PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
1
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
2
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT
karena bisa menyelesaikan dengan tepat waktu modul yang berjudul
“Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran untuk
Memecahkan Masalah Sehari-hari” dan insyaallah akan bermanfaat
bagi siswa. Bahan ajar yang diberikan dalam modul ini akan
mempermudah bagi siswa dalam memahami tentang administrasi
perkantoran. Sehingga menumbuhkan rasa ingin tahu siswa dan
bertambahnya pengetahuan siswa dalam administrasi perkantoran.
Dalam modul ini dituangkan bahasan yang menarik,terperinci dan
kompleks untuk memudahkan siswa dalam belajar.
Akhir kata saya ucapkan terimakasih kepada Dosen
Pembimbing yaitu Bapak Moh. Arief yang telah membimbing dalam
penyusunan modul ini, serta teman-teman yang sudah membantu
dalam penyusunan modul ini. Mohon maaf atas perkataan yang
kurang berkenan, semoga modul ini bisa bermanfaat
Malang,25 November 2018
Ita Nuraini
KATA PENGANTAR
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
3
Kata Pengantar .............................................................................................. 2
Daftar Isi ......................................................................................................... 3
Petunjuk penggunaan modul ............................................................................ 4
KI/KD ............................................................................................................... 5
Indikator dan Tujuan Pembelajaran ................................................................. 6
Materi Pembelajaran ........................................................................................ 7
Informasi Pendukung ....................................................................................... 7
Paparan Isi Materi ......................................................................................... 8
Pengertian Administrasi ....................................................................... 8
Pengertian Kantor................................................................................. 9
Unsur-unsur Administrasi Perkantoran ................................................ 14
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran ........................................... 16
Tujuan Administrasi Perkantoran ........................................................ 21
Rangkuman Materi ............................................................................... 22
Latihan.................................................................................................. 23
Penugasan ............................................................................................. 24
Latihan ............................................................................................................ 23
Pilihan Ganda ....................................................................................... 25
Essay .................................................................................................... 32
Kunci Jawaban ............................................................................................... 33
Pilihan Ganda ....................................................................................... 33
Essay .................................................................................................... 33
Penilaian .......................................................................................................... 36
Daftar Pustaka ................................................................................................ 37
DAFTAR ISI
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
4
1. Peserta didik
Bacalah dengan cermat materi pada modul ini dan pahami
daftar pertanyaan yang ada.
Diskusikan dengan rekan Anda apa yang telah Anda cermati
untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan
belajar dan kompetensi yang ingin dicapai.
Kerjakan setiap tugas yang sesuai dengan perintah yang ada
di soal baik secara individu maupun kelompok dengan jujur,
bertanggungjawab, baik,dan benar.
Apabila Anda kurang memahami materi ataupun tugas
maka ajukan pertanyaan kepada guru.
2. Guru
Informasikan kepada peserta didik bagaimana
menggunakan modul,cara pembelajaran,cara dan metode
penilaian,bahan dan alat yang digunakan serta durasi waktu
yang digunakan.
Berilah bimbingan kepada peserta didik bila mereka
mendapat kesulitan
Mencatat pencapaian kemajuan siswa, menindaklanjut, dan
memberikan feedback atas pencapaian belajar.
Selama KBM tetaplah berada di dalam kelas / tempat belajar
PETUNJUK
PENGGUNAAN
MODUL
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
5
KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang
dianutnya.
KI 2: Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin,
tanggungjawab, peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai),
santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai
bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi
secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam
menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan
dunia.
KI 3: Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan
faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya
tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora
dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan
peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam
bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.
KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan
ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang
dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan
tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.
3.1 Menjelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran
KI/KD
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
6
INDIKATOR dan
TUJUAN
PEMBELAJARAN
INDIKATOR :
1. Pengertian administrasi perkantoran
2. Unsur-unsur administrasi perkantoran
3. Ruang lingkup administrasi perkantoran
4. Tujuan administrasi perkantoran
Tujuan Pembelajaran :
1. Peserta didik mampu menjelaskan pengertian
administrasi perkantoran dan segala ruang lingkupnya.
2. Peserta didik mampu menyebutkan unsur-unsur
administrasi perkantoran.
