UTILIZANDO O
EXCEL DE FORMA
MAIS EFICIENTE
www.pessoasetecnologia.com.br
Fernando Andrade
Índice
AutoPreenchimento ................................................................................................................... 5
Cálculos ....................................................................................................................................... 6
Cálculos com parênteses ......................................................................................................... 6
Referência relativa e absoluta ($ fixando/travando células) .................................................. 7
Trabalhando com funções .......................................................................................................... 8
Função Média .......................................................................................................................... 8
Outras funções estatísticas ..................................................................................................... 9
Trabalhando com datas .............................................................................................................. 9
Gráfico ...................................................................................................................................... 11
Atualização e correção .......................................................................................................... 12
Linhas/colunas em dois eixos ................................................................................................ 13
Impressão de planilhas ............................................................................................................. 16
Modo de Exibição de Layout da Página ................................................................................ 16
Configuração da página de impressão .................................................................................. 17
Cabeçalho e Rodapé .............................................................................................................. 17
Imprimindo Linhas de Título ................................................................................................. 18
Ferramentas úteis .................................................................................................................... 19
Congelamento de linhas/colunas .......................................................................................... 19
Trabalhando com várias janelas ............................................................................................ 20
Dividindo a janela .................................................................................................................. 20
Facilidades do botão direito do mouse ................................................................................. 21
Cor da guia ............................................................................................................................. 21
Senhas ................................................................................................................................... 22
Formatação............................................................................................................................... 23
Estilo de célula ....................................................................................................................... 23
Caixa de texto ........................................................................................................................ 24
Formatação condicional ........................................................................................................ 25
Formatos personalizados para célula .................................................................................... 28
Inserção/Edição de dados ........................................................................................................ 29
Colar especial ........................................................................................................................ 29
Colar Especial – Adição .......................................................................................................... 29
Validação de dados – Valor permitido .................................................................................. 30
Validação de dados – Lista de valores permitidos ................................................................ 31
Funções aninhadas em validação de dados .......................................................................... 33
Funções..................................................................................................................................... 34
Função SE .............................................................................................................................. 34
Função PROCV ....................................................................................................................... 35
Função SomaSE ..................................................................................................................... 37
Função Arred ......................................................................................................................... 38
Funções Cont.Num e Cont.Valores ....................................................................................... 39
Funções aninhadas ................................................................................................................ 40
PROCH e CORRESP .............................................................................................................. 40
ÍNDICE e CORRESP .............................................................................................................. 42
PROC ................................................................................................................................... 44
SE, E e OU ........................................................................................................................... 45
O trabalho com nomes ............................................................................................................. 49
Nomeando intervalos ............................................................................................................ 49
Corrigindo nomes .................................................................................................................. 50
Aplicando nomes a fórmulas existentes ............................................................................... 51
O trabalho com planilhas ......................................................................................................... 52
Movendo e copiando planilhas ............................................................................................. 52
Grupo de planilhas ................................................................................................................ 52
Impressão em grupo.............................................................................................................. 53
Relacionando planilhas.......................................................................................................... 54
Consolidação de planilhas ..................................................................................................... 55
Configurando sua planilha........................................................................................................ 57
Ocultando ou exibindo informações: fórmulas, zeros e linhas de grade ............................. 57
Planilhas em um arquivo ....................................................................................................... 59
Listas Personalizadas ............................................................................................................. 59
Local de gravação de arquivos .............................................................................................. 60
Banco de dados ........................................................................................................................ 61
Classificação de células ......................................................................................................... 61
Filtro ...................................................................................................................................... 62
Filtro avançado ...................................................................................................................... 64
Subtotais ................................................................................................................................ 66
Funções de banco de dados .................................................................................................. 69
Tabela Dinâmica ....................................................................................................................... 71
Atualizando sua tabela dinâmica .......................................................................................... 76
Alterando a fórmula que agrupa os campos da tabela dinâmica ......................................... 77
Agrupando dados na tabela dinâmica................................................................................... 78
Formatação de números da tabela dinâmica ....................................................................... 80
Fórmulas e funções na tabela dinâmica ................................................................................ 81
Campo calculado ................................................................................................................ 81
Item calculado .................................................................................................................... 82
Alterando a exibição dos dados em uma tabela dinâmica ................................................... 84
Personalização de tabela dinâmica ....................................................................................... 84
Criando um gráfico dinâmico ................................................................................................ 86
Trabalhando com hipóteses ..................................................................................................... 88
Um conjunto de hipóteses .................................................................................................... 88
Dois conjuntos de hipóteses ................................................................................................. 89
Atingindo Metas ....................................................................................................................... 90
Visualizando metas em gráficos ............................................................................................ 91
Cenários .................................................................................................................................... 95
Trabalhando com cenários .................................................................................................... 98
Resumo de cenários .............................................................................................................. 99
Solver ...................................................................................................................................... 100
Adicionando mais restrições ao Solver ............................................................................... 104
Auditoria ................................................................................................................................. 106
Dependentes ....................................................................................................................... 107
Erros..................................................................................................................................... 107
Estrutura de tópicos ............................................................................................................... 108
Organização automática...................................................................................................... 108
Organização manual ............................................................................................................ 109
Suplementos ........................................................................................................................... 110
Consulta a banco de dados .................................................................................................... 111
Formulários em planilhas ....................................................................................................... 112
Macros .................................................................................................................................... 115
Tecla de atalho de macro .................................................................................................... 117
Atribuindo macros a um botão no menu ............................................................................ 118
Editando a macro ................................................................................................................ 120
Quadros de diálogo em macros .......................................................................................... 121
Altere o valor de uma propriedade com uma macro.......................................................... 122
Respondendo perguntas em macros e tomando decisões ................................................. 124
Executando uma mesma instrução várias vezes (o Loop For Each) .................................... 125
PESSOAS E TECNOLOGIA 5
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
AutoPreenchimento
1. Digite a data inicial.
2. Arraste a alça de preenchimento até a célula desejada.
As células são preenchidas automaticamente.
Observe que o Excel mostra também um
símbolo de opções de preenchimento, para
que você possa preencher as células com
outros tipos de sequências.
3. Clique na seta para baixo ao lado do símbolo
Opções de preenchimento e escolha a opção
desejada.
A opção Preencher Série é usada
automaticamente pelo Excel. No caso de
células com datas, Preencher Série preenche
as células na sequência crescente. No caso de
datas, Preencher Série oferece o mesmo
resultado que Preencher dias.
Você pode escolher outras opções:
Alça de preenchimento
2
3 Opções de preenchimento
Preencher dias
Copiar células
Preencher dias da semana*
Preencher meses
Preencher anos
17/10/2009 é sábado, 18/10/2009 é domingo, e por isso não aparecem aqui
PESSOAS E TECNOLOGIA 6
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
O preenchimento automático também:
Funciona para dias da semana, palavras e palavra+número.
Pode ser feito da direita para esquerda, da esquerda para direita, para cima ou para baixo
Cálculos
Cálculos com parênteses
Há uma tendência ERRADA dos usuários Excel em usar parênteses onde eles não são necessários. As
células D5 e D6 abaixo mostram o mesmo resultado. Os parênteses usados no cálculo em D6 são
totalmente DESNECESSÁRIOS, já que o Excel segue a regra matemática:
Primeiro,
multiplicação e
divisão
Depois, soma e
subtração
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PESSOAS E TECNOLOGIA 7
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Referência relativa e absoluta ($ fixando/travando células)
Veja a figura ao
lado, as fórmulas
de valor unitário
(US$) deveriam
apontar todas
para G2, a célula com a cotação do dólar. Isso não acontece
porque ao criar em D2 a fórmula =C2/G2 e arrastá-la para
baixo, o Excel transforma G2 em G3, G4 e assim por diante.
Para evitar este tipo de erro, é preciso FIXAR/TRAVAR células, colocando um $ ANTES do que será
travado:
Fórmula arrastada para a COLUNA à direita: TRAVE a COLUNA -$G2
Fórmula arrastada para a LINHA inferior: TRAVE a LINHA – G$2
Fórmula arrastada para a COLUNA à direita E LINHA inferior: TRAVE
a COLUNA e a linha – $G$2
Com o
travamento no
lugar certo (G$2
na figura ao lado),
os cálculos ficam
corretos.
DICA Em vez de digitar $, você também pode pressionar a tecla F4. Digite F4 algumas vezes até que o
$ apareça no lugar desejado.
A planilha ao lado
mostra um
crescimento de 1%
ao mês. O cifrão
agora fica antes da
célula B, já que a
fórmula está sendo arrastada para a COLUNA ao lado.
Em vez de G2 apenas, aparecem também G3 e G4
Sempre G$2
PESSOAS E TECNOLOGIA 8
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Trabalhando com funções
Função Média
Uma função pode ser entendida como uma
fórmula pronta. Nesta apostila já vimos a função
AutoSoma. Há várias outras. Na figura ao lado,
por exemplo, poderíamos precisar do valor
médio da coluna E, Valor total corrigido.
Vamos trabalhar então com a função Média do
Excel.
1. Coloque o cursor na célula onde aparecerá a média (célula B15 na figura acima) e clique no botão
Colar função.
No quadro Colar função que aparece,
vemos as funções organizadas em
categorias.
2. Clique na categoria Estatística.
3. Escolha em Nome da função a função
Média.
4. Em Núm1 selecione a coluna que
será tirada a média, no caso, E6:E13.
5. Feito isso clique em OK.
Sua média foi calculada com êxito.
Se você for calcular a média dos
números em várias colunas, basta
colocar cada uma em um campo
Núm.
DICA Depois de inserir uma função,
verifique a barra de fórmulas e veja
como o Excel a inseriu – em outras
palavras, veja a sintaxe desta função. Assim você entenderá melhor ainda seu funcionamento.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 9
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Outras funções estatísticas
A figura ao lado contém células com a
média da cesta, produto mais caro,
produto mais barato e total da cesta.
Todas estas células podem ser preenchidas
com as funções do Excel: Média(),
Máximo(), Mínimo() e Soma ().
1. Exiba o quadro para inserção de
funções ... e pratique, escolhendo as
funções adequadas.
Trabalhando com datas
Na figura ao lado, precisamos calcular o tempo transcorrido em
anos a partir da data de admissão do funcionário. Um ótimo
exemplo de uso para as funções da categoria Data.
1. Clique na célula C2.
2. Clique no botão Inserir função (aquele na barra de fórmulas).
3. Escolha a categoria Data e hora e depois a função Hoje.
4. Clique em OK e OK novamente para fechar os quadros de diálogos.
Veja a barra de fórmulas no alto da planilha, aparece a fórmula =HOJE() na célula C2.
Tempo = Hoje – B2, certo?
5. Digite –B2 na barra de fórmulas.
6. Pressione Enter.
7. Com o cursor na célula C2, clique no botão Separador de milhares.
8. Melhorou, mas ainda não é isso que queremos. Diminua as casas decimais.
PESSOAS E TECNOLOGIA 10
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Sabemos quantos dias Márcia trabalhou, mas quantos anos ela trabalhou?
9. Divida o resultado por 360 (ou 365, dependendo se você quer
trabalhar com o ano corrido ou ano comercial).
ATENÇÃO Não basta digitar /360 no final da fórmula. Assim o Excel
dividiria apenas B2 por 360. Queremos dividir por 360 toda a
subtração. Coloque a subtração entre parênteses: =(HOJE()-
B2)/360.
10. Arraste a fórmula para as células inferiores.
11. Se necessário diminua as casas decimais utilizando o botão Diminuir casas decimais.
12. Se estiver com problemas de formatação nas células, coloque o formato dos números para geral.
Lembra-se como? Guia Início, grupo Números.
PESSOAS E TECNOLOGIA 11
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Gráfico
Um gráfico pode ser uma forma bastante eficaz de
representar os dados de uma planilha. E o Excel facilita
muito a criação dos mais variados tipos de gráfico, todos
exibidos na guia Inserir, grupo Gráficos.
Utilizando a planilha de Cesta básica vista nas páginas
anteriores, criaremos um gráfico representando os valores de Produto e de Preço unitário.
1. Selecione os Produtos e o Preço
unitário. Para selecionar colunas
intercaladas selecione a primeira
coluna, pressione o Ctrl e
selecione o restante desejado.
2. Clique na guia Inserir e clique no botão correspondente ao gráfico desejado – Colunas neste exemplo.
3. Na lista de gráficos exibidos, vamos escolher o mais simples – e na
maior parte das vezes o que melhor representa os dados: o gráfico de
colunas agrupadas.
Seu gráfico já aparece praticamente pronto. Perceba que o Excel exibe três novas guias (Design, Layout e Formatar), as chamadas Ferramentas de Gráfico.
4. Na guia Design, grupo Layout de Gráfico, selecione Layout 2 – o mais indicado para nosso gráfico.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 12
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
5. Pronto, falta agora só retirar a legenda – que não é necessário neste nosso gráfico de exemplo. Selecione-a e aperte a tecla Del.
Atualização e correção
6. Para trocar o tipo de gráfico, mantenha o gráfico
SELECIONADO e clique no botão Alterar Tipo de Gráfico
– o primeiro da guia Design.
7. No quadro Alterar Tipo de
gráfico que aparece,
selecione o gráfico desejado
– Linha com marcadores na
figura ao lado.
Pode ser que o gráfico não
fique como o desejado. No
exemplo abaixo, o ideal seria
ter os marcadores ACIMA da
linha do gráfico.
8. Selecione a guia Layout e clique no botão Rótulo de Dados.
9. Selecione a opção Acima para o posicionamento dos rótulos dos dados.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 13
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Linhas/colunas em dois eixos
Compare os dois gráficos ao lado, qual
representa melhor as informações,
principalmente as informações sobre bônus?
No primeiro gráfico, onde todas as
informações são apresentadas em um único
eixo vertical, é difícil visualizar o bônus –
muito pequeno quando comparado aos
valores anuais.
Já no segundo gráfico, os valores
anuais são representados em um
SEGUNDO eixo vertical, facilitando
o entendimento dos números. Este
é o chamado gráfico de
linhas/colunas em dois eixos.
Vamos criar um gráfico assim.
1. Selecione as células que você
quer representar no
gráfico. Na figura ao
lado, selecionamos as
colunas Nome,
Salário, Bônus e
Anual.
2. Na guia Inserir, grupo
Gráficos, clique no
botão Colunas.
3. Na lista de gráficos de
colunas que aparece,
escolha o primeiro
tipo de gráficos de
colunas 2D.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 14
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
O gráfico de colunas aparece, precisamos agora transformá-lo em um gráfico de linhas e colunas
em dois eixos.
A coluna Anual mostra valores muito maiores do que os das outras colunas, vamos colocar Anual
em um segundo eixo.
4. Clique no gráfico em qualquer
coluna que representa Bônus.
Todas as colunas representando
Anual ficam selecionadas.
5. Na guia Layout, grupo Seleção
Atual, clique no botão Formatar
Seleção.
6. No quadro Formatar Série de
Dados que aparece, indique que
você quer a seleção atual
representada no Eixo
Secundário.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 15
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Os valores Anuais
aparecem no
segundo eixo,
mas o gráfico fica
bastante confuso.
O melhor agora é
mudar a
representação
destes valores, de
Coluna para
Linha.
7. Mantendo ainda
os valores Anuais
selecionados, vá
para a guia
Design e clique
no botão Alterar
Tipo de Gráfico.
8. No quadro Alterar
Tipo de Gráfico,
indique a primeira
opção do gráfico
do tipo Linha e
clique em OK.
Agora sim o gráfico
ficou melhor, fácil de
entender.
DICA Uma boa ideia é
colocar um título para
cada eixo vertical. Na guia Layout,
clique no botão Titulo dos Eixos e
escolha o título desejado.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 16
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Impressão de planilhas
Modo de Exibição de Layout da Página
No Excel 2007 ou 2010, você pode ver como sua página
será impressa ANTES da impressão propriamente dita:
clique no botão Modo de Exibição de Layout da Página
na barra de ferramentas Modo de Exibição na parte inferior direita da janela.
