P gestione dello studio
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LStudio dentistico informatizzato o informatizzazione della professione dentale? Un approccio alternativo al problema
Riassunto L’avvento della tecnologia digitale sta modificando tutti i campi lavorativi, non ultima l’area medica. Il diffondersi di apparecchiature digitali anche nel campo dentistico ha reso indispensabile l’uso del computer. Ciò dovrebbe permettere di informatiz-zare lo studio dentistico in maniera adeguata per ottimizzare tutti gli aspetti. La gestione informatizzata è sempre più rivolta agli aspetti clinici e si deve trasformare in un risparmio di tempo e in ultima analisi in un risparmio economico. Un attento studio dei software sviluppati per studi dentistici, rivolto soprattutto a considerare le aree critiche del lavoro nella sua quotidianità e alle soluzioni proposte, ha portato a sviluppare negli anni, un gestionale dentale specificatamente programmato per lo studio odontoiatrico che potesse rispondere alle “vere” esigenze di lavoro. Le soluzioni sviluppate spesso non si riscontrano nei più diffusi gestionali. Partendo da una scelta controcorrente, utilizzando cioè una piattaforma alternativa alla più diffusa, si è riusciti a “costruire” un software funzionale e intuitivo nel suo utilizzo, sempre in evoluzione e in implementazione, tanto che si è deciso di distribuirlo gratuitamente tramite internet, per poterci avvalere delle critiche e dei suggerimenti dei colleghi. L’articolo porta il lettore ad avere nuovi elementi di giudizio sui software in commercio. Un’analisi che non si basi sul numero di funzioni che possiede il programma, ma su come queste vengono espresse, può portare a una migliore valutazione nella difficile fase di acquisto.
z Parole chiave: gestionale per studi dentistici, computer, software
Summary Computerized dental office or computerization of the dental practice? An alternative approach to the problemThe advent of digital technology is changing all working fields, not least the medical area. The spread of digital equipment in the dental field, also has forced the use of computers. This should allow computerizing the dental practice appropriately to optimize all aspects.The computerised management is increasingly directed clinical aspects and it must be transformed in a saving of time and last analysis in an economic saving. A careful study of the softwares developed for dental studies, aimed mainly at consider the critical areas of work in his everyday life and the proposed solutions, led us to develop over the years, a dental management specifically programmed to our study that could meet the “real” work requirements. The solutions developed are often not found in most popular management. Departing from a choice countercurrent, using that is a platform alternative to the most diffused, it was possible to build a functional and intuitive software in its use, ever evolving and implementation so much that we decided to distribute it for free via the Internet, to be able to avail themselves of criticisms and suggestions from colleagues. The article carries the reader to having new elements of judgment on the softwares in commerce. An analysis that is not based on the number of functions the program has, but how they are expressed, may lead to a better assessment in difficult phase of purchase.
z Keywords: dental management, computer, software
La nostra è una professione in continua
evoluzione, il termine “dentista”, oggi,
con l’aumentare delle specializzazioni, è
diventato riduttivo. Possiamo fare il dentista
in molti modi. Alcuni colleghi operano
solamente nel proprio studio ma, sempre
più frequentemente, i dentisti collaborano
in uno o più studi come specialisti. Anche gli
studi dentistici possono avere dimensioni e
particolarità molto differenti: si possono trovare
studi ancora gestiti con la carta e altri con un
terminale a ogni poltrona gestito da un server1.
La tecnologia ci spinge sempre più verso la
digitalizzazione, le immagini di fotocamere,
RVG, ortopantomografi e ora miniTac implicano
l’uso del computer2. Negli anni l’attenzione
all’aspetto gestionale della nostra professione
è cresciuto, gli adempimenti a carico del
titolare di studio sono aumentati, l’intervento
delle assicurazioni come terzi paganti, con
la grande mole di moduli che ne deriva,
schiaccia lo studio monoprofessionale che
fino a ora è stato il cardine dell’odontoiatria
italiana. Non possiamo non essere
informatizzati3.
All’inizio degli anni 90 chi voleva essere al
passo con i tempi, si informava su come
gestire lo studio con un computer.
Nel 1990 gli studi informatizzati erano pochi,
circa il 25%4, il mondo era ancora in piena
era del DOS, anche se Microsoft con
Windows 3.1 tentava di farci credere che non
esistesse più.
Il dentista tipo, privo di ogni esperienza
informatica, si aggirava tra gli stand
dell’Expodental, poi, stordito dalle
presentazioni comprava un gestionale.
Scegliere un buon gestionale dentale,
oggi come allora, è difficile: mentre un
riunito o una serie di banchi piuttosto che
un’autoclave ci svelano facilmente le loro
caratteristiche, il gestionale dentale rivela
le sue mancanze solo dopo che è già stato
acquistato (e dopo che è stato sottoscritto
il contratto di abbonamento annuale)
e di solito ci lega con l’impossibilità di
esportazione dei dati. Il dentista, arrivato
in studio, scopriva che configurare un
programma da zero e un tariffario era
tutt’altro che banale, nell’uso ci si accorgeva
poi come molte cose andavano modificate.
• Germano Usoni
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Non tutti i colleghi hanno la stessa affinità
per il mezzo informatico, molti si scontravano
con il DOS e i suoi comandi astrusi, ma
ancor più con i programmi di gestione
che erano molto meno evoluti di adesso. I
commerciali vendevano spesso software che
gli sviluppatori stavano ancora completando.
I programmi naturalmente erano modulari,
a ogni modulo per aggiungere funzioni
corrispondeva un esborso non indifferente e
un aumento del canone annuo.
Spesso succedeva che a distanza di tempo il
dentista facesse ancora le fatture a mano!
Il computer di allora si bloccava spesso
ma, fortunatamente, un amico esperto,
bisognoso di cure dentali, non mancava a
nessuno. Gli studi dentistici erano salvi.
Va ricordato, per i giovani odontoiatri, che
la storia dell’informatica moderna (quella di
Microsoft e Apple) ha origine nella seconda
metà degli anni 70, perciò nei primi anni 90
con il DOS e Windows 3.1 stavamo circa per
uscire dall’età della pietra.
Un “C:” lampeggiante salutava le mattine dei
dentisti di tutto il mondo, di tutti quelli che
non avevano Macintosh5. Nel 1993 i Mac
erano avanti anni luce ma poco diffusi, chi
ne vedeva uno se ne innamorava subito: di
colpo la gerarchia di un hard disk diventava
ovvia, le criptiche dyrectory del DOS erano
trasformate in semplici cartelle, poter
trascinare oggetti sul desktop con il mouse
era un sogno.
Il Quadra 840 AV (figura 1), il più potente
di allora, funzionava con la telecamera
endorale senza aggiungere schede di
acquisizione!
Sul lato programma gestionali però erano
dolori: Gesdent, ora non più in commercio,
nato per gli schermi da 9 pollici dei primi
Mac Classic compatti, era complesso da
usare e poco ergonomico pur essendo
completo, GSO e xDent neanche nati
(figura 2).
Chi, come me, si innamorò del Macintosh
iniziò a chiedersi se fosse poi così difficile
farsi un programma..., ma farselo con quale
linguaggio di programmazione?
Scartando i linguaggi di programmazione
troppo ostici per un dentista, il primo
approccio possibile poteva essere con un
database relazionale: nel mondo Mac c’erano
4thDimension e FileMakerPro6,7.
In quegli anni, con il diffondersi di internet,
nacque DentistiFMPMac, una mailing
list di dentisti appassionati di Macintosh
e FileMaker sulla quale si discuteva di
professione, programmi gestionali e Apple8.
Decidere di seguire FileMaker poteva essere
un azzardo: la versione di allora, 2.1 (figura 3),
non era neanche relazionale, e Apple, come
aveva abbandonato lo stupendo HyperCard,
avrebbe potuto fare lo stesso con il brutto
anatroccolo FileMaker; fummo fortunati e,
come nella favola, FileMaker divenne il cigno
dell’odierna versione. La gestione informatica
dello studio si è evoluta, il gestionale
moderno va al di là dell’anagrafica e della
1. Immagine dell’installazione informatica del 1996 con la telecamera endorale e due schermi e due tastiere comandate da un solo computer.
2. Immagine del primo gestionale per Macintosh, Gesdent del 1993, nato per i Macintosh compatti con schermi da 9 pollici; era completo ma un po’ macchinoso da usare, qui montato sul Mac del 20° anniversario Apple (1997).
