DISKUSI MANAJEMEN
ORGANISASI: Pengorganisasian Perusahaan Farmasi
oleh KELOMPOK 3 Semester III Kelas A Fakultas Farmasi UGM 2015
ANGGOTA
Atika Rizki Pinasti (09978)
Muhammad Faishal Mahdi (10029)
Rachma Dewi Prabaningrum (10041)
Alfi Cahya Cintia Wati (10050)
Idlohatud Dilalah (10056)
Arizka Putri Widyaningrum (10101)
Jovita Imelda (10104)
Btari Gavrilla Larasati (10122)
Desti Wulansari (10161)
Organisasi adalah tool yang digunakan oleh perusahaan untuk mengkoordinir seluruh kegiatan yang ada untuk mencapai tujuannya, yaitu memproduksi barang atau jasa yang diinginkan oleh pasar.
Apa itu organisasi?
Organisasi didirikan manusia bukan sebagai tujuan akhir
melainkan hanya sebagai sarana, dan bukan untuk siapa-
siapa kecuali untuk kepentingan manusia itu
sendiri.
Kenapa organisasi didirikan?
Karakteristik Utama Suatu Organisasi
1
2
3
4
5
Unit / entitas sosial
Anggota minimal 2 orang
Pola kerja terstruktur
Punya tujuan yang ingin dicapai
Punya identitas diri
Input :
SDM, informasi, ilmu pengetahuan, bahan baku, uang dan modal
Konversi
(Proses transformasi)
Output :
Produk atau jasa yang kualitasnya meningkat
Keinginan customer terpenuhi
Organisasi perlu menciptakan nilai sebagai basis perusahaan agar terus tumbuh dan berkembang. Nilai diciptakan melalui 3 tahap di bawah ini:
Diferensiasi
Organisasi / perusahaan berkembang perlu dilakukan diferensiasi.
Diferensiasi = Proses untuk mengembangkan dan mengontrol pembagian pekerjaan dalam organisasi Value perusahaan semakin besar.
Organisasi sederhana diferensiasi rendah pembagian pekerjaan sederhana.
Perusahaan berkembang masalah lebih kompleks Diferensiasi lebih kompleks
Struktur Organisasional
Apabila perusahaan tumbuh dan berkembang, maka perlu disusun struktur organisasional.
Yaitu sistem formal yang berkaitan dengan hubungan antara tugas dan kewenangan untuk mengontrol bagaimana koordinasi kegiatan dilakukan dan menggunakan sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi.
Struktur organisasi dan strategi baik kinerja perusahaan meningkat.
Struktur organisasional komponen kritis dari proses implementasi strategi perusahaan elemen-elemen struktur harus sinergis.
Struktur organisasional yang efektif Lebih menjamin keberhasilan perusahaan dan mempertahankan keunggulan kompetitif.
2 hal penting stabilitas & fleksibilitas struktur.
Stabilitas struktur : kapasitas perusahaan untuk dapat mengelola kegiatan rutin secara konsisten & dapat diprediksi dengan cermat.
Fleksibilitas struktur : memungkinkan peluang perusahaan dalam mengeksplorasi daya saingnya untuk kemudian mengalokasikan sumber daya yang diperlukan untuk memperkuat keunggulan daya saing perusahaan sehingga mampu bersaing di masa depan.
Jika ada perubahan strategi perusahaan struktur organisasi berubah juga sehingga strategi dapat di implementasikan dengan baik.
Strategi berpengaruh lebih penting terhadap struktur jadi pemilihan strategi diikuti pemilihan struktur yang match sehingga struktur dapat mendukung strategi baru.
1) Struktur sederhana Pemilik merangkap manajer yang membuat
semua keputusan dan memantau semua kegiatan perusahaan. Sedangkan staf mengerjakan hal-hal yang di supervisi oleh manajer pemilik tersebut.
Ciri : hubungan informal, aturan tidak ketat, spesialisasi terbatas, sistem informasi sederhana.
