1. addj brochure t3.2016

HỒ SƠ NĂNG LỰCVÀ GIỚI THIỆU SẢN PHẨM

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ HÀNH CHÍNH ADDJ

ĐC: Số 3A, Ngách 3, ngõ 514 Thụy Khuê, Phường Bưởi, Tây Hồ, Hà nội

Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776

Website: wwwchinhlysohoaj.vn Email: [email protected]

ADDJ – HỒ SƠ NĂNG LỰC

CÔNG TY CP PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ HÀNH CHÍNH ADDJĐC: Số 3A, Ngách 3, ngõ 514, Thụy Khuê, Phường Bưởi Tây Hồ, Hà nộiTel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776 Website: www.chinhlysohoa.vn Email:[email protected]

mailto:[email protected]

mailto:wwwchinhlysohoaj.vn

http://www.chinhlysohoa.vn/


ĐC: Số 3A, Ngách 3, ngõ 514 Thụy Khuê, Phường Bưởi, Tây Hồ, Hà nội

Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776

Website: wwwchinhlysohoaj.vn Email: [email protected]

THƯ GỬI QUÝ KHÁCH HÀNGKính gửi: Quý khách hàng

Công ty Phát triển Công nghệ Hành chính ADDJ xin gửi lời chào trân trọng tới quý Cơ quan khách hàng!

Công ty Phát triển Công nghệ Hành chính ADDJ hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 0106019307 do Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp.

Tiền thân của công ty là một đơn vị thực hiện dịch vụ tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho nhiều cơ quan hành chính nhà nước từ trung ương tới địa phương, mang lại hiệu quả trong công tác quản lý hành chính, đặc biệt là lĩnh vực quản lý văn thư và lưu trữ hồ sơ, tài liệu.

Với đội ngũ chuyên gia có trình độ chuyên môn sâu về khoa học lưu trữ và giàu kinh nghiệm thực tiễn hiện đang làm việc tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Học viện Hành chính Quốc gia, các Chi cục văn thư lưu trữ,….; đội ngũ chuyên viên trực tiếp thực hiện đã có kinh nghiệm thực tiễn trong nhiều năm, Công ty chúng tôi đã thực hiện dịch vụ chỉnh lý, số hóa tài liệu cũng như thiết kế, cung cấp nhiều sản phẩm cơ khí, các vật tư, văn phòng phẩm liên quan cho nhiều cơ quan, tổ chức.

Cùng với hệ thống máy móc, trang thiết bị hiện đại và đội ngũ công nhân viên lành nghề, có kinh nghiệm, Công ty cũng đang thực hiện thiết kế, sản xuất và lắp ráp nhiều mặt hàng cơ khí như Hệ thống giá, tủ lưu trữ tài liệu; Bàn ghế học sinh các loại; Hộp, tủ điện; Tủ chống cháy; Thang máng cáp; hộp tài liệu, bìa carton và các vật tư văn phòng phẩm dùng trong các công trình, văn phòng, kho lưu trữ, thư viện, nhà sách, trường học, trung tâm lưu trữ, …

Căn cứ vào Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 và các văn bản hướng dẫn thi hành; căn cứ vào năng lực sản xuất, năng lực chuyên môn và kinh nghiệm của công ty, Công ty Phát triển Công nghệ Hành chính ADDJ kính trình Ban lãnh đạo quý Cơ quan bản hồ sơ năng lực để Quý vị xem xét, đánh giá và phê chuẩn cho Công ty chúng tôi thực hiện dịch vụ chỉnh lý tài liệu giấy, số hóa tài liệu và cung cấp vật tư tại Quý Cơ quan.

Công ty Phát triển Công nghệ Hành chính ADDJ cam kết sẽ thực hiện nhiệm vụ được giao đảm bảo đúng quy định pháp luật hiện hành.

Xin chân thành cảm ơn!Hà Nội ngày ... tháng … năm 20…..

GIÁM ĐỐC



mailto:wwwchinhlysohoaj.vn


ĐC: Số 3A, Ngách 3, Ngõ 514, Thụy Khuê, Tây Hồ, Hà Nội

Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776

Website: www.chinhlysohoa.vn Email: [email protected]




MỤC LỤC

Phần 1: Giới thiệu về công ty

Phần 2: Cơ cấu tổ chức

Phần 3: Năng lực thiết bị

Phần 4: Sản phẩm và dịch vụ

Phần 5: Quy trình số hóa tài liệu

Phần 6: Kết luận

Phụ lục: Một số hợp đồng đại diện



Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


PHẦN 1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TYTên công ty:

CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ HÀNH CHÍNH ADDJ

Tên giao dịch: ADDJ .,JSC

Địa chỉ trụ sở chính: Số 3A, ngách 3, ngõ 514 Thụy Khuê, Phường Bưởi, Quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội.

