Análise de Prontidão e Indicadores na Gestão do Portfolio

1-1

Norberto Almeida, MSc., PMP Diretor Executivo [email protected]

Análise de Prontidão e Indicadores para a Gestão do Portfólio

www.portfolioexpert.com.br

1-2

Agenda

v  Cenário Atual

v  Análise de Prontidão em Gestão de Portfólio

v  Otimização do portfólio (seleção, priorização e balanceamento)

v  Roadmap do Portfólio (Cronograma e Orçamento)

v  Indicadores para Gestão do Portfólio

1-3

Cenário Atual

1-4

Necessidades de Negócio

Visão, missão, objetivos, estratégias de negócio

Objetivos

Soluções, Produtos e Serviços

Resultados Qual o caminho?

1-5

Maturidade em Gerenciamento de Projetos Modelo de Maturidade do Darci Prado – MMGP http://www.maturityresearch.com

Maturidade Média em 2005 = 2,44

Maturidade Média em 2012 = 2,60

Em 2012 – 434 participantes Aproximadamente 8700 projetos

1-6

Maturidade X Sucesso Modelo de Maturidade do Darci Prado – MMGP Fonte: http://www.maturityresearch.com

1-7

Montagem de uma bicicleta

Sem pessoas capacitadas, manual de montagem e as ferramentas adequadas, isto demoraria?

1-8

Análise de Prontidão para a Gestão do

Portfólio

1-9

Pilares do GP Profissional do Portfólio

Tecnologia (SIGP*)

Metodologia (Projetos, Programas e Portfólio)

Pessoas capacitadas (técnica e comportamental)

Governança de Portfólio

* Sistema de Informações de Gerenciamento do Portfólio

1-10

Análise de Prontidão em Gestão de Portfólio

Análise de Pron4dão

Pessoas Capacitadas

Gestão de Projetos

Gestão de Por;ólio

Cer4ficação

Habilidades comportamentais

Metodologia

Gestão de Projetos

Gestão de Por;ólio

Modelos

Lições aprendidas

Tecnologia

SIGP

Dados Históricos

Repositório único

Integração com os sistemas do

negócio

Governança

Modelo de Governança

Central de Projetos

Indicadores

Seleção e priorização

1-11

Exemplo da proposta de Análise de Prontidão

Empresa Área Pilares do Gerenciamento Profissional do Por4ólio

Pessoas

Capacitadas Metodologia SIGP Governança Geral

PORTFOLIO EXPERT CORPORATIVO

Estado Atual 30% 50% 25% 40% 36% Estado Desejado 75% 80% 70% 90% 79%

DIAGNÓSITCO E PLANO DE AÇÃO:

Empresa com baixa pron4dão para a disciplina Quanto às pessoas capacitadas, será necessário um trabalho de cer4ficação e treinamentos para as áreas que atuam em projetos

Com relação a metodologia, precisam ser criados modelos para gestão de por;ólio Com relação às ferramentas, será necessário criar integração entre os sistemas existentes Para a governança, é preciso criar um método eficaz para seleção e priorização de projetos

Resultado da Análise de Prontidão

1-12

Metodologia de Gerenciamento do

Portfólio

1-13

Processos da Metodologia

Fonte: Norberto Almeida, 2013

1-14

Definir o Portfólio

§  2.1 – Identificar Componentes §  2.2 – Definir Sucesso dos Componentes §  2.3 – Categorizar Componentes §  2.4 – Avaliar Componentes

1-15

Portfólio - Ilustração

• ObjeXvos • Recursos • AXvos • Cronograma




Componente 1 Componente 2

Componente n Componente 3

1-16

Otimização do Portfólio (Seleção, Priorização e

Balanceamento)

1-17

Categorização dos Componentes - Exemplo

§  Lucratividade (+receita, novas receitas, -custos) §  Redução do risco §  Melhoria da eficiência §  Obrigação legal/regulatória §  Market Share (aumento) §  Melhoria do processo §  Melhoria contínua §  Infraestrutura (para o crescimento do negócio) §  Imperativo ao negócio (compatibilidade de

tecnologia, atualizações, etc.)

