tinggi dalam mengerakan tugas
2. Teman saya sangat cukup dekat dengan teman-teman lain
Administrasi Kepegawaian| 22
11. Proaktif 1. Teman saya tidak ragu dalam mengatakan pendapatnya saat kerja kelompok
2. Teman saya tidak ragu untuk mengajukan pertanyaa dalam kelompok
Nilai Akhir = Skor akhir siswa x 100
Skor maksimal
Penentuan skor masing-masing siswa berdasarkan angka yang sering muncul (Modus)
Katagori :
Sangat Baik (SB) : 90-100
Baik (B) : 80-89
Cukup (C) : 60-79
Kurang (K) : <60
Administrasi Kepegawaian| 23
LEMBAR PENILAIAN DIRI
A. Petunjuk
1. Lembar penilaian sikap sosialisasi diisi oleh siswa sendiri untuk menilai sikap soaial.
2. Bacalah pernyataan yang terdapat dalam kolom dengan teliti.
3. Jawablah dengan jujur sesuai dengan siakap sosial yang Saudara miliki dengan memberikan tanda (√ ) pada kolom skor
(3/2/1) denagn kriteria sebagai berikut :
Setuju : 3
Kurang setuju : 2
Tidak setuju : 1
B. Identitas
Nama Siswa yang Dinilai :
Kelas :
No. Absen :
Tanggal :
Administrasi Kepegawaian| 24
LEMBAR PENILAIAN DIRI (SELF ASSESMENT)
No Kriteria Sikap
Sosial Pernyataan Skor
1. Jujur 1. Saya mengerjakan tugas dengan baik dan sesuai petunjuk
2. Saya memberikan kesimpulan sesuai dengan hasil diskusi bersama
3 2 1
2. Disisplin 1. Saya mengumpulkan tugas sesuai dengan tepat waktu
2. Saya mengerjakan tugas sesuai dengan aturan
3. Tanggugjawab 1. Saya menyelesaikan tugas dengan mandiri
2. Saya dapat mengulangi mengerjakan kembali apa yang sudah ia kerjakan
4. Peduli 1. Saya membantu teman saat bingung mengerjakan tugas
2. Saya saat melakuka pengerjaan tugas tidak mengganggu kelompok lain
5. Santun 1. Saya menghormati teman yang lain
2. Saya memberi salam kepada teman yang lain
6. Toleran 1. Saya menghargai pendapat teman lain
2. Saya menghormati perbedaan sikap antar teman
7. Gotong-royong 1. Saya terlibat aktif dalam mengerjakan tugas kelompok
2. Saya bersedia melakukan tugas yang ia terima yang sudah disepakati
8. Kerjasama 1. Saya selalu memberikan pendapatnya dalam kerja kelompok
2. Saya dapat menyatukan pendapat yang berbeda dalam kelompok
9. Cinta damai 1. Saya tidak berdebat dengan teman yang berlebihan saat diskusi
2. Saya dapat menerima perbedaan pendapat dalam kelompok
10. Responsif 1. Saya memiliki minat yang tinggi dalam mengerakan tugas
2. Saya sangat cukup dekat dengan teman-teman lain
11. Proaktif 1. Saya tidak ragu dalam mengatakan pendapatnya saat kerja kelompok
Administrasi Kepegawaian| 25
2. Saya tidak ragu untuk mengajukan pertanyaa dalam kelompok
Nilai Akhir = Skor akhir siswa x 100
Skor maksimal
Penentuan skor masing-masing siswa berdasarkan angka yang sering muncul (Modus)
Katagori :
Sangat Baik (SB) : 90-100
Baik (B) : 80-89
Cukup (C) : 60-79
Kurang (K) : <60
Administrasi Kepegawaian| 26
LEMBAR OBSERVASI SIKAP
A. Petunjuk
1. Lembar penilaian sikap
2. Berilah tanda check list (√ ) pada sikap yang nampak pada siswa
B. Identitas
Nama Guru :
NIP :
Mata Pelajaran :
Tanggal :
Administrasi Kepegawaian| 27
LEMBAR OBSERVASI SIKAP SOSIAL
NO. Nama Siswa
Aspek yang dinilai
Ju
jur
Dis
ipli
n
Tan
ggu
gja
wab
Ped
uli
San
tun
Tole
ran
Goto
ng
-royon
g
Ker
jasa
ma
Cin
ta d
am
ai
Res
pon
sif
Pro
ak
tif
1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2 1 2
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
Administrasi Kepegawaian| 28
15
16
17
18
19
20
Nilai Akhir = Skor akhir siswa x 100
Skor maksimal
Penentuan skor masing-masing siswa berdasarkan angka yang sering muncul (Modus)
Katagori :
Sangat Baik (SB) : 90-100
Baik (B) : 80-89
Cukup (C) : 60-79
Kurang (K) : <60
C. Pedoman Pernyataan Indikator Sikap Sosial
KRITERIA SIKAP
SOSIAL INDIKATOR SIKAP SOSIAL
Jujur 1. Siswa mengerjakan tugas dengan baik dan sesuai petunjuk
