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Personalmanagement
als vorausschauender Umgang mit
Entwicklungen und Potenzialen Netzwerktagung für Controllerinnen, Controller und Führungskräfte aus den Bereichen SGB VIII und XII
Elke Wöhrmann
Referentin
Elke Wöhrmann Senior-Beraterin Prokuristin
Berufserfahrung
Ambulante und stationäre Krankenpflege, Dialyse
7 Jahre QM und Zertifizierungsverfahren in Krankenhäusern
2 Jahre Referentin beim DiCV Köln, Abt. Krankenhäuser
4 Jahre Honorardozentin an der Kath. FH und der Rhein. FH Köln
2 Jahre Trainee / Heimleitung in der CBT-Köln
Seit 2007 bei der Solidaris Unternehmensberatungs-GmbH
Ausbildung: Dipl.-Pflegewiss., Heimleitung, Krankenschwester
Beratungsschwerpunkte
Beratung im Rahmen finanzieller, organisatorischer und strategischer Fragestellungen von Einrichtungen im Gesundheits- und Sozialwesen
Managementberatung, Coaching
Personalmanagement und -entwicklung
Organisations- und Prozessanalysen
Qualitäts- und Risikomanagement
28.4.2014 Folie 2
Agenda
Human Resource Humankapital
Personalmanagement Bedeutung
Personalstrukturanalysen Interventionen
Potenzialanalysen
Prozessanalysen
28.4.2014 Folie 3
Human Resource Humankapital
Human Resource Humankapital
Als Human Resource (HR) werden die Unternehmensressourcen
bezeichnet, die das Wissen und die Motivation der Mitarbeiter
beinhalten
Mit Human Resource-Management wird das Personalmanagement
oder Personalwesen bezeichnet
Neben organisatorischen Aufgaben ist das Human Resource
Management zuständig für ein gutes Arbeitsklima
Kritisch wirkt sich eine einseitig ökonomische Betrachtung der
Mitarbeitenden aus
28.4.2014 Folie 5
Human Resource Humankapital
Höchster Kostenfaktor
Tarifsteigerungen
Refinanzierbarkeit
Hohe Altersstruktur
Krankheitsquote
Qualifikationsmix
Unzureichendes Controlling
Personalcontrolling
Personalreduzierung
Personalmangel
Demographischer Effekt
…..
LEISTUNG
WISSEN
ERFAHRUNG
KOMPETENZ
28.4.2014 Folie 6
Personalmanagement das Austarieren zwischen Wertschöpfung
und Wertschätzung
Personalmanagement
Ambivalente Ziele im Personalmanagement:
Optimale Bereitstellung, Steuerung und Entwicklung des Personals
gemäß den strategischen Zielen und wirtschaftlichen Ressourcen
des Unternehmens
Wissen, Fähigkeiten und Motivation von Mitarbeitern entwickeln und
Unternehmenskultur schaffen
28.4.2014
Wertschöpfung Wertschätzung
Folie 8
Personalmanagement - Definition
Management als Institution
Alle Personen, die im Unternehmen leitende Aufgaben erfüllen. Das
Management in diesem weiten Sinn vertritt die Interessen des
Unternehmers als Arbeitgeber gegenüber der Arbeitnehmerschaft
Management als Funktion
Tätigkeiten, die von Führungskräften in allen Bereichen der
Unternehmung in Erfüllung ihrer Führungsaufgabe zu erbringen
sind
Management mit dem Fokus Personal
Die Summe mitarbeiterbezogener Gestaltungsmaßnahmen zur
Verwirklichung der Unternehmensziele mit dem Ziel der vollen
Entfaltung des Humankapitals
28.4.2014 Folie 9
Personalmanagement - Aufgaben
28.4.2014
Strukturelle Rahmenbedingungen
Personalpolitik
Führungskultur
Konzeptionelle Grundlagen
Administrative Gestaltungsmaßnahmen
Personalplanung
Personalverwaltung
Personalcontrolling
Operative Gestaltungsmaßnahmen
Personalgewinnung
Personalführung
Personalorganisation
Personalentwicklung
P
E
R
S
O
N
A
L
S
T
R
A
T
E
G
I
E
Folie 10
Personalmanagement - Perspektiven
Träger, Unternehmensleitung
Führungskräfte
Controller
Verwaltung
Kollegen
Wirtschaftsprüfer
Kunde
Öffentlichkeit
28.4.2014
Vorgaben – Zusagen – Erwartungen – Bewertungen – Zuschreibungen
Folie 11
Mensch oder
Money?
