� Annonsebilag om Outsourcing av lønn og økonomiprosesser utgitt i samarbeid mellom NARF, Visma, Lindorff, Amesto og Kvestor

OutsOurcing Magasinet 1/2007 OutsOurcing Magasinet 1/2007

�Annonsebilag om Outsourcing av lønn og økonomiprosesser utgitt i samarbeid mellom NARF, Visma, Lindorff, Amesto og Kvestor

For små og mellomstore selskaper eroutsourcing av lønns-, regnskaps- ogøkonomitjenester ofte en funksjonelloutsourcing. Dette betyr at funksjonersom for eksempel regnskapsføring ellerlønningskontor flyttes fra kunde tilleverandør uten at arbeidsprosessene med å utføre arbeidet endres. Ved bare å flytte arbeidet blir ikke kostnadene ved å produsere oppdraget redusert. Trenden er i ferd med å snu fra tradisjo-nell outsourcing til BPO. Business Process Outsourcing betyr åsette ut arbeidsprosessen med å leveresluttresultatet, der som regel leveran-døren bestemmer hvordan produksjo-nen skal gjennomføres. Større selskaper krever vesentlige gevinster dersom de skal outsource, og vi ser nå at også mellomstore selskaper krever dette og etterspør mer effektive tjenester støttet av systemløsninger.

Beste praksisVed BPO vil leverandøren produsereetter sin beste praksis og arbeidet vilutføres til vesentlig lavere ressursfor-bruk og til lavere kostnad for kundene.BPO innebærer en arbeidsdeling mel-lom kunde og leverandør der system-støttet datafangst ute hos kunden,ved for eksempel en portal, ofte er denfremste måten å redusere kundenskostnader på. Datafangst bør kun foretaes én gang, der den oppstår.

Gevinster ved BPO forutsetter en endringsprosess for hvordan oppdraget utføres og hva arbeidsdelingen mellom partene skal være. Som regel må kun-dens ansatte endre hvordan de utfører sin del av arbeidet. Denne endringen blir ofte undervurdert. Det er vesentlig å informere, lære opp og kvalitetssikre at kundens ansatte jobber etter forut-setningene i avtalen. Det er viktig at kunden velger en leve-randør som har utviklet beste praksis i sin tjenesteleveranse. Dette sammen med avtale om arbeidsfordeling med den enkelte kunde gir grunnlaget for effektivisering av produksjonen og gevinster for kunden.

Se på totalkostnadenUtfordringene for leverandører avtjenester innen lønns-, regnskaps- ogøkonomitjenester er å tilpasse segkundenes økende grad av profesjonali-sering og forventning. Tradisjonelthar valg av regnskapsfører for mindreog mellomstore selskaper ofte vært etspørsmål om å velge den leverandør som har lavest timesats. Dette har liten sammenheng med hva den faktisketotalkostnaden for kunden blir til slutt, eller med hvilken kvalitet arbeidet er levert. I slike løsninger sitter kundenmed risiko knyttet til produksjonen avoppdraget og hva sluttregningen blir. Jo mindre effektivt leverandøren

utfører jobben, jo dyrere blir det forkundene. Dette blir tilfeldigheter. Hva er løsningen?

Kvalitet til avtalt prisVi ser at kundene er i ferd med å stillenye krav. Nå må leverandørene følgeetter.. Det er på tide å sette kundene iførersetet. Det må være forutsigbarhetfor hva de betaler for, de må få levertkvalitet til avtalt pris. Det må etableresprismodeller som gir kunden forutsig-barhet både når det gjelder kvalitet ogpris. Det bør innføres stykkpriser ogtransaksjonspriser slik at for eksempelantall lønnsslipper eller antall fakturaergir kundens pris. Da kan kunden selvberegne kostnadene og oppnå forutsig-barhet. Timepriser bør bare benyttespå tilleggstjenester, og der oppdragetikke er spesifisert godt nok til å kunnegi stykkpris. Ofte vil kunden ønske enfastpris. Dette kan settes sammenav stykkpriser, et avtalt volum avtjenester og forutsetningene for pris-modellen.

Avtal servicenivåForutsetningen for å gi stykk- ogtransaksjonspriser i stedet for bare åfakturere timer, er at det krever sterkoppdragsstyring og enighet medkunden om hva som er inkludert istykkprisen og hva som skal tilleggsfak-tureres. Skal kunden få forutsigbarhet

for kostnader, så krever dette at kunden involverer seg langt sterkere i oppdra-get enn ved timebasert fakturering. I tillegg kreves det bestillerkompetanse. Det betyr at kunden har nok kompe-tanse på oppdraget som skal leveres, slik at de kan stille kvalitetskrav til leverandøren. Kvalitetskrav eller SLA (Service Level Agreement) kan være at 99 % av alle lønninger skal være korrekte, at de ansatte mottar lønn til rett tid, at alle bilag er registrert til regnskapsavslutning, 99% oppetid på systemløsninger etc. Det bør samtidig være en kompensasjon til kunden dersom leverandøren ikke tilfredsstiller SLA.