Địa điểm kinh doanh tại Hà Nội:

Số 5 Dãy N1, ngách 46, ngõ 191 Lạc Long Quân, Phường Xuân La, Quận Tây Hồ, Hà Nội

Điện thoại: 04.7308 7776 Fax: 04.7306 7776

Email: [email protected] Website: addj.vn

Ngành, nghề kinh doanh chính:

Dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ;

DỊch vụ số hóa tài liệu lưu trữ;

Cung cấp giá kệ, hộp đựng tài liệu,bìa hồ sơ và các loại văn phòng phẩm khác phục vụ chỉnh lý tài liệu;

Thiết kế, sản xuất và cung cấp các sản phẩm cơ khí như: giá, tủ tài liệu; Bàn học sinh các loại; Hộp, tủ điện; Tủ chống cháy; Thang máng cáp; …

Cung cấp các loại phần mềm quản lý: phần mềm quản lý văn phòng hiện đại, phần mềm quản lý văn bản và điều hành công công việc, phần mềm quản lý và tra tìm tài liệu;

Tư vấn xây dựng, sửa chữa kho lưu trữ;

Bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng, văn thư và lưu trữ;






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


Tư vấn giải pháp trong công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ;






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


PHẦN 2. CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY

Giám đốc:

a. Chức năng:

Là sáng lập viên chịu trách nhiệm điều hành hoạt động chung của Công ty.

b. Nhiệm vụ:

- Chịu trách nhiệm về tổ chức nhân sự, quyết định cơ cấu tổ chức, tuyển chọn, cho thôi việc, giao nhiệm cụ cụ thể cho từng phòng ban, cán bộ;

- Chịu trách nhiệm về phân bổ và sử dụng các nguồn thu chi, quyết định mức lương, thưởng trong toàn Công ty;

- Chịu trách nhiệm về công tác tài chính, kinh doanh của Công ty;

- Theo dõi giải quyết khiếu nại của khách hàng;


GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐCKỸ THUẬT

PHÓ GIÁM ĐỐCNỘI VỤ

P. NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ - SỐ HÓA

PHÒNG KẾ HOẠCHKINH DOANH

PHÒNGQUẢN TRỊ - TÀI VỤ

PHÓ GIÁM ĐỐCKINH DOANH

ĐỘI TRƯỞNG CÁC ĐỘI CHỈNH LÝ

CÁN BỘ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU

CƠ SỞ SẢN XUẤT CƠ KHÍ

QUẢN ĐỐC PHÂN XƯỞNG

CÔNG NHÂN SẢN XUẤT

ĐỘI TRƯỞNG CÁC ĐỘI SỐ HÓA

CÁN BỘ SỐ HÓA TÀI LIỆU





Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


- Uỷ quyền cho Phó Giám đốc trong trường hợp vắng mặt;

- Tham gia đào tạo cán bộ trong Công ty.

c. Báo cáo:

Định kỳ hàng tháng báo cáo Hội đồng Thành viên về các mặt hoạt động chung của Công ty.

d. Quyền hạn:

Được quyền quyết định mọi hoạt động quản lý của Công ty dưới sự chỉ đạo của Hội đồng Thành viên.

Các Phó Giám đốc:

a. Chức năng:

Là sáng lập viên của Công ty nằm trong Hội đồng Thành viên, chịu trách nhiệm phụ trách mảng công việc được phân công.

b. Nhiệm vụ:

- Tham mưu cho Giám đốc trong việc điều hành các hoạt động của Công ty;

- Giám sát, đôn đốc và kiểm tra hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty;

- Đào tạo cán bộ/ nhân viên trong Công ty;

- Tham gia giải quyết những vấn đề nội chính;

- Điều hành công việc của công ty trong trường hợp Giám đốc vắng mặt.

c. Báo cáo:

Định kỳ hàng tháng báo cáo tình hình các hoạt động phụ trách;

d. Quyền hạn:

- Điều hành quản lý chung hoạt động của Công ty khi Giám đốc vắng mặt;

- Được quyền ký một số văn bản, giấy tờ do Giám đốc uỷ quyền.

Phòng Kế hoạch Kinh doanh

- Xây dựng kế hoạch năm, kế hoạch dài hạn theo mục tiêu chiến lược sản xuất kinh doanh của Công ty trình lãnh đạo công ty phê duyệt.