Fonte: Adaptado do Padrão de Gerenciamento de Por;ólio, 3a. Ed., PMI, 2013

1-18

Dados da pesquisa sobre Ger. Portfólio

v Referência para o ]tulo de PhD em Business Administra4on pela Florida Chris4an University

v três partes assim definidas: caracterização da organização e do respondente; processos de seleção e priorização dos projetos do por;ólio e métricas e indicadores de desempenho de projetos e do por;ólio

v Até o momento: 55 respondentes de empresas com origem no Brasil, Estados Unidos e Europa

v hcps://pt.surveymonkey.com/s/phdnorberto

1-19

Perfil dos Respondentes

Fonte: Pesquisa Doutorado Norberto Almeida, 2014

1-20

Categorizas mais utilizadas


1-21 21

Processo estruturado para seleção e

priorização

1-22

§  Empresa de Treinamento e Consultoria em GPPP

§  22 anos de mercado §  Faturamento caindo de R$ 70 milhões para

R$ 45 milhões §  Perda de Mercado – Muita concorrência § Objetivos – estar entre as 3 maiores em

faturamento nos próximos 3 anos

CENÁRIO

1-23

Avaliação e Priorização

Projeto VPL em R$

InvesXmento em R$

Duração JusXficaXva dos diretores

Ranking

A Implantação de Ferramentas de GPPP

5 Milhões 500 mil 9 meses Melhorar a tomada de decisão na seleção e priorização de projetos.

B Criação de novas áreas de serviços de GPPP e Six Sigma

4,5 Milhões

1,5 Milhão 6 meses Entrar em novos mercados

C Pesquisa de mercado (novas demandas)

2,2 Milhões

150 mil 4 meses Precisamos saber o que nosso cliente deseja

D Criar o PMO Corpora4vo 6 Milhões 2,5 Milhões 8 meses Ter uma visão integrada de todos os projetos da empresa

E Campanha de Marke4ng Agressiva

6 Milhões 3 Milhões 3 meses Divulgar nossos produtos e serviços

1-24

E aí, como foi a priorização?

24

1-25

Critérios de Avaliação segundo o PMI

–  Critérios de Negócio (Melhora a capacidade de competir no negócio, reputação, entrada em novo negócio, melhoria dos processos internos)

–  Critérios Financeiros (VPL, ROI, Lucro) –  Critérios de Risco (Diminui os Riscos, urgência) –  Critérios de Conformidade com leis/regulamentos –  Critérios de Recursos Humanos (Utilização dos

Recursos Estratégicos) –  Critérios de Mercado (fatia do mercado, tamanho do

mercado) –  Critérios Técnicos (Conhecimento Técnico)

Fonte: Padrão de Gerenciamento de Por;ólio, 3a. Ed., PMI, 2013

1-26

Sumário das Técnicas

• Introdução

• Objetivos • Programação Linear Inteira

• Ponderação de fatores

• DEA

• MACBETH

• Analytical Hierarchy Process (AHP)

• Outras

1-27

Introdução

“O ambiente globalizado impõe às empresas uma corrida desenfreada p e l a r e d u ç ã o d e c u s t o s e maximização de lucros, a luz da ideia de seleção natural : as empresas mais adaptadas possuem maiores chances de sobrevivência”"

1-28

Método da Ponderação de Fatores

Risco Uso do Recurso

Estratégico

ROI Nota

Projeto 1 10 15 17 100 + 300 +510

Projeto 2 30 29 24 300 + 580 + 720

Projeto 3 12 33 22 120 + 660 + 660

Peso 10 20 30

ü Ponderações via especialista

ü Brainstorming

ü Ausência de consenso

ü Coerência x simplicidade

ü Planilhas eletrônicas

Projeto mais prioritário Nota = 1600

1-29

Analytic Hierarchy Process (AHP)

ü Árvore de Critério de Decisão ü Passagem da avaliação qualitativa para a quantitativa ü Escala de comparação ü Uso de matrizes ü Consistência

Programação Multicritério

Comparação Valor Recíproco

Extremamente mais importante 9 1/9

Muito mais importante 6 1/6

Mais importante 3 1/3

Tão importante quanto 1 1

Menos importante 1/3 3

Muito menos importante 1/6 6

Extremamente menos importante 1/9 9

Financeiros • VPL • ROI

Estratégicos • Uso dos Recursos Estratégicos

• Valor Estratégico

Outros • Urgência • Riscos

1-30

Área responsável pela seleção e priorização


1-31

Periodicidade da seleção e priorização


1-32

Critérios de seleção e priorização


1-33

Estratégias do Cenário

Estratégia de Negócio Aumentar o Market Share nos mercados existentes

Expandir em Novos Mercados e Segmentos

Melhorar a Sa4sfação do Cliente

Melhorar a Sa4sfação dos Colaboradores

1-34

Priorização através das estratégias AHP

1-35


1-36


1-37


1-38


1-39


1-40

Priorização das estratégias

1-41

Análise do Impacto dos Projetos nas Estratégias

1-42

Projetos Priorizados

1-43

Avaliação e Priorização Lembram?

