Samen
van analoog
naar digitaal
Najaarsbijeenkomst archiefinspectie
Dordrecht, 29-11-2012
Wat kunt u verwachten?
– Korte introductie
– Waarom digitaal werken + uitgangspunten
– Voorwaarden succes digitaliseren
– Aanpak ontwerp DMS per proces
– Praktijk scanproces
– Handboek
– Totstandkoming machtigingen
– Formulering vervangingsbesluiten
Korte introductie
– Anton van der Meulen
– Werkzaam in Oss ( bijna 80.000 inwoners)
– Kwaliteitsmedewerker /adviseur DIV
Vertrouwen moet je verdienen…..
Waarom digitaal werken?
– Betere dienstverlening
– Plaats- en tijd onafhankelijk
– Innovatief
– Papierarm office
– Ontwikkelingen in maatschappij
Uitgangspunten digitalisering
– Alle procesgebonden documenten digitaal
beschikbaar
– Alleen digitaal wat kan
– Digitaal gaat boven analoog
– Delen van informatie
– RGTS
Voorwaarden succes digitalisering
– Draagvlak /samenwerking
• Management / personeel
• College/Bestuur
• Externe partijen
Doelstelling voor het DMS
Het ontwikkelen, implementeren en in gebruik nemen
van een document management systeem
– voor het digitaal registreren, opslaan en ontsluiten van alle procesgebonden documenten binnen de gemeente Oss
– ter verbetering en ondersteuning van de interne processen en externe (elektronische) dienstverlening.
Bron: Aanbestedingsdocument / Plan van Aanpak
De aanpak- voor elk te digitaliseren proces (1)
Ontwerp DMS (Solution Design)– Beschrijving procesgang
– Registratiekenmerken en -scherm
– Autorisaties
– Zoekscherm
– Koppelingen met subjectgegevens
– Koppelingen met backoffice-systemen (bv. GHS4all)
– Dossieropbouw
De aanpak- voor elk te digitaliseren proces (2)
Inrichting DMS
– bouwen van schermen
– bouwen van koppelingen
– inrichten van de opslagstructuur
Testen
– Systeemtest (technisch)
– Integratietest (koppelingen)
– Acceptatie in test en productie (Functioneel)
Opleidingen en Uitrol
Praktijk- sorteren van de post: te scannen / niet te scannen
Bij het ALC wordt alle post gesorteerd,
de te scannen documenten worden apart gelegd . . .
Praktijk - scannen van de gesorteerde post
. . . vervolgens worden de documenten met een
voorblad per afdeling gescand.
Via het voorblad komen de digitale documenten
in de postbak van de betreffende afdeling.
Praktijk - routering van de gescande documenten
Praktijk - registratie van de gescande documenten
Op de afdeling worden de proces- specifieke
kenmerken geregistreerd: o.a. NAW, client- en/of
zaaknummer en de behandelaar.
Praktijk - registratie van de gescande documenten
Generieke registratie
kenmerkenProces specifieke registratie
kenmerken
Praktijk - gebruik van documenten bij werkproces
De geregistreerde documenten komen in de inbox
van de betreffende behandelaar.
3. Werking van het DMS - algemeen
Post
Balie
E-loket
Inbox afdeling
Scannen
Registreren
Zoeken E-mail
Eigen documenten
Procesafhandeling
Alle partijen betrekken bij inrichting proces
– Vakafdeling ( management + medewerkers)
– Projectmanagement
– I &A
– DIV
– BHIC
– Provincie
– Leverancier DMS (Unisys)
Generieke inrichting DMS
– Metadata
– Documenttypen
– Gebruikersgroepen
– DSP
– Zoekscherm
Voorbeeld zoekscherm vergunningen
Uitwerking pilots DMS 2006
– Drie processen t.w.
* aanvragen levensonderhoud
* bezwaarschriften belastingen
* inkomende facturen
– Aangepaste specifieke registratie-/zoekschermen en
documenttypen e.d.
