SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ V PRAXI
Stanislav Fialavážení hosté: Jiří Bernas, Zbyšek Stodůlka
Seminář IRMS CRGPraha, 17.2.2015
2
Základní legislativa Spisové služby
• Zákon 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
• Vyhláška 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, prováděcí předpis MV k zákonu 499/2004 Sb. (nahradila 191/2009, 495/2004 a 496/2004 Sb.)
• Národní standard pro elektronické systémy spisové služby novela publikovaná v částce 64 Věstníku Ministerstva vnitra (VMV čá. 64/2012)
3
Co je cílem
Původce XML
SIP
Archivář
• Příjem• Evidence• Oběh• Vyřizování• Vyhotovování• Podepisování• Odesílání• Ukládání• Vyřazování
4
• Vše začíná podáním• Pokračuje vyhotovením dokumentů • Nekončí vyřízení/uzavření dokumentu • Co s dokumenty ve spisovně • Autorizovaná konverze dokumentu, převedení a změna
datového formátu dokumentu • Kontrolní mechanismy
Seminář IRMS – 30.9.2014
5
• kontrola formátů dokumentu
• kontrola metadat dokumentu– Nutných pro splnění zákona, vyhlášky– Nutných pro tvorbu SIP
Co je cílem
6
SPIS
a
Kontrola metadat a formátů
e
e
e
e
e
A5,U
S3,U
S3,U
S3
• Změna datového formátu
• Kontrola metadat- datum doruč.- odesilatel- věc, značka- forma- skartační znak …..
Původce
7
Změna datového formátu
• Jediná legislativní možnost • Vlastní omezení vstupních formátů• Nutné licence migračních nástrojů• Nutný el.podpis a čas.razítko
Z.D.F
e e e
8
Kontrolní mechanismy
• Při vyřízení• Při uzavření• Při příjmu do spisovny• Při přípravě skartačního návrhu• Při realizaci skartačního řízení
9
Jak ověřit?
• https://digi.nacr.cz/validatorPDF/ • http://digi.nacr.cz:8080/CheckXml.aspx/
Validátor PDF
10
Validátor SIP
• informační výsledek• možná diskuse, pokud validátor použitý původcem
dává rozdílný výsledek
• informační výsledek• možná diskuse nad výsledky• validuje se shoda se schématem• ověřují se i některé údaje uvedené v SIP
11
Proč to všechno
e
SIP
e e
Metadata +
Dokumenty (V.D.F)
SPIS
a
e
e
A5,U
S3,U
S3,U
S3
e S3,U
S3,U e S3,U
12
E-skartace
Původce Archivář
13
E-skartace • archivář nahraje obdržené SIP do aplikace• SIP mohou obsahovat počítačové soubory (komponenty)• komponenty mohou být v nevýstupních formátech
(nedoporučujeme)• v aplikaci archivář vyznačí své rozhodnutí• výsledný seznam dle přílohy č. 4 NSeSSS zašle původci
jako přílohu protokolu o výběru
14
E-skartace
Původce Archivář
XML
Metadata ERMS - vybrané za archiválie - určené ke zničení - vyřazené ze skartačního řízení
15
E-skartace
• původce vygeneruje SIP již s komponentami ve výstupnímformátu
• SIPy předá příslušnému archivu dohodnutým způsobem(off-line, sftp na dohodnutou adresu)
16
E-skartace
Původce Archivář
17
E-skartace
• Archivář nahraje prostřednictvím aplikace ePřejímky do NDA
• Současně doplní přejímku dalšími potřebnými metadaty:- identifikátor archivu- identifikátor fondu- identifikátor původce
18
E-skartace
• NDA ověří, zda byly předány všechny vybrané díly, spisy a dokumenty, provede kontrolu formátů a v případě potřeby provede konverzi (původní formát zůstává zachován) a SIP uloží
• Výsledkem uložení je seznam dokumentů dle přílohy č. 4 NSESSS obsahující identifikátor digitálního archivu
19
E-skartace
• Na základě identifikátoru digitálního archivu a identifikátoru v SIP lze jednoznačně identifikovat libovolný díl, spis či dokument
• vytvořený seznam obdrží původce prostřednictvím příslušného archivu
20
E-skartace
Původce Archivář
XML
Metadata ERMS - ID NDA - zničení replik dokumentů - zničení nepotřebných metadat
21
E-skartace
• Pro původce končí smazáním komponent a metadat
• Skartační protokol je nový doručený dokument
22
DISKUSE
Děkuji Vám za pozornost
Seminář IRMS CRGPraha, 17.2.2015