3. Peserta didik mampu menjelaskan tujuan administrasi
perkantoran
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
7
KEGIATAN
BELAJAR
A. Pengertian kantor dan
administrasi perkantoran
B. Unsur-unsur administrasi
perkantoran
C. Ruang lingkup administrasi
perkantoran
D. Tujuan administrasi
perkantoran
E.Endang R,Mulyani,dkk.2010.Modul
Memahami Prinsip-prinsip
Penyelenggarakan Administrasi
Perkantoran.Jakarta:Erlangga
Melalui buku-buku tersebut siswa
akan memiliki tambahan
pengetahuan untuk mempelajari
pengertian kantor,pengertian
administrasi perkantoran,unsur-
unsur,ruang lingkup dan tujuan
administrasi perkantoran.
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
8
Secara etimologis kata administrasi dapat diartikan sebagai berikut:
a. Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif
dan ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi
b. Dalam bahasa inggris “administration”
Sedangkan dalam KBBI administrasi diartikan sebagai usaha dan
kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara
penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang
berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan
kantor dan tata usaha
Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan
pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan
menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta
memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan
dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata
usaha
Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang
dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja
yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan
mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan
secara efektif dan efisien.
URAIAN
MATERI
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
9
Secara etimologis kantor berasal dari Belanda:
“kantoor”, yang maknanya ruang tempat bekerja, tempat
kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam
bahasa Inggris “office” memiliki makna yaitu tempat memberikan
pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja. Pengertian
kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis
dan kantor dalam arti statis. Kantor dalam arti dinamis merupakan
proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan,
pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian
data/informasi. Atau dapat dikatakan
kantor dalam arti dinamis merupakan
kegiatan ketatausahaan atau
kegiatan administrasi dalam arti sempit.
Sedangkan kantor dalam arti statis bisa
berarti Ruang kerja, kamar kerja,
markas, biro, instansi, lembaga,
jawatan, badan, perusahaan, serta
tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,
pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/
pendistribusian data/informasi .
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
10
Menurut Mills, tujuan kantor didefinisikan sebagai pemberi
pelayanan komunikasi dan perekaman. Dari definisi tersebut, Mills
memperluas menjadi fungsi kantor (pekerjaan yang dilakukan) yakni
sebagai berikut:
• Menerima Informasi (to receive information). Menerima
informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pesanan,
faktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.
• Merekam dan menyimpan data-data serta informasi( to
record information). Tujuan pembuatan rekaman adalah
menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen
meminta informasi tersebut.
• Mengatur Informasi (to arrange information). Informasi yang
diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama
layaknya ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi
dan sumber-sumber yang berbeda dan membuat
perhitungan/pembukuan.
• Memberi Informasi (to give information). Bila manajemen
diminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor
memberikan informasi tersebut dari rekaman yang tersedia.
• Melindungi Aset( to safeguard assets). Selain empat fungsi di
atas, masih ada fungsi lain dari kantor yaitu mengamati secara
cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti
diperlihatkan di dalam rekaman dan mengantisipasi segala
hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi.
Misalnya melaporkan adanya kekurangan persediaan,
melaporkan adanya sejumlah utang yang mungkin tidak
terbayar saat akan jatuh tempo, rekaman vital seperti kontrak
besar harus dilindungi secara tepat, uang tunai harus disimpan
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
11
di dalam lemari besi maupun di dalam bank. Kantor harus
berhati-hati terhadap makna rekaman dan memperhatikan
dengan segera hal-hal yang memerlukan tindakan
manajemen.
Kelima fungsi tersebut harus dilaksanakan dalam setiap organisasi. Di
dalam perusahaan kecil yang hanya dikendalikan oleh satu orang,
pelayanan kantor secara terpisah (desentralisasi) mungkin tidak
diperlukan.
Akan tetapi, di dalam perusahaan besar dan kompleks, direktur
pengelola tidak dapat menangani secara pribadi semua fakta yang
berhubungan dengan perusahaan sehingga kantor besar atau
kompleks harus memenuhi fungsi tersebut.
Sementara pengertian kantor menurut para ahli dikemukakan
sebagai berikut:
1) Menurut Moekijat(1997:3), kantor adalah setiap tempat yang
biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata
usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin
diberikan.
2) Prajudi Atmosudirjo (1982:25),kantor adalah unit organisasi
terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan
guna membantu pimpinan.
3) Kallaus dan Keeling, office is a function where interdependent
system of technology, procedures, and people are at work to
manage one of the firm’s most vital resources information.