Personalstrategie – zentrale Fragen
Haben Sie eine dokumentierte und kommunizierte Personalstrategie?
Werden die Personalmaßnahmen darin wirksam zusammengeführt?
Ist Personalmanagement / HR definiert und etabliert?
Welches sind Ihre derzeitigen Prioritäten der Personalarbeit?
Sind die aktuellen Probleme/ Trends bekannt?
Sind diese ein fester TOP in den Aufsichts- und Leitungsgremien?
Gibt es adäquate und wirksame Maßnahmen?
Erfolgt eine Abstimmung zwischen Leistungsentwicklung und
Personalentwicklung?
28.4.2014 Folie 12
Alltagsbewältigung - Zukunftsfähigkeit
Projekterfahrungen „Gesundheitsfördernde Maßnahmen fanden keine große Resonanz.
Das Hauptproblem sei der Umgang miteinander.“
(Zitat aus einer Potenzialanalyse)
Projektumsetzung
Analysen der
Angebotsstruktur/ Marktposition
Unternehmenskultur
Führungsprozesse
Personalorganisation
Mitarbeitersituation
Arbeitsorganisation
Methoden: Interviews, begleitende Beobachtung, Workshops, SWOT
Beratungsansatz: Mit Mitarbeitern
Ergebnisse zu
Managementkapazität
Führungskompetenz u. -erfolg
Kundenorientierung
Mitarbeiterorientierung
Kooperation u. Kommunikation
Kompetenzen u. Potenziale
Arbeitsbelastung
Wertschätzung
28.4.2014 Folie 14
Betriebswirtschaftliche Perspektive
Anlässe für Projekte der Reorganisation/Restrukturierungen
Leistungs- bzw. Angebotserweiterung
Ermittlung von Synergiepotenzialen und Kooperationsfeldern
Personalentwicklung
Nicht refinanzierte Personalkosten aufgrund unterschiedlicher
Faktoren
Intransparenz i. B. auf die Wirtschaftlichkeit der Leistungsprozesse
Zunehmender Wettbewerb
Steigende Anforderungen an die Leistungsqualität
Umfassende bauliche Sanierungsmaßnahmen
Personalmangel
Rückgang der Nachfrage
28.4.2014 Folie 15
Mitarbeiterperspektive
Ergebnisse strukturierter Untersuchungen
Professionalität und Entwicklungsbereitschaft
Hohe berufliche Identifikation
Starke Bindung an den Träger/die Einrichtung
Fundierte fachliche Qualifikationen, Kompetenzen, Spezialisierungen
Hohes Motivationspotenzial
Vielfältige Erfahrungen und Wissensbestände
Kreative Vorschläge und Ideen
Qualitäts-/Kundenorientierung
Mangel an Orientierung (Wertschätzung, Verbindlichkeit)
Druck durch soziale Unsicherheit
Krankheit als Auszeit
Kompensation durch individuelle Muster und Insellösungen
28.4.2014 Folie 16
Personalmanagement Interventionen
Personalmanagement
Zentrale Fragen zur Mitarbeiterbindung
Wie sehen Führungs- und Leitungskräfte, Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter im Sozialwesen ihre Rolle im Unternehmen?
Wovon hängen Motivation, Leistungsbereitschaft,
Verantwortungsübernahme und Mitarbeiter-Bindung ab?
Wie viel Kreativität verträgt das Unternehmen?
Wie viel Compliance braucht das Unternehmen?
Wie hoch ist die Veränderungsbereitschaft?
Wie hoch ist die Veränderungstoleranz?
28.4.2014 Folie 18
Personalmanagement – Maßnahmen und Interventionen
Einflussbereiche des Personalmanagements
wirtschaftliche Betriebsführung
Qualität der Leistungen
Qualität der Arbeitsumgebung
Welche Maßnahmen/ Angebote gibt es schon? Mit welcher Wirkung?
Welche Maßnahmen/ Angebote sind darüber hinaus notwendig?
