STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)
DI LEMBAGA PENDIDIKAN
OLEH
DERMAWAN WIBISONO
SEKOLAH BISNIS DAN MANAJEMEN
INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
2012
Sistematika Presentasi
1. Penentuan Framework
2. Penentuan Jadwal Perancangan
3. Pendefinisian Variabel dan Indikator
4. Rincian Operating Procedures
5. Penentuan Mekanisme dan
Rancangan Formulir
6. Pembobotan & Kriteria Penilaian
7. Prosedur Pengambilan Data
8. Rancangan On-line
9. Konsekuensi Penilaian
1. Penentuan Framework
QA Framework
Organizational Performance Result
Custom
erResource
AvailabilityProses Internal
Student Satisfaction Industry Acceptability
Teaching &
LearningResearch
Community
ServiceAdministration
Faculty & StaffStudent &
Stakeholders
Technology
(HW / SW)
Management
Practise
Leadership
2. Penentuan Jadwal Perancangan
TIME SCHEDULE
Activities Descriptions dari Gantt Chart Pembuatan QA SBM-ITB
Time Activities
Minggu 1 :
(3 9 Agustus)
Framework, meliputi :
Pendekatan yang digunakan untuk melihat semua bagian/pihak
yang berkaitan dengan proses yang berjalan di SBM. (Rencananya
: gabungan dari Prism + BS). BS akan lebih banyak digunakan
untuk memotret hal-hal yang terjadi di dalam organisasi.
Pendekatan ini digunakan untuk menurunkan framework proses
di SBM.
Framework proses yang terjadi di SBM tersebut. Kerangka ini
kemudan diturunkan menjadi sisdur-sisdur yang merupakan
elemen2 proses dalam SBM. (Nanti dibuatkan map-nya agar
kelihatan link antar proses (sisdur) tersebut). Proses (sisdur)
tersebut merupakan refleksi dari Tri Darma PT.
Minggu 2 :
(10 16 Agustus)
Variables :
Berdasarkan sisdur2 yang telah diturunkan, diidentifikasikan variabel2
yang digunakan untuk mengukur tingkat keberhasilan pelaksanaan
proses-proses tersebut. Variabel ini harus merupakan sesuatu yang
dapat diukur.
Minggu 3 :
(17 23 Agustus)
Formula dan Standard :
Berdasarkan variabel2 yang telah teridentifikasikan, maka ditentukan :
- Formula : merupakan rumus atau perhitungan yang digunakan
untuk mengukur variabel2 yang dimaksud.
- Standard : merupakan kriteria ukuran variabel2 tersebut, yang
digunakan untuk menunjukkan tingkat keberhasilan
pelaksanaan proses (sisdur) yang dimaksud. Standard ini
diperoleh melalui Benchmark dengan institusi serupa di Asia,
Eropa, Amerika.
Minggu 4 :
(24 31 Agustus)
Form dan Aplikasi :
Untuk memperoleh data-data dari variabel2 yang akan akan diukur,
maka dibuat Form dan Aplikasi sebagai alat pengambil/pengumpul
data. Data2 yang terkumpul melalui pengisian Form dan Aplikasi akan
diolah untuk menentukan sampai dimana tingkat keberhasilan
pelaksanaan program/proses/sisdur yang dimaksud di SBM. Form ini
akan berbentuk online/hardcopy yang juga berisi PIC dan timeframe.
3. Pendefinisian Variabel & Indikator
Berdasarkan Sistem dan Prosedur yang dibuat menurut Framework, maka kemudian diturunkan variabel-variabel yang akan menjadi ukuran QA. Variabel-variabel ini yang nantinya akan diukur untuk menentukan kualitas suatu aspek/proses.
Proses adalah sesuatu yang membuat organisasibekerja (work). Proses ini merupakan blueprint bagi hal-hal yang dikerjakan dalam organisasi yang menyangkut dimana (where), kapan (when) dan bagaimana (how) pekerjaan tersebut dilakukan. Dari sudut pandang pengukuran, kita harus mempertimbangkan aspek atau feature yang penting untuk diukur.
Kelima kategori berikut ini akan membantu kita untuk mengkuantifikasikan kriteria pengukuran untuk proses yang kita identifikasikan sebagai hal yang penting dalam mencapai sukses. Contohnya: How good? How many? How quickly? How easily? How expensive? (Neely, The Performance Prism, p.173)
Quality:
Consistency
Reliability
Conformance
Durability
Accuracy
Dependability
Quantity:
Volume
Throughput
Completeness
Time :
Speed
Delivery
Availability
Promptness
Timeliness
Schedule
Ease of use :
Flexibility
Convinience
Accessibility
Clarity
Support
Money :
Cost
Price
Value
4. Rincian Operating Procedures
Berdasarkan kerangka yang tertulis pada diagram, maka diturunkan Sistem
dan Prosedur yang merefleksikan proses yang berlangsung. Sistem dan Prosedur tersebut adalah sebagai berikut:
INPUT
I.A Mahasiswa :
1. Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru
2. Pemasangan Iklan Seleksi Mahasiswa Baru/Pembukaan Pendaftaran
3. Pelaksanaan Ujian Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru
4. Pembuatan Soal-soal Ujian Seleksi Mahasiswa Baru
5. Pembuatan Standar Nilai Ujian Seleksi MB yang diterima
6. Pendaftaran Mahasiswa Baru yang telah diterima
7. Penetapan Persyaratan/Kualifikasi Calon Mahasiswa Baru
8. Pembayaran Biaya Kuliah dan Biaya lainnya.
I.B Dosen/Pejabat Struktural/Karyawan :
1. Pemasangan Iklan Seleksi Perekrutan Dosen/Pejabat Struktural/Karyawan (bisa secara Internal atau Eksternal)
2. Pelaksanaan Seleksi Perekrutan Dosen/Pejabat Struktural/ Karyawan
3. Penetapan Persyaratan/Kualifikasi Calon Dosen/Pejabat Struktural/Karyawan
4. Penandatangan Kontrak Kerja
5. Evaluasi Kinerja Dosen/Pejabat Struktural/Karyawan (berkaitan dengan gaji, insentif, bonus)
6. Penetapan Career Planning
7. Pelaksanaan Pelatihan/Training bagi Dosen yang Memerlukan
PROSES
II.A Tri Dharma
II.A.1 Pengajaran
1. Pembuatan dan Penetapan Kurikulum (Materi Pengajaran)
2. Updating Materi Pengajaran
3. Pembuatan dan Penetapan Jadwal Pengajaran/Perkuliahan
4. Pembuatan dan Penetapan Jadwal Ujian (UTS, UAS)
5. Pengumuman Nilai Hasil Ujian (di WEB?)
6. Evaluasi Proses Pengajaran/Perkuliahan (apakah materi yang disampaikan di kelas sesuai/tidak dengan kurikulum/materi yang ditetapkan dan jadwal pengajaran; yang dievaluasi adalah dosen dan aktivitasnya di kelas)
7. Penetapan Pembimbing Tugas Akhir
8. Penetapan Wali Akademik
9. Evaluasi Proses Pembimbingan Tugas Akhir (yang dievaluasi dosen dan aktivitas pembimbingannya)
10. Peringatan untuk Penghentian Studi (Drop Out)
11. Konseling untuk Mahasiswa Bermasalah
12. Protes Nilai Hasil Ujian (UTS, UAS)
II.A.2 Penelitian
1. Pelaksanaan Penelitian
2. Penawaran Hasil Penelitian pada Pihak Eksternal (Swasta) untuk Pengembangan (Menjual Hasil Penelitian untuk Dimanfaatkan; menyangkut etika, profit sharing, dll)
3. Kerjasama Penelitian dengan Universitas/Institusi Pendidikan lain baik di dalam maupun luar negeri.
II.A.3 Pengabdian
1. Pelaksanaan Pelatihan (Training) baik untuk Karyawan ataupun Umum
2. Kerjasama dengan Berbagai Pihak untuk Meningkatkan Citra, Mutu, dll (misalnya menjadi narasumber suatu acara di televisi untuk mengenalkan, dll)
II.B Job Position/ Jabatan
II.B.1 Direktur/Wakil Direktur
1. Kerjasama dengan Pihak Lain (Universitas/Lembaga, dll) di dalam atau luar negeri yang berkaitan dengan peningkatan mutu akademik dan profit; misalnya dalam hal pengadaan dual degree, dll.
2. Kerjasama dengan Pihak Industri/Perusahaan untuk peningkatan mutu akademik (ketrampilan mahasiswa magang/internship).
II.B.2 Finance
1. Audit Keuangan
II.B.3 Pelayanan (Akademik)
1. Permintaan Transkrip Nilai Mahasiswa
2. Surat Keterangan
3. Pelaksanaan Penelitian oleh Mahasiswa
4. Pelaksanaan Magang/Internship
5. Permohonan Cuti Akademik
6. Perwalian dengan Dosen Wali Akademik
7. Penetapan Jadwal Sidang Mahasiswa
8. Pendaftaran Ulang Mahasiswa (secara berkala tiap tahun/semester)
9. Pengambilan Kartu Identitas Mahasiswa dan Password (jika ada)
10. Pengaktifan Fasilitas yang Diperoleh Mahasiswa (misalnya pengaktifan web personal, pengaktifan email account, dll)
II.B.4 Perpustakaan
1. Peminjaman Buku bagi Mahasiswa
2. Peminjaman Buku bagi Non-Mahasiswa
3. Pengelolaan (Manajemen) Buku-buku Perpustakaan (Pemberian nomor, penyusunan di rak, pengajuan
pengadaan buku baru, dll)
4. Akses Online Library bagi Mahasiswa
5. Akses Online Library bagi Non-Mahasiswa
6. Pengadaan Fotocopy untuk files/buku tertentu
II.B.5 Humas
1. Pelaksanaan Contact Alumni (apakah lewat surat, email, sms, dll)
2. Pembuatan Buletin Alumni
3. Alumni Career Tracing (pekerjaan alumni)
4. Alumni Address Tracing (alamat tempat tinggal alumni)
5. Pengelolaan Web Alumi (untuk memudahkan komunikasi antar alumni)
II.B.6 Marketing
1. Pembuatan dan Pemasangan Iklan/Pengumuman
2. Pelaksanaan Sosialisasi Program Pendidikan (positioning, targeting, segmenting, dll)