3. Il primo lavoro eseguito con FileMaker Pro 2.1 nel 1994: una cartella ortodontica.
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fatturazione, in esso devono confluire ed
essere facilmente reperibili tutte le immagini
cliniche del paziente9.
Volendo informatizzare uno studio, i
ragionamenti sono tanti; ancora prima di
pensare al software vanno valutate alcune
caratteristiche: la presenza o meno di un
collegamento internet, la presenza di una
rete fisica interna, il numero delle poltrone,
il numero di assistenti alla poltrona e di
collaboratori, la presenza o meno di una
segretaria, di un ortopantomografo, di
un RVG o di una fotocamera digitale e,
soprattutto, bisogna avere ben chiaro che
tipo di informatizzazione dello studio si vuole
ottenere (figura 4a)10.
Uno studio, anche grande, con una segretaria
efficiente a tempo pieno, può decidere
(accontentandosi) di utilizzare un solo
computer; al contrario uno studio di due
sole poltrone può essere equipaggiato di tre
computer e non aver bisogno della segretaria
(figura 4b)11.
Personalmente credo che, una volta deciso di
informatizzare la struttura, sia necessario farlo
senza compromessi; la situazione ideale è
quella di prevedere durante la progettazione
una rete fisica certificata, di dotarsi di un
server dove mettere i dati (alimentato da un
gruppo di continuità) e di terminali (client) alle
poltrone e in reception (figura 4c).
Con questa conformazione, tutti i dati
sono accessibili da tutte le postazioni; gli
aggiornamenti della scheda di lavoro, gli
appuntamenti, le fatture possono essere
fatti nei tempi morti della seduta da qualsiasi
operatore12.
I backup dei dati del server possono essere
automatizzati di notte su dischi esterni.
Ultima considerazione per chi avesse il sogno
di gestire la professione completamente
senza carta, ahimé, di fronte ai moduli
di anamnesi, di consensi sulla privacy, di
4. a. La piantina del nostro studio con in rosso le posizioni consigliate per i teminali in rete del gestionale e in blu le posizioni consigliate per i monitor destinati ai pazienti. b. La reception, regno della segretaria, senza la segretaria. Con un terminale per ogni postazione di lavoro, tutto il team, volendo, può svolgere funzioni di segreteria. c. Il server c’è ma non si vede! Il piccolo MacMini sotto la mensola funge da server e comanda le presentazioni sul monitor in sala d’attesa. Sopra la mensola i moduli nei contenitori (i testi sono presenti nel programma) spiegano il nostro modo di “essere odontoiatri” ai pazienti.
4 a
4 b 4 c
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preventivi e, negli ultimi anni, alle pratiche per
i finanziamenti, rimarrà deluso.
Gli schedari continueranno ad aver bisogno di
grossi spazi nello studio.
L’articolo vuole fornire ai colleghi elementi
concreti per poter valutare un programma
gestionale. Informatizzare bene lo studio è
una grande opportunità dalla quale derivano
risparmio di tempo e in ultima analisi un
vantaggio economico13.
Iniziamo l’analisi dall’interfaccia: spesso
l’esigenza di vendere il prodotto dopo una
presentazione in una fiera di settore fa sì che
i programmatori propongano schermate che
sono a dir poco “fantasiose”.
Bill Atkinson, creatore di HyperCard nel 1987,
asseriva che un’interfaccia ben costruita
doveva funzionare anche in bianco e nero e il
suo lavoro lo dimostrava14.
Oggi questo concetto continua a essere
valido e, a ben pensarci, uno dei motivi del
successo di Apple è la cura dei particolari sia
nelle macchine che nell’interfaccia del suo
sistema operativo15.
La cura dei particolari è anche la caratteristica
principale della professione dentale.
Per il nostro gestionale, abbiamo cercato di
seguire delle regole ferree per l’interfaccia: le
scritte dei titoli sono in grigio, il contenuto dei
campi in nero (per far risaltare i dati sensibili)
(figura 5), l’uso delle icone è ridotto al minimo
(i pulsanti riportano le scritte e sono grandi
per essere facilmente cliccati col mouse) il
colore è usato solo dove serve, le linguette
delle sezioni sono in basso per risparmiare
spazio. La struttura “modale” del programma
propone finestre protette e guida nei percorsi.
Una particolare navigazione, definita “sul
contatto attivo”, facilita le operazioni. Avere
solo i tasti che servono dove servono per
non confondere l’utente è il frutto di anni di
evoluzione16. Da subito abbiamo avvertito
la necessità di distribuire il nostro lavoro a
un gruppo di studi dentistici di dimensioni
diverse che hanno funzionato da beta tester,
grazie a questi feedback siamo arrivati a
definire l’aspetto odierno. Più di una volta
abbiamo passato ore e ore anche solo per
rivedere una procedura, per riuscire a togliere
un pulsante da una schermata o per farlo
scomparire e comparire secondo il contesto.
Per evitare errori dell’utente, nel programma
abbiamo inserito un gran numero di sistemi
di controllo. Questa evoluzione ha generato
un’interfaccia coerente che cerca di non
lasciare dubbi all’utente; le pochissime mail
di richieste d’aiuto testimoniano la bontà di
questo processo.
I software per lo studio dentistico nascono
per uno scopo comune, ma non fanno
le stesse cose nello stesso modo; uno dei
vantaggi di aver riunito la figura del dentista
e dello sviluppatore è stato quello di aver
adattato il software al sistema di lavoro dello
studio e non viceversa. Abbiamo cercato di
sviluppare maggiormente l’aspetto clinico
ed ergonomico17, senza la pretesa di renderlo
completo a tutti i costi, tanto che solo da
poco stiamo aggiungendo sezioni nuove,
come ad esempio la scheda parodontale.
Un aspetto che divide l’utenza di tutti i
programmi per studio dentistico è l’uso
dell’agenda elettronica (figura 6).
Abbiamo trovato così tante resistenze,
che da molto tempo non insistiamo
più sul suo utilizzo: abbiamo fatto in
modo che il programma si potesse usare
indifferentemente con o senza agenda.
Noi riteniamo che l’agenda sia il nodo
centrale del programma di gestione tanto
6. Una schermata dell’agenda con in primo piano l’appuntamento da assegnare. A destra la sezione “cerca contatti” con il “contatto attivo” che corrisponde all’appuntamento.
5. La schermata anagrafica aperta in una finestra modale. Pulsanti grossi che riportano chiaramente la funzione. Il sottostante Menu è raggiungibile solo se si chiude la finestra superiore.
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che consideriamo non usare l’agenda del
programma un insuccesso del processo di
informatizzazione.
Utilizzando il programma dal menu, il centro
nevralgico diventa la cartella clinica del
paziente e la gestione del tempo è demandata
all’agenda cartacea.
Utilizzando l’agenda elettronica, diventa
centrale la gestione del tempo e dall’agenda
elettronica con assolutamente solo due
click accediamo alla scheda di lavoro
(cartella clinica) del paziente; fondamentale
è l’immediatezza, anche solo un terzo click
sarebbe inaccettabile nell’uso quotidiano.
Torneremo in seguito su questa fondamentale
differenza che produce un vero miglioramento
dell’informatizzazione dello studio18.
In tutti i gestionali ci sono sezioni ad alto
traffico, come agenda e schede di lavoro; altre
si utilizzano una sola volta in un ciclo di cure,
come la definizione del piano di lavoro; altre
le incontriamo una sola volta nel rapporto
con il paziente come l’anagrafica; alcune si
usano una volta all’anno come per la revisione
dei tariffari e delle aree che si usano una
sola volta nella vita del programma, come le
impostazioni durante l’attivazione.
Quelle che ricorrono con maggiore
frequenza sono le più critiche; prendiamo
in considerazione prima queste, in ordine di
frequenza d’uso, facendo alcuni esempi pratici.
La telefonataDalla telefonata il paziente percepisce già
alcune informazioni sul nostro studio; il modo
di rispondere al telefono dello studio deve
essere attentamente stabilito; soprattutto se
a rispondere non è sempre la segretaria, è
preferibile uniformare lo stile dello studio.
L’agenda deve essere strutturata per
essere d’aiuto in questo compito solo
apparentemente banale; quando una persona
chiama non dovrà mai sentirsi chiedere se
è già nostro paziente, magari dopo aver
speso somme ingenti nel nostro studio…;
eppure può succedere, se chi risponde è male
addestrato, se è un paziente che non vediamo
da anni, se siamo in un momento critico o se
non abbiamo lo strumento giusto19.