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


- Xây dựng các phương án kinh doanh, tham mưu về giá cả, các điều kiện chính trong mua bán trình Phó Giám đốc kinh doanh duyệt

- Chỉ đạo tổ chức các cuộc dự thầu, đấu thầu, các lễ ký kết hợp đồng sản xuất kinh doanh hoặc dịch vụ.

- Chỉ đạo việc tiếp nhận và trả lời các đơn chào hàng, đặt hàng, đơn khiếu nại về hàng hoá dịch vụ của Công ty.

- Đại diện cho Công ty trong việc tham gia đấu thầu, thương thảo hợp đồng sản xuất kinh doanh hoặc dịch vụ.

- Điều hành các bộ phận trong phòng phối kết hợp với các phòng ban, phân xưởng khác trong việc xác lập nhu cầu vật tư, nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất, đôn đốc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, thanh quyết toán hợp đồng.

- Chịu trách nhiệm tìm kiếm, theo dõi thực hiện của các nhà cung cấp;Phòng Quản trị tài vụ:

- Chịu trách nhiệm liên quan đến công tác hành chính, quản trị văn phòng, quản lý nhân sự, đào tạo nội bộ;- Quản lý hệ thống chất lượng theo ISO 9001:2008, và hệ thống An toàn bảo mật thông tin theo ISO27001:2005 của Công ty.- Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc Công ty về các công tác kế toán tài chính, giúp Giám đốc Công ty tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác tài chính kế toán.

Cơ sở sản xuất cơ khí:- Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc Công ty về lập và triển khai kế hoạch sản xuất các mặt hàng cơ khí, hộp, bìa carton;- Quản lý kho sản xuất, thực hiện thủ tục xuất, nhập, kiểm tồn kho theo quy định;- Quản lý trang thiết bị phục vụ sản xuất;

Các đội chỉnh lý tài liệu : Chịu sự chỉ đạo của Phòng Nghiệp vụ - số hóa, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc Công ty về các công tác thực hiện các dự án chỉnh lý tài liệu, đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án theo yêu cầu hợp đồng và qui định của Công ty.

Các đội số hóa tài liệu :






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


Chịu sự chỉ đạo của Phòng Nghiệp vụ - số hóa, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc Công ty về các công tác thực hiện các dự án số hóa tài liệu, đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án theo yêu cầu hợp đồng và qui định của Công ty.






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


DANH SÁCH MỘT SỐ CÁN BỘ THAM GIA THỰC HIỆN DỊCH VỤ

Stt Họ tên Trình độ học vấn

Năng lực chuyên

môn

Chức danh bố trí trong gói

thầuNhiệm vụ

1. Dương Thị Hòa Đại học LT học & QTVP

Quản lý kỹ thuật cao cấp

Kiểm soát kế hoạch, phương án chỉnh lý, mục lục văn bản

2. Đinh Văn Mạnh Đại học LT học & QTVP

Quản lý kỹ thuật chỉnh lý

Tham gia xây dựng kế hoạch, phương án chỉnh lý.

3. Hoàng Thị Lê Đại học LT học & QTVP

Quản lý kỹ thuật số hóa

Tham gia xây dựng kế hoạch, phương án số hóa

4.Đào Quang Minh

Đại học

Chứng chỉ VTLT

Cử nhân tin học

Quản trị kinh doanh

Quản lý kỹ thuật cao cấp

Tham gia xây dựng kế hoạch, phương án chỉnh lý. Thực hiện kiểm tra chất lượng nhóm thực hiện theo Quy trình

