1
SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
BERPRESTASI TINGGI
Tn. Hj. Wan Mohd Zawawi bin Wan Abdul Rahman
Pendaftar
TOP 50(bidang Kejuruteraan & Teknologi)
PPPM (PT) (2015→2025)
PGU 2
STAF UTM: (STAF AKADEMIK : 1568 + 382 = 1950) (STAF PPP : 3090 + 315 = 3405) Total = 5355
7 Bidang Tumpuan Utama 10 Lonjakan PPPM (PT)
SumberManusia
Aset Pengetahuan & Teknologi Maklumat
Kewangan Fasiliti & Aset Governan
Kawalan, Pemantauan & Rujukan
BusinessIntelligence (BI)
Blue OceanStrategic (BOS)
Audit, Risiko& PEMUDAH
PengurusanKejat
Kerangka TransformasiSistem Penyampaian
2
3
ASPIRASI TAHUN 2015
1 •Memperkasa Tujuh Bidang Tumpuan Utama
2 •Kecemerlangan Pembelajaran & Pengajaran
3 •Kecemerlangan Penyelidikan, Inovasi dan Komersialisasi
4 •Kampus Lestari, Infrastruktur, Sistem (ICT), dan Libat Sama Komuniti & Jaringan Industri
5 •Pengalaman Kampus Menyeluruh
6 •Penyampaian Berprestasi Tinggi
7 •Kelestarian Kewangan
8 •Reputasi Global
9 •Pelaksanaan Pelan Tindakan UTM 2015
PEL
AK
SAN
AA
N P
RO
GR
AM
B
ERIM
PAK
TIN
GG
I 20
15-
20
17
• Sektor awam akan memperkenalkan pendekatan kreatif dan inovatif untuk meningkatkan kualiti sistem penyampaian• Prosedur birokrasi yang menghalang fasilitasi penyampaian perkhidmatan awam cekap akan dipermudah,
data dimanfaatkan sepenuhnya, pertindanan dikurangkan dan akauntabiliti ditingkatkan
INTI PATI RMK 11
Penyedia Perkhidmatan (PTJ)
Governan
Audit Dalam
•Kawalan Dalaman
Penasihat Undang-Undang
•Penasihatan
•Litigasi
•Gubalan
Kualiti & Pengurusan Risiko (QRiM)
•Kualiti Akademik & Perkhidmatan
•Culture Catalyst
Pengurusan Pelajar & Alumni (HEMA)
Hal EhwalMahasiswa/Pelajar
Alumni
Bendahari
PengurusanKewangan
Fakulti/Sekolah/Pusat/Akademi/Institut
Elemen 7P & Akademia
Pengurusan Akademik
UTMLead
Entiti Penyelidikan
RMC, CoE, RA, Makmal,
Pengurusan
Penyelidikan
Penarafan
Pejabat Pendaftar
Pengurusan & Pembangunan Modal Insan
Dokumen, Rekod & Perubatan
Keselamatan
Perpustakaan UTM
PengurusanMaklumat
PerkhidmatanMaklumat
SokonganPenyelidikan
Pengurusan Fasiliti & Aset (PHB)
Aset
Fasiliti
ICT(CICT)
Infrastruktur ICT
Pengurusan ICT
High
Performance
Delivery (UTM)
DNA
Budaya
DNA
Budaya
PE
ME
GA
NG
TA
RU
H L
UA
R =
(K
em
en
teri
an
, B
ad
an
Be
rka
nu
nd
an
age
nsik
era
jaa
n,
Pe
mb
ek
al, M
ajik
an
& P
iha
kIn
du
str
i, P
iha
kP
en
aja
, Ib
ub
ap
a, M
asya
raka
tS
ete
mp
at,
Ba
da
nB
uk
an
Ke
raja
an
(NG
O)
da
nla
in2
)
PE
ME
GA
NG
TA
RU
H D
ALA
M =
(Le
mb
aga
Pe
nga
rah
, P
ela
jar,
Alu
mn
i &
Sta
f)
Pusat Islam
Etika & Nilai Murni
4
STAF KONTRAK A/BANGSA
Akademik PPP
161 (132) 1 (0)
STATISTIK PELAJARBerdasarkan data Sem 1 2015/2016
Dip 1130
S. Muda 10236
Sarjana 7403
PhD 5227
Jumlah 23996
INFO PELAJAR A/BANGSA
Jumlah 3151
Negara 63 buah Negara
STAF PhD - Keseluruhan :
1,360 (829) /1,950
Warga B/ Warga
1,202 (741) 158 (88)
MyRAII – Keseluruhan : 1,346/1,682
1,351 (740) 158 (88)
STATISTIK STAF UTM
TETAPKONTRAK /
SEMENTARA
Akademik 1568 382
PPP 3090 315
Jumlah 4658 697
NISBAH(Berdasarkan waran sebenar)
Staf Akad. (2115): Staf PPP (3277) -Waran semasa
SEMASA 1:1.7 (1:1.7)
SASARAN 1:1.3
TAH
UN
KO
NV
EN
SY
EN
KIK
TE
KN
IKA
L
PE
NG
UR
US
AN
2010 6 5 5
2011 7 4 5
2012 8 3 5
2013 9 4 8
2014 10 4 6
2015 11 2 9
JUMLAH 22 38
PENSIJILAN
MS ISO 9001:2008 11 PTJ
PENSIJILAN 5S 5 PTJ
GMP/GRP/GLP/ISO17025 8 MAKMAL
Statistik & Pencapaian (Nov 2015)
