Eine Case Study zu Folio Cloud
Sicherer Datenabgleich mit mobilen Mitarbeitern
Sicherer Datenabgleich mit mobilen Anwendern (Eine Case Study zu Folio Cloud) 2
Kontaktdaten:
Dipl.-Ing. Karl Mayrhofer
Geschäftsführer Fabasoft Distribution GmbH
Tel: +43 732 606162
E-Mail: [email protected]
Web: www.foliocloud.com
Twitter: http://twitter.com/FolioCloud
YouTube: http://youtube.com/FolioCloud
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Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis ................................................................................................................................. 3
Was ist Cloud Computing? ................................................................................................................... 4
Was ist Folio Cloud? ............................................................................................................................ 5
Was bringt Cloud Computing für den sicheren Datenabgleich mit mobilen Geräten? ......................... 6
Wo werden die Daten in der Cloud gespeichert? ................................................................................. 7
Wer darf Daten in den Teamrooms lesen bzw. ändern? ..................................................................... 7
Wie stellt die Fachabteilung neue Unterlagen für mobile Mitarbeiter ein? ........................................... 8
Gibt es eine automatische Datensynchronisierung? ............................................................................ 9
Wie funktioniert die Synchronisierung auf mobilen Geräten? .............................................................. 9
Wie informiert die Fachabteilung die mobilen Mitarbeiter über die Verfügbarkeit neuer
Informationen?.................................................................................................................................... 10
Wie ist der Cloud-Zugang geschützt? ................................................................................................ 10
Auditing ............................................................................................................................................... 11
Suchen und Finden ............................................................................................................................ 11
Erweiterbarkeit durch Cloud Apps ...................................................................................................... 12
Erste Schritte mit Folio Cloud ............................................................................................................. 13
Einen Gratis-Account einrichten ............................................................................................ 13
Den ersten Teamroom einrichten .......................................................................................... 13
Daten mit der Cloud synchronisieren .................................................................................... 16
Tutorial-Videos auf Youtube .................................................................................................. 16
10 Top Gründe für Folio Cloud ........................................................................................................... 17
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Was ist Cloud Computing?
Cloud Computing bedeutet, Software über das Internet zu nutzen. Privat verwenden heute bereits
viele Menschen Software über das Internet, beispielsweise Facebook. Aber auch für Unternehmen
wird die Nutzung von Software über das Internet zunehmend attraktiv. Software-Anwendungen
werden nicht mehr im Unternehmen installiert und betrieben, sondern in
Hochleistungsrechenzentren. Der Zugriff erfolgt zumeist über einen Webbrowser und eine Internet-
Verbindung am Arbeitsplatz. Diese Form der Softwarenutzung wird als „Software-as-a-Service“
bezeichnet.
Abbildung: Software-as-a-Service
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Was ist Folio Cloud?
Folio Cloud ist ein Software-Service für den sicheren Datenabgleich mit Mitarbeitern über das
Internet. Folio Cloud stellt dafür Teamrooms zur Verfügung. Ein Teamroom ist ein sicherer,
geschützter Bereich im Internet, zu dem nur explizit berechtigte und sicher authentifizierte Personen
Zugang haben. Das Grundprinzip ist einfach: Fachabteilungen stellen Firmen-Informationen in einen
Teamroom. Die mobilen Mitarbeiter haben auf diesen Teamroom mit ihren Tablets und
Smartphones über das Internet sicheren Zugriff.
Abbildung: Teamroom für den sicheren Datenabgleich mit mobilen Mitarbeitern
Ein Teamroom ist nicht nur ein hochwertiger, sicherer Online-Speicher für die Versorgung von
mobilen Mitarbeitern mit Firmeninformationen, sondern sorgt auch für Nachvollziehbarkeit und
Transparenz (Compliance), beispielsweise durch das Management von Dokumentversionen und
mittels Auditing. Damit ist immer nachvollziehbar, wer wann welche Aktivitäten durchgeführt hat.
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Was bringt Cloud Computing für den sicheren Datenabgleich mit mobilen Geräten?