In questo caso lo strumento di grande aiuto
è la ricerca rapida, che è accessibile sia in
menu che in agenda; inserendo nel campo
“cerca contatti” progressivamente delle lettere,
otterremo una ricerca sempre più stretta dei
nominativi.
Nel caso di cognomi uguali potremo allora
chiedere al paziente: ma lei è Rossi Mario o
Rossi Carlo? Dando l’impressione di averlo
riconosciuto; a quel punto, scelto il nominativo,
quel paziente diviene il “contatto attivo”; sotto
il suo nome, che viene evidenziato in arancio,
vedremo tutti i suoi numeri telefonici e i suoi
appuntamenti.
Ora saremo in grado in un attimo di saper
rispondere a qualsiasi domanda ci sarà
posta; facendo comparire la sua scheda,
oppure cliccando su giorno e ora desiderati
potremo assegnare l’appuntamento senza
dover digitare nulla, cliccando invece sulla
lista degli appuntamenti del contatto attivo
raggiungeremo immediatamente la data in
questione.
La caratteristica di poter assegnare
appuntamenti senza dover scrivere è un
vantaggio sull’agenda cartacea, diminuendo
di fatto la possibilità di errori di scrittura o
incomprensibilità di grafia.
L’agenda elettronica, a differenza della
cartacea, è consultabile su ogni terminale in
studio e anche da remoto, ad esempio su un
iPhone.
L’agenda del programma, modellata sulle
esigenze del nostro studio, può gestire fino
a cinque operatori e cinque poltrone ma,
con gli schermi dei computer di oggi (ad
esempio, l’iMac da 21,5 pollici) arrivare a 8 non
richiederebbe modifiche strutturali.
Le schermate dell’agenda sono solo due,
una settimanale per ogni utente e una
giornaliera con raffigurati gli impegni di tutti
gli utenti; la schermata settimanale raffigura
cinque giorni ma, un avviso colorato nel
calendario di navigazione avvisa di impegni
fissati di sabato o domenica. A ogni utente è
assegnata una posizione di lavoro preferenziale
contrassegnata da un colore. La navigazione
è completamente demandata al calendario in
alto a destra.
Il giorno in corso è evidenziato dallo sfondo
bianco con la scritta arancio; gli altri hanno
sfondo grigio.
Navigare tra le due schermate è semplice,
cliccando sull’etichetta del giorno si entra
nella schermata giorno di tutti gli operatori;
analogamente dalla schermata giorno
cliccando su un operatore si accede alla
schermata settimana del singolo operatore.
Nella schermata settimana, l’operatore attivo
è indicato in alto a sinistra; scegliendo dal
menu a tendina un nuovo operatore vedremo
comparire i suoi impegni settimanali.
Non avendo la possibilità, con FileMaker, di
trascinare con il mouse un appuntamento
per modificarlo, sono state impostate
scorciatoie di tastiera, per spostare, duplicare
o ridimensionare gli appuntamenti; gli
appuntamenti mancati sono segnalati
in corsivo verde, i pazienti da richiamare
telefonicamente in grassetto rosso.
Naturalmente possiamo inserire appuntamenti
per pazienti non ancora registrati in anagrafica,
oppure bloccare periodi non lavorativi,
inserire note o ridimensionare l’intervallo di
mezzogiorno.
Per poter rivaleggiare con l’agenda cartacea,
abbiamo tenuto conto di poter inserire
negli appuntamenti in agenda ogni tipo
di nota; quando un appuntamento è stato
ridimensionato a una sola riga (15 minuti), un
punto colorato a sinistra, indica la presenza
di una nota; sarà sufficiente passare con
il mouse sull’appuntamento per leggerla,
ridimensionando l’appuntamento si
ridimensiona anche la nota.
Da circa un anno in studio inviamo sms per
ricordare l’appuntamento. Il servizio ha avuto
successo tra i pazienti che hanno percepito
la novità come un aumento di attenzione nei
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loro confronti. Questa funzione manda gli sms
in automatico agli appuntamenti del giorno
successivo, (pur rimanendo la possibilità
di scegliere in modo diverso); se abbiamo
prenotato un sms per quell’appuntamento,
un pallino arancione compare a destra del
nome del paziente. Una volta inviato l’sms,
il pallino diventa blu o grigio a seconda
dell’esito dell’invio. L’agenda così strutturata
è di enorme aiuto per la segretaria: con la
ricerca contatto, rispondendo al telefono
vede subito se chi ha chiamato è già nostro
paziente; con la navigazione semplificata,
sfoglia l’agenda come con quella di carta; con
il contatto attivo, inserisce l’appuntamento
con soli due click senza digitare sulla tastiera;
con la lista degli appuntamenti già assegnati,
può raggiungere con un click la data di un
appuntamento per spostarlo20.
Una necessità che abbiamo sentito nello
studio è stata quella di comunicare tra noi
anche quando gli orari non permettono di
incontrarci; volevamo poter lasciare note
senza usare post-it incollati in ogni parte
dello studio, così all’apertura del software
Promemoria (un elenco di cose da fare) ci
avvisa se ci sono scadenze e in particolare
quante sono per l’utente corrente.
Con Promemoria possiamo creare appunti
di cose che dobbiamo fare, o appunti per
gli altri membri dello studio; a queste note
afferiscono anche le note che si prendono
nelle schede dentali o ortodontiche. Possiamo
dare priorità differenti alle note (colori
differenti), dare note ripetitive (periodiche).
Le note non saranno più a video una volta
spuntate come eseguite.
Integrazione agenda cartelle“Signorina, dove è la cartella di Rossi?
Sono sicuro di averla vista qui tra le altre
del pomeriggio...!” Uno dei compiti della
segretaria è preparare il foglio con la
scaletta degli appuntamenti e le relative
cartelle dei pazienti. È necessario avere
“sotto mano” la cartella del paziente; in
questo caso l’integrazione tra la cartella e
l’agenda è fondamentale. Con il paziente in
poltrona, l’area critica del programma diventa
l’integrazione tra la cartella clinica e l’agenda:
non a caso era la mia necessità primaria sin dal
primo gestionale che ho avuto (figura 7).
Chiusa la scheda del paziente appena
congedato, ci si presenta l’agenda con il suo
elenco del giorno; è sufficiente scegliere il
nominativo successivo per aprire la scheda
corrispondente. Si genera così un flusso
velocissimo tra agenda e cartelle e il tutto è
accessibile da qualsiasi punto dello studio.
Cartella clinicaLa cartella clinica deve dare il maggior
numero di informazioni, cliniche, di gestione
ed economiche senza cambiare videata.
Dal punto di vista ergonomico è importante
la posizione dei monitor; bisogna distinguere
quelli per la gestione da quelli per le immagini
(figura 8), in quanto i primi devono essere alle
7. La schermata giornaliera con gli appuntamenti degli operatori, i differenti colori indicano la sala operatoria. Cliccando sul nome dell’operatore, si accede alla schermata della settimana.
8. L’immagine mostra la posizione del monitor gestionale alle spalle del paziente. La posizione consente l’uso da parte di ambedue gli operatori. La schermata mostra l’agenda giornaliera.
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P gestione dello studio
spalle del paziente, per essere raggiungibili
anche dall’assistente, mentre gli altri devono
essere visibili dalla poltrona (potremmo essere
su una cartella di un altro paziente) (figura 9).
Con una rotazione del capo deve essere
possibile consultare l’odontogramma che con
un semplice codice colore ci informa dello
stato di avanzamento dei lavori; la tastiera sarà
utilizzata prevalentemente dall’assistente per
reperire le lastre, per l’aggiornamento dei dati
e per la stesura del preventivo.
Nella stessa videata dobbiamo poter
consultare gli appuntamenti futuri e lo stato
dei pagamenti.
I tempi “morti” della seduta, come
l’accoglienza del paziente e prima del riordino
della sala, possono essere sfruttati per fissare
nuovi appuntamenti o per impostare la fattura
direttamente dalla sala, che sarà inviata alla
stampante di rete.
La prima visita è un momento importante
per acquisire il paziente. L’odontoiatra deve
concentrarsi sulla bocca e non deve essere
distratto dalla creazione di una nuova scheda
dentale. L’assistente, alle spalle del paziente,
avrà questo compito. La possibilità di fare
più varianti di scheda dentale e di presentare
le stampe in modo gradevole può avere un
peso nell’accettazione del preventivo. Avere il
monitor della telecamera separato da quello
del programma permette al medico di usare
la telecamera endorale e alla signorina di
scrivere in cartella contemporaneamente.