Maklumat dalam () adalah merujuk data tahun 2010
>70% Penyelidik Utama
(1,200 staff) (2010-644)
RM360 juta Geran Penyelidikan(2010-RM179 million)
3,531 Sumber Tenaga R&D(2010-1,297)
281 Post Doctoral Fellows
5
2,0
74
2,1
84
2,3
53
1,7
92
2,1
24
32
34
49
85
35
46
38
33
31
74
5,3
16
7,1
77
5,9
07
5,6
34
5,3
06
AKADEMIK JUMLAH PPP JUMLAH KESELURUHAN STAF
Nisbah Akad: PPP
1 : 1.6Nisbah Akad: PPP
1 : 2.3Nisbah Akad: PPP
1 : 1.5Nisbah Akad: PPP
1 : 1.5
Nisbah Pegawai Akademik & Bukan Akademik UA1 Mei 2013 (Jawatan Berwaran Sahaja)
Nisbah Akad: PPP
1 : 2.1
6
Transformasi Modal Insan
Program CREAM
• Saringan 1 :
Psykometrik
• Saringan 2 :
Fizikal
• Saringan 3 :
Kompetensi
• Saringan 4 :
Temuduga
1. Sijil Pentadbir
Muda UTM
2. Penerapan
‘soul’ & DNA
UTM
3. Program
Perkhidmatan
• PTM
• POSB
• Peperiksaaan
1. Program
Perkembangan
potensi
• IDP
• LDP
2. Program
Perkembangan
kompetensi
• TNA
• CPD
• Penambahbai
kan skim
1. Cuti Belajar
• Sepenuh
Masa
• Separuh
Masa
2. Attachment
1. Kumpulan
Bakat
• Mentoring &
Coaching
2. Pelan
Penggantian
• Kepimpinan
Strategik
1. Program Pra
Persaraan
2. Knowledge
Transfer
• Sharing
Session
• Bicara
Pentadbir
TANGGUNGJAWAB
Pengambilan
dan LantikanLapor Diri Penempatan
Pembangunan
Diri
Pembangunan
Kerjaya Persaraan
PROGRAM CREAM
PROGRAM GROOM
PROGRAM CAREER
PROGRAM CALIPH
A S S E S S M E N T C E N T R E7
PROGRAM CREAM
- Pelantikan stafbaharu Gred 41
PROGRAM GROOM
- Program PelanPembangunan Individu (IDP)
PROGRAM CAREER
- Cuti Belajar
- Program Attachment
- Mentoring & Coaching
PROGRAM CALIPH
- Program pelanPenggantian
Pengambilan
dan Lantikan
& Lapor Diri
Transformasi Modal Insan
Pembangunan
Diri
Pembangunan
Kerjaya
Penempatan
8
BelumMenerima
2401orang
1 x 1916orang
2 x 815orang
3 x 256orang
4 x 25orang
Kekerapan dan Rekod Penerima APCBerdasarkan Staf Aktif
Bil. Staf
Tahun Perkhidmatan
Kekerapan Penerima APC Bilangan Staf Terima APC 2014Berdasarkan Tahun Perkhidmatan
8388
68
52
32
50
38
1-5 6-10 11-15 16-20 21-25 26-30 >30
56%Staf AktifTerima APC
9
SISTEM PENYAMPAIAN BERPRESTASI TINGGI
SMU-HR (Sistem Maklumat
UniversitiSumber Manusia)
Modul PerjawatanIklan Kekosongan Jawatan Online
IPSB
Kenaikan Pangkat Online
Modul PerkhidmatanPeperiksaan Perkhidmatan Kompetensi Indek Staf
Perubatan Online Rawatan Pergigian)
Pengisytiharan Harta Online e- opsyen
e-LNPT / e-LPPT / 360’ Online
Modul Sistem AdminDirektori Staf Online
Perjalanan Luar Negara Online
e-kunci
Modul PenamatanLampiran A – F Online
17380
8533
1147412914
15172 14843
10205
14765
9071 8498
10487
0
5000
10000
15000
20000
JAN FEB MAC APRIL MEI JUN JULAI OGOS SEPT OKT NOV
Total Number of Access (per month)
Access/Utilization StatisticsUtilization of UTMHR (as of November 2015)
UTM-Smile
Permohonan Latihan Online
Merangkumi 45 Modul Utama
10
UTM DESIRED STATE - 2020
Academic Staff-
Non Academic
Staff Ratio
1:1.32015
1:1.7
2017
1:1.5
2020
PGU 2012-2020 (FASA II: 2015-2017, HCBP 2013-2020, ENG.NC – 19.8.2015
Waran + Kontrak
Waran PenguranganWaran
11
Pengurangan Staf Kontrak
PERANCANGAN PENGGUNAAN SUMBER MANUSIA YANG OPTIMUM
Penetapan staf PTJ berdasarkan ratio
Agihan semula staf
Pengurangan staf kontrak secara
berperingkat (dikekalkan 20% jawatan kritikal)
Membina / memantap proses kerja melalui
sistem atas talian secara bersepadu
Beban tugas selaras gred jawatan.