Abbildung: zertifizierte Sicherheit – vom Gerät des Anwenders bis ins Cloud-Rechenzentrum
Der Zugang zu den Daten in der Cloud ist nur möglich, wenn sich ein Anwender sicher authentifiziert
(anmeldet). Diese Anmeldung erfolgt im Idealfall mit einer Digital-ID - der österreichischen
Handysignatur, der SuisseID oder dem neuen deutschen Personalausweis - sowohl in den
Fachabteilungen als auch auf den Geräten der mobilen Anwender. Denn damit ist sichergestellt,
dass nur Personen mit einer staatlich geprüften, digitalen Identität auf die Daten zugreifen. Der
Zugriff mit einer gefälschten Identität ist ausgeschlossen.
Der Datentransfer erfolgt ausnahmslos verschlüsselt. Damit kann niemand bei der Übertragung der
Daten aus den Fachabteilungen zu den mobilen Mitarbeitern „mitlesen“.
Fabasoft bietet seinen Kunden garantierte Service-Levels. Das bedeutet zuverlässige Verfügbarkeit
und schnelle Antwortzeiten bei der Nutzung der Software über das Internet. Eine schnelle
Internetverbindung wirkt sich natürlich positiv aus, speziell beim Transfer von großen Dokumenten
und Dateien.
Die Firmendaten bleiben damit zu einhundert Prozent in Europa und werden von Profis in
Hochleistungsrechenzentren betreut. Ein unvorhergesehener Datenverlust ist ausgeschlossen.
Neben der Sicherheit auf Infrastruktur-Ebene bietet Folio Cloud auch Sicherheit auf Anwendungs-
Ebene für den Teamroom. Nur explizit berechtigte Mitarbeiter haben Zugang zu einem Teamroom.
Für den sicheren Datenabgleich mit mobilen Mitarbeitern bietet sich folgende Rechtevergabe an: die
Mitarbeiter in den Fachabteilungen, die Firmeninformationen für die mobilen User zur Verfügung
stellen, haben Änderungsrechte in den Teamrooms. Die mobilen Mitarbeiter haben Leserechte auf
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diese Unterlagen. Falls die mobilen User auch Informationen in die Fachabteilungen zurückliefern
sollen, so erhalten diese ebenfalls Änderungsrecht in bestimmten Teamrooms. Durch Erzeugen
einer Teamroom-Struktur (ein Teamroom enthält weitere Teamrooms) ist flexibel festlegbar, welche
Informationen nur lesbar sind und welche auch änderbar.
Wo werden die Daten in der Cloud gespeichert?
Die Firmeninformationen werden ausschließlich in Fabasoft Rechenzentren in Europa gespeichert –
und nicht auf dem gesamten Globus verteilt! Fabasoft ist zertifiziert und geprüft nach den höchsten
internationalen Sicherheitsstandards für die Datenspeicherung und für den Betrieb von Software-
Services. Die Zertifizierungen und Prüfungen werden von unabhängigen Auditoren wie
beispielsweise PricewaterhouseCoopers regelmäßig durchgeführt.
Wer darf Daten in den Teamrooms lesen bzw. ändern?
In einem Folio Cloud Teamroom wird festgelegt, wer auf die Inhalte in diesem Teamroom Zugriff hat
und mit welchen Zugriffsrechten. „Lesen“ bedeutet, dieser Kontakt darf Information nur
konsumieren. „Bearbeiten“ bedeutet, diese Person darf Ordnerstrukturen anlegen, Informationen
hochladen und vorhandene Dokumente ändern. Sie darf aber keine Informationen löschen. „Alle
Rechte“ bedeutet, der Nutzer darf andere Kontakte berechtigen und für den Teamroom einladen
sowie Inhalte aus dem Teamroom löschen.
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Abbildung: Sicherheit auf Ebene eines Teamrooms
Für den Datenabgleich mit mobilen Anwendern bietet sich an, den Mitarbeitern in den
Fachabteilungen das Recht „Bearbeiten“ zu geben und den mobilen Nutzern das Recht „Lesen“.
Über eine Struktur von Teamrooms (in einem Teamroom kann man weitere Teamrooms erzeugen)
ist eine Strukturierung der Zugriffsrechte möglich. Beispielsweise könnte es in einem Informations-
Teamroom auch einen Teamroom „Feedback“ geben, in dem die mobilen Anwender auch das Recht
„Bearbeiten“ haben, um Informationen an die Fachabteilungen rückzuliefern.