Projeto VPL em R$

InvesXmento em R$

Duração JusXficaXva dos diretores

Ranking

A Implantação de Ferramentas de GPPP

5 Milhões 500 mil 9 meses Melhorar a tomada de decisão na seleção e priorização de projetos.

8% -‐ 4

B Criação de novas áreas de serviços de GPPP e Six Sigma

4,5 Milhões

1,5 Milhão 6 meses Entrar em novos mercados

7% -‐ 5

C Pesquisa de mercado (novas demandas)

2,2 Milhões

150 mil 4 meses Precisamos saber o que nosso diretor deseja

9% -‐ 3

D Criar o PMO Corpora4vo 6 Milhões 2,5 Milhões 8 meses Ter uma visão integrada de todos os projetos da empresa

10% -‐ 2

E Campanha de Marke4ng Agressiva

6 Milhões 3 Milhões 3 meses Divulgar nossos produtos e serviços

18% -‐ 1

1-44

Criação de Cenários - Linha de Base

1-45

Criação de Cenários - Cenário 2

1-46

Criação de Cenários - Cenário 3

1-47

Comparação dos Cenários

1-48

Usando o Solver do Excel para Balancear

Projeto %Valor Agregado

Recurso 1

Recurso 2 Custo Go/Wait Recurso 1 Recurso 2 Custo %Valor Agregado

Campanha de MarkeXng 15,48% 30 20 R$ 3.000.000,00 1 30 20 R$ 3.000.000,00 15,48%

Criação de Novas Áreas 12,46% 3 10 R$ 1.500.000,00 1 3 10 R$ 1.500.000,00 12,46%

Pesquisa de Mercado 11,92% 20 10 R$ 150.000,00 1 20 10 R$ 150.000,00 11,92%

Modernização 9,74% 20 25 R$ 1.300.000,00 0 0 0 R$ 0,00 0,00%

Escritório de projetos 8,93% 25 15 R$ 2.500.000,00 0 0 0 R$ 0,00 0,00%

Capacitação em Six Sigma 8,05% 15 10 R$ 1.000.000,00 1 15 10 R$ 1.000.000,00 8,05%

Filial China 7,61% 10 5 R$ 3.000.000,00 1 10 5 R$ 3.000.000,00 7,61%

Sistema de Relacionamento 7,10% 10 5 R$ 700.000,00 1 10 5 R$ 700.000,00 7,10%

Implantação de Ferramentas 7,09% 12 8 R$ 500.000,00 1 12 8 R$ 500.000,00 7,09%

Planos de Qualificação 4,92% 7 12 R$ 1.500.000,00 1 7 12 R$ 1.500.000,00 4,92%

Estrutura para reuniões 3,86% 7 19 R$ 2.000.000,00 0 0 0 R$ 0,00 0,00% Ferramenta de GVA e Corrente 2,86% 25 19 R$ 500.000,00 1 25 19 R$ 500.000,00 2,86%

Total 100,02% 184 158 R$

17.650.000,00 132 99 R$

11.850.000,00 77,49%

Limitação de recursos: 140 120 R$

13.000.000,00

1-49

Roadmap do Portfólio

1-50

Cronograma do Portfólio – Master Plan

Projeto Recurso Crí4co Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez TOTAL

Projeto 1 A 300 300 400 700 1700 B 500 700 300 1500 Projeto 2 A 450 400 400 300 300 1850 B 100 100 200 Projeto 3 C 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300 3600 D 200 200 400 Projeto 4 C 500 500 100 100 1200 D 250 250 250 250 1000 Total dos Recursos A 300 750 800 1100 300 300 0 0 0 0 0 0 3550 B 500 800 400 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1700 C 300 300 300 800 800 400 400 300 300 300 300 300 4800 D 0 0 200 450 250 250 250 0 0 0 0 0 1400 Limitação dos Recursos A 600 600 600 600 600 600 600 600 600 600 600 600 7200 B 700 700 700 700 700 700 700 700 700 700 700 700 8400 C 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 9000 D 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 9000

Projeto Recurso Crí4co Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez TOTAL

Projeto 1 A 300 300 400 700 1700 B 500 700 300 1500 Projeto 2 A 450 400 400 300 300 1850 B 100 100 200 Projeto 3 C 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300 300 3600 D 200 200 400 Projeto 4 C 500 500 100 100 1200 D 250 250 250 250 1000 Total dos Recursos A 300 300 400 700 450 400 400 300 300 0 0 0 3550 B 500 700 300 0 100 100 0 0 0 0 0 0 1700 C 300 300 300 800 800 400 400 300 300 300 300 300 4800 D 0 0 200 450 250 250 250 0 0 0 0 0 1400 Limitação dos Recursos A 600 600 600 800 600 600 600 600 600 600 600 600 7400 B 700 700 700 700 700 700 700 700 700 700 700 700 8400 C 750 750 750 900 900 750 750 750 750 750 750 750 9300 D 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 750 9000

