Tehokkaan tietotyön pullonkaulat
-kyselytutkimus
Sulava Oy 29.2.2012
• Kyselyllä pyrittiin selvittämään:
Mikä syö eniten organisaationne työntekijöiden
tehokkuutta?
Kuinka optimaalisesti teillä käytetään jo hankittuja
tietojärjestelmiä ja sisäisen viestinnän välineitä?
Minkä asioiden korjaaminen tuottaisi nopeimmin
hyötyä?
• 104 vastaajaa eri kokoisista organisaatioista niin
yksityiseltä kuin julkiseltakin sektorilta.
• Seuraavissa dioissa esitellään kyselyn tulokset
Tietotyön tuottavuuden pullonkaulat -kysely
Organisaatiossamme on käytössä
0,0 %
20,0 %
40,0 %
60,0 %
80,0 %
100,0 %
120,0 %
Alle puolella organisaatioista pääsy
järjestelmiin mobiililaitteesta
Intranet käytössä peräti 86% vastanneista
Minkä välineen käyttötapojen tai ominaisuuksien
kehittäminen lisäisi mielestäsi eniten organisaationne
toiminnan tehokkuutta? | Valitse enintään kolme
0,0 %5,0 %
10,0 %15,0 %20,0 %25,0 %30,0 %35,0 %40,0 %45,0 %50,0 % Intranetissä suurin
potentiaali
Sähköpostin käyttötavoissa eniten
parannettavaa
Kuluuko teillä mielestäsi liikaa työaikaa johonkin
näistä?
0 10 20 30 40 50 60 70
Toisarvoisen sähköpostin lukemiseen,kirjoittamiseen ja käsittelyyn.
Organisaatiota tai omaa työtä koskevantärkeän tiedon etsimiseen.
Työajalla tapahtuvaan matkusteluun taisiirtymiin, jolloin ei voi työskennellä.
Kokouksiin ja palavereihin, joissa eioikeastaan tarvitsisi olla läsnä.
0=ei lainkaan 100=erittäin paljon
Yli 60% käyttää liikaa aikaa
sähköpostin ja tiedon etsimisen
parissa
Teknologia - Valitse, mitkä seuraavista väittämistä
pitävät paikkaansa organisaatiossasi.
0,0 %
10,0 %
20,0 %
30,0 %
40,0 %
50,0 %
60,0 %
Ohjelmistot jajärjestelmät ovat
ominaisuuksiltaanvanhanaikaisia tai
puutteelisia.
Organisaatiommeohjelmistot ja
järjestelmät ovathelppokäyttöisiä.
Hyödynnämmetoiminnassammenykyteknologian
tarjoamiamahdollisuuksia
hyvin.
Osahenkilöstöstämme
käyttää töidentekemiseen omia
työvälineitätyönantajantarjoamien
ratkaisujen sijasta.
Minulla on kotonaparemmat välineet
tietotyöntekemiseen.
58% vastanneista ei hyödynnä
nykyteknologiaa hyvin
0,0 %
10,0 %
20,0 %
30,0 %
40,0 %
50,0 %
60,0 %
70,0 %
Henkilöstöntaidot eivät riitä
nykyistenvälineiden
tehokkaaseenhyödyntämiseen.
Uusiakäyttöönotettaviajärjestelmiä ei ole
osattumarkkinoida ja
myydä sisäisestihenkilöstölle niin,
että he olisivatmotivoituneitamuuttamaantyötapojaan.
Organisaationnykyinen
työkulttuurivaikeuttaamodernientyötapojen
käyttöönottoa.
Käyttöohjeistuson puuttellista tai
olematonta.
Meillä ontietoturvasyistäkielletty asioita,jotka lisäisivättyöskentelyntehokkuutta.
Meillä on selkeätprosessit tai
toimintamallittietotyön
tekemiselle.
Koulutustaohjelmistojen ja
järjestelmienkäyttöön onriittävästi.