3. Pengenalan/Sosialisasi Program-program Pelatihan yang dimiliki
II.B.7 Logistik/Umum
1. Peminjaman Alat-alat Pengajaran (infocus, laptop, tv, dll)
2. Pemeliharaan Alat
3. Penggantian/Perbaikan Alat
4. Pengajuan Pengadaan Alat Baru
5. Penggunaan Ruangan di Luar Jam Akademik
II.C Infrastruktur
II.C.1 Gedung secara keseluruhan
1. Pemeliharaan Kebersihan
2. Perbaikan/Penggantian Bagian/Fasilitas yang Hilang/Rusak
II.C.2 Ruang Belajar
1. Pemeliharaan Kebersihan
2. Perbaikan/Penggantian Bagian/Fasilitas yang Hilang/Rusak
II.C.3 Ruang Kantor
1. Pemeliharaan Kebersihan
2. Perbaikan/Penggantian Bagian/Fasilitas yang Hilang/Rusak
II.C.4 Musholla
1. Pemeliharaan Kebersihan
2. Perbaikan/Penggantian Bagian/Fasilitas yang Hilang/Rusak
II.C.5 Toilet
1. Pemeliharaan Kebersihan
2. Perbaikan/Penggantian Bagian/Fasilitas yang Hilang/Rusak
II.C.6 Laboratorium
1. Pemeliharaan Kebersihan
2. Perbaikan/Penggantian Bagian/Fasilitas yang Hilang/Rusak
II.C.7 Ruang Perpustakaan
1. Pemeliharaan Kebersihan
2. Perbaikan/Penggantian Bagian/Fasilitas yang Hilang/Rusak
II.C.8 Ruang Diskusi Mahasiswa
1. Pemeliharaan Kebersihan
2. Perbaikan/Penggantian Bagian/Fasilitas yang Hilang/Rusak
II.C.9 Taman
1. Pemeliharaan Kebersihan
2. Perbaikan/Penggantian Bagian/Fasilitas yang Hilang/Rusak
II.C.10 Lobi/Ruang Tunggu
1. Pemeliharaan Kebersihan
2. Perbaikan/Penggantian Bagian/Fasilitas yang Hilang/Rusak
OUTPUT
III.A Professional
1. Career Tracing (perusahaan, posisi, citra, dl)
III.B Enterpreneur
1. Information Tracing dari Perusahaan yang Dimiliki (skala industri, citra)
III. Continue-Education (CE)
1. Information Tracing dari Individu yang dimiliki (sebagai pengajar, peneliti, dll)
5. Penentuan Mekanisme dan Formulir
PERSPEKTIF ASPEK VARIABEL MEKANISME FORM
1. Organisational
Performance
Result
(250)
1.1 Financial
(75)
1.1.1 Kontribusi finansial SBM bagi ITB M 1.1.1 QA 1.1.1
1.1.2 Tingkat keterlambatan pengembalian pinjaman kepada institusi
pendukung finansial (bank,pemegang saham)
M 1.1.2
1.1.3 Deviden M 1.1.3
1.1.4 Sumbangan SBM terhadap even-even yang ada di masyarakat
(bencana,hari besar nasional, sumbangan terhadap yang membutuhkan)
M 1.1.4
1.1.5 Kas bagi pengelolaan berikutnya M 1.1.5
1.2 Academic
(75)
1.2.1 Tingkat kelulusan M 1.1.6
1.2.2 Tingkat DO M 1.1.6
1.2.3 Lulus tepat waktu M 1.1.6
1.2.4 Rata-rata waktu studi M 1.1.6
1.2.5 Rata-rata IP M 1.1.6
1.2.6 Persentase cumlaude M 1.1.6
1.2.7 Persentase menjadi pengusaha M 1.1.7
1.2.8 Ratio persaingan masuk M 1.1.6
1.3 Brand (20) 1.3.1 Pengakuan komunitas atas reputasi institusi M 1.1.6
1.4 Kerjasama
industri
(40)
1.4.1 Jumlah kerja sama dengan industri M 1.1.8
1.4.2 Nilai Kerja sama dengan industri M 1.1.8
1.4.3 Sebaran jenis industri yang dilayani M 1.1.8
1.4.4 Inhouse degree program M 1.1.8
1.5 Kerjasama
institusi (40)
1.5.1 Kerjasama dengan universitas LN M 1.1.9
1.5.2 Universitas DN yang diberdayakan M 1.1.9
2. Customer
(150)
2.1 Student
satisfaction (50)
2.1.1 Kepuasan mahasiswa terhadap proses pengajaran M 1.1.10
2.1.2 Kepuasan mahasiswa terhadap proses administrasi M 1.1.10
Kepuasan mahasiswa terhadap proses pengelolaan M 1.1.10
2.3 Industrial
Acceptability
(70)
2.3.1 Waktu tunggu kerja M 1.1.7
2.3.2 Pencapaian top level M 1.1.7
2.3.3 Pencapaian menjadi top enterpreneur M 1.1.7
3. Process
Internal
(200)
3.1 Teaching &
learning (30)
3.1.1 Kehadiran dosen (% hadir) M 1.1.6
3.1.2 Perubahan jadwal kuliah M 1.1.6
3.2 Research
(100)
3.2.1 Jumlah publikasi nasional M 1.1.6
3.2.2 Jumlah publikasi internasional M 1.1.6
3.2.3 Jumlah patent M 1.1.6
3.2.4 Jumlah award M 1.1.6
3.2.5 Jumlah penyajian makalah pada even nasional M 1.1.6
3.2.6 Jumlah penyajian makalah pada even internasional M 1.1.6
3.2.7 Jumlah case study yang ditulis M 1.1.6
3.3 Community
services
(30)
3.3.1 Kontribusi financial dari aktivitas community services M 1.1.11
3.3.2 Paket pelatihan yang dimiliki M 1.1.11
3.3.3 Paket pelatihan yang dijalankan M 1.1.11
3.3.4 Paket pelatihan yang paling diminati pasar M 1.1.11
3.3.5 Layanan non profit M 1.1.11
3.4
Administration
(40)