5.Nguyễn Thị Hoài Nhung

Đại học

Chứng chỉ VTLT

Quảng trị chất lượng

Kế toán

Quản lý kỹ thuật, KCS kỹ thuật


6. Vũ Trọng HiếuKỹ sư

Chứng chỉ VTLT

CN Sinh học

Quản lý kỹ thuật, KCS kỹ thuật chỉnh lý


7. Đào Thị Liễu Cao đẳng Lưu trữ họcCán bộ kỹ thuật – chỉnh lý/số hóa

Thực hiện hoạt động chỉnh lý, giám sát kỹ thuật trong quá trình chỉnh lý

8. Nguyễn Thị Thu Cao đẳng Lưu trữ họcCán bộ kỹ thuật – chỉnh lý/số hóa


9.Lương Thị Tuyết Cao đẳng Lưu trữ học

Cán bộ kỹ thuật – chỉnh lý/số hóa


10. Hồ Xuân Hương

Trung cấp HC VP Cán bộ kỹ thuật – chỉnh

Thực hiện hoạt động chỉnh lý, giám sát kỹ thuật






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


Stt Họ tên Trình độ học vấn

Năng lực chuyên

môn

Chức danh bố trí trong gói

thầuNhiệm vụ

lý/số hóa trong quá trình chỉnh lý

11. Trần Duy Thăng Đại học TC Lưu trữ học & QTVP



12. Trần Ngọc Long Đại họcHC học



13.Lương Thị Hương

Kỹ sưCN sinh học

Cán bộ chỉnh lý/số hóa

Thực hiện một số hoạt động chỉnh lý/số hóa

14.Hoàng Thị Thúy Lan

Đại học QLGD

QL Giáo dục


Thực hiện một số hoạt động chỉnh lý

15. Phạm Diệu Linh Đại họcQTKD



16. Hoàng Văn Bảo Đại học Tiếng Anh sư phạm



17. Bùi Đức Chinh Đại học Điện, điện tử



18.Đặng Thị Phương Hồng Đại học Tiếng Anh

Theo dõi nhân sự

Theo dõi đôn đốc các nhóm thực hiện

19.Phạm Thị Hồng Nga

Cao đẳngKế toán

Theo dõi nhân sự

Theo dõi đôn đốc các nhóm thực hiện

20. Bùi Thị Thủy Đại họcKế toán

Cấp phát vật tư

Định mức, lên kế hoạch, thực hiện cấp phát vật tư tiêu hao phục vụ dự án

21.Hoàng Thị Ngân Cao đẳng Kế toán

Theo dõi Nhà cung cấp, vận chuyển

Tìm kiếm, theo dõi, kiểm soát các đơn vị vận chuyển bìa, hộp và nhân sự






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


PHẦN 3. NĂNG LỰC CƠ SỞ VẬT CHẤT

VÀ TRANG THIẾT BỊ

Nhà xưởng

Hiện nay Công ty có một cơ sở vật chất khang trang và rộng rãi bao gồm một Nhà điều hành, một Xưởng sản xuất các sản phẩm như Hệ thống giá, tủ lưu trữ tài liệu; Bàn ghế học sinh các loại; Hộp, tủ điện; Tủ chống cháy; Thang máng cáp; hộp tài liệu, bìa carton và các vật tư văn phòng phẩm,…

Nhà điều hành có một phòng họp, một phòng quản lý và đào tạo cán bộ. Xưởng sản xuất của công ty được đặt tại thôn Đồng Nhân, xã Hải Bối, huyện Đông Anh. Xưởng sản xuất được đặt xa khu vực dân cư, được thiết kế và xây dựng theo các yêu cầu bảo vệ môi trường, đáp ứng các yêu cầu trách nhiệm xã hội.

Trang thiết bị

Tại Xưởng cơ khí được trang bị nhiều máy móc hiện đại nhằm phục vụ tốt cho quá trình sản xuất của công ty như: Máy chấn tôn, Máy cắt tôn, Máy đột dập trọng tải cao, Máy khoan, Máy hàn, máy cắt carton, máy xén giấy, máy đục lỗ, máy bế hộp,…

Đội ngũ số hóa được trang bị hệ thống máy scan công nghiệp, máy tính xách tay, thiết bị lưu trữ hiện đại phục vụ cho mọi nhu cầu số hóa như: Máy scan khổ lớn Rowe scan 450i 36"- 40; Máy scan A3 Fujitsu 6770; Máy quét A4 Fujitsu fi 7160; ...






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


Một số hình ảnh về cơ sở vật chất và trang thiết bị

Máy scan khổ lớn Rowe scan 450i 36"- 40

Máy scan A3 Fujitsu 6770






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


Máy quét A4 Fujitsu fi 7160

Máy cắt tôn






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


Máy chấn tôn, inox,…

Máy khoan kim loại đứng Máy hàn






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


Máy xén giấy carton






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


PHẦN 4. GIỚI THIỆU VỀ SẢN PHẨM

VÀ DỊCH VỤ1. Giới thiệu về dịch vụ chỉnh lý tài liệu giấy:

Hiện tại, với nhiều Chuyên gia, Cộng tác viên lâu năm kinh nghiệm, đội ngũ cán bộ, nhân viên chỉnh lý được đào tạo bài bản, Công ty chúng tôi đã và đang cung cấp dịch vụ chỉnh lý tài liệu giấy cho nhiều cơ quan, công ty khác nhau.

a. Phương án tổ chức thực hiện

- Sau khi khảo sát khối tài liệu của Quý cơ quan và nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, loại hình tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, Công ty sẽ tư vấn và thống nhất với chủ đầu tư để chọn một phương án thích hợp chỉnh lý khối tài liệu của cơ quan đưa ra.