28.4.2014 Folie 19
Personalmanagement – Maßnahmen und Interventionen
Administrative Personalarbeit Personal-Ressource
Operative Personalarbeit Mitarbeiter-Führung
Mitarbeiter sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor
Mitarbeiter haben direkten Einfluss auf Image
Attraktivität für Kooperationspartner, Interessenten und Bewerber
Qualität
Wettbewerbsfähigkeit
Erfolg
28.4.2014 Folie 20
Personalmanagement – Maßnahmen und Interventionen
Strukturen
Personalpolitik
Führungskultur
Konzeptionelle Grundlagen
Verwaltung
Personalplanung
Personalverwaltung
Personalcontrolling
Gestaltung
Personalgewinnung
Personalführung
Personalorganisation
Personalentwicklung
Personalstrukturanalysen
Potenzialanalysen (Mitarbeiter)
Prozessanalysen
Arbeitszeitgestaltung
Anwenderorientiertes Controlling u.
Berichtswesen
Führungskräfteentwicklung
Arbeitsorganisation
Karriereplanung
Zielvereinbarungen
28.4.2014 Folie 21
Personalmanagement – Maßnahmen und Interventionen
28.4.2014
Arbeitszeitgestaltung
Führungskräfteentwicklung
Controlling/ Berichtswesen
Arbeitsorganisation
Karriereplanung
Zielvereinbarungen
Folie 22
Personal-
strukturanalysen
Potenzial-
analysen Prozessanalysen Trends
Personalmanagement
Impulse für die zukünftige Personalarbeit
Personalstrukturanalyse
Ermittlung des demographischen Risikos
Einfache Altersstrukturanalyse
Zahlenmäßige Verteilung des Mitarbeiteralters Erhebung aller Mitarbeiteralter
Zuordnung der individuellen Altersdaten zu Altersclustern
Visualisierung der Verteilung
Stichtagsbezogene Auswertung der Altersverteilung
Einfache lineare Fortschreibung verdeutlicht die Alterung
28.4.2014 Folie 23
Personalstrukturanalyse - Beispiel
21
64
99
128 140
228
251
215
190
66
0
50
100
150
200
250
300
16-20 21-25 26-30 31-35 36-40 41-45 46-50 51-55 56-60 61-65
Altersstrukturanalyse
inkl. FSJ + BFD
28.4.2014 Folie 24
n=1402
51% 47%
Personalstrukturanalyse - Beispiel
802 796 770 746 682 634
46 47
49
51 52
53
35
40
45
50
55
60
65
2012 2014 2016 2018 2020 2022
200
300
400
500
600
700
800
900Anzahl Mitarbeiter
durchschnittliches Mitarbeiteralter
28.4.2014 Folie 25
Personalstrukturanalyse - Methoden
Differenzierungsmöglichkeiten
Einfache Altersstruktur
Berufsgruppe und Qualifikation
Geschäftsfeld, Leistungsbereich, Abteilung
Befristete und unbefristete Mitarbeiter
Vollzeit-/ Teilzeitquote
Eingeschränkte Einsatzmöglichkeiten
Parameter für unterschiedliche Szenarien
Durchschnittliches Renteneintrittsalter
Durchschnittliche Fluktuationsrate p. a.
Anzahl der Neueinstellungen p. a.
Durchschnittsalter der Neueinstellungen
28.4.2014 Folie 26
Personalstrukturanalyse - Sozialwesen
Ausbalanciert Ungefähre Gleichverteilung auf alle Altersklassen
Jugendzentriert Geringe Anzahl von Mitarbeitern älter als 45 Jahren
Komprimiert Großteil der Belegschaft liegt zwischen 35 und 55
Alterszentriert
weit verbreitet in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft
Mehr als die Hälfte der Belegschaft ist zwischen 45 und 65 Jahre
Das Institut für angewandte Arbeitswissenschaft e.V. (IFAA)
unterscheidet 4 Formen von Altersstrukturen
28.4.2014 Folie 27
Personalstrukturanalyse - Sozialwesen
Risiken einer alterszentrierten Struktur Massiver Wissensverlust Fehlender Know-How-Transfer zwischen jung und alt Nachlassende Leistungsfähigkeit älterer Arbeitnehmer Erhöhung der Krankheitsquote mit schweren Krankheitsbildern Geringe Veränderungstoleranz Mangelnde Flexibilität Rekrutierungsprobleme von jüngeren Arbeitnehmern ……