3.4.1 Penerbitan DNA tepat waktu M 1.1.12
3.4.2 Layanan transcript M 1.1.12
3.4.3 Layanan ijazah M 1.1.12
3.4.3 Layanan test masuk M 1.1.12
3.4.4 Layanan pendaftaran M 1.1.12
3.4.5 Layanan foto copy M 1.1.12
3.4.6 Layanan printer M 1.1.12
4. Resource
availability
(400)
4.1 Faculty &
staff
(70)
4.1.1 Jumlah Profesor M 1.1.6
4.1.2 Jumlah PhD M 1.1.6
4.1.3 Jumlah praktisi yang dilibatkan M 1.1.6
4.1.4 Jumlah jam training yang diikuti staff atas dukungan program M 1.1.6
4.1.5 Jenis materi training yang diikuti staff atas dukungan program M 1.1.6
4.2 Student
(40)
4.2.1 TOEFL level M 1.1.6
4.2.2 GMAT level M 1.1.6
4.2.3 Kuantitas mahasiswa dengan biaya dari scholarship M 1.1.6
4.3 Stakeholders
(60)
4.3.1 Jumlah penyandang dana (bukan pinjaman) M 1.1.13
4.3.2 Besar dana dukungan M 1.1.13
4.4 Technology
(50)
4.4.1 Judul koleksi buku M 1.1.6
4.4.2 Journal yang dilanggan M 1.1.6
4.4.3 Majalah bisnis dan manajemen yang dilanggan M 1.1.6
4.4.4 Penambahan sarana/fisik M 1.1.6 -
4.4.5 Penambahan prasarana:
-software pengajaran (/MK)
- kendaraan operasional (/yang dilayani)
M 1.1.6
4.5 Management
practise
(180)
4.5.1 Prosedur evaluasi pengajaran (dosen) M 1.1.14
4.5.2 Prosedur evaluasi kinerja karyawan M 1.1.15
4.5.3 Prosedur reward & punishment M 1.1.16
4.5.4 Prosedur penyusunan kurikulum baru M 1.1.17
4.5.5 Prosedur Updating Materi Pengajaran M 1.1.18
4.5.6 Prosedur Pembuatan dan Penetapan Jadwal Ujian (UTS, UAS) M 1.1.19
4.5.7 Prosedur Pengumuman Nilai Hasil Ujian (online) M 1.1.20
4.5.8 Prosedur Penetapan Pembimbing Tugas Akhir M 1.1.21
4.5.9 Prosedur Penetapan Wali Akademik M 1.1.22
4.5.10 Prosedur Evaluasi Proses Pembimbingan Tugas Akhir (yang
dievaluasi dosen dan aktivitas pembimbingannya)
M 1.1.23
4.5.12 Prosedur Peringatan untuk Penghentian Studi (Drop Out) M 1.1.24
4.5.13 Prosedur Sanksi Pelanggaran Perilaku pada Mahasiswa Bermasalah M 1.1.25
6. Pembobotan dan Kriteria Penilaian
KRITERIA PENILAIAN FORMULA
ASPEK VARIABEL FORMULA KRITERIA PENILAIAN 1.1 Financial
(75)
1.1.1 Kontribusi finansial SBM bagi ITB (15) Rp/th > Rp 10 M : Baik (nilai 15)
Rp 5 M X Rp 10 M : Cukup (nilai 10)
Rp 500 juta X < Rp 5 M : Kurang (nilai 5) < Rp 500 juta : Kurang Sekali (nilai 0)
1.1.2 Tingkat keterlambatan pengembalian pinjaman
kepada institusi pendukung finansial (bank,pemegang
saham) (15)
Rp yang belum dikembalikan/Rp yang
seharusnya dikembalikan
Jumlah bulan keterlambatan
1.1.3 Deviden (15) Ketepatan waktu & jumlah pembagian
deviden sesuai dengan perjanjian
1.1.4 Sumbangan SBM terhadap even-even yang ada di
masyarakat (bencana,hari besar nasional, sumbangan
terhadap yang membutuhkan) (15)
Rp./th
1.1.5 Kas bagi pengelolaan berikutnya (15) Saldo Rp 1.2 Academic
(75)
1.2.1 Tingkat kelulusan (15) Jumlah mahasiswa lulus/jumlah mhsw yang
diterima (per angkatan)
1.2.2 Tingkat DO (15) Jumlah mahasiswa DO/jumlah mhsw yang
diterima (per angkatan)
Makin kecil makin baik
1.2.3 Lulus tepat waktu (10) Jumlah mahasiswa lulus tepat waktu
/jumlah mhsw yang diterima (per angkatan)
1.2.4 Rata-rata waktu studi (10)
1.2.5 Rata-rata IP (10) IP individu / jumlah total IP
1.2.6 Persentase cumlaude (5) % mhs cumlaude / jumlah total mhs
1.2.7 Persentase menjadi pengusaha (10) % mhs jadi pengusaha / jumlah total alumni
1.2.8 Ratio persaingan masuk (10) Pendaftar/yang diterima Makin besar rasio, makin sulit masuknya, makin
prestise
1.3 Brand (20) 1.3.1 Pengakuan komunitas atas reputasi institusi (20) Rata-rata asal geografis mahasiswa
((jumlah mahasiswa x indeks nilai wilayah)/jumlah total mhs)
Semakin jauh jarak dari bandung, semakin baik.
Wilayah Indonesia dibagi 5 indeks nilai wilayah:
1. Pulau Jawa, Lampung (nilai 5)
2. Pulau Sumatera dan sekitarnya (10)
7. Prosedur Pengambilan Data
DRAFT SURVEY EVALUASI PENGAJARAN DOSEN
Pelaksana Staf administrasi akademik (Staf yang ditugaskan)
Waktu Pelaksanaan Pada waktu evaluasi pengajaran (setiap 6 bulan sekali, pada waktu
akhir semester)
Responden survey Mahasiswa
Kode Form
Design Survey 1. Alat ukur yang digunakan: Kuesioner Survey Evaluasi Pengajaran Dosen.