Títulos de colunas
Títulos de linhas
Réguas de margens
No modo de exibição de Layout da
Página há margens de página na
parte superior, nas laterais e na
parte inferior da pasta de trabalho e
em um pequeno espaço azul entre as pastas de trabalho. As réguas na parte superior e na lateral
ajudam a ajustar as margens. Você pode ativar e desativar as réguas, conforme necessário (clique em
Régua no grupo Mostrar/Ocultar na guia Exibir).
Neste modo de exibição, você não precisa visualizar a impressão para fazer ajustes na pasta de
trabalho antes de imprimir. É fácil adicionar cabeçalhos e rodapés no modo de exibição de Layout da
Página. Quando você digita na nova área de cabeçalho e rodapé na parte superior ou inferior e uma
página, a guia Design é aberta com todos os comandos necessários para criar seus cabeçalhos e
rodapés.
Você pode ver cada planilha em uma pasta de trabalho no modo de exibição que melhor funciona
para essa planilha. Basta selecionar um modo de exibição na barra de ferramentas Modo de Exibição
ou no grupo Pastas de Trabalho na guia Exibir de cada planilha. O modo de exibição Normal e a
visualização de Quebra de Página estão lá.
DICA Se você gosta do modo de exibição de Layout da Página, mas prefere ter um pouco menos de
espaço em branco nas margens, oculte um pouco desse espaço em branco.
PESSOAS E TECNOLOGIA 17
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Configuração da página de impressão
No modo de exibição Layout da Página, você faz
ajusta sua planilha e vê as alterações na tela,
antes de imprimir.
1. Nessa guia, no grupo Configurar Página,
você pode clicar em Orientação e, em
seguida, selecionar Retrato ou Paisagem. No
modo de exibição de Layout da Página, você
vê a alteração na orientação e como será a
aparência dos dados em cada modo.
2. Ainda no grupo Configurar Página, clique em
Tamanho para escolher o tamanho do papel.
Você verá o resultado de suas escolhas
enquanto as realiza. O que você vê é o que
será impresso.
3. Outras configurações (Margens, Área de
Impressão, Quebras de página e Plano de
Fundo) podem ser definidas quando você
clicar nos botões correspondentes.
Cabeçalho e Rodapé
No modo de Layout de Página, é
muito simples definir o cabeçalho e o
rodapé de sua planilha: basta você
digitá-los na área correspondente. O
Excel imediatamente exibe a guia
Design para cabeçalhos e rodapés, onde você pode definir número de página, data e hora, nome do
arquivo e até definir se a primeira página será diferente das demais.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 18
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Imprimindo Linhas de Título
Um dos
botões de
configuração
de página,
Imprimir
Títulos,
merece
explicação
especial.
Veja a
planilha ao
lado, ela é
muito
grande e
será
impressa em
VÁRIAS
PÁGINAS.
Queremos que a primeira linha (País, Vendedor...) apareça em TODAS as páginas.
1. Na guia Layout da Página, clique no botão Imprimir Títulos.
2. No quadro Configurar Página, que aprece, leve o cursor para a caixa Linhas a repetir na parte
superior.
3. Queremos repetir a primeira linha neste exemplo, clique em QUALQUER célula desta linha – o
Excel seleciona a LINHA INTEIRA.
DICA Você também pode seguir esta mesma linha de raciocínio e repetir uma mesma COLUNA em
todas as páginas – no caso de planilhas que ocupam várias colunas. Basta selecionar a caixa
Colunas a repetir à esquerda e selecionar as colunas desejadas.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 19
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Ferramentas úteis
Congelamento de linhas/colunas
Quando você tem uma planilha muito grande, pode ser conveniente deixar as primeiras linhas ou
colunas da esquerda sempre aparecendo – tal como você fez na página anterior desta apostila, só
que lá a repetição era no papel. Agora é na tela.
O Excel sempre congela o que está ANTES do cursor. Assim, se você quiser:
Congelar a primeira linha, deixe o cursor na célula A2. Tudo o que estiver
ANTES do cursor – ou seja, a primeira linha, sempre aparecerá na tela quando
você rolar PARA BAIXO na planilha.
Congelar a primeira coluna, deixe o cursor na célula B1. Tudo o que estiver
ANTES do cursor – ou seja, a primeira coluna, sempre aparecerá na tela
quando você rolar PARA A DIREITA na planilha.
Congelar a primeira linha e a primeira coluna ao mesmo tempo, deixe o
cursor na célula B2. Tudo o que estiver ANTES do cursor – ou seja, a primeira
linha e a primeira coluna, sempre aparecerão na tela quando você rolar PARA
BAIXO ou PARA A DIREITA na planilha.
Após colocar o cursor na célula adequada, é só escolher o comando certo:
1. Selecione a guia Exibição e clique no botão Congelar Painéis.
DICA Se não quiser se preocupar com a posição do cursor, escolha Congelar Linha Superior ou
Congelar Primeira Coluna para fazer os congelamentos necessários.
2. Para descongelar, é só clicar novamente no botão
Congelar Painéis – o comando que antes era
Congelar Painéis agora mudou para Descongelar
Painéis.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 20
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Trabalhando com várias janelas
No Excel, você pode trabalhar com vários arquivos em várias janelas.
1. Abra duas planilhas do Excel.
2. Na guia Exibição, clique no botão Organizar Tudo.
3. Há várias formas de organização. Escolha, por exemplo, Na vertical
no quadro Organizar janelas que aparece.
Com as janelas assim organizadas, você pode comparar um arquivo
com outro e até ARRASTAR dados de um para o outro. Experimente!
Dividindo a janela
1. Clique em algum ponto
da sua planilha.
2. Na guia Exibição, clique
no botão Dividir.
Linhas divisórias
aparecem. Agora você
pode ver trechos
separados de sua
planilha.
3. Para alterar o tamanho
de cada trecho
visualizado, arraste a divisória desejada para uma nova posição.
4. Para remover alguma divisória individualmente, arraste-a para a lateral esquerda (no caso da
linha vertical) ou parte superior da planilha (no caso da linha horizontal).
5. Para retirar todas as divisórias, clique novamente no botão Dividir.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 21
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Facilidades do botão direito do mouse
Você já tentou clicar com o botão DIREITO dentro de uma
planilha? Não? Então, veja quantas facilidades:
a. Uma das opções que mais poderá ser utilizada é sem dúvida
Formatar célula, que oferece as mesmas facilidades que
encontramos na guia Início, grupos Fonte, Alinhamento e
Número.
b. Podemos também Inserir ou Excluir células.
DICA A lista ao lado aparece quando clicamos com o botão
DIREITO do mouse sobre uma CÉLULA. Se clicarmos sobre
uma COLUNA ou LINHA, os comandos mudam um pouco:
Inserir ou Excluir não inserem ou excluem células, mas sim
COLUNAS ou LINHAS.
c. Copiar, Colar e Colar Especial estão presentes neste menu.
Cor da guia
1. Pressione o botão DIREITO do
mouse sobre a guia cuja cor
será alterada – Plan 3 na figura
ao lado.
2. Na lista de comandos que
aparece, escolha Cor da Guia.
3. Defina a cor desejada.
COMENTÁRIO Cores demais
atrapalham! Use algumas poucas cores, e APENAS para as planilhas mais significativas. Por
exemplo, você pode escolher cores conforme o conteúdo das planilhas.
a
b
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PESSOAS E TECNOLOGIA 22
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Senhas
Você também pode atribuir uma senha para seus arquivos, veja:
1. Clique no botão
Office, escolha
Salvar como e
identifique o tipo
de arquivo
desejado.
2. Clique no botão
Ferramentas.
3. Escolha Opções
gerais...
4. No quadro
Opções Gerais,
indique a senha de PROTEÇÃO e confirme-a.
5. Clique em OK para fechar este quadro.
6. Para encerrar o salvamento, clique em Salvar.
Pronto! Sua planilha está protegida com senha.
Sempre que for abrir a planilha, aparecerá um quadro onde
você informará a senha.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 23
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Formatação
Estilo de célula
O Excel oferece vários modelos prontos para a formatação de células, vamos usar um deles.
1. Selecione um conjunto de
células que você quer
formatar.
2. Na guia Início, grupo Estilo,
clique no botão Estilos de
Células.
3. Você vê os vários estilos
apresentados pelo Excel.
Escolha o mais adequado e
clique em OK.
DICA Clique em Novo Estilo
de Célula para definir seu
próprio estilo.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 24
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Caixa de texto
Normalmente não é recomendável digitar textos corridos no Excel. Para isso quase sempre é melhor
usar uma caixa de texto. Veja os exemplos na figura abaixo:
1. Para desenhar uma
caixa de texto, vá
para a guia Inserir
e clique no botão
Caixa de texto.
DICA Uma caixa de
texto típica tem um
formato muito
simples. Considere
usar outras formais
mais interessantes
clicando no botão
Formas.
2. Clique no local
aonde será inserido
o texto.
3. Pronto! Agora é escrever como se você estivesse no Word. Por exemplo, quando quiser mudar
de linha, basta pressionar o Enter. Você poderá mudar as cores, tamanho e todo o tipo de
formatação necessária.
4. Caso queira mudar a caixa de local, clique em sua
borda e arraste-a para o local desejado.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 25
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Formatação condicional
A planilha ao lado mostra
células com cores diferentes
conforme seu conteúdo –
tudo feito automaticamente
pelo Excel.
1. Digite uma planilha como
esta abaixo, sem se
preocupar – por enquanto – com as cores.
2. Selecione todas as
células com números
(B2:B7 neste exemplo).
3. Na Guia Início, Grupo
Estilo, clique no Botão
Formatação
Condicional.
4. Escolha Nova Regra...
5. No quadro Nova Regra
de Formatação,
selecione Formatar
apenas células que
contenham.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 26
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
6. Defina sua regra na caixa Formatar apenas células com:
Neste exemplo a regra é Valor da célula é menor do que 2000.
7. Para definir um formato associado a esta regra, clique no botão Formatar.
Você pode definir tipo (Arial,
Times...) e estilo (negrito,
itálico...) da fonte, efeitos,
tamanho etc.
8. Neste exemplo definimos
Negrito...
9. ...e Cor Azul escuro, Texto 2.
10. Clique em OK para fechar o
quadro Formatar Células e OK
novamente para fechar o
quadro Nova regra de
formatação.
11. Defina outras regras conforme
sua necessidade.
Na figura mostrada na página
anterior temos mais duas
outras regras.
12. Para ver todas as regras definidas, mantenha as células selecionadas, clique novamente no botão
Formatação condicional e escolha Gerenciar regras... (veja ilustração na página anterior).
Aparece o
quadro
Gerenciador
de Regras
de
Formatação
Condicional.
Aqui você
pode:
13. Criar uma
Nova regra.
14. Editar Regra já existente.
15. Excluir Regra.
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10
13 14 15
PESSOAS E TECNOLOGIA 27
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
DICA O botão Formatação Condicional oferece
outras regras já prontas, algumas visualmente
muito interessantes: Barras de Dados, Escalas de
Cor e Conjuntos de Ícones. Experimente!
PESSOAS E TECNOLOGIA 28
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Formatos personalizados para célula A figura ao lado o número 0001 para uma nota fiscal – com 000 à esquerda
do 1. A princípio, o Excel não mostra zeros à esquerda, a não ser que você
transforme o número em texto (que não é nosso objetivo aqui) ou crie um
FORMATO PERSONALIZADO que exiba números com quatro dígitos.
1. Digite o número 1 em uma célula qualquer.
2. Mantenha esta célula selecionada e – na guia Início – clique no
DISPARADOR do quadro de formatação de números – seta que aparece
à direita da palavra Número.
Aparece o quadro
Formatar Células, já
com a guia Número
ativa.
3. Precisamos de formatos
diferentes dos
tradicionais – clique na
categoria Personalizado.
Veja que temos aqui
vários formatos já
personalizados, mas
infelizmente NENHUM
deles proporciona o
formato que precisamos.
Será necessário CRIAR
um novo formato
personalizado.
4. Como queremos um número com quatro dígitos, DIGITE 0000 na caixa Tipo,
onde agora está escrito Geral.
Veja que o quadro Exemplo já mostra como ficará o número que digitamos –
com três zeros à esquerda do número 1, tal como queríamos.
5. Clique em OK para criar o formato.
Este novo formato poderá ser usado em todas as células de todas as planilhas DESTE ARQUIVO de agora em diante. Muito bom, não é?
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PESSOAS E TECNOLOGIA 29
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Inserção/Edição de dados
Colar especial
A célula B9 ao lado contém a fórmula =SOMA(B2:B8). Se
precisarmos levar este resultado TAMBÉM para a célula C9, não
poderemos usar o método Copiar/Colar, já que – na coluna C – o
Excel mudará esta fórmula para =SOMA(C2:C8). O resultado será 0,
não há valores digitados nestas células.
Não queremos a fórmula de soma em
C9, só o resultado da soma. Solução?
Colar especial.
1. Faça a soma normalmente em B9.
2. Selecione o resultado obtido e copie: clique no botão Copiar (Ctrl-C).
3. Clique na célula C9.
4. Agora vem a MELHOR PARTE! Clique na seta para baixo do botão
Colar e selecione Colar Valores.
O Excel copia apenas o resultado da fórmula, tal como queríamos!
Colar Especial – Adição
Uma situação muito comum acontece quando
precisamos adicionar (subtrair, multiplicar ou
dividir) um mesmo número a várias células. Por
exemplo, na figura ao lado queremos somar 20 a
todas as mesadas.
1. Copie o
número que será
somado (célula B10
na figura ao lado).
2. Selecione as células onde este número
será somado (B2:B8 em nosso exemplo).
3. Clique na seta para baixo do botão Colar
e escolha Colar Especial.
4. No quadro Colar especial que aparece,
assinale a operação Adição e depois
clique em OK.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 30
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Validação de dados – Valor permitido
A célula C4 ao lado não permite valores maiores do
que 100. Em outras palavras, o número 102 NÃO É
UM DADO VÁLIDO nesta planilha. Veja como definir
dados válidos no Excel.
1. Selecione C4.
2. Na guia Dados, grupo Ferramentas, clique no
botão Validação de Dados.
3. Escolha Validação de Dados na lista
de opções que aparece.
4. Aparece o quadro Validação de
dados, guia Configurações,onde você
define:
a. Permitir: apenas Número inteiro
b. Dados: o dado digitado é menor ou igual a
c. Máximo: o máximo valor permitido é igual a 100 (neste nosso exemplo) Se você clicar em OK agora, a validação
já funcionará. No entanto, você pode
melhorar ainda mais a COMUNICAÇÃO
do Excel com o usuário da planilha.
5. Clique na aba Mensagem de entrada
a. Título: Digite um título para sua
mensagem de entrada
b. Mensagem de entrada: Informe o
texto que será exibido na planilha
quando o usuário clicar nesta célula.
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b
PESSOAS E TECNOLOGIA 31
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Por fim, é possível também definir – se você quiser – um estilo de reação de Excel quando um
dado inválido for digitado:
Ícone Tipo Uso
Parar Impede que os usuários insiram dados inválidos em uma célula.
Uma mensagem de alerta Parar tem duas opções: Repetir ou
Cancelar.
Aviso Avisa os usuários de que os dados inseridos são inválidos, mas
não os impede de inserir esses dados. Quando uma mensagem
de alerta de Aviso é exibida, os usuários podem clicar em Sim
para aceitar a entrada inválida, em Não para editá-la ou em
Cancelar para removê-la.
Informações Informa os usuários de que os dados inseridos são inválidos,
sem impedir a inserção desses dados. Esse tipo de alerta de
erro é o mais flexível. Quando uma mensagem de alerta de
Informações é exibida, os usuários podem clicar em OK para
aceitar o valor inválido ou em Cancelar para rejeitá-lo.
6. Clique na aba Alerta de erro.
a. Estilo: Escolha o tipo de alerta
b. Título: Digite um título para o alerta
c. Mensagem de erro: Informe a
mensagem que aparecerá quando o
usuário digitar um dado INVÁLIDO.