Neben der Berechtigung von einzelnen Personen sind auch Gruppenrechte möglich. Damit werden
in den Teamrooms Personengruppen berechtigt. In diesem Fall reicht das Management der
Personengruppen (Hinzufügen/Entfernen von Personen), um die Rechtevergabe zu regeln, und es
müssen nicht alle Teamrooms laufend hinsichtlich der Zugriffsrechte gepflegt werden.
Darüber hinaus kann pro Teamroom einer Sicherheitsstufe festgelegt werden. Hat ein Teamroom
beispielsweise die Sicherheitsstufe „Digital ID“, so haben grundsätzlich nur mehr Anwender Zugang,
die mit einer digitalen Identität bei Folio Cloud authentifiziert sind.
Wie stellt die Fachabteilung neue Unterlagen für mobile Mitarbeiter ein?
Für das Einstellen neuer Firmeninformationen in Teamrooms durch Mitarbeiter in den
Fachabteilungen unterstützt Folio Cloud die folgenden Möglichkeiten:
per Drag and Drop aus dem Microsoft Windows Explorer oder Apple Mac Finder.
durch Einrichten von Folio Cloud als Netzwerklaufwerk mit einem Laufwerksbuchstaben im
Microsoft Windows Explorer oder Apple Mac Finder. Damit stehen die Teamrooms über
Verzeichnispfade zur Verfügung. Dies ermöglicht auch die einfache Integration von Werkzeugen
und Fachanwendungen, weil durch „Speichern unter“ auf den Pfad eines Teamrooms Dateien
gleich direkt in die Cloud geladen werden.
durch automatische Synchronisierung. In diesem Fall wird die Teamroom-Struktur eines
Mitarbeiters laufend im Hintergrund mit einem lokalen Verzeichnis abgeglichen.
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Gibt es eine automatische Datensynchronisierung?
Folio Cloud unterstützt die automatische Synchronisierung von Daten aus einem lokalen Verzeichnis
in einen Teamroom. Damit werden Firmendaten automatisch zwischen den lokalen Verzeichnissen
in der Fachabteilung und dem Teamroom in der Cloud abgeglichen.
Abbildung: Datensynchronisierung
Die Synchronisierung erfolgt über eine Systray-Anwendung in der Taskleiste unter Windows. Über
„Optionen“ im Kontextmenü dieser Anwendung ist einstellbar, aus welchem lokalen Verzeichnis
synchronisiert wird sowie ob die Synchronisierung automatisch im Hintergrund erfolgen soll, und wie
oft. Auch für die Synchronisierung ist eine Authentifizierung des Anwenders in der Fachabteilung
erforderlich, damit nachvollziehbar bleibt, welcher Nutzer welche Informationen in den Teamroom
eingestellt hat. Bei der Synchronisierung im Hintergrund bleibt eine durchgeführte Authentifizierung
aufrecht.
Wie funktioniert die Synchronisierung auf mobilen Geräten?
Die Folio Cloud App ist für Apple iOS im Apple iTunes App Store verfügbar, sowie für Android im
Android Market. Die Folio Cloud App erleichtert das Navigieren in Teamrooms und das
Konsumieren von Informationen, z.B. das Anzeigen von Dokumenten. Über ein Symbol beim
Teamroom ist eine Synchronisierung dieses Teamrooms auf das mobile Gerät möglich. Mit dem
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Wechsel in den Offline-Modus stehen die Inhalte dieses Teamrooms weiterhin mit allen darin
enthaltenen Informationen auf dem mobilen Gerät zur Verfügung.
Wie informiert die Fachabteilung die mobilen Mitarbeiter über die Verfügbarkeit neuer Informationen?
Das geht beispielsweise aktiv per E-Mail – mit dem großen Unterschied, dass in der E-Mail nur mehr
Links auf Dokumente verschickt werden, aber nicht mehr die Dokumente selbst. Will jemand direkt
über die E-Mail auf die Dokumente zugreifen, so muss er sich zuerst authentifizieren. Es hat also
nicht mehr jeder Mail-Empfänger ungeschützten Zugriff auf die Dateien. Nach dem Synchronisieren
am mobilen Gerät stehen natürlich alle bis dahin abgelegten Dokumente automatisch am Gerät zur
Verfügung.