2. Skala alat ukur: Ordinal 3. Pengolahan Data: Statistik Deskriptif (skor total tiap kriteria dari
masing-masing kelompok sampel, skor total keseluruhan, rata-rata,
nilai quartil, persentase dll) dan Inferensial (untuk data ordinal,
jika diperlukan)
4. Teknik Pengambilan Data: menggunakan sampel dengan metode Simple Random Sampling (akan diambil sampel dari kelompok
mahasiswa, staf selain dosen dan rekan sekerja dosen. Sampel
untuk tiap kelompok diambil secara acak/random). Jumlah sampel
akan disesuaikan dengan hasil perhitungan jumlah populasi.
5. Arti skor: semakin tinggi skor, artinya semakin baik kualitas dari kriteria yang ditanyakan.
DRAFT KUESIONER SURVEY EVALUASI PENGAJARAN DOSEN :
IDENTITAS RESPONDEN :
Status (lingkari salah satu) Mahasiswa / Dosen (Rekan sekerja) / Staf
Semester (diisi untuk mahasiswa)
Lama bekerja (diisi untuk Dosen /
Staf)
INFORMASI DOSEN PENGAJAR:
Mata Kuliah (Kode Mata
Kuliah)
Nama Dosen
Mengambil kuliah ini untuk ke
berapa kali
PETUNJUK PENGISIAN KUESIONER:
Berilah tanda cek () pada kolom skor untuk setiap kriteria yang ditanyakan sesuai dengan penilaian Anda. Anda dimohon untuk memberikan skor sesuai dengan keadaan yang sebenarnya karena
kuesioner ini akan diolah untuk peningkatan mutu layanan akademik di institusi kita. Atas kerjasama
Anda kami ucapkan banyak terima kasih. Selamat mengisi !
No Kriteria SKOR
10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
1 Penguasaan materi
pengajaran.
2 Komunikasi &
membangkitkan minat
terhadap materi.
3 Persiapan materi pengajaran.
4 Sistematika dalam
pengajaran.
5 Responsif dalam
memberikan jawaban atas
pertanyaan.
6 Menghadiri kuliah tepat
waktu sesuai jadwal.
7 Kemampuan berdiskusi.
8 Wawasan bisnis &
pengalaman praktis.
9 Kemampuan memenuhi
harapan mahasiswa dalam
perkuliahan.
10 Update materi pengajaran.
11 Kesesuaian SAP dengan isi
perkuliahan secara keseluru-
han.
12 Mutu pemberian feedback
terhadap kerja mahasiswa.
13 Penjelasan tujuan dan
rencana materi kuliah sejak
perkuliahan dimulai.
14 Pemberian informasi
referensi buku perkuliahan
(kelengkapan, kemudahan,
dll)
15 Pemberian tugas &
praktikum yang bermanfaat.
DRAFT SURVEY ADMINISTRASI AKADEMIK
Pelaksana Staf administrasi akademik
Waktu Pelaksanaan Pada waktu evaluasi kegiatan akademik (1 tahun sekali, setiap akhir
tahun ajaran)
Responden survey Pengguna jasa layanan akademik (mahasiswa dan dosen), dan rekan
sekerja
Kode Form
Design Survey 1. Alat ukur yang digunakan : Kuesioner Survey Administrasi Akademik
2. Skala alat ukur : Ordinal 3. Pengolahan Data : Statistik Deskriptif (skor total tiap kriteria dari
masing-masing kelompok sampel, skor total keseluruhan, rata-rata,
nilai quartil, persentase dll) dan Inferensial (untuk data ordinal,
jika diperlukan)
4. Teknik Pengambilan Data : menggunakan sampel dengan metode Simple Random Sampling (akan diambil sampel dari kelompok
dosen, mahasiswa, dan rekan sekerja. Sampel untuk tiap kelompok
diambil secara acak/random). Jumlah sampel akan disesuaikan
dengan hasil perhitungan jumlah populasi.
5. Arti skor : semakin tinggi skor, artinya semakin baik kualitas dari kriteria yang ditanyakan.
DRAFT KUESIONER SURVEY ADMINISTRASI AKADEMIK :
IDENTITAS RESPONDEN :
Status (lingkari salah satu) Mahasiswa / Dosen / Staf Administrasi (Rekan sekerja)
Semester (diisi untuk mahasiswa)
Lama bekerja (diisi untuk Dosen /
Staf)
PETUNJUK PENGISIAN KUESIONER :
Berilah tanda cek () pada kolom skor untuk setiap kriteria yang ditanyakan sesuai dengan penilaian Anda. Anda dimohon untuk memberikan skor sesuai dengan keadaan yang sebenarnya karena
kuesioner ini akan diolah untuk peningkatan mutu layanan akademik di institusi kita. Atas kerjasama
Anda kami ucapkan banyak terima kasih. Selamat mengisi !
No Kriteria SKOR
10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 1 Penguasaan materi informasi
akademik oleh para staf
administrasi akademik.
2 Sistematika dalam penyampaian
informasi (pengumuman)
akademik (baik secara lisan
maupun tulisan).
3 Respon staf dalam memberikan
jawaban atas pertanyaan
informasi akademik
(keramahan, isi informasi)
4 Ketepatan waktu datang ke
lokasi kerja dan keberadaan di
lokasi kerja selama jam kerja.
5 Ketepatan waktu penerbitan
DNA (Daftar Nilai Akhir)
sesuai dengan jadwal di
kalender akademik.
6 Kecepatan layanan permintaan
transkrip nilai.
(Lama waktu tunggu yang
diinginkan.......... .......jam).
7 Kecepatan layanan permintaan
ijazah.
(Lama waktu tunggu yang
diinginkan..............jam)
8 Kecepatan dan kemudahan
akses online untuk test masuk
yang diselenggarakan secara
online.
9 Fleksibilitas penyelenggaraan
waktu test masuk.
10 Penyebaran informasi
pendaftaran melalui buklet,
flier, media massa, spanduk, dll.
