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Outlook
Anleitung
06.09.2019
Extern
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INHALT
1 Outlook ...................................................................................................................... 3
1.1 Anmeldung bei Outlook auf dem Smartphone ............................................................. 3
1.2 Anmeldung bei Outlook .............................................................................................. 5
1.3 Neues Postfach anbinden ............................................................................................ 5
1.4 abwesenheitsbenachrichtigung erstellen .................................................................... 8
1.5 E-Mails zwischen Postfächern verschieben ................................................................ 11
1.6 Kontakte zwischen postfächern verschieben ............................................................. 12
1.7 Kalender zwischen postfächern verschieben ............................................................. 13
1.8 Aufgaben zwischen postfächern verschieben ............................................................ 14
2 Kalender Import aus SOGo ........................................................................................ 15
2.1 Anmeldung am Sogo ................................................................................................. 15
2.2 Kalenderdaten exportieren ....................................................................................... 15
2.3 Kalenderdaten importieren ....................................................................................... 16
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1 OUTLOOK
Das vorliegende Dokument ist eine kurze Anleitung für die Migration von Daten, zwischen Post-
fächern bei der Hochschule Hof. In diesem Dokument sind die Funktionen für das Einrichten
von neuen Postfächern, das Verschieben von E-Mails, Kontakten, Kalendern und Aufgaben kurz
beschrieben.
1.1 ANMELDUNG BEI OUTLOOK AUF DEM SMARTPHONE
1. Die Outlook-App, im Store Herunterladen
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2. Die gewünschte E-Mail eingeben
3. Das Feld „Erweiterte Einstellungen verwenden“ aktivieren. Im Feld Benutzername den
Benutzernamen eingeben und oberhalb das Kennwort eingeben. Mit Anmelden bestäti-
gen
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1.2 ANMELDUNG BEI OUTLOOK
In der nachfolgenden Dokumentation von „Anmeldung bei Outlook“, wird beschrieben, wie die
Anmeldung bei Outlook erfolgt.
1. Den Link https://outlook.hof-university.de öffnen
2. Den Domänenname\Benutzer und das Passwort eingeben und fertig!
Bsp. hof-university\tknust
1.3 NEUES POSTFACH ANBINDEN
In der nachfolgenden Dokumentation von „Neues Postfach anbinden“, wird beschrieben, wie
ein neues Postfach angelegt wird.
1. Outlook öffnen und oben links auf Datei klicken.
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2. Oben auf Konto hinzufügen klicken.
3. Die gewünschte E-Mail eingeben.
4. Exchange auswählen und einen Moment warten.
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5. Passwort eingeben und OK drücken. Im Anschluss auf Weiter klicken.
6. Vorgang abschließen.
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1.4 ABWESENHEITSBENACHRICHTIGUNG ERSTELLEN
In der Nachfolgenden Dokumentation von „Abwesenheitsbenachrichtigung erstellen“, wird be-
schrieben, wie Abwesenheitsbenachrichtigungen erstellt werden können.
1. Oben Links auf Datei klicken.
2. Auf das Feld „Automatische Antworten (Außer Haus)“ klicken.
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3. Danach öffnet sich ein Fenster.
4. Hier wählen Sie den Button „Automatische Antworten senden aus“.
a. Sie können angeben in welchem Zeitraum, die Abwesenheitsbenachrichtigung
gesendet werden soll. Indem sie auf „Nur in diesem Zeitraum senden:“ klicken.
5. Danach können Sie Ihren gewünschten Text eingeben, der erscheinen soll, wenn Ihnen
eine E-Mail zugeschickt wird.
6. Um den Vorgang abzuschließen, bestätigen Sie mit OK.
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7. Die Ansicht springt auf die Seite zuvor zurück und das Feld „Automatische Antworten
(Außer Haus)“ sollte gelb markiert sein.
a. Wenn Sie die Automatische Antwort ausschalten wollen, klicken sie auf den But-
ton „Deaktivieren“ und die Automatische Antwort wird nicht mehr ausgeführt.
