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mTR0Düccl0ll
Para desempeñar sus funciones de oficinista'usted necesita muebles, equipos' papelerfa y
rltiles de escritorio en general '
El conocimiento y 1a aplicación de los procedi-
mientos para adquirir, organizar y controlar
estos e'lementos, le convertirán en un oficinista
más eficiente.
La comprensión de esta Un'i dad se le fac'llitará
si usted repasa I os conocimientos adqulridos en
Mecanograffa , re'l aci onados con I a organi zaci ón
del puesto de trabaJo, papelerfa y rltiles de es-
critorio, y técnicas para escribir formas
impresas.
_-)
OB¡ETIVO TERMHA1
Al terminar el estudio de esta Un'idad, y dado un
Cdtálogo de el enentos, usted estará en capacidad
de dil'lgenclar a máquina, sin ningún error, un
pedido que contenga diez elementos de consuno y
otro con clnco ele¡nentos devol utivos' y enunciar
por escrito los pasos que debe segulr aI recibode estos, en lo cual se le acepta como margen de
error la omisión de uno de los pasos.
L
CLASIFICACION DE LOS ELEMENTOS
0BJETM INTERMEDI0 l. Al final izar el estudiode este tema, usted estará capacitado para iden-tificar'los elementos de consumo y 1os devoluti-vos en una lista dada de elementos de 0ficina.
La variedad de tareas que usted puede desempeñar como oficinis-ta, entre las cuales tenemos: atender ptlblico, tnecanog"afiar
documentos, archivar, etc., exigen que usted no solamente posea
Ios conocinientos técnicos suficientes, sino que disponga de
los nedios nateriales necesarios.
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I:
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II
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Esos medios materia'l es, que a parti r de
eLe.menfo¿n Ie servirán para eiecutar sus
este mornento'I abores de
I I amaremos
oficina.
Para que usted'les dé un uso adecuado, es muy importanteaprenda a clasificar'los. Veamos cómo hacerlo:
Según las caracterÍsticas ffsicas de los.r-"*untos y el
de ellos hagamos,'los podemos clasificar en dos grupos
oE c0vsut,l?
pEva LuTtrr0s
ELEMENTOS DE COI'¡SUMO
que
uso que
Son los QUB'r: gastan o consumen
actividades de oficina. EJemplc:
res, cintas para máquina de escrichos para I egajar, etc.
durante el desarrollo de laspapelerfa, lápices, borrado-
bi r, canpetas, marbetes, gan-
No X-o¿ malga,ste nitíen¿ c¡ue hacen eL
enpLee pa,peL díno.o n-dina"ttLa.
detnoche. Pott ejenpLo, áibotLtLadorL de un documento, no
HígaLo en papeL de calídad
Además, preocúpese por conocer los nuevos productos que sa'lgan
al mercado. El avance de'la tecnologfa debe estar a su alcance
para hacer más funcional su trabaio.
ELEMENTOS DEVOLUTIVOS
pertenecen a esta clasificacidn los muebles, equlpos y útilesde escritorio que la empresa le suministrará a usted pana la
ejecuci ón de sus I abores de ofi ci na .
Entre estos elementos devol utivos es
máqui nas de escri bi r, archi vadores 'foradoras, sel I os, etc.
tán: escritorios' slllas'teléfonss' cosedoras, Per-
Usted debe usar'los
Evlte el deteriorodolos del sol , la
con nucho cuidado para que no se dañen.
o desperfecto de estos el ementos, preserván-humedad y el polvo.
No deje sobre el escritorio e lementos pequeños, como la cosedorao la perforadora, ya que por su tamaño se Ios pueden robar.
Los elementos devolutivos son de propiedad de la empresa. Usteddebe responder por su manejo y devolverlos cuando se retire delcargo.
?on au ulo, un elenento devolutivo puede detEat-terLáe, dañ.aue o pe,LdetL vaLon eonencial, peno
nunc6 deaapaneeerl eomo objefo,
Como aplicaclón del concepto que usted ya tiene de lo que sonelenentos de Consumo y Devolutivos, haga el Ejerclcio siguienteRecuerde, ademls, el uso que usted hlzo de estos elementos en
l{ecanograffa.