11 Kemudahan memperoleh
formulir pendaftaran
(keterjangkauan lokasi
pengambilan formulir,
kemudahan akses formulir
online (jika ada)).
12 Kemudahan proses pembayaran
(keberadaan loket pembayaran,
cara pembayaran (dapat
menggunakan ATM, kartu
kredit, dll))
13 Ketersediaan layanan fotocopy
di kampus (gratis/bayar)
14 Ketersediaan layanan printer di
kampus (gratis/bayar)
DRAFT SURVEY ALUMNI
Pelaksana Staf administrasi akademik
Waktu Pelaksanaan Pada tiap akhir tahun ajaran (tiap ada kelulusan, 6 bulan sekali)
Responden survey Mahasiswa yang telah lulus (Alumni)
Kode Form
Design Survey 1. Alat ukur yang digunakan: Kuesioner Survey Alumi (Pengumpulan Data Alumni)
2. Skala alat ukur: - 3. Pengolahan Data: Statistik Deskriptif (skor total tiap kriteria dari
masing-masing kelompok sampel, skor total keseluruhan, rata-rata,
nilai quartil, persentase dll)
4. Teknik Pengambilan Data: setiap alumni (lulusan) SBM-ITB akan dimintai data-datanya. Data-data tersebut akan terus diupdate
setiap 6 bulan sekali melalui email, surat ataupun wawancara
langsung atau per telepon).
DRAFT KUESIONER SURVEY ADMINISTRASI AKADEMIK :
IDENTITAS RESPONDEN :
Nama
Angkatan (bulan & tahun masuk,
bulan & tahun lulus)
Mailing Address (yang terbaru)
E-mail Address (yang terbaru)
Office Phone #
Resident Phone #
Mobile Phone #
PETUNJUK PENGISIAN DATA ALUMNI :
Isilah tiap kriteria data yang ditanyakan sesuai dengan data terbaru yang Anda miliki. Data-data Anda
tersebut akan digunakan untuk peningkatan kualitas institusi SBM-ITB. Anda tidak perlu khawatir,
data-data Anda akan terjamin kerahasiaannya. Atas kerjasama Anda kami ucapkan banyak terima
kasih. Selamat mengisi !
No Kriteria Data Keterangan
1 Berapa lama rentang waktu
semenjang Anda lulus hingga
memperoleh pekerjaan?
(diisi) ................. bulan............... hari
2 Nama pekerjaan* (diisi) ............................
3 Bidang pekerjaan / usaha (jika
berwiraswasta)
Pilih salah satu :
a. Manufaktur b. Jasa c. Pendidikan d. Entertaiment (hiburan) e. Pertanian f. Information Technology (IT) g. Perbankan h. Pegawai Negeri i. Lain-lain (tuliskan .......................)
4 Posisi/jabatan Anda sekarang (yang
terbaru sejak 6 bulan terakhir)
Pilih salah satu :
a. General Manajer (GM) b. Kepala Divisi (Ka Div) c. Kepala Biro (Ka Biro) d. Kepala Bagian (Ka Bag) e. Staf f. Independent g. Lain-lain (tuliskan........................)
5 Jika anda berwiraswasta : a. Omset per bulan : (pilih salah satu) # < Rp1 juta
# Rp 1 juta Rp 5 juta per bulan # Rp 6 juta Rp 10 juta per bulan # Rp 10 juta Rp 25 juta per bulan # Rp 26 juta Rp 50 juta per bulan # Rp 51 juta Rp 100 juta per bulan # Rp 100 juta Rp 500 juta per bulan # Rp 501 juta Rp 1 milyar per bulan # > Rp 1 milyar per bulan
b. Jumlah tenaga kerja di perusahaan Anda : c. Penghargaan yang pernah diterima berkaitan
dengan bisnis Anda : ........................... (diisi)
d. NPWP perusahaan Anda : ................(diisi)
6 Mata kuliah yang menurut Anda
paling berguna secara praktis
maupun teoritis dalam pekerjaan
Anda sekarang (Mohon pilih 5 mata
kuliah yang Anda anggap penting).
Pilih salah satu :
..................... (Nama mata kuliah S1 di SBM-ITB)
7 Apakah Anda merasa nyaman
dengan pekerjaan Anda sekarang?
a. YA b. TIDAK
8 Apakah Anda merasa bangga dengan
pekerjaan Anda sekarang?
a. YA b. TIDAK
9 Prestasi yang pernah Anda raih
sewaktu menjadi mahasiswa (jika
ada)
(diisi).....................................
* = yang terbaru sejak 6 bulan terakhir
8. Rancangan On-line
Rancangan Menu Penilaian Online
Menu Pembuka
Sub menu Description berisi hal-hal sebagai berikut:
1. Program Quality Assurance ini dikembangkan untuk menjamin proses belajar mengajar di SBM ITB agar menghasilkan kualitas lulusan yang handal. Untuk itu respon yang objektif dan bertanggung jawab dalam menjawab setiap pertanyaan merupakan hal yang
wajib diakukan.
2. Penilaian terhadap Updating Materi dilakukan seminggu sebelum setiap semester/kwartal berakhir atau pada waktu yang ditetapkan oleh pengelola SBM-ITB. Mengingat pentingnya data hasil evaluasi Updating Materi pengajaran ini bagi kemajuan SBM, maka para pengisi
diharapkan memberikan penilaian secara tepat waktu, objektif dan valid.
3. Tidak melakukan penilaian secara menyesatkan, tanpa pertimbangan (asal-asalan) atau mengandung vested intererest / kepentingan-kepentingan lain (misalnya: agar dapat nilai bagus, rasa kurang suka dengan dosen ybs karena alasan pribadi, dsb).
