หนาทของเลขานการ **************

๑. เรยนรเกยวกบเทคนคในการปฏบตของสานกงาน ๒. รบผดชอบจดหมายและเอกสารตางๆทสงมายงสานกงานและสงออก ๓. รวธเกบเอกสารตางๆ ๔. รจกใชโทรศพทและสงโทรเลข ๕. ตอนรบผทมาตดตองาน ๖. ชวยตระเตรยมการเดนทางตางๆได ๗. รวธรางบนทกเอกสารทางกฎหมายและวเคราะหสถตและกราฟ ๘. หนาทเลขานการในทประชม ๙. การควบคมดแลเกยวกบการเงน ๑๐. จดหาอปกรณและวสดไวใชในสานกงาน ๑๑. รวธใชหนงสอตางๆ เปนคมอในการปฏบตงาน ๑๒. หนาทเกยวกบการเตรยมสนทรพจน ๑๓. มหนาทเกยวของกบสภาพของททางาน ๑๔. ความผดพลาดในททางาน ๑๕. การวางแผนงาน

เลขานการ เลขานการทางคณะสงฆ เปนตาแหนงซงบญญตไวในกฎมหาเถรสมาคมฉบบท ๒๓ และบญญตหนาทไววา

"ทาหนาทการเลขานการ" เจาคณะชนตาบล อาเภอ จงหวด ภาค หน เปนตาแหนงทมปรมาณงานมากและขอบเขตกวางขวาง งานซงเกยวกบการเลขานการยอมมมาก ตองจดผทาหนาทไวโดยตรง ทานบญญตให

เลขานการมเฉพาะหนาท มไดใหมอานาจดงเชนตาแหนงอน แมเจาคณะจะมอบหมายอานาจ กหามอานาจตามทมอบหมายไม จงแตกตางจากตาแหนงรองเจาคณะ รองเจาอาวาส และผชวยเจาอาวาส ซงตาแหนงรองเจาคณะเปนตนน ตามปกตเปนตาแหนงไมมอานาจหนาท แตเมอเจาคณะหรอเจาอาวาสมอบหมายแลว ยอมมอานาจหนาทอยางสมบรณ เพราะเปนตาแหนงพระสงฆาธการซงบญญตไวเพอใชอานาจหนาทชวยผบงคบบญชา

โดยตรง สวนตาแหนงเลขานการนน มไดบญญตใหเปนพระสงฆาธการ บญญตใหมเฉพาะหนาทและมขนโดยม

ตองมอบหมาย ถาดเพยงผดเผน จะเขาใจวา เลขานการเปนตาแหนงทไมมความสาคญ เพราะไมเปนพระสงฆาธการ จะเอาตาแหนงเปนฐานพจารณาความชอบดงเชนตาแหนงรองเจาคณะ รองเจาอาวาสและผชวยเจาอาวาสก

มได แตถาไดพจารณาโดยโยนโสมนสการแลว จะเหนวา เลขานการเปนตาแหนงทมความสาคญตองานคณะสงฆเปนอยางยง ถงมใชตาแหนงทเปนฐานพจารณาความชอบโดยตรง แตกเปนตาแหนงทเปนฐานแหงการสรางความดความชอบ เปนตาแหนงทผใหญดอยางมดลยพนจ ตาแหนงผปกครองสงฆทกตาแหนง เปนตาแหนงทม การเลขานการดวยกนทงนน ตาแหนงใดมเลขานการ การเลขานการในตาแหนงนนกเปนหนาทของเลขานการ

ตาแหนงใดไมมเลขานการ ผดารงตาแหนงนนตองทาหนาทการเลขานการเอง เบองตน ขอใหศกษาความหมายของคาวา "เลขานการ" และของคาอนซงมรปคลายคลงกน แตมความหมายแตกตางกน เปนคาทใชอยในทางการคณะสงฆและทางราชการซงควรไดทราบความหมาย คอ

"เลขานการ" และ "เลขาธการ"

