Capacitação e formação de multiplicadores Instrutores:
Francisco Jackson Haglay Alice Ronilson Araújo
no MPPE
MINISTÉRIO PÚBLICO DE PERNAMBUCO PROCURADORIA GERAL DE JUSTIÇA
Secretaria Geral Grupo SEI
Recife 2018
VÍDEO
Vídeo explicativo e motivacional sobre o SEI. Produzido pelo TRF4.
Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=8c1RdDzpeTw.
Acesso em 23/04/2018.
AGENDA
ESPECÍFICOS
1 Introdução
2 Objetivos
4 Sistema SEI no MPPE
10 Considerações
9 Avaliação e feedback
3 Problematização
7 Lotação
8 Protocolo
5 Funcionalidades do SEI
6. Administração e apoio
1 INTRODUÇÃO
O Ministério Público é uma instituição que tem sua missão e visão direcionados para o cidadão e para a democracia, aspirações que requerem cooperação, efetividade e transparência de seus atos. Para isso, o órgão público vem se apropriando de práticas de gestão e governança no tratamento da informação. O MPPE, compartilhando dos avanços nacional e das recomendações do CNMP, aderiu ao Acordo de Cooperação Técnica na cessão de direito do uso do software SEI - Sistema Eletrônico de Informações, sistema de repercussão nacional que atinge as três esferas do Poder em proporções irreversíveis. O SEI foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) no âmbito do Processo Eletrônico Nacional (PEN), a fim de construir uma infraestrutura pública de processos administrativos eletrônicos. É uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que aumentam a eficiência administrativa permitindo a gestão de processos e documentos em um mesmo ambiente virtual. O sistema requer uma mudança cultural e investimento institucionais e, em certa medida, integra a gestão documental, ainda carente de efetividade, em gestão eletrônica. Para isso faz-se necessário um olhar estratégico da alta Administração.
2 OBJETIVOS
2.1 GERAL
2.2 ESPECÍFICOS
Orientar e capacitar os servidores representantes das
unidades ministeriais do MPPE, a fim de consolidar um
grupo de multiplicadores no processo de
conscientização e utilização do SEI no MPPE.
- Contextualizar o Sistema SEI no âmbito nacional e no
MPPE trazendo os aspectos culturais, vantagens e
riscos. - Orientar os participantes no processo de motivação e
multiplicação do conhecimento sobre o SEI. - Treinar os participantes no uso do SEI com foco nos
processos da primeira fase da implantação.
- Criar um canal de relacionamentos entre os
multiplicadores e a equipe do SEI.
- Criar uma curadoria para análise de dúvidas e
melhoria contínua no uso e aplicação do SEI.
3 PROBLEMATIZAÇÃO
3.1 Premissas e Diretrizes
Conhecer a gestão de documento e informações
Apoio institucional
Capacitação
Alinhamento com Missão, Valores e Visão da Instituição
Cultura do sigilo e de papel
Sensibilização
3 PROBLEMATIZAÇÃO
3.2 Benefícios e Riscos
Alinhamento com Missão, Valores e Visão da Instituição
Portabilidade
Acesso remoto
Navegabilidade
Customização
Trâmite múltiplos
Controle de acesso
Eficiência na Gestão de documentos e Informações
Acesso à Informação e ao conhecimento
Transparência
3.2.1 Benefícios
Efetividade Institucional
2 PROBLEMATIZAÇÃO
2.2.2 Riscos
Alinhamento com Missão, Valores e Visão da Instituição
Diretrizes
Organizacionais
Processos
Pessoas
Implantação imediata
Falta de previsão orçamentária
Pouco apoio da alta Administração
Dificuldade na mudança cultural
Falta de equipe de apoio
Os processos estão mapeados?
Falta de clareza dos processos para SEI
Apego ao papel/rejeição à tecnologia/SEI
Pouco envolvimento
Modelo de treinamento inadequado
3 PROBLEMATIZAÇÃO
3.2.2 Riscos
Infra e Tecnologia
Gestão de Documentos
Aspectos legais
Poucos equipamentos e softwares
Falta de organização e adequação da TTD e PCD para base de referência
Falta de comunicação interna
Comunicação estratégica
Falta de normativos internos norteadores das formas inovadoras de trabalho
Não priorização do sistema
Comunicação
4 SISTEMA SEI NO MPPE
GERAL
ESPECÍFICOS
O SEI é um sistema assentado em tecnologias da informação e do conhecimento que, embora exista previsão na legislação arquivística e outras normas afins, traz uma forte mudança de paradigma na concepção da gestão de documento e informações sedimentada pela cultura do sigilo e do papel, trazendo novos elementos de recuperação e acesso à informação. Para isso, dentro de um processo colaborativo, sua estrutura foi pensada observando 4 fases, quais sejam: Planejar, Instalar, Administra e Usar.
4.2 TABELA DE ASSUNTOS DO CNMP (TAXONOMIA)
O que é
https://sgt.cnmp.mp.br/consulta_publica_assuntos.php
4.7 PORTAL DO SEI do MPPE
O que é
https://www.mppe.mp.br/novaintranet/images/sei/sei-portal.html
5.17 TRANSIÇÃO
O que é
ESPECÍFICOS
• Caso o processo físico tenha previsão de encerramento antes
do período de transição (6 meses a partir do lançamento),
pode-se optar pela digitalização ou não dos documento;
• Caso o processo, como, por exemplo, uma contratação, tenha
previsão de durar mais do que 6 meses, ele deve ser
digitalizado;
• Os processos físicos arquivados comportarão duas situações:
Solicitado apenas para consulta de uma área administrativa.
