Textové podklady pro
ALTUS Training Center s.r.o.
MS Office
Textové podklady pro PC kurzy
pořádané
US Training Center s.r.o.
MS Office 2007 / 2010
PC kurzy
2007 / 2010
1
Obsah
WORD ......................................................................................................................................................... 4
ODRÁŽKY A ČÍSLOVÁNÍ ........................................................................................................................................ 4 Jednoduché seznamy ................................................................................................................................ 4 Vytváření seznamů při psaní ..................................................................................................................... 4 Ukončování seznamů ................................................................................................................................ 4 Změny ....................................................................................................................................................... 5 Změna vzhledu seznamu ........................................................................................................................... 5 Formátování seznamu .............................................................................................................................. 6 Tipy pro práci s odstavci v seznamech ...................................................................................................... 6 Vkládání seznamů ..................................................................................................................................... 7 Víceúrovňové seznamy ............................................................................................................................. 7 Knihovna seznamů .................................................................................................................................... 7
KLÁVESOVÉ ZKRATKY ........................................................................................................................................... 7 Přístupové klávesy .................................................................................................................................... 7 Kombinace kláves ..................................................................................................................................... 8
Formátování písma ................................................................................................................................................ 9 Formátování textu ................................................................................................................................................. 9 Mazání, kopírování, vkládání ................................................................................................................................. 9
ZÁHLAVÍ A ZÁPATÍ............................................................................................................................................. 10 Vložení Záhlaví/Zápatí ............................................................................................................................ 10
Různé příkazy karty Nástroje záhlaví a zápatí poskytují další možnosti............................................................... 10 Odstranění Záhlaví/Zápatí ...................................................................................................................... 11
VYTVOŘENÍ ODLIŠNÝCH ZÁHLAVÍ A ZÁPATÍ ............................................................................................................. 12 Vytvoření konců oddílů ........................................................................................................................... 12 Způsob zobrazení oddílů v záhlavích a zápatích ..................................................................................... 12 Vytvoření odlišného textu záhlaví ........................................................................................................... 13 Tipy pro práci s různými záhlavími a zápatími ........................................................................................ 13
Přerušte propojení mezi jednotlivými oddíly dokumentu. .................................................................................. 13 Zrušte zvlášť propojení záhlaví a zápatí. .............................................................................................................. 13 Zvolte si číslování stránek. ................................................................................................................................... 13
Vytvoření odlišné první stránky ............................................................................................................... 13 REVIZE DOKUMENTU ......................................................................................................................................... 14
Sledování změn ....................................................................................................................................... 14 Vložení komentáře .................................................................................................................................. 14 Přijetí nebo odmítnutí změn.................................................................................................................... 15 Dočasné skrytí změn ............................................................................................................................... 15 Zobrazení dokumentu „před“ a „po“ ...................................................................................................... 15
POUŽITÍ STYLŮ ................................................................................................................................................. 16 VYTVOŘENÍ NOVÉHO STYLU ................................................................................................................................ 16
Úprava stylu ............................................................................................................................................ 16 VYTVOŘENÍ AUTOMATICKÉHO OBSAHU ................................................................................................................. 16
Pro vytvoření automatického obsahu, je třeba provést dva kroky: ..................................................................... 17 Po použití stylů nadpisů je třeba všechny nadpisy shromáždit do obsahu. ......................................................... 17 K aktualizaci obsahu stačí provést následující kroky............................................................................................ 17
HROMADNÁ KORESPONDENCE ............................................................................................................................ 18 Co je a k čemu slouží ............................................................................................................................... 18 Vytvoření kompletní hromadné korespondence ..................................................................................... 20
Spuštění průvodce hromadnou korespondencí ................................................................................................... 20
2
Připojení k seznamu příjemců ............................................................................................................................. 20 Znovuobnovení hromadné korespondence ............................................................................................. 22 Skupiny a příkazy na kartě Korespondence ............................................................................................. 22
TYPOGRAFIE A SAZBA ........................................................................................................................................ 23 Formát .................................................................................................................................................... 23
Písmo ................................................................................................................................................................... 23 Odstavec .............................................................................................................................................................. 25
Pravidla hladké sazby ............................................................................................................................. 26 Interpunkční znaménka ....................................................................................................................................... 27 Další pravidla hladké sazby .................................................................................................................................. 28
Literatura ................................................................................................................................................ 30
EXCEL ........................................................................................................................................................ 31
ABECEDNÍ ŘAZENÍ ............................................................................................................................................. 31 Řazení podle více sloupců .................................................................................................................................... 31 Řazení podle 2 a více sloupců pomocí dialogového okna .................................................................................... 31 Řazení sloupců podle řádek. ................................................................................................................................ 31
AUTOMATICKÝ FILTR ......................................................................................................................................... 31 Vlastní kritéria výběru ......................................................................................................................................... 32
ROZŠÍŘENÉ FILTRY ............................................................................................................................................ 32 SOUHRNY ....................................................................................................................................................... 33 ADRESY BUNĚK ................................................................................................................................................ 34
Relativní adresa ...................................................................................................................................... 34 Absolutní adresa ..................................................................................................................................... 34
FUNKCE VNOŘENÉ VE FUNKCÍCH .......................................................................................................................... 34 Vytvoření vnořené funkce ....................................................................................................................... 34
VYTVOŘENÍ TABULKY ......................................................................................................................................... 35 GRAFY ........................................................................................................................................................... 36
Vytvoření jednoduchého grafu ............................................................................................................... 36 Nástroje grafu ......................................................................................................................................... 36 Změna zobrazení ..................................................................................................................................... 36
Přepnout řádek či sloupec ................................................................................................................................... 36 Přidání názvů ....................................................................................................................................................... 36
Změna vzhledu ........................................................................................................................................ 37 Formát názvu .......................................................................................................................................... 37 Formát sloupců ....................................................................................................................................... 37
MINIGRAFY ..................................................................................................................................................... 38 Křivky a sloupce minigrafu ...................................................................................................................... 38 Vytvoření minigrafu ................................................................................................................................ 39
Přidání textu k minigrafu ..................................................................................................................................... 39 Přizpůsobení křivek.............................................................................................................................................. 39 Určení bodů hodnot, které se zobrazí ................................................................................................................. 40 Změna stylu nebo formátování křivek ................................................................................................................. 40 Zobrazení nebo skrytí datových značek ............................................................................................................... 40 Zpracování prázdných buněk či nulových hodnot ............................................................................................... 40
POWERPOINT ........................................................................................................................................... 41
MOTIVY ......................................................................................................................................................... 41 Nastavení barev motivu .......................................................................................................................... 41
ZMĚNA POZADÍ SNÍMKU .................................................................................................................................... 41 Obrázek jako pozadí snímku ................................................................................................................... 42
3
Zesvětlení obrázku .................................................................................................................................. 42 Uložení nového motivu do souboru ........................................................................................................ 42
SMARTART ..................................................................................................................................................... 42 Seznam .................................................................................................................................................... 43 Proces...................................................................................................................................................... 43 Organizační diagram .............................................................................................................................. 43 Relace...................................................................................................................................................... 43 Matice ..................................................................................................................................................... 43 Jehlan ...................................................................................................................................................... 43
PŘEVOD SEZNAMU NA OBRÁZEK .......................................................................................................................... 44 Postup tvorby .......................................................................................................................................... 44 Přidání textu k obrázku SmartArt ........................................................................................................... 44 Jiné rozložení ........................................................................................................................................... 44
NASTAVENÍ STYLU ............................................................................................................................................ 45
OUTLOOK .................................................................................................................................................. 46
PODPISY V E-MAILECH ....................................................................................................................................... 46 Automatický podpis ................................................................................................................................ 46
Nastavení vzhledu ............................................................................................................................................... 47 Změny podpisu .................................................................................................................................................... 47 Automatické použití ............................................................................................................................................ 47 Cílené použití ....................................................................................................................................................... 47
Podpis s obrázky a hypertextovými odkazy ............................................................................................ 48 Obrázky ................................................................................................................................................................ 48 Hypertextové odkazy ........................................................................................................................................... 48
Elektronická vizitka jako podpis .............................................................................................................. 48 Vytvoření více podpisů ............................................................................................................................ 48
Přepnutí do jiného podpisu ................................................................................................................................. 49 Použití jiného podpisu pro odpovědi ....................................................................................................... 49
ARCHIVACE ZPRÁV ............................................................................................................................................ 49 Automatická archivace ........................................................................................................................... 49 Cílená archivace ...................................................................................................................................... 50
KALENDÁŘ ...................................................................................................................................................... 50 Zobrazení kalendáře ............................................................................................................................... 50 Možnosti výběrů a práce s kalendářem .................................................................................................. 50 Kalendářová položka .............................................................................................................................. 51 Opakování události ................................................................................................................................. 51 Otevření opakované události .................................................................................................................. 51 Připomenutí ............................................................................................................................................ 52 Barevné kategorie ................................................................................................................................... 52
ÚKOLY ........................................................................................................................................................... 52 POUŽÍVÁNÍ VÍCE KALENDÁŘŮ .............................................................................................................................. 53
Vytvoření nového kalendáře ................................................................................................................... 53 Zobrazení více kalendářů ........................................................................................................................ 53 Sledování všech kalendářů ...................................................................................................................... 53
4
Word
Odrážky a číslování
Jednoduché seznamy
Jednoúrovňový seznam s odrážkami, jednoúrovňový číslovaný seznam a víceúrovňový seznam s odrážkami.
Seznamy jsou velmi užitečnou součástí dokumentu. Mohou být
použity mnoha způsoby – mohou sloužit ke shrnutí informací
nebo usnadnit jejich pochopení. Existují číslované seznamy
a seznamy s odrážkami. Pokud máte posloupnost informací,
je nutné použít číslovaný seznam. Pokud na pořadí nezáleží,
může být vhodnější seznam s odrážkami.
Seznamy mohou být jednoúrovňové nebo víceúrovňové: Jedna úroveň (nebo jedna vrstva) znamená,
že všechny položky seznamu mají stejnou hierarchii a stejné odsazení; více úrovní znamená, že seznam
obsahuje dílčí seznam.
Vytváření seznamů při psaní
Existuje více způsobů, jak zahájit seznam, ale jedním z nejběžnějších je automatické vytváření seznamů při
psaní.
Potřebujete-li seznam s odrážkami, stačí zadat hvězdičku (*),
poté zadat mezeru a text. Hvězdička se změní na odrážku (•)
a seznam je zahájen. Jakmile dokončíte zadávání první položky
seznamu, stiskněte klávesu ENTER a na dalším řádku se zobrazí
nová odrážka. Chcete-li automaticky vytvářet číslované
seznamy, zadejte číslo jedna s tečkou (1.), mezeru a text.
Tento postup je v aplikaci Word 2007 poněkud upraven; v předchozích verzích bylo nutné před zahájením
seznamu stisknout klávesu ENTER, tedy bylo nutné začínat po prázdném odstavci.
Protože seznamy označené písmeny jsou jen jinou variantou číslovaných seznamů, zadejte pro jejich
zahájení písmeno a tečku (a.) a nakonec mezeru. Existuje mnoho různých symbolů, které můžete použít
k zahájení takového seznamu, včetně šipek, pomlček a čtverečků.
Poznámka: V aplikaci Word jsou seznamy automaticky odsazeny od okraje stránky.
Ukončování seznamů
Nejjednodušším způsobem zakončení seznamu je dvojí stisknutí klávesy ENTER. Při každém stisknutí klávesy ENTER na konci seznamu se zobrazí nová odrážka nebo číslo, pokud ale stisknete klávesu ENTER znovu, poslední odrážka nebo číslo zmizí a na novém řádku můžete začít psát nový odstavec. Pokud potřebujete něco trošku odlišného, například pokud jste uprostřed seznamu a chcete zadat text pod odrážku, která je odsazena ve stejné úrovni jako text nad ní, použijte klávesu BACKSPACE. Odstraníte tak odrážku, ale odsazení textu zůstane stejné. Chcete-li nový text zarovnat pod odrážku, a nikoli pod výše uvedený text, stiskněte klávesu BACKSPACE znovu. A nakonec, chcete-li zadávat text mimo odsazení seznamu, stiskněte klávesu BACKSPACE znovu.
Text Text Text
5
Změny
Pokud jste použili nesprávný typ seznamu – začali jste s odrážkami, ale nyní máte pocit, že číslování by bylo
vhodnější, nebo naopak, můžete velmi jednoduše přepínat mezi typy seznamů. Stačí kliknout do seznamu
a potom kliknout na tlačítko Odrážky nebo Číslování na pásu karet.
Tato tlačítka můžete také použít, chcete-li začít nové seznamy.
Klikněte na tlačítko a začněte psát, abyste vytvořili první
položku seznamu, nebo vyberte text, který jste již napsali,
a klikněte na tlačítko Odrážky nebo Číslování, které změní každý
odstavec na položku seznamu.
Poznámka: Obě tato tlačítka si budou pamatovat, který typ seznamu jste naposledy použili, a pokud na ně
příště kliknete, použijí stejný typ seznamu. Pokud posledním použitým číslovaným seznamem
byl seznam označený písmeny, zobrazí se při příštím kliknutí na tlačítko Číslování další seznam
označený písmeny. A pokud poslední použitou odrážkou, kterou jste použili, byl černý
čtvereček, bude tato odrážka použita i příště.
Tip: Chcete-li seznam po vytvoření seřadit, například podle abecedy, můžete použít tlačítko
Seřadit ve skupině Odstavec na kartě Domů na pásu karet. Pamatujte, že pokud řadíte
číslovaný seznam, jsou seřazeny pouze položky seznamu, nikoli čísla (takže číslo 1 bude stále
zobrazeno jako první atd.).
Změna vzhledu seznamu
Vzor odrážky můžete změnit na jeden z mnoha různých předdefinovaných vzorů. Stačí kliknout na šipku
vedle tlačítka Odrážky a zobrazí se Knihovna odrážek.
Pokud se vám žádný z těchto návrhů nelíbí, můžete si vytvořit
vlastní kliknutím na možnost Definovat novou odrážku
ve spodní části dialogového okna.
Existují dva typy vzorů odrážek, které můžete navrhovat:
symboly a obrázky. Odrážky se symboly používají znaky písma;
například populárními pro odrážky se symboly jsou písma
Webdings a Wingdings . Chcete-li použít symboly
z daného písma, musí být toto písmo v počítači dostupné. Chcete-li dokument odeslat ostatním uživatelům,
kteří nemusí mít stejné písmo nainstalované, nepoužívejte příliš neobvyklé znaky. Odrážky s obrázky jsou
jen malé obrázky. Na webu Microsoft Office Online je k dispozici mnoho vzorů obrázků, můžete si také
vytvořit úplně nový obrázek pomocí vlastního malého obrázku. Pamatujte na to, jak malé jsou odrážky,
a nezkoušejte použít příliš komplikovaný obrázek.
Existuje také předdefinovaná Knihovna číslování, kterou můžete používat stejným způsobem jako knihovnu
odrážek. Chcete-li vytvořit vlastní styl číslování nebo odrážek se symboly, můžete změnit charakteristiku
písma, například barvu.
Jakmile přidáte nový vzor, bude se od toho okamžiku zobrazovat v knihovně odrážek nebo knihovně
číslování, dokud jej neodeberete tak, že na něj kliknete pravým tlačítkem myši a potom kliknete na příkaz
Odebrat.
6
Formátování seznamu
1. Klikněte na číslování seznamu.
2. Změňte formát.
3. Nový vzhled číslování seznamu.
Málo známou skutečností je, že můžete formátovat odrážky nebo číslování seznamu odděleně od textu
v položkách seznamu. Můžete například mít standardní černý text s tučným červeným číslováním.
Dosáhnete toho tak, že kliknete na jednu z odrážek nebo na jedno z čísel, abyste vybrali pouze číslo, nikoli
text položek seznamu.
Jakmile jste vybrali odrážky nebo číslování, formátujte je stejným způsobem jako kterýkoli text pomocí
příkazů na pásu karet. Nakonec klikněte mimo seznam, aby se zobrazil konečný přeformátovaný seznam.
Tipy:
• Možnost vybrat všechny odrážky a číslování v seznamu pomocí kliknutí na jednu odrážku nebo číslo
je nesmírně užitečná ve víceúrovňovém seznamu. Pokud chcete zobrazit všechny položky na určité
úrovni, klikněte na jednu z jejích odrážek nebo čísel, a vyberete tak všechny položky na této úrovni.
• Pokud začnete seznam s formátovacím vzorkem, který aplikace Word rozpozná, použije aplikace Word
tento vzorek na každou položku, která bude v seznamu následovat. Jestliže například zadáte první větu
v položce seznamu tučně a potom zadáte zbytek odstavce v normálním textu, budou všechny další
zadané položky seznamu automaticky formátovány. Pokud stisknete klávesu ENTER na konci řádku
a začnete psát text druhé položky seznamu, bude tento text tučný. Jakmile dojdete na konec první věty,
text se změní zpět na normální text.
Seznam potom může vypadat následovně:
� První věta první položky seznamu je psána tučným písmem.
Následující věta používá normální text.
� První věta druhé položky seznamu je psána tučným písmem.
Následující věta používá normální text.
Tipy pro práci s odstavci v seznamech
• Chcete-li odebrat existující odrážku nebo číslování z odstavce v seznamu a chcete zachovat odsazení
textu stejné jako u zbývajících položek seznamu, jak je zobrazeno na obrázku, klikněte za odrážku nebo
číslo, které chcete odstranit, a stiskněte klávesu BACKSPACE. Pokud jsou v seznamu dílčí odstavce,
můžete je odsadit pomocí klávesy TAB nebo tlačítka Zvětšit odsazení . Tato metoda je také vhodná,
pokud potřebujete jasné vymezení mezi odstavci (například protože sledujete statistiku dokumentu
a chcete znát celkový počet odstavců).
• Chcete-li odebrat existující odrážku nebo číslování z odstavce v seznamu a zarovnat text s okrajem, nikoli
se zbytkem seznamu, klikněte na odrážku nebo číslo, které chcete odebrat, a stiskněte klávesu DELETE.
• Další možností, jak vytvořit dílčí odstavce v seznamu, je ukončit každý blok textu stisknutím kombinace
kláves SHIFT+ENTER místo použití samotné klávesy ENTER. Takový odstavec se označuje jako měkký
odstavec; je vytvořeno něco, co vypadá jako konec odstavce, ale ve skutečnosti je to jen pokračování
původního odstavce na dalším řádku. Pokud však potřebujete, aby byla statistika dokumentu týkající
se počtu odstavců přesná, tuto metodu nepoužívejte.