Sesuai untuk bisnis produk tunggal Apabila struktur sederhana sudah tidak
memadai untuk digunakan beralih ke struktur fungsional
2) Struktur Fungsional
Terdiri dari CEO dan staff perusahaan yang terbatas dengan lini manajer fungsional yang dominan dalam organisasi, termasuk produksi, akunting, marketing, R&D, teknik dan sumber daya manusia.
CEO harus dapat melakukan koordinasi efektif agar semua fungsi dalam perusahaan dapat bersinergi dengan baik dalam mencapai tujuan perusahaan
3) Struktur Multidivisional Terdiri dari berbagai divisi operasi yang
merupakan bisnis terpisah atau profit center pimpinan puncak perusahaan mendelegasikan tanggung jawab operasi sehari-hari dan strategi unit bisnis kepada manajer divisi.
Keuntungan : 1. manajer perusahaan dapat memantau
secara akurat setiap bisnis yang ada 2. dapat membandingkan antara divisi yang
ada untuk memperbaiki proses alokasi sumber daya
3. mendorong manajer divisi yang kinerjanya tidak bagus untuk melakukan perbaikan dengan belajar dari divisi lainnya.
Plant Manager
Departement
Tablet
Departement
Tablet
Departement
Tablet
2. Departementalisasi Berbasis Produk
Manager,
Engineering
Plant Manager
Manager,
Accounting
Manager,
Human
Resources
Manager,
Manufacturing
Manager,
Purchasing
1. Departementalisasi Berbasis Fungsi
Manager,
Engineering
Plant Manager
Manager,
Accounting
Manager,
Human
Resources
Manager,
Manufacturing
3. Departementalisasi Berbasis Geografik
4. Departementalisasi Berbasis Proses
Saving
Department
Manager
Plant
Superintendent
Planing and
Milling
Department
Manager
Assembling
Department
Manager
Lacquering and
Sanding
Department
Manager
Finishing
Department
Manager
Inspection and
Shipping
Department
Manager
Director of Sales
Manager,
Retail
Accounts
Manager,
Government
Accounts
Manager,
Wholesale
Accounts
5. Departementalisasi Berbasis Costumer
Span of Control
Definisi?
Span of Control atau rentang kendali adalah jumlah karyawan dan jenis pekerjaan yang dilakukan supervisi secara efektif dan efisien oleh manajer
Fungsi?
Digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam menyusun struktur organisasi
Span of control mempunyai ukuran lebar yang tergantung pada beberapa faktor, yaitu :
a.Skill dan kemampuan manajer
b.Karakteristik karyawan
c.Karakteristik pekerjaan yang dilakukan
d.Kompleksitas pekerjaan
e.Standarisasi pekerjaan yang ada
Dalam konteks pengambilan keputusan, organisasi dapat dikategorikan menjadi 2
kelompok besar, yaitu :
Sentralisasi Desentralisasi
Pengambilan keputusan terkonsentrasi dalam satu point di dalam organisasi
Pengambilan keputusan diberikan pada manajer yang berada di lini depan yang berhubungan langsung pada pengelolaan program atau kegiatan perusahaan
Faktor yang menunjang dalam pengambilan keputusan agar lebih tersentralisasi :
o Manajer lapis bawah tidak kapabel dalam mengambil keputusan
o Manajer lapis bawah tidak ingin mengambil keputusan
o Keputusan yang dilakukan relatif minor
Faktor yang menunjang dalam pengambilan keputusan agar lebih tersentralisasi : o Manajer lapis bawah kapabel dan mempunyai
pengalaman dalam mengambil keputusan o Manajer lapis bawah menginginkan peran
dalam pengambilan keputusan o Kultur perusahaan terbuka bagi manajer untuk
berperan dalam mencari solusi permasalahan perusahaan
o Efektivitas implementasi strategi perusahaan tergantung pada keterlibatan aktif manajer dan fleksibilitas dalam mengambil keputusan
Faktor- faktor yang mempengaruhi
pengambilan keputusan dalam menyusun
struktur organisasi:
Strategi organisasi
Ukuran organisasi
Teknologi yang digunakan oleh organisasi
Tingkat ketidakpastian lingkungan
Karakteristik Organisasi Mekanistik oTingkat spesialisasi tinggi
oDepartementalisasinya ketat
oMemiliki rantai komando yang sangat jelas
oRentang kendalinya relatif sempit
oPengambilan keputusan tersentralisasi
oMemiliki formalisasi tinggi
Karakteristik Organisasi Organik
Merupakan team yang bersifat lintas fungsi dan lintas hirarki
Arus informasi yang relatif bebas
Rentang kendali relatif luas
Pengambilan keputusan terdesentralisasi formalisasinya rendah
Penyusunan desain dan struktur organisasi
Aspek continous improvement
Peluang Capacity building
Learning organization
o Organisasi didesain berbasis open team yang memberdayakan karyawan
o Sharing informasi yang terbuka dan ekstensif
o Memiliki kepemimpinan yang dapat berbagi visi organisasi di masa depan
o Memiliki budaya yang kuat untuk berbagi values, trust, keterbukaan dan tanggung jawab berasama
ARTI PENTINGNYA
Untuk memandu bagaimana strategi dapat digunakan secara efektif dalam suatu organisasi.
