PANDUAN MODUL
PENAMATAN PERKHIDMATAN
PERSARAAN WAJIB HAD UMUR
_____________________________________________________________ WAJIB
2
PENETAPAN PERANAN BAGI MODUL PENGURUSAN PENAMATAN PERKHIDMATAN BAGI KES PERSARAAN WAJIB HAD UMUR
TUGASAN: Setiap agensi perlu menetapkan peranan bagi pemilik kompetensi di agensi masing-masing mengikut templet yang disediakan (Profil Pengguna / User
Profile (Agensi/Agency))
BIL
PERANAN
KOD PERANAN
RINGKASAN TANGGUNG
JAWAB NAMA & KAD PENGENALAN
1.
Pemilik Kompetensi (CO)
Tidak perlu disetkan (default)
Pentadbir Sekuriti Level 1/2
2.
Pemberitahu Penamatan Perkhidmatan (Separation Requestor)
[05] [0501] [134]
Melakukan pemberitahuan Penamatan Perkhidmatan
Pentadbir Sekuriti Level 1/2
3.
Pentadbir Penamatan Perkhidmatan (Separation Administrator)
[10] [104]
Mengemaskini maklumat CO dan menyediakan surat akuan
Pentadbir Sekuriti Level 1/2
4.
Pengesah Penamatan Perkhidmatan (Separation Endorser)
[10] [329]
Mengesahkan maklumat CO yang menamatkan perkhidmatan
Pentadbir Sekuriti Level 1/2
5.
Penyelia (Line Manager)
[10] [106]
Mengesahkan sumber logistik CO dan merekod dan papar nota serah tugas
Pentadbir Sekuriti Level 1/2
6.
Penemuduga (Exit Interviewer)
[10] [107]
Merekodkan maklumat dan penjadualan temu duga penamatan perkhidmatan
Pentadbir Sekuriti Level 1/2
7.
Pentadbir Aliran Kerja(Penamatan Perkhidmatan)
[12] [1202] [113]
Set aliran kerja bagi modul Penamatan Perkhidmatan
Pentadbir Sekuriti Level 1/2
_____________________________________________________________ WAJIB
3
ALIRAN KERJA PENAMATAN PERKHIDMATAN
PERSARAAN WAJIB HAD UMUR
SEP ENDOSER
REM SPECIALIST
SP- 304
SEP ADMIN
SEP ADMIN
LINE MANAGER
SP- 312
SP- 301 SP- 308
SP- 310
_____________________________________________________________ WAJIB
4
PELAKSANAAN MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN
PENETAPAN ALIRAN KERJA BAGI MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PAKSA (WAJIB HAD UMUR)
TUGASAN : Setiap agensi perlu menetapkan aliran kerja bagi penghantaran sesuatu
proses transaksi di agensi masing-masing dan tandakan () bagi setiap langkah yang telah
lengkap.
KOD
ALIRAN KERJA
TAJUK ALIRAN KERJA
PENGHANTAR
PENERIMA
TANDAKAN
( )
PERANAN PERANAN
SP-301
Persaraan Paksa: Aplikasi Penamatan Perkhidmatan Paksa Untuk Pengesahan
Separation
Administrator
Separation Endorser
SP-304
Persaraan Paksa: Permohonan Untuk Penjadualan Temuduga Keluar Penamatan Perkhidmatan
Separation Endorser
Separation
Administrator
SP-308
Persaraan Paksa: Pemberitahuan Penamatan Perkhidmatan – Persaraan Paksa
Separation Endorser
REM
Specialist
SP-310
Persaraan Paksa: Pemberitahuan untuk penyediaan surat akuan
Separation Endorser
Separation
Administrator
SP-312 (melalui Pemilik Rekod)
Persaraan Paksa: Pemberitahuan mendapatkan keperluan logistik daripada Pemilik Kompetensi sebelum tarikh penamatan perkhidmatan
Separation Endorser
Line Manager
_____________________________________________________________ WAJIB
5
PELAKSANAAN MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN
PENETAPAN ALIRAN KERJA BAGI MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PELAKSANAAN (EXECUTE)
TUGASAN : Setiap agensi perlu menetapkan aliran kerja bagi penghantaran sesuatu
proses transaksi di agensi masing-masing dan tandakan () bagi setiap langkah yang telah
lengkap.
