Трансформация закупочной функции в российской компании

на примере зарубежного опыта

С.Ю. АфанасьевДиректор Департамента закупок ИТ

ПАО «МТС»

2

Основа стратегического сорсингаПереход на профессиональную закупочную организацию – реализация принципа сервисного подразделения, отвечающего за все элементы закупочной деятельности

Пересмотр принципа коллегиальности принятия решения о закупке и формирования закупочных комиссий по функциональным блокам и БЕ (исключение - Совет по закупкам для крупных закупок)

ЭКОНОМИЯ

Введение принципа экономии – на закупщиков и заказчиков возлагается совместная ответственность за достижение экономии в результате закупочной деятельности

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Разделение закупочной деятельности на стратегическую и транзакционную. Четкое разделение ответственности между закупщиком, заказчиком и менеджером по транзакциям

3

Техника и ИТ

Абонентское оборудование

МаркетингУслуги и сервисы

Аренда сайтов

2010

2011

2012

2013

2015 - 162014

Этапы развития закупок МТС

Интеграция закупок

ТрансформацияМакроэкономические

вызовы

4

Блок управления закупками

Логистика

Управление

запасами

Сопровождение

закупок

Логистика зарубежных поставок

Транспортная м складская логистика

Маркетинг, услуги, абонентское

оборудование

Контрактная поддержка

Сеть\Техника

Сеть коммутац

ии

Транспортная

сеть

Вспомогательное оборудование

Инфраструктурные сервисы

ИТ

Инфраструктура

ИТ

ИТ решения

Стратегия, планирование и закупки ЗДК

МР/ Регионы

Управление

закупками в

МР/Арендой

Структура Блока управления закупками

5

Не просто слова

• для внутренних и внешних клиентов

Прозрачность

• регламенты• право принятия

решения • право заключения

сделок

Самостоятельность & ответственность

закупщика • стратегическое

долгосрочное сотрудничество

• open-book

Партнерство

6

Процессы & Инструменты

7

Участники процесса

Финансы

Юристы

ФункцииЗаказчикЗакупщик

СОГЛАСОВАНИЕ

Контрактник

8

Половина успеха

Удовлетворенность заказчика Своевременность Экономия

Сбалансированные KPI

9

КПЭ «Оценка экономии от закупочной деятельности»

1. Эффект от базового периода 12 М стандартные ТРУ

2. Эффект от среднерыночной цены макро-экономическая составляющая,

реклама на ТВ, креатив, сравнение с медиа-инфляцией агентства TNS

3. Эффект от минимальной стоимости предложений по сравнению с первым предложением

победителя нестандартные ресурсы

Замер производится в разрезе категорий по заключенным заказам. Период – полугодие/год. Approve финансистов и внутреннего контроля

10

Модули Oracle Advanced Procurement/MDM – №1 в России

Планирование и стратегия закупок

Заявка на приобретение

Подготовка, инициация, проект

торгов, торги/переторжки,

согласование результатов

Заключение договора

Оформление заказа

Логистика & управление

запасами

Модуль iProcurement

Электронная заявка

Единые каталоги ТРУ

Sourcing/ iSupplier Portal

RFQ / аукционы

Прозрачность и скорость

Contracts

История согласованияШаблоны, типовые формы

Рабочее Место покупателя

Прозрачность процесса закупок

MDM Product Hub

Единые ном. позиции для компаний группы

Управление складскими остатками

Использование электронной подписи

P2P (Procure to Pay) покрыт единой EPR системой

Удобный WEB интерфейс

Единое хранилище документации

11

Ключевые возможности модулей Oracle Advanced Procurement

ФункциональностьМТС до

внедрения Oracle AP

ERP-система

МТС сейчасВнешние

ЭТП

1 Интегрированный процесс закупок от заявки до оплаты счетов в единой ERP-системе (полная прозрачность процесса для всех участников)

2 Регистрация поставщиков и хранение информации в единой ERP-системе с возможностью использования в различных целях

3 Создание проекта торгов (закупочной процедуры) на основании заявки на приобретение с использованием уже заданных параметров

4 Разделение ролей в системе для участников процесса закупки (полный доступ, администрирование, просмотр, контроль и т.п.)

5 Создание Рабочей группы по каждой закупочной процедуре

6 Подготовка проекта торгов и его согласование с рабочей группой в зависимости от заданных параметров

7 Автоматизация проведения закупочной процедуры

8 Согласование отчета о выборе поставщика с рабочей группой по закупке в зависимости от заданных параметров

9 Загрузка каталогов поставщиков, а также создание в ERP-системе договоров, заказов на основании результатов закупочной процедуры

10 Полная конфиденциальность и доступность информации (информация остается на внутренних ресурсах)

11 Бесплатное участие в закупочных процедурах на электронной площадке для всех поставщиков МТС

Наличие функциональности

Отсутствие функциональности Функциональность представлена частично

12

Spend Cube ERP - системы компаний

Группы МТС

Arm soft

•Сбор разрозненной информации из Инвойсов и Заказов

•Обработка, очистка, классификация исходной информации

Доп. скидки от понимания объемов

закупок и направлений затрат за периоды

Управление расходами во всех компаниях

Группы МТС

Понимание расходов в различных разрезах с высокой точностью.

Ценовой анализ рынка

Формирование стратегии закупок.

Повышение прозрачности закупок.

Минимальное время отклика системы

Построение отчетов для анализа и контроля

закупочной деятельности во всех необходимых

разрезах

Результаты внедрения модуля

13

Управление контрактом - Commercial Contract Management

Исполнение контракта

Условия контракта

Исполнение обязательств

поставщика/подрядчика

Согласованный уровень

поддержки/SLA, сроков выполнения работ или

поставки товара

Открытые вопросы

Закрытые обязательства

сторон

Ход выполнения проекта

График для выполнения обязательств партнера

Сопровождение обмена информациейИстория изменений контракта, актуальные

условия и положения

Поиск изменений & готовность к вызовам

14

15

Наши ключевые стратегические рычаги

Стандартизация

• Стандартизации и типизация

• Реализация идей на практике

Инновации

• МТС - первая на рынке для наших клиентов

• Анализ TCO на всех этапах

• Менеджмент и специалисты МТС вовлечены в инновационные процессы поставщика

Прозрачность и

дифференциация

• Прямые коммерческие отношения по ценам ex-works + логистическая маржа

• Выделение оборудования и ПО сторонних производителей Сотрудничество

• Сотрудничество с Vodafone, Verizon, Вымпелком, Мегафон

• Объединение объемов закупок

16

Спасибо за внимание!