เลขานการ ศพทเดมเปน เลขา+อน+การ แปลวา "ผทานอยกวาเขยน" "ผทาตามรอยเขยน" หรอ "ผทางานตามคาสง" พจนานกรมราชบญฑตยสถาน ใหความหมายวา "ผทาหนาทเกยวกบหนงสอตามผใหญสง" ทานผรกลาววา เลขานการในภาษาลาตน ตรงกบคาวา "ความลบ" และอธบายวา "เลขานการเปนผรความลบในสานกงาน" "เลขานการเปนผเกบความลบของผบงคบบญชา" ดงนน จงพอกลาวไดวา "เลขานการเปนอปกรณของผปกครองสงฆชนเจาคณะ หรอผบรหารงานราชการ หรอผบรหารงานธรกจ" เลขานการนนมใชเพยงแตรอทางานตามสงเทานน เลขานการจะยกรางแผนงานเสนอผบงคบบญชาพจารณากยอมกระทาได เลขานการเปนผเกบความลบในวงงาน แมจะเปนตาแหนงชวยเหลอผบงคบบญชา กถอไดวาเปนตาแหนงทสาคญ

เลขาธการ ศพทเดมเปน เลขา+อธ+การ แปลวา "ผทายงกวาเขยน" หมายถง "ผส งงาน" "ผบงคบบญชาหนวยงาน" พจนานกรมราชบญฑตยสถาน ใหความหมายวา "ผเปนหวหนาทางานหนงสอโดยสทธขาด" โดยความ เลขาธการเปนผมอานาจเตมในหนวยงานนน ๆ

เลขานการทางการคณะสงฆ

สวนเลขานการในคณะสงฆ ตามกฎมหาเถรสมาคมฉบบท ๒๓ กาหนดตาแหนงเลขานการไว ๘ ตาแหนง

ไดแก

๑. เลขานการเจาคณะใหญ ๒. เลขานการเจาคณะภาค ๓. เลขานการรองเจาคณะภาค ๔. เลขานการเจาคณะจงหวด ๕. เลขานการรองเจาคณะจงหวด ๖. เลขานการเจาคณะอาเภอ ๗ .เลขานการรองเจาคณะอาเภอ ๘. เลขานการเจาคณะตาบล

และยงมเลขานการซงแตงตงตามจารต เชน เลขานการสมเดจพระสงฆราช เลขานการแมกองธรรมสนามหลวง ซงเลขานการทางคณะสงฆทกตาแหนง มไดเปนพระสงฆาธการ แตเปนอปกรณการปฏบตงานของพระสงฆาธการ หรอ ผบงคบบญชาซงมความสาคญยง ประเภทแหงเลขานการ

การเลขานการ ไดแกการปฏบตงานสารบรรณสนองผบงคบบญชา หรอตามทผบงคบบญชาสงการ การเสนอแนะเกยวกบการปฏบต การรกษาความลบหรอขอความอนไมควรเปดเผยของหนวยงาน การตดตอประสานงานแทนผบงคบบญชา การดงกลาวน เปนงานในหนาทของเลขานการ และเปนงานทมอยในหนวยงานทวไป เชน หนวยงานคณะสงฆ หนวยงานราชการ หนวยงานรฐวสาหกจ หนวยงานธรกจ หนวยงานรปคณะกรรมการ ดงนน ตาแหนงเลขานการจงมมาก จนพดถงเลขานการแลวเปนททราบกนโดยทวไป และเมอจะกลาวโดยประเภท เลขานการม ๔ ประเภท ไดแก ๑. เลขานการประจาตาแหนง ไดแก เลขานการประจาในตาแหนงตาง ๆ เชน เลขานการกรม เลขานการเจาคณะใหญ และ เลขานการเจาคณะภาค ๒. เลขานการสวนตว ไดแกเลขานการสวนบคคลหรอสวนตวของบคคลใดบคคลหนง ๓. เลขานการกตตมศกด ไดแก เลขานการผปฏบตงานเพอเกยรตอยางเดยวมไดมงหวงคาตอบแทน ๔. เลขานการพเศษ ไดแกเลขานการผดารงตาแหนงอนอยแลว แตรบตาแหนงเลขานการเพมอก เชน เลขานการคณะกรรมการ เลขานการทประชม