Penempatan mengikut kompetensi.
Senarai tugas multitasking (80% tugas hakiki)
Penambahbaikan skim tertutup kepada
gunasama
Menaiktaraf sistem keselamatan
Penubuhan unit secara terancang
mengambilkira(ruang, staf, masa, kewangan)
Penempatan di lokasiyang strategik (one stop
center)
(Keberkesanan duplikasiunit UTM JB & UTM KL)
Kajian beban Pensyarah –kurang daripada piawai
disetarakan tugas mengurus kualiti
akademik?
12
TAHUN BILANGAN % PENGURANGANBILANGAN
DIKURANGKAN2015 3002015 241 20% 602016 181 25% 602017 126 30% 542018 82 35% 442019 49 40% 332020 20 60% 30
UNJURAN PENGURANGAN STAF KONTRAK 2015 - 2020
1.
• SEMUA STAF PERLU BERSEDIA -Persediaan diri menghadapiperubahan (persekitaran, beban tugas ikut gred jawatan, pertukaran, latihan,tamat perkhidmatan)
2.
• KETUA JABATAN – Konsep ‘sharing, multi-tasking’, penggunaan sumber secara optima)
RISIKO DAN PERSEDIAAN
13
STATUS PROGRAM ATTACHMENTBAGI TAHUN 2015
5 permohonan tidak lulus kerana: a) Tidak memenuhi syarat & kelayakan yang ditetapkan.b) Kuota bagi penempatan ke luar negara adalah terhad.
14
15
-
1,000,000.00
2,000,000.00
3,000,000.00
4,000,000.00
5,000,000.00
6,000,000.00
7,000,000.00
Tahun 2011 Tahun 2012 Tahun 2013 Tahun 2014 Sept. 2015
5,695,778.36 5,398,768.91
5,198,989.42
6,153,976.51
4,914,705.55
BIL KEMUDAHAN 2011 2012 2013 2014 Sept. 2015
PERUBATAN BIL. RM BIL. RM BIL. RM BIL. RM BIL. RM1 KLINIK PANEL 74,547 3,827,165.20 67,246 3,292,412.90 47,562 1,950,289.00 53,060 1,911,364.10 42,347 1,825,487.60
2PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI
- - - - 13,025 1159113.3 16,105 1,643,186.10 11,095 1,092,163.90
3 JANTUNG 58 471,751.60 49 508,319.45 55 444,928.75 52 352,748.80 56 334,303.90
4 HEMODIALISIS 30 820,884.73 32 947,243.00 37 1,111,110.17 39 1,278,264.90 43 1,149,092.66
5 PERGIGIAN 1,198 226,834.50 1,157 196,359.00 1,166 225,611.50 1,371 253,065.00 1,137 188,675.00
6 PEMBELIAN UBAT 20 280,595.88 30 221,350.40 40 207,585.20 83 601,357.99 50 247,980.19
7 PEMBELIAN ALAT 10 54,608.50 19 131,462.71 22 75,966.60 18 87,454.97 12 63,321.50
8 LAIN-LAIN 193 13,937.95 177 101,621.45 140 24,384.90 146 26,534.65 133 13,680.80
JUMLAH 76,056 5,695,778.36 68,710 5,398,768.91 62,047 5,198,989.42 70,874 6,153,976.51 54,873 4,914,705.55
RM
PERBELANJAAN PERUBATAN UTMTAHUN 2011 - SEPT. 2015
(Perbelanjaan meliputi Staf/Pasangan, keluarga, Pesara/Pasangan UTM)
BENEFITS
PERSONAL ACCIDENT
MEDICAL & HOSPITAL
CASH BENEFIT
BAGGAGE & PERSONAL EFFECTS
PERSONAL LIABILITY
DELAYED BAGGAGE /
TRAVEL DELAY
MISSED DEPARTURE
Perlindungan bagi perjalanan danperubatan di luar negara
•Kelayakan: Semua staf tetap, sementara, kontrak lantikan Universiti
•Tujuan: Bertugas rasmi atau menjalani latihan/kursus luar negara yang diluluskan oleh Universiti
•Urusetia: Bahagian Pengurusan Organisasi, Pejabat Pendaftar
•Pekeliling :Pekeliling Pentadbiran UTM Bil. 17/2015
Insurans Perjalanan Bagi StafYang Menjalankan Tugas Di Luar Negara
PERBELANJAAN JUN-OKT 2015(63 perjalanan)
RM3,753.00
16
TAHUNJUMLAH
KES
2013 4
2014 8
2015 (sehingga November) 8
Audit Dalam & Integriti
•Akauntabiliti dan keberkesanan tadbir urus, kecekapan dankeberkesanan operasi UTM & anak syarikatGovernance
•Pematuhan kepada dasar, prosedur, peraturan & SOP Compliance
•Menilai risiko, kecukupan & integriti sistem kawalandalaman, memantapkan proses penyampaian perkhidmatanInternal Control
•Program/aktiviti dilaksana berhemat, sumber diurus dengancekap & berkesanAccountability
•Amalan tidak berintegriti & tidak beretika yang membawakepada amalan penyelewengan, pemborosan, pembaziran & rasuah.
