Standard Operational & Procedure
Parade Wisuda Himpunan
Tim Lapangan Ikatan Mahasiswa Metalurgi
Institut Teknologi Bandung
2012
Standard Operational & Procedure
Parade Wisuda Himpunan
Tim Lapangan Ikatan Mahasiswa Metalurgi
Institut Teknologi Bandung
IMMG ITB
Pada lampiran berikut, akan dijabarkan seluruh hal yang sebaiknya dipersiapkan untuk
menjalankan teknis parade wisuda sehingga diharapkan parade berjalan lancar dan sesuai
harapan.
1. Publikasi Parade Wisuda : publikasi ini diperlukan sebagai bentuk
pensuasanaan bahwa himpunan akan mengadakan parade wisuda sehingga pihak –
pihak terkait telah mempersiapkan diri untuk mendukung parade wisuda. Publikasi ini
sebaiknya disesuaikan waktu dan jumlahnya mengingat sasarannya antara lain:
a. Massa kampus Hal ini diperlukan sebagai bentuk pensuasanaan parade wisuda himpunan ke
massa kampus dan juga massa himpunan yang tentunya akan melihat publikasi
sembari menjalani rutinitas perkuliahan.
b. Massa himpunan Publikasi untuk massa himpunan mungkin lebih detail daripada publikasi massa
kampus mengingat massa himpunan yang tentu harus mempersiapkan diri
untuk nantinya mengikuti parade wisuda. Selain itu komunikasi yang baik
dengan massa himpunan harus tetap dijaga oleh panitia.
2. Konsep Parade Wisuda : hal ini penting untuk menunjang penampilan
himpunan selama berjalan saat mengarak para wisudawan. Sehingga hal yang harus
dipersiapakan adalah properti parade itu sendiri yang antara lain adalah:
a. Miniatur tanur Miniatur ini pada dasarnya diupayakan untuk selalu ada dalam setiap parade
sebagai ciri khas himpunan. Konsep pembuatan, perencanaan progress, serta
ketersediaan logistik pendukung pembuatan harus dipersiapkan dengan baik
mengingat waktu pembuatannya yang relatif membutuhkan waktu
b. Perkusi Perkusi dalam hal ini menjalankan fungsinya untuk memeriahkan parade
wisuda, untuk itu diperlukan secukupnya jumlah lagu dan latihan yang baik
demi menjamin kekompakan dan keramaian yang kontinu selama parade
berlangsung.
c. Properti perform Properti perform pada dasarnya diperlukan untuk pensuasanaan selama parade.
Selain pensuasanaan, kemeriahan juga hadir melalui kostum yang menarik
perhatian. Sehingga hal ini diperlukan untuk diproritaskan untuk
dipertimbangkan dengan baik demi mendukung parade
d. Lagu himpunan Sama halnya dengan kelengkapan lain, lagu juga bisa membangkitkan semangat
selama parade. Hal ini tentu tidak bisa lepas dari ketersediaan cukup list lagu
yang bisa dinyanyikan, pemimpin yel, serta tingkat kehafalan dari massa
himpunan atas lagu yang ada. Oleh karena itu sosialisasi dan produksi lagu harus
ditingkatkan
3. Konsep Perform : konsep ini perlu dipersiapkan mengingat diujung parade kita
akan mempertunjukkan suatu bentuk kreatifitas baik kepada wisudawan, massa
kampus, bahkan masyarakat sekitar sehingga diperlukan suatu persiapan yang baik. Hal
yang perlu dipersiapkan adalah:
a. Kostum perform Tentunya dalam mendukung perform, kostum adalah hal yang menunjang
jalannya cerita. Sebaiknya hal ini dipersiapkan dengan baik, karena first
impression dari penonton dan juri tentu kepada kostum yang dikenakan.
b. Properti dan hal pendukung Properti dan hal pendukung ini meliputi musik, peralatan, serta hal lain yang
mendukung jalannya perform. Hal ini diperlukan untuk diperhatikan mengingat
kelancaran perform sangat ditentukan oleh pendukung – pendukung ini.
c. Alur cerita perform Alur cerita yang dimaksud pada dasarnya adalah alur perform dalam apapun
bentuk performnya. Sebaiknya alur ini disosialisasikan ke massa dan diadakan
gladi sehingga persiapan menjadi lebih matang.
d. Performer Performer ini terkait dengan pembagian peran yang tepat dan sesuai. Usahakan
untuk ada pembagian tugas yang merata sehingga ketika di lapangan tidak
terlalu sulit menjalankan perform. Latihan dan penguasaan performer terhadap
konsep perform juga harus baik demi maksimalnya perform untuk wisudawan
kita.