Dapat digunakan untuk membandingkan hasil aktual dengan ekspektasi.
DALAM PERUSAHAAN
Umumnya ada 2, yaitu: Kontrol Stratejik, memverifikasi
apakah perusahaan menggunakan strategi yang memadai dalam kaitan dengan lingkungan eksternal yang ada dan keunggulan kompetitif perusahaan.
Kontrol Finansial, mengontrol kinerja perusahaan dengan menggunakan indikator-indikator keuangan.
Nilai dan norma yang dapat mengontrol interaksi diantara sesama anggota di dalam organisasi atau interaksi dengan pemasok, customer, dan pihak-pihak lainnya yang ada di luar organisasi (Jones,
Gareth R, 2004).
Perekat sosial yang mengikat para anggotanya dalam suatu organisasi dengan suatu standar yang memadai untuk para anggotanya dalam bersikap
dan berbuat. (Stephen P. Robbin, 2003)
Kultur dominan dan sub kultur
mengekspresikan nilai inti (core values)
konsep makro dari kultur Kultur
dominan
merefleksikan bagaimana anggota menghadapi masalah
berada pada divisi/unit bisnis
Sub-kultur
Perusahaan yang memiliki kultur yang kuat mempunyai iklim kerja yang lebih kondusif dengan motivasi intrinsik yang lebih kuat,
sehingga berkorelasi positif dengan produktivitas dan angka turn-over karyawan
yang relatif rendah.
Menciptakan perbedaan antara
organisasi yang satu dengan yang lain
Memberikan identifikasi kepada para anggotanya
Menciptakan komitmen yang lebih dibandingkan dengan kepentingan individual
Memperkuat stabilitas sistem sosial dalam
organisasi
FUNGSI KULTUR
ORGANISASI
Kultur organisasional harus dijadikan suatu pertimbangan untuk melakukan akuisisi atau merger selain faktor finansial dan sinergi produk. Tanpa adanya kesesuaian kultural antara dua perusahaan yang merger atau antara perusahaan yang mengakuisisi dan diakuisisi, dapat mengakibatkan akuisisi atau merger yang dilakukan mengalami kegagalan.
Direktur Utama
Quality Assurance
Divisi SDM
Bagian Sekretariat
Bagian Umum dan Humas
Bagian SDM
Manajer Keuangan Manajer Pemasaran Manajer Produksi
Bagian Pengawasan Intern
CONTOH APLIKASI PENGORGANISASIAN PERUSAHAAN FARMASI: STRUKTUR ORGANISASI PT SANBE FARMA PHARMACEUTICAL
MANUFACTURER
S U A T U M O D E L
Y A N G D I
D A L A M N Y A
T E R D A P A T
P E R A N A K T I F
D A R I P A S I E N
U N T U K
M E N G A T U R
P E N G O B A T A N N Y A
S E N D I R I .
MEDICATION THERAPY
MANAGEMENT (MTM)
Lebih fokus pada pasien (patient-centered) daripada
produk obat yang diberikan ke
pasien (product-centered)
Dapat membantu mencegah kesalahan penggunaan obat,
meningkatkan mutu pelayanan
kesehatan, dan meningkatkan
peran aktif pasien dalam
pengobatan.