- Trong quá trình thực hiện công tác chỉnh lý, Đội trưởng đội chỉnh lý của công ty sẽ có nhiệm vụ điều hành toàn bộ hoạt động chỉnh lý của các lưu trữ viên theo phương án mà hai bên đã thống nhất; Phòng Nghiệp vụ - Kỹ thuật của công ty có chức năng giám sát Đội chỉnh lý theo các quy trình thống nhất trong phương án, thường xuyên thực hiện công tác báo cáo với Giám đốc về chất lượng, tiến độ công việc. Trong quá trình chỉnh lý, phương án được thay đổi khi có sự thống nhất bằng văn bản từ hai phía.

Tất cả các biểu mẫu, giấy tờ sử dụng trong chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ theo mẫu quy định tại Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001: 2000.

b. Tiến độ thực hiện chỉnh lý:






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


Thời gian thực hiện công tác chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ được thể hiện cụ thể trong điều khoản nêu trong nội dung Hợp đồng. Trong đó, Kế hoạch chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ sẽ là một bộ phận của Hợp đồng. Việc chỉnh lý và bàn giao, nghiệm thu tài liệu lưu trữ được thực hiện theo đúng tiến độ nêu trong Kế hoạch. Kế hoạch được xây dựng căn cứ vào: khối lượng tài liệu, loại hình tài liệu, tình trạng vật lý của tài liệu và các bước yêu cầu thực hiện.

c. Dự toán và báo giá

Dự toán và báo giá được lập căn cứ theo quy định hiện hành của Nhà nước về đơn giá chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ. Hiện nay, thực hiện theo thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2010 của Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy.

Tiêu chí lập dự toán bao gồm:

- Loại cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp

- Loại hình tài liệu lưu trữ

- Ngôn ngữ của tài liệu lưu trữ

- Tình trạng của tài liệu lưu trữ (tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ/tài liệu rời lẻ)

- Các bước cụ thể trong việc chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ (theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức khách hàng)






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


2. Giới thiệu về sản phẩm của công ty2.1. Giá lưu trữ tài liệuGiá tiêu chuẩn (GT-01) có thể ghép nối thành hệ thống






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


Giá cao cấp (GC-01H) với thiết kế thông minh, vừa bền, đẹp, hiện đại vừa có rất nhiều không gian lưu trữ

Giá tài liệu di động GDĐ-4M (tiết kiệm diện tích)






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


2.2. Tủ văn phòng các loại

CAT-KC01 CAT-KC02 CAT-KK01

CAT-C4C CAT-C2T QA-C2C






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


2.3. Lock đựng đồ các loại

LO-3D LO-4D LO-4C LO-8C

LO-12C TK-21C






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


2.4. Hộp carton, bìa hồ sơ

THHM01 THHS01

THB01






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


PHẦN 5 – QUY TRÌNH SỐ HÓA TÀI LIỆU1. MỤC ĐÍCH:

Quy định phương pháp thực hiện hoạt động số hoá theo một phương pháp thống nhất, đảm bảo tiến độ, chất lượng, an toàn thông tin và đạt hiệu quả cao.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG:

Áp dụng đối với quá trình quét tài liệu giấy khổ A0, A1, A2, A3, A4, A5

3. TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 về Luật Lưu trữ

- ...

4. ĐỊNH NGHĨA

- Scan: Hoạt động quét tài liệu, chuyển từ tài liệu giấy sang tài liệu dạng số

- Line: Dây chuyền sản xuất từ khâu đầu đến khâu cuối cùng được gọi là 1 line. 1 Line thông thường sẽ tương ứng với 10 cán bộ trong đó có 4 tháo ghim, 4 đứng máy quét, 1 quản lý về kỹ thuật, 1 quản lý về dây chuyền. Số lượng 1 line tương đương 25.000-30.000 trang A4 quy đổi / 1 ngày

- Trưởng line: Cán bộ phụ trách về dây chuyền sản xuất

- CB quản lý: Phụ trách kỹ thuật thiết bị, ghép file, báo cáo hàng ngày

5. NỘI DUNG

5.1 Trình tự quét tài liệu

THỨ TỰ

NỘI DUNG

MÔ TẢ YÊU CẦU GHI CHÉP

Bước 1

Nhận mặt bằng

Trước khi thực hiện dự án, chủ đầu tư bàn giao mặt bằng đại diện của Công ty và trưởng line nhận.

Mặt bằng tối thiểu 20 -30m2 cho một line thực hiện (tương đương 25000-30.000 trang A4/1 line)

Biểu mẫu giao nhận mặt bằng và tài liệu

BM751-03.1






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


Bước

2

Nhận tài liệu

Phối hợp với Chủ đầu tư vào kho kiểm tra sơ bộ và giao nhận tài liệu tại kho

Đếm chính xác số lượng hộp tài liệu sẽ đưa vào quét.