4. Persiapan Teknis : adalah persiapan yang meliputi kesiapan di bidang teknis
lapangan yang tentunya akan menentukan kelancaran saat kita di lapangan. Hal ini
diperlukan agar seluruh massa dapat memahami bagaimana nanti kita akan berkegiatan
di lapangan. Teknis yang seharusnya dipersiapkan adalah:
a. Perangkat lapangan Perangkat lapangan sebaiknya ditentukan dari awal bergantung akan kebutuhan
di lapangan nanti. Perangkat lapangan yang direkomendasikan untuk ditentukan
adalah beberapa orang danlap yang nantinya akan bertugas membantu
koordinator lapangan dalam merapikan barisan, mengontrol massa, memimpin
lagu – lagu himpunan, memimpin mars di beberapa titik, dsb.
b. Penjemputan orang tua Teknis yang harus dipersiapkan antara lain adalah bagaimana mekanisme
penjemputannya, pintu keluarnya, dikumpulkan dimana, akan mengikuti acara
apa, dsb.
c. Penjemputan wisudawan Sama dengan penjemputan orang tua, hal – hal yang tercantum di penjemputan
orang tua juga harus dipersiapkan untuk wisudawan. Hal tambahan yang harus
dipersiapkan adalah kesiapan wisudawan untuk mengikuti parade.
d. Penyambutan wisudawan Penyambutan wisudawan adalah prosesi ketika wisudawan disambut oleh
massa himpunan yang menjadi pertanda mulainya arak – arakan. Hal yang harus
dipersiapkan antara lain mengenai formasi, komposisi acara penyambutan,
mekanisme penyambutan, perangkat acara, dsb.
e. Parade + prosesi selama parade Khusus untuk parade yang harus dipastikan adalah sosialisasi yang jelas kepada
massa himpunan mengenai rencana kegiatan kita selama mengikuti parade,
akan lewat mana, akan prosesi dimana, formasi, serta catatan – catatan lain yang
diperlukan demi mendukung kelancaran parade. Penjagaan kerapian barisan,
kondisi massa himpunan, nyanyian dan bunyi – bunyian juga harus dipastikan
untuk mendukung kemeriahan parade itu sendiri.
f. Perform Layaknya penyambutan wisudawan, hal – hal yang dipersiapkan pada
penyambutan juga berlaku di perform. Namun ada faktor tambahan yang
dipertimbangkan yakni mengenai penonton dan musik ataupun alat pendukung
perform lainnya.
g. Penonhiman Penonhiman adalah prosesi akhir dari parade wisudaan itu sendiri, konsep acara
serta pengisi acaranya juga harus dipersiapkan agar tetap sarat makna dan
memberikan kesan yang baik dan meriah kepada para wisudawan dan massa
himpunan.
5. Persiapan Lain : persiapan ini meliputi hal – hal penting lain yang terkadang luput
dari perhatian sehingga terkadang datang mendadak dan kurang persiapan. Persiapan
ini antara lain adalah:
a. Penyusunan timeline persiapan parade wisuda Hal ini penting dilakukan sebagai koridor kerja kita sehingga lebih terkontrol
dan terlaksana dengan baik. Timeline juga menjadi penyemangat dan target
tersendiri yang harus dicapai panitia untuk nantinya memaksimalkan kinerja.
b. Pembagian tugas persiapan untuk kemudian bergerak sinergis Pemerataan pembagian tugas di awal dan penyamaan frame adalah hal penting
untuk dilakukan agar semuanya bisa merasakan kepemilikan dan kinerjapun
bisa efektif dan efesien. Dalam pembagian tugas pastikan juga aspek kaderisasi
yang harus tetap dijamin demi kelangsungan organisasi.