Darüber hinaus gibt es noch die Möglichkeit, dass die mobilen Mitarbeiter sich von Folio Cloud aktiv
informieren lassen, wenn neue Informationen in einem mobilen Teamroom eintreffen. Diese aktive
Benachrichtigung an mobile Nutzer ist per E-Mail möglich oder als Übersicht beim Einstieg in Folio
Cloud sowie per RSS-Feed, das ist eine Technologie, die beispielsweise von Web-Browsern
unterstützt wird.
Besonders einfach erfolgt die Kommunikation der Fachabteilungen mit den mobilen Nutzern über
einen sogenannten Newsfeed im Teamroom. Das ist eine Art Chat-Bereich, in dem alle Nutzer, die
in einem Teamroom berechtigt sind, sich über Postings untereinander über soziale Kommunikation
austauschen.
Wie ist der Cloud-Zugang geschützt?
Folio Cloud bietet neben der Anmeldung mit Login-Name (E-Mail-Adresse) und Passwort noch
stärkere Authentifizierungs-Mechanismen an, die den Cloud-Zugang besser schützen: die
sogenannte Zwei-Faktor-Authentifizierung erfordert zusätzlich die Eingabe eines Mobile PIN, der auf
ein registriertes Mobiltelefon geschickt wird. Bei Installation der App Motoky am Apple iPhone reicht
die Bestätigung einer Push-Notification per Fingertipp und es muss kein PIN mehr eingegeben
werden. Die Installation von Client-Zertifikaten erlaubt die Cloud-Anmeldung über „Single Sign On“,
dies ist auch mit Apple iPad und iPhone möglich.
Im Idealfall erfolgt die Anmeldung bei Folio Cloud aber mit der österreichischen Handysignatur, der
SuisseID oder dem neuen deutschen Personalausweis. Denn damit ist sichergestellt, dass nur
Personen mit einer staatlich geprüften, digitalen Identität auf die Daten zugreifen. Der Zugriff mit
einer gefälschten Identität ist ausgeschlossen.
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Abbildung: Digitale Identität mit der österreichischen Handysignatur
Auditing
Über das Auditing ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann welche Aktivitäten ausgeführt hat. Dies ist
insbesondere für die Unterstützung von Compliance-Anforderungen wesentlich (Transparenz und
Nachvollziehbarkeit auf Grund von gesetzlichen Vorgaben, Industrie- und Branchen-Normen oder
Unternehmens-Richtlinien).
Suchen und Finden
Folio Cloud integriert für die Suche das Produkt Fabasoft Mindbreeze (www.mindbreeze.com).
Mindbreeze erstellt aus den Dokumenten im Teamroom einen Suchindex. Nach Eingabe eines
Suchbegriffs wird die Suche in Sekundenschnelle ausgeführt und findet alle Treffer, die den
Suchbegriff in den Metadaten oder in Dokumenten enthalten, aber nur in jenen Teamrooms, in
denen die suchende Person explizit Zugriffsrechte haben. Die Suche ist verfeinerbar. Die
Typisierung von Treffern unterstützt die Aufteilung der Trefferliste in Registerkarten. Die Suche steht
auch auf den mobilen Geräten zur Verfügung.
Spezielles Feature für die Suche: Importiert man Microsoft Outlook PST-Dateien in einen Folio
Cloud Teamroom, so indiziert Mindbreeze automatisch die darin enthaltenen E-Mails. Damit ist die
Suche auch über alle E-Mails möglich, die in der PST-Datei enthalten sind (auch auf mobilen
Geräten).
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Erweiterbarkeit durch Cloud Apps
Teamrooms sind erweiterbar durch sogenannte Cloud Apps, das sind Business-Anwendungen, die
als Software-Service mit Folio Cloud nutzbar sind. Damit sind firmenspezifische Geschäftsprozesse
und Fachanwendungen in Rekordzeit und Top-Qualität umsetzbar (Private Cloud Apps). Im
Fabasoft Cloud App Store stehen allgemein zugängliche Cloud Apps für die Aktivierung zur
Verfügung (www.cloudappstore.com).