7. Clique em OK para encerrar e veja os resultados:
6
a
b
c
Alerta de erro
Mensagem de entrada
PESSOAS E TECNOLOGIA 32
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Validação de dados – Lista de valores permitidos
A validação de dados do Excel permite outra facilidade muito útil: exibir uma LISTA de valores possíveis para uma célula – como você vê na figura ao lado. O processo é muito semelhante ao que vimos até agora. 1. Selecione as células onde a lista de valores deve aparecer (B2:B4 na figura acima).
2. Tal como já fizemos
nas páginas
anteriores, exiba a
guia Dados, grupo
Ferramentas, e
clique no botão
Validação de
Dados.
3. Selecione Validação de Dados na
lista de opções.
4. No quadro Validação de Dados
que aparece, aba Configurações,
indique Lista na caixa Permitir.
5. Na caixa Fonte, digite as
informações que farão parte da lista.
6. Clique em OK para definir mais
esta regra de validação de dados.
DICA Em vez de digitar as informações diretamente na caixa Fonte,
você também pode digitá-las em um conjunto de células separadas
e indicar a faixa nesta caixa.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 33
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Funções aninhadas em validação de dados
Atribuir nomes para uma faixa de células é fácil, é só selecionar as células desejadas, digitar o nome correspondente na Caixa de nome (Áreas na figura ao lado) e pressionar Enter. Criar uma lista de validação a partir desta faixa nomeada também é fácil, basta selecionar as células que apontarão esta lista, clicar na guia Dados, no grupo Ferramentas de Dados clicar no botão Validação de Dados e indicar a faixa (Áreas na figura ao lado) na caixa Fonte. O problema é quando precisamos acrescentar mais células à faixa nomeada, o Excel não as associará ao nome já definido. Felizmente, há uma solução, é só ANINHAR as funções DESLOC e CONT.VALORES na caixa de referência do nome a ser criado (guia Fórmulas, botão Definir Nome no grupo Nomes Definidos). Veja a caixa Refere-se a: na figura ao lado, a área a ser nomeada começa em A1 e termina na última célula preenchida da coluna A. A função CONT.VALORES conta quantas células preenchidas existem na coluna A. Experimente, depois de definir o nome Áreas desta forma, digite uma nova área na célula A4 – ela aparecerá automaticamente quando você clicar nas setas das células na coluna E.
PESSOAS E TECNOLOGIA 34
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Funções
Função SE
Na planilha ao lado, você pode digitar
Reprovado ou Aprovado célula a célula,
ou deixar o Excel tomar esta decisão.
Para isso usamos a função SE.
1. Digite uma planilha como esta ao
lado, SEM PREENCHER a coluna C.
2. Clique na célula C2.
O Excel auxilia na construção passo
a passo de uma função, basta
escolher o recurso Inserir função.
3. Clique no ícone fx Inserir função.
Aparece o quadro Inserir função,
listando as funções da categoria Mais
recentemente usada.
Às vezes a função desejada aparece
nesta categoria, se você a tiver usado
recentemente. Na figura ao lado não
vemos a função SE, vamos buscá-la na
categoria onde ela normalmente fica – a
categoria Lógica.
4. Clique na seta para baixo da caixa de
categorias e escolha a categoria Lógica.
5. Selecione a função SE e clique em OK.
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5
PESSOAS E TECNOLOGIA 35
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
6. Preencha o
quadro
Argumentos
da função
conforme a
figura ao lado,
determinando
ao Excel o que
considerar
para tomar
uma decisão
(mostrar
Aprovado ou Reprovado neste exemplo).
DICA Não digite o endereço de uma célula (como B2 na figura acima, é mais fácil CLICAR na célula
B2 – o Excel insere este endereço por você).
7. Clique em OK quando terminar.
8. Arraste a fórmula para baixo para preencher as demais células.
Função PROCV
A figura ao lado mostra uma Folha de pagamentos e uma
tabela de Cargos e salários. As células da coluna Salário
devem ser preenchidas conforme as informações da tabela
Cargos e salários.
Em vez de você PROCURAR os salários, deixe o Excel fazer isso
– usando a função PROCV, que PROCura na Vertical os
valores adequados.
1. Coloque o cursor na célula C3 (o primeiro salário que
vamos preencher) e clique no ícone fx Inserir função.
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1
PESSOAS E TECNOLOGIA 36
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
2. Selecione a função PROCV (na categoria Mais
recentemente usada ou na categoria Procura
e referência) e clique em OK.
Aparece o quadro Argumentos da função.
Para preenchê-lo, imagine respostas para
possíveis perguntas feitas pelo Excel:
PERGUNTA: Qual a função do colaborador que
você quer saber o salário?
3. RESPOSTA: Clique em B3 para indicar o
Valor_procurado.
PERGUNTA: Onde estão relacionados as funções e os salários?
4. RESPOSTA: Selecione o intervalo A14:B17 para indicar onde está a Matriz_tabela.
PERGUNTA: Em qual coluna desta tabela (1, 2...) está a informação que você procura?
5. RESPOSTA: Digite 2 em Núm_índice_coluna indicando a segunda coluna da tabela.
PERGUNTA: A primeira coluna da tabela está em ordem crescente?
6. RESPOSTA: Digite VERDADEIRO em Procurar_intervalo para indicar ordem crescente. Você
também pode deixar a caixa vazia para indicar ordem crescente. Digite FALSO para indicar ordem
decrescente ou nenhuma ordem.
7. Clique em OK para finalizar e arraste a função para as células das linhas abaixo.
ATENÇÃO Você deve travar as células de Matriz_tabela (A$14:B$17) para arrastar a função para as
linhas abaixo. Ou, em vez de travar, você pode NOMEAR as células.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 37
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Função SomaSE
SomaSE soma os valores de
células SE elas satisfizerem uma
condição estabelecida. Na célula
G5 no exemplo ao lado, queremos
inicialmente somar as quantidades
SE a venda tiver sido feita na
região Norte.
1. Digite a planilha e formate-a
como necessário.
2. Clique na célula G5 onde
teremos a soma das vendas da
região Norte.
3. Clique no botão Inserir, Função...
4. Escolha a Categoria: Matemática e
trigonométrica e selecione a função
SOMASE.
5. No campo Intervalo, selecione as
células onde estão as REGIÕES que
serão levadas em conta, B5:B13.
COMENTÁRIO Travamos as linhas 5 em
B$5 e 13 em B$13 porque a função
SOMASE será arrastada para baixo,
onde estão as
regiões
Nordeste e
Sudeste.
6. No campo
Critérios,
clique na
célula F5,
onde está
digitada a
região Norte.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 38
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
7. No campo Intervalo_soma, selecione as células onde estão as quantidades vendidas, D4:D13.
8. Pronto! Clique em OK.
Agora é só arrastar SOMASE para as demais regiões (Nordeste e Sudeste nas células G6 e G7) e
completar sua planilha.
Função Arred
A função Arred arredonda as casas decimais de um número existente em
outra célula. Diferentemente dos botões de arredondamento que
aparecem na barra de formatação do Excel, que mudam apenas a exibição
do número, a função Arred TRANSFORMA o número (4,5678 quando
arredondado para 2 casas decimais vira 4,57
definitivamente).
Vamos arredondar os números da planilha ao lado?
1. Selecione a célula C2 e clique no botão
Inserir, Função...
2. Escolha a Categoria: Matemática e
trigonometria e o Nome da função:
ARRED.
3. No campo Núm informe a célula que
estamos arredondando (B2 neste
exemplo).
4. No campo Núm_digitos
informe a quantidade de
casas decimais para
arredondamento (2 neste
exemplo).
DICA Para transformar um
número quebrado em
número inteiro, defina
Núm_digitos igual a 0.
5. Clique em OK.
Faça os demais cálculos.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 39
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Funções Cont.Num e Cont.Valores
Muitas vezes é preciso saber quantos números aparecem em uma região de células. Ou quantas
palavras aparecem em uma região. As funções Cont.Num e Cont.Valores resolvem o problema.
1. Na planilha ao lado (que você já digitou há algumas páginas atrás),
selecione a célula B11.
2. Clique no botão Inserir, Função...
3. Em Categoria, escolha Estatística; em Nome da Função, escolha
Cont.núm.
4. No campo Valor1, selecione o intervalo B2:B8.
5. Clique em OK.
Aí está: Cont.Num conta
quantos números existem
naquela seleção.
Vamos ver agora como
usar a função
Cont.Valores - o processo
é muito semelhante.
6. Selecione a célula A11 da planilha acima.
7. Clique no botão Inserir, Função...
8. Em Categoria, escolha Estatística; em Nome da Função, escolha Cont.valores.
9. No campo Valor1, selecione o intervalo A2:A8.
O Excel informa o número de palavras existentes neste intervalo.
COMENTÁRIO Qual a diferença entre as duas funções? Cont.Num vale só para números. Cont.Valores
vale para números e palavras. Se você tiver uma região com números e palavras e quiser contar só os
números, Cont.Num conta só os números, mesmo que as palavras estejam selecionadas.
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1
PESSOAS E TECNOLOGIA 40
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Funções aninhadas
PROCH e CORRESP
As funções de pesquisa facilitam a procura e referência de células em uma planilha. Uma das mais
conhecidas é a PROCV. Neste módulo, veremos outras igualmente úteis.
Como exemplo, vamos – na
tabela ao lado – criar uma
fórmula que mostre a
quantidade de inscritos
conforme o mês e o curso
selecionado, indicados nas
células A10 e B10,
respectivamente.
Utilizaremos duas funções de procura, a PROCH e a CORRESP.
A PROCH procura valores na primeira linha de uma área selecionada e retorna o conteúdo de acordo
com a linha fornecida. No exemplo, a função procura Excel na primeira linha e retorna o número de
inscritos na linha indicada (1, 2...). Se digitarmos a linha 2, a função retornará 30 – a quantidade de
alunos exibidas na linha 2 para o curso Excel.
Em uma situação real, não queremos digitar 2. Queremos sim que o Excel descubra que Janeiro está
na linha 2. A Função CORRESP é a solução, ela retorna a posição relativa a um item em uma
determinada área. Se utilizarmos a função CORRESP para descobrir a posição relativa de Janeiro na
área A1:A7, o valor retornado será 2.
O segredo então para descobrirmos quantos alunos estão inscritos em um determinado CURSO em
um determinado MÊS é usar uma combinação das funções PROCH e CORRESP. Observe que estas
funções apontarão a célula A10 – onde está escrito Janeiro – e a célula B10 – onde está escrito Excel.
1. Digite a planilha do exemplo.
2. Deixe o cursor na célula C10 – onde queremos que apareça a quantidade de alunos inscritos – e
clique no botão Inserir, Função.
3. Na janela Inserir função, localize a função PROCH e clique em OK.
PESSOAS E TECNOLOGIA 41
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
4. Em
Valor_procurado,
digite B10. Nossa
função vai procurar
o curso indicado em
B10: Excel.
5. Em Matriz_tabela
indique as células
da tabela de cursos:
$A$1:$D$7.
6. Núm_índice_lin
indica o número da linha (1, 2...) onde está o mês desejado. Queremos informações de inscritos
em Excel no mês de Janeiro, a linha número 2. Nós sabemos que é a linha 2, mas o Excel não. É
por isso que pedimos ajuda da função CORRESP nesta caixa. Pedimos para ela indicar o número
da linha onde está escrito Janeiro: CORRESP(A10;$A$1:$A$7). Veja na figura acima que esta
CORRESP retorna o número 2.
7. Em procurar intervalo, digite FALSO, pois nossa lista não está classificada em ordem de cursos.
8. Clique em OK para terminar.
Pronto, o resultado é 30. São 30 alunos inscritos em Excel no mês de Janeiro.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 42
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
ÍNDICE e CORRESP
Agora temos um problema um pouco mais complicado: precisamos saber qual mês tem a maior
quantidade de matrículas para cada curso. Para isso utilizaremos uma combinação das funções
ÍNDICE e CORRESP.
1. Digite as novas linhas, 12 a 15, conforme
mostra a figura ao lado.
2. Selecione a célula B13
3. Clique no botão Inserir, Função e localize
a função ÍNDICE.
4. Na caixa Matriz do quadro que aparece,
selecione A1:A7.
5. Em Num_Linha, digite CORRESP(MÁXIMO(B1:B7);B1:B7;FALSO)
6. Clique em OK.
7. Você criou
esta função
para o Curso
Windows,
coluna B.
Repita estes
passos para
os demais
cursos: Word
na coluna C e
Excel na
coluna D.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 43
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Uma função em outra é
chamada função aninhada.
Várias funções aninhadas
podem criar uma certa
confusão, mas o segredo é
entendê-las
separadamente:
1º: Função MÁXIMO
2º: Função CORRESP
3º: Função ÍNDICE
A função MÁXIMO apenas
aponta o valor máximo na
faixa B1:B7.
A função CORRESP procura
o valor 90 (calculado pela
função MÁXIMO) na
matriz B1:B7 e indica que
este valor está na linha
número 7.
Por fim a função ÍNDICE
procura na matriz A1:A7 o
mês na posição 7 (posição
esta calculada pela função
CORRESP).
PESSOAS E TECNOLOGIA 44
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
PROC
Em muitas planilhas precisamos fazer pesquisas da direita para esquerda, o que já impede de
imediato o uso de PROCV, que procura dados na primeira coluna de cima para baixo, ou PROCH, que
faz a pesquisa da esquerda para a direita.
O Excel apresenta uma função mais flexível para pesquisa de dados, é a PROC. Aproveitando ainda
nossa planilha de exemplo mostrada nas páginas anteriores, vamos agora a uma nova pergunta: em
qual mês o curso Excel teve 60 inscrições?
1. Atualiza a planilha como na figura ao lado, com
as duas novas linhas, 17 e 18.
2. Selecione a célula C18.
3. Clique no botão Inserir, Função e escolha a
função PROC.
4. Em Valor_procurado, aponte B18.
5. Em Vetor_proc, insira D1:D7.
6. Em Vetor_result, insira A1:A7.
Pronto, a função PROC descobriu que o curso
Excel teve 60 inscritos no mês de abril.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 45
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
SE, E e OU
Sabemos que o Excel é uma poderosa ferramenta de cálculo, principalmente quando ANINHAMOS
funções em uma célula. Você já viu algumas funções aninhadas nas páginas anteriores, vamos agora
aninhar as funções SE, E e OU.
Na escola
representada
na figura ao
lado, esta é a
política de
aprovação de
alunos:
Aprovado: Média >=7 E Qtde faltas < 10
Reprovado: Média <=5 OU Qtde faltas >=10
Exame: Qualquer condição diferente das anteriores.
Não há uma função única do Excel que resolva este problema. Mas se combinarmos três funções, o
problema será resolvido.
1. Selecione a célula H4.
2. Clique no botão Inserir, Função.
3. Selecione a categoria Lógica, Função SE()
Como o aluno só é aprovado se DUAS condições forem atendidas, vamos usar a função E para
combinar duas funções
4. Clique na
caixa
Teste_lógico
da função SE.
5. Para inserir
nesta caixa
outra função,
vá para a
caixa de
nomes e
selecione a
função E().
1
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PESSOAS E TECNOLOGIA 46
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
6. No primeiro argumento, insira a primeira condição F4>=7.
7. No segundo argumento, insira a segunda condição G4<10.
VEJA Conforme preenchemos o quadro de argumentos da função, o assistente de função do
Excel vai atualizando a barra de fórmulas.
Esta função E está dentro da função SE, que ainda precisa ser completada.
8. Clique sobre a
função SE na
barra de fórmulas
para exibir
novamente o
quadro de
diálogos da
função SE e
determinar as
demais condições.
9. Na caixa
Valor_se_verdadeiro, escreva Aprovado.
Precisamos agora definir o conteúdo da caixa Valor_se_falso, que pode ser Reprovado ou Exame.
Segundo as regras da escola um aluno estará reprovado SE acontecerem uma de duas condições:
OU Média <=5 OU Qtde faltas >=10. Em outras palavras, precisamos de uma nova função SE.