Taidot, kulttuuri, koulutus - Valitse, mitkä seuraavista
väittämistä pitävät paikkaansa organisaatiossasi
64% vastanneista ei ole onnistunut motivoimaan
työntekijöitään käyttämään uusia järjestelmiä
0,0 %
10,0 %
20,0 %
30,0 %
40,0 %
50,0 %
60,0 %
70,0 %
80,0 %
Työntekijät tekevätpäällekäisiä tehtäviä
tai ratkovat toisistaantietämättä samoja
ongelmia.
Työntekijöidentiedostoja on
tallennettu jaetullelevyasemalle (esim. Y-
asema)
Tärkeä tieto onkätköissä yksittäisten
työntekijöidensähkopostilaatikoissatai henkilökohtaisilla
työasemilla.
Suuri määrätyötehtävää
koskevasta tiedostakatoaa pois lähteväntyöntekijän mukana.
Organisaatiotammekoskeva tieto löytyy
nopeammingooglaamalla kuin
sisäisistäjärjestelmistä.
Tiedon löydettävyys - Valitse, mitkä seuraavista
väittämistä pitävät paikkaansa organisaatiossasi.
75% vastanneista organisaatioista
työntekijät tekevät päällekkäistä työtä
Asiakirjoja ja tiedostoja lähetellään sähköpostilla edestakaisin organisaation sisällä. 80,8 % Sähköpostiviestejä lähetetään usein 'varmuuden vuoksi' turhan laajalle vastaanottajajoukolle. 75,0 % Pääsen näkemään työkavereideni työkalenterit. 71,2 % Tiedämme, milloin ja miten työkaverit ovat tavoitettavissa työpäivän aikana. 61,5 % Mistään ei näe kootusti kokonaiskuvaa siitä miten organisaatiollamme menee. 55,8 % Tiedot tallennetaan muistitikulle, kun niitä tarvitaan työpöydällä olevan tietokoneen ulkopuolella. 32,7 % Lähetän itselleni sähköpostilla muistutuksia tai tiedostoja. 27,9 %
Asiakkuudenhallintajärjestelmä (CRM) on ajan tasalla. 14,4 %
Ryhmätyöskentely ja yhteistyö - Valitse, mitkä seuraavista
väittämistä pitävät paikkaansa organisaatiossasi.
71% näkee kollegoiden kalenterit, mutta vain 61%
tietää miten työkaverit tavoitettavissa
Sähköpostin käyttötavoissa puutteita 80% organisaatioista vaikka (tai ehkä
juuri siksi) se on yleisin työväline
62,5 %
0,0 %
10,0 %
20,0 %
30,0 %
40,0 %
50,0 %
60,0 %
70,0 %
Työntehokkuudenlisäämiseentähtäävien
investointienkannattavuutta
Työtapojentehokkuutta
Työvälineidenkäytön
tehokkuutta
Tietotyöntehokkuuden tai
tuottavuudenkehitystä
organisaatiossa
Ei mitään näistä
Mitataanko ja seurataanko teillä jotain alla olevista?
Suurin osa organisaatioista ei mittaa
mitään tietotyön tuottavuuteen liittyvää
• Teknologia suurimmassa osassa suomalaisyrityksistä on jokseenkin
vanhentunutta
• Suurin tietotyön tuottavuutta heikentävä ongelma on kuitenkin työtavat ja
kulttuuri
• Henkilöstön taidot eivät ole ajan tasalla eikä henkilöstöä ole motivoitu muuttamaan
työtapojaan
• Ohjeistuksia tietotyön toimintatavoille ei ole
• Sähköpostia väärinkäytetään yleisesti eikä tiedon jakamiselle tunnu olevan yhteisiä
hyviä käytäntöjä
• Sähköposti myös ainoa väline joka kaikilla organisaatioilla käytössä, mikä johtaa
väärin- ja ylikäyttöön vaikka parempiakin vaihtoehtoja on
• Organisaatioissa tehdään yleisesti turhaa päällekkäistä työtä
• Tietotyön tuottavuutta ei mitata yli 60 % organisaatioista ollenkaan
Johtopäätökset