Definizione del piano di lavoroAll’apertura di una nuova scheda ci troviamo
in una schermata chiamata “Definizione
piano lavoro”, vero ponte di comando per la
definizione del piano di cure.
In alto sono riportati il curante e lo studio
d’appartenenza; il curante è l’operatore
che stila il preventivo e che se ne assume
la responsabilità, lo studio d’appartenenza
nel 90% dei casi è il nostro, ma è importante
segnalare se il paziente ci è stato inviato
da un collega. Se il gestionale è usato da
chi fa collaborazioni presso altri studi, la
segnalazione dello studio d’appartenenza
diventa un aspetto essenziale per la
fatturazione con ritenuta d’acconto agli studi.
Nella riga immediatamente sotto è impostato
il listino attribuito in anagrafica alla prima
visita, (questo è modificabile, ad esempio, se
in un secondo tempo il paziente ci comunica
di beneficiare di assicurazioni o convenzioni),
da questa riga si impostano le caratteristiche
della prestazione che staremo per scegliere, la
categoria (endodonzia, protesi ecc.), il codice
della prestazione (OTT, ABT, CER, ZIRC ecc.); a
fianco del codice appariranno la descrizione e
l’importo. Una volta scelta la prestazione, sarà
sufficiente cliccare sulla posizione (denti) dello
schema dentale per attribuirla.
Nella parte inferiore della schermata,
inizieranno a comparire le righe che
compongono il piano di cura. In ogni riga,
sono presenti la descrizione, la posizione,
l’operatore attribuito (ulteriormente
modificabile secondo le competenze dei
membri dello studio) e, nel caso di tariffari
d’assicurazioni, l’importo del rimborso e
l’importo della prestazione.
9. La posizione ideale del monitor della telecamera; su questo monitor si vedono solo immagini cliniche; il supporto a muro consente una maggiore stabilità.
10. “Definizione piano lavoro” è il centro di comando per creare la scheda clinica. Da qui si definiscono tutti gli aspetti, compreso esame obiettivo, importo totale e piano di pagamento.
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Sotto le righe compaiono il totale del piano
di cure e tre campi nei quali impostare
un’eventuale variazione del totale potendo
scegliere tra percentuale di sconto,
importo di sconto o variazione d’importo
totale. La variazione d’importo totale può
indifferentemente essere in meno (sconto)
ma anche in più (in caso di lavori di particolare
complessità) (figura 10).
A destra, a metà della schermata, troviamo
un riquadro grigio che ci permette di
impostare un piano rateizzato di pagamento,
e di stamparlo in due copie, di cui una per il
paziente e una firmata per lo studio.
Definita la parte economica del piano di cure,
entrando nella sezione “esame obiettivo”,
potremo evidenziare alcune particolarità delle
arcate del paziente che è utile far risaltare
durante il trattamento.
A ogni nuova scheda successiva dello stesso
paziente, l’esame obiettivo è ricopiato
automaticamente in modo che si possa
avere nel tempo una rappresentazione
dell’evoluzione dello stato dentale.
Una funzione consente di duplicare il
preventivo e modificarlo.
Con il pulsante “esci” si chiude la definizione
del piano di lavoro e si accede alla parte
operativa della scheda dentale. Ora, a visita
ultimata, possiamo passare nello studio
privato, per illustrare l’esito della nostra visita
al paziente; utilizzando eventualmente
un altro terminale dove potranno essere
già visibili anche le lastre acquisite o con
ortopantomografo o rvg, la stampante di
rete ci consente di avere già le varianti dei
preventivi stampati.
Scheda dentaleL’aspetto delle schede dentali dei gestionali
per lo studio dentistico è quanto di più vario
si può trovare. Il tipo di rappresentazione da
scegliere è stato a lungo dibattuto anche con
alcuni utenti di Dent-One (la prima versione) e
nella lista DentistiFMPMac.
Chi arriva dalla gestione cartacea è abituato
a una rappresentazione a elenco oppure alla
versione a emiarcate, che ricorda quella delle
più diffuse schede cartacee Buffetti.
Non riteniamo sia logico riprodurre questi
schemi in un gestionale su computer.
Spesso i prodotti commerciali esagerano
nell’esasperare l’aspetto grafico della scheda
dentale.
Il motivo è legato alla necessità di stupire
l’acquirente che deve essere conquistato nei
pochi minuti di una presentazione durante
un’expo di settore.
Esagerare con la grafica non serve, ricordiamo
che nulla supera il valore diagnostico di
un’ortopantomografia.
Una semplice schematizzazione, ben fatta, ma
che non sia un’imitazione grafica della realtà
è sufficiente. Il compito del programma sarà
quello di farci trovare l’esame radiografico
velocemente.
Noi abbiamo scelto una rappresentazione
a odontogramma, che consente di sfruttare
le possibilità offerte dal computer e ha il
pregio di essere completa e di fornire con uno
sguardo un gran numero di informazioni utili
alla gestione clinica del caso (figura 11).
Esaminando la schermata troviamo in
alto a destra (come in ogni schermata del
programma) i pulsanti dei comandi e le frecce
di navigazione, immediatamente sotto a
sinistra la foto, lo studio d’appartenenza, il
curante principale, le preferenze di stampa,
nome, età, stato della scheda (attiva, sospesa,
archiviata), anamnesi e tipizzazione del
paziente (puntualità, collaborazione, solvibilità,
accessibili anche dall’anagrafica).
Nella parte centrale della schermata troviamo
le arcate dentali: una rappresentazione
grafica schematica di denti e radici che dà
la possibilità di visualizzare rapidamente la
situazione dentale.
Più a sinistra troviamo la sezione delle arcate,
dei quadranti e dei sestanti; sotto, le arcate
decidue e due sezioni: 1) problem list per
segnare appunti inerenti questo ciclo di
cure e 2) promemoria per annotare appunti
che compariranno in tutte le schede e
nella sezione “Memo” accessibile da Menu e
Agenda.
La parte centrale in basso è dedicata alla
sezione contabile: ritroviamo il valore totale
della scheda di lavoro, l’importo delle fasi
eseguite, il totale delle fatture emesse, il saldo
dell’eseguito e il saldo del totale della scheda.
A destra troviamo la sezione per accedere
alle immagini e in basso una sezione dove
11. La scheda dentale vera e propria con l’esame obiettivo. Ogni aspetto, da quello clinico a quello economico e gestionale, è controllabile da questa schermata.
[email protected] 41 20/01/11 14.45
ildentistamodernofebbraio 2011
42
P gestione dello studio
sono mostrati gli appuntamenti, l’elenco delle
fatture, l’elenco delle schede (piani di lavoro)
del paziente e le scadenze di pagamento se
sono state impostate nella sezione “definizione
del piano di lavoro”.
Le scritte delle linguette si colorano in arancio
se contengono dati.
Sono interessanti anche gli indicatori
del totale delle ore e del numero degli
appuntamenti che ci danno una misura della
nostra efficienza. Un pallino grigio compare
a fianco degli appuntamenti mancati senza
preavviso.
Nella schermata scheda dentale abbiamo
alcune linguette (tab) in basso che
permettono di accedere ad altre sezioni.
ListaFa aprire una finestra che, se partiamo da
una scheda attiva, mostra tutte le schede
attive. Le nostre schede possono essere attive,
archiviate (quelle terminate) e sospese. Le
schede sospese possono contenere le varianti
di preventivo o piani di cura in attesa di
risposta. In basso troviamo il completo sistema
di ricerca, uguale in ogni formato lista del
programma. La lista ottenuta si può ordinare
come si vuole e in alto un display ben leggibile
ci mostrerà il risultato raggiunto. Con un solo
click otterremo l’elenco di chi è in debito con
lo studio. La consultazione periodica della
lista dei piani di cura attivi sospesi e archiviati
conferisce ai titolari di studio la piacevole
sensazione che nulla sfugge al controllo sia
clinico che economico21.
Diario clinicoQuesta sezione si è avvalsa dei consigli di
alcuni colleghi periti di tribunale. L’obiettivo
è quello di poter stampare un completo e
dettagliato diario clinico utile per chi non
vuole rinunciare a un documento cartaceo
o nel malaugurato caso di contenzioso di
fronte a un giudice. Il programma genera
automaticamente il diario clinico dove sono
elencate le fasi che sono state eseguite, il
professionista che le ha eseguite, la data ed
eventuali note. Il programma specifica anche
la data di inizio, la durata e la data di termine
del ciclo di cure.