Klare krav til begge parterNår det etableres en SLA, må det ogsådefineres en RSLA (Reversed ServiceLevel Agreement). Dette er de krav somleverandøren stiller til kunden og somer en forutsetning for at leverandørenskal kunne levere kvalitet i henhold tilSLA. Dette kan være at alle bilag måvære mottatt av leverandøren innengitt tidsfrist slik at det er tid igjen til åprodusere oppdraget. n

s

Inntil for få år siden var det ikke uvanlig at selskaper satte ut for eksempel regnskaps- føring eller lønningskontor til en leverandør uten at arbeidsprosessene ble endret. Stadig flere bedrifter setter ut hele forretningsprosesser (Business Process Outsourcing). At hele prosessen med å levere sluttresultatet overføres til en profesjonell leverandør, gjør det mulig å etablere effektive prosesser med potensial for vesentlige gevinster.

Utsetting av forretningsprosesser:

Tradisjonell outsourcing kontra BPOAv: Marius Berg, adm. dir. Visma services norge

Marius Berg, adm. dir. i Visma services norge, har lang erfaring med outsourcing av de største lønns-prosessene i norge.

«Outsourcing er et strategisk verktøy som gir muligheter for ansvarliggjøring, definert kvalitet på tjenestene, tilgang på spiss-kompetanse, ny funksjonalitet og tekniske løsninger, fleksibilitet og fokus.»

n Partene må ha et godt samarbeid og en realistisk plan for gjennomføringn Gjennomføre den avtalte arbeidsdelingen mellom kunde og leverandørn Informasjon og opplæring av ansatte om hvorfor man gjør dette og hvilke krav det vil bli stilt til dem i prosessenn Dersom personell skal overføres – god informa- sjon i hele prosessen der de ansatte må få vite om sine rettigheter, muligheter og valg

n Faste driftsmøter er det viktigste redskap for forventningsavklaring mellom kunde og leverandørn Kontrakt som håndterer endrede forutsetninger, slik at det ikke låser leveransene, men at dette kan endres etter kundens behov. Risiko og gevinster kan deles mellom partene.n Leverandøren må ta ansvar for å utvikle kunden over tid, og stadig søke etter mer effektive måter å utføre oppdraget på, selv om det reduserer egen fakturering. n Leverandøren må proaktivt møte kundens økte krav over tid hvis de skal fortsette å være en relevant og kompetent samarbeidspartner.n Kunden må ha tilstrekkelig bestillerkompetanse og høy grad av involvering i prosessene.

Forutsetninger for å lykkes med BPOOutsourcing er et strategisk verktøy som gir muligheter for ansvarliggjøring, definert kvalitet på tjenestene, tilgang til spisskompetanse, ny funksjonalitet og tekniske løsninger, fleksibilitet og fokus.

nSkalerbarhet nTilgang på nye tjenester nRedusert risiko nDefinert kvalitet på tjenesternFleksibilitet nTilgang på ny funksjonalitetnVesentlig kostnadsreduksjon og tekniske løsninger i systemenenTilgang på kompetanse

Hvorfor outsourcenManglende forankring hos toppledelsenManglende ansvar og arbeidsdeling mellom kunde og leverandørnManglende informasjon og opplæring av kunde og kundens ansattenManglende oppfyllelse fra begge parter av forutsetningen for avtalen. Dette kan for eksempel være at bilag ikke kommer til rett kvalitet, rett tid, eller at det fortsetter å komme manuelle bilag der det nå skal benyttes elektronisk datafangst. I slike tilfeller må merarbeidet få en økonomisk konsekvens. Hvis ikke, vil avtalt endring hos kunden ikke finne sted.

FallgruverVed outsourcing kan leverandøren ta over ansatte fra kunden. Da kan den ansatte være en del av verdiskapning og kjernevirksomhet istedenfor å være en kostnad som skal rasjonaliseres. De ansatte vil komme inn i et stort faglig miljø og vil få videre kompetanseoppbygging. De vil slippe å være den eneste hos kunden som sitter med ansvaret for lønn og regnskap, og føle at de ikke kan være syk eller ha annet fravær. Samtidig trenger ikke bedriften å være bekymret for det samme. Tjenesten leveres uansett til rett tid.

Fordeler for overførte ansatteHvordan lykkes med oppstart

Denne artikkelen er den andre i en artikkelserie om Business Process Outsourcing skrevet av representanter for selskapene bak Outsourcing Magasinet. neste artikkel kommer i oktober-utgaven av magasinet.