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
12
Sedangkan menurut KBBI, adalah balai (gedung,
rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan);
tempat bekerja. Kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri
dari tempat personil dan operasi ketatausahaan. Dilihat dari
pengertian administrasi dan kantor, dapat disimpulkan secara
sederhana bahwa administrasi perkantoran adalah kegiatan
melayani, membantu menyediakan keterangan bagi pihak yang
membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi
secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain yang dilakukan
di suatu gedung dengan unit organisasi.
Namun juga ada beberapa ahli yang menjelasakan mengenai
administrasi perkantoran sevagai berikut:
1) William Spriegel dan Ernest Davies Dalam buku “Principles of
Business Organization and Operation”, manajemen kantor
adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatankegiatan
seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan
penjualan
2) George R. Terry Dalam buku”Office Management and
Control”, manajemen kantor adalah perencanaan,
pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan
pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai
tujuan.
3) Arthur Granger Dalam buku “National Office Management
Association Report”, manajemen kantor adalah fungsi dari
tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan
perekaman dari suatu organisasi.
4) William Leffingwell dan Edwin Robinson Dalam buku”Textbook
of Office Management, manajemen kantor sebagai suatu
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
13
fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu
manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan
kantor secara efisien, kapan pun dan dimana pun pekerjaan
itu dilakukan.
5) W. H Evans Dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”,
administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan
dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi
perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan
memori organisasi
Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah
semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu
perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam
pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif,
penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu
dalam kelancaran perkembangan organisasi.
Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan
bahwa administrasi perkantoran atau manajemen perkantoran
adalah rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi
(mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi
(melakukan control), serta menyelenggarakan secara tertib
berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan
ketatausahaan.
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
14
Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran
Modern, administrasi merupakan suatu kebulatan proses
penyelenggaraan yang mengandung delapan unsur administrasi,
yaitu pengorganisasian, manajemen, tata hubungan,
kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha, dan perwakilan.
Kedelapan unsur tersebut saling berkaitan dan yang dilakukan oleh
sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut :
a. Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan rangkaian perbuatan
menyusun suatu kerangkan organisasi yang menjadi wadah
atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama
mencapai tujuan yang telah ditentukan.
b. Manajemen
Manajemen merupakan rangkaian perbuatan
menggerakkan karyawankaryawan dan mengerakkan
segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah
ditetapkan benar-benar tercapai.
c. Tata Hubungan
Tata hubungan merupakan rangkaian perbuatan
menyampaikan warta dari satu pihak ke pihak lain dalam
usaha kerja sama.
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
15
d. Kepegawaian
Kepegawaian merupakan rangkaian perbuatan mengatur
dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha
kerja sama.
e. Keuangan
Keuangan merupakan rangkaian perbuatan mengelula segi-
segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.
f. Perbekalan
Perbekalan merupakan rangkaian perbuatan mengadakan,
mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara sampai
menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak
diperlukan dalan usaha kerja sama.
g. Tata Usaha
Tata usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun,
mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan
menyimpan keteranganketerangan yang diperlukan dalam
usaha kerja sama.
h. Perwakilan
Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan
hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari
masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang
dilakukan.
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
16
1) Kegiatan Kantor
a. Perencanaan perkantoran (office planning)
Perencanaan Gedung
Tata ruang kantor
Penerangan/cahaya
Ventilasi
Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
Anggaran (budgeting) perkantoran
Standar kualitas kerja
Sistem informasi dan telekomunikasi
b. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)
➢ Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien
dalam organisasi/perusahaan
➢ Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan
atasan ataupun bawahan
➢ Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat,
sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan
karyawan dalam melakukan pekerjaan.
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
17
c. Pengarahan perkantoran (office actuating)
➢ Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan
pengawasan terhadap bawahan
➢ Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan
motivasi terhadap bawahan
➢ Pemberian bantuan kepada karyawan dalam
memecahkan masalah ketika karyawan
menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
➢ Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi
➢ Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan
karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan
bawahan dapat berjalan lancar
➢ Penggunaan tolak ukur yang adil dalam
memberikan gaji kepada karyawan.
d. Pengawasan perkantoran (office controlling)
➢ Penggunaan peralatan dan perabot kantor
➢ Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
➢ Kualitas pekerjaan kantor
➢ Pelayanan kantor
➢ Waktu
➢ Biaya perkantoran
2) Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran
a) Lokasi Kantor
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan
lokasi kantor:
• Faktor keamanan
• Faktor lingkungan
• Faktor harga
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
18
b) Gedung
Faktor yang perlu diperhatikan:
➢ Menjamin keamanan dan kesehatan
karyawan
➢ Memiliki fasilitas yang memadai
➢ Harga gedung yang kompetitif (seimbang
dengan biaya dan keuntungan)
c) Peralatan
➢ Perabotan kantor (office furniture): meja,
kursi, rak, laci-laci, dll
➢ Perbekalan kantor (office supplies): kertas,
pena, tinta printer, penghapus dan
peralatan habis pakai lainnya.