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Erste Schritte mit Folio Cloud
Einen Gratis-Account einrichten
Öffnen Sie die URL www.foliocloud.com/register und folgen Sie den Anweisungen auf der Webseite.
Im Zuge der Aktivierung bietet Folio Cloud die Installation eines Browser-Plug-ins an. Das Plug-in
optimiert und vereinfacht die Bedienung im Browser.
Den ersten Teamroom einrichten
Ein Teamroom ist ein Bereich in der Cloud, zu dem nur Sie Zugang haben sowie jene Kontakte, die
Sie explizit für den Zugang berechtigen. So erzeugen Sie Ihren ersten Teamroom:
Klicken Sie auf das Symbol für das Erzeugen eines Teamrooms in der Symbolleiste oder in der
Fensterfläche:
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Vergeben Sie einen Namen für den Teamroom und klicken Sie auf „Weiter“:
Der Teamroom wird unter „Home“ abgelegt:
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Doppelklicken Sie das Teamroom-Symbol, um den Teamroom zu öffnen. Schalten Sie die Tipps
aus, indem Sie auf die weiße Markierung des Rahmens klicken.
Laden Sie Dokumente in die Cloud. Das geht beispielsweise ganz einfach per Drag and Drop in das
Browser-Fenster:
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Daten mit der Cloud synchronisieren
Klicken Sie auf das Folio Cloud Symbol in der Task Bar und wählen Sie „Synchronisieren“. Melden
Sie sich mit Ihrem Folio Cloud Account an, wenn Sie noch nicht authentifiziert sind. Folio Cloud
synchronisiert Ihre Teamroom-Struktur (nicht die Inhalte) in den lokalen Cloud-Ordner.
Klicken Sie auf „Cloud Ordner öffnen“. Das lokale Cloud-Verzeichnis wird geöffnet. Um einen
Teamroom zu synchronisieren, klicken Sie auf „Folio Cloud Ordner“ und „Synchronisieren“ im
Kontextmenü des Teamroom-Ordners:
Alle Inhalte in dem Teamroom werden mit dem lokalen Verzeichnis abgeglichen.
Über „Optionen“ im Menü des Folio Cloud Symbols in der Taskleiste stellen Sie ein, in welches
lokale Verzeichnis synchronisiert wird und ob dies automatisch soll:
Tutorial-Videos auf Youtube
Auf www.youtube.com/FolioCloud finden Sie viele Tutorial-Videos zur Nutzung von Folio Cloud!
FABASOFT DISTRIBUTION GMBH | Honauerstraße 4, 4020 Linz, AustriaTel.: +43 732 606162-0, Fax: +43 732 [email protected]
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„Wir sind mit Fabasoft Folio Cloud sehr zufrieden: Die Anwendung ist web-basiert, rasch installiert, selbsterklärend und die Mitarbeiter konnten das Tool nach kürzester Zeit einsetzen. Zwei-Faktor-Authentifizierung und Digital ID garantieren uns, dass nur befugte Personen auf die sensiblen Unterlagen in der Cloud Zugriff haben.“ MAG. HANS STÖGERER, VOLKSBANK AG, LEITUNG IT-INFRASTRUKTUR
„Mit Folio Cloud haben wir die optimale Lösung gefunden. Faszinierend ist auch die Möglichkeit, Folio Cloud bei Bedarf als Mobile Workplace zu verwenden. Ein klarer Wettbewerbsvorteil – denn die Arbeit mit mobilen Geräten wird mit Sicherheit mehr und mehr auch unser Unternehmen erfassen.“MATTHIAS REBEL, DIEFFENBACHER GRUPPE, LEITER EDV
„Fabasoft Folio Cloud ist die ideale Lösung für die Umsetzung von agilen Projekten in einem internationalen Projektteam. Unser internationales Projektteam schätzt den hohen Bedienungskomfort im Webbrowser und den mobilen Zugriff – jederzeit, an jedem Ort, über unterschiedlichste Endgeräte.“DANIEL MORELL, SIEMENS ENERGY, PROJEKTLEITER
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