KOD
ALIRAN KERJA
TAJUK ALIRAN KERJA
PENGHANTAR
PENERIMA
TANDAKAN
( )
PERANAN PERANAN
SP-024
Am: Penghantaran Notis Penyerahan Tugas yang dilengkapkan oleh Pemilik Kompetensi
Penghantar: BU
Penerima: AP
CO/Separation Administrator
Line Manager
SP-314
Am: Pemberitahuan Maklumat Persaraan Telah Disahkan
Penghantar: BU
Penerima: AP
Separation Endorser
Separation
Administrator
SP-315 (Melalui Pemilik Rekod)
Am: Pemberitahuan Maklumat Persaraan Telah Dikemaskini (Melalui Pemilik Rekod)
Penghantar: BU
Penerima: AP
CO/Separation Administrator
Separation Endorser
_____________________________________________________________ WAJIB
6
ALIRAN PROSES PERSARAAN WAJIB HAD UMUR
CO/Sep Admin 3.4
Mengemaskini Maklumat
Persaraan
Sep Endorser 3.5
Pengesahan Maklumat
Persaraan
A
Status?
Tidak Lengkap
Sep Admin 3.7
Notis ke Pencen
Lengkap
Line Manager 3.9
Pengesahan
Sumber Logistik
Line Manager 3.11
Merekod dan Papar
nota serah tugas
CO 3.10
Hantar Nota Serah Tugas / Hantar
Semula Nota Serah
Tugas
Sep Admin 3.13
Menyediakan Surat
Akuan
Tamat
3.8
Power
Sep Admin 3.6
Notis ke LHDN dan Perumahan
Line Manager 3.12
Paparan Maklumat nota serah tugas dan
Logistik
Sep Admin 3.1
Melakukan Penapisan Penamatan
Perkhidmatan
Sep Admin 3.2
Pemberitahuan Penamatan
Perkhidmatan
Sep Endorser
3.3
Pengesahan A
Mula
_____________________________________________________________ WAJIB
7
Tamat
Exit Interviewer
3.14 Merekodkan Maklumat dan
Penjadualan Temuduga
Penamatan
CO 3.15
Papar Maklumat
Temuduga
CO
3.16 Melengkapkan
Borang Soal
Selidik
Jenis Temuduga?
Borang Soal Selidik
Temuduga Bersemuka
A
_____________________________________________________________ WAJIB
8
_____________________________________________________________ WAJIB
9
MANUAL PENGGUNA MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN
PERSARAAN PAKSA (WAJIB HAD UMUR)
AKTIVITI : MELAKUKAN PENAPISAN PENAMATAN PERKHIDMATAN
PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN)
1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan ]
2. Klik menu [Penamatan Perkhidmatan Paksa] [Melakukan Penapisan Untuk Penamatan Perkhidmatan]
_____________________________________________________________ WAJIB
10
3. Pengguna akan melihat skrin Melakukan Penapisan Untuk Penamatan Perkhidmatan. Skrin Carian Berdasarkan Pemilik Kompetensi diperolehi secara default
4. Dari skrin ini pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:
Carian Berdasarkan Pemilik Kompetensi
Carian Berdasarkan Unit Organisasi
Paparan Senarai Pemilik Kompetensi Penamatan Perkhidmatan
_____________________________________________________________ WAJIB
11
5. Skrin carian berdasarkan Pemilik Kompetensi
6. Masukkan maklumat CO menggunakan carian senarai CO kemudian klik butang teruskan. Skrin dibawah akan dipaparkan.
7. Klik butang keluar untuk keluar dari paparan.
< I/c No, >
< Nama >
Klik pada butang cetak untuk mencetak
< COID >
< Nama >
< I/C No. >
Langkah 6 Langkah 7
_____________________________________________________________ WAJIB
12
8. Skrin Carian Berdasarkan Unit Organisasi
9. Skrin Carian Unit Organisasi. Terdapat dua pilihan paparan untuk carian sama ada Paparan Hirarki atau Paparan Senarai.
Pilih unit organisasi yang berkenaan atau;
Langkah 9 Klik pada butang cari untuk
mencari Unit Organisasi
_____________________________________________________________ WAJIB
13
Klik butang Teruskan atau masukkan maklumat unit organisasi berkenaan dan klik pada hyperlink kod unit organisasi.
10. Masukkan maklumat tarikh, pilih jenis penamatan perkhidmatan dan klik pada butang teruskan.
Langkah 11
_____________________________________________________________ WAJIB
14
11. Skrin senarai carian berdasarkan unit organisasi dipaparkan seperti dibawah.
12. Klik butang cetak untuk mencetak senarai bakal-bakal pesara. 13. Klik butang keluar untuk keluar dari paparan. 14. Skrin Paparan Senarai Pemilik Kompetensi Penamatan Perkhidmatan
15. Klik pada butang cari untuk mencari unit organisasi.
Langkah 15
Langkah 12
Langkah 13
_____________________________________________________________ WAJIB
15
16. Skrin menunjukkan contoh maklumat yang dimasukkan.
17. Klik Jenis Persaraan yang hendak dipaparkan
Contoh: Persaraan Had Umur
18. Pengguna akan melihat Paparan Hierarki untuk Persaraan Had Umur
seperti di bawah.