• Chcete-li pokračovat v seznamu po zadání dílčích odstavců, zadejte další číslo následované tečkou
a seznam bude automaticky pokračovat. Pokud použijete tlačítko Číslování, všimněte si, že aplikace
Word nepokračuje v číslování z prvního seznamu; začne nový seznam opět číslem 1 a vedle položky
seznamu se zobrazí tlačítko Možnosti automatických oprav . Klikněte na tlačítko Možnosti
7
automatických oprav a potom klikněte na možnost Pokračovat v číslování. Nová položka seznamu
se stane součástí vašeho seznamu.
Vkládání seznamů
Jestliže vložíte seznam do existujícího seznamu nebo na jeho konec, aplikace Word automaticky spojí
seznamy dohromady a číslování těchto dvou seznamů bude kombinované. Můžete jej změnit kliknutím
na tlačítko Možnosti vložení , které je zobrazeno vedle vloženého textu, a následným kliknutím
na možnost Vložit seznam bez sloučení.
Víceúrovňové seznamy
Víceúrovňový seznam obsahuje seznamy uvnitř seznamů, které
mohou mít mnoho úrovní nebo vrstev. Víceúrovňový seznam,
stejně jako jednoduché seznamy, může být číslovaný nebo
s odrážkami – můžete však kombinovat čísla, písmena
a odrážky. Jedna vrstva může být například s odrážkami
a obsahovat číslovaný seznam. Při práci s různými úrovněmi
seznamu se mezi těmito úrovněmi můžete pohybovat pomocí
tlačítek Zvětšit odsazení a Zmenšit odsazení na pásu
karet.
Knihovna seznamů
Stejně jako u jednoúrovňových seznamů si můžete vybrat, který
návrh seznamu chcete použít. U víceúrovňových seznamů však
existuje jedna speciální funkce: Můžete si vybrat návrh
nezávisle pro každou úroveň přesně takovým způsobem, který
jste použili u jednoúrovňových seznamů, nebo můžete provést
vše v rámci jediné akce.
Klávesové zkratky
Existují dva způsoby použití klávesových zkratek. Například k nastavení tučného textu byste mohli použít:
1. klávesy pro přístup ke kartám a příkazům na obrazovce
2. přímou kombinaci kláves nesouvisející s pásem karet
Přístupové klávesy
Přístupové klávesy poskytují přístup k pásu karet. Vztahují se přímo ke kartám, příkazům a jiným položkám
zobrazeným na obrazovce. Přístupové klávesy se používají stisknutím klávesy ALT následované jinou
klávesou nebo posloupností jiných kláves.
8
Každý jednotlivý příkaz na pásu karet, v nabídce Tlačítka
Microsoft Office a na panelu nástrojů Rychlý přístup má
přístupovou klávesu a ke každé přístupové klávese je přiřazen
tip ke klávesové zkratce. Pokud znáte starý systém založený
na písmenech podtržených u položek nabídky, můžete tipy
ke klávesovým zkratkám považovat za jejich novou verzi. Jakmile stisknete klávesu ALT, objeví se malé popisky uvádějící
tipy ke klávesovým zkratkám pro všechny karty. Po stisknutí klávesy pro aktivaci konkrétní karty se objeví
popisky zobrazující tipy ke klávesovým zkratkám pro příkazy na dané kartě. Jinými slovy, vždy uvidíte jen
jednu vrstvu popisků tipů ke klávesovým zkratkám a další se zobrazí až po výběru možnosti.
Vedle výše uvedených tipů ke klávesovým zkratkám existuje další způsob pohybu po pásu karet stisknutím
posloupností kláves. Nejprve je třeba stejně jako v případě tipů ke klávesovým zkratkám stisknout klávesu
ALT, čímž přesunete fokus z dokumentu na pás karet. Potom se můžete pohybovat pomocí kláves
se šipkami.
• Pomocí kláves ŠIPKA DOLEVA a ŠIPKA DOPRAVA se můžete
přesunout na sousední karty.
• Pomocí klávesy ŠIPKA NAHORU přesunete fokus na panel
nástrojů Rychlý přístup. (Odtud se pomocí klávesy ŠIPKA
DOLEVA můžete přesunout na Tlačítko Microsoft Office.)
• Pomocí klávesy ŠIPKA DOLŮ se přesunete na aktivní kartu,
kde se můžete dále pohybovat pomocí kláves se šipkami.
Navigace na pásu karet je možná také pomocí klávesy TAB.
Po přesunutí fokusu na pás karet stisknutím klávesy ALT můžete
opakovaným stisknutím klávesy TAB cyklicky projít všechny
příkazy na aktivní kartě, skupinu po skupině.
Stisknutím kláves SHIFT+TAB cyklicky projdete příkazy v opačném směru. Jakmile bude aktivován (graficky zvýrazněn) požadovaný příkaz, vyberte jej stisknutím klávesy ENTER.
Kombinace kláves
Kombinace kláves provádějí konkrétní příkazy. Nevztahují se k pásu karet ani k jiným prvkům na obrazovce. Pro spuštění akce je nutné klávesy stisknout současně a většina, ne však všechny, zahrnuje stisknutí klávesy CTRL plus dalších kláves (například zkratka CTRL+C pro kopírování).
Zkratka tvořená kombinací kláves představuje skupinu kláves,
která při současném stisknutí spustí akci. Jedná se o nejrychlejší
způsob použití klávesnice, musíte si však klávesy zapamatovat.
Hlavní výhodou zkratek tvořených kombinacemi kláves je,
že většina běžných zkratek zůstává stejná ve všech aplikacích
sady Office, a zůstává také stejná jako v předchozích verzích
této sady.
9
Formátování písma
tučné CTRL + B zobrazit netisknutelné znaky CTRL + SHIFT + *
kurzíva CTRL + I převést text na kapitálky CTRL + SHIFT + K
podtržení CTRL + U převést text na velká písmena CTRL + SHIFT + A
podtržení slov CTRL + SHIFT + W změnit velikost písmen SHIFT + F3
dvojité podtržení CTRL + SHIFT + D dolní index CTRL + =
odstranit formátování CTRL + mezera horní index CTRL + SHIFT + =
Formátování textu
řádkování 1 CTRL + 1 zvětšit odsazení odstavce CTRL + M
řádkování 2 CTRL + 2 zmenšit odsazení odstavce CTRL + SHIFT + M
řádkování 1,5 CTRL + 5 přidat 12 b před odstavec CTRL + 0 (nula)
zarovnat odstavec vlevo CTRL + V velikost písma v bodech CTRL + SHIFT + P + číslo
zarovnat odstavec na střed CTRL + E styl Normální CTRL + SHIFT + N
zarovnat odstavec vpravo CTRL + R styl Nadpis1 ALT + 1
zarovnat odstavec do bloku CTRL + J styl Nadpis2 ALT + 2 … atd.
Mazání, kopírování, vkládání
smazat vybraný text DELETE kopírovat s formátováním CTRL + SHIFT + C
smazat znak vlevo BACKSPACE vložit text s formátováním CTRL + SHIFT + V
smazat znak vpravo DELETE zalomit řádek SHIFT + ENTER
smazat slovo vlevo CTRL + BACKSPACE zalomit stránku CTRL + ENTER
smazat slovo vpravo CTRL + DELETE zalomit sloupec CTRL + SHIFT + ENTER
vyjmout text (do schránky) CTRL + X nedělitelná mezera CTRL + SHIFT + mezera
kopírovat text (do schránky) CTRL + C nedělitelná pomlčka CTRL + SHIFT + -
vložit text (ze schránky) CTRL + V volitelné rozdělení slova SHIFT + -
10
Záhlaví a zápatí
Záhlaví a zápatí jsou textové nebo grafické položky, které jsou umístěny v horní a spodní části dokumentu a poskytují o něm důležité základní informace. Mohou obsahovat údaje, jako jsou čísla stránek, data, názvy knih nebo kapitol a jméno autora. Záhlaví a zápatí zajišťují profesionální vzhled vašeho dokumentu.
Pokud si nejste jisti, co máme na mysli termínem záhlaví a zápatí, vzpomeňte si na způsob, jakým jsou formátovány stránky v knihách. Obvykle je v horní části jedné stránky uveden název knihy a v horní části protilehlé stránky je uveden název aktuální kapitoly. Ve spodní části každé stránky je uvedeno její číslo. Tyto textové údaje se nazývají záhlaví a zápatí a v dokumentech aplikace Word je jejich použití podobné. Nejobvyklejší případ
použití je číslování jednotlivých stránek v dokumentu. Mezi další údaje může patřit název dokumentu, autor, datum tisku, název společnosti, e-mailová nebo webová adresa, název souboru a cesta k jeho umístění. Není nikde předepsáno, které informace patří do záhlaví a které do zápatí.
Pracovní prostor záhlaví a zápatí obsahuje oblasti v horní a spodní části stránky dokumentu, které jsou přímo vyčleněny pro obsah záhlaví a zápatí. Po vložení záhlaví a zápatí začnou být tyto oblasti aktivní a je možno je upravovat. Jsou označeny přerušovanou čarou, jak je vidět na obrázku. Nejdůležitější je, že obsah záhlaví a zápatí je umístěn ve vrstvě dokumentu, která je oddělená od hlavního textu. Důvodem je skutečnost, že záhlaví a zápatí se chovají odlišně od hlavního
obsahu dokumentu. Když přidáte jedno záhlaví nebo zápatí, jako například číslo stránky nebo datum, zobrazí se na všech stránkách. Konkrétně čísla stránek jsou například naprogramována tak, že na sebe navazují a při změně počtu stránek se automaticky aktualizují.
Vložení Záhlaví/Zápatí
Na kartě Vložení klikněte na tlačítko Záhlaví nebo Zápatí hned vedle tlačítka Číslo stránky a vyberte požadovanou akci. Z rozbalovací nabídky potom můžete vybrat odpovídající styly záhlaví a zápatí. Některé z těchto stylů obsahují číslo stránky, takže ho nebudete muset přidávat samostatně. Zároveň s vybraným stylem je vyvolán pracovní prostor záhlaví a zápatí. Tím je umožněno provádění změn formátování nebo
přidávání vlastního textu.
Různé příkazy karty Nástroje záhlaví a zápatí poskytují další možnosti.
Čísla stránek jsou nejobvyklejšími záhlavími a zápatími. Jsou tak nezbytným prvkem dokumentů, že mají své vlastní tlačítko a galerii voleb.
Přidání čísel stránek:
1. Na kartě Vložení klikněte ve skupině Záhlaví a zápatí na tlačítko Číslo stránky.
2. Zvolte, kde chcete mít čísla stránek v dokumentu umístěna – například v horní nebo spodní části stránky.
3. Poté si z galerie možností zvolte styl čísla stránky.
Čísla stránek jsou použita na celý dokument. Jsou rovněž nastavena tak, aby se automaticky přečíslovala, když do dokumentu přidáte nebo z něho odstraníte nějaký obsah.
11
Některá ze záhlaví a zápatí dostupných v galeriích obsahují zvláštní textovou oblast pro datum. Aktuální datum a čas však můžete přidat samostatně do libovolného záhlaví nebo zápatí. Postup je následující:
1. Klikněte na záhlaví nebo zápatí, do kterého chcete datum umístit. Pokud se v něm již nachází text, který nechcete, vyberte ho.
2. Ve skupině Vložit klikněte na tlačítko Datum a čas. 3. Zvolte formát. Můžete zobrazit pouze datum, pouze čas
nebo oboje. 4. Zaškrtněte políčko Aktualizovat automaticky.
Při každém otevření dokumentu bude zobrazeno aktuální datum a čas. Údaj také můžete aktualizovat při otevřeném souboru a rovněž můžete možnosti aplikace Word nastavit tak, aby k aktualizaci údaje docházelo těsně před tiskem. Více informací získáte v praktickém cvičení.
Poznámka: Funkce Datum a čas má tuto možnost aktualizace proto, protože se jedná o pole. Pole obsahují vestavěné funkce, které jim umožňují provádět určité akce. S dalšími možnostmi se seznámíte při další práci se záhlavími a zápatími.
Dalším obvyklým požadavkem v záhlavích a zápatích dokumentů je vložení názvu souboru a cesty k jeho umístění. Chcete-li vložit tuto informaci, znovu použijete pole. Žádný strach, není vyžadováno žádné speciální školení v používání polí.
Nejdříve klikněte na místo, kam chcete název a cestu souboru umístit. Poté postupujte podle následujících kroků:
1. Ve skupině Vložit klikněte na tlačítko Rychlé části a poté klikněte na příkaz Pole.
2. V dialogovém okně Pole klikněte v seznamu Názvy polí na položku FileName (možná bude třeba seznamem listovat).
3. Kliknutím zaškrtněte políčko Přidat k názvu souboru cestu.
Pole FileName umožňuje automatickou aktualizaci cesty v případě, že dokument přesunete.
Odstranění Záhlaví/Zápatí
Je možné, že jste po někom obdrželi dokument a zjišťujete, že potřebujete odebrat obsah záhlaví nebo zápatí.
1. Řekněme například, že informace v záhlaví, jako je cesta k dokumentu a název souboru, nejsou nadále aktuální nebo nejsou vyžadovány.
2. Ve skupině Záhlaví a zápatí klikněte na tlačítko Zápatí. 3. Ve spodní části galerie Zápatí klikněte na příkaz Odebrat
zápatí.
Tím dojde k úplnému vymazání zápatí.
Poznámka: V některých případech tento příkaz záhlaví nebo zápatí neodebere – například když informace do něho nebyly vloženy prostřednictvím galerií Záhlaví, Zápatí nebo Číslo stránky, ale ručně. Proto se vždy ujistěte, že je záhlaví nebo zápatí odstraněno. Pokud není, klikněte na jeho jednotlivé části a stiskněte klávesu DELETE.
12
Vytvoření odlišných záhlaví a zápatí
Máte dokument s více částmi a potřebujete vytvořit záhlaví a zápatí pro jeho jednotlivé části.
Na obrázku jsou zobrazeny příklady možností odlišení záhlaví
a zápatí v jednotlivých částech dokumentu.
U titulní stránky můžete požadovat, aby se zde nezobrazovala
čísla stránek nebo žádný jiný text záhlaví nebo zápatí.
Na úvodních stránkách, například na stránce s obsahem,
by záhlaví a zápatí měla odrážet, že se ještě nejedná o hlavní
část dokumentu.
Vytvoření konců oddílů
Konce oddílů se vkládají do hlavní části dokumentu, nikoli do prostoru záhlaví a zápatí. Před provedením
následujících kroků proto zavřete pracovní prostor záhlaví a zápatí. Potom postupujte takto:
1. Přemístěte kurzor na místo, kde chcete vytvořit začátek
nového oddílu.
2. Na pásu karet klikněte na kartu Rozložení stránky
a na tlačítko Konce.
3. Ve skupině Konce oddílů klikněte na možnost Další stránka.
Aplikace Word vytvoří konec oddílu před místem, kde se nachází kurzor.
Poznámka: Vlastní konce oddílů v dokumentu nejsou automaticky viditelné. Lze je zobrazit v zobrazení
Rozložení při tisku s vypnutým pracovním prostorem záhlaví a zápatí kliknutím na tlačítko
Zobrazit či skrýt na kartě Domů. Lze je také zobrazit v zobrazení náhledu.
Způsob zobrazení oddílů v záhlavích a zápatích
Po otevření pracovního prostoru záhlaví a zápatí se zobrazí značky, které označují oddíly a usnadňují
orientaci. Jak je znázorněno na obrázku, oblasti záhlaví a zápatí označují oddíly a přiřazují jim čísla.
1. Toto zápatí se nachází na konci oddílu 1.
2. Následující záhlaví se nachází na začátku oddílu 2.
3. Všimněte si, že se zobrazuje další karta: Stejné jako minulé.
Znamená to, že přestože jste vytvořili odlišné oddíly dokumentu, aplikace Word umožňuje přenášet obsah
záhlaví a zápatí mezi oddíly. Na obrázku zobrazená karta Stejné jako minulé umístěná na tečkované čáře
záhlaví znamená, že obsah záhlaví nového oddílu je propojen s obsahem záhlaví v předchozím oddílu. Pokud
chcete, aby záhlaví v novém oddílu byla odlišná, musíte u nich zrušit propojení s předchozím oddílem.
To stejné platí pro zápatí v novém oddílu. Pokud nezrušíte propojení v zápatí, bude se obsah těchto zápatí
přenášet z předchozího oddílu.
13
Vytvoření odlišného textu záhlaví
Umístěte kurzor na záhlaví, u kterého chcete zrušit propojení.
Potom ve skupině Navigace kliknutím na tlačítko
Propojit s předchozím zrušte toto nastavení. Informace v pravé
části záhlaví Stejné jako minulé zmizí. Propojení záhlaví a zápatí
je nutné zrušit zvlášť.
Tipy pro práci s různými záhlavími a zápatími
Přerušte propojení mezi jednotlivými oddíly dokumentu.
Každý oddíl, který vytvoříte vložením konce oddílu, bude obsahovat nastavení Stejné jako minulé. Pokud
chcete ve všech oddílech vytvořit odlišná záhlaví (pokud chcete například do záhlaví ve všech oddílech vložit
název příslušné kapitoly), musíte vypnout nastavení Propojit s předchozím u záhlaví ve všech oddílech.
Zrušte zvlášť propojení záhlaví a zápatí.
Zrušení propojení záhlaví nemá vliv na propojení zápatí. Pokud nechcete, aby obsah zápatí byl stejný
ve všech oddílech, musíte příslušným způsobem zrušit propojení zápatí. To platí i pro záhlaví a zápatí
proliché a sudé stránky.
Zvolte si číslování stránek.
Je možné, že budete chtít, aby se číslování úvodních stránek lišilo od číslování hlavního dokumentu.
K požadovanému nastavení způsobu číslování a vzhledu čísel stránek slouží na obrázku zobrazené dialogové
okno Formát čísel stránek. Pro úvodní stránky například můžete použít římské číslice. Toto dialogové okno
také případně umožňuje nastavit, aby v novém oddíle začínalo nové číslování stránek.
Vytvoření odlišné první stránky
Potom, co vytvoříte oddíl pro úvodní stránky, můžete jej dále rozčlenit a nastavit prázdné záhlaví a zápatí na titulní stránce.
1. K tomu použijte nastavení Jiné na první stránce znázorněné na obrázku. Zvolením tohoto nastavení povolíte, aby se na první stránce oddílu použilo jiné záhlaví a zápatí než ve zbývající části oddílu. Toto nastavení můžete použít na kterýkoli oddíl v dokumentu.