4. Identitas yang diminta (nama & NIM) adalah terutama untuk keperluan mekanisme sistem (mendeteksi frekuensi pengisian yang harus dilakukan, dsb) dan akan dirahasiakan terhadap dosen dari mata kuliah yang anda evaluasi.
SCHOOL OF BUSINESS & MANAGEMENT
INSTITUTE OF TECHNOLOGY BANDUNG
QUALITY ASSURANCE
Description Next Back
1. Kerja sama anda sangat dihargai dan amat bermanfaat bagi peningkatan kualitas program dan generasi berikutnya.
Pilihan Menu Mata Kuliah yang dinilai :
No Mata Kuliah No Mata Kuliah
SBM - SBM -
Menu Aspek Penilaian Updating Materi dan Skor Penilaian
Berikan penilaian anda terhadap Updating Materi terhadap Mata Kuliah yang anda pilih di atas. Mata kuliah yang akan dipilih akan muncul
secara otomatis karena telah diklik di atas. Skor penilaian memiliki rentang skala 10 100. Anda dapat mengklik angka manapun pada rentang penilaian untuk menunjukkan skor penilaian anda terhadap aspek-aspek dari Updating Materi.
Dari Mata Kuliah yang diklik akan muncul menu Aspek Penilaian Updating Materi dan Skor sebagai berikut:
Aspek Penilaian Updating Materi Skor penilaian
10 100
Kesesuaian materi yang diajarkan dengan kebutuhan pasar 10 100
Kesetaraan materi dengan sekolah bisnis acuan di luar negeri 10 100
Inisiatif/Ide dari materi yang diajukan 10 100
Inisiatif/Ide dari cara penyampaian materi 10 100
PENILAIAN PENGAJARAN DOSEN
1. Kriteria Penilaian Performance Dosen MBA ITB
SUBJECT STAKEHOLDERS
Mahasis
wa
Karyawan
MBA
Pengelola
MBA
Staff Lain Diri
Pengajar
KOMPETENSI
Kesiapan pengajaran
(persiapan materi,
penggunaan media)
V
Sistematika Pengajaran V
Penguasaan Materi V
Kemampuan memberikan
jawaban atas pertanyaan
V
Komunikasi &
Membangkitkan Minat
V
Wawasan Bisnis &
Pengalaman Praktis
V
Kemampuan Mengendalikan
Diskusi
V
Kemampuan Memenuhi
Harapan yang dibayangkan
Sebelum Perkuliahaan
V
MATERI
Up to date V V V V
Kesesuaian SAP dengan isi
kuliah
V V V V
Feed back terhadap kerja
mahasiswa
V V
DISIPLIN
Absensi V V V V
Ketepatan waktu datang V V V V
Pemenuhan tugas V V V V
KERJASAMA & LOYALITAS
Tanggung jawab selain di
dalam kelas
V V V
Dukungan terhadap
pengembangan MBA
V V V
Prioritas terhadap tugas yang
diberikan MBA
V V V
Kerja sama antar kolega V
9. Konsekuensi Penilaian
UPDATING MATERI PENGAJARAN
1. Kriteria Penilaian
ASPEK Point yang dinilai Kriteria Periode
penilaian
Penilai
Kualitas Materi Kesesuaian materi yang diajarkan
dengan kebutuhan pasar (harus dapat dimanfaatkan mahasiswa di dunia kerja
setelah lulus)
- Sesuai/kurang sesuai/tidak sesuai dengan trend pasar terkini
- Praktikal (dapat diambil manfaat praktisnya)
Seminggu
sebelum
semester/kwartal
berakhir
Stakeholders
(Mahasiswa, Pengelola,
Staff lain, Diri Pengajar)
Kesetaraan materi dengan
institut/sekolah bisnis acuan yang
berada di luar negeri
- Setara/dibawah/lebih tinggi dengan sekolah acuan
Seminggu
sebelum
semester/kwartal
berakhir
Stakeholders
(Mahasiswa, Pengelola,
Staff lain, Diri Pengajar)
Variasi Soal ujian yang dibuat??
(pembuatan soal ujian???)
Kreativitas Inisiatif/ide dari isi materi yang
diajukan
- Terkini / Tertinggal (sudah usang) Seminggu
sebelum
semester/kwartal
berakhir
Stakeholders
(Mahasiswa, Pengelola,
Staff lain, Diri Pengajar)
Inisiatif/ide dari cara penyampaian
materi (contoh: metode pengajaran
yang lebih menarik dari sebelumnya
dalam meningkatkan dan mempercepat
pemahaman mahasiswa)
- Menarik / Membosankan Seminggu
sebelum
semester/kwartal
berakhir
Stakeholders
(Mahasiswa, Pengelola,
Staff lain, Diri Pengajar)
Produktivitas
Ketepatan pelaksanaan waktu update
materi sesuai dengan jadwal yang
ditetapkan (updating materi
dilaksanakan serentak untuk mate
kuliah yang telah ditetapkan)
- Tepat waktu (sesuai dengan
jadwal)
Seminggu
sebelum
semester/kwartal
berakhir
Stakeholders
(Mahasiswa, Pengelola,
Staff lain, Diri Pengajar)
Kecepatan delivery hasil updating
materi (tidak memakan waktu lebih dari
yang telah ditetapkan, misalnya tidak
lebih dari satu minggu yaitu selama waktu libur semester sekolah)
- Kecepatan delivery hasil (ada
penghargaan untuk yang
menyerahkan hasil update sebelum
waktu yang ditetapkan habis,
misalnya dalam 3 hari sudah
selesai, maka ybs akan mendapat
point reward sebesar.). Jika delivery terlambat selama . hari, maka akan diberi hukuman
pengurangan point reward
sebesar
Seminggu
sebelum
semester/kwartal
berakhir
Stakeholders
(Mahasiswa, Pengelola,
Staff lain, Diri Pengajar)
PROSEDUR Tgl. Berlaku : Versi/Revisi :
Tgl. Revisi : Kode Dok :
PENGGUNAAN FASILITAS DILUAR JAM AKADEMIK
1. TUJUAN : Menjamin tersedianya fasilitas belajar diluar jam akademik bagi
Mahasiswa yang ingin menyelesaikan tugas-tugas perkuliahan ataupun
melakukan kegiatan-kegiatan belajar ekstrakurikuler.