10. Clique na caixa Valor_se_falso e selecione a função SE().
VEJA
8
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PESSOAS E TECNOLOGIA 47
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Em Teste_lógico deste novo quadro que aparece, precisamos testar uma de duas condições.
Solução: função OU().
DICA Se a função desejada não aparecer na lista, clique em Mais funções... para ver outras
funções do Excel.
11. Clique na caixa de
funções e selecione
a função OU().
12. No primeiro
argumento da
função OU, insira a
primeira condição
F4<5.
13. No segundo
argumento, digite
G4>=10.
14. Volte ao quadro da
função SE e no
Valor_se_verdadeiro, digite Reprovado.
11
DICA
12
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14
15
PESSOAS E TECNOLOGIA 48
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
15. No Valor_se_falso, digite Exame.
Aninhar várias funções no Excel pode ser um processo trabalhoso, mas os resultados são sempre
muito bons.
PESSOAS E TECNOLOGIA 49
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
O trabalho com nomes
Nomeando intervalos
Os nomes facilitam a interpretação das
fórmulas. A fórmula Receita-Despesa na
figura ao lado é muito mais intuitiva do que
A3-B3.
Para entender melhor como usar nomes em
células, digite a planilha ao lado. Quando chegar o
momento de calcular o lucro, usaremos a fórmula
Entrada-Despesas.
O primeiro passo é nomear as células.
1. Selecione o intervalo B3:B9.
2. Clique no canto esquerdo da barra de fórmula -
é lá que está a Caixa de nome.
3. Digite a palavra Entrada.
4. Pressione Enter para guardar o nome.
ATENÇÃO A maior parte das pessoas não se lembra de apertar a tecla Enter. Apertar esta tecla é
que de fato ATRIBUI o nome à célula.
5. Repita o processo para nomear as células C3:C9 de Despesas e D3:D9 de Lucro.
6. Agora vamos fazer os cálculos. Clique na célula D3.
7. Digite =Entrada-Despesas.
8. Agora é só arrastar a fórmula para as células abaixo.
COMENTÁRIO Mesmo que aparentemente todas as fórmulas sejam iguais (Entrada-Despesas), o Excel
sabe reconhecer a linha onde está o cursor e usar a entrada e a despesa da linha adequada.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 50
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Corrigindo nomes
Embora atribuir nomes às células seja muito, muito simples, corrigir ou até mesmo eliminar estes
nomes é um pouco mais trabalhoso. É para isso que o Excel apresenta o GERENCIADOR DE NOMES.
Na figura acima, queremos mudar o que está digitado nas células L4 e M4, de Receita e Despesa para
Entrada e Saída. O mais lógico então é também mudar o NOME destas células, que por enquanto são
chamadas de Receita e Despesa.
1. Na guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos, clique no botão Gerenciador de Nomes.
2. No quadro Gerenciador
de Nomes que aparece,
selecione o nome
desejado e clique no
botão Editar.
3. O Excel mostra agora
o quadro Editar
Nome, onde você
pode digitar um novo
nome na caixa Nome.
4. Clique em OK para
finalizar a edição
deste nome.
5. Se quiser, edite outros nomes ou clique em Fechar para encerrar o gerenciamento de nomes.
DICA Além de mudar nomes, você pode aproveitar o quadro Editar Nome e indicar uma nova faixa de
células na caixa Refere-se a:, caso acrescente novas células a uma faixa já nomeada.
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Dica
PESSOAS E TECNOLOGIA 51
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Aplicando nomes a fórmulas existentes
Você já tem fórmulas prontas e só depois resolveu nomear células. Como usar
estes nomes nestas fórmulas prontas?
A planilha ao lado mostra os valores de uma coluna de receitas, com a soma deles
no final. A fórmula de soma já está pronta: SOMA(F9:F15). No entanto, ela seria
muito mais clara se estivesse escrita como SOMA(Receita). Felizmente não é
necessário refazê-la, veja.
1. Selecione a faixa com todas as receitas (F9 a F15 nesta figura) e atribua o
nome Receitas usando a Caixa de Nomes no canto superior esquerdo da
planilha.
2. Selecione a célula onde esta a fórmula onde você quer usar um nome
existente (F16 na figura ao lado)
3. Na guia Fórmulas, grupo Nomes Definidos, clique na seta para baixo à
direita do botão Definir Nome.
4. Você vê duas opções vinculadas a este botão, escolha Aplicar Nomes.
Aparece o quadro Aplicar Nomes com
todos os nomes que você já atribuiu no
arquivo Excel.
5. Escolha o nome desejado e clique em OK.
Pronto, veja sua fórmula – o nome está lá!
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PESSOAS E TECNOLOGIA 52
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
O trabalho com planilhas
Movendo e copiando planilhas
Você tem uma planilha pronta e precisa de outra muito parecida, apenas os dados são diferentes? Veja como duplicá-la facilmente.
1. Pressione a tecla Ctrl e não solte mais.
2. Leve o mouse até a aba onde está escrito o nome da planilha que
você quer duplicar, João na figura ao lado, clique e não solte.
Aparece uma seta preta e uma pequena folha com um sinal de +,
bem ao lado de João.
3. Sem soltar o mouse (nem o Ctrl), arraste-o até que a seta preta
fique depois de João.
4. Solte o mouse e SÓ DEPOIS (atenção!) solte o Ctrl.
Pronto, você vê a planilha João (2)! Agora é só renomeá-la.
Grupo de planilhas
Você precisa criar várias planilhas semelhantes, apenas os dados são diferentes? O segredo é
trabalhar com um grupo de planilhas. Assim, o que você faz em uma vale para todas as outras. Para
trabalhar em grupo, é só selecionar as planilhas desejadas.
1. Clique em Plan1 (a primeira
da sequência), pressione
Shift e clique em Plan3 (a
última da sequência).
Pronto, tudo o que você
fizer em uma planilha,
valerá para as outras. O
Excel até mostra a
expressão [Grupo] no alto
da tela, indicando o modo
de trabalho em grupo.
2. Para desagrupá-las, basta
clicar em qualquer aba de
planilha.
2
3
4
PESSOAS E TECNOLOGIA 53
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Impressão em grupo
Se você tem um grupo de
planilhas, é possível
imprimi-las todas de uma
só vez, basta selecioná-las
antes de clicar no
comando de impressão. O
Excel por definição
sempre imprime TODAS as
planilhas selecionadas.
PESSOAS E TECNOLOGIA 54
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Relacionando planilhas
Um dos melhores recursos do Excel é o relacionamento de planilhas. Se você já tem um número
digitado ou o resultado de um cálculo em uma planilha, não precisa digitá-lo em outra. É só fazer um
relacionamento!
Na figura ao lado, a planilha
à esquerda, Valores, mostra
os valores unitários de
alguns produtos. Na planilha
da direita, Jan, precisamos
mostrar o valor total das
compras feitas em janeiro
usando aqueles valores unitários.
1. Coloque o cursor na célula C2 da planilha Jan, digite =,
clique em B2 e digite *.
Precisamos colocar agora na fórmula o valor unitário
do produto Caderno.
2. Vá para a planilha Jan e clique na célula B2, onde está o valor do Caderno.
3. Pressione Enter para encerrar a fórmula.
Veja a fórmula final, ela não indica o
valor 2,90, o preço do caderno, mas sim
a célula B2 da planilha Valores, onde
está este valor. Assim, se alterarmos o
valor do Caderno em Valores,
automaticamente a planilha Jan
mostrará os cálculos atualizados. A planilha Jan está VINCULADA à planilha Valores.
4. Para facilitar ainda mais, você pode obter os outros resultados apenas arrastando para baixo a
fórmula criada em C2.
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1
2
PESSOAS E TECNOLOGIA 55
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Consolidação de planilhas
Se você tem várias planilhas com a mesma estrutura, é possível consolidar todas as informações em
uma só planilha.
1. Crie duas planilhas
como estas ao lado.
DICA Já que as duas
planilhas têm a
mesma estrutura,
aproveite e utilize o
recurso de Grupo de
planilhas que aprendemos nas páginas
anteriores.
2. Chame a primeira planilha de Link Julho e a segunda, Link Agosto.
3. Mude também o nome da Plan3 para Consolidado.
4. Na planilha
Consolidado,
clique na guia
Dados, grupo
Ferramentas
de Dados e clique no botão Consolidar.
5. No quadro
Consolidar,
escolha Soma
na caixa
Função.
DICA Além de
consolidar
somando as
informações,
você também pode escolher Média, Máx, Mínimo, Produto etc. Veja as
opções na figura ao lado.
6. Clique na caixa Referência e as células da primeira planilha a ser
consolidada (A4:C12 da planilha Link Julho neste nosso exemplo).
7. Clique no botão Adicionar.
4
5
6
PESSOAS E TECNOLOGIA 56
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
A primeira
referência a
consolidar
aparece no
quadro
Consolidar,
precisamos
adicionar
mais uma
planilha.
8. Clique na
Filial2
9. Repare que as células adequadas já estão selecionadas, afinal as planilhas têm a mesma
estrutura. É só você clicar novamente no botão Adicionar.
10. A consolidação é feita apenas para números, não para textos. No entanto, precisamos que a
planilha consolidada mostre também os textos comuns às duas planilhas. Ative as opções Linha
Superior e Coluna esquerda.
11. Para manter o vínculo entre a planilha consolidada e as planilhas de origem, ative a opção Criar vínculos com os dados de origem.
12. Clique em OK. Pronto! Suas planilhas estarão somadas em Consolidado.
Observe, aparecem vários sinais + à esquerda de
sua planilha, além de duas colunas 1 e 2
imediatamente acima. Estes novos elementos
servem para você ver detalhes da planilha
consolidada. Clique em cada + para abrir o detalhe
APENAS da linha correspondente ou clique em 2
para abrir TODOS os detalhes.
COMENTÁRIO Quer testar o vínculo entre as planilhas
de origem e a planilha consolidada? Mude os
valores naquelas planilhas e confira o resultado. A
soma é refeita!
9
10 11
Uma única linha detalhada Todas as linhas detalhadas
PESSOAS E TECNOLOGIA 57
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Configurando sua planilha
Ocultando ou exibindo informações: fórmulas, zeros e linhas de grade
Uma planilha Excel tem várias
características já configuradas, que
você pode alterar conforme
necessidades específicas, basta ajustar
as opções do Excel.
1. Clique no botão Office.
2. Clique no botão Opções do Excel.
3. No quadro Opções do Excel que
aparece, selecione a opção
Avançado, a que apresenta as
alternativas que queremos
apresentar agora nesta apostila.
4. Role para baixo até encontrar a
seção para Exibir opções para esta
planilha – já que queremos alterar opções só para a planilha atual.
1
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3
4
5
6
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PESSOAS E TECNOLOGIA 58
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
5. Assinale a opção Mostrar fórmulas nas células em vez dos
resultados
calculados.
Visualização útil para a
procura de erros em fórmulas.
6. Desmarque a opção Mostrar um zero nas células cujo valor é
zero.
Em algumas situações, pode ser mais vantajoso ocultar 0
(zero) em uma planilha.
7. Desmarque a opção Mostrar linhas de grade.
Uma planilha SEM linha de grade fica muito mais limpa,
facilitando sua análise e interpretação.
PESSOAS E TECNOLOGIA 59
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Planilhas em um arquivo
Um novo arquivo no Excel começa sempre com três planilhas. Este é o padrão, que você pode
alterar.
8. No quadro Opções do Excel, selecione a opção Mais Usados.
9. Na seção Ao criar novas pastas de trabalho, mostre que o Excel de Incluir este número de
planilhas.
Listas Personalizadas Você já viu o Excel preencher dias da semana e meses em suas planilhas. Isso é possível porque o
Excel é fornecido com estas listas, mas você pode criar suas próprias listas personalizadas.
10. Novamente no quadro Opções do Excel, e ainda na opção Mais Usados, clique no botão Editar
Listas Personalizadas.
11. No quadro Listas Personalizadas que aparece, digite os elementos de sua nova lista na caixa
Entrada da lista (veja figura na próxima página).
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PESSOAS E TECNOLOGIA 60
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
DICA Pressione Enter para separar as entradas da lista.
12. Quando terminar a digitação, clique no botão Adicionar.
13. Clique em OK para fechar o quadro Listas Personalizadas.
Pronto, agora é só usar as listas. Experimente digitar Recursos Humanos em uma célula e arrastá-la: as demais serão completadas com Financeiro e Marketing.
INFORMAÇÃO Esta lista fica disponível para TODOS os arquivos Excel.
Local de gravação de arquivos
O Excel sempre salva seus arquivos em um local padrão, a não ser que você indique outro no
momento da gravação. Se você quiser, é possível determinar um novo local padrão de gravações.
14. Ainda em Opções do Excel, selecione a opção Salvar e indique o novo local na caixa Local padrão
do arquivo.
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11
14
PESSOAS E TECNOLOGIA 61
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Banco de dados
Banco de dados é um conjunto de células com características especiais: a PRIMEIRA LINHA contém o
TÍTULO das colunas e as células ao redor ficam vazias. O Excel apresenta vários recursos para células
dispostas desta forma.
Classificação de células
A planilha ao lado é um exemplo
típico de banco de dados.
Um recurso muito útil é a
classificação de células. Vamos
colocar os dados ao lado em ordem
alfabética de NOMES.
1. Deixe o cursor em
QUALQUER LUGAR da
coluna Nome.
2. Vá para a guia Dados.
3. Clique no botão
Classificar de A a Z.
O banco de dados
agora está em ordem
crescente de nomes.
Como você viu, NÃO
há necessidade de
selecionar as células.
REFLEXÃO Por que o Excel
não incluiu a PRIMEIRA
LINHA na classificação?
Muitas vezes, o Excel
consegue ENTENDER
seu banco de dados
automaticamente, e
considera a primeira
linha como sendo o
cabeçalho dos dados. No entanto, às vezes isso não acontece, e você precisa indicar que a
PRIMEIRA LINHA é o CABEÇALHO. Ou, ao contrário, às vezes você precisa classificar TAMBÉM a
PRIMEIRA LINHA. Em qualquer um dos casos, você pode ligar/desligar a linha de cabeçalho, basta
clicar no botão Classificar e marcar/desmarcar a opção Meus dados contêm cabeçalhos.
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2
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PESSOAS E TECNOLOGIA 62
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
DICA 1 Você pode classificar seu banco de dados por QUALQUER COLUNA, basta deixar o cursor
em qualquer célula desta coluna e clicar no botão Classificar de A a Z ou Classificar de Z a A.
DICA 2 É possível fazer a classificação baseado em mais de uma coluna, basta
clicar no mesmo botão Classificar onde você marcou/desmarcou linhas de
cabeçalho na página anterior. No quadro que aparece, clique no botão
Adicionar Nível e indique outras colunas para classificação.
DICA 3 Você
também
pode
classificar
conforme a
Cor da
Célula ou
Cor da
Fonte, basta
definir estes
critérios na
caixa Classificar em.
Filtro
Muitas vezes não é necessário ver todas as
informações em seu banco de dados. Neste
caso, você pode FILTRÁ-LAS.
1. Deixe o cursor em QUALQUER célula do
banco de dados.
2. Ainda na guia Dados, grupo Classificar e
Filtrar, clique no botão Filtro.
Aparecem as setas de filtro em seu
banco dados. Vamos supor que você queira
ver APENAS os dados de que mora na Rua
Maranhão no banco de dados ao lado.
3. Clique no filtro de Endereço.
4. Nas opções que aparecem, DESMARQUE a
opção Selecionar Tudo.
5. Em seguida, assinale a opção Rua Maranhão.
6. Clique em OK para aplicar o filtro.
7. Se quiser ver tudo
novamente, clique no botão
Limpar no grupo Classificar e Filtrar.
Dica 2
Dica 3
2
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6
7
PESSOAS E TECNOLOGIA 63
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Você pode filtrar conforme os mais variados
tipos de critério, veja:
Idade MAIOR OU IGUAL a 30
8. Clique no filtro de Idade.
9. Escolha Filtros de Número.
10. Selecione É Maior ou Igual a.
11. No quadro Personalizar
AutoFiltro que aparece,
digite 30 na caixa Idade.