10
OBJETI'VO INTERMEDIO
tema, usted estaráprocedimientos que
ci6n de elementos.
2. Después de estudiar este
capacitado Para indjcar'l os
debe seguir Para la adquisi -
Paralaadqulsicióndelose]ementos'tantodeconsumocomode.volutlvos' es lrnportante saber con exactitud:
OUE PEDIR
Estepuntosedeterninaconbaseenlanaturalezay]asnecesidades de 1a enpresa. Respecto de los pedidos de elementos' es
convenientequetengapresente'lossiguientespuntos:
Verlflqueconalgunafrecuencialascantidadesd.isponib.lesespecia'lmente de los elementos de consumo'
Recuerde que sl deia agotartrabajo, el de su jefe o e'l
a deterioros.el corrector de
tornarse amari'l
Tenga en cuentao un senestre.
elemento, se Puede atrasar su
I os compañeros de 0f i ci na .un
de
Recuerdetanrbiénquesisolicitaexcesivacantidaddeelemen-tos'necesitarámásespacioparaa.lmacenar.losyloseXpone
Por eiemplo, la goma líquida se puede resecar'esténcil alterar, y algunas ca'l idades- de papel
lentas con el tiemPo.
si el pedido será para un mes' un trimestre
13
f*'
Haga una I ista de las necesidades resu.l tantes,caracterl-sti cas y unidad de medida, o sea, sien rol Io (cinta adhesiva transparente), cajaresma (pape1 copia), unidad (lápiz_borrador)
indicando laslos va a pedfr(papel carb6n),
, etc.
COMO ADAUIRIR LOS ELEMENTOS
Las dos formas más comunes para adquirir'ros erementos de 0fici-na son:
Pon conptta dinecta a. La¿
Po¡r ¿oLicitud aL a!.nacán
ea¿ a¿ dí¿ lríbuido ¡tat.
int¿ttno de La. enplLeód
Por Compra dlrecta a las casas distribuidoras.
comunfquese telefónicamente con ras casas distribuidoras deelementos de 0ficina de su rocalidad, averigüe por los elementosque usted necesita, y sor icite precios o cotlzación.
cuando er vaior de la compra Io justifique o Ias caracterfst.ieasdel elemento puedan ocasionar confusiones, por ejemplo un escri-torio de medidas exactas, solicite la cotización por escrito.
Corrpare los preclos dados'| a oferta más f avorabl e .
En caso de duda, consulte
para una misma calidad y decfdase por
con su jefe.
puede hacer telefó-precios dados
El pedido a la casa distribuidora elegida 1onicamente, solicitando reconfirmacidn de losinicialmente.
t4
si la casa distribuidora'no le puede ofrecer servicio a domici-
1io, envfe al mensaiero de su empresa' con una relación muy
clara y precisa de'lo que debe comprar.
Por solicitud al almacén interno de la empresa.
Si usted trabaJa para una empresa que tenga un Departamento o
Secclón de "Almacén", es a esta dependencia a quien le debe
dJrigir las solicitudes o pedidos de elementos.
Las solicitudes o pedidos al Almacén se elaboran a mdquina en
un formulario simi'lar al que aparece a continuación:
toltclTuo D€ EltrElB i"d
flo"*üt:*rs
@.¡sl
mttgl /IBESI
15
üt coDtoo ss
Los formu l ari os pararios, con el originalie la empresa.
pedidos al Almacén están hechos en talona-y Ias copias necesarfas, según lo estipu-
I
El Alnacén suministra a las demás oficinas de la empresa un lis-tado o catálogo" donde aparece'la descripcidn de los elementos.
Consrfl telo antet de hacer cualquier pedido
Con el fin de progranar los despachos, por lo general el Al¡nacénestablece fechas para recibir sol icitudes, por ejemplo, los prl-meros cinco dfas de cada mes.
