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ANALISIS DE UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Desde 1976 el Grupo AUTO PARTE JAPONESAS ha sido la principal empresa distribuidora de repuesto y accesorios de autos TOYOTA, NISSAN y MITSUBISHI en la República de Panamá. Incorporando posteriormente a nuestro inventario marcas como DAIHATSU, ISUZU y HAFEI.
Antecedentes
Organigrama
Estructura
La estructura de la sección de compras es centralizada y muy sencilla puesto que es una empresa mediana la misma no genera un volumen de información demasiado complicado.
GERENTE GENERAL
VENDEDORES
ENCARGADO DE
COMPRAS
Estructura
Reporte de
necesidades
Requisición de
compras
Solicitud de
cotización
Cotización
Lista de precios
Análisis de
precios
PROCEDIMIENTO
Consideraciones del proceso de compras
Las cantidades a pedir se solicitan en base a una rotación para seis meses.
Los proveedores de Asia demoran aproximadamente 4 mese en embarcar
los pedidos y demoran un mes en tránsito por mar. Por lo que los pedidos se efectúan desde seis meses antes.
Las cantidades de que se piden de un producto son evaluadas
juntamente con estadísticas por el conocimiento empírico de los
vendedores, es decir los vendedores evalúan según su
experiencia la cantidad necesaria correcta de un artículo.
METODOS DE REPOSICION DE
INVENTARIO
Cantidades de productos que
compran.
Piezas de autos mas buscadas y
sus marcas
Años de los modelos de piezas
movimientos de cada
refacción a través del
tiempo
Ingreso de Mercancía Nueva,
Consumo de Refacciones en
taller y Devolución de Refacciones de
taller
Procedimiento para las compras de inventario
Máximos y mínimos
items de alta rotación
dentro del almacén
Método utilizado para abastecimiento de stock
DOCUMENTOS UTILIZADOS
CONCLUSIÓN
REOMENDACIONES
Evaluar la compra en base a un sistema y no a suposiciones.
Certificarse en la norma ISO de
gestión de calidad.
Establecer indicadores
Identificar y tomar acciones sobre los problemas
Satisfacer las expectativas del cliente mediante la reducción del tiempo de entrega y la optimización del servicio prestado
Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa.
OBJETIVOS DE LOS INDICADORES
Que indicadores
podríamos establecer?
·
INDICADORES FINANCIEROS
INDICADOR DESCRIPCIÓN FÓRMULA IMPACTO (COMENTARIO)
Costos Logísticos
Está pensado para controlar los gastos logísticos en la empresa al comprar y medir el nivel de contribución en la rentabilidad de la misma.
Costos Totales Logísticos
Ventas Totales de la Compañía
Los costos logísticos representan un porcentaje significativo de los, márgenes bruto y los costos totales a la empresas, por ello deben controlarse permanentemente. Siendo el transporte el que demanda mayor interés.
Compras Innecesarias
Consiste en determinar el porcentaje del costo de las compras innecesaria dentro del total de las compras de la empresa
Valor Pedidos no Innecesario
Total compras en la Compañía
Se controlan las compras innecesarias por la compañía. De este manera se mide el impacto de la reducción de estas compras manteniendo en stock material o insumos necesarios
Costo por cada 100 dolares despachados
De cada 100 dolares que se despachan, que porcentaje es atribuido a los gastos de operación.
Costos Operativos Bodegas
Costo de las Ventas
Sirve para costear el porcentaje de los gastos operativos de la bodega respecto a las ventas de la empresa.
INDICADORES DE CALIDAD
INDICADOR DESCRIPCIÓN FÓRMULA IMPACTO (COMENTARIO)
Costo de Almacenamiento por Unidad
Consiste en relacionar el costo del almacenamiento y el número de unidades almacenadas en un período determinado
Costo de almacenamiento
Número de unidades almacenadas
Sirve para comparar el costo por unidad almacenada y así decidir si es más rentable subcontratar el servicio de almacenamiento o tenerlo propiamente.
Costo por Unidad Despachada
Porcentaje de manejo por unidad sobre las gastos operativos del centro de distribución.
Costo Total Operativo Bodega
Unidades Despachadas
Sirve para costear el porcentaje del costo de manipular una unidad de carga en la bodega o centro distribución.
Nivel de Cumplimiento Del Despacho
Consiste en conocer el nivel de efectividad de los proveedores de mercancías a la empresa en cuanto a los pedidos solicitados en un período determinado.
Número de despachos cumplidos x 100
Número total de despachos requeridos
Sirve para medir el nivel de cumplimiento de los `proveedores al centro de distribución y conocer el nivel de agotados que maneja la bodega.
INDICADORES DE TIEMPO
INDICADOR DESCRIPCIÓN FÓRMULA IMPACTO (COMENTARIO)
Calidad de la Facturación
Número y porcentaje de facturas con error por cliente, y agregación de los mismos.
Facturas Emitidas con Errores
Total de Facturas Emitidas
Generación de retrasos en los cobros, e imagen de mal servicio al cliente, con la consiguiente pérdida de ventas.
Causales de Notas Crédito
Consiste en calcular el porcentaje real de las facturas con problemas
Total Notas Crédito
Total de Facturas Generadas
Sirve para controlar los errores que se presentan en la empresa por errores en la generación de la facturación de la empresa y que inciden negativamente en las finanzas y la reputación de la misma.
Pendientes por pagar
Consiste en calcular el número de pedidos por pagar dentro del total de facturas
Total Pedidos Pendientes por cancelar
Total Pedidos recibidos
Se utiliza para medir el impacto del valor de los pendientes por cancelar y su incidencia en las finanzas de la empresa
GRACIAS