Integrity
Me
ka
nis
me
Ch
eck
& B
ala
nce
Kes Tatatertib Staf UTM
(Sumber: Pej. Penasihat Undang-undang)
* Tidak termasuk kes yang dalam proses rayuan dan prosiding mahkamah
Bil. Jenis Hukuman
Jumlah Staf/Kes yang
berkaitan:
2013 20142015 (Till
November)
1Lucut Hak Emolumen / Penahanan Kerja
1 - 3
2 Tangguh Pergerakkan Gaji 1 1
3 Amaran dan turun gaji 1 6 1
4 Buang Kerja 1 2 3
Jumlah Kes 4 8 8
17
EFT
Mod Jumlahhari
Proses Kos terlibat
Cek 7 hari Cetak, Susun & Pos Anggaran kos bagi 1 cekadalah RM 0.70
EFT 1 hingga 2 hari
Muatnaik, Cetak, Susun & Lulus -
2013 2014 2015
8,808
55,757 56,135
Jumlah transaksi EFT dari 2013 hingga Sept 2015
Penjimatan kos:RM 0.70/cek x 56,135 transaksi EFT
= RM 39,294.50
18
UTMFIN
Tahun / JenisTransaksi
2013 2014 2015 (Sept)
Baucer 79,631 81,007 81,154
Cek 76,413 33,366 4,198
EFT 8,808 55,757 80,441
Bil - - 3,701
Resit 8,299 8,815 9,619
Jumlah 173,151 178,945 179,113
Jumlah staf 148 142 143
0
10000
20000
30000
40000
50000
60000
70000
80000
90000
Baucer Cek EFT Bil Resit
Jum
lah
Tran
saks
i
Jenis Transaksi
Jumlah transaksi mengikut jenis (2013 to Sept 2015)
2013
2014
2015
Peningkatan jumlah stafPejabat Bendahari adalah
pada kadar yang rendah jikadibandingkan dengan jumlah
transaksi yang diuruskanoleh Pejabat Bendahari.
19
PEMBAYARAN
Objektif Kualiti ISO: 95% pendahuluan dibayar
dalam masa 3 hari bekerja.
Objektif Kualiti ISO: 85% pembayaran (selain
pendahuluan) dibayar dalam masa 5 hari
bekerja.
Piagam Pelanggan PejabatBendahari
86%
88%
90%
92%
94%
96%
98%
100%
102%
Jan Feb Mac Apr Mei Jun
Bayaran Pendahuluan Bayaran (selain dari pendahuluan)
PENCAPAIAN PROSES PEMBAYARAN DI PEJABAT BENDAHARI (MESYUARAT SEMAKAN PENGURUSAN BIL. 1/2015)
20
PULANGAN DARI PELABURAN
0
5
10
15
20
2012 2013 2014 2015
RM
Ju
ta
Pulangan Pelaburan
PulanganPelaburan
Wang tunai bagipelaburan
Rundingan bagikadar keuntungan
yang terbaik
Pulanganpelaburan
Nota: Bagi 2015, ia adalah data sehingga Sept 2015.