12. Clique em OK.
Idade ENTRE 30 e 40
13. Repita os passos 8 e 9 acima.
14. Escolha Está Entre.
15. No quadro Personalizar AutoFiltro, digite as
idades limites, 30 e 40.
ATENÇÃO Veja que a opção E está assinalada, já
que estamos agora aplicando um critério E outro.
Idade FORA da faixa 30-40
Não existe esta opção na lista de filtros, mas podemos criá-la.
16. Mais uma vez, repita os passos 8 e 9.
17. Escolha agora Personalizar Filtro.
18. Prepare o quadro Personalizar AutoFiltro
conforme a figura ao lado.
ATENÇÃO Agora assinalamos a opção OU, já que
buscamos filtrar conforme um critério (Idade
menor do que 30) OU outro (Idade maior do que
40).
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PESSOAS E TECNOLOGIA 64
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Filtro avançado
Em algumas situações, apenas este filtro simples que vimos até agora não resolve nossas
necessidades. Veja dois exemplos:
Queremos ver APENAS as pessoas com
ENDEREÇO Rua Alagoas OU (atenção) que
tenham IDADE acima de 40. Serve um
critério OU outro.
O problema aqui é considerar DUAS colunas
ao mesmo tempo, o filtro que conhecemos até aqui é aplicável apenas a UMA COLUNA por vez.
Mais ainda, não queremos simplesmente OCULTAR os dados que não atendem a estes critérios,
queremos sim levá-los para OUTRO LOCAL em nossa planilha.
Duas necessidades muito comuns, que podem muito bem ser resolvidas se usarmos o FILTRO
AVANÇADO do Excel.
Antes de executarmos o comando, precisamos PREPARAR a planilha criando uma área com os
CRITÉRIOS que o Excel deve usar para FILTRAR os dados conforme nossas necessidades. Vamos criar
a ÁREA DE CRITÉRIOS.
COMENTÁRIO Não temos mais a necessidade do filtro simples, você
pode DESLIGAR o botão Filtro, se quiser.
1. Copie e cole o cabeçalho de seu banco de dados em algum local vazio de sua planilha. Sugestão:
use a área à direita do banco de dados.
2. Digite os critérios que o Excel usará para FILTRAR seus dados (Endereço: Rua Alagoas e
Idade>10).
ATENÇÃO Observe que os critérios foram digitados em LINHAS DIFERENTES, já queremos filtrar
conforme um critério OU outro, NÃO precisamos dos dois critérios AO MESMO TEMPO.
3. Vamos agora usar o FILTRO AVANÇADO. Na guia Dados, clique no botão Avançado.
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1
3
2
PESSOAS E TECNOLOGIA 65
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Aparece o quadro Filtro
avançado, onde você fornecerá
as informações necessárias
para o Excel executar o filtro.
DICA Antes de clicar no botão
Avançado, deixe o cursor em
qualquer célula do banco de
dados – a caixa Intervalo da
lista já aparece preenchida.
4. Queremos levar os dados
filtrados para outro local,
assinale a opção Copiar para
outro local.
5. Se seu banco de dados ainda não estiver aparecendo em Intervalo da lista (veja Dica acima),
indique o intervalo agora.
6. Mostre as células onde você onde está seu Intervalo de critérios.
7. Em Copiar para, aponte a célula para onde os dados serão copiados – basta indicar uma única
célula.
8. Clique em OK para executar o filtro.
Algumas considerações importantes sobre o Filtro Avançado:
Critérios digitados na
MESMA LINHA
funcionam AO MESMO
TEMPO. Se digitados em
LINHAS SEPARADAS, vale um ou outro. Nesta figura acima, teremos todas as pessoas que
tenham Idade < 3 E moram na Rua Alagoas OU pessoas que tenham Idade >10, independente do
Endereço onde moram.
Se houver
necessidade de
indicar mais de um
critério para uma MESMA COLUNA, duplique esta coluna. Nesta figura acima, temos DOIS
critérios para Idade: acima de 3 E abaixo de 15. Temos também um critério funcionando ao
mesmo tempo para Endereço: Rua Alagoas.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 66
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Subtotais Se necessário, o Excel pode criar subtotais por
colunas. A figura ao lado mostra o número de
pessoas por endereço.
Para criar estes subtotais, é importante primeiro CLASSIFICAR os dados. Esta nossa figura acima cria
subtotais para CADA Endereço, então precisamos classificar os dados por Endereço.
1. Leve o cursor para qualquer célula da coluna Endereço.
2. Na guia Dados, grupo Classificar e Filtrar, clique no botão Classificar de A a Z.
3. Para criar subtotais, clique no botão Subtotal.
4. No quadro Subtotais que aparece, indique que os
subtotais devem ser criados A cada alteração em:
Endereço.
5. Defina também que o Excel deve Usar função:
ContNúm para calcular os subtotais.
6. Por fim, mostre que o Excel deve Adicionar subtotal a:
Endereço.
7. Clique em OK para ver os subtotais tal como mostrado
na figura no início desta página.
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3
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PESSOAS E TECNOLOGIA 67
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
COMENTÁRIO Veja que o
Excel exibe à esquerda da
planilha uma barra de
estrutura, onde você
pode controlar a exibição
dos subtotais.
No alto desta barra,
aparecem os botões 1, 2
e 3 – são os três tipos de
visões disponíveis para
subtotais:
- Botão 1: visão executiva, mostra apenas o total geral da listagem.
- Botão 2: visão gerencial, mostra somente o total de cada registro (cada endereço neste exemplo).
- Botão 3: visão operacional, mostra a listagem com todos os registros e os seus respectivos totais.
Clique nos sinais – para ocultar
um subtotal. Na figura ao lado, os detalhes dos subtotais dos endereços Rua Alagoas e Rua Ferreira de Araújo estão ocultos.
Clique nos números no alto na barra de estrutura para exibir/ ocultar de uma só vez os detalhes de todos os subtotais. Na figura ao lado, você vê apenas os subtotais, os detalhes correspondentes não estão visíveis.
8. Se você quiser remover os subtotais, basta exibir novamente o
quadro Subtotais e clicar n botão Remover todos.
8
PESSOAS E TECNOLOGIA 68
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
DICA 1 Se você quiser, é possível exibir mais de um tipo de subtotal ao mesmo tempo.
Em nosso exemplo, exiba novamente o quadro
Subtotais e indique que A cada alteração em:
Endereço, o Excel deve Usar função: Máx e
Adicionar subtotal a: Idade.
Clique em OK para gerar os subtotais.
Em seguida, abra novamente o quadro Subtotais e
troque a função Máx pela função Mínimo.
IMPORTANTE: Desmarque a caixa Substituir
subtotais atuais.
Deixe os outros parâmetros como estão e clique em
OK. Pronto, os dois subtotais são exibidos, como você pode ver na figura abaixo.
DICA 2 Assinale a opção Quebra de página entre grupos para exibir um grupo em cada página.
Dica 2
PESSOAS E TECNOLOGIA 69
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Funções de banco de dados
Além dos recursos de banco de dados que vimos até aqui, o Excel apresenta uma série de funções
para o trabalho com banco de dados. Para entendê-las, vamos usar o banco de dados que você já
conhece – ao lado – e
responder as
perguntas:
QUANTAS pessoas
moram na Rua
Maranhão?
Qual a idade
MÉDIA delas?
Quem tem a
MAIOR idade?
Quando trabalhamos
com banco de dados,
quase sempre
precisamos definir CRITÉRIOS para indicar os dados desejados. Você se lembra do filtro avançado? Lá
criamos uma área de critérios.
1. Crie uma área de critérios para responder as perguntas acima. Nosso único critério aqui é indicar
ao Excel que queremos APENAS as pessoas que moram na Rua Maranhão.
2. Aproveite e prepare as células onde você quer as respostas às três perguntas acima.
Vamos responder a primeira pergunta: QUANTAS pessoas moram na Rua Maranhão?
3. Deixe o cursor na célula C13 e clique no ícone fx Inserir função
4. No quadro Inserir função, indique
a categoria Banco de dados, onde
encontraremos TODAS as funções
de banco de dados que o Excel
possui.
5. Para CONTAR pessoas, seleciona a
função BDCONTARA e clique em
OK.
COMENTÁRIO BDCONTAR conta
APENAS células com NÚMEROS,
BDCONTARA conta células
preenchidas, independente de seu
conteúdo.
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2
3
4
5
PESSOAS E TECNOLOGIA 70
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
6. No quadro
BDCONTARA,
indique as
células que
formam seu
banco de
dados em
Banco_dados.
ATENÇÃO Ao
indicar o banco
de dados,
inclua SEMPRE
a PRIMEIRA LINHA – o CABEÇALHO.
7. Em Campo, indique que campo do banco de dados será CONTADO (Campo 1 em nosso exemplo,
onde estão os nomes).
8. Finalmente, aponte as células onde você digitou os Critérios para o Excel selecionar as células
adequadas.
9. Clique em OK para fazer a contagem (2 neste nosso exemplo).
Para responder as
outras duas
perguntas, o
processo é o
mesmo, basta
apenas indicar a
função adequada:
BDMÉDIA para
calcular a média
das pessoas que
moram na Rua
Maranhão e
BDMÁX para
calcular a idade
máxima de quem
mora na Rua
Maranhão.
6 7
8
9
PESSOAS E TECNOLOGIA 71
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Tabela Dinâmica
Você pode mostrar seus dados na forma de
linha e coluna (como na figura abaixo) ou
você pode organizar seus dados e exibi-los
por assunto (como na figura acima). É o que
faz uma tabela dinâmica. E ela é dinâmica
porque você pode alterar dinamicamente a
representação dos dados.
Para ver como funciona uma tabela
dinâmica, vamos precisar de uma tabela
como esta abaixo.
1. Construa sua planilha.
DICA Esta planilha também é
chamada de banco de dados,
porque apresenta uma linha
com cabeçalhos das colunas e
as outras linhas contendo
apenas dados.
Para trabalhar com banco de
dados, você precisa mostrar ao
Excel que planilha usar como
banco de dados. Você faz isso
deixando o cursor em qualquer
célula preenchida.
2. Clique em qualquer célula
PREENCHIDA da planilha.
3. Clique na guia Inserir para
inserir uma tabela dinâmica.
4. Clique na parte SUPERIOR (atenção!) do botão Tabela Dinâmica.
COMENTÁRIO Muitos botões no Excel são formados por duas partes: a parte superior
executa a ação mais esperada, a parte inferior oferece alternativas. Neste exemplo
queremos construir rapidamente a tabela dinâmica, então clicamos diretamente na
parte superior do botão.
3
4
PESSOAS E TECNOLOGIA 72
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Aparece o quadro de
diálogos Criar Tabela
Dinâmica.
VEJA Como deixamos o
cursor em uma célula
PREENCHIDA da planilha,
o Excel já selecionou
automaticamente o
intervalo adequado.
Vamos criar a tabela
dinâmica na mesma
planilha onde está o
banco de dados.
5. Assinale a opção Planilha Existente e indique a célula inicial da tabela dinâmica.
6. Clique em OK.
VEJA 1 Aparecem agora duas novas guias para o trabalho com tabelas dinâmicas, Opções e
Design.
VEJA 2 O Excel mostra a estrutura para a nova tabela dinâmica, com campos de página, linha,
coluna e dados. O que significam cada um destes campos?
VEJA Intervalo selecionado automaticamente
5
VEJA 1 Guias com ferramentas para o trabalho com tabelas dinâmicas
VEJA 2 Estrutura da tabela dinâmica
PESSOAS E TECNOLOGIA 73
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Dados: São os números que aparecerão
na tabela dinâmica. Perceba que não
são exatamente os mesmos números
que aparecem na planilha usada como
base, mas sim um cálculo feito com
estes números.
Coluna: Contém as informações mais
abrangentes da planilha. Neste exemplo
as colunas conterão o tipo de produto
vendido (Frutas ou Legumes).
Linha: Contém os detalhes. Na figura
acima você vê o vendedor e o ano em que foi feita a venda.
Página: Mostra as informações agrupadas por critérios mais amplos. No nosso exemplo
separamos os dados por região onde foi feita a venda.
7. Arraste para a
área de Dados o
campo Vendas.
8. Para Coluna
arraste o campo
Tipo.
9. Para Linha
arraste primeiro
o campo
Vendedor e depois o campo Ano.
DICA Como você vê, é possível colocar mais de um campo em cada área.
10. Para a Página arraste Região.
DADOS
COLUNA
LINHA
PÁGINA
VENDAS
TIPO
VENDEDOR
REGIÃO
ANO
PESSOAS E TECNOLOGIA 74
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
O assistente agrupa as vendas,
somando cada um dos valores. Em vez
de somá-los, você também pode
calcular a média, obter o valor máximo
etc. Veja como fazer isso nas páginas
seguintes.
VEJA Os campos possuem filtros para
que possamos exibir dados específicos.
VEJA Filtros
PESSOAS E TECNOLOGIA 75
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
11. Por exemplo, para ver
apenas os dados de um ano
específico, clique na seta do
campo Ano e deixe
assinalado apenas o ano
desejado.
12. Em caso de querer retirar
algum campo, arraste-o
para fora da tabela. Veja
que aparece um X vermelho
indicando que o campo será
eliminado quando você
soltar o mouse.
13. Você também pode trocar
os campos de lugar, basta
arrastá-los para a nova
posição. Por exemplo, você pode retirar Ano da linha e colocá-lo na coluna. É por isso que
chamamos este recurso de Tabela Dinâmica.
11
PESSOAS E TECNOLOGIA 76
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Atualizando sua tabela dinâmica
Embora a tabela seja dinâmica, sua atualização não é automática. E você precisa tomar alguns
cuidados. Por exemplo, se você inserir mais uma linha no final do banco de dados original, ela não
será considerada. Veja.
1. Escreva Laticínios, 2010, 10000, Oliveira, Sul na última linha da tabela.
2. Retorne para a tabela dinâmica e verifique: nenhuma mudança, certo?
Você precisa informar o acréscimo desta última linha.
3. Clique dentro da sua tabela dinâmica.
4. Clique na guia Opções.
5. Clique no botão Alterar Fonte de Dados no grupo Dados.
6. No quadro Alterar Fonte de Dados da Tabela Dinâmica, indique a nova faixa de dados na caixa
Tabela/Intervalo, incluindo agora a nova linha e clique em OK.
A tabela dinâmica também não é atualizada automaticamente se você alterar os dados na tabela
original. É você quem comanda esta atualização, veja.
7. Para mostrar alteração de dados na tabela dinâmica, clique na parte SUPERIOR (atenção!) do
botão Atualizar no grupo Dados da guia Opções.
4
5
6
7
PESSOAS E TECNOLOGIA 77
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Alterando a fórmula que agrupa os campos da tabela dinâmica
O assistente de tabela dinâmica automaticamente SOMA os valores dos campos que você arrasta
para região Dados. Mas é possível definir outro tipo de cálculo para eles.
1. Clique sobre um número na região
Dados da tabela dinâmica.
2. Selecione a guia Opções.
3. No grupo Campo Ativo, clique no
botão Configurações do Campo.
Aparece o quadro Configurações do
Campo de Valor.
4. Indique o tipo de cálculo que você
deseja fazer.
No exemplo mostrado na figura ao
lado escolhemos Média.
5. Clique em OK.
3
4
PESSOAS E TECNOLOGIA 78
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Agrupando dados na tabela dinâmica
Criar relatórios dinâmicos
é muito simples. Existem,
no entanto, algumas
situações que exigem um
cuidado maior. Um
exemplo típico acontece
quando os dados
envolvem datas.
No exemplo ao lado, a
planilha mostra pedidos
de uma empresa, são 800
pedidos. Vamos criar uma
tabela dinâmica que
agrupe os vendedores por
datas do pedido.
1. Deixe o cursor nos dados da planilha.
2. Na guia Inserir, clique no botão Tabela Dinâmica.
3. No quadro Criar Tabela Dinâmica que aparece, selecione Planilha Existente e indique a célula
inicial da tabela dinâmica.