2. Nad oblastí záhlaví a zápatí tohoto oddílu se nyní bude zobrazovat text Záhlaví první stránky a Zápatí první stránky.
Pokud jste již vytvořili číslování stránek, nastavení Jiné na první stránce zabrání zobrazování čísla stránky na titulní stránce.
14
Revize dokumentu
Sledování změn
Pokud zapnete funkci Sledování změn, aplikace Word vloží značky tam, kde bude provedena jakákoliv
změna.
Na kartě Revize klikněte ve skupině Sledování na tlačítko
Sledování změn. Barva pozadí tlačítka Sledování změn
se změní, což znamená, že funkce je zapnuta. Všechny
provedené změny budou nyní označovány jako revize, dokud
kliknutím na dané tlačítko funkci Sledování změn nevypnete.
Po zapnutí funkce Sledování změn, pracujte s aplikací Word jako obvykle. Každá provedená změna,
například vložení nebo odstranění textu nebo přesun textu nebo obrázků, je označena značkou, například
barvami nebo čarami, které označují, kde byla revize provedena a o jakou revizi šlo.
1. Odstraněný text v bublině na okraji
2. Vložený text podtržený stejnou barvou jako odstraněný text
v bublině
3. Vertikální čáry v levém okraji označují změny v řádcích,
ve kterých byl odstraněn a vložen text
Vložení komentáře
Komentář je libovolná poznámka, kterou lze přidat k dokumentu. To lze provést tak, že umístíte kurzor na konec textu, který chcete okomentovat, a na kartě Revize kliknete ve skupině Komentář na tlačítko Nový komentář. Na okraji dokumentu se zobrazí nová bublina komentáře. Komentovaný text je zvýrazněn barvou zvolenou pro revize. Text komentáře se zadává do této bubliny.
Rozdíly mezi bublinou komentáře a bublinou s odstraněným textem jsou následující:
• Jednolité barevné pozadí bubliny komentáře. Bublina s odstraněným textem má barevný pouze okraj.
• Popisek Komentář v bublině.
• Iniciály recenzenta v bublině, označující autora komentáře, spolu s číslem vedle iniciál, které udává
počet komentářů v dokumentu.
Pokud provádí revizi dokumentu více lidí, je užitečné vědět, kdo je autorem které změny. Zde je několik
způsobů, jak to zjistit.
Přesuňte ukazatel myši nad vložený text v dokumentu, nebo
nad bubliny s odstraněným textem na okraji dokumentu.
U každé z revizí se zobrazí informace se jménem recenzenta
a typem revize. Zde je také zobrazen odstraněný nebo vložený
text.
Další způsob odlišení jednotlivých recenzentů jsou barvy. Word
automaticky přiřadí každému z nich jinou barvu značky.
15
Přijetí nebo odmítnutí změn
Po dokončení revizí je někdo musí zkontrolovat a přijmout nebo odmítnout. Recenzent může revize
zkontrolovat po jedné, nebo je přijmout nebo odmítnout všechny najednou. Komentáře si může přečíst
a potom je smazat.
Chcete-li odstranit značku, použijte tlačítko Přijmout nebo Odmítnout na kartě Revize ve skupině Změny.
Kliknutím pravým tlačítkem v dokumentu můžete přijmout nebo odmítnout změny a odstranit komentáře.
Obě tyto metody si můžete vyzkoušet v praktickém cvičení.
Přijetím nebo odmítnutím změn a odstraněním komentářů dojde k odebrání příslušných značek
z dokumentu. Přijaté změny se po uložení stanou součástí dokumentu.
1. Pomocí tlačítka Přijmout můžete přijmout změny jednu
po druhé nebo sekvenčně, případně všechny najednou.
2. Pomocí tlačítka Odmítnout můžete odmítnout změny jednu
po druhé nebo sekvenčně, případně všechny najednou.
3. Tlačítko Předchozí slouží k procházení jednotlivých položek
směrem k počátku dokumentu.
4. Tlačítko Další slouží k procházení jednotlivých položek
směrem ke konci dokumentu.
Dočasné skrytí změn
Na kartě Revize klikněte ve skupině Sledování na šipku
u tlačítka Zobrazit značku, přejděte na příkaz Recenzenti
a odstraňte znak zaškrtnutí u položky Všichni recenzenti. Tím
skryjete značky všech recenzentů.
Potom znovu klikněte na šipku u tlačítka Zobrazit značku,
přejděte na příkaz Recenzenti a zaškrtněte políčko u jména
recenzenta, jehož změny vás zajímají. Tím zobrazíte jeho revize
a komentáře. Jeho revize můžete přijímat nebo odmítat a komentáře odstraňovat během čtení, nebo
to můžete nechat na později. Až skončíte, zobrazte změny ostatních recenzentů kliknutím na tlačítko
Zobrazit značku a kliknutím na příkaz Všichni recenzenti.
Upozornění: Odstranění znaků zaškrtnutí v nabídce Zobrazit značku značky neodstraní, pouze je dočasně
skryje.
Zobrazení dokumentu „před“ a „po“
V okamžiku, kdy již dokument obsahuje velké množství revizí a komentářů, vás možná bude zajímat,
jak vypadal před přidáním značek, nebo jak by vypadal, kdyby byly všechny změny přijaty a všechny
komentáře odstraněny.
V aplikaci Word jsou dokumenty automaticky zobrazeny se značkami, aby nedocházelo k neúmyslnému
šíření dokumentů se sledovanými změnami a komentáři. Na kartě Revize, ve skupině Sledování, je výchozí
možností v poli Zobrazit pro revizi možnost Konečný se značkami.
Chcete-li zobrazit, jak dokument vypadal před vložením
sledovaných změn a komentářů, klikněte na šipku v poli
Zobrazit pro revizi a klikněte na položku Původní.
Chcete-li zobrazit, jak by dokument vypadal po přijetí všech
změn a odstranění komentářů, klikněte na šipku v poli Zobrazit
pro revizi a potom klikněte na položku Konečný. Nezapomeňte,
že skrytím revizí a komentářů je neodstraníte.
16
Použití stylů
Pomocí stylů můžete snadno vytvářet dokumenty s jednotným vzhledem.
Aplikace MS Word při práci s dokumentem sleduje (a ukládá) veškeré informace o formátování textu v okně
Styly. Styl (soubor různých formátů textu a odstavce) můžete snadno použít na jiný text tak, že daný text
vyberete a potom kliknete na název stylu v subkartě Styly.
Informace o stylu jsou zobrazeny v okně Styly.
Úprava stylu
1. Klikněte pravým tlačítkem na styl, který chcete změnit, a potom na položku Styly.
2. Vyberte požadované možnosti.
3. Chcete-li zobrazit další možnosti, zobrazte okno Styly a pak klikněte na nabídku
stylu, který chcete změnit, vyberte Změnit… a pokračujte v úpravách.
4. Změňte potřebné a klikněte na OK. Chcete-li upravit další atributy, celý postup
zopakujte.
Tip: Jednodušší úpravu stylu lze provést tak, že naformátujete text podle svých představ, vyberete jej a v okně Styly kliknete na Aktualizovat…
Vytvoření automatického obsahu
MS Word nabízí automatický způsob vytvoření obsahu. Automaticky shromáždí názvy kapitol a nadpisy do obsahu a uspořádá je do hierarchických úrovní. Obsah může být jednoduchý seznam názvů kapitol nebo může zahrnovat několik nižších úrovní, jak je znázorněno na obrázku. Poskytuje přehled o tom, co je v dokumentu, a pomáhá rychle najít konkrétní část.
Vytvoření nového stylu
1. Pokud není otevřeno okno Styly, klikněte na subkartě Styly na dialogové tlačítko.
2. V okně Styly klikněte na tlačítko Nový styl.
3. Do pole Název zadejte název stylu.
4. V rozevíracím seznamu Typ stylu zadejte typ stylu, který vytváříte, kliknutím
na položku Odstavec, Znak, Tabulka nebo Seznam.
5. Vyberte požadované možnosti nebo kliknutím na tlačítko Formát zobrazte další
možnosti.
17
Pro vytvoření automatického obsahu, je třeba provést dva kroky:
1. Připravit dokument přiřazením stylů nadpisů k názvům kapitol a nadpisům, které se mají objevit
v obsahu.
2. Shromáždit tyto názvy a nadpisy do obsahu.
Tip: Pokud jste u názvů kapitol a nadpisů již použili některý z předdefinovaných stylů nadpisů Nadpis 1, Nadpis 2 a Nadpis 3, můžete krok 1 vynechat a přejít přímo ke kroku 2. Názvy kapitol a nadpisy zkontrolujete tak, že kliknete na příslušný název či nadpis a podíváte se do skupiny Styly na kartě Domů. Pokud jsou nastaveny na styl Nadpis 1, Nadpis 2 nebo Nadpis 3, je vše připraveno.
Pokud jste se rozhodli, které názvy kapitol a nadpisy se mají objevit v obsahu, je třeba použít u nich zcela určité styly, aby je aplikace Word zahrnula do obsahu. Tyto styly jsou na kartě Domů ve skupině Styly. S každým názvem kapitoly a nadpisem proveďte toto:
1. Umístěte do názvu kapitoly nebo nadpisu kurzor.
2. Ve skupině Styly klikněte na styl Nadpis 1 (chcete-li označit
nadpis nejvyšší úrovně, například název kapitoly), nebo
na styl Nadpis 2 (u nadpisu na další úrovni, například nadpisu
sekce) nebo na styl Nadpis 3 (u podnadpisu).
Styly nadpisů a automatický obsah jsou vzájemně logicky provázány. Aplikace Word přiřadí názvy se stylem Nadpis 1 nejvyšší úrovni v obsahu, styl Nadpis 2 odpovídá druhé nejvyšší úrovni a styl Nadpis 3 představuje další úroveň.
Po použití stylů nadpisů je třeba všechny nadpisy shromáždit do obsahu.
1. Nejprve umístěte kurzor tam, kde si přejete, aby se obsah objevil, obvykle na začátek dokumentu.
2. Pak klikněte na kartě Odkazy na příkaz Obsah a klikněte na možnost Automatická tabulka 1 nebo na možnost Automatická tabulka 2 – podle toho, který obsah se vám v okamžitém náhledu víc líbí.
Když do automatické tabulky obsahu kliknete myší, zobrazí se ve světle modrém poli. To je v pořádku – je to vizuální informace, která vás upozorňuje na to, že jde o automatickou tabulku obsahu. Po odsunutí ukazatele myši z obsahu se položky zobrazí šedě a v místě, kam jste předtím klikli, uvidíte kurzor. Vytvořený obsah je samozřejmě nutné udržovat v souladu s průběžně upravovaným dokumentem. Obsah se automaticky aktualizuje při každém otevření dokumentu. Měli byste ho však aktualizovat také při každém přidání názvů či nadpisů do dokumentu a při přidání textu, který může ovlivnit čísla stránek zobrazená v obsahu.
K aktualizaci obsahu stačí provést následující kroky. 1. Kliknutí na kartu Odkazy 2. Následné kliknutí na příkaz Aktualizovat tabulku ve skupině
Obsah. 3. Případně je možno kliknout na vlastní Obsah a stisknout
klávesu F9.
Zobrazí se dialogové okno s dotazem, zda chcete aktualizovat pouze čísla stránek, nebo celou tabulku
18
obsahu. Pokud jste do dokumentu přidali pouze základní text (nikoli nadpisy), vyberte možnost aktualizace čísel stránek – je to rychlejší a u dlouhého dokumentu vám to ušetří čas. Pokud jste však přidali nebo změnili název kapitoly či nadpis, vyberte možnost Celá tabulka. Neupravujte položky v samotné tabulce obsahu – pokud budete někdy tabulku obsahu aktualizovat, budou všechny tyto změny ztraceny. Chcete-li změnit text nadpisů v tabulce obsahu, upravte tyto nadpisy přímo v dokumentu – nikoli v tabulce obsahu – a pak klikněte na příkaz Aktualizovat tabulku, aby se změny do tabulky obsahu přenesly.
Poznámka: Obsah byste měli aktualizovat také před vytisknutím nebo odesláním dokumentu, aby se v něm projevily i změny, které jste provedli na poslední chvíli.
Hromadná korespondence
Co je a k čemu slouží
Hromadnou korespondenci lze použít k vytvoření sady dokumentů, které jsou v zásadě stejné, každý
dokument ovšem obsahuje jedinečné prvky. Například v záhlaví dopisů budou různé adresy a oslovení,
zatímco vlastní text bude v každém dopise stejný.
Pomocí hromadné korespondence lze vytvořit:
• Sadu štítků nebo obálek. • Zpáteční adresa je stejná u všech štítků nebo obálek, adresa cílového místa je pro každý štítek nebo
obálku jedinečná.
• Sadu formulářových dopisů, e-mailových zpráv nebo faxů. • Základní obsah je pro všechny dopisy, e-mailové zprávy a faxy stejný, každý z nich ovšem obsahuje
informace specifické pro jednotlivé příjemce, například jméno, adresu nebo jiné osobní údaje. • Sadu číslovaných kupónů, které jsou identické kromě toho, že každý má jedinečné číslo.
Postupné vytváření jednotlivých dopisů, e-mailových zpráv,
faxů, štítků, obálek nebo kupónů by trvalo hodiny. V takové
situaci je vhodné použít hromadnou korespondenci. Při jejím
použití je nutné pouze vytvořit jeden dokument obsahující
informace, které jsou stejné pro všechny kopie a poté přidat
zástupné symboly pro informace, které jsou pro každou kopii
jedinečné. Aplikace MS Word automaticky provede vše ostatní.
Takto vyjádřeno to sice vypadá poměrně složitě, ale „Hromadná korespondence“ disponuje
propracovaným průvodcem, který prakticky vše udělá za vás.
Při každé hromadné korespondenci pracujete se třemi různými prvky:
1. Hlavní dokument, u něhož začínáte.
2. Informace o příjemci, jako jsou jména a adresy jednotlivých
osob, které chcete sloučit s hlavním dokumentem.
3. Dokončené dokumenty, které zahrnují informace v hlavním
dokumentu spolu s jedinečnými informacemi o každém
příjemci.
Výchozím bodem je hlavní dokument. Může se jednat o dopis, obálku, e-mail, apod. Obsahuje tyto položky:
1. Obsah, který je stejný pro každou kopii, například hlavní text formuláře dopisu. Tento text stačí zadat jen jednou bez ohledu na počet dopisů, které chcete vytisknout.
2. Zástupné symboly pro jedinečné informace každého příjemce. U dopisu je například v každé kopii jedinečný blok adresy a oslovení.
19
V hromadné korespondenci se informace o příjemci, které jsou jedinečné v každé kopii hromadné korespondenci, zadávají do zástupných symbolů přidaných do hlavního dokumentu.
Může se jednat o tyto informace:
Adresy na obálkách nebo štítcích, jména v řádku pro oslovení ve formuláři dopisu, výše platu v e-mailových zprávách zasílaných zaměstnancům, osobní poznámky o oblíbených produktech na pohlednicích, které posíláte svým nejlepším zákazníkům, případně počet poukázek k proplacení. Informace o příjemci musí být uloženy ve zdroji dat.
Po vytvoření hromadné korespondence budete mít k dispozici následující položky:
• Sada jednotlivých dokončených dokumentů, které můžete
tisknout (například dopisy, štítky, obálky nebo poukázky)
nebo přenášet elektronicky v průběhu vytváření hromadné
korespondence (například e-mailové zprávy).
• Hlavní dokument, který jste použili jako výchozí bod a který
zůstává samostatným dokumentem. Po vytvoření hromadné
korespondence není automaticky uložen. Měli byste jej
uložit, protože aplikace Word si zapamatuje, který seznam
příjemců jste k němu připojili, a když jej znovu otevřete,
můžete rychle vytvořit novou hromadnou korespondenci.
Poznámka: Pokud vytváříte dopisy, obálky nebo štítky, můžete také volitelně vygenerovat souhrnný dokument, který obsahuje všechny sloučené dokumenty v jednom souboru.
Seznamem příjemců může být jakýkoli soubor, v němž jsou informace o příjemci uspořádány do sloupců a řádků. Lze jej vytvořit v řadě různých aplikací, jako je například Excel, Access nebo Outlook.
1. Sloupce v seznamu představují kategorii nebo typ informací. Jednotlivé sloupce jsou rozlišeny záhlavím. Seznam příjemců může například obsahovat sloupce Jméno, Příjmení a Ulice.
2. Každý řádek v seznamu představuje vyplněné informace jednoho příjemce. V seznamu zákazníků obsahuje například jeden řádek všechny informace o jednom zákazníkovi: jeho jméno, adresu atd.
Díky těmto sloupcům a řádkům je možné zadat během vytváření hromadné korespondence jedinečné informace o příjemci do dokumentů. Z hlavního dokumentu se připojíte k seznamu a pak můžete přidat libovolné záhlaví sloupce jako zástupný symbol do hlavního dokumentu. (Tyto zástupné symboly se oficiálně označují jako pole.) Po dokončení hromadné korespondence budete mít k dispozici koncový dokument pro všechny osoby, který bude obsahovat informace ze záznamů v jednom řádku seznamu příjemců.
Tip: Nejlepších výsledků dosáhnete, vytvoříte-li soubor zdroje dat tak, aby každý sloupec představoval nejmenší možnou informaci. Místo sloupce Celé jméno například použijte samostatné sloupce Jméno a Příjmení. Získáte tak větší flexibilitu při uspořádání polí v hlavním dokumentu, takže například budete moci zákazníky oslovovat křestním jménem.
Příklady seznamů příjemců v aplikacích Outlook, Access a Excel.
20
Vytvoření kompletní hromadné korespondence
Chcete-li vytvořit hromadnou korespondenci, klikněte na položku Spustit hromadnou korespondenci na kartě Korespondence a klikněte na příkaz Podrobný průvodce hromadnou korespondencí. Průvodce se otevře v pravé části okna v podokně úloh. Podokno úloh lze přesunout (zrušit ukotvení) kliknutím na záhlaví a přetažením do nového umístění. Můžete také změnit jeho velikost přetažením úchytu pro změnu velikosti po stranách podokna úloh.
Chcete-li hromadnou korespondenci používat, postupujte podle výzev a kliknutím na tlačítko Další v dolní části podokna procházejte průvodce (nebo klikněte na tlačítko Předchozí, pokud se chcete vrátit k předchozímu kroku).