2. Siswa memberikan kesimpulan sesuai dengan hasil diskusi bersama
Disisplin 1. Siswa mengumpulkan tugas dengan tepat waktu
2. Siswa mengerjakan tugas sesuai dengan aturan
Tanggugjawab 1. Siswa menyelesaikan tugas dengan mandiri
2. Siswa dapat mengulangi mengerjakan kembali apa yang sudah ia kerjakan
Administrasi Kepegawaian| 29
Peduli 1. Siswa berinisiatif membantu teman saat bingung mengerjakan tugas
2. Siswa saat melakuka pengerjaan tugas tidak mengganggu kelompok lain
Santun 1. Siswa menghormati teman yang lain
2. Siswa memberi salam kepada teman yang lain
Toleran 1. Siswa dapat menghargai pendapat teman lain
2. Siswa mau menghormati perbedaan sikap antar teman
Gotong-royong 1. Siswa terlibat aktif dalam mengerjakan tugas kelompok
2. Siswa bersedia melakukan tugas yang ia terima yang sudah disepakati dikelompok
Kerjasama 1. Siswa memberikan pendapatnya dalam kerja kelompok
2. Siswa dapat menyatukan pendapat yang berbeda dalam kelompok
Cinta damai 1. Siswa tidak berdebat dengan teman yang berlebihan saat diskusi
2. Siswa dapat menerima perbedaan pendapat dalam kelompok
Responsif 1. Siswa memiliki minat yang tinggi dalam mengerjakan tugas
2. Siswa dekat dengan teman-teman lain
Proaktif 1. Siswa tidak ragu dalam mengatakan pendapatnya saat kerja kelompok
2. Siswa tidak ragu untuk mengajukan pertanyaa dalam kelompok
Administrasi Kepegawaian| 30
BAB IV
PENUTUP
A. Tindak Lanjut
Bagi siswa yang sudah mempelajari dan menguasai materi formasi dan
pengadaan pegawai, maka langkah selanjutnya adalah mempelajari tentang
penanganan pemeliharaan dokumen administrasi kepegawaian. Bagi siswa yang
belum menguasai materi, dapat mengulangi pembelajran pada materi-materi yang
dianggap sulit dengan berdiskusi dengan teman maupun guru.
B. Harapan
Setelah membaca modul ini diharapkan siswa dapat lebih memahami materi
Administrasi Kepegawaian serta dapat mencapai tujuan pembelajaran. Selain itu
penulis berharap modul ini dapat menjadi bahan ajar yang dapat membantu guru
dalam proses pembelajaran disamping bahan ajar yang lain. Semoga modul ini
dapat menyajikan materi dengan menarik sehingga proses pembelajaran dapat
berlangsung dengan baik.
C. Daftar Pustaka
prinsip-prinisip-penyusunan-formasi(www.anugerahdino.com), diakses pada 21
November 2017.
Kepegawaian (http://www.anugerahdino.com), diakses pada 21 November
2017.
Administrasi Kepegawaian| 31
LAMPIRAN
Kunci Jawaban Soal Latihan
1. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam merekrut adalah :
a. Jenis Pekerjaan
Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus
dilakukan oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya.
b. Sifat Pekerjaan
Sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan
formasi, yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk
melaksanakan pekerjaan itu. Ada pekerjaan-pekerjaan yang cukup
dilaksanakan selama jam kerja saja.
c. Perkiraan Beban Kerja
Perkiraan beban kerja adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing
jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.
d. Perkiraan Kapasitas Pegawai
Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan
suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja dan
prakiraan kapasitas kerja diperlukan untuk masing-masing jenis pekerjaan.
e. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat,
Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu
organisasi harus ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau
per unit organisasi. Penentuan susunan pangkat merupakan satu syarat
mutlak untuk dipelihara dengan baik dalam suatu organisasi.
f. Analisis Jabatan
Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan
mengorganisasikan informasi tentang jabatan.