Vamos
agrupar os
valores por
Vendedor e
Data do
Pedido.
4. Arraste
Vendedor
para a
linha, Data
do Pedido
para
coluna e
Valor do
Pedido para a área de dados.
2
3
VENDEDOR
DATA DO PEDIDO
VALOR DO PEDIDO
PESSOAS E TECNOLOGIA 79
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Como os dados deste exemplo mostram datas de 2003 a 2007, a tabela dinâmica resultante ficou
muito extensa – desde a coluna G até a coluna IH na figura acima. Será melhor agrupar a tabela
em meses e anos.
5. Deixe o cursor em
qualquer célula com data
de pedido e clique no
botão Agrupar Campo.
6. No quadro Agrupamento
que aparece, clique em
Meses e depois em Anos.
7. Clique em OK.
Pronto, a tabela dinâmica
apresenta agora um
número muito menor de
colunas, já que vemos
apenas meses e anos, e
não mais datas.
5
6
PESSOAS E TECNOLOGIA 80
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Formatação de números da tabela dinâmica
Os números na tabela dinâmica da página anterior estão aparecendo com muitas casas decimais,
dificultando a visualização. Já que fazem parte de uma tabela dinâmica, vamos formatá-los com os
recursos de tabela dinâmica.
1. Clique em qualquer célula que contenha valores de pedidos.
2. Clique no botão Configurações do Campo no grupo Campo Ativo.
3. Clique no botão Formato do Número.
4. Selecione a categoria Número.
5. Indique o número de casas decimais.
6. Clique em OK para fechar os quadros de diálogos abertos.
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Fórmulas e funções na tabela dinâmica
Campo calculado
Os relatórios de tabela dinâmica são extremamente eficientes no resumo de dados. Já vimos isso.
Agora o que poucos sabem é que o relatório de tabela dinâmica permite a utilização de fórmulas e
funções. Isto é possível através dos campos calculados.
Em nosso relatório, teremos que criar um novo campo chamado comissão. A ideia é ter uma visão
geral das comissões em relação ao valor global dos pedidos. Neste exemplo, a comissão varia
conforme o valor do pedido:
Se Valor do Pedido >= 1500, Então Comissão = 10% do Valor do Pedido
Se Valor do Pedido < 1500, Então Comissão = 5% do Valor do Pedido
1. Com o cursor em qualquer célula da tabela
dinâmica, selecione a guia Opções e clique no
botão Fórmulas e escolha Campo calculado...
2. Na caixa Nome, digite Comissão.
3. Na caixa Fórmula, digite:
= SE( 'Valor do Pedido'>1500; 'Valor do Pedido'*0,05; 'Valor do Pedido'*0,1)
4. Clique em
Adicionar.
5. Clique em OK
para fechar o
quadro de
diálogo.
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A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
6. O campo calculado aparece na forma de linha. Para exibi-lo como coluna, basta arrastá-lo para a
região de colunas.
Item calculado
Além de criar novas colunas ou linhas em tabelas dinâmicas, o recurso de fórmula permite trabalhar
com os vários itens da tabela. Por exemplo, precisamos
agora de um novo relatório que mostre apenas os três
vendedores. Os demais serão totalizados em um ITEM
CALCULADO chamado Outros.
IMPORTANTE Para trabalhar com itens calculados, a tabela
dinâmica não pode estar agrupada.
1. Para desagrupar nossa tabela dinâmica de exemplo,
clique em qualquer célula com informação de data
(mês ou ano) e clique no botão Desagrupar.
2. Para agrupar os vendedores, clique em qualquer
célula com vendedores e clique no botão Item
calculado...
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A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
3. Digite Outros na caixa Nome do item calculado.
4. Clique agora na caixa Fórmula e digite a fórmula =Buchanan+Leverling +Suyama.
5. Clique em Adicionar para
adicionar este item calculado
na lista de vendedores.
6. Clique m OK para ver o
resultado na tabela
dinâmica.
O novo item, Outros,
aparece na lista de
vendedores. Precisamos
agora filtrar a lista,
ocultando todos
os nomes que
agora fazem
parte do item
Outros.
7. Clique na seta
de filtro do
campo
Vendedor para exibir as opções de filtragem.
8. Desmarque os vendedores que não devem aparecer na lista e
clique em OK.
Pronto, agora a tabela
dinâmica está
totalmente adequada
às necessidades.
COMENTÁRIO Como desagrupamos nossa tabela dinâmica para trabalhar
com itens calculados – itens calculados não permitem tabelas
dinâmicas agrupadas – e como nossa tabela de exemplo apresenta
muitas datas, pode ser que apareça a mensagem O relatório de tabela
dinâmica não se ajusta à planilha. Deseja mostrar o máximo possível?
Se aparecer, nossa alternativa é
sacrificar a exibição de algumas
datas – responda então OK.
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A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Alterando a exibição dos dados em uma tabela dinâmica
Para analisar uma informação sob outros ângulos, você pode modificar a forma de exibição de dados
em uma tabela dinâmica. Nosso relatório mostra a
soma das vendas por vendedor nos respectivos
meses. Poderíamos, por exemplo, ver quanto
representa o vendedor Davolio em relação ao total.
1. Para este exemplo, criamos uma tabela
dinâmica que agrupa mensalmente as
informações.
2. Na guia Opções, clique no botão Configurações
de Campo.
3. Para mostrar os valores de
outra forma, clique na aba
Mostrar valores como.
4. Clique na seta à direita da
caixa Mostrar valores como
para mostrar as várias opções
de visualização.
5. Selecione % do total no final
da lista
Observe a planilha e veja que
Davolio teve um desempenho
de 1,25% em janeiro levando-
se em conta o total geral.
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A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Personalização de tabela dinâmica
O recurso de tabela dinâmica do Excel apresenta vários formatos prontos para relatórios, todos
reunidos na guia Design.
Você pode:
1. Escolher um estilo pronto;
2. Definir cabeçalhos de linhas e/ou
colunas;
3. Habilitar/desabilitar totais gerais e
subtotais;
4. Criar um novo estilo personalizado.
Na guia Opções é possível fazer ainda
mais personalizações:
5. Clique no botão Opções no grupo
Tabela Dinâmica e escolha
alternativas para Layout e Formato,
Totais e Filtros, Exibição, Impressão
e Dados.
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A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Criando um gráfico dinâmico
Criar gráfico é um processo simples. Criar um gráfico
dinâmico também, e com todas as funcionalidades
associadas a tabelas dinâmicas. Um gráfico mostra
informações dinâmicas e resumidas.
1. Clique em qualquer célula da tabela onde estão os
dados para o gráfico dinâmico.
2. Na guia Inserir, clique no botão Tabela Dinâmica e
escolha Gráfico Dinâmico.
Aparece o quadro Criar Tabela Dinâmica com Gráfico Dinâmico, com os dados já selecionados.
3. Vamos fazer o gráfico em uma
planilha separada, mantenha
selecionada a opção Nova
Planilha.
Aparece uma estrutura de dados
onde você indica a distribuição
de dados para o gráfico.
4. Arraste Vendedor para a área do
eixo X e Valor do Pedido para a
área de dados do gráfico.
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VENDEDOR
VALOR DO
PEDIDO
EIXO X
DADOS
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A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Este gráfico é muito semelhante ao feito de forma convencional do Excel. A grande diferença é que
ele apresenta os recursos da tabela dinâmica.
5. Por exemplo, para visualizar apenas dois vendedores, basta ocultar os demais no campo
Vendedor.
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A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Trabalhando com hipóteses
Um conjunto de hipóteses
Na planilha ao lado o salário líquido é de 1.800 quando o Imposto é de
10%. Qual será o líquido se o imposto for de 15%? E ser for de 20%? O
Excel permite a criação de uma tabela com todas estas hipóteses.
1. Prepare uma planilha como esta ao lado. A fórmula da célula B5 é:
=B3-B3*B4.
Vamos avaliar outras hipóteses possíveis de impostos. Para isso
precisamos de duas colunas, uma com os possíveis impostos e
outra onde ficarão os valores correspondentes de
salários líquidos.
2. Digite os possíveis valores de IR nas células A19 até A25.
A coluna ao lado deverá conter os possíveis salários líquidos. É preciso indicar no alto dela, célula
B18 neste exemplo a fórmula que calcula o salário líquido.
3. Repita na célula B18 a fórmula =B3-B3*B4.
DICA Você também pode repetir a fórmula digitando nesta célula B18
uma referência à célula B5, onde a fórmula foi construída
originalmente.
Indique agora a tabela onde serão inseridos os vários salários líquidos, incluindo a coluna à
esquerda e a célula com a fórmula do salário líquido.
4. Neste nosso exemplo, selecione as células A18:B25.
5. Para criar a tabela de hipóteses, selecione agora na guia Dados, clique no botão Teste de
Hipóteses e depois em Tabela de Dados.
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A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Aparece o quadro Tabela de Dados, precisamos informar ao Excel onde estão nossas hipóteses.
Neste nosso exemplo, elas foram digitadas em
uma COLUNA. O Excel deve transferir para a
célula B4 os dados que lá estão. Por que B4?
Porque é nesta célula que a fórmula =B3-B3*B4
considera o valor do imposto, concorda?
6. Clique na célula B4 e depois em OK.
Pronto, a tabela de dados é preenchida com os salários líquidos
correspondentes a cada Imposto de Renda.
Dois conjuntos de hipóteses
Até aqui trabalhamos com uma hipótese de dados, é possível ter também duas variações: uma
coluna e outra na linha, como mostra a figura abaixo.
Fórmulas usadas neste exemplo:
Célula I6: =I3-I3*I4-I3*I5 (desconto de IR e ISS)
Célula H9: =I6 (célula H9 referencia I6)
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A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Atingindo Metas
Podemos dizer que o recurso Atingir Meta faz cálculos de trás para frente. Em outras palavras, você
sabe qual deve ser o resultado final de um cálculo e precisa que o Excel diga quais devem ser os
valores para isso. É um recurso importantíssimo para quem trabalha muito com planilhas.
Veja a planilha ao lado, a pergunta a responder com o Atingir Meta
aqui é: quanto deve ser o Salário Bruto para que o Salário Líquido
seja igual a R$ 1.500,00? Definido o resultado do cálculo do Salário
Líquido, cabe ao Excel dizer qual deve ser o Salário Bruto.
1. Selecione a célula B35 (aquela que contém o Salário Líquido), escolha a guia Dados, clique no
botão Teste de Hipóteses e escolha Atingir meta...
Aparece o quadro Atingir meta com algumas linhas que você deve preencher:
Definir célula: célula que contém o
cálculo final (Salário Líquido neste
nosso exemplo).
Para valor: valor desejado pela o
cálculo.
Variando célula: célula cujo valor o
Excel deve alterar para que o cálculo mostre o valor desejado (Salário Bruto neste nosso
exemplo).
COMENTÁRIO A célula que atingirá a meta deverá ser obrigatoriamente uma FÓRMULA e a célula
variável deve ser um VALOR e não uma fórmula.
2. Preencha o quadro Atingir meta conforme mostra a figura acima: Definir célula: B35, Para valor:
1500, Variando célula: B32.
3. Clique em OK.
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A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
O Atingir meta encontra uma
solução: Salário Bruto deve ser R$
2.142,86 para que o Salário
Líquido seja R$ 1.500,00.
4. Clique em OK para aceitar o valor
proposto ou Cancelar para voltar
ao original.
COMENTÁRIO Atingir meta varia uma célula de cada vez. Se você quiser variar mais de uma célula,
use o Solver, recurso explicado mais adiante nesta apostila.
Visualizando metas em gráficos
Até vimos como atingir
uma meta em uma
planilha. Outro recurso
bastante interessante é
MOSTRAR uma meta em
um gráfico e sinalizar as
metas atingidas.
O gráfico ao lado mostra
meses acima da meta em azul, abaixo em vermelho e uma linha de meta.
1. Crie uma planilha como esta ao lado,
em que uma coluna Meta (coluna B)
repete um mesmo valor de meta para
todos os meses.
Vamos preencher as colunas Acima e
Abaixo conforme a meta atingida: se a
meta ficar igual ou acima de 7.200,00,
a coluna Acima é preenchida; se ficar
abaixo, a coluna Abaixo mostra o valor.
A solução é usar a função SE.
2. Na célula D2 digite =SE(C2>=B2;C2;0).
Esta fórmula informa que SE Resultado for maior
do que a Meta, coloque na coluna Acima o Resultado, senão mostre apenas o valor 0.
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A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
3. Na célula E2 digite =SE(C2<B2;C2;0), que apresentará o Resultado apenas se a meta não
for atingida.
Pode ser que algumas pessoas estranhem o número 0,00 na célula E2. Talvez então seja
melhor formatá-la com o formato Contábil, que exibe – no lugar de 0,00.
4. Selecione as células D1 e E1 e clique
no botão Separador de milhares.
5. Agora formatadas, arraste as fórmulas
em D1 e E1 para as células abaixo até
Dezembro.
6. Para fazer um gráfico de colunas,
selecione as células que serão
representadas: colunas Mês, Meta,
Acima e Abaixo.
7. Na guia Inserir, grupo Gráficos,
escolha o primeiro gráfico do tipo
Colunas 2D.
Veja que alguns meses mostram
barras vermelhas
(Acima) e outros
barras verdes
(Abaixo). As
células com
valores 0,00 (ou -
na formatação
contábil) não
aparecem.
O truque aqui é SOBREPOR as barras Acima e Abaixo.
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A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
8. Pressione o botão DIREITO do
mouse em qualquer barra e
escolha Formatar série de
dados.
9. Na seção Sobreposição de
Séries, indique 100% o nível
de sobreposição.
As barras ficam umas sobre as
outras,
inclusive a
barra de
metas, o que
atrapalha a
visualização do
gráfico. Vamos
então
representar as
metas em forma de gráfico
de linhas.
10. Pressione o botão DIREITO
do mouse sobre a série de
metas e escolha Alterar Tipo
de Gráfico de Série.
11. Escolha o primeiro tipo de
gráfico de linhas.
Pronto, o gráfico
agora mostra as
barras Acima e
Abaixo da Meta
com cores
diferentes.
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A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Compare o gráfico que temos com o que aparecia no início deste assunto: ainda temos detalhes a melhorar.
12. Clique na barra que
representa a série Acima e
mude sua cor para azul.
13. Clique na barra que
representa a série Abaixo e
mude sua cor para vermelho.
14. Insira uma caixa de texto no
gráfico bem acima da linha
de metas e digite 7.200,00.
15. Na guia Layout, clique no botão
Legenda e escolha Mostrar Legenda
Abaixo.
16. Mude a cor da linha de metas para
preto.
Falta ainda um último problema de
formatação, agora nas células.
Algumas células Acima e Abaixo
mostram traços (-), seria
melhor se elas
aparecessem vazias.
17. Clique no botão
Formatar Células:
Número à direita do
grupo Número.
18. No quadro Formatar
Células, categoria
Personalizado, apague o
traço (-) que aparece no código
de formato.
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A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Cenários
Em uma planilha muitas vezes você precisa mudar valores de algumas células e ver os resultados
correspondentes. Cada mudança traz uma resposta diferente. O Excel pode controlar estas
mudanças para você, guardando cada alteração em um cenário. Assim você pode exibir qualquer
cenário a qualquer instante – sem precisar digitar tudo de novo – e ainda ter de volta sua planilha
original.
Para ver como o Excel
gerencia cenários, nada
melhor do que uma planilha
de aplicações financeiras –
como esta que você vê ao
lado.
ATENÇÃO As colunas C (Aplicado) e F (Retorno) são colunas calculadas. Não digite estes valores, senão
o recurso de cenários não funciona, você deve calcular estes valores.
1. Selecione a guia Dados, clique no
botão Teste de Hipóteses e escolha
Gerenciador de Cenários...
Aparece o quadro Gerenciador de
cenários. Como não existe ainda
qualquer cenário gravado, o quadro
aparece vazio. É hora de adicionar um
cenário.