Dalam praktik kefarmasian,
pelayanan MTM didesain
untuk memfasilitasi
kerjasama antara farmasis,
pasien, dokter, dan tenaga
kesehatan lain untuk
meningkatkan keamanan,
pengobatan yang efektif, dan
mencapai hasil pengobatan
pasien yang optimal.
Dibutuhkan interaksi personal
yang optimal antara farmasis
yang melaksanakan MTM
dengan pasien (face to face).
Jika tidak memungkinkan,
bisa dilakukan via telepon.
Lokasi di area private atau
semi private, sehingga pasien
dan farmasis bisa lebih dekat
atau akrab selama pelayanan.
UNSUR POKOK DALAM SUATU MODEL
PELAYANAN MTM PADA PRAKTEK
KEFARMASIAN
A. Medication therapy review (MTR)
B. Personal medication record (PMR)
C. Medication-related action plan (MAP)
D. Intervention and/or referral
E. Documentation and follow-up
Medication Therapy Review
Suatu proses yang sistematis dalam mengumpulkan
informasi mengenai pasien, menilai terapi untuk
mengidentifikasi permasalahan pengobatan, dan
membuat suatu rencana terapi untuk mengatasi
permasalahan tersebut.
Tujuan
1. Meningkatkan pengetahuan pasien
mengenai obat
2. Mengatasi permasalahan dan kekhawatiran
pasien mengenai obat
3. Membantu pasien untuk mengelola sendiri
obat mereka dan kondisi kesehatan mereka
Ruang Lingkup MTR
Wawancara pasien untuk mengumpulkan data yang mendukung
Menilai berdasarkan semua informasi klinis yang relevan dan satus kesehatan pasien
Menilai pasien, preferensi, kualitas kehidupan, dan tujuan terapi.
Menilai karakteristik dari kemampuan komunikasi pasien yang dapat mempengaruhi output terapi
Mengevaluasi pasien untuk mendeteksi gejala yang bisa dikaitkan dengan efek samping obat
Interpretasi, pemantauan, dan menilai hasil laboratorium pasien.
Mengidentifikasi dan menilai permasalahan yang berkaitan dengan obat.
Mengembangkan cara untuk mengatasi permasalahan terkait obat.
Mengedukasi dan melatih pasien untuk terapi yang tepat, pengawasan, pentingnya kepatuhan dalam
terapi, dan pemahaman tujuan terapi.
Membantu pasien untuk mengelola pengobatannya.
Monitoring dan evaluasi respon pasien terhadap terapi
Komunikasi dengan tenaga kesehatan lain dalam mengatasi permasalahan obat.
Personal Medication Record
Merupakan sebuah catatan komprehensif (menyeluruh)
akan pengobatan pasien (obat dengan resep dan tanpa
resep, produk herbal, dan suplemen makanan)
PMR berisi informasi untuk membantu pasien dalam
mengatur (self-management) keseluruhan terapi
pengobatan yang dijalaninya
Nama pasien
Tanggal lahir pasien
Nomer telepon pasien
Kontak darurat (orang terdekat pasien)
Dokter / perawat pribadi / Apoteker pasien
Alergi yang dimiliki dan gejala nya
Obat-obatan yang menimbulkan masalah pada
pasien
Jawaban atas pertanyaan umum mengenai obat
Tanggal pembaruan PMR terakhir
Tanggal tinjauan terakhir dari dokter/ apoteker/ tenaga
kesehatan profesional lain
Tanda tangan pasien
Tanda tangan penyedia layanan kesehatan
Untuk setiap pengobatan dicantumkan :
Obat dan dosis
Indikasi
Petunjuk pemakaian
Tanggal mulai penggunaan
Tanggal berhenti menggunakan
Kontak pemesanan resep
Instruksi khusus
Farmasis perlu mendorong
pasien untuk memelihara
dan memperbarui dokumen
PMRnya, juga mengajarkan
pasien untuk selalu
membawa PMRnya dan
mengkonsultasikannya pada
saat kunjungan ke tenaga
kesehatan untuk membantu
memastikan bahwa tenaga
kesehatan yang dikunjungi
tersebut mengetahui sistem
pengobatan yang dijalani
pasien
Kapan PMR perlu
diperbaharui?