Sau khi nhận số tài liệu, hai bên ký biên bản bàn giao số lượng hộp tài liệu theo số lượng thực tế

Ghi chép số liệu bàn giao vào BM751-03.1

Bước

3

Khảo sát sơ bộ tài liệu

Cán bộ đi kiểm tra kho và nhận tài liệu có trách nhiệm kiểm tra sơ bộ tài liệu có trong kho, từ đó đánh giá mức độ phức tạp của tài liệu và báo cáo với lãnh đạo làm cơ sở để đàm phán, thương lượng và đưa vào trong nội dung của hợp đồng

Mức độ phức tạp của tài liệu được cập nhật thành các mức độ và được ghi chép vào biên bản bàn giao mặt bằng và kho tài liệu

Mức độ của tài liệu:

Mức 1: Tài liệu mới có thể quét theo tập

Mức 2: Tài liệu cũ, mỏng phải quét theo tờ

Ghi chép số liệu bàn giao vào BM751-03.1

Bước

4

Phân công Lãnh đạo công ty phân công trách nhiệm, tiến độ và đưa ra các yêu cầu về chất lượng cho trưởng line

Trưởng line tập hợp người, thiết bị và phổ biến nội quy, quy chế cũng như những yêu cầu đặc biệt của từng dự án với từng thành viên đang làm hoặc mới vào làm việc

Trưởng line phổ biến nhiệm vụ của từng vị trí trong line gồm có vị

Trưởng line nắm rõ được yêu cầu về tiến độ, chất lượng và các yêu cầu đặc thù của từng dự án

Nắm rõ kế hoạch triển khai của toàn bộ dự án và kế hoạch khối lượng của từng ngày thực hiện

Tổ chức đào tạo và yêu cầu mọi thành viên nắm bắt được nội dung của quy chế, quy định và các đặc thù công việc, đồng thời ký bản cam kết nghiêm túc thực hiện theo nội quy, quy chế.

Ghi chép phiếu phân công nhiệm vụ BM751-03.2

Biểu mẫu bản cam kết thực hiện BM 751-03.3






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


trí tháo ghim, quét tài liệu, hoàn trả hồ sơ.

Bước

5

Tập kết tài liệu về địa điểm chuẩn bị

Trước khi tiến hành quét tài liệu, cán bộ tháo ghim sẽ tập kết tài liệu về vị trí đã định

- Mỗi lần tập kết tài liệu tương ứng 1 hàng giá và tương đương 8 đến 12 hộp.

- Hồ sơ được xếp ngay ngắn theo thứ tự tại nơi tập kết.

- Trước khi lấy hộp khỏi giá tài liệu phải đánh số của hộp lên giá theo thứ tự từng hàng. Trường hợp mỗi hàng có 12 hộp phải đánh như sau:

VD: 1209 - 1220

Bước

6

Tháo ghim, chia file, lập chỉ mục

Thực hiện tháo ghim, rỡ bỏ chia file và lập chỉ mục

- Ghi phiếu thông tin bìa hồ sơ theo mẫu, nội dung bao gồm tên đơn vị, hộp số, hồ sơ số, chia file, đánh dấu quyển nếu có, đánh dấu tài liệu khổ lớn nếu có, dán giấy vàng ghi rõ số hộp và số hồ sơ chìa ra ngoài để thuận lợi cho việc tìm kiếm.

- Đối với tài liệu là sách, cán bộ tháo kẹp ghim cần phải tháo gáy, tháo kẹp ghim hoặc xén gáy cho phẳng mới có thể quét được.

- Sau khi tháo kẹp ghim, tập hợp tài liệu về nơi chuẩn bị scan, sắp xếp

Ghi chép phiếu thông tin bìa hồ sơ BM751-03.4






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


hộp ngay ngắn theo thứ tự tăng dần vào các khu vực tập kết hộp chờ quét, làm đến đâu xếp hộp đến đó

- Sản lượng cần đạt 25 hộp/ ngày/ người

Bước

7

Tập kết về địa điểm chuẩn bị quét và chuẩn bị hồ sơ cho quét

Cán bộ tháo ghim chuyển tài liệu về nơi chuẩn bị scan

Tài liệu cần đảm bảo tháo sạch ghim bấm ghim cài, ghi đầy đủ các thông tin bao gồm quyển, khổ lớn và các lưu ý khác như, báo, tạp chí hoặc những lưu ý có thể ảnh hưởng đến quá trình quét tài liệu

Bước

8

Quét tài liệu

Cán bộ quét thực hiện quét tài liệu theo từng loại khổ giấy tương ứng với từng máy

Lưu ý giấy phải phù hợp với từng máy quét.

