Organizare de evenimente
Alex
Ce este un eveniment?
Un eveniment este….oDEX: Întâmplare importantă, fapt de
mare însemnătate
oCeva ce se întâmplă într-un anumit loc, la un moment dat
oUn incident sau o situaţie ce apare la un moment dat
oManifestare al cărei scop este atingerea unui obiectiv de marketing/PR/comunicare prestabilit
Evenimentul – instrument de comunicare
ocontact direct cu publicul ţintă
omai mulţi “iepuri”deodată
oeficace și eficient
Opiniile consumatorilor cu privire la evenimente
“Evenimentele influenţează comportamentul meu de cumpărare“
Procentajul celor care susţin acest lucru:
oTinerii adulţi 60%
Opiniile consumatorilor cu privire la evenimenteo79% dintre caucazieni spun că decizia lor de cumpărare
este influenţată “foarte mult” de evenimente
o68% dintre afro-americani spun că decizia lor de cumpărare este influenţată “foarte mult” de evenimente
o58% dintre spanioli spun că decizia lor de cumpărare este influenţată “foarte mult” de evenimente
Tipologia evenimentelor
oEvenimente legate de timpul liber
oEvenimente personale
oEvenimente culturale
oEvenimente organizaţionale
Iceberg
???????
Etapele unui evenimentoConştientizarea nevoii/formularea scopului
oAlegerea şi analiza publicului ţintă
oRealizarea programului
oEvaluarea viabilităţii
oStabilirea obiectivelor
oPlanificarea resurselor
oStabilirea bugetului iniţial
oPromovarea
oDerularea propriu-zisă
oEvaluarea
Etapele unui evenimentoDerularea propriu-zisă
oPromovarea
oStabilirea bugetului iniţial
oPlanificarea resurselor
oStabilirea obiectivelor
oEvaluarea viabilităţii
oRealizarea programului
oAlegerea şi analiza publicului ţintă
oConştientizarea nevoii/formularea scopului
De ce organizăm un eveniment?
oConştientizarea nevoii
oCare ar putea fi motivele?
oDefinirea clară a scopului → stabilirea obiectivelor + derularea cercetării
Publicul ţintă
oCu cine vrem să comunicăm?
oCe ne propunem să transmitem?InformaţieEmoţieMotivaţieAcţiune
Publicul ţintă
oIdentificarea beneficiilor pentru fiecare categorie în parte
oIdentificarea particularităţilor pentru fiecare categorie în parte (protocol, simpatii, nivel de receptare al mesajului)
Realizarea programului- stă la baza majorităţii activităţilor -
oOra, ziua şi locaţia evenimentului
oMomentele distincte ale evenimentului
oConsultarea cu “actorii” implicaţi pentru a stabili cât mai exact intervalele de timp necesare
Viabilitate şi fezabilitate
oUn eveniment este viabil dacă el se poate derula cu succes (nu întâmpină obstacole care să îi pericliteze finalitatea)
oUn eveniment este fezabil dacă el poate fi realizat relativ uşor
Viabilitate şi fezabilitateoO minimă cercetare este necesară înainte
de a demara orice eveniment
oBeneficii – minimizarea costurilor şi maximizarea beneficiilor pentru cei implicaţi
oCe urmărim?→ dacă există potenţial interes pentru eveniment
→ dacă există suprapuneri→ dacă se poate realiza (aprobări, programări,tehnic)
Se stabilesc în cadrul echipei termene de colectare ale datelor
Scop→ObiectiveoDefinirea scopului/scopurilor crează
viziunea evenimentului
oViziunea ne ajută la crearea identităţii
oViziunea trebuie să fie aceeaşi pentru întreaga echipă
Scop→Obiective
oObiectivele SMART
oViziunea + obiectivele SMART duc la:
o monitorizare mai uşoară a evenimentului evaluarea concretă a beneficiilor
Planificarea resurselor
oFinanciare
oUmane
oLogistice
Resurse financiare
oCât costă evenimentul?
oCât suntem dispuşi să cheltuim?
oDe unde vin banii?
Bugetul iniţial
oCe este un buget?
oSurse de finanţare?
oGestionarea bugetului
Ce este un buget?oO previziune financiară a unui
eveniment
oUn plan financiar pentru un eveniment ce urmează a fi derulat şi care se bazează pe cheltuieli prognozate ( evidenţă a cheltuielilor şi a veniturilor)
De unde ne vin banii?oContul asociaţiei
o Sponsori
oUniversitate
oDonaţii Asociaţii Alumni
Gestionarea bugetuluioPlanul, Planul, Planul!!! Întotdeauna aveţi grijă că se proiectează în
viitor pentru a evita supra-cheltuielile
o Stabiliţi un buget separat pentru fiecare eveniment
oCosturi puţin mai mari atunci când se realizează bugetul iniţial
oCheltuieli neprevăzute (retipărire flyere)
oO persoană supraveghează cheltuielile şi rambursările
Cheile succesului unui buget
o Planul
oEvidenţa cheltuielilor
oFii creativ!
Cheltuieli cu evenimenteleo Totalul cheltuielilor în 2002=132 miliarde
dolari (cu 15% în creştere faţă de 2001)
o17,4% din firme au cheltuit între 100.000 şi 250.000 dolari
o12,4% din firme au cheltuit între 50.000 şi 99.999 dolari
Sursa: Revista Promo Magazine, SUA
Resurse umane
oCare sunt membrii echipei?
oCare sunt sarcinile fiecărui membru?
oCare sunt specialiştii de care avem nevoie şi nu se regăsesc în echipă?
(Ex: sunetist, pirotehnist, agenţi de pază şi curăţenie,etc.)
Resurse logisticeoCum este asigurat transportul?
oCare sunt dotările tehnice necesare pregătirii şi derulării evenimentului?
oCând trebuie să ajungă fiecare obiect la locul lui?
oAlte elemente necesare bunei desfăşurări a evenimentului (decoraţiuni, apă, etc.)
PromovareaoViziunea-crearea brandului evenimentului
oEvenimentul: entitate vie ce transmite un mesaj
oIdeal ar fi crearea unei identităţi proprii a evenimentului
oIdentitatea coerentă ajută la o mai bună mediatizare şi fixare în mintea publicurilor ţintă
oAtenţie specială sponsorilor
Promo - Ziua Absolventului
PromovareaoÎn funcţie de obiectivele, amploarea şi
tipologia evenimentului stabilim:
strategia de promovarecanalele de promovarevehiculele de promovare
Desfăşurarea evenimentului
oElementul central este programul evenimentului
oAsiguraţi-vă că evenimentul începe la ora stabilită
oMonitorizarea fiecărui moment al programului
oÎntâmplări neprevăzute
EvaluareaoFoarte importantă pentru evenimentele
viitoare (nu trebuie să lipsească)
oOglinda îndeplinirii obiectivelor
oSursele de informaţii privind evaluarea evenimentului:
ParticipanţiCoordonatoriTeam-leaderiVoluntariSponsoriOficialităţiComunitate (includem aici şi mass-media)
EvaluareaoModalităţi de evaluare
ChestionarMonitorizarea preseiDebrief meetingsSecţiune de comentarii pe siteConfruntarea cu “to-do list”
Mult succes în organizarea de
evenimente!!!!!!!