Sharing Pengalaman AkreditasiProdi Gizi FKM UI
Disampaikan pada:
Pelatihan SPME AIPGI
Bogor 2 Mei 2017
Pembagian Fase
Pra Pendaftaran
Pasca mendaftar
Pasca verifikasi
Visitasi
Pra Pendaftaran (1)
Waktu
• 1 tahun sebelum pendaftaran
Pembentukan panitia
• Dosen
• Tendik
Perekrutan asisten
• Alumni Prodi Gizi
• Bertugas dalam penelusuran, penyusunan dokumen dan pengisian borang
Pembagian kerja
• Menelaah borang dan cara pengisiannya
• Siapa mengerjakan apa
• Kapan dikumpulkan
Pra Pendaftaran (2)
• Penelusuran dan pengumpulan dokumen melibatkan banyak pihak
– Bagian SDM, keuangan, akademik, mahalum, UPMA dan humas Fakultas
– Laboratorium
– Dosen Prodi Gizi
• Koordinator matkul, pembimbing kegiatan mahasiswa,
– Staf tendik/administrasi Prodi
Pra Pendaftaran (3)
No Tantangan Solusi1 Bukti tertulis (SK Rektor, SK Dekan,
Peraturan Unversitas dsb) tidak ditemukan
Mencari salinan dokumen di tingkat fakultas
2 Bukti tertulis personal (sertifikat kegiatan, surat undangan, bahan paparan dsb) tidak ditemukan
Mencari salinan (di email, peserta lain di kegiatan yg sama, arsip di admin Prodi, arsip di fakultas)
3 Dosen atau bagian pemilik dokumen sibuk
Terus didatangi dan diingatkan “tebal muka, jangan mudah putus asa”
Pasca Pendaftaran
Pengisian borang
• Input sesuai dokumen
• Sinkronisasi dengan fakultas
Menjadwalkan pertemuan rutin
• Pelaporan progres dan RTL
Fasilitasi
• Konsultasi dg fasilitator
• Perbaikan sesuai masukan
Evaluasi internal
• Difasilitasi oleh fakultas
• Dosen UI yg juga bertugas sebagai asesor memberikan penilaian thd borang yg telah diisi
Pasca Pendaftaran (2)
No Tantangan Solusi
1 Pengisian borang terkadang terhambat karena diserahkan kepada asisten yg tidak menguasai substansi
Pengisian borang dibagi menjadi 2 bagian besar.Pengisian yg hanya menyalin dari dokumen yg ada (BOP, aturan, fasilitas dll) diserahkan sepenuhnya kepada asistenPengisian yg membutuhkan analisis dan narasi dilakukan oleh dosen/panitia atau asisten dg supervisi penuh
2 Pemilik dokumen kurang responsif sehingga memperlambat pengisian
Meminta bantuan atasan langsung untuk mengontak pemilik dokumen
3 Data yg berbeda untuk hal yang sama Dikonfirmasi ulang dan memeriksa keabsahan serta kemutakhiran data
Pasca Pendaftaran (3)
• Selesaikan borang sesuai dengan dokumen yg tersedia– Agar lebih cepat disubmit untuk fasilitasi
• Kejar dokumen yg belum ada utk melengkapi pengisian borang
• Selalu konsultasikan hasil pengisian dan masukan dari fasilitator dengan pihak terkait (Ketua Departemen, Ketua Prodi, dosen2 Prodi)
Pasca Verifikasi
Pencetakan dokumen
• Borang dicetak dlm bentuk yg memudahkan saat visitasi
• Dipisah antar borang
• Dipisah antar standar
• Diberi pembatas utk lampiran
Penyiapan lapangan
• Cek kesiapan dan kelengkapan sesuai yg dilaporkan di borang
• Laboratorium
• Ruang kelas
• Ruang staf
• Sarana & prasarana lain
Penyiapan alumni & user
• Kontak
• Koordinasi
• Pengiriman surat permohonan kesediaan
Pasca Verifikasi (2)
• Sinkronisasi dan koordinasi dg fakultas
– Antara borang 3A dan 3B
• Membagian borang terisi lengkap (final) ke seluruh anggota Prodi
– Kesamaaan informasi
Visitasi
Kesamaan semangat
Kekompakan tim
Komitmen yg kuat
Mempercantik tampilan
Dokumentasikan apa yang anda kerjakan Kerjakan apa yang anda dokumentasikan
Terima Kasih
03/05/2017 Dep Gizi Kesmas, FKM UI, 2015 13