Altersstruktur kann die Leistungsfähigkeit der gesamten Einrichtung beeinflussen
Zusammenhang von AU-Dauer und Alter Unterschiedliche Maßnahmen zum Erhalt der Leistungsfähigkeit
notwendig
28.4.2014 Folie 28
Personalstrukturanalyse - Nutzen
Prognosen zur Entwicklung der vorhandenen Personalressourcen
Bewertung der Leistungsfähigkeit im Verhältnis zu den Anforderungen
Planung des zukünftigen Personalbedarfs
Quantitativ
Qualifikationen
Auswirkungen auf die Arbeitsorganisation
Tätigkeitsprofile/ Fachkräfte
Teamstrukturen/ Qualifikationsmix
Prozess-/ Bereichsorganisation
Ergänzung durch Marktanalysen - verfügbare Arbeitskräfte
28.4.2014 Folie 29
Personalstrukturanalyse
Personalmanagement – Interventionen und Maßnahmen
Abgleich mit geplanter Leistungsentwicklung/ Angebotsplanung
Anpassung der Personalstrategie/ Arbeitgebermarke
Personalrekrutierung - Ausbildung, Betriebspraktika, Ehemalige
Personalentwicklung - Sicherung des Wissens innerhalb der
Einrichtung
Personalerhaltung – Gesundheitsförderung
Personalbindung - Arbeitszeitmodelle, Laufbahnpläne
Führungskräfteentwicklung
Schlüsselrolle der Führungskräfte i. B. auf Mitarbeiterbindung und Zufriedenheit
Leistungsbereitschaft und Motivation
Arbeitsplatzattraktivität und Bewerberzahlen
28.4.2014 Folie 30
Potenzialanalysen
Mitarbeiterbezogen
Bewertung der fachlichen und individuellen Potenziale/ Merkmale:
Methodenkompetenz
Sozialkompetenz
Fachkompetenz
Reflexionskompetenz
Veränderungskompetenz
Erfassung der Fähigkeitspotenziale für zukünftige Tätigkeiten
28.4.2014 Folie 31
Potenzialanalysen
Bewertungskriterien zu den Potenzialen (intern festzulegen)
Qualifikationen und Kompetenzen
Wissen
Identifikation mit dem Unternehmen
Soziale Rahmenbedingungen
Individuelle Stärken und Fähigkeiten Durchsetzungsfähigkeit
Belastbarkeit, Konfliktfähigkeit
Kooperation, Teamfähigkeit, Verbindlichkeit
Eigenverantwortlichkeit
Individuelle Grenzen
Entwicklungspotenzial: berufliche Ziele, Beständigkeit oder Dynamik
,,,
28.4.2014 Folie 32
Potenzialanalysen - Methoden
Beobachtung (Führungsaufgabe)
Mitarbeitergespräche
Prozessbegleitungen
Fragebögen (standardisierte Beurteilungsbögen)
Erstellung des Potenzialprofils im Leitungsteam
Festlegung von Bewertungskriterien
Kontinuierliche Anpassung (Mitarbeiterentwicklung)
Abgleich mit den betrieblichen Anforderungen
28.4.2014 Folie 33
Potenzialanalysen - Methoden
Merkmal Persönlichkeit
Der Verhaltensstil ist die Kombination aller vier Verhaltenstendenzen
nach dem MEVA-Persönlichkeitsmodell
Verhaltensweisen, die intensiver vorhanden sind, gebrauchen Sie öfter
Sie sind dann effektiv, wenn Sie
…Ihr eigenes Verhalten verstehen – sich Ihrer Wirkung bewusst
sind
…das Verhalten anderer verstehen
…die Erfordernisse der Situation einschätzen können
…und ihr Verhalten entsprechend anpassen können
28.4.2014 Folie 34
Merkmal Persönlichkeit
Bezug: MEVA-Persönlichkeitsmodell
Potenzialanalysen - Methoden
28.4.2014 Folie 35
Merkmal Persönlichkeit
Motivation
Demotivation
Potenzialanalysen - Methoden
Bezug: MEVA-Persönlichkeitsmodell
28.4.2014 Folie 36
Merkmal Fachlichkeit
Ihr Mitarbeiter ist Ihr Führungsverhalten ist
fachlich kompetent und
motiviert
delegierend, zielbezogen,
und vertrauensvoll
fachlich kompetent aber
nicht besonders motiviert
motivierend, einbeziehend
und wertschätzend
motiviert aber unzureichend
ausgebildet
klar, fördernd, anleitend und
erklärend
nicht motiviert und fachlich
schlecht ausgebildet
klar, aufgabenbezogen
dirigierend und kontrollierend
au
fga
be
nb
ezog
en
Reifegrad
hoch