21
MODUL BIL TUNTUTAN
Format bilyang lebihseragam
Pemantauanakaun
penghutang
Asas Akruan
RM
Ju
ta
0
1
2
3
4
5
6
Amanah ( A ) Mengurus ( U ) Research ( R )
Total: RM 5.671 m (2,717 bil)
Bajet
22
Pencapaian Perancangan Pembangunan (PHB)
59.70%22.45%
10.07%
1.71% 6.08%
Pecahan Lantai Bangunan Rancangan
Malaysia Ke-9
Bangunan Fakulti Johor
Bahru (JB)Bangunan Fakulti Kuala
Lumpur (KL)Bangunan Perkhidmatan &
Fasiliti JBBangunan Perkhidmatan &
Fasiliti KLBangunan Makmal JB
-
200,000,000
400,000,000
600,000,000
800,000,000
1,000,000,000
1,200,000,000
10,7
73,0
25.0
0
249,1
75,0
00.0
0
315,3
64,0
00.0
0
289,1
94,0
00.0
0
226,3
08,0
00.0
0
287,9
87,3
16.3
0
1,0
27,0
98,9
20.0
0
255,6
50,0
00.0
0
Statistik Perbelanjaan Pembangunan bagi
Projek Rancangan Malaysia di UTM
Jumlah Kos Keseluruhan
Kelu
asan
Lan
tai
(m2)
Rin
ggit
Mal
aysi
a (R
M)
-
50,000
100,000
150,000
200,000
250,000
300,000
RMK-4 RMK-5 RMK-6 RMK-7 RMK-8 RMK-9
110,6
86.3
7
293,3
46.0
4
135,0
81.7
9
145,4
35.4
6
152,2
48.0
0
197,0
99.0
0
Statistik Keluasan Lantai bagi Projek RMK
23
23588
17685
19731
22334
23500
1755218409
20377
0
5000
10000
15000
20000
25000
2012 2013 2014 2015 (Okt)
BIL
AN
GA
N
TAHUN
PENYELESAIAN ADUAN / PENYIAPAN KERJA MENGIKUT TAHUN
terima siap
99
.63
%
99
.25
%
93
.30
%
91
.24
%
24
RMK 9 (2006-2010)
RMK 10 (20011-2014)
0.00
50.00
100.00
150.00
200.00
250.00
300.00
350.00
400.00
450.00
122.46
415.15
M
JENIS GERAN RMK9 (2006-2010) RMK10 (2011-Sept 2015)
Kerajaan RM 111.1 M RM 389.0M
Swasta RM 9.6M RM 16.3M
Antarabangsa RM 1.8M RM 9.8M
JUMLAH
GERANRM 122.5M RM 415.1M
Kerajaan
91%
Swasta
8%
Antarabangsa
1%
RMK9 (2006-2010) RMK10 (2011- Sept 2015)
Kerajaan
94%
Swasta
4%Antarabangs
a
2%
Amaun Geran Penyelidikan
4xganda
peningkatan
amaun geran
diuruskan
Am
aun
Ger
an(j
uta
)
M
25
RMK9
(2006-2010)
RMK10
(2011- Sept
2015)
RESEARCH
PROJECT990 4598
0
1000
2000
3000
4000
5000
RMK9 (2006-2010RMK10 (2011-
Sept 2015)
990
4598
RESEARCH PROJECT
BilanganProjek Penyelidikan & Principle Investigator
617
1123
0 500 1000 1500
RM
K9
(2
00
6-2
01
0
RM
K1
0 (
20
11
-Se
pt
20
15
)
RMK9 (2006-
2010)
RMK10
(2011-Sept
2015)
PRINCIPLE INVESTIGATOR 617 1,123
PRINCIPLE INVESTIGATOR
gandapeningkatanbilanganprojekdiuruskan
4x
NISBAH STAF : BILANGAN PROJEK
RMK 9 Staf Kewangan 15 1 : 35
Staf Projek 13
RMK 10 Staf Kewangan 24 1 : 100
Staf Projek 22
NISBAH STAF : BILANGAN PI
RMK 9 Staf Kewangan 15 1 : 22
Staf Projek 13
RMK 10 Staf Kewangan 24 1 : 24
Staf Projek 22 26
RADIS
PencapaianKAI
(InstrumenMyRA)
PengurusanPameran dan
AnugerahPenyelidikan
PengurusanPenerbitan
PengurusanGeran
Penyelidikan
27
RADIS
Kurang kertas
Proposal
Surat
Kelulusan
Proposal
Akuan Ketua
Projek
Surat
Kelulusan
Aktiviti
Sistem
Sepadu
Penyelidikan
Kewangan
Projek
Data Staf
Sistem
Online
Berasaskan
Web
Diintegrasi
dengan
HRFin dan
UTMFin
Kurang
masaNotification
on line
Kelulusan
segera
Kemudahan
Pantauan
status
Maklumat
Tepat
Kurang
kesilapan
Semakan
oleh
penyelidik,
RA dan RMC
Pembangunan
dalaman
Fleksibel dengan
perubahan
keperluan
Kos yang rendah
Pembangunan
modal insan
28
TRANSFORMASI PENGURUSAN AKADEMIK
Penstrukturan Pengurusan Akademik (AMD, SRAD, SPS dan UPU)
Penjenamaan JKTS – JKTS Peperiksaan & Pengijazahan, JKTS Dasar & Entiti Akademik, JKTS Kurikulum & Kualiti
Penggabungan Fakulti – FKK & FPREE (FKT)
Lean Management PENGGUNAAN ICT
GSMS
e-Daftar
e-PPP
e-learning
AIMS2000
e-study
e-konvo
UTMTRAS
U-Grad
JAWS
e-mesyuarat
SistemHadiah
Akademik
SistemLatihanIndustri
e-portfolio
29
S E KO L A H P E N G A J I A N S I S WA Z A H ( S P S )
2012
Nisbah 1 Staf : 80 Viva
2013
Nisbah 1 Staf : 122 Viva
2014
Nisbah 1 Staf : 139 Viva
2015 Nisbah 1 Staf : 185 Viva
VIVA (A)- 7 Orang
In 2015
GOT25.3%
Remarks: Data bagi 2015 adalah sehinggaNovember 2015.
