Avantajul folosirii instrumentelor informatice în managementul proiectelor. Studiu de caz 2

Optimizare forţă de muncă: care este numărul minim de persoane necesar a fi alocat într-un proiect ce prezintă următoarele cerinţe:

o Este necesar să se lucreze 7 zile pe săptămânăo Se lucrează în ture de 5 zile

În acest caz scenariul ia în calcul o companie ce procesează electronic documente şi în care se lucrează 24 de ore din 24, 7 zile pe săptămână.Se doreşte aflarea numărului minim de persoane necesar a fi alocat într-un proiect în condiţiile în care se lucrează în ture de 5 zile (plus 2 zile libere) iar numărul de persoane necesar zilnic este cel exprimat în tabelul de mai jos:

Table 1 Numărul de persoane necesar zilnic

Zi din săptămână Număr de persoaneLuni 17Marţi 13Miercuri 15Joi 17Vineri 9Sâmbătă 9Duminică 12

Rezolvarea cerinţei presupune trecerea prin următorii paşi:

Pas I: Introducerea datelor în foaia de calcul şi construirea modelului

Figure 1 Construirea modelului

Explicaţii:- Grupul de celule A3:B9 conţine numărul de persoane necesar să fie prezent la muncă în cele

7 zile ale unei săptămâni;- În grupul de celule G3:M10 este exprimată tura de lucru, unde 1 înseamnă zi de muncă iar 0

înseamnă zi de odihnă;

- În grupul de celule E3:F10 se exprimă, ipotetic, numărul de persoane care încep tura de lucru într-o anumită zi a săptămânii;

- În condiţii ipotetice numărul de persoane prezent la muncă în fiecare zi a săptămânii este cel exprimat în grupul de celule F12:M12 / la acest rezultat se ajunge prin înmulţirea adunarea numărului de persoane prezente la muncă într-o anumită zi / numărul de persoane prezente la muncă într-o anumită zi se obţine prin înmulţirea numărului de persoane ce încep muncă într-o anumită zi cu starea turei pentru ziua respectivă (1 sau 0);

- Dacă ar fi vorba de persoane diferite, numărul total de persoane ce urmează să fie implicat în acest proiect este 175 (exprimat în celula G13);

- În condiţiile unui salariu de 500 USD per persoană (G15) organizaţia în discuţie trebuie să ofere un total de 87.500 USD (G16);

Pas II: Rezolvarea problemei cu ajutorul instrumentului Solver din Microsoft Excel

Se acţionează comanda Solver din meniul Data şi se trec datele de intrare:

Figure 2 Prezentarea instrumentului Solver

Explicaţii:- Suntem în situaţia în care dorim să aflăm numărul minim de persoane necesar aşadar vom

urmări funcţia de minimizare (Min) pentru totalul de persoane calculat în celula E3;- Secţiunea By Changing Cells conţine grupul de celule E4:E10 şi anume numărul de persoane

necesar să-şi înceapă tura într-o anumită zi a săptămânii;- Sunt necesare şi anumite restricţii şi anume: numărul de persoane precizat în grupul de

celule E4:E10 să fie un număr întreg pozitiv şi numărul de persoane rezultat zilnic (grupul de celule G12:M12) să fie mai mare sau cel puţin egal cu numărul de persoane necesar zilnic (precizat în grupul de celule B3:B9).

Pas III: interpretarea rezultatelor şi luarea deciziilor

Acţionarea butonului Solve va rezolva problema afişând următorul rezultat:

Figure 3 Prezentarea soluţiei

Explicaţii:- Numărul total de persoane necesar a fi implicate în acest proiect este 20 (rezultat prin calcul

în celula E3);- Acest număr de persoane generează un cost total de 10.000 USD (exprimat în celula J15) şi o

economie faţă de ipoteza iniţială de 40.000 USD.