2. RUANG LINGKUP : Seluruh program studi / jurusan S1, S2/MM, dan S3 yang ada di
lingkungan Fakultas Manajemen dan Bisnis ITB.
3. DEFINISI/ ISTILAH-
ISTILAH : Ka.Bag. Rumah Tangga adalah Kepala Bagian Rumah Tangga yang
mengurusi penggunaan peralatan dan fasilitas (seperti ATK, meja,
whiteboard, dll) di SBM-ITB.
Penanggung Jawab Tertinggi urusan fasilitas akademik.
4. DISTRIBUSI : Dibagikan kepada:
a. Rektorat b. Dekan
c. Ketua Jurusan d. Ketua Program
e. Kepala Biro f. Kepala Bagian
terkait
5. REFERENSI :
6. PROSEDUR :
6.1 Izin untuk memakai fasilitas akademik (lab.komputer/internet, in focus, ATK (Alat Tulis
Kantor), dll) dimintakan kepada Ka.Bag.Rumah Tangga (Penanggung Jawab Peralatan
Akademik) (FRM. Dibuat rangkap dua) 6.2 Ka.Bag.Rumah Tangga secara langsung mengesahkan formulir pemakaian fasilitas akademik
pada saat formulir permohonan diajukan, memberikan lembar salinan yang disahkan pada
mahasiswa pengguna dan menyimpan lembar formulir yang asli dalam arsip pemakaian
fasilitas akademik.
6.3 Mengecek kembali keadaan fasilitas akademik setelah digunakan diluar jam akademik oleh
mahasiswa pengguna.
6.4 Membuat laporan untuk . (penanggung jawab tertinggi Bagian Rumah Tangga Fakultas) jika terjadi kerusakan atau kehilangan pada fasilitas yang dipinjam saat digunakan
oleh mahasiswa.
6.5 Penanggung Jawab Tertinggi Urusan Fasilitas Akademik setiap tahun membuat laporan
evaluasi fasilitas akademik (berdasarkan data dan laporan Ka.Bag. Rumah Tangga) untuk
diteruskan ke Bagian Anggaran/Keuangan FMB-ITB.
Bandung, ...
Disahkan oleh:
Konsekuensi Penilaian
Hasil dari perhitungan penilaian digunakan untuk mengevaluasi performansi
pengajaran dosen yang dinilai. Hasil perhitungan tersebut disesuaikan dengan kriteria
yang ditetapkan untuk pengambilan langkah lebih lanjut. Kriteria Hasil Penilaian
adalah sebagai berikut :
No Nilai Kriteria Langkah yang Diambil
1 Nilai > 95 % Baik - Mendapat tambahan gaji sebesar - Mendapat point reward (yang jika
terkumpul sampai jumlah tertentu akan
memperoleh) - Mendapat penghargaan sebagai The
Lecturer of The Month
2 70 % Nilai 95% Cukup Tidak ada, karena performance sebatas yang diharapkan (?)
3 Nilai 70 % Kurang - Encouragement (dibatasi hingga 3x penilaian). Dalam langkah Encouragement,
dosen akan diberikan pelatihan untuk dapat
meningkatkan kemampuannya selama satu
semester. Pada masa pelatihan tersebut ia
dibebaskan dari tugas mengajar dan hanya
mendapat gaji 50% (???). Semester berikutnya
ia akan kembali dievaluasi. Jika setelah 3x
berturut-turut ia memperoleh nilai kurang, barulah ia dipertimbangkan untuk pemutusan
kontrak kerja.
PERFORMANCE APPRAISAL KARYAWAN MBA ITB
1. Kriteria Penilaian
ASPEK Point yang dinilai Kriteria Periode
penilaian
Penilai
Tanggung jawab Melakukan pekerjaan yang
menjadi tanggung jawabnya
- Tepat waktu - Sesuai dengan spesifikasi yang
direncanakan/ ditugaskan
- Diselesaikan dengan kualitas yang benar pada kesempatan pertama
Bulanan & harian Atasan
Bertanggung jawab atas
kekeliruan pekerjaan yang
dilakukan
Tindak lanjut dari kesalahan yang
dilakukan:
- melapor pada kesempatan pertama - tidak melempar ke orang lain - perbaikan secepat mungkin
Bulanan Atasan
Tanggung jawab pada tujuan
organisasi
Bersedia membantu pekerjaan rekan
lain, walaupun bukan bidang
kerjanya, untuk mencapai tujuan
MBA sebagai sebuah organisasi
Bulanan Atasan
dan
Rekan
sekerja
Kreativitas & inovasi - Inisiatif dalam menangani permasalahan yang timbul
- Memiliki inisiatif untuk membantu kelancaran
program secara keseluruhan
- Melakukan langkah-langkah kreatif untuk menunjang
kelancaran tugasnya, sehingga
tugasnya dapat dilakukan
- Jumlah permasalahan yang dapat ditangani sesuai dengan target
- Keterlibatan dalam pekerjaan di luar job desk tertulis untuk
kepentingan organisasi
- Jumlah terobosan yang dilakukan dalam membantu kelancaran
tugasnya
Bulanan dan
harian
Atasan
TERIMA KASIH