Spuštění průvodce hromadnou korespondencí
Možnosti zobrazované v průvodci jsou různé v závislosti na typu dokumentu. Pro následující vysvětlení zvolíme například obálky:
Změnit rozložení dokumentu: Tato možnost je vybrána, pokud byl při spuštění průvodce otevřen prázdný dokument. Chcete změnit otevřený prázdný dokument na dokument obálky. Klikneme na položku Možnosti obálky a vybereme velikost obálky a další požadované možnosti. Dokument obálky pak nahradí prázdný dokument. Začít z existujícího dokumentu: Pokud je k dispozici dříve uložená obálka, kterou chcete použít pro hromadnou
korespondenci, ale na obrazovce je momentálně otevřený prázdný dokument, můžete výběrem této možnosti nahradit prázdný dokument touto obálkou.
Poznámka: Možnost Použít aktuální dokument není při otevření prázdného dokumentu k dispozici. Aktuálním dokumentem se rozumí dokument, který je na obrazovce momentálně otevřený. Pokud jste nejprve otevřeli dokument s obálkou a pak spustili průvodce, můžete tuto možnost použít.
Připojení k seznamu příjemců
Použít existující seznam: Tuto možnost vyberte, pokud již máte k dispozici seznam příjemců obsahující informace, které chcete sloučit. Pak kliknutím na odkaz Procházet v průvodci tento soubor vyhledejte a otevřete. Vybrat z kontaktů aplikace Outlook: Tuto možnost vyberte, chcete-li jako datový soubor použít seznam kontaktů aplikace Outlook. Potom klikněte na odkaz Zvolit složku s kontakty a vyhledejte a otevřete správný seznam kontaktů.
Zadat nový seznam: Tuto možnost vyberte, pokud nemáte vhodný seznam příjemců a chcete jej vytvořit. Nový seznam je uložen jako soubor poštovní databáze (MDB) ve složce Zdroje dat, která je umístěna ve složce Dokumenty nebo Moje dokumenty. Soubor můžete znovu použít pro budoucí hromadnou korespondenci.
Tip: Pokud během procesu hromadné korespondence připojíte seznam příjemců, který chcete použít ke sloučení, začne aplikace Word hledat soubor ve složce Zdroje dat ve složce Dokumenty nebo Moje dokumenty. Seznamy příjemců je proto zřejmě nejsnadnější ukládat právě do této složky. Můžete však připojit libovolný seznam příjemců, který je umístěn kdekoli v počítači nebo na serveru.
Po připojení k seznamu příjemců vyberte příjemce, které chcete do hromadné korespondence zahrnout. Můžete například chtít odeslat formulář dopisu pouze těm zákazníkům ze souboru, kteří mají konkrétní PSČ. Nebo můžete chtít vytvořit adresář, který obsahuje jen jednu produktovou řadu.
21
Ke všem těmto akcím slouží dialogové okno Příjemci hromadné korespondence, které se otevře automaticky po připojení k seznamu příjemců nebo jeho vytvoření.
1. Vedle jmen jednotlivých příjemců jsou zaškrtnuta políčka a příjemci jsou ve výchozím nastavení zahrnuti do seznamu příjemců. U jednotlivých příjemců můžete zaškrtnutí tohoto políčka zrušit nebo můžete vymazat všechny příjemce zrušením zaškrtnutí políčka v záhlaví sloupce a pak zaškrtnout políčko vedle jména osoby, kterou chcete do hromadné korespondence zahrnout.
2. Upřesněte seznam příjemců kliknutím na tlačítko Seřadit a výběrem názvu sloupce, který chcete zobrazit a uspořádat (sestupně nebo vzestupně), nebo kliknutím na tlačítko Filtr a zadáním polí a hodnot příjemců, které chcete zobrazit. Kliknutím na tlačítko Najít duplicitní položky také můžete spustit sestavu se seznamem příjemců, kteří se v seznamu mohou zobrazovat vícekrát. Případně můžete kliknutím na tlačítko Najít příjemce vyhledat konkrétní osobu. Funkce Ověřit adresy je k dispozici, pokud máte nainstalovaný program pro ověření platnosti.
Nejrychlejším způsobem přidání adresy pro doručení je kliknutí na tlačítko Blok adres v průvodci. Tím se přidá předem vytvořené pole «Blok adres» na obálku, která obsahuje jméno, příjmení, ulici, město, stát a PSČ. V případě potřeby můžete sestavit svůj vlastní blok adresy. Kliknutím na odkaz Další položky v průvodci otevřete dialogové okno Vložit slučovací pole, kde je při vybraném přepínači Databázová pole zobrazen seznam hlaviček ze seznamu příjemců.
Po přidání obsahu a všech polí do hlavního dokumentu můžete pomocí náhledu zkontrolovat, jak budou sloučené dokumenty vypadat. Kliknete-li na odkaz Další v dolní části průvodce, kterým přejdete k dalšímu kroku, zobrazí se automaticky první sloučený dokument. V závislosti na tom, jak jste spokojeni s výsledkem, máte na výběr několik možností:
Pokud dokument nesplňuje vaše představy, klikněte na odkaz Předchozí v dolní části průvodce. Vrátíte-li
se k předchozímu kroku, můžete přidat, odstranit nebo spárovat pole, případně provést další úpravy
vedoucí ke správnému zobrazení informací.
Tip: Pokud v podokně náhledu stále vidíte pole a dvojité šipky místo hodnot zadaných pro tato pole,
klikněte na položku Náhled výsledků na kartě Korespondence. Kromě zobrazení jednotlivých
sloučených dokumentů slouží příkaz Náhled výsledků také k přepínání mezi zobrazenými kódy polí
a jejich hodnotami.
Jste-li s dokumentem spokojeni, kliknutím na tlačítko s dvojitou šipkou vpravo v horní části průvodce
zobrazte několik dalších sloučených dokumentů, jak je znázorněno na obrázku.
Pokud chcete zobrazit sloučený dokument pro konkrétního příjemce, vyhledejte tuto osobu kliknutím
na tlačítko Najít příjemce. Při procházení dokumenty můžete kliknutím na tlačítko Vyloučit tohoto příjemce
vyloučit ze sloučení libovolnou osobu.
Poznámka: Příjemce přitom bude vyloučen pouze z výsledků konečného sloučení, přičemž nedojde
k odstranění žádných informací ze seznamu příjemců.
22
Pokud zjistíte, že hromadná korespondence obsahuje některé příjemce, které do ní nechcete zahrnout,
otevřete kliknutím na odkaz Upravit seznam příjemců dialogové okno Příjemci hromadné korespondence.
Pomocí tohoto dialogového okna můžete omezit seznam příjemců, jak bylo popsáno výše.
• Je-li náhled sloučených dokumentů podle vašich představ, můžete konečné výsledky vytisknout. Kliknutím na tlačítko Tisk otevřete dialogové okno Sloučit na tiskárnu.
• Pokud budete chtít pohodlně zkontrolovat výsledky a případně je upravit, klikněte v průvodci na položku Upravit jednotlivé obálky.
Tím se vytvoří samostatný souhrnný dokument hromadné korespondence, který obsahuje všechny obálky v novém dokumentu. Po kontrole nebo změně obálek v tomto souhrnném dokumentu je můžete ihned vytisknout, nebo dokument pouze uložte a obálky vytiskněte později. Tento souhrnný dokument je nezávislý na hlavním dokumentu a bude větší.
Znovuobnovení hromadné korespondence
Pokud však chcete přestat pracovat na sloučení a vrátit
se k němu později, uložte hlavní dokument. Uložením
dokumentu zachováte připojení k seznamu příjemců a pole
přidaná do dokumentu. Při dalším otevření dokumentu se vás
aplikace Word dotáže, zda chcete zachovat připojení k seznamu
příjemců. Kliknutím na tlačítko Ano hromadnou korespondenci
obnovíte
Skupiny a příkazy na kartě Korespondence
Při vytváření hromadné korespondence je užitečný také pás karet a tento proces je velmi podobný krokům průvodce. Pomocí pásu karet získáte přístup k více funkcím, jako je automatická kontrola, která vyhledává chyby před vytvořením hromadné korespondence. K dispozici jsou také rozšířené prvky, jako je použití polí k provádění akcí nebo výpočtů v hlavním dokumentu.
Příkazy používané na kartě Korespondence jsou v těchto čtyřech skupinách:
1. Spustit hromadnou korespondenci: Tato skupina představuje výchozí bod, kde vyberete typ dokumentu a pak vyberete, vytvoříte nebo upravíte seznam příjemců.
2. Zapsat a vložit pole: V této skupině můžete vložit pole hromadné korespondence, porovnat je a pomocí možnosti Pravidla provést akce v dokumentech.
3. Náhled výsledků: Kromě prohlížení jednotlivých dokumentů hromadné korespondence můžete použít automatickou funkci kontroly chyb.
4. Dokončit: Tato karta slouží k dokončení hromadné korespondence a zkombinování jednotlivých dokumentů do jednoho souhrnného dokumentu nebo jejich tisku, případně odeslání elektronickou formou.
23
Typografie a sazba
Pojmem sazba je rozuměn veškerý tištěný text, ať už se jedná o noviny, časopisy, knihy či pouze o sazbu
akcidenční (inzeráty, reklamy apod.). Typografií se pak rozumí nauka o „hezké sazbě“, která má svá pevná
pravidla. Vzhledem k tomu, že se vyvíjela již od roku 1445, kdy Němec Johanes Gutenberg jako první
v Evropě začal tisknout vyměnitelnými kovovými literami (poprvé se objevily v Koreji r. 1234), něco na nich
je a každý autor tištěných dokumentů, kterému na jeho výtvoru alespoň trochu záleží (vč. studenta píšícího
diplomovou práci), by měl tato pravidla respektovat.
Obecná úroveň tiskovin v naší republice je z hlediska formy špatná. Tato situace má několik příčin. Zrušením
platnosti oborových norem (Základní pravidla sazby z let 1975 a 1982) k 31. 12. 1993 přestalo být
dodržování typografických pravidel právně vymahatelné. Navíc zhruba ve stejné době nastoupilo masové
rozšíření domácí výpočetní techniky a textových editorů, čímž se sazba přesunula od profesionálů
k amatérům, a dílo bylo dokonáno. Tito „samouci“ se bohužel velmi často domnívají, že profesionálů není
třeba a že vše zvládnou oni a jejich počítač. Je smutné, že ani velké reklamní společnosti nedokážou zajistit
patřičnou kvalitu svých produktů, které jsou nám denně na očích. Jako příklad je možno uvést např. televizní
reklamy telefonních společností, v nichž se třicetkrát za den objeví text 1,-Kč, který v sobě obsahuje hned
dvě typografické hrubky (správně píšeme Kč 1,– nebo 1 Kč). Dalším příkladem jsou některé deníky, které
místo uvozovek „text“ používají značky pro palec "text". Následující text shrnuje alespoň ta nejzákladnější
pravidla, která by měl respektovat každý autor.
Formát
Formátem se pro účely této práce rozumí souhrn určitých vlastností, formátování pak úpravu těchto
vlastností. V případě textu rozlišujeme formát písma a formát odstavce. Formátování se v počítačových
programech provádí přes ikony, klávesové zkratky a dialogová okna přístupná z hlavních nabídek.
Pro hromadné nastavení jednotlivých parametrů formátování slouží styly. Styl je souhrn formátovacích
nastavení uložených pod nějakým názvem a má dvě hlavní výhody. Aplikováním stylu na text nastavíme
naráz všechny parametry pod ním uložené. Parametry stylu lze kdykoliv změnit a změny se projeví na všem,
co bylo tímto stylem naformátováno. V následujícím textu bude popsán formát písma a odstavce, od dalšího
výkladu stylů upouštím.
Písmo
Formát písma lze aplikovat na tu část textu, která je momentálně vybraná (tj. písmeno slabika, slovo,
odstavec, blok textu či celý dokument). U písma lze sledovat mnoho nastavitelných vlastností.
Typ písma – font
V moderní počítačové terminologii se pojem font vžil natolik, že jej asi ani není třeba detailněji vysvětlovat.
Jedná se o matematický (přesněji vektorový) popis vzhledu jednotlivých znaků abecedy, seřazený
do přehledné kódové tabulky a uložený do souboru určitého názvu. Instalací takovéhoto souboru, získá náš
počítač možnost dané písmo používat v nainstalovaných aplikacích.
Přes značnou rozdílnost jednotlivých druhů písem existují některé společné znaky, podle nichž lze písma
řadit do několika skupin (moderní česká typografická škola třídí písma do jedenácti skupin, nám postačí
rozdělení do skupin tří). Rozlišujeme 3 základní skupiny typů písem:
• Antikva – písmo patkové (serifní), pro něž jsou charakteristické stínované tahy (tzn., že všechny linky nejsou stejně široké) a patky (serify). Obecně se tvrdí, že patky vedou oči a proto se antikva hodí zejména na delší textové pasáže. Na následující ukázce patkového písma jsou zřetelně vidět nelineární tahy a patky.
A
Klasický zástupce ze skupiny patkových písem je písmo Times New Roman.
24
• Grotesk – písmo lineární bezpatkové (sanserifní). Grotesk je vhodný pro nadpisy a sazbu tabulek,
kde patky splývají s vodorovnými linkami a snižují tak čitelnost textu. Na následující ukázce
bezpatkového písma jsou zřetelně vidět tahy lineární a patky zcela chybí.
A
Klasický zástupce ze skupiny bezpatkových písem je písmo Arial.
• Kaligrafická a volně psaná písma. Jedná se o všechny ostatní typy písem většinou ozdobného
charakteru.
AAAA
Jedním z možných zástupců je písmo Matura MT Script CapitalMatura MT Script CapitalMatura MT Script CapitalMatura MT Script Capital
• Trochu mimo okrasný účel stojí písmo Courier, které simuluje psací stroj stejnou šířkou všech znaků.
Courier
Ukázka neproporcionálního písma Courier New.
Řez písma
Většina písem je definována v několika řezech písma. Pokud tato definice chybí, některé programy jsou
schopné různé řezy simulovat. Nutno podotknout, že takovéto simulace jsou velmi nekvalitní a běžný
uživatel by jich neměl využívat. Navíc existují případy, kdy se v tisku objeví kombinace určitého řezu písma
umocněná počítačovou simulací (např. zkurzívnělá kurzíva), což je z hlediska sazby naprosto neúnosné.
Rozlišujeme tyto základní řezy písma (text je pro názornost vysazen v daném řezu písma):
• Normální
• Tučný (Bold)
• Kurzíva (Italic)
• Tučná kurzíva (Bold Italic)
V závorkách je uveden anglický termín pro daný řez písma a všimněme si, je klávesová zkratka Ctrl+B
přiřazena tučnému textu (dle počátečního písmene slova Bold) a analogicky zkratka Ctrl+I je přiřazena
kurzívě (Italic). Dále si všimněme ikon a mezi formáty písma, které mají stejný význam. Kromě těchto
typů existují ještě různé jemnější/silnější varianty daného řezu. Jedná se zejména o písmo extra tučné
(extrabold) a půltučné (semibold). Tyto varianty ovšem MS Word nenabízí.
Velikost písma
Díky vektorové definici písem lze jejich velikost v počítači libovolně měnit. Velikost písma se udává
v bodech. Dříve sazeči používali jako jednotku cicero, které se dělilo na 12 typografických bodů
(1 bod = 0,3759 mm). S příchodem software z USA se vžila americká základní typografická jednotka pica (čti
pajka), která se také skládá z 12 bodů (1 bod = 0,353 mm). A právě tyto body jsou nyní v textových
editorech a sázecích programech používány jako měrné jednotky. Na běžný text se užívá nejčastěji písma
velikosti 10–12 bodů, v novinové sazbě 8–10 bodů a dětské knihy používají větších písem o velikosti 14–18
bodů.
Další vlastnosti písma
Další vlastnosti písma jsou většinou generovány samotným textovým editorem a kromě kapitálek a indexů
jsou používány jen ve speciálních případech a rozumný člověk od využití těchto elektronických efektů
většinou ustoupí. Zejména je nutné se vyvarovat použití podtrženého textu jako způsobu vyznačování.
Jedná se o přežitek z dob psacích strojů, kdy podtržení byl jediný způsob, jak zdůraznit určité pasáže v textu.
Pro vyznačování textu se zásadně využívá řezu písma, případně lze v nouzi použít tzv. prostrkání
( z v ě t š e n í m e z i p í s m e n n ý c h m e z e r ) , které se jinak používá spíše pro zvýraznění nadpisů.
Následující ukázky jsou vysázeny s užitím těchto efektů (pro zvýraznění bylo použito tučné písmo Bookman):
25
� Barva
� Podtržení
� Dvojité podtržení
� Přeškrtnuté
� Dvojitě přeškrtnuté
� Index horní
� Index dolní
� Stínované
� Obrys
�
�
� KAPITÁLKY
� VŠECHNA VELKÁ (VERZÁLKY)
MS Word umožňuje ještě další efekty spojené s různou animací textu apod. Tyto efekty mohou v omezené
míře sloužit pro elektronické publikování, ale obecně je možno označit je spíše za samoúčelné.
Odstavec
Formát odstavce se od formátu písma liší z hlediska parametrů a z hlediska jeho použití.
Formátujeme-li odstavec, stačí mít umístěný kurzor kdekoliv uvnitř odstavce (resp. mít označenou
jeho neúplnou část) a nastavené parametry se pak vztahují na celý odstavec. Pro odstavec upravujeme jeho
zarovnání, řádkování a způsob, jakým je vyznačen začátek/konec odstavce.
Zarovnání
Běžně rozlišujeme čtyři základní způsoby zarovnání textu: vlevo, na střed, vpravo a do bloku.
Knihovna je umístěna v prostorách knihovny CIKS ve staré budově na Žižkově.
Je knihovnou Fakulty mezinárodních vztahů a tudíž se tematicky zaměřuje na obory a specializace zde vyučované – zejména politologii, mezinárodní politiku a diplomacii, sociologii, evropskou ekonomickou integraci a cestovní ruch.
Všechny publikace jsou zpracovány v souborném katalogu knihovny. Ve studovně jsou k dispozici ve volném výběru, řazeny podle MDT. Periodika se nacházejí v přilehlé chodbě, řazena podle abecedy.
Knihovna je umístěna v prostorách knihovny CIKS ve staré budově na Žižkově.
Je knihovnou Fakulty mezinárodních vztahů a tudíž se tematicky zaměřuje na obory a specializace zde vyučované – zejména
politologii, mezinárodní politiku a diplomacii, sociologii, evropskou ekonomickou integraci
a cestovní ruch.
Všechny publikace jsou zpracovány v souborném katalogu knihovny. Ve studovně jsou k dispozici ve volném výběru, řazeny podle MDT. Periodika
se nacházejí v přilehlé chodbě, řazena podle abecedy.