19. Klik Jenis Persaraan Had Umur yang hendak dipaparkan
Contoh: Dalam Proses
Unit Organisasi yang
baru dimasukkan
Langkah 17 Klik di sini untuk memaparkan maklumat persaraan
Langkah 19 Klik di sini untuk memaparkan maklumat persaraan
_____________________________________________________________ WAJIB
16
20. Pengguna akan melihat skrin Senarai Pemilik Kompetensi seperti dibawah.
21. Klik Cetak untuk mencetak maklumat berkenaan
22. Klik Keluar untuk keluar dari skrin
< I/C No.> < Nama >
< I/C No.> < Nama >
< I/C No.> < Nama >
< I/C No.> < Nama >
< I/C No.> < Nama >
< I/C No.> < Nama > Langkah 21
Langkah 22
_____________________________________________________________ WAJIB
17
_____________________________________________________________ WAJIB
18
AKTIVITI : PEMBERITAHUAN PENAMATAN PERKHIDMATAN
PENGGUNA: PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN)
1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan ]
2. Klik menu [Penamatan Perkhidmatan Paksa] [Pemberitahuan Penamatan Perkhidmatan]
_____________________________________________________________ WAJIB
19
3. Dari menu Pemberitahuan Penamatan Perkhidmatan, pengguna akan melihat skrin Permohonan Baru Penamatan Perkhidmatan seperti
dibawah.
4. Cari pemilik kompetensi (CO) yang akan bersara dengan menggunakan salah satu kriteria carian. Senarai CO akan dipaparkan seperti dibawah. Klik pada hyperlink nombor kad pengenalan untuk memilih CO berkenaan.
< I/C No. > < Nama >
Klik hyperlink No.
Kad Pengenalan
Gunakan bar tatal untuk melihat sambungan
skrin
Langkah 4
_____________________________________________________________ WAJIB
20
5. Maklumat CO dimasukkan ke dalam skrin seperti di bawah.
6. Masukkan maklumat notis penamatan perkhidmatan paksa dan jenis penamatan perkhidmatan. Tarikh penamatan perkhidmatan akan dimasukkan secara automatik oleh sistem tetapi pentadbir boleh mengubah tarikh tersebut
jika perlu.
7. Masukkan maklumat jenis temu duga penamatan dan dokumen sokongan menggunakan butang muat naik. Fungsi ini adalah optional.
_____________________________________________________________ WAJIB
21
8. Masukkan maklumat pemaklum. Maklumat pemaklum dimasukkan secara
automatik mengikut CO yang login tetapi maklumat pemaklum boleh diubah dengan menggunakan butang Cari.
9. Klik butang simpan. Mesej gesaan seperti dibawah akan dipaparkan.
10. Klik Yes atau No. Jika klik Yes, mesej di bawah akan dipaparkan. Klik pada
butang OK.
< COID >
< Nama >
< I/C No. >
Langkah 9
_____________________________________________________________ WAJIB
22
11. Klik butang [ Hantar ].
12. Mesej gesaan di bawah akan dipaparkan.
13. Klik butang Yes, mesej di bawah akan dipaparkan dan klik butang OK.
14. Pengguna akan melihat Mesej Penghantaran seperti di bawah.
< Nama >
< Nama >
< Nama >
< Nama >
< COID >
< Nama >
< I/C No. >
_____________________________________________________________ WAJIB
23
_____________________________________________________________ WAJIB
24
AKTIVITI : PENGESAHAN MAKLUMAT DAN PAPARAN SENARAI
PERSARAAN PAKSA
PENGGUNA: PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ENDORSER)
1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan ]
2. Klik menu [Penamatan Perkhidmatan Paksa] [Pengesahan Maklumat dan
Paparan Senarai Persaraan Paksa]
_____________________________________________________________ WAJIB
25
3. Dari skrin Pengesahan Dan Paparan Senarai Penamatan Perkhidmatan Paksa, pengguna dapat melihat senarai Pengesahan Maklumat Penamatan
Perkhidmatan Paksa.
4. Klik hyperlink nombor kad pengenalan. Maklumat CO dipaparkan seperti di
bawah.
< Nama >
< I/C No. >
< i/c No.>
< i/c No.>
< Nama >
< Nama >
Langkah 4
_____________________________________________________________ WAJIB
26
Sambungan...
5. Isikan Status Perakuan: Pilih dari senarai drop-down. Contoh: Disahkan
6. Klik butang hantar.
7. Mesej seperti di bawah akan dipaparkan. Klik Yes untuk mengesahkan rekod Penamatan Perkhidmatan Paksa atau klik No untuk membatalkan
operasi.