คณสมบตของเลขานการ

ตามกฎมหาเถรสมาคม ฉบบท ๒๔ (พ.ศ.๒๕๔๑) ไมไดระบคณสมบตของเลขานการในระดบตาง ๆ ไว

โดยตรง แตกาหนดใหพระภกษผจะเปนเลขานการของเจาคณะชนนน ๆ ตองมคณสมบตตามความในขอ ๖ โดยอนโลม คณความดเฉพาะตวของผจะไดรบแตงตงเปนเลขานการ ชอวา "คณสมบตของเลขานการ" เลขานการเจาคณะนน กาหนดคณสมบตใหอนโลมตามคณสมบตทวไปของพระสงฆาธการ ซงแยกเปน ๗ คอ ๑. มพรรษาสมควรแกตาแหนง ๒. มความรสมควรแกตาแหนง ๓. มความประพฤตเรยบรอยตามพระธรรมวนย ๔. เปนผฉลาดสามารถในการปกครองคณะสงฆ ๕. ไมเปนผมรางการทพพลภาพ ไรความสามารถ มจตฟ นเฟอนไมสมประกอบ หรอเปนโรคเรอน หรอเปนวณโรคในระยะอนตรายจนเปนทนารงเกยจ ๖. ไมเคยตองคาวนจฉยลงโทษในอธกรณทพงรงเกยจมากอน ๗. ไมเคยถกถอดถอนหรอปลดออกจากตาแหนงใดเพราะความผดมากอน อนง ในขอ ๔ แหงกฎมหาเถรสมาคมฉบบน หมายถง พระสงฆาธการทง ๑๒ ระดบ ตงแตเจาคณะใหญ ลงมาถง ผชวยเจาอาวาส เมอจะพนจากตาแหนงหนาท ยอมพนตามความในขอ ๓๖ แหงกฎมหาเถรสมาคมฉบบนเทานน สวนเลขานการทกระดบ ยอมพนจากหนาทได ๒ กรณ ไดแก ๑. ในเมอผแตงตงใหพนจากหนาท ๒. ผแตงตงพนจากหนาท

ขอบกพรองตาง ๆ ยงมอกมาก ลวนแตเปนอปสรรคใหเลขานการปฏบตงานในหนาทไมไดผลดเทาทควร ผจะเปนเลขานการไดด และจะเจรญกาวหนาเพราะอาศยงานเลขานการเปนพนฐานนน จะตองเปนผมลกษณะพเศษ ๕ อยาง ไดแก ๑. มความคดรเรมทด ๒. มความเตรยมพรอมทางจตใจ ๓. วางตนเหมาะสม ๔. ปรารถนาความกาวหนา ๕. มความแมนยาและประณต

หนาทของเลขานการ

เลขานการทางคณะสงฆ เปนตาแหนงพเศษตาแหนงหนง ซงบญญตไวเพอชวยเหลอในการปฏบตงานของเจาคณะผปกครองสงฆ โดยกาหนดใหมหนาทพรอมกบการแตงตง แตไมมอานาจดงเชนเจาคณะ หนาทเลขานการคณะสงฆนน บญญตไวโดยสรปวา "ทาหนาทการเลขานการ" มไดแยกรายละเอยดแหงหนาทไวดงอานาจหนาทของเจาคณะหรอเจาอาวาส แตคาวา "การเลขานการ" นน เปนคาทมความหมายกวางขวาง เจาคณะผบงคบบญชามอานาจหนาทขยายกวางเพยงใด การเลขานการยอมขยายตามเพยงนน หนาทการเลขานการในการปกครอง การศาสนศกษา การศกษาสงเคราะห การเผยแผพระพทธศาสนา การสาธารณปการ การสาธารณสงเคราะห และการนคหกรรม ยอมเปนหนาทของเลขานการ แตเลขานการปฏบตในฐานะชวยเหลอผบงคบบญชา มไดปฏบตในฐานะผบงคบบญชา เพอสะดวกแกการศกษา จงประมวลหนาทของเลขานการทางคณะสงฆทเหนวาสาคญ ๗ อยาง ไดแก