Knihovna je umístěna v prostorách knihovny CIKS ve staré budově na Žižkově.
Je knihovnou Fakulty mezinárodních vztahů a tudíž se tematicky zaměřuje na obory a specializace zde vyučované – zejména
politologii, mezinárodní politiku a diplomacii, sociologii, evropskou ekonomickou integraci
a cestovní ruch.
Všechny publikace jsou zpracovány v souborném katalogu knihovny. Ve studovně jsou k dispozici ve volném výběru, řazeny podle MDT. Periodika
se nacházejí v přilehlé chodbě, řazena podle abecedy.
Knihovna je umístěna v prostorách knihovny CIKS ve staré budově na Žižkově.
Je knihovnou Fakulty mezinárodních vztahů a tudíž se tematicky zaměřuje na obory a specializace zde vyučované – zejména politologii, mezinárodní politiku a diplomacii, sociologii, evropskou ekonomickou integraci a cestovní ruch.
Všechny publikace jsou zpracovány v souborném katalogu knihovny. Ve studovně jsou k dispozici ve volném výběru, řazeny podle MDT. Periodika se nacházejí v přilehlé chodbě, řazena podle abecedy.
Zarovnání vlevo Zarovnání na střed Zarovnání vpravo Zarovnání do bloku
Řádkování (proklad)
V zásadě rozlišujeme řádkování jednoduché, jeden a půl řádkové a dvojité. Řádkování lze nastavit
i na přesný rozměr. Pokud tento není zadán, řádkování se přizpůsobí největšímu písmu použitému v daném
odstavci.
Orientačně platí pravidlo, že čím menší písmo a čím větší je šířka sazby, tím větší by měl být proklad. Toto
pravidlo vychází z čistě praktických zkušeností – poruší-li se toto pravidlo, oko čtenáře po dosažení konce
řádku těžko nalézá začátek řádku následujícího.
26
Vyznačování odstavců
V zásadě existují 3 základní druhy vyznačování začátku/konce odstavce: vyznačování pomocí prvního řádku
(předsazení resp. odsazení1), meziodstavcová mezera, ornamentální prvek mezi odstavci. Vše shrnuje
následující ukázka.
Knihovna je umístěna v prostorách knihov-
ny CIKS ve staré budově na Žižkově.
Je knihovnou Fakulty mezinárodních vztahů a tudíž se tematicky zaměřuje na obory a specializace zde vyučované – zejména politologii, mezinárodní politiku a diplomacii, sociologii, evropskou ekonomickou integraci a cestovní ruch.
Všechny publikace jsou zpracovány
v souborném katalogu knihovny. Ve studovně
jsou k dispozici ve volném výběru, řazeny
podle MDT. Periodika se nacházejí v přilehlé
chodbě, řazena podle abecedy.
Knihovna je umístěna v prostorách knihovny CIKS ve staré budově na Žižkově.
Je knihovnou Fakulty mezinárodních vztahů a tudíž se tematicky zaměřuje na obory a specializace zde vyučované – zejména politologii, mezinárodní politiku a diplomacii, sociologii, evropskou ekonomickou integraci a cestovní ruch.
Všechny publikace jsou zpracovány v souborném
katalogu knihovny. Ve studovně jsou
k dispozici ve volném výběru, řazeny podle
MDT. Periodika se nacházejí v přilehlé chodbě,
řazena podle abecedy.
Knihovna je umístěna v prostorách knihovny CIKS
ve staré budově na Žižkově.
Je knihovnou Fakulty mezinárodních vztahů a tudíž se tematicky zaměřuje na obory a specializace zde vyučované – zejména politologii, mezinárodní politiku a diplomacii, sociologii, evropskou ekonomickou integraci a cestovní ruch.
Všechny publikace jsou zpracovány v souborném katalogu knihovny. Ve studovně jsou k dispozici ve volném výběru, řazeny podle MDT. Periodika se nacházejí v přilehlé chodbě, řazena podle abecedy.
Knihovna je umístěna v prostorách knihovny
CIKS ve staré budově na Žižkově.
� � � Je knihovnou Fakulty mezinárodních vztahů
a tudíž se tematicky zaměřuje na obory a specializace zde vyučované – zejména
politologii, mezinárodní politiku a diplomacii, sociologii, evropskou ekonomickou integraci
a cestovní ruch. � � �
Všechny publikace jsou zpracovány
v souborném katalogu knihovny. Ve studovně
jsou k dispozici ve volném výběru, řazeny
podle MDT. Periodika se nacházejí v přilehlé
chodbě, řazena podle abecedy.
Odsazení prvního řádku Předsazení prvního řádku Meziodstavcová mezera Ornamentální prvek
Lze použít jakýkoliv z těchto způsobů, ale nikdy je nelze kombinovat! Bohužel kombinace odsazení prvního řádku a meziodstavcové mezery je velmi častá chyba.
Pro odstavec platí ještě další dvě základní pravidla.
1. Východový řádek (tj. poslední řádek předchozího odstavce) má být dlouhý alespoň jako odsazení prvního řádku v odstavci následujícím.
2. Východový řádek smí být na plnou délku sazby, anebo musí skončit od pravého okraje tak daleko, jako je velikost odsazení prvního řádku v následujícím odstavci.
Další pravidla o odstavcích
Kromě těchto základních pravidel existuje ještě řada dalších, která se svým charakterem vážou k tematice odstavců. Řada z nich slouží pro udržení kvality tzv. šedi stránky. Stačí přivřít oči a podívat se na dokument s určitým odstupem a na první pohled se objeví rušivé elementy, které negativním způsobem ovlivňují čtenářův dojem z úpravy stránky.
• Řeky – vznikají, když se v několika řádcích nad sebou objeví mezislovní mezera na stejném místě. V šedi stránky vznikne „spára“, která narušuje celkový estetický dojem. Řeky se ošetřují dělením slov a jinými prostředky.
• Jednopísmenné předložky na koncích řádků – v českém prostředí není povoleno ponechávat osamocené jednopísmenné předložky na koncích řádků. Není chybou ponechat na konci řádku spojku „a“ vzhledem k jejímu častému výskytu v běžném textu.
• Panchart – poslední neúplný řádek odstavce, který se stal prvním řádkem následující stránky (resp. sloupce, pokud jde o sazbu sloupcovou). Nejlépe je odstranit jej zkrácením textu o jeden řádek (to se povede zřídka), častější variantou je prodloužení o jeden řádek.
• Vdova – první řádek odstavce, kterým stránka končí. Současná typografie vdovy za závažnější estetický nedostatek zlomu nepovažuje.
• Rozdělovník – narušuje konce řádků, proto by neměl být užíván ve více jak třech řádcích pod sebou a v žádném případě nesmí být použit šestkrát a vícekrát (toto pravidlo lze přehlédnout jen u velmi úzké sazby).
Pravidla hladké sazby2
Tato kapitola shrne ta nejdůležitější pravidla pro psaní pomlček, spojovníků, procent apod. Zastavím
se zejména u nejčastějších a nejhrubších chyb, se kterými se lze setkat denně a všude. Kdybych měl volit
1 Při použití odsazení prvního řádku je možné toto odsazení zrušit v prvním odstavci následujícím po nadpisu.
2 Tento text vychází z formulací a příkladů z knihy: Kočička, P.–Blažek, F.: Praktická typografie. Brno, Computer Press, 2000.
27
vhodný příměr k těmto pravidlům, nejlépe by se hodila pravidla českého pravopisu. I člověk, který
je nerespektuje, dokáže vyplodit srozumitelný text, ale gramatické chyby cosi vypovídají o jeho úrovni.
Interpunkční znaménka
Interpunkce se až na výjimky sází bez mezery k předchozímu znaku. Za znaménkem je vždy mezera. Sejde-li
se více znamének po sobě, sázejí se tyto těsně za sebe a mezera je až za posledním z nich.
Tečka
Sází se na konec věty, bez mezery k poslednímu písmenu. Tečka se dělá za některými zkratkami a označuje
řadové číslovky. Tečku nepíšeme za nadpisem, titulkem obrázku a popiskem obrázku, i kdyby se skládal
z více vět. Na konci věty se dělá pouze jedna tečka, i když věta končí zkratkou nebo výrazem, za kterým
už tečka je.
Příklady:
� První věta končí tečkou. Za ní je mezera a další věta.
� Tento výraz je „zajímavý“.
� „Věta v uvozovkách.“
� Bude to tak (nebo jinak).
� Bude to přesně tak. (Ale může to být i jinak.)
� 60. léta
� V obchodě měli nože, vidličky, talíře atd.
� Kontaktovali jsme firmu Rollpa, s. r. o.
Výjimky:
� 19.30 hodin (bez mezer)
� 5 . 3 = 15 (násobení v matematických výrazech; mezera z obou stran)
� 3.5 inch (v angličtině místo naší desetinné čárky; bez mezer)
� Skupina J.A.R. (kodifikovaný název)
� Kapitola 1.5.3 (za posledním číslem lze také psát tečku, ale je pak nutné tento způsob dodržet v celém
dokumentu)
Otazník a vykřičník
Platí pro ně stejná pravidla jako pro tečku. Tato znaménka lze navíc použít v textu jako výraz pochybnosti
(otazník v závorce) nebo jako upozorňující výraz (vykřičník v závorce). Dále se za těmito znaménky nepíše
koncová tečka (v případě, že jsou součástí např. nějakého názvu).
Příklady:
� Co to je?
� „To není pravda!“
� Byly tam čtyři (!) ženy.
� Jimi Hendix vydal album Are you experienced? (lze psát též: Jimi Hendix vydal album „Are you
experienced?“.)
Čárka
Píše se bez mezery za poslední písmeno slova nebo za poslední interpunkční znaménko.
Příklad:
� Rollpa Morava, s. r. o., se transformovala na Rollpa Morava, a. s.
Středník
Naznačuje těsnější spojení dvou vět. Sází se vlevo na dotek, vpravo s mezerou a následuje malé písmeno.
28
Dvojtečka
Slouží k uvození další části věty (např. přímé řeči) a také se sází na dotek k předchozímu písmenu. Výjimku
tvoří matematické dělení a poměr, kdy se sází z obou stran s mezerou a naopak zcela bez mezer v případě
skóre.
Příklady:
� Táta říká: „Pojeď se mnou.“
� Lékař se usmál: podíváme se.
� 12 : 6 = 2
� Roztoky ředíme v poměru 3 : 2.
� Utkání skončilo 5:1.
Další pravidla hladké sazby
Spojovník
Znak na klávesnici, který všichni považují za pomlčku, je ve skutečnosti spojovník3 (resp. rozdělovník).
Spojovník/rozdělovník je kratší než pomlčka, píše se vždy z obou stran bez mezer (tzv. „na dotek“) a spojuje
resp. rozděluje slova. Pokud dojde v místě spojovníku k rozdělení složeného výrazu na dva řádky, opakuje
se tento i na řádku následujícím.
Příklady:
� slovník anglicko-český (ve smyslu český a anglický),
ale zápas Česko–Slovensko (ve smyslu versus, viz. pasáž o pomlčce),
� Karel Matěj Čapek-Chod,
� Frýdek-Místek, Garnisch-Partenkirchen, Praha 2-Vinohrady, Praha-Žižkov, Brno-venkov, Plzeň-jih,
propan-butan, ping-pong,
� anesteziologicko-resuscitační oddělení
� zeleno-modrý svetr (se vzorkem), ale zelenomodrý svetr (má modrozelenou barvu),
� tab. 4-1, obr. 7-5,
� n-tice (ale 16bitový, nikoliv 16-ti bitový)
Pomlčka
Pomlčka naznačuje větší přestávku v řeči a výrazně od sebe odděluje části textu. Dále se používá k uvození
přímé řeči, jako opakovací znaménko, místo nuly nebo neznámé hodnoty v tabulkách, k vyjádření celých
peněžních nebo finančních jednotek nebo ve zvláštních případech, kdy nahrazuje předložku nebo spojku.
Kromě několika výjimek nesmí být pomlčka na začátku řádku a z obou stran se odděluje mezerou.
Interpunkční znaménko se sází bez mezery, ihned za pomlčku.
MS Word napíše pomlčku sám (nástrojem „automatického nahrazení“) v případě, že je v textu typograficky
vyžadována. V případě, že potřebujete znaménko pomlčky přímo zapsat, musíte použít kombinaci levé
klávesy Alt a současného napsání číselné kombinace 0150 na numerické části klávesnice.
Příklady (náhrada závorek a pauza v řeči):
� Do práce jsem šel – co bych byl doma také platný – ale myšlenky jsem neměl pohromadě.
� dělal bych to, ale –
� Kdy se vrátím? – Až mě to tam přestane bavit.
� Už to nedělej, jinak –!
Příklady (přímá řeč):
� – Jaké máte zaměstnání? Vy určitě nejste profesor?
� – Já jsem profesor – řekl jsem.
Jediný případ, kdy je interpunkce před pomlčkou: � – Pojď za mnou, – řekla (Přesto je vhodnější čárku vynechat, pokud to není na újmu srozumitelnosti.)
3 Potom je ale jasné, že po pádu komunismu neprobíhal mezi českými a slovenskými poslanci boj o pomlčku, ale o spojovník.
29
Příklad (opakovací znaménko):
Gill – Shadow 300 – – No 1 345 – – No 2 344
Příklad (výčet):
Slova ohebná: – podstatná jména – přídavná jména – zájmena – číslovky – slovesa
Příklady (celé finanční jednotky):
� MakeUp za Kč 2999,– bez DPH
Pozn.: Nelze použít tuto formu, pokud p.j. stojí za číslem. Lze tedy psát:
� MakeUp za 2999 Kč
Nikdy nelze použít tvar:
� MakeUp za 2999,– Kč
Nebo dokonce:
� MakeUp za 2999,- Kč
Náhrada pomlčky nebo spojky
Často se pomlčky užívá místo výrazů „a“, „až“, „od do“, „versus/proti“. V těchto případech se sází bez mezer
a nesmí být na začátku ani na konci řádku. Stane-li se tak, je třeba sazbu nahradit příslušným slovním
vyjádřením.
Příklady:
� Jan Neruda 1834–1891, telefon 46 27 41–9 (až)
� dálnice Praha–Rozvadov (od do; z do)
� otevřeno 7–11.30 hodin (od do; až)
� let Sojuz–Apollo, dvojice Voskovec–Werich (a)
� Sparta–Slavia (proti, versus)
Závorky
Do závorek se dávají výrazy, které jsou do věty volně vloženy. Závorek je několik druhů. Zde uvádím některé
z nich, řazené dle vhodnosti použití () [] {} <> //. Závorky se sázejí na dotek k výrazům, které jsou do nich
vloženy a naopak s mezerou vůči ostatnímu textu.
Uvozovky
Do uvozovek se nejčastěji dává přímá řeč, citáty, nové (resp. cizí, ironické či nespisovné) výrazy. Uvozovky
se sází na dotek k příslušnému výrazu. Uvozovky se nepoužívají jako opakovací znaménka (v těchto
případech lze použít tildu nebo pomlčku). V češtině lze použít tři druhy uvozovek:
1. typ 9966 „Věta v uvozovkách.“
2. jednoduché ,Věta v uvozovkách.‘
3. francouzské psané obráceně »Věta v uvozovkách.«
Je-li třeba použít v uvozeném textu další uvozovky, je třeba zvolit jiný typ. Doporučuje se za základní volit „“
a jako doplňkové ‚ ‘ nebo » «. Navazuje-li jednoduchá uvozovka na dvojitou, nesmí vzniknout uvozovka
„trojitá“. Tomu se předejde použitím malé mezery.
30
Příklady:
� „Předložil jste skutečně ‚zajímavou‘ teorii.“
� „Demokracii“, o které se hovoří…
� „ ‚Ahoj,‘ řekl a posadil se.“
� „ »Ahoj, « řekl a posadil se.“
Stupeň (Alt+0176)
V označování stupňů se často dělá chyba. Značka stupně nesmí být nahrazována kroužkem, nebo dokonce
malým „o“ psaným jako horní index. Od čísla se odděluje mezerou. Pouze pokud je ve významu přídavného
jména, píše se na dotek.
Příklady:
� –15 ° (minus patnáct stupňů)
� 20 °C (dvacet stupňů Celsia)
� 98,8 °F (devadesát osm celých osm desetin stupňů Fahrenheita)
� 20° mráz (dvacetistupňový mráz)
Procento
Znak procenta (resp. promile) se odděluje od předchozího výrazu mezerou. Pouze pokud je ve významu
přídavného jména, píše se na dotek.
Příklady:
� 8 % (osm procent)
� 8% (osmiprocentní)
Čísla
V beletrii platí prastaré pravidlo – do dvanácti sázet slovy, od 13 nahoru číslicemi. V odborných textech
(ekonomie, matematika atd.) je z praktických důvodů preferováno číselné vyjádření. Číslem by ale neměla
začínat věta. Vícemístná čísla (kromě letopočtů) se oddělují po třech číslicích v obou směrech od desetinné
čárky mezerou. Číslo nelze rozdělit do dvou řádků! Pokud se číslo pojí se slovem, píše se obvykle bez mezer.
Příklady: Nikoliv:
� Dne 17. listopadu 1989… 17. listopadu 1989…
� Pětihodinový maraton… 5hodinový maraton…
� Nejlevnější GO sada stojí 2 000 Kč.
� 32megový prostor, formát A3, strana 9n, Horoměřická 24b, 25x nebo 25krát.
ale
� Bylo to v roce 1976.
� Číslo domu 853/14.
Čas
Čas lze zapsat pouze těmito způsoby:4
� Přednáška začíná ve 12.30 h.
� Přednáška začíná ve 12 h 30 min.
� Přednáška začíná ve 12 hod. 30 min.
� Dosáhl času 3:16,30.
� Přednáška ale ve skutečnosti začala až ve 12.30:25 h.
Literatura
• Dančo, V.: Kapesní průvodce [počítačovou] typografií. Praha, Via Vestra, 1995 • Kočička, P.– Blažek, F.: Praktická typografie. Brno, Computer Press, 2000.
4 Místo slova „hodin“ píšeme značku jednotky času „h“ (píšeme bez tečky) nebo zkratku „hod.“ (píšeme s tečkou).
31
Excel
Abecední řazení
Neoznačujte žádnou oblast dat!
1. Klikněte na buňku ve sloupci, podle kterého chcete řádek seřadit. 2. Na kartě Data klikněte na ikonu Seřadit vzestupně nebo Seřadit sestupně .
