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Home of the Catamounts and the 2009 Sudler Trophy winners.

Manteo Mitchell graduated with a bachelors and masters degree from WCU.

Greg Holland, pitcher for Kansas City Royals, was a Western student.

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Using Access for workshop, but data is commonly in SQL Server or Oracle database due to Access size limitations and access issues.

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There is delay on lower rectangles

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Can put multiple variables in each area, pivot table accommodates.

Totals at each level are aggregate of ALL elements at levels below (including repeated elements).

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Make sure it is loaded

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If Power Pivot ribbon not there, needs to be enable.

Enable Developer tab, then enable Power Pivot

See Appendix B

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Select appropriate add‐insBe careful of memory usage

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Most used are Manage and Calculated Fields

Switch to Power Pivot with Manage

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Features – Excel‐likeRibbonFormula barData area

From Data imports from Microsoft database sources

Oracle, Microsoft Excel, etc. are found under From Other Sources

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Can import multiple tables at one from same source database

OR

Can write a complex SQL query, possibly joining multiple tables

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Select tablesCan rename before importing (allows for importing same table multiple 

times – yes, there is a reason for this)Can preview the table prior to importCan filter table to load only necessary columns and rows

Clicking OK begins import of all selected tables

Progress and completion status are shown, including any errors generated (# rows imported is also shown)

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Excel‐like environmentTab at bottom is table/alias nameColumn names along top with filtersCharacter data is left justified, numeric is right justified

NOTE: Filtering here does not change the filtering in Excel.  It is only available to help review the data while in Power Pivot

Lower pane is the calculated field area

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To insert pivot table, click the button on the Home tab in the ribbon and choose New Worksheet.

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Look VERY similar

Power Pivot allows for multiple tables in one pivot table – WHAT!?!?!?Order of fields is alphabetical in plain but “by column” in power pivot

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Brief exercise to recreate pivot table from Exercise 2.2 using Power Pivot

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Three waysDesign ‐> AddDouble‐click Add ColumnRight click and select Insert Column

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Formula bar supports IntelliSense, just like Excel

NOTE: Table and field names are included

On far right of formula bar, click drop‐down to expand formula area (just like Excel)

Best practice ‐ Enter formulas using SHIFT‐ENTER and spaces to format

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Can rename column only after column has been created

Best practice – name columns in table as ‘Table’[Column] and name calculated fields as [Calculated Field]

Can set formatting on column or calculated fields – applies to all uses

Can hide a column from the resulting pivot table, power view or power map

This formula is DAX (looks a lot like an Excel formula)

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Drag new field to VALUES section and it is added to pivot table just like any other value

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Two evaluation contexts.  All calculations are done in one of these two contexts.

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SAT – Total is calculated in row context within the table

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For the SAT ‐ Total calculated columnNo row specified in formulaOperates on row‐by‐row basis, as expected.  This is just like an Excel table

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To calculate the Average SAT for Information Management, the following filters apply:

Semester=“Fall”Academic Year=“2003‐2004”College=“College of Information Studies”Department=“Information Management”

NOTE: Program=All programs even though Program is included in pivot table

Calculated Fields are computed using filter context 

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A calculated field is often called a measure, especially by everyone outside of Microsoft

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Can add from Excel or from Power PivotEasiest way is from Excel

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First – specify name of calculated fieldSecond – specify formula

IntelliSense applies in the formula box as expected

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First – specify name of calculated fieldSecond – specify formula

IntelliSense applies in the formula box as expected

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Creating calculated field this way will automatically add it to pivot table

Notice difference in counts

Power Pivot calculations done one a cell‐by‐cell basis, irrespective of the other cells (filter context).

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Creating calculated field this way will automatically add it to data model

Notice the formula is what was entered in the dialog previously

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Filters in CALCULATE add to the filter context, replacing any filters on a matching field

Filters must use Boolean conditions or provide the complete list of acceptable values (FILTER)

After all filters have been evaluated, they are ANDed and the expression is calculated

Each filter is evaluated in the original filter context of the CALCULATE call

Operators to use

For multi‐line use SHIFT‐ENTER

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Boolean Condition: WorkshopData[Class level]=“Freshman”

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Notice First‐time Freshmen Distinct Students always matches the Freshman, Yes value.

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Very useful for calculating the denominator in the % of population equation

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Whatever might be specified in the filter context, this will calculate [Distinct Enrolled Students] for all class levels.

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See how ALL works, filtering on Class Level, but not on Program Name

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DIVIDE is a safe divide which will replace any errors with zero

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Open from Hands‐on Exercises.  Read instructions carefully to ensure you are in the correct environment.

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Can be used to override all filters on a table at once

Filter context is passed to table and filter expression

Creates a row context (masking any 

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previous row context) for evaluation

Returns table of all matching values

When used in CALCULATE, the CALCULATE filter is updated after FILTER is executed

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Table being filtered is WorkshopData

FILTER must calculate [Average GPA Enrolled Undergraduates] first, in the calling filter context and then use that value to evaluate this expression in row context.

This returns a table with all matching rows for evaluating [Distinct Enrolled Students].

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Needed for exercise.

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On the INSERT tab, click Map in the Power Map section

To use Power Map, you need a Power Pivot model or you can select data in Excel and click the drop‐down to “Add Selected Data to Power Map”.

In the Launch Power Map window, select the Power Map with which you wish to work.

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Excel automatically creates a map from the data in the power pivot model using the country, state, and/or county data within the model.

Click Next.

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The geography choice is shown at top of Layer pane.

Tables and fields from power pivot model shown below that, with other attributes at bottom.

Clicking ID will add it to the map in the HEIGHT attribute.  (see next slide)

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You can get rid of the overlay by moving your mouse over the overlay and click the X in the upper right corner.

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Change the Sum to Count

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You can use the navigation tools to change the perspective of the map.

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You can even add gender to convert the bars to stacked bars using color.

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Or even a Choropleth.

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Power Map ribbon

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Left – Power View fields just like in pivot table

Middle – Filters

Right – The “canvas”

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NOTE: Fields listed in alphabetical order, unlike in pivot table

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But you can convert table into map!

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Adding Count (Distinct) of ID to SIZE will …

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… change the map point sizes to be based on the count of people

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Adding Gender to COLOR will …

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… change the points to pie charts (YUCK!) showing the gender split!

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Adding a table for counts of students by college

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Can add Academic Year to Filters

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Now, if you select one of the pie charts on the map, say the one in South Carolina you will see …

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… notice how all the other points are dimmed and the table is filtered to those colleges with students from South Carolina!

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In Excel, select ‘From Other Sources, Facebook’, paste FACEBOOK GROUP ID & select ‘MEMBERS’ in ‘Connection’

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Expand ‘Object ID’ icon to select additional data elements available (select ‘GENDER’ and ‘USERNAME’)

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In Excel, select ‘Online Search’, SEARCH TERM:  EMPLOYMENT

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Very similar layout to Excel – Ribbon, Data, Settings/Properties pane

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Just like an Excel table

Filter data just like in Excel

NOTE: Data shown in filter may be incomplete so using checkboxes may not work

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Can load directly into Power Pivot from Power Query without loading into an Excel Worksheet!

Be sure to Apply changes!

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