Neste caso, não deverá ser digitalizado, nem inserido no
SEI. Apenas, encaminhado para consulta;
Solicitado para receber nova demanda, com inserção de
novos documentos, deverá ser digitalizado e inserido no
SEI.
5.18 CONCLUSÃO DO PROCESSO
O que é • Ao finalizar a instrução de um processo, a unidade deverá realizar a
operação de conclusão do processo.
• Se uma unidade marcar a opção “Manter aberto na unidade atual”,
quando o processo houver alcançado seu objetivo, ele deverá ser
concluído em todas as unidades.
• A partir de então, a contagem de temporalidade será iniciada para
fins arquivísticos.
• A digitalização não substitui o documento ou processo original, que
deve ser preservado. A eliminação de documentos públicos (tanto
físicos quanto eletrônicos) que ser realizada com base no
estabelecido pela resolução PGJ n. 002/2015, de 05 de fevereiro de
2015, da política de Gestão de Documentos, no âmbito do Ministério
Público de Pernambuco (MPPE).
5.19 ORIENTAÇÃO DE DOCUMENTOS
O que é
• Para orientações sobre como proceder a eliminação de documentos públicos, consulte o Código de Classificação de Documentos (CCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) do MPPE ou entre em contato com a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) ou com a Divisão Ministerial de Arquivo Histórico (DIMAH).
6 ADMINISTRAÇÃO E APOIO
O que é
Porta de Entrada: HELP-DESK
Algumas funcionalidades da administração:
Assinaturas das Unidades
6 ADMINISTRAÇÃO E APOIO
O que é
Autenticidade do documento:
https://aplicacoes.mppe.mp.br/sei/controlador_externo.php?aca
o=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0
6 ADMINISTRAÇÃO E APOIO
O que é
Publicação de Documento:
• Tipo de documento deve ser de publicação;
• Assinar documento;
• Agendar publicação;
•Consulta da publicação :
https://aplicacoes.mppe.mp.br/sei/publicacoes/controlador_publicacoe
s.php?acao=publicacao_pesquisar&acao_origem=publicacao_pesquis
ar&id_orgao_publicacao=0
Grupos institucionais:
6 ADMINISTRAÇÃO E APOIO
O que é
Acesso Externo:
Poder visualizar processos e/ou assinar documentos
Visualizar Processos
• Para permitir o acesso externo, é necessário clicar no número do
processo e selecionar o ícone
• O destinatário não precisa estar previamente cadastrado
• O destinatário receberá um e-mail que contém um link para o
processo e a informação da validade da disponibilização de acesso.
6 ADMINISTRAÇÃO E APOIO
O que é
Visualizar Processos
• Esta funcionalidade exige prévio cadastro no sistema como um
“Usuário Externo”.
• Para liberar assinatura para usuário cadastrado, é necessário
selecionar o número do processo a receber a assinatura, selecionar o
documento a ser assinado na árvore de documentos e selecionar o
ícone na tela do documento.
•https://aplicacoes.mppe.mp.br/sei/controlador_externo.php?acao=us
uario_externo_logar&id_orgao_acesso_externo=0
7 LOTAÇÃO
O que é
Problemática: -As lotações dos servidores (DEMAPE) serão base para as permissões do SEI; -As lotações atuais dos servidores são baseadas no siglário antigo (NÃO Centro de Custo) - Problema para os servidores que atuam na área fim; - Problema para lotações de membros (cargos e funções dos membros estão relacionados ao siglário antigo). Ações: - Verificar as lotações e solicitar ao demape atualização da lotação; - Atualizar a tabela de cargos. - Ajustar programas de navegação para liberar as telas do Pop UPs.
8 PROTOCOLO
O que é
-Receber, expedir, conferir, digitalizar, assinar eletronicamente
o que for digitalizado, registrar, distribuir e tramitar os documentos
de origem externa recebidos pelas unidades do órgão ou entidade,
assim como o enviar ao Arquivo Geral ou especial, conforme
definição interna de cada Unidade, os documentos originais em
suporte papel, em CDs, DVDs, entre outros;
-Expedir documentos via correios quando não for possível a
expedição eletrônica;
- Caso haja violação dos documentos recebidos via ECT,
comunicar o fato à área de documentação do órgão ou entidade e
à área ou ao servidor destinatário;
O que é
9 AVALIAÇÃO E FEEDBACK
https://goo.gl/forms/mKD8lkOyZcOKd6TL2
10 CONSIDERAÇÕES
O que é O percurso para Planejar, Instalar, Administrar e Usar o SEI com eficiência e sustentabilidade requer, além do compromisso institucional, um aprimoramento das diretrizes e dos benefícios, e uma responsável atenção aos riscos. A mudança cultural necessária ao desapego do papel e à apropriação do sistema eletrônico sugere um processo de sensibilização e capacitação proporcional à memória e maturidade organizacional para a mudança. As etapas de parametrização e customização não são um fim em si, elas estão alinhadas à base de referência e ao conhecimento institucional de seus processos, documentos e informações. Enfim, a efetividade do SEI é um processo de empenho e superação institucional.
O que é
Francisco Jackson Rodrigues dos Santos Haglay Alice Nunes da Silva Ronilson de Araújo Andrade Grupo de Pesquisa SEI [email protected]
A equipe do SEI agradece. Obrigado!
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