Řazení podle více sloupců
1. Klikněte na buňku ve sloupci, který chcete seřadit. 2. Seřaďte vzestupně nebo sestupně – podle potřeby. 3. Klikněte na buňku v dalším sloupci, podle kterého chcete seřadit. 4. Seřaďte vzestupně nebo sestupně – podle potřeby. 5. Postupně seřaďte data podle všech sloupců, které potřebujete. 6. Důležité: pořadí, ve kterém řadíte sloupce, musí být opačné, než má být výsledná hierarchie třídění.
Příklad: Chcete-li seřadit data podle Příjmení, Jména a Narození, musíte postupně seřadit sloupce
Narození-Jména-Příjmení.
Řazení podle 2 a více sloupců pomocí dialogového okna
Nejlepších výsledků dosáhnete v případě, že řazená oblast bude
obsahovat popisky sloupců.
1. Klikněte na buňku v oblasti, kterou chcete seřadit. 2. Na kartě Data klikněte na ikonu Seřadit . 3. V rozevíracích seznamech Seřadit podle vyberte sloupec,
podle kterého chcete seřadit. 4. V případě potřeby zvolte Přidat úroveň, a vyberte další
úroveň řazení.
Řazení sloupců podle řádek.
1. Klikněte na buňku v oblasti, kterou chcete seřadit. 2. Na kartě Data klikněte na ikonu Seřadit . 2. Klikněte na tlačítko Možnosti. 3. V dialogovém okně klikněte na přepínač Seřadit zleva doprava a potvrďte OK. 4. V rozevíracích seznamech Seřadit podle vyberte řádky, které chcete seřadit.
Automatický filtr
1. Klikněte na libovolnou buňku datové oblasti, ve které chcete spustit filtr. 2. Na kartě Data klikněte na ikonu Filtr . 3. Vpravo od popisků sloupců se objeví šipky automatického filtru, pod kterými je nabídka
kritérií filtru pro daný sloupec. 4. Po výběru kritéria spustíte filtr, který zobrazí pouze ty záznamy, které mu odpovídají.
Spuštěný filtr je indikován modrými čísly řádků a piktogramem trychtýře u šipky nabídek.
Vlastní kritéria výběru
1. Kliknutím na šipku automatického filtru zobrazíte nabídku, ze které vyberete položku
2. V dialogovém okně nastavte potřebná kritéria (zde20
3. Potvrzením
Důležité: Věnujte pozornost logické položce
Tip: Pokud potřebujete pracovat s
Rozšířené filtry
1. Vložte prázdné řádky nad oblast, kterou použijete jako oblast kritérií. 2. Titulkový řádek tabulky zkopírujte na první řádek (vytvoříte oblast kritérií, která musí obsahovat popisky
sloupců).
3. Do řádků pod popisky sloupců zadejte kritéria, která chcete použít pro
a. Chcete-li nalézt data, která splňují jednukritéria v oblasti kritérií do jednoho řádku (typ „a zároveň“).
b. Chcete-li nalézt data, která splňují podmínku vkritérií do různých řádků (typ
c. Chcete-li nalézt řádky, které splňují více než dvě sady podmínek, použijte více sloupců se shodným záhlavím.
d. Zástupné znaky
I. ? (otazník) – libovolnýII. * (hvězdička) – libovolnýIII. ~ (vlnovka) následovaná
4. Klikněte na libovolnou buňku v5. Na kartě Data zvolte ikonu Upřesnit 6. Do textového pole Oblast kritérií
kritérií (nejlépe zatažením myší). 7. Po potvrzení se skryjí záznamy neodpovídající zvoleným kritériím a na stavovém
řádku se objeví informace o počtu zobrazených záznamů 8. Opětovné zobrazení filtrem skrytých záznamů provedete
32
Kliknutím na šipku automatického filtru zobrazíte nabídku, ze které vyberete položku Filtry čísel, kde si zvolíte typ filtru (zde Mezi…).
dialogovém okně nastavte potřebná kritéria (zde výběr 20 000 –30 000). Potvrzením OK se spustí filtr.
Věnujte pozornost logické položce A / Nebo
Pokud potřebujete pracovat s větším množstvím výběrových kritérii, musíte použít
Vložte prázdné řádky nad oblast, kterou použijete jako oblast kritérií. Titulkový řádek tabulky zkopírujte na první řádek (vytvoříte oblast kritérií, která musí obsahovat popisky
popisky sloupců zadejte kritéria, která chcete použít pro filtrování seznamu.
li nalézt data, která splňují jednu podmínku ve dvou a více sloupcích, zadejte všechna oblasti kritérií do jednoho řádku (typ „a zároveň“).
li nalézt data, která splňují podmínku v jednom nebo jiném sloupci, zadejte kritéria vkritérií do různých řádků (typ „nebo“).
li nalézt řádky, které splňují více než dvě sady podmínek, použijte více sloupců se shodným záhlavím.
libovolný znak libovolný počet libovolných znaků
~ (vlnovka) následovaná znakem?, * nebo ~ – připouští „žádný“ znak
buňku v oblasti dat. Upřesnit .
Oblast kritérií zadejte odkaz na oblast kritérií včetně popisků kritérií (nejlépe zatažením myší). Po potvrzení se skryjí záznamy neodpovídající zvoleným kritériím a na stavovém
objeví informace o počtu zobrazených záznamů – . Opětovné zobrazení filtrem skrytých záznamů provedete ikonou Vymazat
Kliknutím na šipku automatického filtru zobrazíte nabídku, ze které vyberete
výběr záznamů z intervalu
větším množstvím výběrových kritérii, musíte použít Rozšířený filtr.
Titulkový řádek tabulky zkopírujte na první řádek (vytvoříte oblast kritérií, která musí obsahovat popisky
filtrování seznamu.
více sloupcích, zadejte všechna
jednom nebo jiném sloupci, zadejte kritéria v oblasti
li nalézt řádky, které splňují více než dvě sady podmínek, použijte více
oblast kritérií včetně popisků
Po potvrzení se skryjí záznamy neodpovídající zvoleným kritériím a na stavovém
.
33
Souhrny
1. Klikněte na buňku ve sloupci, ve kterém chcete vytvořit souhrny. 2. Ne pásu karet Data klikněte na ikonu Seřadit vzestupně nebo
Seřadit sestupně . 3. Klikněte na ikonu Souhrn . 4. V rozevíracím seznamu U každé změny ve sloupci vyberte sloupec,
ve kterém chcete vytvořit souhrn (musí být shodný se sloupcem seřazeným v kroku 2.).
5. V rozevíracím seznamu Použít funkci klikněte na souhrnnou funkci, pomocí níž chcete souhrn vypočítat.
6. V rozevíracím seznamu Přidat souhrn do sloupce zaškrtněte políčko u sloupců, ze kterých chcete souhrn vytvořit.
7. Chcete-li mít souhrny odděleny, zaškrtněte políčko Konec stránky mezi skupinami.
8. Klikněte na tlačítko OK.
Souhrn vytvořený z výše popsané ukázky vypadá následovně:
Jednotlivé souhrny,
vytvořené předchozími kroky
Seskupený souhrn
Rozbalená část souhrnu
34
Adresy buněk
Buňka B4 na obrázku, je buňkou aktivní. To znamená, že se v této buňce právě nacházíme, můžeme do ní zapisovat, dělat v ní úpravy, nebo ji vymazat. Tuto adresu najdeme také úplně vlevo na Řádku vzorců, V tomto místě se objevuje standardně adresa buňky, ve které stojíme. Pozor – pracujeme pouze s buňkou, která je aktivní. Musíme v ní stát, je ohraničena zvýrazněným okrajem a při vkládání textu nebo vzorce se v ní nalézá i kurzor.
Relativní adresa
Zapsání adres ve tvaru A3; B2; B4; C2 je nejobvyklejší způsob zápisu. Nejprve napíšeme název sloupce a následně zapíšeme číslo řádku (bez mezer). Takovémuto tvaru říkáme relativní adresa. Je to tedy adresa, která je relativní vzhledem k pozici výsledku, kterého se účastní. Pokud se např. změní pozice výsledku o jeden řádek dolů, změní se relativní adresa A3 na A4.
Absolutní adresa
Počítač umí pomocí klávesy F4 přepsat adresu relativní na absolutní. Tedy z A4 by se stala $A$4. Adresy se $ se při operacích chovají odlišným způsobem – při kopírování, či hromadných výpočtech, zůstávají ukotveny a nemění se.
Funkce vnořené ve funkcích
V určitých případech může být potřeba použít určitou funkci jako jeden z argumentů jiné funkce. Například následující vzorec používá vnořenou funkci PRŮMĚR.
=ZAOKROUHLIT(PRŮMĚR(E1:E4);2)
Platné výsledky: Jestliže je vnořená funkce použita jako argument, musí jako výsledek vracet stejný typ hodnot, jaký je používán v argumentu. Pokud například argument vrací hodnoty PRAVDA nebo NEPRAVDA, musí je vracet také vnořená funkce. Pokud tomu tak není, zobrazí aplikace Microsoft Excel chybovou hodnotu #HODNOTA!.
Vytvoření vnořené funkce
1. Rozkladem výpočtu s následným spojením (nejlépe zkopírováním zápisu vnořené funkce přes schránku).
2. Kombinací první možnosti s průvodcem funkcí (opět nejlépe přes schránku).
35
3. Kompletní vytvoření pomocí průvodce (málo přehledný způsob).
Omezení úrovní vnoření: Výpočet může obsahovat až 64 úrovní vnořených funkcí. Je-li funkce B argumentem ve funkci A, je funkce B funkcí v první vnořené úrovni. Například funkce PRŮMĚR a SUMA jsou obě funkcemi první úrovně, protože jsou argumenty funkce KDYŽ. Funkce vnořená uvnitř funkce PRŮMĚR by byla funkcí druhé úrovně a tak dál.
=KDYŽ(PRŮMĚR(A1:A5)>100;SUMA(A1:A5);0)
Vytvoření tabulky
Pro usnadnění práce můžete data uspořádat do formátu tabulky. Kromě vypočítaných sloupců a řádků souhrnů nabízejí tabulky snadné filtrování, což zjednodušuje provádění výpočtů.
1. Na listu vyberte oblast buněk, kterou chcete zahrnout do tabulky. Buňky mohou být prázdné nebo mohou obsahovat data. V případě tabulky bez volných řádků a sloupců (souvisle vyplněná oblast dat), postačí do tabulky kliknout, aby se v ní nacházela aktivní buňka.
2. Na kartě Domů klikněte ve skupině Styly na tlačítko Formátovat jako tabulku a poté na požadovaný styl tabulky.
3. Pokud vybraná tabulka obsahuje data, která chcete zobrazit jako záhlaví tabulky, zaškrtněte políčko Se záhlavím na kartě Nástroje tabulky - Návrh.
•
Nástroje tabulky budou k dispozici po vytvoření tabulky a bude zobrazena karta Návrh. Dobrý přehled o tom, co můžete do dané tabulky přidat nebo v ní změnit, získáte kliknutím na kartu Návrh a prozkoumáním skupin a možností nabízených na této kartě.
A B B
36
Grafy
Vytvoření jednoduchého grafu
1. Chcete-li vytvořit graf, vyberte data, která má graf obsahovat, včetně názvů sloupců (leden, únor, březen) a popisků řádků (jmen prodejců).
2. Pak na kartě Vložení klikněte ve skupině Grafy na tlačítko Sloupec. Mohli byste si vybrat jiný druh grafu, avšak sloupcové grafy se běžně používají k porovnání položek a poslouží vašim účelům.
3. Po kliknutí na položku Sloupec se zobrazí několik typů sloupců grafu, z nichž si můžete vybrat. Klikněte na možnost Skupinový sloupcový a na první sloupcový graf v seznamu Dvojrozměrný sloupcový. Zastavíte-li ukazatel nad kterýmkoli typem grafu, zobrazí se komentář s názvem typu grafu. Tento komentář obsahuje také popis typu grafu a poskytne vám informace o situacích, kdy je vhodné jednotlivé typy grafů použít.
Tip: Pokud po vytvoření grafu chcete změnit jeho typ, klikněte do grafu. Na kartě Návrh v části Nástroje
grafu klikněte ve skupině Typ na položku Změnit typ grafu a vyberte jiný typ grafu.
Nástroje grafu
Po vložení grafu na list se zobrazí Nástroje grafu se třemi
kartami: Návrh, Rozložení a Formát. Na těchto kartách najdete
příkazy, které potřebujete pro práci s grafy.
Po dokončení grafu klikněte mimo něj. Nástroje grafu zmizí.
Chcete-li je znovu zobrazit, klikněte do grafu. Karty se tak znovu
zobrazí.
Změna zobrazení
Přepnout řádek či sloupec
Přidání názvů
Názvy grafu můžete rychle přidat tak, že graf kliknutím vyberete a pak přejdete
do skupiny Rozložení grafu na kartě Návrh. Kliknutím na tlačítko Více zobrazíte
všechna rozložení. Každá možnost znázorňuje jiné rozložení, které mění způsob
rozmístění prvků grafu.
Tip: Další možnost zadání názvů je k dispozici na kartě Rozložení ve skupině Popisky. Zde můžete přidat
názvy kliknutím na tlačítka Název grafu a Názvy os.
37
Změna vzhledu
Klikněte na místo v grafu. Pak klikněte na kartě Návrh
ve skupině Styly grafů na tlačítko Více , a zobrazte tak
všechny možnosti. Pak klikněte na požadovaný styl. Některé
styly změní pouze barvy sloupců. Jiné změní barvu a přidají
ohraničení sloupců, zatímco další styly přidají barvu
do zobrazované oblasti (oblasti ohraničené osami grafu)
a některé styly přidají barvu do oblasti grafu (celý graf).
Pokud se požadovaná možnost nezobrazí ve skupině Styly grafů, můžete získat další možnosti barev
výběrem jiného motivu. Klikněte na kartu Rozložení stránky a pak klikněte na tlačítko Barvy ve skupině
Motivy. Pokud zastavíte ukazatel nad barvou, zobrazí se tato barva v dočasném náhledu v grafu, což je jiný
postup než při použití stylu grafu. Barevný efekt se zobrazí před skutečným použitím barvy, čímž ušetříte
krok vrácení zpět, pokud se vám barva nelíbí. Kliknutím na požadovanou barvu ji použijete v grafu.
Důležité: Na rozdíl od stylu grafu budou barvy motivu použity u dalších prvků, které do listu můžete přidat.
Například tabulka nebo styl buňky, jako je nadpis, převezmou barvy motivu použitého v grafu.
Formát názvu
Chcete-li použít výplň textu, nejprve kliknutí vyberte textovou
oblast. Pak klikněte na šipku u tlačítka Výplň textu
ve skupině Styly WordArt. Zastavením ukazatele nad
libovolnou barvou zobrazíte změny názvu. Jakmile najdete
barvu, která se vám líbí, vyberte ji. Funkce Výplň textu
obsahuje také možnost použít u názvu přechod nebo texturu.
Mezi další možnosti ve skupině Styly WordArt patří Obrys textu a Textové efekty, které zahrnují efekty
Stín, Odraz a Záře.
Chcete-li provést změny u písma, například písmo zvětšit nebo zmenšit, nebo změnit řez písma, klikněte
na kartu Domů a pak přejděte ke skupině Písmo. Stejné změny formátování můžete provést také pomocí
Miniaturního panelu nástrojů. Tento panel nástrojů se slabě zobrazí po výběru textu názvu. Po přechodu
k tomuto panelu nástrojů se zobrazí zřetelně a budete moci vybrat možnost formátování.
Formát sloupců
Kliknutím označte jeden ze sloupců. Na kartě Formát klikněte
ve skupině Styly tvaru na šipku u položky Efekty tvarů,
přejděte k položce Stín a zastavte ukazatel u různých stylů stínu
v seznamu. Po zastavení ukazatele u jednotlivých stylů
se zobrazí náhled stínů. Pokud se vám některý líbí, klikněte
na něj.
Skupina Styly tvaru obsahuje více možností, z nichž si můžete vybrat. Klikněte například na položku Výplň
tvaru umožňující přidat ke sloupcům přechod nebo texturu. Kliknutím na možnost Obrys tvaru můžete
ke sloupcům přidat obrys. A funkce Efekty tvarů nabízí více než jen stíny. Ke sloupci můžete přidat například
zkosení hran a měkké okraje, nebo dokonce přidat ke sloupcům záři.
38
Minigrafy
Minigraf je novinkou v aplikaci Microsoft Excel 2010. Je to miniaturní graf v buňce listu, který vizuálně
znázorňuje data. Minigrafy lze využít k zobrazení trendů v řadě hodnot, například sezónních poklesů
či růstů, ekonomických cyklů, případně k zvýraznění nejvyšších a nejnižších hodnot. Nejlepšího účinku
dosáhnete umístěním minigrafu do blízkosti příslušných dat.
Na rozdíl od grafů v listu aplikace Excel nejsou minigrafy objekty – minigraf je ve skutečnosti miniaturní graf
na pozadí buňky. Následující obrázek ukazuje sloupcový minigraf v buňce F2 a spojnicový minigraf v buňce
F3. Oba tyto minigrafy získávají data z buněk A2 až E2 a uvnitř buňky zobrazují graf, který odráží výkonnost
akcií. Grafy znázorňují hodnoty po čtvrtletích, zvýrazňují nejvyšší hodnotu (31. 3. 2008) a nejnižší hodnotu
(31. 12. 2008), ukazují všechny datové body a je v nich vidět klesající trend v daném roce.
Minigraf v buňce F6 znázorňuje výkonnost stejných akcií
v průběhu pěti let, avšak má podobu pruhového grafu
vzestupů/poklesů, který vyjadřuje pouze skutečnost, zda
v daném roce došlo k nárůstu hodnoty (jako v letech
2004 až 2007), nebo k poklesu (2008). Tento minigraf
vychází z hodnot v buňkách A6 až E6.
Vzhledem k tomu, že minigraf je miniaturní graf vložený v buňce, můžete do buňky vložit
text a minigraf použít jako jeho pozadí, jak je vidět na obrázku.
V tomto minigrafu je značka nejvyšší hodnoty zelená a značka nejnižší hodnoty oranžová. Všechny ostatní
značky mají černou barvu.
U minigrafů můžete použít barevné schéma tak, že vyberete předdefinovaný formát z Galerie stylů
(karta Návrh, která se zpřístupní při výběru buňky obsahující minigraf). Pomocí příkazů Barva minigrafu
nebo Barva značky můžete zvolit barvu pro nejvyšší, nejnižší, první a poslední hodnotu (například zelenou
pro nejvyšší hodnotu a oranžovou pro nejnižší).
