Vrijetijdscommunicatie in Mol
Leuven, 28 januari 2014
PRINCIPES
• Actief beheer activiteitenkalender en promotie = kerntaak van communicatiedienst– Ondersteuning verenigingen en
gemeenschapsleven– Promotie eigen activiteiten en
evenementen– Toeristisch belang van evenementen
• Belang van activiteitenkalender bij onderzoek naar gebruik website
PRINCIPES
• Beheer niet overlaten aan Uit in Vlaanderen– Historiek Uit in Vlaanderen– Service aan verenigingen en eigen
diensten– Flexibiliteit van eigen moederdatabank
• Wél: vanaf 2014: doorsturen naar Uit in Vlaanderen
DATABANK: 1 GEINTEGREERDE DATABANK
• Alle OPEN activiteiten van verenigingen, bedrijven,…
• Géén wekelijkse activiteiten (voetbalwedstrijden,…): occasionele activiteiten of toegelaten vanaf maandelijkse frequentie
• OPEN = je moet géén lid zijn• Géén probleem met commerciële
activiteiten, activiteiten politieke partijen,…
DATABANK • Activiteiten van verenigingen,
bedrijven,…• Activiteiten en evenementen van: – Gemeentebestuur en OCMW– Cultuurcentrum ’t Getouw– Lokaal dienstencentrum– Sportactiviteiten– Grabbelpas en SWAP
• Eenvoudig lijsten ‘trekken’ voor publicaties
WERKING: INGAVE • Via e-formulier op www.gemeentemol.be – Formulier uitgebreid en vernieuwd in september
2012• Foto’s, affiches, bestanden,… mee opladen• Flexibiliteit voor openingsuren, herhaalde activiteiten,…• Uiterste inschrijvingsdatum• …
– Ook verplichting voor eigen gemeente- en OCMW-diensten
– Automatische koppeling met Recreatex voor sportactiviteiten en Grabbelpas & SWAP
WERKING: KWALITEITSCONTROLE
• Automatische opname in databank website– Kwaliteitscontrole door activiteitenbeheerder
• Toevoegen categorieën• Snelle tekstcontrole • Status ‘topactiviteit’
– Extra promotie via gemeentelijke communicatiekanalen nodig?
– Goedkeuring en publicatie op website– Mail naar organisator met publicatienotificatie
en duidelijkheid over de verantwoordelijkheden
WERKING: PUBLICATIE OP WEBSITE
• Vier topactiviteiten op de homepagina
• Lijst ‘alle activiteiten’ – Onderscheid ‘Wordt verwacht’ &
‘lopende activiteiten’ – Inschrijvingsdatum krijgt extra
vermelding– Segmenteren op categorie,
leeftijdscategorie, datum
WERKING: PUBLICATIE OP WEBSITE
• Activiteitendetail– Praktische informatie afzonderlijk
linksboven (‘hot spot’)–Meerdere foto’s – ‘Verwante activiteiten’: overeenkomsten
in categorieën– ‘Andere activiteiten’: alle activiteiten
binnen één ‘koepelactiviteit’– Reageren via Facebook-forum & alle
share-functies
ANDERE KANALEN
• OPTIE 1: STANDAARD • Standaard?– Alle activiteiten, als ze niet als topper
worden aangeduid of in aanmerking komen voor extra promotie
ANDERE KANALEN • OPTIE 1: STANDAARD • Hoe? – Doorsturen naar databank Uit in Vlaanderen
(opstart 2014)– Opname in de wekelijkse
activiteitenkalender in De Streekkrant– Opname in de wekelijkse e-nieuwsbrief Uit
in Mol (woensdagvoormiddag)– Opname in de tweemaandelijkse
activiteitenkrant Uit in Mol (huis-aan-huis)
ANDERE KANALEN
OPTIE 2: TOPACTIVITEIT• Toppers?– Beslissing tweemaandelijkse
redactieraad– Opvallend, uitzonderlijk, toegevoegde
waarde,…
ANDERE KANALEN
OPTIE 2: TOPACTIVITEIT • Hoe?– Alles van ‘standaard’ én extra’s– Groter artikel in activiteitenkrant Uit in
Mol– Groter artikel in de e-nieuwsbrief Uit in
Mol– Verschijning als topactiviteit op de
homepagina
ANDERE KANALEN
OPTIE 3: EXTRA PROMO• Extra promo?– Alle activiteiten en evenementen van
gemeentebestuur en OCMW – Activiteiten van onze cultureel
ambassadeur– Toeristische evenementen die we
financieel of logistiek ondersteunen
ANDERE KANALENOPTIE 3: EXTRA PROMO• Hoe? – Alles wat ‘toppers’ krijgen én extra’s – Opmaak nieuwsbericht voor persbericht, De
Streekkrant,…– Opname elektronische informatieborden– Opname intern televisiecircuit– Automatische of manuele opname Facebook-
pagina(’s): gemeente, jeugd, sport en/of toerisme– Automatische of manuele opname Twitter– Optie: opname carrousel homepagina site
ACTIVITEITENKRANT UIT IN MOL
• Tweemaandelijks huis-aan-huis en toeristische informatiepunten
• Redactieraad beslist: zoeken naar evenwichten• Selectie van 30-tal activiteiten en
themapagina’s • Geselecteerden krijgen mail voor extra foto’s
& update informatie• Eindredactie in de databank• Informatie automatisch uit de databank• Opmaak, controle én drukken
ACTIVITEITENKRANT UIT IN MOL
• Klein broertje: Uit in Mol for kids – Zelfde frequentie– Focus op activiteiten voor kinderen– Via de basisscholen
DEADLINES • Stimuleren om zo snel mogelijk activiteiten
in te sturen– Werk van lange adem!
• Deadlines afgestemd op vergaderingen redactieraad Uit in Mol
• Elke twee maanden: ‘herinneringsnieuwsbrief’ naar al wie ooit activiteit instuurde
• Na de deadline: minder mogelijkheden, wel altijd online opname