241
368
558
738
232
304
439
617
0
100
200
300
400
500
600
700
800
2012 2013 2014 2015
VIVA
GRADUAN
National E-PembelajaranUniversitiy Carnival (NUCEL
2014)-2 Gold Medals
Citra Karisma 2012-Webometrics Award
MOE Innovation Award (2014)– 1st Information Technology
Award & Best of the Best Award
TRANS-TASMAN2015 RUNNER-UP &
PEOPLE’S CHOICEJaysuman Bin Pusppanathan
THE YOUNGESTPHD’S HOLDER IN MALAYSIA
23 YEARS & 5 MONTHSDr. Mundzir Bin Abdullah
KOREA INTERNATIONAL WOMEN’S INVENTION
EXPOSITION 20151 Silver & 1 Bronze & IT Award
(Citra Karisma)
Citra Karisma 2014-Vice Chancellor Innovation
Award-Information Technology
Award
Citra Karisma 2013-Finalist of Information
Technology Award
Tahun
Bila
nga
nP
hD
VIV
A
30
KecekapanPengurusan (Birokrasi)
GovernancePengurusanPelestarian
Data Center
Internet- WIFI
Keselamatan
Pangkalan Data
Back Office
PerkhidmatanAtas Talian
Laman Web/Portal
Inisiatif Tanpa Kertas
PTJ
Pengajaran &Pembelajaran
Polisi ICT
Multimedia
Web Portal
Khidmat Pelanggan
Studio Multimedia
Product Software
Dewan Komputer
UTM Cloud Storage
Hotspot WIFI
ICT ProfesionalCertificate Program
Senarai Sistem PenyampaianPrestasi Tinggi CICT
SistemPenyampaian
PrestasiTinggi CICT
Pengurusan
Infrastruktur
Sistem Aplikasi
Sokongan Teknikal
KemudahanPelajar
31
0
20
40
60
80
100
201420152 201420153 201520161
Uti
lizat
ion
%
Semester Session
Academic Systems Utilization Statistic
Sistem Pengurusan Maklumat Akademik (AIMSWEB)
Sistem Pendaftaran Kursus
Sistem Penilaian Pengajaran Pensyarah (ePPP)
Sistem Latihan Industri (ITS)
Sistem Jadual Waktu (JAWS)
Access/Utilization StatisticsUtilization of Academic Systems (as of November 2015)
32
Access/Utilization StatisticsUtilization of UTMFIN (as of November 2015)
Total Number of Access
0
10,000
20,000
30,000
40,000
50,000
60,000
70,000
80,000
Jan Feb Mac April Mei Jun Julai Ogos Sep Okt Nov
33
Access/Utilization StatisticsVideo Conferencing (as of October 2015)
4 4 4 4 5 6
52 56
139
119
190 188
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
200
2010 2011 2012 2013 2014 2015
NO
. OF
VC
EV
ENTS
YEAR
No. of VC Devices
No. of VC Event
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
15
21 21 22 2118 17
20
13
20
NO
. OF
VC
EV
ENTS
MONTH
188Majlis
VC
6 VC Devices
34
Portal perpustakaan sebagai Pusat
Sehenti bagi pencarian maklumat (24/7)
URL: www.library.utm.my
Library portal – memenangi Anugerah
IT (Webometrik) - Kategori Bukan
Akademik 2012-2014.