Křivky a sloupce minigrafu
Uspořádání dat do řádku nebo sloupce je užitečné, ale může být obtížné v něm na první pohled rozpoznat
různé tendence. Kontext k číslům mohou poskytnout minigrafy, které vložíte vedle dat. Minigraf potřebuje
jen malý prostor a dokáže zobrazit trend ze sousedních dat ve srozumitelné a kompaktní grafické podobě.
Ačkoli není nutné, aby minigraf ležel přímo vedle dat, z nichž vychází, jde o osvědčený postup.
Vztah mezi minigrafem a daty, z nichž vychází, je okamžitě viditelný a při změně dat se tato změna ihned
promítne do minigrafu. Kromě vytvoření jednoho minigrafu pro řádek nebo sloupec dat můžete vytvořit
také několik minigrafů najednou tak, že vyberete více buněk odpovídajících zadaným datům, jak je vidět na
následujícím obrázku.
Můžete také vytvořit minigrafy pro řádky dat, které přidáte později, a to pomocí úchytu u sousední buňky
obsahující minigraf.
1. Oblast dat používaných skupinou křivek 2. Skupina křivek
Jednou z výhod využití křivek je, že se při tisku listu, který
je obsahuje, rovněž vytisknou (na rozdíl od grafů).
39
Vytvoření minigrafu
1. Vyberte prázdnou buňku nebo skupinu prázdných buněk, kam chcete vložit jednu či více křivek.
2. Na kartě Vložení klikněte ve skupině Minigrafy na typ minigrafu, kterou chcete vytvořit: Spojnicový, Sloupcový nebo Vzestupy/poklesy.
3. Do pole Oblast dat zadejte oblast buněk, které obsahují data, na nichž mají být křivky založeny.
Poznámka: Kliknutím na tlačítko můžete dialogové okno dočasně sbalit, vybrat v listu požadovanou
oblast buněk a poté kliknutím na tlačítko dialogové okno opět obnovit v normální velikosti.
Při výběru alespoň jednoho minigrafu v listu se zobrazí Nástroje minigrafu s kartou Návrh.
Na kartě Návrh pak můžete volit příkazy z následujících skupin: Minigraf, Typ, Zobrazit či skrýt,
Styl a Skupina. Tyto příkazy slouží k vytvoření nového minigrafu, změně jeho typu, formátování,
zobrazení či skrytí datových bodů na spojnicovém minigrafu či k formátování svislé osy
ve skupině minigrafů. Tyto možnosti jsou podrobně popsány v následující části.
Jestliže oblast dat zahrnuje kalendářní data, můžete z možností osy (Nástroje minigrafu, karta Návrh,
skupina Skupina, tlačítko Osa) vybrat položku Typ osy dat a uspořádat datové body na minigrafu tak, aby
odrážely případné nepravidelné časové intervaly. Pokud jsou například první tři datové body vzdáleny
přesně o týden a čtvrtý datový bod leží o měsíc dále, bude odstup mezi třetím a čtvrtým datovým bodem
prodloužen v odpovídajícím poměru, aby vyjadřoval delší časový interval.
Možnosti osy můžete využít také k nastavení nejnižší a nejnižší hodnoty pro svislou osu minigrafu nebo skupiny minigrafů. Explicitním nastavením těchto hodnot můžete měřítko upravit tak, aby byly vztahy mezi hodnotami znázorněny výstižněji. Pomocí možnosti Vykreslovat data zprava doleva můžete rovněž změnit směr, v jakém jsou data v minigrafu či skupině minigrafů vynesena.
Přidání textu k minigrafu
Text je možné přidat přímo do buňky, která obsahuje minigraf, a naformátovat jej
(například změnit jeho písmo, barvu, velikost nebo zarovnání) a také v buňce použít
barvu výplně (pozadí).
V tomto minigrafu je značka nejvyšší hodnoty zelená a značka nejnižší hodnoty oranžová. Všechny ostatní
značky mají černou barvu. Popisný text byl zadán přímo do buňky.
Přizpůsobení křivek
Po vytvoření minigrafů můžete určit, které body hodnot se zobrazí (například nejvyšší, nejnižší, první či poslední hodnota nebo všechny záporné hodnoty), změnit typ minigrafu (spojnicová, sloupcová nebo vzestupy/poklesy), použít styly z galerie nebo nastavit individuální možnosti formátování, nastavit možnosti na svislé ose a určit způsob zobrazení prázdných nebo nulových hodnot v minigrafu
40
Určení bodů hodnot, které se zobrazí
Jednotlivé značky dat (hodnoty) ve spojnicovém minigrafu můžete zvýraznit tak, že zobrazíte všechny nebo
vybrané značky.
1. Vyberte minigraf nebo minigrafy, které chcete naformátovat. 2. V poli Nástroje minigrafu klikněte na kartu Návrh. 3. Ve skupině Zobrazit zaškrtnutím políčka Značky zobrazte všechny značky dat. 4. Chcete-li zobrazit záporné hodnoty, zaškrtněte ve skupině Zobrazit políčko Záporné body. 5. Chcete-li zobrazit nejvyšší či nejnižší hodnotu, zaškrtněte ve skupině Zobrazit políčka Vysoký bod
nebo Nízký bod. 6. Chcete-li zobrazit první nebo poslední hodnotu, zaškrtněte ve skupině Zobrazit políčko První bod
nebo Poslední bod.
Změna stylu nebo formátování křivek
Použijte Galerii stylů na kartě Návrh, která se zpřístupní při výběru buňky obsahující minigraf.
1. Vyberte minigraf nebo skupinu minigrafů. 2. Pokud chcete použít předdefinovaný styl, na kartě Návrh klikněte ve skupině Styl na požadovaný styl,
případně kliknutím tlačítko Další v pravém dolním rohu tohoto pole zobrazte další styly. 3. Chcete-li změnit barvu minigrafu nebo jejích značek, klikněte na položku Barva minigrafu nebo Barva
značky a potom klikněte na požadovanou možnost.
Zobrazení nebo skrytí datových značek
U spojnicového minigrafu můžete zobrazit značky dat, které zvýrazní jednotlivé hodnoty.
1. V listu vyberte minigraf. 2. Ve skupině Zobrazit na kartě Návrh podle potřeby zaškrtněte políčka pro zobrazení jednotlivých značek
(pro nejvyšší či nejnižší bod, záporné hodnoty, první či poslední bod), případně zaškrtnutím políčka Značky zobrazte všechny značky.
Zrušením zaškrtnutí políčka zadanou značku či značky skryjete.
Zpracování prázdných buněk či nulových hodnot
V dialogovém okně Nastavení skrytých a prázdných buněk
můžete určit, jak minigraf zpracovává prázdné buňky v rozsahu
(a tedy, jak se zobrazuje) (Nástroje minigrafu, karta Návrh,
skupina Minigraf, tlačítko Upravit data).
41
PowerPoint
Motivy
Motivy jsou kombinací barev, písem a efektů motivu a pozadí použitých u jednoho nebo více snímků nebo celé prezentace. Motivy se zobrazují v galerii Motivy na kartě Návrh. Otevřete-li galerii Motivy, uvidíte motivy použité v prezentaci, kterou jste otevřeli, vlastní motivy (pokud byly nějaké vytvořeny) a předdefinované motivy.
Umístíte-li ukazatel myši na miniaturu v galerii Motivy, zobrazí se náhled toho, jak bude motiv vypadat, použijete-li jej pro prezentaci. Tato funkce se nazývá dynamický náhled. Bez nutnosti na něco klikat nebo něco provádět uvidíte, jak by snímek vypadal s desítkami různých použitých motivů.
Chcete-li změnit nebo upravit prvky motivu, klikněte na položku Barvy, Písma nebo Efekty.
Dobrým způsobem, jak odlišit svoji prezentaci od jiných, je změnit nebo upravit motiv pomocí možností na kartě Návrh. Změnami motivů můžete udržovat svěží vzhled prezentací. Motiv můžete změnit pomocí předdefinovaných kombinací barev, písem a efektů motivu nebo jej můžete upravit vytvořením nových kombinací barev a písem motivu. Svoje úpravy můžete uložit a poté je znovu použít, čímž z dlouhodobého hlediska ušetříte čas.
Nastavení barev motivu
1. Snímek s předdefinovaným motivem Tok. 2. Stejný snímek s upravenými barvami.
Změna barev se vlastně podobá vybírání variací motivu, abyste se tedy ujistili, že vaše prezentace týkající se dovolené v tropech bude jedinečná, upravte barvy motivu výběrem jiných barev.
Kliknete-li na tlačítko Barvy, zobrazí se v galerii Barvy motivu všechny sady barev z předdefinovaných motivů spolu s odpovídajícími názvy motivů. Chcete-li vytvořit vlastní barvy, klikněte na položku Vytvořit nové barvy motivu v dolní části galerie Barvy motivu.
Změna pozadí snímku
1. Motiv Tok s výchozím pozadím. 2. Styl pozadí s plnou barvou. 3. Pozadí s texturou.
Po úpravě barev přejdeme k přidání pozadí na snímek. Všechny prezentace mají pozadí, ale výchozí pozadí je často bílé, což vypadá, jako by to ani nebylo pozadí. Chcete-li změnit styl pozadí, klikněte na tlačítko Styly pozadí na kartě Návrh.
Styly pozadí jsou určovány motivem, změní-li se tedy motiv, změní se také možnosti výběru v galerii. Stejně jako u motivů můžete styly pozadí použít buď pouze u některých, nebo u všech snímků v prezentaci, pravým tlačítkem myši klikněte na miniaturu a potom vyberte požadovanou možnost. Umístěte ukazatel myši na libovolnou miniaturu a zobrazí se dynamický náhled, na kterém uvidíte, jak bude pozadí vypadat, použijete-li jej pro snímek.
42
Obrázek jako pozadí snímku
1. Tato podokna a karty jsou součástí dialogového okna Formát pozadí. Přepnutím podoken se změní jejich možnosti.
2. Chcete-li na pozadí snímku použít obrázek nebo texturu místo souvislé nebo přechodové výplně, klikněte na tuto možnost.
3. Chcete-li vložit obrázek ze souboru, klikněte na tlačítko Soubor a poté vyhledejte obrázek, který chcete přidat.
Zesvětlení obrázku
1. Snímek s původním obrázkem na pozadí. 2. Snímek po použití možnosti Zesvětlit.
Chcete-li změnit jas nebo kontrast obrázku, použijte podokno Obrázek dialogového okna Formát pozadí. Kliknutím na tlačítko Přebarvit otevřete galerii, ve které si můžete vybrat stylizovaný efekt a v části Režimy barev klikněte na možnost Zesvětlit.
Uložení nového motivu do souboru
Abyste mohli motiv znovu použít v dalších prezentacích a v aplikacích Word, Excel nebo ve zprávách aplikace Outlook, je třeba motiv uložit jako soubor motivu. Soubory motivu mají vlastní formát souborů – Motiv sady Office (*.thmx) – a pokud uložíte motiv do výchozího umístění, zobrazí se přizpůsobené motivy v části Vlastní v galerii Motivy.
1. Kliknutím na tlačítko Více otevřete galerii Motivy. 2. Otevřete dialogové okno Uložit aktuální motiv, ve kterém
můžete uložit svůj motiv. 3. Motivy, které upravujete a ukládáte, se následně zobrazí.
Po uložení vlastního motivu jej můžete použít pro novou nebo existující prezentaci tak, že otevřete galerii Motivy a kliknete na miniaturu v části Vlastní.
SmartArt
Obrázek SmartArt je novou funkcí Microsoft Office PowerPoint 2007. Umožňuje ilustrovat obsah snímku, např. znázorníte procesy, koncepty, hierarchie a vztahy. Jde vlastně o jednoduchý seznam vizuálně zvýrazněný obrázkem, který využívá tvary a barvy. Když chcete použít obrázek SmartArt, budete si moci vybrat z galerie rozložení. Rozložení znamená typy a uspořádání tvarů v obrázku a způsob jejich seskupení nebo propojení. Kliknutím na tlačítko Přehrát zobrazíte tuto galerii a budete moci získat představu o dostupných rozloženích.
Rozložení pro obrázky SmartArt jsou shromážděna v kategorii Vše v dialogovém okně Zvolit obrázek SmartArt (zobrazené v animaci) a jsou rozdělena na následující typy:
• Seznam
• Proces • Cyklus • Hierarchie • Relace • Matice • Jehlan
43
Seznam
Rozložení typu Seznam jsou typická pro položky, které chcete seskupit, ale které nesledují určitý postup krok za krokem. Pokud chcete, aby text zůstal čitelný, je vhodné omezit množství textu vloženého do tvarů v obrázku.
Proces
Pro procesy existuje více než 30 typů rozložení, která často zahrnují spojovací šipky zobrazující směr postupu — ať už se jedná o fáze vývoje plánu nebo produktu, body na časové ose nebo zobrazení způsobu spojení různých prvků vedoucího k požadovanému výsledku.
Organizační diagram
Typickým použitím tohoto typu obrázků SmartArt s názvem Hierarchie je organizační diagram společnosti. Obrázek využívá rozložení, které co nejlépe znázorňuje hierarchii pozic ve společnosti.
Relace
1. Obrázek SmartArt zobrazený zde používá rozložení Sbíhavý paprskový, ve kterém je několi prvků ve vztahu nebo ovlivňuje jednu centrální věc.
2. Rozložení Základní Vennův se skládá ze dvou nebo více překrývajících se kruhů a zobrazuje způsob, jakým se oblasti nebo koncepty navzájem překrývají na jejich středovém průsečíku.
3. Rozložení Základní cílový se používá ke zobrazení omezení, odstupňování nebo heirarchických vztahů.
Matice
Rozložení typu Matice vyjadřuje vztah součástí k celku a dokáže zobrazit složitější vztahy pomocí os, jako na tomto příkladu. Toto rozložení se nazývá Matice s mřížkou. Každá z os zobrazuje rozsah z hlediska nákladů a řemesla. Rozložení samo o sobě zahrnuje kvadranty a osy, ale je nastaveno tak, abyste do něj kromě os mohli přidávat jakékoli popisky.
Jehlan
Rozložení typu Jehlan zobrazuje proporční nebo ze základu vycházející vztahy či hierarchie a postupy, které obvykle postupují směrem vzhůru. V tomto příkladu je znázorněn postup neustálého zdokonalování, který začíná shromažďováním dat Postupová hierarchie je orientována směrem vzhůru a vrcholí vytvořením závěru o těchto datech.
44
Převod seznamu na obrázek
Touto akcí můžete převést seznam kliknutím na jeho text a následným kliknutím na tlačítko Převést na obrázek SmartArt na pásu karet a výběrem jednoho z rozložení v zobrazené galerii.
Náhled rozložení obrázku SmartArt můžete zobrazit ve snímku zastavením ukazatele nad miniaturou rozložení v galerii. Seznam je možno převést do celé řady rozložení zobrazených v galerii typ Seznam. Nenachází-li se požadované rozložení v úvodní galerii, otevřete kliknutím na položku Další možnosti převodu textu na obrázek SmartArt v dolní části galerie úplnou galerii rozložení obrázků SmartArt.
Postup tvorby
1. Na kartě Vložení klikněte na tlačítko SmartArt. 2. Klikněte na požadovaný typ obrázku. 3. Klikněte na jedno ze zobrazených rozložení. 4. V oblasti náhledu je zobrazen větší příklad rozložení a popis.
Kliknutím na tlačítko OK vložíte rozložení do snímku.
nebo
1. Klikněte na ikonu obrázku SmartArt, která je součástí rozložení snímku.
2. Otevře se galerie obrázků SmartArt, ze které můžete vybrat rozložení.
Přidání textu k obrázku SmartArt
1. Podokno Text je umístěno po straně obrázku. 2. Text se zadává do podokna. 3. Text je zobrazen automaticky v odpovídajícím tvaru
v obrázku. 4. Všimněte si, že obrázek obsahuje výchozí text, takže
si můžete udělat představu, kam bude zadaný text umístěn.
Jiné rozložení
1. S vybraným obrázkem ve snímku klikněte na kartě Návrh na skupinu Nástroje pro obrázky SmartArt. (Tyto nástroje jsou k dispozici, kdykoli je vybrán obrázek.)
2. Klikněte na miniaturu rozložení ve skupině Rozložení. 3. Toto rozložení bude použito u obrázku.
Pokud jste změnili strukturu obrázku přidáním a odstraněním tvarů nebo jste provedli jiné úpravy a chcete začít znovu, můžete kliknout na možnost Obnovit obrázek. Tím je obnoven celý obrázek. Tlačítko se nachází na kartě Návrh v Nástrojích pro obrázky SmartArt.
45
Nastavení stylu
Motiv:
U prvního snímku zobrazeného zde je použit základní motiv aplikace PowerPoint s názvem Motiv sady Office. Jedná se o nejjednodušší motiv, který je použit ve výchozím nastavení. U druhého snímku je použit jiný motiv s názvem Modul.
Styly SmartArt:
Výrazné grafické a 3D změny je možno provést pouhou změnou stylu SmartArtu.
Barvy:
1. Klikněte na tlačítko Změnit barvy vedle možností stylů. 2. Přejděte na libovolnou barevnou variaci. 3. Prohlédněte si náhled v obrázku. Jako obvykle můžete barvy
použít kliknutím na miniaturu.
Tvary:
1. Vyberte tvar nebo tvary, které chcete změnit. Na obrázku jsme vybrali několik tvarů.
2. Na kartě Formát vyhledejte ve skupině Styly tvaru možnost Efekty tvarů a klikněte na její šipku.
3. Vyberte některý z efektů, například Stín.
Texty:
1. Vyberte tvary obsahující text, který chcete formátovat. 2. Na kartě Formát klikněte na šipku vedle položky Rychlé
styly. (Ta se nachází ve skupině Styly WordArt.) 3. Vyberte styl WordArt. Bude použit u veškerého textu
ve vybraných tvarech.
46
Outlook
Podpisy v e-mailech
Automatický podpis
Podobně jako podpis v dopise je podpis e-mailu přidán na konec zprávy. Nejznámějším prvkem podpisu je
zdvořilostí závěr, například S pozdravem, Hezký den nebo Děkuji. Použitý závěr závislá na tónu vaší zprávy.
A, protože i jednoduchý podpis e-mailu (například slovo Děkuji nebo jen vaše iniciály), lze do zpráv přidat
automaticky, můžete si ušetřit chvíli psaní na konci každé zprávy.
Kromě zdvořilostního závěru může podpis obsahovat informace o vás. Mnoho profesionálů připojuje své
obchodní kontaktní informace, aby je klienti a obchodní partneři mohli snadno kontaktovat. Podpis může
také zahrnovat marketingovou zprávu nebo dokonce oblíbený citát pro vyjádření humoru nebo osobního
přístupu.