- Tài liệu quét phải đảm bảo đúng chiều, rõ nét, không nghiêng, làm đến đâu sắp xếp đúng theo thứ tự đến đó.

- Sau khi quét xong cập nhật ngay vào bảng theo dõi số lượng quét hàng ngày, đồng thời ghi rõ số lượng của từng loại khổ giấy

- Kết thúc scan, đánh ký hiệu (X) để tránh nhầm lẫn với hồ sơ chưa quét.

- Chuyển tài liệu về vị trí hoàn trả hồ sơ

- Chuyển nội dung file đã quét cho cán bộ kỹ thuật định kỳ vào cuối mỗi buổi để cán bộ kỹ thuật

Ghi chép vào biểu mẫu theo dõi số lượng quét hàng ngày BM 751-03.5






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


ghép file.

Bước

9

Hoàn trả hồ sơ và ghép file

Cán bộ hoàn trả hồ sơ thực hiện việc hoàn trả nguyên trạng ban đầu của hồ sơ

Cán bộ kỹ thuật thực hiện việc ghép file PDF từ file nhỏ vào thành file lớn tương ứng với số hồ sơ đã rỡ ra của từng hộp

Sau khi cán bộ quét hồ sơ chuyển hồ sơ về, cán bộ hoàn trả hồ sơ tìm đến hộp của hồ sơ, lấy trong hộp các chia file và xếp lại cùng với hồ sơ theo đúng thứ tự được biên mục ban đầu

Đối với trường hợp tài liệu đóng quyển xén gáy, khi hoàn trả hồ sơ phải đóng lại hoặc dùng kẹp bướm để kẹp lại theo đúng thứ tự.

Sau khi hoàn trả hồ sơ, cán bộ hoàn trả đánh dấu (R) tập kết hồ sơ vào vị trí chuẩn bị lên giá hoàn thiện công tác số hoá cho cặp hồ sơ. Việc tập kết vào vị trí yêu cầu phải sắp xếp theo thứ tự

Cán bộ kỹ thuật thực hiện việc ghép file phải đảm bảo tính đầy đủ của file tài liệu, cập nhật vào báo cáo, kiểm tra về mặt chất lượng của bản quét.

Trường hợp phát hiện bản quét thiếu hoặc không đảm bảo về chất lượng như in ngược, nghiên, yêu cầu cán bộ quét thực hiện lại.






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


Bước

10

Lên giá Hồ sơ sau khi số hoá được sắp xếp lên giá theo đúng thứ tự ban đầu

Hồ sơ trên giá cần xếp ngay ngắn, thẳng đứng, phẳng với mặt giá, theo cùng một chiều và không có dây buộc thò ra ngoài hộp.

Sau khi đưa hồ sơ lên giá xong xoá số đã ghi lên giá và hoàn thiện trạng thái ban đầu.

Bước

11

Báo cáo quản lý

Kết thúc mỗi ngày, trưởng line tổng hợp số liệu quét hàng ngày lập báo cáo quản lý

Nội dung báo cáo cần thể hiện rõ số hộp, số hồ sơ, số file, số lượng theo khổ giấy A4, A3, A2, A1, A0, tổng số trang, và tổng số trang A4 quy đổi

Thời gian báo cáo 21h sau khi ghép xong file

Ghi chép vào biểu mẫu Báo cáo chi tiết ngày theo BM751-03.6

Bước

12

Báo cáo chủ đầu tư và lãnh đạo cơ quan

Cán bộ quản lý lập báo cáo chủ đầu tư và lãnh đạo cơ quan

Nội dung báo cáo hàng ngày gồm:

- Báo cáo sơ bộ: Thời điểm báo cáo trước 22h cùng ngày.

- Báo chính thức trước 10 sáng ngày hôm sau sau khi đã đối chiếu giữa báo cáo sơ bộ và ổ cứng để khẳng định số liệu giữa báo cáo và ổ cứng lưu file là khớp với nhau.

Nội dung báo cáo sơ bộ và chính thức gồm 3 phần:

- Phần 1: Báo cáo chi tiết ngày

- Báo cáo chi tiết ngày theo BM751-03.6

- Báo cáo triển khai số hoá tài liệu BM751-03.7

- Báo cáo tổng hợp số liệu theo BM751-03.8






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


- Phần 2: Bảo cáo triển khai số hoá tài liệu

- Phần 3: Tổng hợp số liệu

Bước 13

Lập biên bản đối chiếu số liệu

Quản lý nhóm có trách nhiệm lập biên bản đối chiếu số liệu

- Biên bản đối chiếu số liệu cần ghi chi tiết nội dung số lượng quét của từng loại khổ giấy, tiến độ quét tài liệu, và chất lượng sản phẩm bàn giao

- Sau khi bàn giao, cán bộ quản lý thống nhất với chủ đầu tư, thực hiện hoạt động xoá file dữ liệu quét dưới sự chứng kiến của đại diện Chủ đầu tư, đồng thời đưa nội dung xoá dữ liệu vào biên bản đối chiếu số liệu.