PerkhidmatanPerpustakaan
UTM
AksesPangkalan
Data
PengurusanData
PenerbitanUniversiti
UTM-IRPeningkatan
koleksiUTMRS
Portal Perpustakaan
0
5000
10000
15000
20000
25000
30000
35000
40000
20
09
20
10
20
11
20
12
20
13
20
14
Okt
20
15
Peningkatan Koleksi UTMRS Sehingga
Oktober 2015
72 4889 77
48 37 49 55 3668
134 11180 95
1 1 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1Jan
2009July
2009Jan
2010July
2010Jan
2011July
2011Jan
2012July
2012Jan
2013July
2013Jan
2014July
2014Jan
2015July
2015
RANKING WEB OF REPOSITORIES - TOP INSTITUTIONALS (WORLD /MALAYSIA RANK)
Ranking Web of Repositories - Top Institutionals(World Rank)The lower is
the better
Akses View Download
Series1 1031415 1918635 4608598
0
500000
1000000
1500000
2000000
2500000
3000000
3500000
4000000
4500000
5000000
Jum
lah
Aks
es
Akses Pangkalan Data Perpustakaan UTM 2015Transformasi Penyampaian
Perkhidmatan Perpustakaan UTM
35
UTM Soaring High…
36
37
KAI P6.1
INDEKS KEPUASAN PELANGGAN(CSI)
KAI P6.2
BILANGAN PIAWAIAN PROSES KERJA UTAMA YANG DIIKTIRAF
KAI P6.3
NISBAH STAF AKADEMIK : STAF PPP
Desired State PGU II pada tahun 2020(1:1.3)
KFA 5:
PENYAMPAIAN BERPRESTASI TINGGI
KFA Strategik
Objektif
KAI Operational
Definition
Pencapaian
Jan – Nov
2015
Kekerapan
Pelaporan
Sasaran
2016
Sasara
n 2017
KFA 5:
Penyampaian
Berprestasi
Tinggi
P6:
Membudayaka
n
Penyampaian
Berprestasi
Tinggi
P6.1:
Indeks
Kepuasan
Pelanggan
Indeks kepuasan
pelanggan diukur
berdasarkan
kajian soal selidik
secara
menyeluruh dan
seragam
terhadap sistem
penyampaian
yang ada di
dalam organisasi
UTM. Ini
diselaraskan oleh
Pejabat Hal
Ehwal Korporat.
72.23% Biannually 85% 87%
KAI UTM 2016:P6.1- INDEKS KEPUASAN PELANGGAN (CSI)
KAI Owner : HEK
38
KFA Strategik
Objektif
KAI Operational Definition Pencapaian
Jan – Nov
2015
Kekerapan
Pelaporan
Sasara
n 2016
Sasara
n 2017
KFA 5:
Penyampai
an
Berprestasi
Tinggi
P6:
Membudayaka
n
Penyampaian
Berprestasi
Tinggi
P6.2:
Bilangan
piawaian
proses kerja
utama yang
diiktiraf
Proses kerja merujuk
kepada:
a) proses kerja yang
utama &
menyumbang kepada
KAI UTM
b) proses kerja yang
melibatkan banyak
PTJ (across PTJs)
dan kritikal bagi
Universiti
c) proses kerja yg telah
dikejatkan (lean)
d) proses kerja yang
mendapat
pengiktirafan dalaman
(QRiM) atau/dan
luaran (MPC, SIRIM,
MAMPU etc)
-
KAI BaharuBiannually 12 16
Cadangan KAI UTM 2016:BILANGAN PIAWAIAN PROSES KERJA UTAMA YANG DIIKTIRAF
KAI Owner : Pendaftar & UTM QRiM
39
Bil
.
Bidang PIC Proses Kerja yang dicadangkan Jum.
proses
Process owner
1
Pengurusan
Sumber
Manusia
Pejabat
Pendaftar
1. Proses Kenaikan Pangkat Staf Akademik
2. Proses Pengurusan Prestasi
3. Proses Pengurusan Perekodan Latihan
Staf bagi tujuan pengiraan mata CPD
3Pejabat
Pendaftar
2Pengurusan
Kewangan
Pejabat
Bendahari
1. Proses pengurusan bayaran
2. Proses pengurusan perolehan universiti2
Pejabat
Bendahari &
semua PTJ.
3Pengurusan
Akademik
Pejabat
TNCAA
1. Proses pengambilan pelajar
2. Proses pengurusan viva (PG)
(* 3 proses kerja lagi akan di tentukan
kemudian)
5Pejabat
TNC(A&A)
KAI Owner : Pendaftar & UTM QRiM
40
Cadangan KAI UTM 2016:BILANGAN PIAWAIAN PROSES KERJA UTAMA YANG DIIKTIRAF
Bil. Bidang PIC Proses Kerja yang dicadangkan Jum.
proses
Process
owner
4Pengurusan
Penyelidikan
Pejabat
TNCPI
1. Proses pengurusan data /
penyelidikan …….1
Pejabat
TNC(P&I)RMC
1. Pengurusan Geran Penyelidikan
Secara Atas Talian - Melalui
Sistem RADIS
1
UPMU 1
KAI Owner : Pendaftar & UTM QRiM
41
Cadangan KAI UTM 2016:BILANGAN PIAWAIAN PROSES KERJA UTAMA YANG DIIKTIRAF
Bil. Bidang PIC Proses Kerja yang dicadangkan Jum.