2. Clique no botão Adicionar para
adicionar um novo cenário.
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A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
3. Todo cenário tem um
nome. No primeiro campo,
coloque um nome para
este cenário. Neste
exemplo chamamos o
cenário de aplicação.
4. Um cenário guarda valores
diferentes para
determinadas células. São
as células variáveis. Neste
nosso exemplo, a variação
será nas células B2 a B5.
5. Em Comentários digite
uma descrição que melhor
descreva seu cenário.
6. Clique em OK.
Aparece um quadro com os valores já
digitados originalmente nas células. Não há
o que fazer aqui, até porque este primeiro
cenário será um retrato de sua planilha
original, sem qualquer tipo de alteração.
É hora então de adicionarmos outros cenários. Agora, por exemplo, vamos digitar outros valores
para as aplicações.
7. Clique no botão Adicionar.
Aparece novamente o quadro de cenários para você informar como será o novo cenário. Vamos
como exemplo digitar um valor maior para a aplicação em CDB.
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A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
8. Por isso chame o novo cenário
de CDB.
9. As células variáveis continuam
as mesmas, mantenha o
intervalo como B2:B5.
10. Digite um comentário para
este novo cenário e clique em
OK.
11. Novamente aparece o quadro
Valores de cenário. Você
precisa agora digitar novos
valores para cada célula
variável neste novo cenário.
LEMBRETE Chamamos este cenário de CDB porque
a maior porcentagem agora seria aplicada em
CDB (célula B3). Na figura acima definimos 0,40
para B3 por este motivo.
ATENÇÃO Neste exemplo estamos distribuindo as
porcentagens de um capital que será aplicado. Assim, a soma das porcentagens indicadas no
quadro acima tem quer ser 100% (ou 1). Este controle não é do Excel, é seu.
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A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Trabalhando com cenários
Daqui para frente você deve continuar
construindo cenários conforme sua
necessidade. A figura ao lado mostra um
exemplo com quatro cenários diferentes.
Agora que temos estes vários cenários,
podemos exibir cada um deles
facilmente.
1. Para fazer aparecer os valores que
salvamos nos cenários, basta exibir o
Gerenciador de cenários. Para isso
selecione novamente a guia Dados,
clique no botão Teste de Hipóteses e
escolha Gerenciador de Cenários...
2. Selecione o cenário a exibir e clique
no botão Mostrar.
DICA 1 É possível mesclar cenários de várias planilhas e arquivos.
DICA 2 Para alterar um cenário, selecione-o e clique no botão Editar.
2
DICA 1
DICA 2
PESSOAS E TECNOLOGIA 99
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Resumo de cenários
Esta é a melhor parte do trabalho com cenários. Já que você tem cenários diferentes para várias
situações, exibi-los ao mesmo tempo pode ser bastante esclarecedor.
1. Selecione mais uma vez a guia Dados, clique no botão Teste de Hipóteses e escolha Gerenciador
de Cenários...
2. Clique no botão Resumir.
Aparece o quadro Resumo do cenário, onde você define que tipo de resumo quer fazer.
3. Queremos apenas um Resumo de
cenário. Assinale esta opção.
Veja, o Excel percebeu que todos os
cenários contribuem para o cálculo de
uma mesma célula, F6. É nela que
teremos o retorno de nossa aplicação.
4. Assim, mantenha a Célula de resultado como F6.
5. Clique em OK.
O Resumo do cenário
aparece em uma nova
planilha.
A grande vantagem de ver
tudo ao mesmo tempo é a
possibilidade de comparar
os vários cenários. Na figura
acima você vê que o cenário que proporciona a maior rentabilidade é o Poupança.
DICA A planilha Resumo do cenário é uma planilha normal. Você pode digitar o que quiser nas células.
Assim, é uma boa idéia mudar os nomes $B$2 para Ações, $B$3 para CDB e assim por diante.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 100
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Solver
Você já aprendeu a trabalhar com o Atingir metas do Excel nas páginas anteriores. Lá você alterava o
valor de uma ou duas células para que a fórmula final chegasse a um número específico. Se você
precisar mexer em mais de duas células, o Solver é a solução.
Vamos a uma aplicação
prática do Solver. Olhe a
planilha ao lado: aplicamos
R$ 10.000,00 e o retorno
foi de 10.418,78 para 30%
em Ações, 25% em CDB,
25% em Poupança e 20% em Commodities.
E se quiséssemos um valor final de R$ 11.000,00? Qual deveria ser a distribuição do capital aplicado
(em ações, CDB etc) para que isso acontecesse?
1. Selecione a guia Dados e clique no botão Solver no grupo Análise no final da faixa de botões.
DICA Se o Solver não
aparecer quando você
selecionar a guia Dados, é
fácil adicioná-lo.
a. Clique no botão Office
no canto superior
esquerdo da tela.
b. Em seguida clique no
botão Opções do Excel.
1
a
b
PESSOAS E TECNOLOGIA 101
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
c. Clique na
opção
Suplementos.
d. Na caixa
Gerenciar,
indique
Suplementos
do Excel.
e. Clique no botão Ir.
f. No quadro Suplementos que aparece,
assinale Solver.
g. Clique em OK.
O Excel exibe o quadro de diálogos Parâmetros do Solver, onde você define as informações
necessárias para a aplicação da ferramenta Solver.
2. A Célula de
destino é aquela
que mostra o
retorno final do
investimento.
Nesse exemplo é a
célula F6.
3. Indique ao Solver
que você quer um
Valor de 11000
para esta célula.
ATENÇÃO Não se esqueça de assinalar a opção Valor de:.
4. Queremos que o Solver sugira uma nova distribuição para a aplicação. Indique então quais são
Células variáveis: B2:B5.
b
c
d e
f
g
2
3
4
5
PESSOAS E TECNOLOGIA 102
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
O Solver oferece uma solução matematicamente possível. Mas nem sempre esta é a melhor
solução. Por exemplo, ele poderia sugerir que você aplicasse 120% em poupança – o que não é
possível! É por isso que você precisa adicionar restrições – MÁXIMAS e MÍNIMAS – aos valores
que o Solver sugere.
Como exemplo, vamos imaginar uma situação muito próxima do mundo real. Não é
recomendado aplicar grande parte de um capital apenas em ações – é muito arriscado. Então,
vamos pedir ao Solver para não aplicar mais do que 50% em ações.
5. Para definir uma restrição clique no botão Adicionar que aparece no quadro Submeter às
restrições.
Aparece o quadro Adicionar restrição. A célula que contém a porcentagem de aplicação em
ações é a B2. Vamos adicionar a restrição desejada.
6. Indique a célula B2 em
Referência de célula.
7. Esta célula deve ser sempre <=
a valor específico.
8. O valor para a Restrição é de 50%.
9. Clique em OK.
VEJA O quadro
Submeter às
restrições mostra
as restrições
definidas (uma só
por enquanto
neste exemplo).
DICA Você pode
adicionar uma mesma restrição para várias células. Por exemplo, se você quisesse aplicar pelo
menos 10% em cada tipo de
aplicação, seria só definir
B2:B5>=10%, tal como mostra
a figura ao lado.
10. Finalmente, para resolver o
problema, clique em Resolver.
6
7
8
9
VEJA
10
DICA
PESSOAS E TECNOLOGIA 103
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
O Excel exibe um
quando indicando
que o Solver
encontrou uma
solução. Você pode
aceitar as sugestões
do Solver (Manter
solução do Solver) ou
descartá-las
(Restaurar valores originais).
VEJA O Solver pode gerar alguns relatórios, mostrando quais os critérios usados para chegar às
soluções propostas. O primeiro relatório, Resposta, é o mais interessante: mostra como o Solver
mudou os dados da planilha para chegar à resposta que você queria.
11. Selecione o relatório Resposta.
12. Deixe assinalada a opção Manter soluções do Solver e clique em OK.
Os dados em sua planilha foram mudados e uma nova planilha, Relatório de resposta, é criada
mostrando como o Solver mudou os dados.
VEJA
11
12
PESSOAS E TECNOLOGIA 104
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Adicionando mais restrições ao Solver
Comentamos nas páginas
anteriores que o Solver
oferece soluções
matemáticas. E nem
sempre elas são
satisfatórias.
Na planilha ao lado,
percebemos melhor o
problema. Se você somar as porcentagens de aplicação que o Solver sugeriu, verá que a soma delas é
maior do que 100% - e isso não é possível. Veja, na célula B6 acima somamos as porcentagens, o
total é de R$ 106%.
A solução aqui é refazer o Solver adicionando uma nova restrição: a célula B6, que contém a
somatória das porcentagens, deve obrigatoriamente ter um valor de 100%.
1. Antes de entrar no Solver, crie em B6 uma fórmula que some as células B2 até B5.
2. Para iniciar novamente o Solver, selecione a guia Dados e clique no botão Solver no grupo
Análise no final da faixa de botões
Repare que o Excel
se lembra do último
Solver realizado.
3. Para adicionar uma
nova restrição, você
já sabe, basta clicar
em Adicionar.
4. Informe que a célula
B6 deve ser igual a
100% .
5. Clique em OK.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 105
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
6. Agora que você tem a nova
restrição, é só clicar em
Resolver novamente.
7. Quando aparecer a mensagem
que o Solver encontrou uma
resposta, escolha Manter
soluções do Solver e clique em
OK.
Quanto mais restrições você
adicionar, mais próximo da
resposta desejada você chega
- o que não foi o caso neste
exemplo ainda. Veja que, para
respeitar o limite de 100%
para a célula B6, o Solver
atribuiu valores NEGATIVOS
para algumas porcentagens, o que certamente não é possível!
Deixamos este exemplo
assim nesta apostila para
você ver como as restrições
são importantes, mas você
já viu que deve restringir
também valores negativos
nas células. Na verdade, as
melhores restrições para
este exemplo são estas
mostradas na ilustração
acima:
as células variáveis devem chegar no máximo a 50% (para forçar o Solver a distribuir o capital
entre as aplicações): $B2:$B5 <= 50%
as células variáveis não devem ser negativas: $B2:$B5 >= 0%
o total aplicado não pode ultrapassar 100%: $B$6=100%
IMPORTANTE Restrições como estas acima são matematicamente impossíveis de atender. Por isso
acrescentamos a célula E9 às células variáveis. Assim informamos ao Solver que ele também
pode alterar um pouco o capital inicial investido.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 106
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Auditoria
O recurso Auditoria indica as células
referenciadas em uma fórmula. Em
uma reunião, por exemplo, exibir tais
setas em telão facilita o entendimento
dos cálculos.
1. Abra uma planilha e clique
sobre uma fórmula qualquer.
2. Selecione a guia Fórmulas e
clique no botão Rastrear Precedentes.
No caso da planilha ao lado, o
valor que precede esta fórmula
é a porcentagem e o preço da
cesta básica. Em outras
palavras, a fórmula em Valor
Total Corrigido usa valores
digitados em Preço Unitário e
Reajuste Mensal.
VEJA Duas setas azuis foram adicionadas a sua planilha.
3. Faça isso com todas as fórmulas - várias setas azuis aparecerão em sua planilha.
Observe que o grupo Auditoria de
Fórmulas mostra várias opções de
auditoria, descritas mais
detalhadamente nas próximas
páginas.
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VEJA
PESSOAS E TECNOLOGIA 107
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Dependentes
Assim como os precedentes, existem
fórmulas que são dependentes, ou seja, que
geram outros valores.
1. Selecione uma fórmula e clique no
botão Rastrear dependentes.
Aparecem setas indicando que células
dependem da fórmula selecionada.
2. Se quiser removê-las, utilize o botão
Remover setas.
DICA Se preferir, você pode remover todas as setas
(dependentes e precedentes) de uma só vez. Clique
no botão Remover todas as setas na barra de
auditoria.
Erros
Muitas vezes aparecem alguns erros em sua
planilha. O Excel até os indica com uma
expressão que começa com um #. Com o
recurso de auditoria, o Excel também pode
rastrear as possíveis células que contribuem
para tais erros.
1. Para isso, selecione a fórmula com erro
e clique no botão Verificação de Erros.
Agora que você já sabe onde estão as
possíveis células que permitem a
correção do erro, é só corrigir. Claro, depois você certamente irá querer remover estas setas.
2. Para removê-las, você já sabe, basta clicar no
botão Remover Setas.
PESSOAS E TECNOLOGIA 108
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Estrutura de tópicos
Organização automática
Veja as duas
planilhas ao
lado. Qual é
melhor: aquela
que mostra
todas as informações ou aquela que mostra apenas os totais?
Depende da utilização, não é? A grande notícia é que o Excel
pode organizar a planilha da esquerda (a maior) em tópicos e
exibi-la como a planilha da direita (a menor) – e tudo
automaticamente!
1. Selecione a guia Dados.
2. Clique em uma célula preenchida qualquer da planilha que você quer organizar e clique no botão
Agrupar.
3. Escolha AutoTópicos no menu que
aparece.
Aparece uma barra lateral esquerda
em sua planilha.
4. Para esconder os detalhes da Loja 1 e
deixar apenas o total de unidades
vendidas, clique no sinal - à esquerda da
linha de total (linha 4).
5. Para esconder todos os detalhes e deixar
visíveis apenas as linhas com totais, clique
no número 1 que aparece nas colunas à
esquerda em sua tela.
1
2
3
4
5 6
PESSOAS E TECNOLOGIA 109
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
6. Para ver tudo novamente, clique no número 2 nestas mesmas colunas.
7. Se você não quiser mais sua planilha organizada em tópicos,
clique no botão Desagrupar e escolha Limpar estrutura de
tópicos.
Organização manual
Muitas vezes você não precisa agrupar automaticamente os dados de uma
planilha – até porque o conceito às vezes nem se aplica. Veja a figura ao
lado. Vamos imaginar que por algum motivo você não queira mais ver os
produtos alimentícios. A estrutura de tópicos do Excel também vai ajudar
aqui, veja.
1. Selecione as linhas que você não quer mais ver.
2. Na guia Dados, clique no botão Agrupar e depois escolha Agrupar.
Aparecem as colunas à esquerda que você já viu na página
anterior.
3. Agora você já sabe, para ocultar as linhas desejadas, basta clicar no
sinal - que aparece nestas colunas.
7
1
2
3
PESSOAS E TECNOLOGIA 110
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Suplementos
Na página que abordamos o Solver, comentamos que nem sempre ele está instalado em seu Excel.
Dissemos que o Solver é um suplemento do Excel, e que você pode instalá-lo rapidamente. Além
dele, o Excel tem vários outros suplementos que podem ser bastante úteis em seu trabalho, como
mostra a figura abaixo:
NOTA Consulte o capítulo sobre o Solver nesta apostila para ver como exibir este quadro
Suplementos.
Assistente de pesquisa, ajuda a criar
fórmulas para a localização de dados em
listas.
Assistente de Soma Condicional, ajuda a
somar dados em listas.
Ferramentas de Análise, contém
ferramentas de análise de dados para
análises estatísticas e de engenharia.
Ferramentas de Análise - VBA, com funções
VBA para as Ferramentas de Análise.
Ferramentas para o Euro, para conversão e
formatação do euro.
Solver, que você já conhece.
VBA do Assistente para Internet, com
recursos VBA para o trabalho com o assistente para internet.
PESSOAS E TECNOLOGIA 111
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Consulta a banco de dados
Muitas vezes você tem um banco de dados externo e precisa trabalhar com ele. Vamos extrair dados
de um arquivo Access, um dos mais usados.
1. Selecione a guia Dados.
2. No grupo Obter dados externos, clique
no botão Do Access.
3. Localize o arquivo desejado e
clique no botão Abrir.
4. Um banco de dados Access é
formado por tabelas e consultas,
indique aquela desejada e clique
em OK.
5. No quadro Importar Dados que
aparece, indique como você quer ver
os dados na planilha. Neste exemplo,
escolhemos Tabela.
6. Indique também em que célula você
quer os dados na planilha ativa ou se
você quer os dados em uma nova
planilha e clique em OK.
VEJA O Excel mostra agora a guia
Design,
para você
trabalhar
com esta
tabela
importada
do Access.