Scheda parodontaleAl momento della stesura di questo articolo
è in costruzione; si può già notare anche
in questo lavoro la ricerca della semplicità,
le radici compaiono nello schema solo se
abbiamo una perdita di attacco parodontale,
questo ha consentito di mostrare ambedue le
arcate contemporaneamente.
Elenco delle prestazioniNon ci siamo dimenticati degli irriducibili della
visione a lista: cliccando il tasto “mostra tutte le
cure”, abbiamo la possibilità di vedere tutte le
cure di tutte le schede del paziente ottenendo
così uno storico di interesse sia clinico che
economico22.
Esecuzione delle prestazioniOra è iniziato il ciclo di cure e abbiamo il
paziente in poltrona. Come si “eseguono” le
prestazioni? (figura 12).
In questo caso l’onere di aggiornare la cartella
clinica è dell’odontoiatra: cliccando sulle
sigle delle prestazioni nell’odontogramma
si apre una finestra “prestazione esecuzione
fasi” nella quale troviamo elencate le fasi
di lavoro della prestazione (fino a 8 fasi); si
sceglie la fase alla quale siamo arrivati e il
programma aggiorna la contabilità e cambia
il colore della prestazione: blu da fare, rosso
in corso, verde eseguita. La linguetta importi
permette di vedere l’importo di ogni singola
fase e la percentuale spettante a un eventuale
collaboratore. La sezione “endodonzia”
permette di avere una rappresentazione
“grafica” di una devitalizzazione con colori e
lunghezze dei canali variabili.
93/42Per la protesi, molto interessante a mio parere
è com’è stato svolto il tema 93/42. Cliccando
sul pulsante “93/42” si apre un formato nel
quale è possibile scegliere il medico che
prescrive (e si assume la responsabilità della
prescrizione) e il laboratorio odontotecnico
al quale inviare il lavoro. Un odontogramma
ridotto mostrerà solo le voci di protesi,
cliccandole comporremo le caratteristiche
del dispositivo e appariranno le righe che
12. “Prestazione esecuzione fasi” è una finestra che si apre cliccando su una prestazione e permette di “eseguire” una o più fasi. L’esecuzione ha aspetti sia clinici che contabili. È possibile inserire note per qualsiasi fase.
[email protected] 42 20/01/11 14.45
ildentistamodernofebbraio 2011
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formano la prescrizione (figura 13). La parte
sottostante consente di annotare il colore, il
materiale con cui dovrà essere fatto, l’elenco
di ciò che inviamo, in che materiale sono le
impronte, come le avremo disinfettate, le date
di consegna delle prove e del lavoro finito.
Abbiamo fatto in modo che la parte inferiore
di questo modulo fosse da staccare e
conservare in studio sia come controprova
dell’avvenuta consegna del lavoro che come
promemoria per la consegna.
Tutti i moduli 93/42, una volta stampati
sono conservati come PDF all’interno del
programma.
Abbiamo perfezionato ancora altri aspetti
della scheda dentale: se inseriamo una o più
note riguardanti le fasi di una prestazione,
queste saranno sommate in un unico grosso
appunto della prestazione e rivelate in
odontogramma da una sottolineatura della
sigla in odontogramma (figura 14).
Passando il puntatore del mouse sulle
prestazioni, si evidenzierà una tendina con
le note, se ce ne sono, o con il dettaglio
della prestazione (per ricordare a che cosa
corrisponde la sigla).
Un lavoro molto bello e unico per ora è
stato fatto sul consenso informato; avendo
associato a ogni prestazione un testo per il
consenso informato, il software è in grado di
comporre un consenso informato specifico
per il ciclo di cure del paziente e lo propone
in stampa a ogni stampa di preventivo
(figura 15).13. Nelle preferenze possiamo scegliere se fare comparire il nome o una sigla nella “93/42”. La parte inferiore si taglia e si conserva in studio come verifica della data di consegna.
14. Quando abbiamo messo una nota, la prestazione in odontogramma è sottolineata; passando con il mouse si evidenzia la nota, altrimenti si evidenzia la descrizione della prestazione.
15. È possibile stampare un consenso informato specifico del piano di cure. Nell’esempio vediamo cinque tipi di prestazioni, ognuna con il proprio testo di consenso. A piè pagina compare il testo del consenso generico.
[email protected] 43 20/01/11 14.45
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P gestione dello studio
Scheda ortodonticaLa gestione clinico-contabile della parte
ortodontica non viene affrontata spesso nei
gestionali se non come modulo esterno,
oppure come accessorio dei programmi
di cefalometria. Per collaborazioni esterne
di ortodonzia abbiamo creato una cartella
ortodontica che permette di avere tutti i
pazienti dei vari studi sul computer portatile.
Molte funzioni sono simili a quelle
della scheda dentale come la gestione
delle immagini, delle note, delle fatture,
appuntamenti e rate; la sezione “visita”
consente al dentista di avere una traccia per
eseguire velocemente e senza dimenticanze
la visita ortodontica, tramite una serie di
tendine a comparsa; l’odontoiatra sceglierà
la giusta risposta alla domanda; nella parte
inferiore, si vedrà il testo della lettera che si
compone automaticamente.
La sezione tracciato cefalometrico ci consente
di avere un’analisi del tracciato di Ricketts
secondo il metodo La Luce -Vion (figura 16).
L’analisi del tracciato, la visita e un consenso
informato compongono, insieme alla lettera di
diagnosi la documentazione che consegnamo
ai pazienti che entrano in cura. L’immancabile
diario giornaliero con le cose fatte e le cose da
fare completano il tutto.
AnagraficaL’anagrafica è una sezione che si usa in
sostanza una sola volta nel rapporto con il
paziente, tuttavia è usata in un momento
particolare: la prima visita.
L’accettazione è un momento critico del
rapporto con il nuovo paziente: noi abbiamo
bisogno di acquisire numerosi dati, il
paziente non lo sa e può essere infastidito
dalla situazione, altrettanto importante è la
correttezza dei dati.
Abbiamo posto particolare cura nel codificare
questa operazione per ridurre errori e per
non trasmettere senso di improvvisazione:
al nuovo paziente consegniamo un modulo
anamnesi vuoto nel quale, dopo aver risposto
ad alcune domande, inserisce i dati anagrafici
che formeranno la sua scheda e appone la
firma.
La segretaria o l’assistente aiutano il paziente
in questa operazione.
In situazioni particolari, come ad esempio un
ritardo dell’operatore, il paziente può esser
fatto accomodare in poltrona.
Il terminale posto nella sala consente la
stesura dei dati anagrafici, diminuendo il
tempo di permanenza in sala d’attesa e in
totale quello percepito dal paziente.
Il modulo per la privacy e un informativo con
le regole dello studio completano il tutto.
Utilizzando la web cam del computer siamo
soliti inserire una foto in anagrafica che sarà
riprodotta anche nelle schede di lavoro e negli
appuntanti.
Abbiamo inserito il calcolo del codice fiscale,
sul quale è fatta la verifica di univocità dei
pazienti. Il calcolo consente di verificare i dati
del paziente, spesso ci si dimentica il secondo
nome; Rossi Mario in realtà all’anagrafe può
essere Rossi Mario Giuseppe o Mariolino, con
la verifica del codice fiscale queste evenienze
o gli errori di digitazione anche dell’indirizzo
(controllo del CAP) risaltano subito.
Per poter fare questo, utilizziamo un elenco
di oltre 82.000 indirizzi aggiornati al 2007.
Nella remota evenienza che un indirizzo sia
mancante o che una provincia sia cambiata,
abbiamo la possibilità di aggiornare il
database degli indirizzi in modo semplice.
In anagrafica possiamo valutare il paziente a
seconda della collaborazione, della puntualità
e della solvibilità con un codice di colori,
valutazione attuabile e visibile anche dalle
schede di lavoro.
L’operatore di default (di solito il titolare) è
definito nelle preferenze; se il programma è
usato in studi associati o di grosse dimensioni,
il paziente è attribuito al dottore che è o
suo referente o è stato l’odontoiatra che
l’ha ricevuto, se il paziente proviene da uno
studio esterno È definito anche lo studio di
provenienza, è possibile legare il paziente a un
tariffario in caso di assicurazioni o convenzioni
particolari, importante è anche registrare chi
ha segnalato il nostro studio per ringraziarlo
con una telefonata. Un campo “capofamiglia”
consente di formare i gruppi famigliari.