Informace v jednoduchém podpisu e-mailu mohou zahrnovat:
• Jméno
• Váš profesionální titul
• Vaši fyzickou obchodní adresu a telefon
Tyto prvky můžete přidat zadáním do podpisu.
K podpisu můžete přidat také zajímavější prvky:
• E-mail nebo webovou adresu formátované jako hypertextový odkaz
• Grafický objekt, například obrázek připomínající váš ruční podpis, logo společnosti nebo dokonce vaši
fotografii
Tip: Obrázky, fotografie a kliparty mohou zpomalit doručení e-mailu. Je-li to možné, snažte se, aby velikost
e-mailu nepřekročila 100 kB.
• Elektronická vizitka
Při přemýšlení, co má obsahovat váš podpis, nezapomeňte, že je lepší jej ponechat jednodušší, aby bylo
možné snadno rozpoznat důležité informace. Nechcete obtěžovat příjemce podpisem, který je příliš dlouhý
nebo nápadný.
Také pečivě zvažte cílovou skupinu dříve, než uvedete citlivé informace o sobě, jako je fyzická adresa nebo
telefonní číslo. Nechcete přece, aby vám neočekávaně volali cizí lidé.
Vytvoření podpisu netrvá dlouho. Podpisy vytváříte
v dialogovém okně Podpisy a šablony, do kterého se snadno
dostanete z kterékoli nové zprávy kliknutím na šipku pod
tlačítkem Podpis a kliknutím na tlačítko Podpisy.
Prvním krokem při vytváření podpisu je přiřazení názvu.
Začněte kliknutím na tlačítko Nový a zadáním názvu do pole
Nový podpis.
Podpisu můžete zadat vlastní název, můžete jej pojmenovat
jakýmkoli názvem. Pokud chcete vytvořit více podpisů, můžete
použít popisnější názvy, abyste mohli snadno zjistit, který
podpis použít.
47
Nastavení vzhledu
Po pojmenování podpisu začnete s jeho vytvářením.
Zde uvádíme kroky pro vytvoření jednoduchého podpisu:
1. Zadejte text do textového pole.
2. Zadejte některé základní prvky návrhu podpisu, například
písmo a jeho velikost.
3. Můžete také vybrat barvu.
Chcete-li mít podpis zajímavější, můžete použít různé formátování pro různé řádky podpisu.
Zde je označeno jméno jinou barvou, než má zbytek textu.
Jakmile budete spokojeni se základním podpisem, můžete kliknout na tlačítko Uložit. Tím připravíte podpis
k použití.
Změny podpisu
Podpis můžete po vytvoření snadno změnit. Pokud chcete jednorázově změnit podpis pro konkrétní zprávu,
proveďte změny přímo ve zprávě – stejně jako byste mělnili kterýkoli jiný úsek textu zprávy. Jestliže chcete
změnit uložený podpis, musíte se vrátit do dialogového okna Podpisy a šablony a provést zde změny.
Automatické použití
Po vytvoření prvního podpisu jej aplikace Outlook nastaví jako
výchozí podpis a automaticky jej použije u všech nových zpráv.
Chcete-li tedy nový podpis použít, stačí začít vytvářet zprávy –
podpis se zobrazí ve všech nově vytvořených zprávách.
Jestliže jste vytvořili více podpisů, můžete ověřit, který z nich je nastaven jako výchozí, v dialogovém okně
Podpisy a šablony: výchozí podpis je uveden vedle položky Nové zprávy v části Vyberte výchozí podpis.
Na obrázku je znázorněn příklad podpisu s názvem Můj pracovní podpis, který je automaticky použit
u nových zpráv.
Cílené použití
Pokud raději přidáváte podpis do jednotlivých zpráv –
to znamená, že nechcete podpis přidávat automaticky
do nových zpráv – můžete upravit nastavení v aplikaci Outlook.
V dialogovém okně Podpisy a šablony klikněte na položku
(žádný) v seznamu Nové zprávy v části Vyberte výchozí podpis.
Pokud pak budete chtít přidat podpis do zprávy, klikněte na tlačítko Podpis na pásu karet ve skupině
Zahrnout.
Po vložení podpisu do zprávy jej lze kdykoli odstranit tak, že jej vyberete a stisknete klávesu DELETE.
48
Podpis s obrázky a hypertextovými odkazy
Obrázky
Obrázek v podpisu může znamenat více než jen zajímavý prvek. Například vaše fotka nebo logo společnosti
v podpisu mohou sloužit jako významné vizuální vodítko, které pomůže zákazníkům snadno identifikovat vás
nebo vaši společnost. Chcete-li přidat obrázek, klikněte na tlačítko Obrázek.
Poznámka: Nelze změnit velikost obrázků v poli Upravit podpis. Jestliže je tedy obrázek příliš velký nebo
příliš malý, bude nutné změnit jeho velikost před jeho vložením. O velikostech obrázků budeme hovořit
podrobněji v následující lekci.
Hypertextové odkazy
Hypertextový odkaz může být opravdu účinným prvkem ve vašem podpisu. Pomocí hypertextového odkazu
můžete například propagovat web vaší společnosti nebo směrovat příjemce na konkrétní e-mailovou
adresu. Chcete-li vložit hypertextový odkaz, klikněte na tlačítko Hypertextový odkaz.
Elektronická vizitka jako podpis
Elektronické vizitky jsou novou funkcí aplikace Outlook 2007.
Elektronické vizitky představují rozšíření Kontaktů a umožňují
snadno sdílet kontaktní informace s ostatními. Vytvořeni
vlastní elektronické vizitky je stejně snadné, jako přepnutí
do zobrazení Kontakty a vytvoření vlastního kontaktu.
Po jeho vytvoření budete mít k dispozici vlastní vizitku, kterou můžete vkládat do podpisu e-mailu:
Klikněte na tlačítko Vizitka v dialogovém okně Podpisy a šablony, jak znázorněno na obrázku.
Elektronická vizitka dodá podpisu profesionální vzhled. Příjemci mohou snadno uložit kontaktní informace
do svých vlastních kontaktů, protože elektronická vizitka obsahuje dvě části: obrázek a soubor. Soubor,
který je ve formátu vCard (internetový standard pro odesílání a přijímání kontaktních informací), znamená,
že kontaktní informace spojené s vizitkou mohou příjemci snadno uložit – a to i tehdy, pokud nepoužívají
aplikaci Outlook 2007.
Vytvoření více podpisů
Je snadné vytvořit více podpisů: Stačí kliknout na tlačítko Nový,
pojmenovat jej a zadat (nebo vložit) požadovaný text do pole
Upravit podpis.
Jak vidíte na obrázcích, zobrazí se kolekce podpisů v seznamu
Vyberte podpis, který chcete upravit v dialogovém okně
Podpisy a šablony.
49
Přepnutí do jiného podpisu
Může dojít k situaci, kdy chcete přepnout na jiný podpis během
psaní zprávy. Například váš formální podpis s obchodními
kontaktními informacemi může být ten, který vkládáte
do pracovního e-mailu při korespondenci s většinou kolegů. Pro
ně budete zřejmě chtít použít jednodušší podpis. Jestliže píšete
novému zákazníkovi, budete zřejmě chtít použít něco
efektního.
Přepnutí do jiného podpisu ve vytvářené zprávě je snadné: Stačí kliknout na tlačítko Podpis v horní části
zprávy nebo kliknout pravým tlačítkem myši na podpis a pak vybrat jiný podpis ze seznamu.
Použití jiného podpisu pro odpovědi
Existují situace, kdy budete chtít v odpovědi na zprávu nebo při
předání zprávy použít jiný podpis než podpis pro nové zprávy.
Pro ty můžete chtít například používat efektní podpis
s obrázkem a hypertextovými odkazy, ale odpovědi a zprávy
předané dál chcete podepsat pouze jednoduchým textem. Tuto
možnost můžete nastavit v seznamu Odpovědi a předané
zprávy v části Vyberte výchozí podpis.
Archivace zpráv
Archiv automaticky přesunuje zprávy z poštovní schránky do
složky s názvem Složky archivu. Na obrázku můžete vidět
podrobnější znázornění.
1. Proces spustíte kliknutím na tlačítko Ano.
2. Zprávy jsou přesunuty z vaší poštovní schránky...
3. …do složky Složky archivu.
Ve složce Složky archivu se automaticky vytvoří podsložky vaší poštovní schránky.
Automatická archivace
Automatická archivace přesunuje zprávy bez vašeho zásahu (po zobrazení výzvy, pokud jste zaškrtli níže
zmiňované políčko). Jak se lze k tomuto dialogovému oknu dostat? Klikněte na položku Možnosti v nabídce
Nástroje, klikněte na kartu Jiné a potom klikněte na tlačítko Automaticky archivovat.
1. Pokud je zaškrtnuté políčko Spustit automatickou archivaci
každých, je automatická archivace zapnutá. (Pokud ji chcete
vypnout, můžete tak učinit zde zrušením zaškrtnutí tohoto
políčka.)
2. Počet dní určuje, jak často bude automatická archivace
spouštěna.
Automatická archivace má několik výchozích nastavení, která
můžete změnit. Např. nastavení, kdy je zpráva považována za
starou, lze změnit v dialogovém okně Automaticky archivovat.
Při každém spuštění automatické archivace se všechny zprávy
považované za „staré“ podle tohoto kritéria přesunou do složky
Složky archivu.
50
Cílená archivace
Co dělat v případě, že je vaše poštovní schránka přeplněná a
pravidelná automatická archivace je naplánována až za týden?
Můžete archivaci spustit hned, a to kliknutím na příkaz
Archivovat v nabídce Soubor. Všechny zprávy, které dosáhly
nastaveného stáří, budou okamžitě archivovány.
Kalendář
Činnosti můžete v kalendáři aplikace Outlook naplánovat jako
události, schůzky, zvláštní události nebo úkoly. Výběr typu
položky závisí na tom, zda se činnost týká i dalších osob a na
tom, jak chcete danou položku zobrazovat. Správný výběr
položek v kalendáři umožní rychle zjistit, co se děje, kdy a s
kým.
Zobrazení kalendáře
V kalendáři můžete využívat tlačítka umístěná v horní části okna k navigaci a k zobrazení či skrytí
podrobných informací:
1. Kliknutím na tlačítka Den, Týden nebo Měsíc můžete rychle
přepínat zobrazení.
2. Tlačítka Vpřed a Zpět umožňují snadné přecházení
v kalendáři.
3. Další tlačítka umožňují v závislosti na zobrazení zobrazit
či skrýt dny nebo podrobné informace.
• Klikněte na položku Kalendář v navigačním podokně. • Klikněte na datum v tabulce dat, která je umístěna v horní části panelu úkolů.
Možnosti výběrů a práce s kalendářem
1. Událost: Událost je činnost, která se týká pouze vás a probíhá v naplánovanou dobu.
2. Schůzka: Schůzka se stejně jako událost uskutečňuje v naplánovanou dobu. Rozdíl spočívá v tom, že na schůzku zvete účastníky pomocí žádosti o schůzku odesílané e-mailem.
3. Zvláštní událost: Zvláštní událost je činnost, která trvá celý den. Na rozdíl od události nebo schůzky neblokuje čas v kalendáři. Zvláštní událost umožňuje zobrazit v kalendáři v daném dni i jiné položky.
4. Úkol: Úkol je činnost, která se týká pouze vás, a není třeba pro ni zadávat naplánovanou dobu. Novinkou v aplikaci Outlook 2007 je v kalendáři oblast v zobrazení Den a Týden, kde se zobrazují úkoly.
51
Kalendářová položka
Jedním z rychlých způsobů zahájení události (či jiné položky v kalendáři) je umístit kurzor na požadovanou
dobu v zobrazení Den, kliknout a zadat podrobnosti. Tyto tři kroky jsou znázorněny na obrázku:
1. Umístěte kurzor na požadovanou dobu v kalendáři
a klikněte.
2. Zadejte podrobnosti.
3. Vyžaduje-li událost více času, jednoduše přetáhněte úchyt
a dobu události prodlužte.
Opakování události
Chcete-li v aplikaci Outlook vyznačit, že se událost, schůzka nebo zvláštní událost neustále opakuje, použijte
funkci Opakování. Četnost výskytů činnosti se nazývá způsob opakování.
Jak si můžete všimnout na obrázku, zobrazuje se opakovaná
událost několikrát a zobrazí se ikona opakování .
Chcete-li nastavit způsob opakování, otevřete událost a klikněte
na tlačítko Opakování ve skupině Možnosti na kartě Událost.
Otevření opakované události
Chcete-li otevřít opakovanou položku kalendáře a zobrazit její
podrobnosti či ji změnit, klikněte na ni. Zobrazí se zpráva,
podobná zprávě na obrázku, se dvěma možnostmi:
Otevřít tento výskyt – Tuto možnost vyberte, jestliže chcete
zobrazit nebo změnit jeden výskyt, nikoli celou řadu. Některý
den můžete například chtít jít cvičit o půl hodiny později než
obvykle, aniž byste měnili obvyklou dobu.
Otevřít řadu – Tuto možnost zvolte, chcete-li zobrazit nebo
změnit celou řadu, pokud jste se například rozhodli posunout
všechny instance události Cvičení o půl hodiny.
Po otevření řady můžete změnit způsob opakování tak,
že kliknete na tlačítko Opakování na kartě Událost
Tipy: Při práci s opakovanými položkami mějte na paměti následující skutečnosti:
• Neodstraňujte opakovanou položku. Namísto toho změňte čas v poli Konec. Tím zůstane zachován
záznam výskytů v minulosti.
• Možná budete potřebovat vytvořit několik různých opakovaných položek kalendáře, abyste dosáhli
u jedné činnosti požadovaného způsobu opakování. Jestliže chcete například zadat událost dne
výplaty, ke které dochází každý patnáctý den v měsíci a současně také poslední den v měsíci, bude
třeba pro tuto situaci vytvořit dvě opakované události.
52
Připomenutí
Při vytvoření libovolného typu položky kalendáře je připomenutí nastaveno automaticky. Aplikace Outlook
vás upozorní na události a schůzky 15 minut před začátkem. Níže je znázorněn postup změny času
připomenutí na kalendářovou položku pomocí otevření položky a úpravy nastavení v poli Připomenutí
na kartě Událost.
1. Poklikáním otevřete událost.
2. Zvolte čas připomenutí.
3. Připomenutí je zobrazeno v určený čas.
Barevné kategorie
Pokud chcete odlišit např. narozeniny a osobní události
od pracovních, je to možné pomocí barevných kategorií.
Barevné kategorie umožňují pojmenovat vlastní barvy
a podle potřeby tyto názvy také změnit. Pomocí barev
můžete určité položky zvýraznit, aby byly patrné na první
pohled.
Úkoly
Úkol je položka určená pro libovolnou činnost, kterou chcete zobrazit v kalendáři, ale kterou není třeba
plánovat na konkrétní čas nebo která nezahrnuje celý den. Oblast Úkoly se zobrazuje v kalendáři
v zobrazení Den nebo Týden.
Jestliže máte například několik pochůzek, které je třeba vyřídit,
zadejte každou pochůzku jako úkol. Po dokončení úkol
zaškrtněte. Dokončený úkol zůstane připojen ke dni, v němž byl
dokončen. Díky tomu budete mít uspořádaný seznam výsledků
daného dne při ruce.
U úkolu můžete zadat naplánované datum zahájení a termín, kdy má být dokončen. Jestliže nedokončíte
úkol v daném termínu, přesune se úkol automaticky směrem vpřed a bude se zobrazovat v aktuálním dni,
dokud jej nepřeplánujete nebo nezaškrtnete.
Tip: Chcete-li rychle přeplánovat úkol, otevřete zobrazení Týden a přetáhněte daný úkol z jednoho dne do
jiného.
53
Používání více kalendářů
Kliknete-li na položku Kalendář v navigačním podokně,
je kalendář zobrazený pod položkou Vlastní kalendáře hlavním
(výchozím) kalendářem. Tento kalendář se vždy nazývá
Kalendář.
Tento kalendář budete mít vždy k dispozici, můžete mít ovšem
k dispozici i další kalendáře.
Vytvoření nového kalendáře
Pokud chcete vytvořit další kalendář, je třeba nejprve vytvořit
novou složku, ve které budou položky nového kalendáře. Lze
to provést jednoduše tak, že v nabídce Soubor přejdete
na příkaz Nový a kliknete na příkaz Kalendář. Zobrazí
se dialogové okno Vytvořit novou složku, ve kterém zadáte její
název. Jakmile kalendář vytvoříte, zobrazí se v seznamu
ve skupině Vlastní kalendáře.
Zobrazení více kalendářů
Pokud již máte v aplikaci Outlook vytvořeny další kalendáře, budou zobrazeny v seznamu v navigačním
podokně. Na obrázku jsou znázorněny některé příklady.
1. Ve skupině Vlastní kalendáře jsou zobrazeny dva kalendáře: výchozí kalendář (ten, který má vždy název Kalendář) a další osobní kalendář. V tomto případě má alternativní kalendář název Rodina.
2. Ve skupině Jiné kalendáře jsou zobrazeny dva další kalendáře: kalendář Narozeniny slavných, k jehož odběru se lze přihlásit prostřednictvím Internetu, a kalendář Týmový web – dovolené.
3. Ve skupině Kalendáře uživatelů je zobrazen sdílený kalendář kolegy. Používáte-li pro e-maily a kalendáře Microsoft Exchange Server (pravděpodobně jej používáte v práci), budete moci sdílet hlavní kalendář s jinými uživateli a oni jej budou moci sdílet s vámi, jak je znázorněno zde. Budete-li si chtít prohlédnout kalendář jiného uživatele, bude tento kalendář zobrazen zde.
Poznámka: Na obrázku si také ve skupinách Jiné kalendáře a Kalendáře uživatelů povšimněte ikon
s obousměrnou šipkou u zobrazených kalendářů. Šipky slouží jako připomenutí toho,
že tento typ kalendáře je pravidelně aktualizován při změně hlavního kalendáře. Pokud vám
nevyhovují standardní názvy skupin, můžete je změnit.
Sledování všech kalendářů
Pokud máte zobrazeno více kalendářů, barevné označení
a rozdílné názvy vám pomohou jednotlivé kalendáře odlišit.
Na obrázku je hlavní kalendář modrý a rodinný kalendář zelený.
V aplikaci Outlook jsou kalendářům přiřazovány barvy podle
pořadí, ve kterém zaškrtnete příslušná políčka v navigačním
podokně.