Reifegrad
niedrig
Mitarbeiter
-bezogen
Aufgaben-
bezogen
Autoritär/
Top-down
Demokratisch/
bottom-up
Bezug: Situatives Führen (nach Hersey und Blanchard)
Potenzialanalysen - Methoden
28.4.2014 Folie 37
Potenzialanalysen - Methoden
Merkmal Leistungsbereitschaft
Talente
Problemfälle
Stars
Leistungsträger
Solide Arbeiter
Leistungsbereitschaft
Po
ten
zia
le
Herausforderungen, Bühne
Binden, „füttern“
Entwicklungsmöglichkeiten
Binden, „füttern“,
Sicherheit, Kontinuität,
Pflegen
Feedback
fordern, fördern
Führung
Entscheidung
28.4.2014 Folie 38
Potenzialanalysen - Nutzen
Transparenz durch Mitarbeiter-/ Potenzialprofile
Identifikation von Stärken, Schwächen und Entwicklungspotenzialen
Flexibilisierung des Personaleinsatzes
Expertenteams
Passgenaue Zielvereinbarungen
Erhalt/ Steigerung von Motivation und Leistungsbereitschaft
Bindung durch Wertschätzung und Teilhabe am Unternehmenserfolg
Arbeitszufriedenheit
Qualität
Klientenzufriedenheit
Image
Wettbewerbsfähigkeit
28.4.2014 Folie 39
Potenzialanalysen
Personalmanagement – Interventionen und Maßnahmen
Anpassung der Mitarbeiterstruktur mit den Leistungsstrukturen/
Arbeitsbereichen
Entwicklung von Karrierewegen
Anpassung der Führungsstrukturen
Expertenausbildung
Anpassung der Führungsmethoden und –instrumente
Steigerung des Führungserfolgs
Führungskräfteentwicklung
28.4.2014 Folie 40
Begleitende Beobachtung während mehrerer Tagdienste
Beratung, Reflexion
Strukturierte Erfassung der Arbeitsabläufe und Tätigkeiten der Teams
in den jeweiligen Fachdisziplinen
Berücksichtigung bereichsspezifischer Merkmale
Optional: Multimomentstudie
Prozessanalysen - Methode
28.4.2014 Folie 41
Ermittlung von Stärken und Optimierungspotenzialen in der
Arbeitsorganisation
Bewertung
der Führungsprozesse/ Managementkompetenz
der Kommunikation
Der Kundenorientierung
der Ablauforganisation in Bezug auf Effizienz und Effektivität
der Wirkung und Nutzen von Standards und Vorgaben
Herausstellung von Handlungsempfehlungen zu einer an Qualität und
Wirtschaftlichkeit orientierten Ablauforganisation
Situationsbezogene Erörterung von Verbesserungsvorschlägen und
„best-practice“
Kritische Reflexion von Routinen und „alten Zöpfen“
Prozessanalysen - Nutzen
28.4.2014 Folie 42
Personalmanagement - Interventionen und Maßnahmen
Identifikation von Mitarbeiter- und Teampotenzialen
Bewertung und Anpassung der Teamstrukturen (Qualifikationsmix)
Identifikation von Unterstützungs- und Schulungsbedarfen
Bewertung der Wirksamkeit von Vorgaben, Konzepten und Standards
Ableitung von Optimierungsmaßnahmen
Prozesse
Tätigkeitsverteilung
Reorganisation
….
Reduzierung der Arbeitsbelastung
Prozessanalysen
28.4.2014 Folie 43
Personalstrukturanalysen: Ressource
Mit welcher Personalressource können wir planen?
Potenzialanalysen: Mitarbeiter
Wie können wir Einfluss auf individuellen Potenziale nehmen?
Prozessanalysen: Team und Bereiche
Welche Optimierungspotenziale liegen in der Arbeitsorganisation?
Zusammenfassung
Quelle: Kienbaum - HR-Trendstudie 2013
114 Personalverantwortlichen führender Unternehmen
70% Unternehmen BRD
37% Dienstleistungsunternehmen
>90% - Umsatzentwicklung gleichbleibend bis steigend
78% - Beschäftigungsentwicklung gleichbleibend bis steigend
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Quelle: Kienbaum - HR-Trendstudie 2013
Derzeitige Prioritäten der Personalarbeit (Mehrfachnennungen)
28.4.2014 Folie 46
Quelle: Kienbaum - HR-Trendstudie 2013
28.4.2014 Folie 47
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