๑. จดการทกอยางเกยวกบงานสารบรรณ ๒. รกษาผลประโยชนและทรพยสนของสานกงาน ๓. ควบคมดแลกจการตาง ๆ ของสานกงาน ๔. จดหาอปกรณการปฏบตงาน และอปกรณทางวชาการไวประจาสานกงาน ๕. เปนภาระเกยวกบการประชม ๖. ประสานกบพระสงฆาธการและหนวยงานหรอบคคลผเกยวของ ๗. ชวยเหลอดานสวสดการสงคม

หนาททวไปของเลขานการ

เลขานการมหนาททจะตองปฏบตโดยทว ๆ ไป ดงน ๑. เกบรกษาเอกสารตาง ๆ ๒. จดการโตตอบหนงสอตาง ๆ ๓. รบนดหมายการพบปะ และแจงใหผบงคบบญชาทราบ ๔. รกษาผลประโยชนสวนตวของผบงคบบญชา ๕. รกษาผลประโยชนของสวนรวม, ของสานกงาน, หรอของสถาบน ๖. จดทาธรกจตาง ๆ ซงเปนงานของสานกงานตามทผบงคบบญชามอบหมาย

๗. รกษาความลบของทางการคณะสงฆ หรอตาแหนงหนาททประจาอย หรอของสานก ๘. รจกปฏสนถารผมาตดตอมใหเกอเขน ๙. จดการดาเนนงานใหเปนไปดวยด ๑๐. ดแล รกษาการเงน ตลอดจนบญชตาง ๆ ๑๑. จดวางระเบยบตาง ๆ ในสานก ๑๒. รกษาระเบยบวนยในการปฏบตงานใหเปนไปดวยด ๑๓. แจงกาหนดการประชม ๑๔. จดระเบยบวาระการประชม ๑๕. ทาบนทกรายงานการประชม ๑๖. จดใหความสะดวกแกทประชม ๑๗. ควบคมดแลกจการของสานกงาน ตลอดจนงานในหนาทอน ๆ ใหดาเนนไปดวยด ๑๘. เปนสอกลางในการตดตอประสานงาน ๑๙. ทางานดวนใหเสรจภายในเวลาอนรวดเรว ไมปลอยงานใหคงคางอากล ๒๐. มกาลญญตา รจกกาลทควรชาและควรดวน อยาดวนในกาลทควรชาอยาชกชาในการทควรดวน ๒๑. ถามสานกงาน ควรมาทางานกอนเวลา จดสงของและโตะทางานใหเรยบรอย ๒๒. คอยเอาใจใสผบงคบบญชา เชนเตอนใหไปประชม หรอไปพบปะกบผทนดหมายอน ๆ ๒๓. ถามการประชม กจดการใหความสะดวกเรยบรอย ตลอดจนจดเอกสารตาง ๆ ในการประชม ๒๔. จดทาหนงสอเสนอผบงคบบญชา ๒๕. จดสงหนงสอทผบงคบบญชาลงนามแลวไปยงสถานทตาง ๆ หรอบคคลนน ๆ ๒๖. พมพหนงสอ หรอเอกสารอน ๆ ทผบงคบบญชาสง ๒๗. ไปทาธระนอกสถานททผบงคบบญชาสงใหไป ๒๘. เปนหเปนตาแทนผบงคบบญชา ๒๙. จดทาเอกสาร หรอบญชตาง ๆ ตามทผบงคบบญชาสง ๓๐. ชวยเหลอผบงคบบญชาในเรองสวนตว