c. Sosialisasi ke massa himpunan mengenai parade wisuda Komunikasi adalah hal penting yang harus dibangun mengingat keterlibatan
yang nantinya akan diwujudkan cukup tinggi. Sosialisasi wajib diadakan untuk
kontroling serta peningkatan partisipasi. Sosialisasi tidak dibatasi dalam bentuk
forum saja, terbuka untuk pengembangan metode lain yang menjawab tujuan.
d. Tag tempat pemasangan baliho di dinding jalan sabuga Untuk kegiatan ini sebaiknya kita harus sudah standby dari pukul 3 sore dan tag
tempat kemudian melakukan pemasangan. Baliho harus dijaga paling tidak
hingga semua himpunan memasang baliho agar lebih terkontrol
e. Tag tempat pengumpulan orang tua di depan sabuga Tempat pengumpulan orang tua juga harus ditag, kegiatan ini dilakukan pagi
hari di hari H wisuda, usahakan memilih tempat yang mudah dilihat dan pasang
penanda. Tempat harus dijaga dan dipasang penanda atribut misal bendera.
f. Tag tempat massa himpunan nunggu wisudawan Tempat ini harus ditag untuk menyediakan lokasi massa himpunan menunggu
wisudawan. Usahakan tempat sudah siap paling telat sejam sebelum
penyambutan dilaksanakan. Beri tanda tempat yang kita tag dengan memasang
baliho
g. Tag tempat penonhiman Mengingat acara prosesi akhir adalah penonhiman dan area sekitar timur jauh
terbatas, kita harus segera memblock tempat untuk nantinya kita gunakan
sebagai lokasi penonhiman. Segala persiapan di tempat harusnya telah
disediakan dan dipersiapkan paling telat 2 jam sebelum prosesi.
h. Tag parkiran untuk orang tua wisudawan Tag parkiran ini dimaksudkan untuk mempermudahkan panitia dalam
menghantar orang tua. Selain pertimbangan lahan parkir yang terbatas sehingga
untuk kenyamanan orang tua, tempat parkir kita tag langsung setelah wisnite
berakhir
i. Check kondisi baliho dan bendera himpunan Hal ini dilakukan saat periapan, pemastiaan ini dilakukan demi maksimalnya
pembawaan atribut selama parade berlangsung
j. Persiapan dokumentasi selama parade Dokumentasi adalah hal yang penting dilakukan terlebih untuk momen yang
sangat berbahagia ini sehingga diperlukan dokumentasi yang baik untuk
menunjang parade
k. Persiapan kebutuhan wisudawan saat parade Kebutuhan yang dimaksud antara lain adalah ketersediaan minuman, makanan,
dsb. Kebutuhan – kebutuhan untuk massa himpunan juga harus
dipertimbangkan
l. Persiapan acara untuk orang tua saat parade wisuda Pada saat selesai prosesi, tidak semua orang tua akan langsung pulang atau
mengikuti parade. Sehingga diperlukan kesiapan panitia untuk memberikan
alternative yang bisa diambil oleh orang tua untuk apapun keputusan orang tua
saat wisudawan mengikuti parade.
m. Briefing koordinator LO Mengingat LO adalah orang yang paling sering berinteraksi dengan wisudawan
dan orang tua, maka komunikasi dengan LO harus baik. Sampaikan seluruh
keperluan dan pastikan semuanya tersampaikan ke orang tua. Dapatkan juga
informasi dari orang tua dan wisudawan melalui para LO.
n. Briefing massa himpunan Perencanaan briefing hari H kepada wisudawan juga harus dipertimbangkan,
gunakan metode yang tepat untuk menunjang keefektifan dari briefing yang
dijalankan
o. Survey lapangan Kecil namun penting, pengetahuan mengenai detail lapangan adalah modal awal
untuk sukses di lapangan. Persiapkan segala hal yang masih bisa dipersiapkan
sebelum akhirnya turun ke lapangan.
Tambahan: Panitian wisuda semestinya sudah mencakup wisnite dan arak – arakan. Hal ini
dimaksudkan untuk mengefektifkan kinerja panitia serta kejelasan tanggungjawab.
Untuk itu lakukan koordinasi yang baik karena itu awal dari kesuksesan kepanitiaan.
Catatan ini bukan paduan utama, pengembangan sangat diharapkan demi kemajuan
bersama
Catatan Lain :