1
2
3
4
5
6
VEJA
PESSOAS E TECNOLOGIA 112
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Formulários em planilhas
A planilha ao lado lembra um formulário. E
funciona como um! Para descobrir o valor da
parcela a pagar por um carro, basta rolar as setas
e escolher o carro, definir as parcelas e
estabelecer a porcentagem de entrada. Vamos
construir este formulário simples.
VEJA Para facilitar a explicação, as parcelas são
calculadas sem eventuais juros.
1. Os botões que você vê na figura acima basicamente pesquisam e
trabalham com valores a partir de listas existentes. Para nosso
exemplo, digite esta seqüência mostrada na planilha ao lado.
2. A guia Desenvolvedor no Excel contém os botões que precisamos
colocar em nosso formulário de exemplo. Selecione esta guia.
COMENTÁRIO Se esta guia não
estiver aparecendo em seu
Excel:
a. Clique no botão Office.
b. Clique em Opções do
Excel.
c. Assinale a opção Mostrar
guia Desenvolvedor na
Faixa de Opções.
2
a
b
c
PESSOAS E TECNOLOGIA 113
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Vamos colocar em nossa planilha
uma caixa de combinação tal como
esta que aparece ao lado.
3. Para desenhá-la, clique no
botão Inserir e escolha Caixa
de combinação.
4. Desenhe a caixa de
combinação na região da
célula C3, conforme mostra
a figura no alto desta página.
Para que esta caixa de combinação mostre o nome de um carro, precisamos vinculá-la às células
digitadas no passo 1.
5. Clique sobre a caixa de combinação com o botão direito do mouse e escolha Formatar Controle
no menu que aparece.
6. Na guia Controle exibida pelo
Excel, clique no campo
Intervalo de entrada e indique
as células onde aparecem os
nomes dos carros: J8:J12.
Pronto, só isso já faz o nome
do carro aparecer na caixa de
combinação. Mas nosso
objetivo é exibir o nome do
carro e também seu preço. É
para isso que serve a caixa
Vínculo da célula. É na célula
aí indicada que mostramos
qual é a posição do carro na
lista. Esta posição será usada
depois na função Índice mais
adiante nesta apostila.
7. Clique no campo Vínculo da célula e indique a célula J1 (uma célula de apoio, ela nem precisa ser
exibida). Clique em OK quando terminar.
DICA A caixa Linhas suspensas define quantos carros aparecem na lista.
3
6
7
PESSOAS E TECNOLOGIA 114
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
O grande truque agora é aproveitar o número que será colocado na célula J1 e assim descobrir o
preço do carro. É um trabalho para a função Índice.
8. Na célula B1, onde aparecerá o valor do carro escolhido na caixa de combinação, digite a função
=ÍNDICE(K8:K12;J1).
Esta função olha as células K8:K12 e mostra a informação cuja posição está indicada na célula J1.
Em outras palavras, se na lista aparece o Vectra (ele é o 4º. da lista), a função Índice mostra o 4º.
valor da lista, R$ 30.000,00.
Para exibir as parcelas mostradas no exemplo no início deste assunto, você deve usar o botão
Controle giratório.
9. Desenhe o botão na linha 2 tal como aparece na figura ao
lado.
10. Pressione o botão direito do mouse sobre o Controle
giratório, escolha Formatar controle e configure o quadro
tal como mostra a ilustração ao lado.
De acordo com nosso exemplo no início deste assunto, o
último botão que falta agora é o Barra de rolagem.
11. Desenhe o botão na linha 3 tal como aparece
na figura ao lado.
12. Pressione o botão direito do mouse sobre a Barra de
rolagem, escolha Formatar controle e configure o quadro
tal como mostra a ilustração ao lado.
Veja que aqui também usamos uma célula de apoio, J3. Ela
nem aparece em nossa planilha, mas será muito útil. Veja: a
linha 3 exibe uma porcentagem de entrada. Ora, o que
temos a fazer agora é dividir o valor da célula J3 por 100 e
formatá-la como porcentagem.
13. Na célula B3 digite a fórmula =J3/100 e a
formate como porcentagem.
Pronto, os botões do formulário estão
desenhados. Agora você só precisa
completar os outros cálculos conforme
ilustração ao lado. São cálculos simples
que não serão abordados nesta apostila.
10
12
PESSOAS E TECNOLOGIA 115
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Macros
Macro nada mais é do que uma série de ações repetitivas reunidas. Para executar todas estas ações
de uma só vez, você executa sua macro. Depois de pronta, você pode vincular sua macro a um botão,
tornando suas planilhas mais inteligentes e mais práticas.
Vamos gravar uma macro que faz uma formatação simples.
1. Selecione a guia Exibição.
2. Clique no botão Macros e escolha Gravar macro.
3. No quadro Gravar macro que parece,
digite o Nome da macro.
4. Faça uma breve descrição da macro.
5. Clique em OK.
ATENÇÃO A partir de agora, o Gravador de
Macros está ligado. Tudo o que você fizer
na planilha está sendo gravado. Tome
muito cuidado.
6. Vamos fazer alguma coisa para o gravador de macros registrar: digite seu nome completo na
célula A1. Pressione Enter quando terminar
7. Volte para A1 e formate seu nome como negrito, fonte Arial, tamanho 18, cor vermelha.
Pressione Enter para sair da célula formatada.
8. Para encerrar a gravação da macro, clique no botão Macros e
escolha Parar gravação.
9. Vamos testar o funcionamento da macro. Deixe o cursor em
outra célula qualquer, diferente daquela onde estava o cursor
quando você gravou a macro.
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3
4
1
PESSOAS E TECNOLOGIA 116
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
10. Clique no botão Macros e escolha Exibir Macros.
11. Selecione a macro feita e
clique em Executar.
Se você seguiu rigorosamente
os passos sugeridos até aqui,
é bem provável que sua
macro não tenha funcionado.
Seu nome até deve ter
aparecido nesta nova célula,
mas ele não foi formatado.
Isto acontece porque você
gravou a macro no modo de
referência absoluta. A macro
só funciona quando o cursor
estiver na mesma célula em
que estava quando a macro
foi gravada. O modo de
referência absoluta é o modo
normal do gravador de macros. Mas podemos alterá-lo: neste nosso exemplo, a macro vai
funcionar como esperado se fizermos a gravação no modo de referência relativa.
12. Vamos gravar uma nova macro. Clique no botão Macros, escolha Gravar macro e atribua um
nome para a macro.
DICA Se você digitar o mesmo nome da macro anterior, o Excel informa que a macro já existe e se
você quer substituí-la. Pode ser uma boa alternativa para eliminar macros erradas.
Antes de começar a fazer qualquer coisa, precisamos mudar para o modo de referência absoluta.
13. Clique no botão Usar Referências Relativas.
Pronto, agora é só você repetir o processo feito na página
anterior. Você verá que a macro funcionará em qualquer célula.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 117
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Tecla de atalho de macro
Se você precisa executar uma macro várias
vezes, é melhor associá-la a uma tecla de
atalho.
1. Na guia Exibição, clique no botão Macros e
escolha Exibir Macros.
2. Selecione a macro e clique no botão
Opções.
3. Na caixa Tecla de atalho, digite a letra
desejada.
DICA Para que suas teclas de atalho não
coincidam com as teclas do Excel, prefira
usar letras maiúsculas. Explicando: Ctrl+c (c
minúsculo) no Excel copia a célula
selecionada, mas Ctrl+C (C maiúsculo) não
tem função alguma. É por isso que no
quadro ao lado você vê que a tela de atalho
é Ctrl+Shift+G (o G é maiúsculo).
4. Faça o teste, pressione na planilha
Shift+Ctrl+G.
Pronto! Sua macro deve ter sido
executada.
2
3
PESSOAS E TECNOLOGIA 118
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Atribuindo macros a um botão no menu
Você pode incluir uma macro na Barra de Acesso Rápido do Excel.
1. Clique na seta para baixo da Barra
de Acesso Rápido do Excel.
2. Escolha Mais Comandos...
3. No quadro Opções do Excel que
aparece, clique na opção
Personalizar.
4. Em Escolher comandos em, indique
Macros.
5. Selecione o nome da macro que
você criou e clique em Adicionar.
1
2
3
4
5
PESSOAS E TECNOLOGIA 119
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
6. Se quiser,
você pode até
modificar o
desenho deste
botão. Ainda
no quadro
Personalizar,
selecione a
macro cujo
botão você
quer
modificar.
7. Clique no
botão
Modificar...
8. No quadro
Modificar Botão que aparece, selecione o botão desejado e clique em OK.
9. Clique em OK novamente para fechar o quadro com as opções do Excel.
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PESSOAS E TECNOLOGIA 120
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Editando a macro
Uma macro nada mais é do que um programa. Felizmente o gravador de macros cria este programa
para você. É um programa em linguagem VBA. Vamos ver como ficou a macro que você gravou nas
páginas passadas.
1. Na planilha que contém a macro,
selecione a guia Exibição, clique no
botão Macros e escolha Exibir Macros.
2. No quadro que aparece, selecione a
macro cujo programa você quer ver e
clique no botão Editar.
A janela do VBA aparece. Aqui você pode
alterar o que quiser. Uma alteração
simples seria mudar o nome que a macro
digita na célula. Basta digitar o novo
nome na linha apropriada.
3. Troque Fabíola Luz pelo
seu próprio nome.
4. Volte à planilha do Excel
agora e execute sua macro.
É o seu nome que aparece
na célula, não é?
2
3
PESSOAS E TECNOLOGIA 121
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Quadros de diálogo em macros
Você também pode digitar linhas inteiras de comandos neste programa VBA. Só para você ter uma
idéia de como isso funciona, vamos fazer nossa macro abrir um quadro de diálogos simples, com uma
mensagem de boas vindas.
5. Se você estiver na planilha, volte à janela onde aparece o programa (olha a barra de tarefas do
Windows, ela ainda deve estar lá – é só clicar nela).
DICA Se preferir, você pode pressionar Alt-F11 para exibir esta janela.
6. Logo depois dos comentários
em verde (no início da
macro), digite:
Msgbox “Bem vindo ao
VBA.”, vb0k0only,
”Mensagem”
COMENTÁRIO Este texto deve
ser digitado em uma única
linha, conforme mostra a
figura ao lado.
7. Volte ao Excel e execute a
macro.
Aparece a mensagem ao lado, certo?
8. A mensagem é só para informação. Clique em OK para fechá-la e o
restante da macro será executado normalmente.
PESSOAS E TECNOLOGIA 122
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Altere o valor de uma propriedade com uma macro
Você pode criar uma macro para desativar as linhas de grade – se elas estiverem aparecendo – ou
ativá-las – se elas não estiverem aparecendo. Você faz isso alterando a propriedade que exibe – ou
não – a grade na planilha.
1. Selecione a guia Exibição, clique no botão Macros e escolha Gravar macro.
2. Chame a macro RemoveGrade e clique em OK.
Agora, enquanto a macro está sendo gravada, vamos ocultar as linhas de grade.
3. Selecione a guia
Exibição e desmarque
a opção Linhas de
Grade.
4. Pare a gravação.
5. Vamos ver como ficou
o programa da macro: na guia Exibição, clique no botão Macros e escolha Exibir Macros,
selecione a macro RemoveGrade e clique em Editar.
6. Teremos o seguinte código (sem as linhas de comentário):
Sub RemoveGrade()
ActiveWindow.DisplayGridlines = False
End Sub
Do jeito que está, esta macro apenas oculta as linhas de grade. Mas e se as grades não estiverem
aparecendo? Queremos que a macro as exiba. O segredo aqui é fazer a macro perceber se as
grades estão aparecendo ou não. Veja como fazer isso.
7. Mude as linhas de comando de sua macro assim:
Sub RemoveGrade()
Minhagrade = ActiveWindow.DisplayGridlines
ActiveWindow.DisplayGridlines = Not Minhagrade
End Sub
Esta macro usa praticamente as mesmas instruções da macro anterior, mas com algumas
melhorias. Vamos interpretá-las:
3
PESSOAS E TECNOLOGIA 123
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Minhagrade = ActiveWindow.DisplayGridlines
ActiveWindow.DisplayGridlines é a propriedade que informa o status da linha de grade: estão
aparecendo (True) ou não (False)? Através desta instrução você guarda este status na variável
Minhagrade.
ActiveWindow.DisplayGridlines =Not Minhagrade
A palavra chave Not alterna o valor que está em Minhagrade. Se estiver como True (grade
aparecendo) ela passa a ser False (grade oculta). E vice-versa.
8. É por isso que a macro funciona. Volte ao Excel e experimente!
PESSOAS E TECNOLOGIA 124
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Respondendo perguntas em macros e tomando decisões
Você já usou a função MsgBox nas páginas anteriores – de forma bem simples. No entanto, você
pode aproveitá-la ainda mais! Considere a macro a seguir:
Sub VerificarExecucao()
minhaVerificacao = MsgBox("Isso levará muito tempo. Continuar?", vbYesNo)
If minhaVerificacao = vbNo Then
Exit Sub
End If
MsgBox ("Continuar com a macro lenta...")
End Sub
Temos duas grandes novidades aqui: vbYesNo e If ... Then. Estes são comandos essenciais para quem
trabalha com VBA. Vamos interpretá-los.
minhaVerificacao = MsgBox("Isso levará muito tempo. Continuar?", vbYesNo)
MsgBox exibe uma mensagem com uma pergunta e apresenta as opções Yes ou No (estipuladas em
vbYesNo). A resposta é armazenada na variável minhaVerificacao.
If minhaVerificacao = vbNo Then
If verifica se a resposta guardada em vbNo é Sim ou Não.
a) Se for Sim, a linha seguinte, Exit Sub, é executada (Exit Sub encerra a macro).
b) Se for Não, a linha logo após End If, MsgBox ("Continuar com a macro lenta..."), é executada (a
mensagem Continuar com a macro lenta... aparece).
Vamos experimentar esta macro:
1. No Editor do VisualBasic, escolha Inserir, Módulo e digite as instruções conforme aparece na
figura no início desta página.
COMENTÁRIO Preste atenção quando você estiver digitando a segunda linha da macro. Assim que
você digitar a vírgula depois de Continuar?”, aparece uma lista de sugestões sobre o que você
pode usar. É só escolher vbYesNo. Assim fica mais fácil lembrar das instruções, concorda?
2. Pronto, agora é só
você testar a
macro. Volte ao
Excel e execute-a!
PESSOAS E TECNOLOGIA 125
A UTILIZAÇÃO INTELIGENTE DO EXCEL
Executando uma mesma instrução várias vezes (o Loop For Each)
Muitas vezes você precisa executar uma mesma instrução várias vezes. Por exemplo, você pode
querer formatar várias células (e não uma só) ou pode precisar modificar várias planilhas em um
arquivo.
A macro a seguir protege todas as planilhas de um arquivo Excel:
Sub ProtectSheets ()
Dim mySheet As Worksheet
For Each mySheet in WorkSheets
mySheet.Select
mySheet.Protect “Senha”, True, True, True
Next mySheet
End Sub
Vamos interpretar cada linha principal:
Dim mySheet As Worksheet armazena em mySheet o número de planilhas no arquivo.
For Each mySheet in WorkSheets executa as instruções que aparecem nas linhas seguintes para
cada planilha em WorkSheets
mySheet.Select selecione cada planilha
mySheet.Protect “Senha”, True, True, True protege cada planilha, atribuindo a senha “Senha”
para cada uma delas
Next mySheet faz o processo ser repetido para a próxima planilha
Se você quiser uma outra macro que desproteja todas as planilhas, digite as seguintes instruções:
Sub UnprotectSheets ()
Dim mySheet As Worksheet
For Each mySheet in WorkSheets
mySheet.Select
mySheet.Unprotect “Senha”
Next mySheet
End Sub
Esta macro é muito parecida com a anterior. Só vamos chamar sua atenção para a linha
mySheet.Unprotect “Senha”, que fornece a senha “Senha” para desproteger cada planilha.
Que tal agora digitar e executar estas macros para ver o resultado?