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1.5 E-MAILS ZWISCHEN POSTFÄCHERN VERSCHIEBEN
In der Nachfolgenden Dokumentation von „E-Mails zwischen Postfächern verschieben“, wird
beschrieben, wie E-Mails zwischen verschiedenen Postfächern verschoben werden können.
1. Oberste E-Mail auswählen.
2. Die Shift-Taste gedrückt halten.
3. Mit dem Scroll-Balken nach unten Scrollen.
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4. Letzte E-Mail anklicken und Shift-Taste loslassen. So ergibt sich folgende Ansicht.
5. Die Tastenkombination Strg + C drücken.
6. Danach in das neu erstellte Postfach wechseln.
7. Posteingang auswählen.
8. Die Tastenkombination Strg + V drücken und fertig!
1.6 KONTAKTE ZWISCHEN POSTFÄCHERN VERSCHIEBEN
In der Nachfolgenden Dokumentation von „Kontakte zwischen Postfächern verschieben, wird
beschrieben, wie Kontakte zwischen verschiedenen Postfächern verschoben werden können.
1. Kontakte, wie bei den E-Mails markieren und dabei die Shift-Taste gedrückt halten.
2. Danach Rechtsklick auf die Kontakte.
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3. Auf Kopieren klicken.
4. Neues Postfach auswählen.
5. Die Tastenkombination Strg + V drücken und fertig!
1.7 KALENDER ZWISCHEN POSTFÄCHERN VERSCHIEBEN
In der Nachfolgenden Dokumentation von „Kalender zwischen Postfächern verschieben“, wird
beschrieben, wie Kalender zwischen verschiedenen Postfächern verschoben werden können.
1. Einen Kalender auswählen, der kopiert werden soll.
2. Mit der Maus Rechtsklick auf den Kalender und auf Kalender kopieren klicken.
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3. Das neue Postfach auswählen und dort auf den Kalender klicken und mit OK bestätigen.
Fertig!
1.8 AUFGABEN ZWISCHEN POSTFÄCHERN VERSCHIEBEN
In der Nachfolgenden Dokumentation von „Aufgaben zwischen Postfächern verschieben“, wir
beschrieben, wie Aufgaben zwischen verschiedenen Postfächern verschoben werden können.
1. Zu Aufgaben wechseln in Outlook.
2. Die Aufgabe, wie zuvor, markieren und die Shift-Taste gedrückt halten.
3. Mit Rechtsklick auf die Aufgaben, danach auf Kopieren klicken.
4. Das neue Postfach auswählen.
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5. Die Tastenkombination Strg + V drücken und fertig!
2 KALENDER IMPORT AUS SOGO
2.1 ANMELDUNG AM SOGO
Zur Anmeldung am Webmail-Server der Hochschule geben Sie in Ihrem Webbrowser bitte die
URL https://webmail.hof-university.de ein. Bitte geben Sie Ihre Benutzerkennung und das E-
Mail Passwort ein.
2.2 KALENDERDATEN EXPORTIEREN
Um alle Kalendereinträge im iCalendar Format zu exportieren, wählen Sie bitte nach Rechtsklick
auf den Kalender den Punkt „Kalender exportieren“ aus. Nun werden alle Kalendereinträge zu-
sammengefasst und es öffnet sich ein Download Dialog.
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2.3 KALENDERDATEN IMPORTIEREN
1. Outlook öffnen, zum Kalender Navigieren und oben links auf Datei gehen
2. Oben links unter Informationen, auf Öffnen und Exportieren klicken
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3. Auf Importieren/Exportieren klicken
4. Wählen Sie icalendar-(ICS) oder vCalender-Datei (VCS) importieren aus und klicken sie
auf Weiter
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5. Auf die gespeicherte Kalenderdatei klicken.
6. Jetzt können sie den Kalender als neuen Kalender anlegen oder in den bestehenden Im-
portieren und fertig!