g. Prinsip Pelaksanaan pekerjaan
Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam
menentukan formasi pegawai. Misalnya, apabila pekerjaan membersihkan
ruangan atau merawat pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan
organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk
pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi kalau pekerjaan membersihkan ruangan
dan merawat pekarangan diborongkan kepada pihak ketiga, maka tidak perlu
mengangkat pegawai untuk pekerjaan itu.
h. Peralatan yang tersedia
Administrasi Kepegawaian| 32
Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam
menyelesaikan pekerjaan sesuai tugas pokok akan mempengaruhi jumlah dan
mutu pegawai yang diperlukan.
i. Kemampuan Keuangan Negara/ Daerah
Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang
selalu harus diperhatikan dalam penentuan formasi Pegawai Negeri Sipil.
Walaupun penyusunan formasi telah sejauh mungkin ditetapkan berdasarkan
analisis kebutuhan pegawai seperti diuraikan terdahulu, akan tetapi apabila
kemampuan keuangan negara masih terbatas, maka penyusunan formasi tetap
harus didasarkan kemampuan keuangan negara yang tersedia.
2. Menurut saya sifat pekerjaan menjadi salah satu hal yang perlu diperhatikan
oleh perusahaan karena sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh
dalam penetapan formasi, yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu
untuk melaksanakan pekerjaan itu. Ada pekerjaan-pekerjaan yang cukup
dilaksanakan selama jam kerja saja.
3. Metode-metode yang digunakan dalam menghitung formasi adalah :
a. Hasil kerja
b. Objek kerja
c. Peralatan kerja
d. Tugas per tugas jabatan
4. Selain beberapa hal yang perlu diperhatikan yang sudah disebutkan di soal, hal
lain yang harus diperhaikan adalah prosedur atau langkah-langkah pengadaan
pegawai.
5. Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk
mengetahui secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh
suatu unit organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna,
berhasilguna, dan berkesinambungan.
Administrasi Kepegawaian| 33
Kunci Jawaban Tes Formatif
Pilihan Ganda
1. C
2. A
3. E
4. A
5. C
6. A
7. E
8. A
9. C
10. A
Essay
1. 5 prinsi-prinsip penyusunan formasi adalah :
a. Jenis Pekerjaan
Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh
suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya.
b. Sifat Pekerjaan
Sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan
formasi, yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan
pekerjaan itu. Ada pekerjaan-pekerjaan yang cukup dilaksanakan selama jam kerja
saja.
c. Perkiraan Beban Kerja
Perkiraan beban kerja adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis
pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.
d. Perkiraan Kapasitas Pegawai
Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu
jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja dan prakiraan
kapasitas kerja diperlukan untuk masing-masing jenis pekerjaan.
e. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat,
Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu organisasi
harus ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per unit
organisasi. Penentuan susunan pangkat merupakan satu syarat mutlak untuk
dipelihara dengan baik dalam suatu organisasi.
2. 3 analisis jabatan meliputi:
a. Uraian jabatan atau uraian pekerjaan, yaitu informasi yang lengkap tentang
tugas dan berbagai aspek lain dari suatu jabatan atau pekerjaan.
Administrasi Kepegawaian| 34
b. Kualifikasi atau syarat-syarat jabatan, yaitu keterangan mengenai syarat-syarat
yang diperlukan oleh seorang pegawai untuk dapat melakukan tugas tertentu
misalnya pendidikan tertentu,
c. Peta jabatan, yaitu susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional
yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat yang paling
rendah sampai dengan yang paling tinggi dan jenis jabatan fungsional serta
jumlah yang diperlukan.
3. Ada 2 sistem yang digunakan dalam sistem penyususnan formasi :
1. Sistem sama merupakan system yang menentukan jumlah dan kualitas
pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan besar
kecilnya beban kerja.
2. System ruang lingkup merupakan suatu system yang menetukan jumlah dan
kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dibebankan
kepada suatu organisasi.
4. Pengadaan pegawai adalah suatu keadaan dimana perusahaan memerlukan tenaga
kerja baru, maka akan diusahakan untuk menarik atau mencari tenaga yang di
harapkan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Perekrutan tersebut dilaukan dengan
cara mengikuti prosedur atau langkah-langkah pengadaan pegawai agar berjalan
dengan lancar.
5. Menurut saya agar pengadaan pegawai berjalan dengan lancar maka, perusahaan
dalam engadaan pegawai harus mengikuti prosedur atau langkah-langakah yang tepat
supaya tenaga kerja yang diharapkan sesuai dengan harapan perusahaan.