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
19
d) Interior
Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang
menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor,
seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan
hiasan kantor.
e) Mesin-mesin kantor
Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja
dan kebutuhan kantor. mesik kantor dapat berupa
mesin tik, computer, pengahancur kertas,
laminating, fotocopy, dll.
➢ Mesin ketik
➢ Mesin penghancur kertas
➢ Mesin pemotong kertas
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
20
➢ Mesin pengganda
➢ Mesin laminating
➢ Mesin labeling
➢ Scanner
➢ Komputer
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
21
Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya
yang berjudul Office Management and Control, yaitu :
❖ Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa
saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan
perusahaan secara efisien.
❖ Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya
serendahrendahnya.
❖ Membantu perusahaan memelihara persaingan.
❖ Membuat catatan dengan biaya minimal.
❖ Untuk menyediakan informasi yang siap pakai, yaitu: lengkap,
relevan, terperbaharukan, akurat dan dapat
dipertanggungjawabkan.
❖ Untuk membantu perusahaan memelihara dan memenuhi
kebutuhannya
❖ Untuk memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan
membantu memberi pelayanan kepada para pelanggan atau
mitra kerja.
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
22
Administrasi adalah administrasi diartikan sebagai usaha dan
kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-
cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan
kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan
pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha.
Kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat
mengurus suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja.
Administrasi perkantoran adalah kegiatan melayani,
membantu menyediakan keterangan bagi pihak yang
membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali
informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain
yang dilakukan di suatu gedung dengan unit organisasi.
Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi
Perkantoran Modern, administrasi merupakan suatu kebulatan
proses penyelenggaraan yang mengandung delapan unsur
administrasi, yaitu pengorganisasian, manajemen, tata
hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan, tata usaha,
dan perwakilan.
Ruang lingkup kegiatan kantor terdiri dari : Perencanaan
perkantoran (office planning), pengorganisasian perkantoran
(office organizing), Pengarahan perkantoran (office
actuating), Pengawasan perkantoran (office controlling).
Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran terdiri dari : lokasi
kantor,gedung,peralatan,interior dan mesin-mesin kantor.
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
23
Tujuan administrasi perkantoran adalah memberikan semua
keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan
dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan
perusahaan secara efisien, memberikan catatan dan
laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya,
membantu perusahaan memelihara persaingan,
memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat,
membuat catatan dengan biaya minimal.
1. Apa pengertian administrasi dalam arti luas ?
2. Kegiatan apa yang biasanya dilakukan dalam kantor ?
3. Sebutkan dan jelaskan unsur-unsur dari administrasi
perkantoran!
4. Faktor apa yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi
kantor dan pemilihan gedung?
5. Menurut pendapat Anda apa arti dari administrasi
perkantoran?
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
24
AKTIVITAS INDIVIDU
PORTOFOLIO
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
25
TES FORMATIF
A. Pilihan Ganda
Pilihlah satu jawaban yang benar dengan memberi tanda silang (x) pada
huruf a,b,c,d dan e!
1. Sistem atau proses dan kegiatan
perencanaan,pengorganisasian,pengarahan dan
pengawasan sumber daya manusia untuk mencapai tujuan
adalah… .
a. Administrasi
b. Pengorganisasian
c. Manajemen
d. Pengarahan
e. Perencanaan
2. Administrasi perkantoran merupakan
perencanaan,pengendalian,pengorganisasian pekerjaan
kantor serta penggerakan mereka yang telah
melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah
ditetapkan definisi menurut… .
a. George Terry
b. Arthur Grager
c. Ulbert
d. WH Evans
e. Ernest Davies
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
26
3. Menurut KBBI, balai (gedung,rumah,ruang) tempat mengurus
suatu pekerjaan (perusahaan) tempat bekerja merupakan
definisi dari… .