Opstellen handboek digitalisering
Hierin is opgenomen het kader waarbinnen wij
werken:
* echt digitaal i.p.v. analoog
* samenwerking BHIC en Provinciale
archiefinspectie
Instellen werkgroep handboek digitalisering
– Werkgroep bestaande uit diverse disciplines:
* Projectleider DMS
* Adviseur informatievoorziening en ICT-projecten
* Kwaliteitsmedewerker DIV
Vervanging in twee stappen
– Fysieke documenten die op termijn vernietigbaar
zijn
– Nadien de categorie te bewaren
documenten
Hoe aangepakt ?
– Uitgangspunt inhoudsopgave handboek nationaal
archief
– Verantwoording
– Procedurele inrichting substitutieproces
– Technische inrichting scanproces
– Uitgaande documenten
– Opname in archiefbeheersysteem
Hoe aangepakt ?
– Bewaren en vernietigen
– Techniek en infrastructuur
– Diverse bijlagen met generieke en specifieke
kenmerken alsmede overzicht te substitueren
archiefbescheiden
– Kwaliteitszorg en kwaliteitscontrole
Afstemmen met partijen
– Betrekken BHIC en Provinciale Archiefinspectie bij proces
– Raadplegen externe instanties
– Besluitvorming
– Publiceren
– Daadwerkelijk vervangen van de op termijn
vernietigbare documenten
Opnieuw vaststellen kader(handboek)
– Start proces voor het vervangen van te bewaren archiefbescheiden
– Aanpassen handboek
– Communicatie afstemmen BHIC en Provinciale
archiefinspectie
– Formeel advies aanvragen
– Formele machtiging aanvragen
Voorbeeld machtiging in 2008
– * Ingekomen stukken met betrekking tot het proces
“Aanvraag vergunning Wet Milieubeheer”(Milieuvergunningen) afdeling Publiekszaken
Bouwen, Wonen en Milieu (PBWM ), ontvangen en
gescand op of na het betreffende
machtigingsbesluit van Gedeputeerde Staten.
Voorbeeld machtiging juni 2012 P&O
– Ingekomen stukken die op grond van alle taken
gevormd kunnen worden en vallen onder de categorieën 1 t/m 25 van hoofdstuk 2 van de
Selectielijst ontvangen en gescand op of na het
betreffende machtigingsbesluit van Gedeputeerde
Staten, voor zover zij op grond van de
eerdergenoemde Selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Vervolg voorbeeld afd P&O
– Ingekomen stukken die vallen onder de specifiek
categorie 3.2 Personeel beheer onderdelen 3, 5 en6 van de Selectielijst ontvangen en gescand op of
na het betreffende machtigingsbesluit van
Gedeputeerde Staten, voor zover zij op grond van
de eerdergenoemde Selectielijst voor blijvende
bewaring in aanmerking komen.
Voorbeeld machtiging sept 2012 afdjuridische zaken
– Ingekomen stukken die op grond van onderstaande taken bij GMJZ binnenkomen:
– klachten over gedragingen afdelingen, ambtenaren en bestuurders
– claims en correspondentie in kader aansprakelijkheidsstelling
– verzekeringen administratie (polissen van o.a. opstallen, inventarissen, ongevallen etc.)
– van externe instanties de ingekomen stukken, behorende bij de juridische adviesrol richting andere afdelingen binnen de gemeente Oss (Bijvoorbeeld bij procedures in het kader van inkoop en aanbesteding)
En nu we digitaal werken?
– Anders werken met documenten
– Continueren uitrol van niet eerder gedigitaliseerde
processen
– Samenwerking blijft noodzakelijk
– Investeren in mensen, middelen en tijd
– Kwaliteitsbewaking is ook continue belangrijk
– Vertrouwen verdiend!…
Finish: Vervanging analoog door digitaal!!