คณสมบตทวไปของเลขานการ

นอกจากคณสมบตตามทกลาวไวในกฎมหาเถรสมาคม ฉบบท ๒๔ ขอ ๖ แลว เลขานการ จะตองมคณสมบตทวไป ดงน

๑. มความรดท งทางทฤษฎและทางปฏบต ๒. เปนผมนสยด เยอกเยน ยมแยมแจมใสอยเสมอ ๓. เปนผอดทนไมหลกเลยงการงาน ๔. เปนผมบคลกลกษณะด นามาซงศรทธาปสาทะแกผไดรจก และสมาคมดวย ๕. เปนผรกษาความสะอาดทงกาย และการงาน ๖. ตองทางานโดยรวดเรวทนใจและวองไว ๗. เปนผชอบคดคนควา หมนศกษาหาความรเพมเตม ๘. เปนผละเอยดรอบคอบและเอาใจใสในกจการงานททาทกอยางเกยวกบหนาทของตน ๙. เปนผรงาน และสถานทตาง ๆ ทจะตองตดตอ และรจกระเบยบการงานของสถานททจะตองไปตดตอนนด ๑๐. เปนผฉลาดหลกแหลม มปฏภาณ รจกกาลเทศะ (กาลญญตา และปรสญญตา) ๑๑. เปนผรจกประมาณตน (อตตญญตา) ๑๒. เปนผมอาจาระ คอจรรยามารยาทด ๑๓. เปนผมความรเรมด ๑๔. เปนผชางสงเกต ๑๕. มความขยนหมนฝกหดการงานในหนาทจากบคคล หรอจากหนงสอ ๑๖. มความจรงใจตองานในหนาท ทาจรง และตงใจจรง เพอใหงานสาเรจลลวงไปดวยด ๑๗. มความเชอมนในตวเอง ๑๘. มความรกในงานททา ๑๙. ฉลาดในการปฏสนถาร ๒๐. พยายามทางานในหนาท หรองานพเศษทไดรบมอบหมายใหดทสดเทาทสามารถทาได

ขอบกพรองของเลขานการ

เมอไดกลาวถงคณสมบตทวไปของเลขานการแลว กควรจะไดกลาวถงขอบกพรองของเลขานการไวดวย เพอกาจดใหหมดไป หรอใหบกพรองนอยทสด ไดแก ๑. เขยนหนงสอผด ตก ๆ หลน ๆ หรอพมพหนงสอผดมาก ๆ ๒. เขยนหนงสอไมเรยบรอย ขาดวรรคตอน ใชเครองหมายไมถกตอง ๓. เขยนหรอพมพตวเลขเลอะเลอนอานยาก หรอขาดบาง เกนบาง

๔. เกบหนงสอและเอกสารตาง ๆ ผดท ๕. มความหลงลมเสมอ ๆ ๖. บวก ลบ คณ หาร เลขผด ๗. มนสยสะเพรา ไมไดพนจพเคราะหใหรอบคอบ ปฏบตงานบกพรองบอย ๆ ๘. ทางานซา ๆ ซาก ๆ เพราะผดบอย ๆ ๙. ทาเอกสารหาย ๑๐. ชกชา โอเอ อดอาด เสยเวลา ๑๑. จตใจเลอนลอย ไมเอาใจใสตอหนาท หรอเขาใจคาสงผด ๑๒. ลงรายการตาง ๆ ในบญชผด ๑๓. ไมระมดระวงเครองใชสอยตาง ๆ ๑๔. ไมชานาญในการใชเครองมอ เครองใชสอย เชนเครองพมพดด หรออปกรณอยางอน ๆ ๑๕. ไมรกงาน ขาดการเอาใจใส ทอดทงหนาท ๑๖. ทางานโดยปราศจากแผนการ

