Übernahme und Ordnung von Archivgut
Einheit 1
Übernahme von Archivgut
• Übernahme durch– Anbietung– Kauf– Tausch– Geschenk
• Anbietungspflicht
• Übergabemodalitäten– ohne Bedingungen– mit Bedingungen
• Eigentumsvorbehalt
• beschränkte Einsichtnahme
• Kaufpreis
• zeitliche Vinkulierung
• Kosten der Übernahme• Zuwachs- oder
Akkzessionsprotokoll
Ordnen von Archivgut
• Arbeitsprotokoll– abliefernde Behörde– Provenienzen– Hauptinhalte– Entstehungszeitraum– vorgefundener
Ordnungszustand– vorhandene vorarchivische
Findmittel– vorarchivische Signaturen
• Wiederherstellen der vorarchivischen Ordnung
• Bär‘sches Prinzip“
Ordnen von Archivgut
• Ordnen nach dem Provenzienzprinzip
• Ordnen nach dem Pertinenzprinzip (Bildung von Sachgruppen)– Richtet sich nach der
inneren Strukur des Bestandes
• Beispiel: Gemeindearchiv1. Allg. Verwaltung2. Innerer Dienst3. Rechtspflege4. Finzanz- u.
Vermögensverwaltung5. Sicherheitswesen6. Schulwesen7. Kultur8. Sozialwesen9. Bau- und Siedlungswesen10.Wirtschaft
Ordnen von Archivgut
Sammlungen
Konservieren von Archivgut - Präventivmaßnahmen
Einheit 2
• Vermeiden von Recycling- oder Holzschliffpapier
• Vermeiden von wasserlöslichen Stempeln
• Vermeiden exotischer Hard- und Software
• Speichern in Langzeitformaten
• Beachtung der Auswahl des Schreib- und Beschreibstoffes für Akten, die dauernd aufzubewahren sind
Präventivmaßnahmen
• Vermeiden von Selbstklebefolien bei Bucheinbänden– Mikroklima beschleunigt Befall
durch Mikroorgansimen
• Entfernen von Klarsichtfolien– Weichmacher– Pilzbefall
• Vermeiden von Uhu, Tixo, Alleskleber
• Entfernen der Akten aus Ordnern
• Entfernen aller Metallteile, wie Heftklammern, Büroklammern, Heftvorrichtungen
Präventivmaßnahmen
• Lagerung der Akten in säurefreien und alkalisch gepufferten Papierumschlägen (Heften) mit einem pH-Wert zwischen 7,5 und 10
• Verwendung von holzschliffreiem Papier
• Für eine alterungsbeständige Beschriftung Verwendung von Bleistift, Tusche und Stempelfarben auf Rußbasis
• Lagerung der Akten in säurefreien und gepufferten Kartons
Präventivmaßnahmen
• Fotos nie einkleben• Verwahren von Fotos und
Negative in Klappumschlagen aus säurefreiem Papier, um Zerkratzen und Beschädigungen durch Angreifen zu vermeiden
• Hantieren mit großformatigen gebundenen Archivalien (Protokollbüchern)– Nie am Buchrücken aus dem
Regal ziehen, um Schäden am Einband zu vermeiden
• Kopieren aus gebundenen Archivalien so wenig als möglich auf herkömmlichen Kopieren, um den Einband zu schonen (Aufsichtscanner)
Präventivmaßnahmen
Problematische Aktenlager• Keller
– zu feucht
– zu schmutzig
– keine Luftzirkulation
• Dachböden– Temperaturschwankungen
– tw. Sonneneinstrahlung
– Insektenbefall
– zu schmutzig
Aktenlager
Aktenlager
Um solche Fehler zu vermeiden …
Aktenlager
Um solche Fehler zu vermeiden …
Aktenlager
Um solche Fehler zu vermeiden …
… muss der Archivar die Probleme, wie Schimmelpilzbefall, Befall durch andere Mikroorganismen erkennen und einfache Maßnahmen bis zu baulichen Ratschlägen erteilen
• Vermeiden von Holzregalen → Verwendung von Metallregalen
• keine offenen Leitungen im Aktendepot verlegen
• Messen der Temperatur und Luftfeuchtigkeit
• Trockenlegung von Mauern, Aufstellen von Entfeuchtungsgeräten
• Kontrolle der Bestände auf Pilz- und Insektenbefall
• regelmäßiges Reinigen der Depots
Aktenlager
Optimale Lagerungsbedingungen• konstante Temperatur von 16°
bis 18°C• konstante relative
Luftfeuchtigkeit von ca. 50%• keine direkte
Sonneneinstrahlung• Minimierung der
Lichteinwirkung• leicht abwischbare Metallregale• Platz sparende Fahrregale• Luftzirkulation
Aktenlager
• gute Brandmeldeanlage• kleine Brandabschnitte• aktiver Brandschutz
– Verhaltensmaßnahmen
• keine Sprinkleranlagen
Brandschutz
• Alarm- und Schließanlage• Zutrittsberechtigungen
Sicherheitstechnik
Gefahrenpotential
Feuchte Depoträume führen zu Pilzbefall an den Einbänden…
Gefahrenpotential
… und zu Pilzbefall im Buchblock
Gefahrenpotential
Das Endprodukt ist abgebautes Papier, oft nur mehr Fragmente
Gefahrenpotential
… bis hin zu nicht mehr restaurierbaren Klumpen
• Aufwendige Restaurierungsmaßnahmen
Rettungsmaßnahmen
Gefahrenpotential
Mikroorganismen, wie Milben …
Gefahrenpotential
… oder Pilzsporen …
Gefahrenpotential
… können auch zu Erkrankungen führen
Erkrankungen
• Mykosen: Befall der Haut und der inneren Organe– Verursacher: Aspergillen,
Penicillen, Rhizopus, Mucor-Arten
• Mykoallergosen: hervorgerufen durch den Kontakt von Pilzen mit Schleimhäuten– Pilze gelangen über die
Atemwege in den Körper und verursachen Asthma
• Mykotoxikosen: Vergiftungen durch Mykotoxine, durch Einatmen toxinhältiger Staubpartikel (Erkrankung selten)
Berufliche Exposition:• Einatmen• Hantieren mit pilzbefallenen
Archivalien ohne Schutzmaßnahmen
• Händedesinfektion• Hautschutz• Flächen- und
Scheuerdesinfektion• Tragen von Arbeits- bzw.
Schutzkleidung• Speisen, Getränke, Kosmetika
nicht in Arbeitsräumen• regelmäßige Untersuchungen
beim Lungenfacharzt• Keine Topfpflanzen, nur
Hydrokulturen
Schutzmaßnahmen