8. Jika memilih Yes, pengguna akan melihat Mesej Makluman seperti di bawah
9. Klik butang OK.
Langkah 5
Langkah 6
_____________________________________________________________ WAJIB
27
10. Pengguna akan melihat Mesej Penghantaran seperti di bawah.
11. Klik butang keluar.
< Nama >
< Nama >
< Nama >
< Nama >
_____________________________________________________________ WAJIB
28
_____________________________________________________________ WAJIB
29
AKTIVITI : MENGEMASKINI MAKLUMAT PERSARAAN
PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI(CO) / PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEPARATION ADMINISTRATOR)
1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Paparan Faedah
dan Pengemaskinian Maklumat ] [ Teruskan ]
_____________________________________________________________ WAJIB
30
2. Klik [ No.KP Baru ]
3. Klik tab [ Kemaskini Maklumat Alamat dan Akaun Bank ]
_____________________________________________________________ WAJIB
31
4. Kemaskini maklumat [ Alamat ] dan [ Akaun Bank ]. Klik [ Hantar ]
_____________________________________________________________ WAJIB
32
_____________________________________________________________ WAJIB
33
AKTIVITI : PENGESAHAN MAKLUMAT PERSARAAN
PENGGUNA: PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ENDORSER)
1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Pengesahan
Maklumat Persaraan ] Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.
_____________________________________________________________ WAJIB
34
2. Pilih status [ Maklumat Persaraan Disahkan ] atau [ Maklumat Persaraan Tidak Disahkan ]. Klik [ Hantar ]
_____________________________________________________________ WAJIB
35
_____________________________________________________________ WAJIB
36
AKTIVITI : MENGHANTAR NOTIS KE LEMBAGA HASIL DALAM
NEGERI DAN BAHAGIAN PINJAMAN PERUMAHAN
PENGGUNA: PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN)
1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Maklumat Persaraan ] [ Notis ke Lembaga Hasil Dalam Negeri dan Bahagian
Pinjaman Perumahan]. Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.
_____________________________________________________________ WAJIB
37
2. Dari skrin [ Notis Makluman Melepaskan Ikatan ], klik [ Pinjaman Perumahan-Pemberitahuan Pesaraan Peminjam ]
3. Lengkapkan [ Borang Pinjaman Perumahan – Pemberitahuan Pesaraan
Peminjam ] [ Previu Cetak ] dan [ Cetak ] borang
_____________________________________________________________ WAJIB
38
4. Dari skrin [ Notis Makluman Melepaskan Ikatan ], klik [ Lembaga Hasil Dalam Negeri ]
5. Lengkapkan [ Borang Permohonan Sijil Penyelesaian Cukai Pendapatan ]
Klik [ Cetak ]
_____________________________________________________________ WAJIB
39
6. Dari skrin [ Notis Makluman Melepaskan Ikatan ], klik [ Penyelesaian Cukai Pendapatan ]
7. Lengkapkan [ Maklumat Penyelesaian Cukai Pendapatan ] jika ada dan klik [Hantar]
_____________________________________________________________ WAJIB
40
_____________________________________________________________ WAJIB
41
AKTIVITI : MENGHANTAR NOTIS KE BAHAGIAN PASCA
PERKHIDMATAN
PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN)
1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Maklumat Persaraan ] [ Notis ke Bahagian Pasca Perkhidmatan ] [Maklumat Persaraan].
_____________________________________________________________ WAJIB
42
2. Cari rekod pemilik kompetensi (CO) dengan menggunakan salah satu kriteria carian. Klik [ Teruskan ].
3. Mesej gesaan di bawah akan dipaparkan
4. Klik butang Yes, maklumat pemilik kompetensi (CO) akan dipaparkan seperti
di bawah. Klik pada [No. KP Baru CO]
_____________________________________________________________ WAJIB
43
5. Klik [ Maklumat Persaraan Untuk Integrasi ] untuk menyemak maklumat pemilik kompetensi (CO).
Langkah 5
Langkah 7
<< Nama >>
<< No KP >>
Langkah 8
_____________________________________________________________ WAJIB
44
6. Klik [ Hantar ] untuk menghantar maklumat persaraan ke Bahagian Pasca Perkhidmatan, JPA melalui integrasi HRMIS – POWER (Online). Butang
HANTAR tidak dipaparkan jika maklumat mandatori ( * ) tidak lengkap. Klik [Previu Cetak ] untuk menyimpan salinan maklumat.
_____________________________________________________________ WAJIB
45
7. Lengkapkan dan cetak Borang HRMIS [JPA.BP.HRMIS01] untuk dihantar secara manual ke Bahagian Pasca Perkhidmatan beserta dengan dokumen
sokongan seperti yang dinyatakan dalam borang tersebut
8. Borang Pencen ini boleh dicetak dan dihantar secara manual ke Bahagian
Pasca Perkhidmatan sekiranya berlaku Offline.