Structuurplannen
Opfrisser
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 2
Overzicht ?
• Archief = Administratie• Documentaire neerslag als gevolg van het
handelen van personen of organisaties• Betreft informatie die
– te gebruiken is voor verantwoording en bewijs, – een relatie heeft met een (bedrijfs)proces– wordt gebruikt bij communicatie.
• Van ontstaan tot afstoten• Een klein deel gaat naar een bewaarplaats (15%)
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 3
Structuurplan• Benamingen
– Overzicht– Documentair Structuurplan– Structuurplan informatiebeheer– Bedrijfsencyclopedie
• Onderdeel van de activiteit registreren– Levert informatie op proces / systeemniveau over
• Waarderen• Beschikbaarstellen• Bewaren• Classificatie
• Bevat metadata en contextinformatie
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 4
Beelden
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 5
Definitie
• Een registratie waarin zijn vastgelegd de organisatie van het informatiebeheer, de indeling van de gegevensbestanden en de manier waarop de onderdelen van de gegevensbestanden zijn gerangschikt.
• een presentatie van de actuele situatie van het informatiebeheer
• niet een plan waarin staat wat een organisatie voornemens is te doen op het terrein van informatiebeheer.
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 6
Gedacht resultaat
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 7
Doel
• Permanent actueel overzicht van het beheer van informatie ten behoeve van– Garanties omtrent tijdige beschikbaarheid– Garanties omtrent betrouwbaarheid– Inzicht in de volledigheid– Het beheer en behoud
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 8
Waarom 1
• Vanuit het bedrijfsbelang (doelmatigheid en doeltreffendheid, verantwoording en kostenbeheersing) en het cultuurhistorische belang (archiefwet) van elk object weten– wat de status is– wat de reden van de aanwezigheid
– welke afspraken er gelden
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 9
Waarom 2
• Vanuit het bedrijfsbelang (doelmatigheid en doeltreffendheid, verantwoording en kostenbeheersing) en het cultuurhistorische belang (archiefwet) van elk object weten– van welke taak / proces / product het een onderdeel is– wie ervoor verantwoordelijk zijn
• Bestuurders • Proceseigenaar• Informatiebeheerders
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 10
Model
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 11
Waarom 3
• Vanuit het bedrijfsbelang (doelmatigheid en doeltreffendheid, verantwoording en kostenbeheersing) en het cultuurhistorisch belang (archiefwet) van elk object weten– wat de waarde en de bewaartermijnen zijn– waar het te vinden is– hoe het eruit ziet (technische kwaliteit)– welke voorzieningen er (nodig) zijn voor beheer en
behoud
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 12
Centraal 1
• Informatie-object – te beheren eenheid bestaande uit
archiefbescheiden die op grond van inhoudelijke, logische, fysieke of technische kenmerken als eenheid zijn gegroepeerd.
• digitaal systeem
• 10 jarenblok
• serie bouwvergunningen
• personeelsdossiers
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 13
Centraal 2
• Handeling / proces / product– Samenbindend element
• Brug tussen analoog en digitaal
– Context informatie• Voor bepalen waarde en bewaartermijnen,
verantwoordelijkheden en gebruik
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 14
Plan
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 15
Centraal 3
product / proces /
handeling
Gegevens(info-object)
Context:
• Verantwoordelijken
• Beleidsveld
• Taak
• Bewaarbelang
• Risico
• VIND-catalogus
Beheer
• Verantwoordelijken
• Grondslag
• Vorm
• Code
• Bewaarbelang
• Standaarden
• Vindplaats
bevat
zijn de neerslag van
worden gebruikt in
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 16
Vastleggen gegevens
• Teksten en registratie– Zelf invulformulieren ontwerpen– Gebruik maken van kenniskaart– Zelf systeem ontwerpen– Systeem van anderen overnemen– Teksten in eenvoudige digitale structuur – CMS - content management systeem / Intranet– Records Management Applicatie (RMA)
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 17
Context
• Bepaalt de betekenis die aan gegevens moet worden toegekend.
• Het geheel van relevante elementen in de omgeving van gegevens (archiefbescheiden)
• werkprocessen, • producten• actoren, • medewerkers, • informatiesystemen etc.
• Geeft de samenhang met andere gegevens• De reden van bestaan, achtergrond, gezichtspunt
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 18
Tussenproduct
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 19
Archieffunctie• is het geheel van activiteiten en
functionaliteiten die een organisatie in staat stelt
• archiefbescheiden te gebruiken, • zich op basis van deze archiefbescheiden te
verantwoorden voor haar handelen en • in overeenstemming met wetgeving, normen en
eigen regels om te gaan met materiaal met cultureel-historische waarde.
• zij is autonoom
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 20
Archiefsysteem
• Meer formele situatie waarmee het autonome proces gestalte krijgt
• Het geheel van processen, documenten, gegevens, methoden, mensen en middelen aangegeven waarmee een organisatie haar archieffunctie vorm geeft.
• Specifiek informatiesysteem
– Record keeping system
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 21
Archieffunctie
Archiefsysteem
Verhoudingen 1
Structuurplan
RMA/RMS
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 22
Het product ?
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 23
Verhoudingen 2
ISO 15489
Archiefwet
Structuur-plan
RMA(rms)
REMANO(nen 2082)
Systeem /blok / bestand
Document(transactie)
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 24
Test en controle
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 25
Waarom standaarden
• Transparantie / controleerbaarheid
• Uniformiteit• Vereenvoudiging beheer
• Beheerskosten
• Uitwisselbaarheid• Vertikaal, Horizontaal, Door de tijd
• Op alle niveaus» Logisch / Technisch
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 26
Standaarden
• Twee aspecten– Standaardisatie van het plan
– Geen standaard voorhanden probeer wel aansluiting te houden op landelijke ontwikkelingen en modellen
– Opnemen van standaarden in het structuurplan als onderdeel van afspraken
– Logisch niveau
– Technisch niveau
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 27
Oplevering
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 28
Doe maar gewoon– Verzameling of centrale registratie van meta-
gegevens over de informatiehuishouding van een (overheids) organisatie.
– Eigenlijk beschikt iedere DIV afdeling wel op een of andere manier over de vereiste gegevens (of weet het wel te vinden)
– De gegevens worden geplaatst in een bepaalde context (archieffunctie)
– Het is minder spannend of ingewikkeld als het in eerste instantie lijkt.
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 29
Onderhoud en beheer
12 maart 2008 SOD Structuurplannen 30
‘nieuwe methode’