a. Kantor
b. Gedung
c. Rumah
d. Kelas
e. Ruang
4. Kegiatan
menghimpun,mencatat,mengolah,menggandakan,mengirim
dan menyimpan keterangan yang diperlukan adalah arti
dari… .
a. Tata Usaha
b. Humas
c. Manajemen
d. Perbekalan
e. Komunikasi
5. Tugas dari humas dalam administrasi perkantoran adalah… .
a. Menciptakan hubungan yang baik dengan masyarakat
sekitar
b. Memberikan informasi kepada karyawan
c. Memelihara,mengadakan,menyimpan berbagai
peralatan yang diperlukan
d. Mencatat,mengirim,menggandakan keterangan-
keterangan penting
e. Mengurusi hal-hal pembelanjaan perkantoran
6. Suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi
kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran
yang telah ditentukan disebut…
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
27
a. Office planning
b. Office organizing
c. Office controlling
d. Office management
e. Office actuating
7. Dibawah ini yang bukan merupakan ruang lingkup dari
administrasi perkantoran adalah… .
a. Kegiatan kantor
b. Fungsi kantor
c. Fasilitas kantor
d. Jenis-jenis kantor
e. Sarana kerja kantor
8. Perencanaan perkantoran meliputi…., kecuali… .
a. Perencanaan gedung, standar kualitas kerja
b. Penerangan, tata ruang kantor
c. Anggaran,standar kualitas kerja
d. Anggaran waktu
e. Standar kualitas kerja,perencanaan gedung
9. Salah satu sarana dan fasilitas kerja perkantoran yang
merupakan bangunan dimana harus memenuhi factor
keamanan,kesehatan,fasilitas memadai adalah…
a. Lokasi
b. Kantor
c. Ruang
d. Gedung
e. Bangunan
10. Peralatan dibedakan menjadi dua, perabot dan
perbekalan/perlengkapan. Contoh perabot dan
perbekalan/perlengkapan yaitu… .
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
28
a. Meja,kursi,lemari,brankas,rak
b. Alat tulis,tinta,kertas
c. Computer,mesin fotocopy,printer
d. Meja,kursi,lemari,alat tulis,tinta
e. Computer,printer,meja,tinta
11. Proses menentukan arah kegiatan kantor , dengan cara
meninjau kembali factor-faktor yang mempengaruhi
tercapainya tujuan kantor adalah pengertian dari… .
a. Perencanaan
b. Pengamatan
c. Pengorganisasian
d. Pengarahan
e. Pengawasan
12. Meja,kursi,rak,laci-lacidan sebagainya yang terbuat dari
kayu, besi ataupun bahan lainnyayang mempunyai peranan
penting dalam setiap kantor disebut…
a. Interior
b. Lokasi
c. Mesin kantor
d. Gedung
e. Perabotan
13. Berikut ini adalah fungsi kerja kantor,kecuali… .
a. Menerima informasi
b. Memberikan informasi
c. Menyiapkan kegiatan
d. Mengatur informasi
e. Merekam dan menyimpan data
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
29
14. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan
berkomunikasi manajemen mengelola dokumen dan
mengelola administrasi keuangan merupakan… .
a. Fungsi kerja kantor
b. Tujuan administrasi perkantoran
c. Fungsi kantor
d. Tujuan manajemen perkantoran
e. Fungsi administrasi perkantoran
15. Berikut termasuk mesin-mesin yang digunakan dalam
kantor,kecuali… .
a. Mesin penghitung,mesin laminating
b. Mesin pengganda, mesin nomor
c. Computer, LCD
d. Mesin penghancur kertas, mesin labeling
e. Printer, mesin pemotong kertas
16. Isi dari kegiatan manajemen perkantoran yang meliputi
perencanaan kantor,pengorganisasian kantor, pengarahan
kantor dan pengendalian kantor adalah… .
a. Ruang lingkup pekerjaan kantor
b. Ciri-ciri pekerjaan kantor
c. Fungsi pekerjaan kantor
d. Volume pekerjaan kantor
e. Jenis-jenis pekerjaan kantor
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
30
17. Perabot kantor yang biasanya mempunyai 4 laci dari bawah
ke atas,gunanya untuk menyimpan map-map file yang
berukuran kurang lebih 25 x 35 cm adalah… .
a. Lemari
b. Filling cabinet
c. Laci kartu
d. Locker
e. Kabiner peraga
18. Untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan dalam map
dapat menggunakan alat seperti pada gambar dibawah ini
yaitu… .
a. ddd b.
c. e.
d.