Le sezioni dell’anagrafica comprendono:
anamnesi, richiami, sezione stampe, correlati,
mappa.16. Nel nostro studio usiamo il tracciato di Ricketts integrato dal metodo La Luce -Vion. Inserendo i dati nella colonna soggetto, il programma sviluppa una diagnosi “consigliata”.
[email protected] 44 20/01/11 14.45
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AnamnesiL’anamnesi deve essere multipla: i pazienti
vengono nei nostri studi per periodi di tempo
molto lunghi, invecchiano e periodicamente
l’anamnesi va ripetuta. Senza voler legare
l’anamnesi a ogni nuova scheda dentale, è
importante tener traccia delle anamnesi. Il
programma deve riportare automaticamente
le patologie pregresse nella nuova anamnesi
in modo da avere uno storico delle patologie.
Nella linguetta “anamnesi” la scritta diventa
verde in caso di anamnesi eseguita e rossa se
l’anamnesi eseguita è positiva per qualche
patologia. Nelle schede dentali e nella scheda
ortodontica la scritta anamnesi varia di
colore e passandoci sopra il mouse; il tool tip
presenta le patologie in un riquadro giallo
(figura 17).
RichiamiI richiami periodici aumentano il senso di
appartenenza allo studio e ci aiutano nella
promozione della prevenzione. La sezione
richiami è molto articolata: se il richiamo
è impostato, la scritta nella linguetta
corrispondente diventa verde; il richiamo può
avere diversi testi secondo il tipo di richiamo
e del mezzo usato. Abbiamo inserito la
possibilità di scegliere fra tre strumenti: lettera,
sms o email. Nella schermata possiamo
controllare quando sono stati l’ultima visita
o l’ultimo richiamo, impostare la frequenza
in mesi, verificare se ha già appuntamenti
e a quanti richiami non ha risposto. La
garanzia scritta che forniamo sui lavori svolti
è strettamente dipendente dall’adesione ai
richiami. Ogni mese attiviamo la procedura
di richiamo, al termine della procedura
le date nelle schede sono aggiornate
automaticamente (figura 18).
Sezione stampeDa questa sezione si possono stampare
numerosi moduli. Il modulo anamnesi,
consenso legge sulla privacy, i consensi
informati e il modulo informativo iniziale
fanno aumentare il numero di fogli che
stampiamo ai pazienti. Con il modulo
informativo iniziale spieghiamo ai pazienti
come vorremmo che loro si comportassero
con lo studio, soprattutto in merito agli
appuntamenti disdetti e ai pagamenti.
Particolare attenzione è stata prestata ai
moduli di prescrizione farmaci, prescrizione
di esami radiografici e di esami clinici; in
tutti questi casi si è fatto in modo che il
documento uscisse con la carta intestata
del sanitario prescrittore e non dello studio.
17. L’anamnesi deve essere multipla per seguire l’evoluzione della salute del paziente nel tempo. Su ogni anamnesi è riportato il nominativo dello stilante.
18. I richiami possono essere di sei tipi diversi e si possono fare per lettera, sms, email. Ogni richiamo è registrato.
[email protected] 45 20/01/11 14.45
ildentistamodernofebbraio 2011
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P gestione dello studio
lavoro. Inserendo una o più lettere nella riga
facciamo una ricerca che diventa sempre più
stretta all’aumentare delle lettere.
Una volta scelto un paziente, questo diventa
il “contatto attivo” e le ricerche delle schede
saranno imperniate su di lui.
Nel menu tutto deve essere chiaro e
facilmente raggiungibile con pochi passaggi.
Il numero dei tasti deve essere ridotto al
minimo, l’utente deve sempre capire in che
sezione si trova, l’accesso a ogni sezione
apre una nuova finestra protetta (modale)
che impedisce di fare azioni non pertinenti
alla sezione in oggetto finché non si chiude
nuovamente la finestra.
Nel menu troviamo anche un pulsante per
raggiungere il blog e uno per esportare i
dati contenuti in formato Excel, utile sia
per l’aggiornamento a una nuova versione
che in caso di passaggio a un altro
programma. Se un collega volesse
cambiare programma può recuperare il
lavoro svolto esportando i dati che ha
raccolto negli anni.
Sempre in questa sezione è possibile creare
il modulo per la giustificazione al datore di
lavoro che ha la particolarità di impostare
automaticamente data e orario ricavandolo
dall’appuntamento. Troviamo anche una
serie di moduli di raccomandazioni ai
pazienti riferiti alle situazioni più comuni
dello studio come il pre- o il postoperatorio
e alcuni moduli di servizio.
Nonostante siano presenti differenti moduli
per il consenso informato, preferiamo
usare una specifica funzione sviluppata
nella scheda dentale. Tutti i testi di questa
sezione sono personalizzabili entrando nelle
preferenze (menu) e, una volta stampati,
sono immagazzinati nel programma sotto
forma di PDF, richiamabili in qualsiasi
momento. L’immagazzinamento dei
documenti in PDF è di grande importanza
per ricordare episodi del rapporto con
il paziente e per verificare di non aver
tralasciato la stampa di qualche modulo
obbligatorio.
CorrelatiPermette di vedere la composizione dei
nuclei familiari e di raggiungere con un click
le anagrafiche correlate.
MappaÈ un collegamento a Google Maps che
serve per capire l’ubicazione del paziente
rispetto allo studio, utile alla segretaria
in caso debba trovare un paziente vicino
per sostituire un appuntamento mancato
o per dare consigli sui mezzi pubblici e i
parcheggi nelle grandi città.
MenuHo iniziato la descrizione con esempi
pratici partendo dalle aree di maggior
traffico, come l’integrazione agenda
scheda di lavoro, dando per scontato
l’uso dell’agenda; ma se foste irriducibili
dell’agenda di carta?
Il menu, alternativamente all’agenda, può
essere il punto di partenza di tutte le azioni.
All’avvio il programma chiede nome,
utente e password; a ogni utente possono
corrispondere livelli d’accesso alle sezioni
differenti, i colori dei tasti presenti sul
menu variano secondo il livello d’accesso,
se alcuni tasti rimangono bianchi non
avremo nessun accesso a quella sezione;
colori attenuati indicano accessi limitati,
l’amministratore ha accesso completo.
Dal menu si entra nelle preferenze del
programma, alla sezione tariffari, al manuale
dello studio, alle anagrafiche contatti,
alle anagrafiche dei pazienti, ai richiami,
alle schede dentali, alle ortodontiche, alla
sezione contabilità, all’agenda.
I tasti del menu sono collegati da linee che
idealmente rappresentano la struttura del
programma.
Una riga verticale delimita la zona “cerca
contatti” a destra, identica a quella in
agenda; questa è la zona ad alta frequenza
d’utilizzo del menu, qui si concentra il lavoro
di ricerca delle anagrafiche e delle schede di
Piccola storia di FileMakerIl primo nome di FileMakerPro era Nutshell, sviluppato da Nashoba Systems negli anni
1982-1983. Con la realizzazione della versione per Macintosh, Nashoba presenta il prodotto
come FileMaker. Con la presentazione del Macintosh Plus, Nashoba presenta la nuova
versione del programma chiamandola FileMaker Plus.
Nel 1988 è presentata la versione 4 di FileMaker. Poco dopo Apple crea Claris, una società
sussidiaria dedicata allo sviluppo del software. Claris contatta Nashoba per FileMaker e poco
dopo decide di acquisire il programma.
Claris modifica il nome del programma in FileMaker II per mantenere una compatibilità
stilistica con i suoi prodotti come MacWrite II ecc. Si sussegue una serie di versioni minori
fino al 1990, quando è presentato FileMaker Pro 1.0. Fino a ora FileMaker è un’applicazione
disponibile solo per computer Macintosh; dalla versione 2.0, venne sviluppato anche per
la piattaforma Windows. La versione 3.0 invece apportò delle significative modifiche alla
gestione delle relazioni e al linguaggio di scripting.
Nel 1995 Apple decise di chiudere la Claris, nasce così FileMaker, inc.
La struttura del programma rimane sostanzialmente immutata fino alla versione 6, la versione
7 di FileMaker Pro presentata nel marzo 2004 porta a un cambiamento della struttura del
programma. Di fatto questa modifica ha imposto il rifacimento degli applicativi. Ora siamo
alla versione 11 che introduce i grafici nativi e nel 2010 è nato FileMakerGo che porta il
programma su iPhone e iPad.
[email protected] 46 20/01/11 14.45
ildentistamodernofebbraio 2011
47
TariffarioIl tariffario è un altro esempio di sezione
a bassa frequenza di utilizzo: raramente si
inserisce una nuova prestazione e, al limite
una volta all’anno si aggiorna il tariffario.