Al dit igenciar el fornulario tenga en .u"ntu lo siguiente:
númers de la sol icitud ya está impreso en el formulario'l o asignan en el Almacén. Usted no tiene que numerarlo
Escriba una X en la casilla correspondiente a la clase deel enento sol i ci tado (con¿ uno o devalutivol .
Ateneiín: Relacione en cada formulario elementos de unamisma clase. Por lo tanto, no mezcle elementosde consumo con elenentos devolutivos.
0ependeneiat Escriba aguf el nombre de su Oficina. porejemplo, Contabil idad, Ventas, personal .
Reaponaa.bf.er El nombre de'l Jefe de 'l a 0f i ci na
ltnidad de tt¿did.al: Indique sl el artfculo se consJguerollo, caja, frasco! resma o por unidad.
E1
se
-uMen
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C6digo: Es el sfmbolo numérico con el cua'l el Almacén iden-tifica cada artfculo. 0bténgalo del Catá1ogo de Almacén.
0etetipci6n: Anote las caracterfsticas de cada elemento,segrf n el Catál ogo de Al rnacén .
Los elementos que no aparezcan en el Catá1ogo, describaloscon base en las informaciones que ie suministre elfabricante.
Ca.ntída"d pedida": Indique el número de artículos que necesi-ta de cada especie.
Las col umnas para ia cantidad despachada, p,/U
tario y va'lor, las diligencian en el Almacén.
(precio uni-
Finalice la elaboración a máquina de su pedido, anulandoel rengl6n siguiente a ta ú'ltima I lnea de escritura, pul -sando varias veces la tecla del asterisco (*) o la delguión (-).
Con el1o,1e da seguridad a quien firma como solicitante, degue no será agregado ningfln elenento.
Para este mismo efecto, algunas empresas tlenen por normaescribir las palabras "ULTI1,10 REt{GL0N', en vez de los aste-ri scos o I os guiones.
Pásele a su jefe el pedido para que lo firme con tinta, enel original y Ias copias.
Cuando su jefe haya firmado e'l pedido, deje una copia parausted y consérvela como documento "pendiente¡¡.
Envfe al Almacén su solicitud y espere un tiempo prudencialpara su despacho.
L7
,/
RECIBO, ORGANIZACION Y CONTROL
DE ELEMENTOS DE OFICINA
0BJETM INTERMEDI0 3. Luego de estudiar este
tema, usted podrá expl icar por escrito lo's pro-
cedimientos para recibir, organizar y controlar'I os elementos de oficina.
RECIBO DE LOS ELEI"IENTOS
Al recibir los elementos del Almacén de 1a empresa o de la casa
di stri bui dora, usted debe:
confrontar la nota renisoria con su solicitud, para verifi-car si está de acuerdo.
Contar los elementos' ensayarlos si es nece¡ario, revisar
el conteni do de cajas, paquetes, etc '
Devol ver l os artfcul os de ma l a ca l i dad'
Comparar los precios con los dados inicialmente, si el pedi'
do fue hecho a una casa di stri bui dora '
Firmar la remisión o la factura, si está autorizado para
hacerl o.
l,lo (inme ní haga dínman ninguna' nemi'siín
o (aetutta. tLn habett tevitado Lo n¿eíbLdct'
OeÁytudt nct Le aeepÍandn n¿cLanacLonet'
2t
ORGANIZACION DE LOS ELEMENTOS
Guarde en su escritorio ú.nicanente los elementos de uso diario.
Los el ementos de reserva, ordénel os en un estante o armario,Tenga en cuenta que:
Los elementos simi lares
l-os que se usan poco, en
Los de uso más frecuente
Los artfcu'l os sueltos se
con bandas de caucho.
Todos los paquetes deben
sól o deberá encontrarse
EI estante para papelerfa debe
estar ubicado en un I ugar dondeesté protegido de 1a humedad, elsol y e1 po1vo.
deben es tar juntos.
e l fondo del armario.
, adelante,
colocan en cajas marcadas o atados
estar marcados con su contenido y
abierto un paquete de el ementoss imi I ares.