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
31
19. Berikut adalah mesin kantor yang digunakan menggandakan
dokumen yang hasilnya sangat mirip dengan bentuk file
aslinya adalah seperti pada gambar berikut… .
a. d.
b. e.
c.
20. Berikut adalah tujuan administrasi perkantoran, kecuali… .
a. Membantu perusahaan memelihara persaingan
b. Memberikan pekerjaan tatausaha yang cermat
c. Membantu pimpinan untuk mempermudah dalam
mengerjakan tugasnya
d. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan
diperlukan siapa saja,kapan dan dimana hal itu
diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien.
e. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan
biaya serendah-rendahnya.
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
32
B. URAIAN
Jawablah pertanyaan berikut dengan singkat dan
jelas!
1. Jelaskan pengertian dari administrasi, kantor dan
administrasi perkantoran yang Anda ketahui!
2. Sebut dan jelaskan unsur-unsur administrasi
perkantoran!
3. Sebutkan mesin-mesin kantor yang Anda ketahui!
4. Apa saja kegiatan yang dilakukan dalam
pengarahan perkantoran ?
5. Sebutkan tujuan administrasi perkantoran!
~SELAMAT MENGERJAKAN~
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
33
KUNCI JAWABAN
A. PILIHAN GANDA
1. C
2. A
3. A
4. A
5. A
6. D
7. D
8. D
9. D
10. D
11. A
12. E
13. C
14. B
15. C
16. A
17. B
18. D
19. D
20. C
B. URAIAN
1. Administrasi adalah administrasi diartikan sebagai usaha dan
kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-
cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan
kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan
pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha.
Kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat
mengurus suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja.
Administrasi perkantoran adalah kegiatan melayani,
membantu menyediakan keterangan bagi pihak yang
membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
34
informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain
yang dilakukan di suatu gedung dengan unit organisasi.
2. a. Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan rangkaian perbuatan
menyusun suatu kerangkan organisasi yang menjadi wadah
atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerja sama
mencapai tujuan yang telah ditentukan.
b. Manajemen
Manajemen merupakan rangkaian perbuatan
menggerakkan karyawankaryawan dan mengerakkan
segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah
ditetapkan benar-benar tercapai.
c. Tata Hubungan
Tata hubungan merupakan rangkaian perbuatan
menyampaikan warta dari satu pihak ke pihak lain dalam
usaha kerja sama.
d. Kepegawaian
Kepegawaian merupakan rangkaian perbuatan mengatur
dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha
kerja sama.
e. Keuangan
Keuangan merupakan rangkaian perbuatan mengelula segi-
segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.
f. Perbekalan
Perbekalan merupakan rangkaian perbuatan mengadakan,
mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara sampai
menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak
diperlukan dalan usaha kerja sama.
g. Tata Usaha
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
35
Tata usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun,
mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan
menyimpan keteranganketerangan yang diperlukan dalam
usaha kerja sama.
h. Perwakilan
Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan
hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari
masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama yang
dilakukan.
3. Mesin tik, computer, pengahancur kertas, laminating,
fotocopy, dll
4. Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan
pengawasan terhadap bawahan
Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan
masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam
pekerjaan
Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi
Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan
karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan
dapat berjalan lancar
Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji
kepada karyawan.
5. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan
diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan
untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien, memberikan
catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-
rendahnya, membantu perusahaan memelihara persaingan,
memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat,
membuat catatan dengan biaya minimal.
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
36
a. Bagian 1 = . . . x 3 =
b. Bagian 2 = . . . x 11 =
c. Jumlah =
Penilaian sikap
1.
2.
3.
Penilaian Pengetahuan
1. Kegiatan belajar
2. Diskusi
3. Tes Formatif
PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN SMK KELAS X
37
➢ http://ujiansma.com/fungsi-kantor
➢ https://pengembanganbahanajaradp.files.wordpress.c
om/2014/11/modul-pengantar-adm-perkantoran.pdf
➢ https://bahanajarkelompok9.files.wordpress.com/201
4/12/pengantaradministrasiperkantoran.pdf
➢ http://kumpulansoalsoal1.blogspot.com/
➢ http://ladygagal666.blogspot.com/2014/04/pengantar
-adm-perkantoran-soal-jawab.html
➢ https://www.academia.edu/9910288/Pengantar_Adm
inistrasi_Perkantoran_SMK_Kelas_X
DAFTAR PUSTAKA