Proprio in questa sezione è avvenuto il più
grosso cambiamento dalla versione 1 alla 2
(figura 19).
La revisione della struttura del tariffario è
stato un grosso lavoro che ci ha
impegnato per molto tempo, ma ora
possiamo a una sigla come CER (ceramica)
far corrispondere una descrizione diversa
a seconda del tariffario impostato (ad
esempio, per le assicurazioni, FASI, QuAs
ecc.).
Ora un preventivo FASI riporta esattamente
i riferimenti del tariffario FASI e così via per
QuAs ecc.
Queste descrizioni riportate in fattura
consentono all’impiegato preposto alle
verifiche per i rimborsi di non avere dubbi.
Abbiamo inserito anche un campo per
annotare l’importo del rimborso dato
dall’ente al paziente; in questo modo
l’importo totale del rimborso è visibile
anche mentre stiliamo il piano di lavoro
ed è immediatamente comunicabile al
paziente.
Una caratteristica importante che
incredibilmente ancora non è in uso in tutti
i gestionali è la suddivisione in fasi delle
prestazioni complesse.
Per fare un esempio, una devitalizzazione è
suddivisa in apertura della camera pulpare,
pulpotomia, medicazione e otturazione
provvisoria, strumentazione definitiva,
chiusura canalare.
La situazione si può avere in un’urgenza,
nella quale facciamo un intervento
parziale che sarà completato da un collega
successivamente.
Questa caratteristica diventa indispensabile
sia per la retribuzione che per l’attribuzione
di responsabilità medico-legale negli studi
con collaboratori esterni.
Un campo dove annotare il testo per il
consenso informato della prestazione
consente invece di creare una stampa
personalizzata di consenso informato,
specifica per il piano di cure.
Per consentire una facile revisione
annuale dei tariffari, questi si possono
creare in automatico partendo da uno pre
esistente, sia integralmente che per singola
prestazione.
Una scelta operata è quella di aver diviso
le prestazioni dello studio nelle stesse dieci
categorie presenti negli studi di settore al
fine di facilitare la ricerca delle percentuali
per la compilazione di GeRiCo.
ImpostazioniQuesta è una sezione a bassa frequenza
di utilizzo; le preferenze del programma
e i tariffari richiedono un grosso lavoro
solo inizialmente quando si decide di
informatizzare lo studio.
Per facilitare questo aspetto chi scarica da
internet il programma lo trova completo
di testi e tariffari per fornire una traccia di
esempio ai colleghi.
Naturalmente tutto è completamente
configurabile e trasformabile.
Utenti Da questa sezione si definiscono
gli operatori per consentire l’accesso
differenziato alle varie sezioni, (come
previsto dal DPS sulla privacy, per
disposizione del garante, ogni 90 giorni il
programma obbliga alla sostituzione della
password), ogni utente deve essere
ripetuto per il numero di postazioni (ad
esempio, tre postazioni e due utenti
richiedono Mario1 Mario2 Mario3, Luigi1
Luigi2 Luigi3).
Preferenze Da questa sezione si possono
fare tutte le scelte per avere il completo
controllo del programma.
Ad esempio, si possono impostare il
numero di fattura iniziale, il listino e
l’operatore di default; è possibile settare
ogni comportamento dell’agenda.
Stampe Nella sezione troviamo anche
i moduli informativi su come lavoriamo
in studio (l’uso del protossido, l’uso della
19. Interessante è la possibilità di avere listini diversi con la stessa sigla. Qui vediamo il listino FASI, con specificati il rimborso e le regole imposte dall’assicurazione. La descrizione rispecchia la nomenclatura dell’ente.
[email protected] 47 20/01/11 14.45
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P gestione dello studio
diga, come si sceglie un dentista, ecc.). Noi
facciamo trovare questi moduli divisi in
raccoglitori nella sala d’attesa per informare
i nostri pazienti.
Logotipi È una sezione che consente
di immettere il logo dello studio per
personalizzare la corrispondenza.
Testi Contiene il testo di numerosi documenti
che ritroveremo in anagrafi ca e che potremo
personalizzare.
Manuale dello studioNella gestione dello studio non abbiamo
solo il rapporto con il paziente; normative,
obblighi burocratici, elezione dei
rappresentanti dei lavoratori e altro
pesano sul titolare di studio dentistico
(fi gura 20).
Nel programma è stato creato un
“manuale dello studio”: si tratta di oltre
150 pagine che aiutano a gestire molti
aspetti burocratici dello studio dentistico, è
personalizzabile e ci consente di costruire
una sorta di istruzioni d’uso del nostro
studio dentistico.
Attualmente contiene un aiuto alla stesura
del DPS sulla privacy, i moduli per la nomina
dell’RSPP, dell’RSP, varie autocertifi cazioni
e numerosi ordini di servizio, tutti
confi gurabili e stampabili per la fi rma e la
conservazione.
Sezione anagrafi ca contattiAnche per quanto riguarda le anagrafi che,
non abbiamo solo quelle dei pazienti
da gestire, troviamo infatti altri sei tipi di
anagrafi che.
Collaboratori Consente di registrare i dati
anagrafi ci e di iscrizione agli ordini di chi
opera con noi nello studio; nella sezione
delle impostazioni tecniche possiamo
assegnare la percentuale di retribuzione, la
fi rma sui documenti, il nome in agenda, la
postazione di lavoro preferenziale, l’ordine
di comparsa dell’operatore nella schermata
giorno dell’agenda e l’orario dell’intervallo
di pranzo.
Dipendenti Permette di registrare, oltre
ai dati anagrafi ci, l’orario di lavoro e la data
d’inizio e termine rapporto.
Laboratori Genera l’intestazione per la
93/42 e consente di registrare i giorni di
lavorazione minimi delle protesi.
Studi Sempre più di frequente c’è
interscambio di professionisti, collaboratori
chirurgici, ortodontici, oppure studi
specialistici ortodontici ai quali aff eriscono
pazienti di altri studi. L’anagrafi ca degli studi
consente l’attribuzione di un paziente a un
determinato studio.
Fornitori ed esterni Queste due
anagrafi che servono a tener traccia dei
fornitori dello studio e di quei contatti
esterni che non hanno rapporti di lavoro
con lo studio (colleghi o altri).
Tutte queste anagrafi che, come
l’anagrafi ca paziente, consentono di
collegarsi a siti web, mandare mail,
accedere alla Google Maps del contatto
e fatturare, ad esempio per la cessione di
beni con IVA o con ritenuta di acconto per
collaborazioni.
Contabilità statistiche L’ultima sezione
del menù è composta di sette sotto
sezioni23.
■ Fatture. Aprendo fatture il programma
restituisce le fatture dell’anno in corso.
Un elementare sistema di ricerca
20. “Manuale studio” raccoglie circa 150 pagine di moduli e normative che aiutano il personale nella gestione burocratica.
Il gestionale deve essere l’organizzatore di tutte le informazioni che raccogliamo con i mezzi digitali di cui è dotato lo studio, anzi ancora di più l’organizzatore della nostra professione.
[email protected] 48 20/01/11 14.45
ildentistamodernofebbraio 2011
49
consente di ricavare dalla lista i dati
che vogliamo. Selezionando una riga
entriamo nella schermata della fattura.
In alto a destra abbiamo tre tasti, il tasto
“elimina” è presente solo se la fattura è
l’ultima. Il tasto modifica va usato con
accortezza perché consente di
modificare data e numero della fattura,
il tasto stampa genera due stampe una
delle quali per uso interno da consegnare
al commercialista.
Fatturando dalla scheda dentale il
programma capisce da solo se la fattura
è di saldo o di acconto. La fattura
di acconto non riporta la lista delle
prestazioni effettuate mentre la fattura
di saldo è dettagliata. La fattura di saldo
è trasformabile in acconto o in nota di
accredito tramite uno dei due pulsanti in
basso a sinistra; anche l’intestazione della
fattura è modificabile per inserire i dati di
un eventuale terzo pagante.
■ Rate. Da rate si accede alla lista delle
scadenze dei pagamenti impostati,
il solito semplice criterio di ricerca ci
consente il controllo delle scadenze.
Dopo una ricerca per “studio”, comparirà
il pulsante “fatturazione a studi”,
utilizzandolo è possibile emettere una
fattura allo studio impostato dell’importo
corrispondente alla ricerca fatta.
■ Prestazioni. È un elenco di tutte le
prestazioni eseguite nello studio;
tramite le funzioni di ricerca è semplice
fare comparazioni tra gli anni ed
eventualmente ricavarne grafici.