Uso dos recursos críticos em homem/hora

Postergou o projeto

Adicionou mais recurso

1-51

Orçamento do Portfólio

Projeto Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez TOTAL

Projeto 1 200 300 400 200 1100

Projeto 2 1000 1500 2000 1000 300 5800

Projeto 3 100 200 300 400 500 550 520 400 300 250 200 100 3820

Projeto 4 500 500 100 100 1200

Total do Mês 300 500 700 1100 2000 2150 2620 1400 600 250 200 100 11920 Total Acumulado 300 800 1500 2600 4600 6750 9370 10770 11370 11620 11820 11920 Limitação Orçamentária 1000 1000 1000 1000 1000 1700 2100 1200 1200 400 250 150 12000 Limitação acumulada 1000 2000 3000 4000 5000 6700 8800 10000 11200 11600 11850 12000

Projeto Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez TOTAL

Projeto 1 200 300 400 200 1100

Projeto 2 1000 1500 2000 1000 300 5800

Projeto 3 100 200 300 400 500 550 520 400 300 250 200 100 3820

Projeto 4 450 550 100 100 1200

Total do Mês 300 500 700 600 1500 2050 2520 1850 1150 350 300 100 11920 Total Acumulado 300 800 1500 2100 3600 5650 8170 10020 11170 11520 11820 11920 Limitação Orçamentária 1000 1000 1000 1000 1000 1700 2100 1200 1200 400 250 150 12000 Limitação acumulada 1000 2000 3000 4000 5000 6700 8800 10000 11200 11600 11850 12000

Orçamento em R$ Mil

Postergou o projeto

1-52

Indicadores de desempenho do

Portfólio

1-53

§  Que indicadores utilizar para os projetos? §  Quais as variações aceitáveis (verde, amarelo,

vermelho)? §  Terá indicador para o portfólio? §  Qual a periodicidade da coleta? §  Como analisar e distribuir as informações?

Desafios para medir o desempenho do Portfólio

1-54

Relatório Consolidado do Portfólio

Observação: Há um link no nome do projeto para o relatório detalhado do projeto.

Nome do Projeto Status Geral Início

Planejado/Re-‐visado

Término Planejado/Re-‐

visado % Conclusão PMO Patrocinador Líder do

Projeto

Implantação de Ferramentas de Gerenciamento de Por;ólio e Capacitação da Equipe

janeiro-‐13 setembro-‐13 15% Roberto França Diretor de Recursos Humanos

Viviane Braga

Capacitação da Empresa em Six Sigma janeiro-‐13 dezembro-‐13 5% Fernanda Avelar Diretor de

Projetos Juliano

Rodrigues

Pesquisa de Mercado – Novas Demandas março-‐13 junho-‐13 25% Ricardo Laert Diretor de

Projetos João Matos

Modernização da Metodologia e Ferramentas de Gestão de Projetos

abril-‐13 setembro-‐13 10% Roberto França Diretor Financeiro Karen Pereira

Criar o Escritório de Projetos Corpora4vo março-‐13 outubro-‐13 10% Marcia Alves Diretor

Financeiro Paulo José

Implantar Plano de Qualificação e Retenção dos Colaboradores fevereiro-‐13 novembro-‐13 5% Sergio Farias

Diretor de Recursos Humanos

Ana Maria

1-55

Relatório de Acompanhamento do Projeto (RAP)

1-56

Acompanhamento do Projeto – 4Ps

PROGRESSO -‐ Acompanhamento do Projeto AXvidades Realizadas / Entregáveis no Período:

Nome da A4vidade: Responsável: Inicio: Término Planejado : Término Revisado: % Concluído:

Elaboração do ques4onário da Pesquisa de Mercado com as melhores estratégias de abordagens de mercado.

Consultoria Externa e Marke4ng 01/03/2013 20/03/2013 100%

Aplicação do Ques4onário Consultoria Externa

e Marke4ng 21/03/2013 21/04/2013 20%

PRÓXIMOS PASSOS -‐ Aividades A Realizar no Próximo Período: Nome da A4vidade: Responsável: Prazo: Finalização da aplicação do ques4onário da Pesquisa de Mercado com as melhores estratégias de abordagens de mercado.