proses
Process owner
5
Pengurusan
Pelajar &
Alumni
Pejabat
HEMA
1. Proses Pengurusan Aktiviti Pelajar
2. Proses Pengurusan Keusahawanan
Pelajar
3. Proses pengurusan database Alumni
4. Proses pendaftaran pelajar baharu
4
HEMA
UTMTec/
HEMA/CSI/
CCIN
6
Pengurusan
Aset &
FasilitiPHB
1. Pelaksanaan/Pengurusan Projek
Pembangunan melalui kerjasama pihak
swasta atau bukan pembiayaan Kerajaan
2. Pengurusan Penyenggaraan Fasiliti
3. Pengurusan Tempahan & Kadar Ruang
3 PHB
7
Pengurusan
Maklumat
Penerbitan
Perpustaka
an UTM
1. Mengurus Pembangunan Kandungan
Digital perpustakaan
2. Proses Kerja Mengurus pengesahan
intensif penerbitan
3. Proses kerja menguruskan perkhidmatan
Interlibrary loan (Permohonan dan
Pembekalan)
3 Perpustakaan
KAI Owner : Pendaftar & UTM QRiM
42
Cadangan KAI UTM 2016:BILANGAN PIAWAIAN PROSES KERJA UTAMA YANG DIIKTIRAF
Bil. Bidang PIC Proses Kerja yang dicadangkan Jum.
proses
Process owner
8
UTM
Internat
ional
1. Pengurusan visa pelajar 1UTM
International
9
Pengurusan
Teknologi
Maklumat
CICT
1. Proses Information Security
Management System
2. Proses kitarhayat pembangunan sistem
mengikut rangkakerja CMMI (Capability
Maturity Model Integration/Process
Improvement - standard ISO12207)
3. Proses Perkhidmatan Pengurusan
Pelanggan mengikut rangkakerja ITIL
(standard ISO20000)
3
1. Bahagian
Infrastruktur
dan
Keselamatan
ICT
2. Bahagian
Kejuruteraan
Aplikasi
3. Bahagian
Sokongan
Pengguna
10Penjanaan
Pendapatan
Pejabat
TNCP
1. Proses kelulusan projek/seminar yang
menjana pendapatan1 Pejabat TNC(P)
KAI Owner : Pendaftar & UTM QRiM
43
Cadangan KAI UTM 2016:BILANGAN PIAWAIAN PROSES KERJA UTAMA YANG DIIKTIRAF
Cadangan Kai KAI UTM Melangkau PTJ Kejat / LEAN Iktiraf Prosedur ISO
Mengurus Pembangunan Kandungan Digitalperpustakaan
17% Peningkatan Kandungan Digital
Ya Tidak IR Rangking,WeboMectric
Prosedur Mengurus Pembelian Jurnal dan Media Elektronik(AKT(JME)/PSZ/74)
Proses Kerja Mengurus pengesahan intensif penerbitan
100% Data Penerbitan disahkan untuk RU, MyRA, eLPPT, MyMOHES, academic promotion, Tuntutan insentif, etc
Ya Tidak MyRA , RU, MyMOHES
Prosedur Pengendalian Insentif Universiti(AKT(PIP)/PSZ/75.1)
CADANGAN KAI PROSES KERJA PERPUSTAKAAN
Proses kerja menguruskan perkhidmatan Interlibrary loan (Permohonan dan Pembekalan)
Ya Ya QRIM Prosedur Menguruskan Perkhidmatan Inter Library Loan - Permohonan(AKT(SPPD)/PSZ/75.1)
- PembekalanAKT(SPPL)/PSZ/75.1)
KFA Strategik
Objektif
KAI Operational
Definition
Pencapaian
Jan – Nov
2015
Kekerapan
Pelaporan
Sasara
n 2016
Sasaran
2017
KFA 5:
Penyampaia
n
Berprestasi
Tinggi
P6:
Membudayakan
Penyampaian
Berprestasi
Tinggi
P6.3:
Nisbah staf
akademik :
staf
Pengurusan &
Profesional
serta
Pelaksana
(PPP)
Staf akademik
merangkumi
staf Skim
Pensyarah
(DS),
Penyelidikan
(Q) dan Guru
Bahasa (DG).
Staf PPP
adalah selain
daripada staf
Skim
Pensyarah
(DS),
Penyelidikan
(Q) dan Guru
Bahasa (DG).
-
KAI BaharuTahunan 1:1.6 1:1.5
KAI Owner : Pendaftar
45
Cadangan KAI UTM 2016:P6.3- NISBAH STAF AKADEMIK:STAF PPP
46