5.2 Điều chỉnh số liệu

Trong quá trình số hoá tài liệu có những nội dung thay đổi như báo cáo sơ bộ so với báo cáo tổng thể hoặc các số liệu không khớp với các yêu cầu của hợp đồng. Do đó để thuận lợi trong quá trình triển khai, tránh việc tra tìm hoặc đối chiếu, quy trình này thống nhất nội dung các vấn đề cần thay đổi như sau:

5.2.1 Thay đổi trong báo cáo sơ bộ với báo cáo chính thức vào 10h ngày hôm sau:

- Toàn bộ các nội dung có thay đổi của báo cáo chính thức so với báo cáo sơ bộ được tạo thành 2 bản tính để cạnh nhau phục vụ cho việc tra cứu.

- Toàn bộ các nội dung thay đổi phải được bôi vàng và có phần chú giải để bên cạnh

- Những phần bị xoá sẽ không còn bôi vàng nên phải ghi chú cẩn thận, giúp người đọc có thể nhận biết đầy đủ các nội dung đã bị xoá.






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


5.2.2 Thay đổi nội dung trong hợp đồng

Trong quá trinh thực hiện các nội dung có thể không đúng theo yêu cầu đã ký kết giữa các bên. Trong trường hợp có xuất hiện sự khác biệt, người quản lý line có tránh nhiệm báo cáo ban lãnh đạo công ty để tìm hướng giải quyết, có thể lập phụ lục hợp đồng hoặc biên bản làm việc.

- Đối với phụ lục hợp đồng, ban lãnh đạo công ty có tránh nhiệm lập và ký kết với đối tác, sau đó thông báo nội dung thay đổi đến line làm việc

- Đối với trường hợp lập biên bản làm việc, nhóm trưởng trực tiếp lập biên bản với chủ đầu tư hoặc khách hàng. Nội dung cần nêu rõ nguyên nhân, biện pháp giải quyết, các thay đổi nếu có, yêu cầu ký xác nhận của 2 bên. Nội dung biên bản làm việc lập thành 4 bản, giao chủ đầu tư 2 bản, trưởng nhóm cầm 1 bản, 1 bản gửi về công ty để quản lý. Mẫu biên bản làm việc theo BM751-03.9

6. LƯU TRỮ

Bộ phận quản lý dự án lưu hồ sơ dự án tại văn phòng công ty trong thời gian 5 năm

7. PHỤ LỤC

- BM751-03.1: Biên bản giao nhận mặt bằng và tài liệu

- BM751-03.2: Phiếu phân giao nhiệm vụ

- BM751-03.3: Cam kết thực hiện

- BM751-03.4: Phiếu thông tin bìa hồ sơ

- BM751-03.5: Biểu theo dõi số lượng quét hàng ngày

- BM751-03.6: Báo cáo chi tiết ngày

- BM751-03.7: Báo cáo triển khai số hoá tài liệu

- BM751-03.8: Báo cáo tổng hợp số liệu

- BM751-03.9: Biên bản làm việc






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


PHẦN 6 – KẾT LUẬN

Trên đây là hồ sơ giới thiệu về sản phẩm và dịch vụ của Công ty CP Phát triển Công nghệ Hành chính ADDJ. Chúng tôi luôn mong muốn nhận được sự hợp tác từ phía Quý cơ quan Khách hàng. Nếu được lựa chọn là nhà cung cấp dịch vụ chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ và cung ứng hệ thống vật tư, giá, tủ lưu trữ tài liệu,… cho quý cơ quan, chúng tôi xin cam kết:

Cung cấp sản phẩm theo đúng tiêu chuẩn và yêu cầu của đơn vị;

Đảm bảo an toàn, bí mật nội dung tài liệu lưu trữ của Quý cơ quan trong quá trình thực hiện công tác chỉnh lý theo đúng quy định của các văn bản pháp luật;

Huy động mọi nguồn lực đảm bảo tiến độ và chất lượng theo đúng điều khoản của hợp đồng.

Trân trọng cảm ơn!






Tel: 04 7308 7776 Fax: 04 7306 7776


PHỤ LỤC

Một số hợp đồng điển hình




Education

1. addj brochure t3.2016