Consultoria Externa e Marke4ng 21/04/2013

Análise do Ques4onário Marke4ng 30/05/2013

PONTOS DE ATENÇÃO E PLANO DE AÇÃO: Descrição: Prioridade: Ação Proposta Responsável : Prazo: S4tuação:

Consultor responsável pela interpretação dos dados da pesquisa está de licença médica por tempo indeterminado

Média Selecionar outro consultor para apoio da interpretação dos dados da pesquisa

CGP abr/13

1-57

Indicadores de desempenho dos projetos


1-58

Exemplo de Dashboard

Projeto Prazo Custos H/H Geral

Ampliação da Fábrica em Orlando

Nova Fábrica em São Paulo

Desenvolvimento novo Produto

Por;ólio em Geral

Exemplo de Dashboard do portfólio de projetos (apenas ilustrativo) O Foco não é o Dashboard e sim como escolher os indicadores

1-59

–  Importância do Gerenciamento do Por;ólio como diferencial compe44vo

– Gerentes de Projeto atuarão cada vez mais como Gestores de Negócio

– Elaborar processo padronizado para iden4ficação, seleção, avaliação, priorização e balanceamento dos componentes

– Demais planos, reavaliação do por;ólio e acompanhamento do desempenho são fundamentais

Conclusões

1-60

SÃO PAULO: 16 PDUs cada

Workshop Gerenciamento de Portfólio – 21 e 22/10 Workshop Gerenciando Projetos com o MS Project 2013 – 23 e 24/10

Informações: http://www.portfolioexpert.com.br/calendario

Datas dos próximos Workshops:

RIO DE JANEIRO: 16 PDUs cada

Workshop Gerenciamento de Portfólio – 12 e 13/11 Workshop Gerenciando Projetos com o MS Project 2013 – 19 e 20/11

1-61

Norberto de Oliveira Almeida Doutorando em Business Administra4on pela Florida Chris4an University. Mestre em Sistemas de Gestão pela Universidade Federal Fluminense (UFF), MBA em Sistemas de Gestão pela UFF, MBI pelo NCE da UFRJ, Pós-‐graduado em Análise, Projeto e Gerência de Sistemas pela PUC-‐RJ e formado em TI pela Universidade Celso Lisboa. Diversos ar4gos publicados no Brasil e Exterior. Atualmente é Diretor Execu4vo da Por;olio Expert. Atuou por mais de 15 anos na direção, gerência de projetos e consultoria para inúmeras empresas nacionais e mul4nacionais. É cer4ficado PMP pelo PMI desde 2001 e Cer4ficado MCTS e MCITP em Microsoz Project pela Microsoz. Professor de cursos de capacitação em Gerenciamento de Projetos, Programa e Por;ólio, PMO, Preparatórios para Cer4ficação PMP, Preparatórios para Cer4ficação Microsoz Project, bem como nos MBAs de Gerenciamento de Projetos da Fundação Getúlio Vargas (FGV), da Universidade Federal Fluminense, da UFRJ, do IAG da PUC e da Fundação Dom Cabral. Autor dos livros Gerenciamento de Por;ólio (2011 -‐ Brasport) e Gerenciamento do Tempo em Projetos (2014 -‐ Elsevier), coautor dos livros PMO -‐ Gerência de Projetos, Programas e Por;ólio na prá4ca (2012 – Best Seller) e Metodologia de Gerenciamento de Por;ólio – Teoria e Prá4ca (2013) da Editora Brasport.

!

1-62

Norberto Almeida, MSc., PMP Diretor Executivo [email protected]

OBRIGADO!

www.portfolioexpert.com.br

Perguntas?

1-63

Próximo Webinar – 15 de outubro

GERENCIANDO OS RISCOS DO PROJETO... É fácil fazer!

Marlene Carnevali, PMP, PMI-RMP

1-64

–> Gestão de Portfolio Integrando Projetos e Processos

Outubro: dias 3 e 4

KPI Program® - Indicadores de Desempenho

–> Gestão de Indicadores de Desempenho - Básico (On-Line) Outubro: dias 11, 18 e 25 // Novembro: dias 15 e 22 – Dezembro: dia 6 –> Workshop Métricas, KPI’s e Dashboards - Fundamentos Rio de Janeiro – Out.: dias 28 e 29 // São Paulo – Nov.: dias 7 e 8 –> Indicadores de Ativos Intangíveis, de Benefícios e Valor do Portfolio de Projetos e Processos - Avançado. Em Breve!!

1-65

Muito Obrigado!!!

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