El orden y la buena disposición de los elementos deben con-servarse si empre .
I
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*-
t2
J
CONTROL DE EXTSTENCIAS
En e'l tema relativo a la adquisición de elementos, ya usted
aprendió la importancia que tiene el no deiar agotar su existen-
c'ia, para e1 buen desempeño de sus funciones'
Un buen método de contro'l consiste en revisar el estante o arma-
rio una ve¿ por semana. Anote en su libreta de apuntes las ne-
cesidades que vaYa observando'
Marque en su calendario, agenda o control de vencimientos' el
dfa en que debe hacer el Pedido'
Si entre sus func'i ones
demás empleados de Ianecesi dades.
Infórmese acerca del
para los trasPasos de
conformidad.
EJERCICIO 3
Lea cu i dadosamente I as
Llene Ios esPacios en
hagan fal ta Para que I
está sumi ni strarl e el ementos a su iefedependencia, averlgije oportunamente sus
procedimiento establecido Por su
elementos devolutivos Y obre de
esté a
reeibido.
enpresa
f iases qu.€ aparecen a conti nua€i ón '
bl aneo con I a pal abra o pal abar"as que l'es
as f,{Fa&€c tengan sentido eo"mpleüo'
o
Si lo considera necesario o conveniente para responder ante su
jefe, destine una libreta o adapte una tarieta para anotar Ia
entrega de e'l evnentos de eon^umo a otros ernpl eados '
No
su
traspase a otra pe!"sona un elemento devoLut'Lvo que
cargo, sin exigirle su firma en prueba de haberlo
23
F
Al recibir'los elementos de oficina, usted debe:
1. Confrontar I a nota remisoria con supara si está de acuerdo
2. Contar y revl sarde cajas, paquetes, etc
Devo'l ver los artfculos de
Comparar 1 os precios si el
3.
4.
cal i dad.
pedido fue hecho
autorizado para hacerlo
A1 organizar los elementos,
En su escritorio deben
I os el ementos de uso
Los el ementos de
tante o armario-
Los el ementos
Los que se usan
armario.
Los de uso más frecuente,
la remisión o la factura, si está
usted debe tener
estar
en cuenta que:
se guardan en un es -
deben estar juntos.
, deben estar en el fondo del
)
24
J
Los artfcul os
o atados conse colocan en cajas marcadas
bandas de'caucho.6.
7.
8.
Todos los paquetes debeny' sólo deberá encontrarseelementos similares.
El y ladeben conservarse siempre
estar marcados con
un paquete de
buena disposicidn de los elementos
Para ejerce.r controlpuede:
1.
Anotar I as
Marcar el
Hacer
3.
4.
sobre I as exi stenci as de el enentos , us ted
el estante o arnario una vez por semana,
que vaya observando
dla en que debe hacer
un recibo cuando traspase a otro emplea-do el ementos devo'l uti vos .
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T
PRUEBA FIIIAT
A. Disponiendo de un Catálogo de elementos, o una Iista de ele-mentos de consumo y devolutivos, y los formatos necesarios,elabore un pedido que contenga 10 elementos de consumo yotro pedido que contenga cinco elementos devolutivos.
A continuación aparece una serie de
una X I as que correspondan al reci bo
mentos de consumo o devo l uti vos .
acciones" Marque conde un pedi do de e l e-
Anotar las caracterfsticas de cada elenento.
Confrontar'la nota remisoria con la solicitudpara verificar si está de acuerdo.
3. Contar'los elementos y ensayarlos si es necesario.
4. Hacer una
recibe.
Revisar e'l
I ista a máquina de los elementos que
conteni do de cajas y paquetes.
B.
Devolver todo e'l pedido cuando encuentra un
artfcul o en mal as condi ciones .
Comparar los precios con los dados inicialmente,si e l pedi do fue hecho a una casa di stri buidora.
Devolver los artfculos de mala calidad.
Firmar la remisi6n o factura si estl autorizadopara hacerl o.
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