ฯลฯ หนาทประจาของเลขานการ หากสานกงานใด หรอสถาบนใด ไดวางระเบยบปฏบตกาหนดหนาทเลขานการไวจะตองทาเปนประจา เลขานการตองทาตามระเบยบปฏบตนน ๆ โดยเครงครด สานกงานเจาคณะกบเลขานการเจาคณะ

สานกงานเจาคณะ ซงหมายถงททาการของเจาคณะหรอศนยรวมงานการคณะสงฆและการพระศาสนาของเจาคณะชนนน ๆ ยอมมความผกพนกบเลขานการเจาคณะอยางแยกไมขาด หากจะกาหนดรปแบบ คงไดดงน ๑. สานกงานเจาคณะใหญ ผบงคบบญชา เจาคณะใหญ ผทาการเลขานการ เลขานการเจาคณะใหญ ๒. สานกงานเจาคณะภาค ผบงคบบญชา เจาคณะภาค ผชวยผบงคบบญชา รองเจาคณะภาค ผทาการเลขานการ เลขานการเจาคณะภาค

ผชวยผทาการเลขานการ เลขานการรองเจาคณะภาค ๓. สานกงานเจาคณะจงหวด ผบงคบบญชา เจาคณะจงหวด ผชวยผบงคบบญชา รองเจาคณะจงหวด ผทาการเลขานการ เลขานการเจาคณะจงหวด ผชวยผทาการเลขานการ เลขานการรองเจาคณะจงหวด ๔. สานกงานเจาคณะอาเภอ ผบงคบบญชา เจาคณะอาเภอ ผชวยผบงคบบญชา รองเจาคณะอาเภอ ผทาการเลขานการ เลขานการเจาคณะอาเภอ ผชวยผทาการเลขานการ เลขานการรองเจาคณะอาเภอ ๕. สานกงานเจาคณะตาบล ผบงคบบญชา เจาคณะตาบล ผชวยผบงคบบญชา รองเจาคณะตาบล ผทาการเลขานการ เลขานการเจาคณะตาบล

วธแตงตงเลขานการ

เลขานการเจาคณะ และ เลขานการรองเจาคณะเปนตาแหนงพเศษ บญญตใหมขนเพอทาหนาทการเลขานการในเขตปกครองชนนน ๆ เปนตาแหนงทมหนาทอยางชดเจนพรอมการแตงตง แตไมมอานาจใด ๆ ในกฎมหาเถรสมาคม ฉบบท ๒๓ (พ.ศ.๒๕๔๑) วาดวยระเบยบการปกครองคณะสงฆ บญญตไว ๘ ตาแหนง คอ เลขานการเจาคณะใหญ เลขานการเจาคณะภาค เลขานการรองเจาคณะภาค เลขานการเจาคณะจงหวด เลขานการรองเจาคณะจงหวด เลขานการเจาคณะอาเภอ เลขานการรองเจาคณะอาเภอ และเลขานการเจาคณะตาบล

โดยเจาคณะใหญมเลขานการไดหนละ ๒ รป สวนเจาคณะและรองเจาคณะนอกนนมไดตาแหนงละ ๑ รป การแตงตงเลขานการนน มขอควรศกษาดงน

หลกเกณฑ ๑. คณสมบต ตองเปนพระภกษมคณสมบตตามขอ ๖ แหงกฎมหาเถรสมาคม ฉบบท ๒๔ โดย

อนโลม ๒. ผแตงตง เจาคณะและรองเจาคณะชนนน ๆ เปนผแตงตงเอง วธแตงตง ตองพจารณาคดเลอกพระภกษผเหมาะสมแลวมคาสงแตงตง อยาแตงตงดวยวาจา เมอไดแตงตงแลว ตองแจงใหผไดรบแตงตงและผใตบงคบบญชา และรายงานผบงคบบญชาเหนอตน และแจงสานกงานพระพทธศาสนาแหงชาต ขอยกการแตงตงเลขานการเจาคณะตาบลเปนตวอยาง