■ Fasi eseguite. È un elenco delle fasi
eseguite. È la schermata dalla quale si
ricava il totale delle prestazioni eseguite
da un operatore in un determinato
periodo.
Questa funzione è utile negli studi
con collaboratori per determinarne il
compenso.
■ Studi di settore. Ricava le percentuali
delle dieci categorie nelle quali GeRiCo
suddivide le nostre prestazioni; la
schermata visualizza gli ultimi 3 anni per
permettere un rapido confronto.
■ Ore lavorate. Ci permette un rapido
calcolo del costo orario dello studio;
conoscendo il totale delle ora lavorate,
che il programma ricava dall’agenda, è
sufficiente sapere la somma delle spese
(home banking) per sapere il costo orario
per ore lavorate.
■ Richiami inviati. È un elenco di tutti i
richiami inviati ai pazienti; la colonna
“tipo di invio” ci informa sul mezzo
che abbiamo usato per il richiamo
(lettera, sms o email); cliccando sulla
riga accediamo a una schermata che ci
permette di modificare i testi e re-inviare
il richiamo.
HelpTutto il programma è supportato da un
help contestuale; cliccando sul punto di
domanda presente in ogni schermata,
l’argomento che si apre è quello pertinente
alla sezione.
Gli aiuti sono esaustivi e consentono di
scoprire anche le funzioni più nascoste.
L’evoluzione tecnologica degli ultimi mesi
ha aperto nuovi scenari, la disponibilità
dei nuovi tablet di cui iPad di Apple è il più
rappresentativo, ci porta a immaginare un
uso alternativo del mezzo informatico in
studio (figura 21).
Molte software house stanno presentando
la versione tablet o smart phone del loro
gestionale, spinte dalle richieste degli
utenti. I produttori di RVG stanno pensando
a queste macchine come terminali per
visionare le lastre.
Già da ora i tablet possono affiancare
proficuamente i computer dello studio
come terminali per informare i pazienti
delle cure in atto e gli smart phone (figura
22) ci possono consentire di interagire con
l’agenda in studio.
21. Un paziente in poltrona segue su un iPad la spiegazione che gli stiamo dando della sua patologia. Alcuni tra i maggiori produttori di RVG stanno già sfruttando iPad come terminale portatile.
[email protected] 49 20/01/11 14.45
ildentistamodernofebbraio 2011
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P gestione dello studio
ConclusioniL’attività del dentista può essere varia: studio
monoprofessionale con una o più poltrone,
studi associati, grandi service, consulenze
prestate da colleghi oppure consulenti che
prestano opera da noi. Un buon gestionale
deve essere in grado di risolvere tutte queste
situazioni, ma non basta. Abbiamo visto come
un programma oggi non sia più solo un mezzo
per ricavare dai dati anagrafici un preventivo
e una fattura. Il gestionale deve essere
l’organizzatore di tutte le informazioni che
raccogliamo con i mezzi digitali di cui è dotato
lo studio, anzi ancora di più l’organizzatore
della nostra professione. I gestionali dentali
in commercio in Italia, tra Mac e Win sono
più di 30. Tutti hanno le stesse funzioni; chi
produce e vende un programma non può
rimanere penalizzato nelle comparative
sulle riviste di settore, vediamo i produttori
molto concentrati su questo aspetto. Dal
momento che il software non è un prodotto
commerciale, non ha la pretesa di fare tutto;
è stato curato però un aspetto per me
importante: come il programma fa le cose e
come renderne l’uso piacevole. Ci auguriamo
di aver fornito ai colleghi spunti per fare alcune
riflessioni sull’informatizzazione della propria
professione e di avere qualche elemento in
più per valutare il prossimo acquisto. ■
RingraziamentiUn ringraziamento va al gruppo di colleghi e amici di DentistiFMPMac: Riccardo Albieri, Francesco Bittarelli, Eugenio Caggianelli, Roberto Crenna, Massimo Finizio, Alessio Isanz, Paolo Lesca, Roberto Manca, Nick Sandro Miranda, Sandro Montecchiani, e in particolare al fon-datore della lista Paolo Passaretti, e a molti altri.Un ringraziamento caloroso all’amico Sandro Bramati valido programmatore FileMaker con il quale abbiamo sviluppato il software negli ultimi cinque anni.Un abbraccio e un grazie di cuore a Enrica Rebagliati, mia associata, che ha subìto le evoluzioni del program-ma sobbarcandosene anche gli oneri di sviluppo.
CorrispondenzaGermano Usoni Via Valassina, 45 - 20159 Milanotel. 02 66801753
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© RIPRODUZIONE RISERVATA
22. FileMaker Go permette di trasformare un iPad o un iPhone in un terminale per il nostro gestionale di studio.
[email protected] 50 20/01/11 14.46
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1 L’informatizzazione dello studio dentistico: a – permette di risparmiare tempo
b – si avvale esclusivamente dell’uso di agende cartacee
c – non è possibile se si lavora con più collaboratori
d – non consente di ottenere un risparmio economico
2 Il promemoria: a – non permette di dare priorità differenti alle note
b – si avvale dell’uso di post-it incollati in ogni parte
dello studio
c – non consente di afferire le note che si prendono
nelle schede dentali o ortodontiche
d – permette di creare appunti di cose che dobbiamo
fare o appunti per gli altri membri dello studio
3 L’agenda elettronica:a – non riesce a sostituire l’agenda cartacea in nessun
modo
b – permette di essere consultata da ogni postazione e
consente l’accesso rapido alle schede cliniche del paziente
c – non può essere usata contemporaneamente da più
utenti
d – non è consultabile da un iPhone
4 La scheda dentale informatizzata è: a – un semplice diario clinico
b – un centro nevralgico di controllo sia clinico sia
economico dei pazienti
c – la schermata da cui la segretaria stampa il preventivo
d – la schermata sulla quale prendere appunti
5 Il modulo 93/42:a – va sempre fatto firmare al paziente
b – deve sempre essere anonimo
c – è a carico del tecnico
d – consente di comunicare al tecnico ogni aspetto del
lavoro da eseguire, deve essere firmato dal medico e
riportare la data di consegna
6 Il modulo per il consenso informato:a – a volte conviene presentarlo al paziente
b – non è indispensabile nelle cure semplici di
conservativa
c – non è indispensabile nelle cure ortodontiche sotto i 9 anni
d – è possibile stilarne uno specifico per il ciclo di cure del
paziente grazie al mezzo informatico
7 Nei dati anagrafici: a – è inserito il calcolo del codice fiscale sul quale è fatta la
verifica di univocità del paziente
b – non vengono più inseriti i moduli per la privacy
c – non è richiesta la firma del paziente
d – ne sono compresi alcuni che vengono utilizzati più volte nel
rapporto con il paziente
8 L’anamnesi informatizzata: a – deve essere consultabile dalla scheda di lavoro
b – deve essere aggiornabile mantenendo traccia di tutte le
anamnesi precedenti
c – deve essere ripetuta ex novo ogni volta
d – se è positiva ad alcune patologie la scritta diviene verde
9 I richiami periodici: a – sono controproducenti e fastidiosi per il paziente
b – mantengono un collegamento tra il paziente e lo studio
aumentando il senso di “appartenenza”
c – si fanno solo telefonicamente
d – non sono previsti dal sistema
10 I tariffari: a – non possono essere creati in automatico partendo da uno
preesistente, sia integralmente che per singola prestazione
b – nel software è possibile far corrispondere a una sigla
differenti descrizioni e prezzi
c – nel software è unico per poter essere veloci nella stesura
del preventivo
d – sono una sezione ad alta frequenza di utilizzo poiché si
inseriscono spesso nuove prestazioni
11 Il menù: a – alternativamente all’agenda non può essere il punto di
partenza di tutte le azioni
b – all’avvio del programma richiede il nome ma non la password
c – può far corrispondere a ogni utente livelli d’accesso alle
sezioni differenti
d – se i tasti rimangono bianchi avremo l’accesso alla sezione
12 Nelle contabilità statistiche dell’ultima sezione del menù non sono comprese:
a – le fatture
b – le rate
c – gli studi di settore
d – le mappe
Questionario di valutazione dell’apprendimento ECMscegliere una sola risposta esatta per ogni domanda. Per il superamento del test di valutazione dell’apprendimento
è necessario rispondere correttamente all’80% delle domande proposte (10 su 12)
[email protected] 51 20/01/11 14.46