Setiap pasien menerima
pengobatan baru,
mengalami pengobatan
yang tidak dilanjutkan,
mengalami perubahan
instruksi, mulai
menggunakan obat baru,
atau mengalami perubahan
sistem pengobatan
Medication-Related Action Plan
Suatu dokumen bersifat pasien-sentris, berisi daftar
tindakan untuk pasien yang digunakan agar pasien
dapat melacak kemajuan dalam manajemen dirinya.
MAP menguatkan rasa pemberdayaan pasien dan
mendorong pasien partisipasi aktif dalam kepatuhan
pengobatan
Informasi
dalam
MAP
Nama Pasien Nama dan no telp dokter
Nama dan no telp apoteker Tanggal pembuatan MAP
Langkah aksi pasien: "Apa yang harus saya lakukan?" Catatan untuk pasien: "Apa yang saya lakukan dan ketika saya melakukannya ..." Informasi jika perlu tindak lanjut (follow-up) dengan apoteker
Intervention/Referral
Apoteker menyediakan layanan konsultasi dan
mengintervensi untuk mengatasi masalah terkait obat;
jika perlu apoteker dapat merujuk pasien ke dokter atau
profesional kesehatan lainnya.
Tujuan
mengoptimalkan penggunaan obat,
meningkatkan kesinambungan perawatan
mendorong pasien untuk menggunakan layanan kesehatan untuk mencegah hasil
yang merugikan di masa depan.
Contoh kondisi dimana pasien
memerlukan rujukan (referral):
Seorang pasien mungkin menunjukkan potensi masalah yang ditemukan
selama terapi yang mungkin
memerlukan rujukan untuk evaluasi
dan diagnosis.
Seorang pasien mungkin memerlukan manajemen pendidikan penyakit untuk
membantu dia mengelola penyakit
kronis seperti diabetes.
Seorang pasien mungkin memerlukan pemantauan untuk obat berisiko tinggi
(misalnya, warfarin, fenitoin,
methotrexate).
Documentation & Follow-up
Layanan MTM harus didokumentasikan secara
konsisten; Follow-up MTM dijadwalkan berdasarkan
kebutuhan pasien.
Tujuan
Memfasilitasi komunikasi antara farmasis dan nakes lainnya untuk merekomendasikan solusi/memonitor "medication-related problems" baik yang sudah maupun potensial terjadi
Meningkatkan pelayanan dan outcome pada pasien
Mematuhi peraturan perundang-undangan
Sebagai bukti biaya yang dikeluarkan untuk pengobatan pasien
* Data diri pasien
* Pengamatan subyektif (seperti riwayat
penyakit pribadi/keluarga, alergi, efek
samping yg pernah dialami, social history...)
* Pengamatan objektif (kondisi penyakit,
hasil lab, tanda vital, gejala2,...)
* Assessment (pendampingan akan
medication-related problems)
* Health plan (Perencanaan agar pasien
dapat mencapai keadaan sehat)
* Edukasi kepada pasien
* Komunikasi antara farmasis dan tenaga
kesehatan lainnya
*PMR
*MAP
*Jadwal follow-up
*Pembiayaan
Apa saja yang perlu
didokumentasikan dalam MTM?
Ringkasan: Langkah-langkah
dalam MTM
1. Menilai status
kesehatan pasien
2. Membuat rencana
terapi pengobatan
3. Memilih, memulai,
memodifikasi terapi
pengobatan
4. Monitoring dan
evaluasi efektivitas
terapi
5. Mencegah terjadinya
efek samping obat
6. Mengedukasi pasien dan tenaga kesehatan lain tentang informasi terapi yang penting
7. Memperagakan teknik untuk memaksimalkan pengetahuan pasien
8. Meningkatkan kepatuhan pasien terhadap terapi
9. Mengkoordinasikan terapi yang sedang dijalani pasien dengan tenaga kesehatan lain
TERIMA
KASIH!