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Vieille présentation datant de 2008 sur Comment organiser un événement spécial de financement.
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Organiser un événement spécial de collecte de fonds
Ligia PeñaCoach en collecte de fonds
Ordre du jour Aperçu
• C’est quoi?• Objectifs d’un événement spécial• Considérations éthiques
Avant l’événement• Question d’argent?• Critères de succès • La sélection de l’idée: les gagnants et les perdants• Question mathématique
On commence …• La sélection de l’événement• Questions à considérés• On est prêt … on y va!• Obtenir des gros dons
Après l’événement• Post-mortem• Reçu d’impôts
AperçuC’est quoi?
Un événement spécial est une stratégie de collecte de fonds qui se produit à un moment et un endroit spécifique pour amasser des fonds pour une cause en particulier.
L’argent peut être récolté au préalable mais l’événement est l’activité culminante des efforts.
Objectifs d’un événement spécial
1. La publicité est l’objectif ultime de l’événement
2. Le “quotient de visibilité” de l’organisme
3. Amasser des fonds
4. Les événements peuvent être utilisés pour reconnaître les donateurs et impliquer les bénévoles
Aperçu
Considérations éthiques
1. L’argent amassé doit être utilisé pour le project en question
2. Gardez les dépenses à un minimum
3. Attention à ne pas donner un traitement préférentiel aux
fournisseurs habituels
4. Les standards de la communauté doivent être respectés
5. Attention à la consommation d’alcool
6. L’usage du tabac doit être une considération
7. Le jeu
8. Accessibilité
9. Le multi-culturalisme doit être addressé
10. Des boycotts peuvent être un problème
11. Frais élitistes
12. Les OSBLs doivent se respecter
Avant l’événement
Est-ce une question d’argent?
Une bonne approche à la collecte de fonds doit offrir l’opportunité d’obtenir des gains autres que de l’argent. En fait, si l’événement collecte que de l’argent, ce ne sera pas vraiment un succès à la longue. L’argent peut financer des projets très important mais ce ne sera pas à long terme. Heureusement, les événements peuvent produire plus que de l’argent.
Argent froid Sentiments chaleureux Flash de chaleur
L’échec
Pourquoi des événements sont des échecs?• Coûts trop élévés• Prix de vente est trop bas• Les billets ne se vendent pas• Les attentes ne sont pas réalistes
Avant l’événement
Sélectioner une idée: les gagnants et les perdants à éviter
Un bon FIT est le facteur le plus important en choisissant l’événement. Il y a des milliers d’idéés mais quelle est la meilleure pour votre organisme? La bonne idée répondra aux ...oRessources humainesoRessources financièresoL’image de l’organismeoL’audienceoLe timing
Attention aux... lave-auto, vente aux enchères de célibataires ou d’esclaves, vente de produits, etc.
Question mathématique
Règlement #1: Coût par dollar collecté
Règlement #2: Implication des bénévoles
Règlement #3: Le prix maximum de vente du billet
On commence
Critères pour aider la sélection de l’événement
• Qui sera l’audience?• Que voulez-vous d’eux?• Seriez-vous capable des rejoindres d’une autre façon?• Qu’est-ce qui va les rejoindre?• Quel prix que ce marché est prêt à payer?
Questions à considérer avant de commencer à organiser l’événement
• Est-ce que l’événement que vous avez sélectionné est approprié?
• Est-ce que l’événement promouvoit l’image de l’organisme?
• Avez-vous une mise de fonds?
On commence
On est prêt .... On y va!
Le comité organisateurA entre 6 à 10 membres ayant une expérience diversifiée qui veillera sur l’organisation de l’événement.
Le sous-comité de financeSuivi du budgetApprobation des dépensesPaye les facturesApprouve et signe les contratsAchète l’assurance responsabilitéÉmet les reçus d’impôtÉtabli le prix du billet et s’occupe de la venteRecherche des commanditairesDécide s’il y aura des articles promotionnels à vendreEmbauche le personnelLicences et permis
Le sous-comité d’animationProgrammeSélection de l’orchestreSélection et location de costumes Sélection du menu et contact avec le traiteurOrganise le cocktail et achète l’alcoolS’il y a un encan, recherche les articlesRecherche de cadeaux spéciaux pour les invités
Le sous-comité de décorationLe plan de la salleTrouve l’espace de rangementS’occupe des rénovations et de la mise en place de la salleDécoration à l’intérieur et l’extérieur de la salle
On commence
Le sous-comité de communicationOrganise la conférence de pressePrépare les kits pour les médiasEnvoi les communiqués aux médiasRéception des VIPsAssigne les places aux tablesS’assure que le protocol est suiviRédige le discours du PDG ou du Président d’honneurVérifie le programme ou tout autre document publicPublicité
Le sous-comité du déroulementDescription des tâches et recrutement des bénévolesFormation des employés et des bénévolesPrépare le déroulementOrganise la pratiqueAssure la sécurité durant l’événementPrépare le plan de contingence
On commence
Les mots qui obtiennent de plus gros dons
• Dites aux gens que vous allez leur demander de l’argent
• Utiliser l’humour
• Relaxez et soyez vous-même
• Faites participer l’audience
• Dites aux gens à quoi sert l’argent … concrètement
• Dites aux gens que la culpabilité ne sera pas utilisé pour
obtenir des dons
• Encouragez les gros dons
• Obtenez un don exemplaire avant l’événement
• Passez un chapeau ou tout autre méthode
• Conclure avec conviction
• Avant la fin de l’événement, annoncez le résultat
On commence
Post-Mortem
Pourquoi?•Évaluer le succès, les choses à améliorer•Évaluer la viabilité de l’événement•Apprendre de l’expérience•Planifier pour le prochain événement•Mémoire de l’événement•Sentiment de clôture pour les événements et les bénévoles•Communiquer les résultats financiers et intangibles
Reçu d’impôt
Les dons sont admissibles pour un reçu d’impôt si:• Transfer de propriété (argent ou produit mais les services
sont exclus)• Transfer volontaire• Sans attente de retour d’un avantage
Après l’événement
Autres ressources
Intention des événements
10 Étapes à suivre
Période de questions et réponses
Merciet bonne chance !